unidades organizativas

CAPACITACIÓN ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS

Marzo de 2012

Antes de comenzar…

Reglas del Juego / Acuerdos

Agenda

• Objetivos del Curso

• Estructura Organizativa

• Gestión de la Organización

• Administración de Unidades Organizativas

• Administración de Funciones

• Administración de Posiciones

• Preguntas

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Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de:

Conocer y administrar el proceso de la estructura organizativa.

Objetivos

Estructura Organizativa

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Sociedad

• Unidad jurídicamente independiente que tiene su propio sistema decontabilidad y maneja sus propios balances. Esta informaciónproviene de lo definido en el componente de finanzas en la creación yasignación de la sociedad.

MANDANTE

SURTGDOC EFIG GDCA

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División de Personal

• Las divisiones representan un elemento organizativo de una zonageográfica determinada; es un criterio de valoración para procesos denómina y gestión de tiempos (Departamento Geográfico)

Código División

Nombre de la divisiónCódigo de

la SociedadNombre de la Compañía

Agrupación de País

E001 División Zona 1

EFIG Efigas Gas Natural S.A. ESP 38E002 División Zona 2

E003 División Zona 3


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Subdivisión de Personal

• Las subdivisiones de personal constituye una unidad organizacional yrepresenta una parte de una división de personal limitada según puntosde vista administrativos de personal y organizativos de nómina.(Municipios – oficinas)


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Código de la División de Personal

Nombre de la División de Personal

Código de la Subdivisión de PersonalNombre de la Subdivisión

de Personal

E001División Zona 1

(Risaralda)

E001 Ofc PereiraE002 Ofc BelalcazarE003 Ofc DosquebradasE004 Ofc La VirginiaE005 Ofc MarsellaE006 Ofc Santa RosaE007 Ofc SantuarioE008 Ofc Viterbo


(caldas)

E100 Ofc ManizalesE101 Ofc AnsermaE102 Ofc AranzazuE103 Ofc Belén de UmbríaE104 Ofc ChinchináE105 Ofc NeiraE106 Ofc Pácora

E107 Ofc RiosucioE108 Ofc RisaraldaE109 Ofc SalaminaE110 Ofc SupíaE111 Ofc Villamaría


(Quindío)

E200 Ofc ArmeniaE201 Ofc BarcelonaE202 Ofc CalarcáE203 Ofc CircasiaE204 Ofc FilandiaE205 Ofc La TebaidaE206 Ofc MontenegroE207 Ofc Quimbaya

E208 Ofc Salento

Subdivisión de Personal

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Área de Personal

El área de personal representa una distribución detallada del grupo depersonal en donde se encuentran características particulares.

Código del Grupo de Personal

Descripción del Grupo de Personal

Código del Área de Personal Descripción del Área de Personal

1 Activos

D6 DirectivosTI Tácticos IntegralesT5 TácticosOB OperativosVT Ventas

4 AprendicesLT LectivosPT ProductivosU2 Universitarios

5 Retirados R2 Retirados9 Externos EX Otros


Estructura Gestión Humana


Gestión de la Organización (OM)

• Este sub-módulo se basa en el concepto que cada elemento de unaorganización representa un objeto independiente con característicasindividuales.

• Estos objetos se crean y se mantiene por separado, posteriormente sonunidos a través de relaciones para formar la estructura organizacional dela compañía.

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Objetos Gestión de la Organización

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Tipo de Objeto Clave de Objeto

Unidad Organizacional O

Función C

Posición S

Persona P

Centro de Costo K

Tarea T

Puesto de Trabajo A

Unidad (O)

Las unidades organizativas describen las áreas del negocio dentro de lacompañía. La estructura organizacional se crea relacionando unidadesentre sí.

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GerenciaGeneral

SubgerenciaTécnica

SubgerenciaComercial

Subgerencia Financiera

Función (C)

Son clasificaciones generales del cargoo agrupaciones para conjuntos detareas que son llevadas a cabo por unempleado. Las funciones sirven paradescribir un trabajo que aplica adiversos cargos con tareas ocaracterísticas similares.

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Jefe

Jefe de Ingeniería

Jefe de Ventas

Jefe de RRHH

Posición (S)

Representan los cargos de la compañía. Éstas se asocian a las unidadesorganizativas y son ocupadas por un empleado. También heredan lascaracterísticas de la función que las describe.

Ejemplo:

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Gerente General Coordinador de Calidad Auxiliar Financiero

Persona (P)

Es un empleado de la empresa que ocupa una posición. La información de laspersonas es administrada en el módulo del sistema “Gestión de Personal”(PA) – Personnel Administration.

