unidad iii 01 inicio acta constitucion proyecto

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Administración de Proyectos

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Justo Pérez S.Project Manager Information Technology

January 6, 2012

Administración de Proyectos

JUSPE Information Group ®

Technology Advice.Business Results.


CalidadCalidad

AlcanceAlcance TiempoTiempo

CostosCostosRiesgosRiesgos

AdquisicionesAdquisiciones Recursos Recursos HumanosHumanos

ComunicacionesComunicaciones

IntegraciIntegraci óónn


Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y contr ol Cierre

4 Integración

4.1 Desarrollar el acta de constitución del Proyecto

4. 2 Desarrollar el plan para la Dirección del Proyecto

4. 3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto4.5 Realizar el control integrado de cambios

4.6 Cerrar proyecto o Fase

5 Alcance

5.1 Recopilar Requisitos5.2 Definir el alcance5.3 Crear la EDT

5.4 Verificar el alcance5.5 Controlar el Alcance

6 Tiempo

6.1 Definir las actividades6.2 Secuenciar las actividades6.3 Estimar los recursos de las actividades6.4 Estimar la duración de las actividades6.5 Desarrollar el cronograma

6.6 Controlar el cronograma

7 Costos7.1 Estimar los costos7.2 Determinar el presupuesto

7.3 Controlar los costos

8 Calidad8.1 Planificar la calidad 8.2 Realizar el aseguramiento de la

calidad8.3 Realizar el control de calidad

10 Comunicaciones

10.1 Identificar a los Interesados

10.2 Panificar las comunicaciones 10.3 Distribuir la Información10.4 Gestionar las expectativas de los interesados

10.5 Informar el Desempeño

11 Riesgos

11.1 Planificar la gestión de riesgos11.2 Identificar los riesgos11.3 Realizar el Análisis cualitativo de riesgos11.4 Realizar el Análisis cuantitativo de riesgos11.5 Planificar la respuesta a los riesgos

11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos

12 Adquiciones12.1 Planificar las adquisiciones 12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Administrar las Adquisiciones 12.4 Cerrar las

Adquisiciones

Areas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos


Gestión de la Integración del ProyectoLas acciones de Integración es de suma importancia en la gestión de todo proyecto porque busca cumplir con l as expectativas y los requisitos de los interesados. Implica tomar decisiones en la asignación de los recursos, balancear los objetivos del proyecto, plantear alte rnativas de solución y manejar las interdependencias existentes entre las 9 áreas de conocimiento.

La gestión de Integración Identifica, Define, Comb ina, Unifica y Coordina los procesos y las actividades de la Dirección de proyectos dentro de los 5 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.

En muchas organizaciones el Gerente del Proyecto no participa en la selección del proyecto que se va a llevar a cabo.


Gestión de la Integración del Proyecto

Los entregables generados por los proyectos deben integrarse con las operaciones de la organización ejecutante . El gerente del proyecto y su equipo deben abordar todos los procesos necesarios y determinar el nivel de implementación de cada proceso del proyecto.

La experiencia nos dice que no existe una única forma de gestionar los proyectos.

1 Producto

2 Gestión del proyecto

EntregablesEquipo del proyecto Operación


In ic i ac ió n P la ni f ica c ió n E j ecu ci ón S e gu im ie n to y co ntr ol C ie rre

In tegración

4.1 D esarro lla r e l ac ta de c ons tituci ón del P royec to

4. 2 D es arro lla r e l p lan para la Direc ción de l P royec to

4 . 3 Dirig ir y ges tionar la e jec ución del p royec to

4 .4 Monito rear y cont ro la r e l traba jo de l proyec to4 .5 Realiz ar e l c ontro l in tegrado de c am bios

4 .6 C errar p royec to o F as e

A lcanc e

5.1 Rec op ila r Requis itos5.2 Def in ir e l a lc anc e5.3 Crear la EDT

5.4 Verif ica r e l a lc anc e5.5 Cont ro la r e l A lc anc e

T iem po

6.1 Def in ir las ac tiv idades6.2 Sec uencia r las ac tiv idades6.3 Es tim ar los recurs os de las act ividade s6.4 Es tim ar la durac ión de las act ividade s6.5 Des arro lla r e l c ronogram a

6.6 Cont ro la r e l c ronogram a

C os tos7.1 Es tim ar los cos tos7.2 Determ inar e l pres upuesto

7 .3 Cont ro la r los cos tos

C alidad8.1 P lanif icar la calidad 8.2 R ealizar e l as eguram iento

de l a c alidad8.3 Realiz ar e l c ontro l de ca lidad

R RH H

9.1D esarro ll a r P lan de RR HH 9.2 Adqu irir e l Equ ipo de l p royec to9 .3 D esarro lla r e l Equipo de l P royec to9 .4 D irig ir e l Equ ipo del P royec to

C om unicac iones

10.1 Identif ic ar a los Inte res ados

10.2 Panif icar l as com unic acio nes 10.3 D ist ribuir la In fo rm ación10.4 G es tionar las ex pecta t ivas de l os in teres ados

10.5 In form ar e l De sem peño

R ies gos

11.1 P lan if ica r la gest ión d e ries gos11.2 Iden tif ica r los ries gos11.3 Reali zar e l Aná