Ejemplo:

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Auxiliar Administrativa

Angela Andrea Londoño M.

Centro de Costo (K)

Es un elemento de Control / Finanzas que representa el origen de los costos.Los centros de costos son externos a OM y serán creados y administrados enel módulo de control (CO). Los centros de costo pueden estar relacionadosbien sea con unidades o posiciones. La asignación del centro de costo sehereda a lo largo de la estructura organizativa.

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Centro de Costo

2000

Transacciones para administrar OM

Transacción Opción

PPOME Administración de Objetos Organizativos

PPOSE Visualización de Objetos Organizativos

PQ10 Creación de Unidades

PQ03 Creación de Funciones

PQ13 Creación de Posiciones

PQ01 Creación de Puestos de Trabajo

PQ14 Creación de Tareas

PO10 Administración de Unidades

PO03 Administración de Funciones

PO13 Administración de Posiciones

PO01 Administración de Puestos de trabajo

PFCT Catalogo de Tareas

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Transacción PPOME

Menú SAP

Recursos Humanos

Gestión de Organizaciones

Plan de Organización

Organización y Ocupación

PPOME

Campo de comandos

20

Transacción - PPOME

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SECCIÓN A

SECCIÓN B

SECCIÓN C

SECCIÓN DDespliega el resultado de la búsqueda.

Despliega el resultado

especifico de búsqueda que

está seleccionado en

la sección B.

Despliega el ítem específico seleccionado

en la sección C.

Permite al usuario buscar

objetos en el sistema.

Administración deUnidades Organizativas

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Transacciones Unidades Organizativas

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PQ10 Creación de Unidades

PO10 Administración de Unidades

Recordando…

Creación de Unidades Organizativas

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Una vez realizada la búsqueda, ubicamos la unidad raíz (padre) de la unidada crear (doble clic).

Creación de Unidades Organizativas

25

Seleccionar el botón crear.SECCIÓ

N

A

SECCIÓ

N

B

SECCIÓN

C

SECCIÓN

D

Creación de Unidades (Enlaces)

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Se debe seleccionar el tipo de enlace correspondiente. Este caso, se deberelacionar la unidad raíz (padre) como “Superior directo de” la nueva unidadorganizativa.

Creación de Unidades (Datos Básicos)

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En la parte inferior derecha (sección D) aparece una forma con diferentespestañas. En la pestaña Datos Básicos se debe registrar la información de lanueva unidad. El campo unidad organizativa se divide en dos: abreviatura ydescripción.

Se debe tener en cuenta la

fecha de validez del

objeto.

Es posible registrar

información adicional sobre la

unidad en las diferentes

opciones de el campo

Descripción Verbal

Creación de Unidades (Imputación)

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En la pestaña imputación es posible registrar la información de: Centro deCosto, Sociedad, División de Personal, Subdivisión de Personal.

El campo División no

debe diligenciarse

en ningún caso.

La unidad organizativa

hereda el centro de costo, la sociedad,

división de personal y

subdivisión de personal de la

unidad raíz (padre) al

momento de definir el tipo de enlace existente

entre ellas.

Creación de Unidades (Distribución de Costos)

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En la pestaña Distribución de Costes, es posible registrar más de un centro decosto para la unidad.

Ejemplo:

Recaudo y

Cartera.

Creación de Unidades (Guardar)

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Finalmente, se deben guardar los cambios realizados.

Se debe verificar el mensaje que aparece en la barra de estado.

Modificación

Los campos con fondo blanco son susceptibles a modificación, los campos con fondo gris, no lo son.

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Susceptible

de

modificación

No

Susceptible

de

modificación

Administraciónde Funciones

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Transacciones de Funciones

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PQ03 Creación de Funciones

PO03 Administración de Funciones

Recordando…

PQ03 – Creación de Funciones

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El campo de la función debe estar

vacío.

Permite ingresar la fecha a partir de la cual tendrá vigencia el objeto. Por

defecto trae la fecha del sistema; por tanto, debe

modificarse.

Administraciónde Posiciones

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Transacciones de Posiciones

36

Recordando…




PQ13 Creación de Posiciones

PO13 Administración de Posiciones

Creación de Posiciones (PPOME)

1. Ubicar el cursor en el objeto posición.

2. Realizar búsqueda por estructuras y seleccionar

la unidad a la que pertenece la posición a crear.

3. Hacer clic en el botón “crear”.

4. Seleccionar el tipo de enlace “Comprende”.

5. Registrar la información de la posición.

37

1

4

5

Asignación de Función a Posición

Seleccionar el Match Code, para buscar la función a asignar.

38

39

Preguntas??

40

GRACIAS

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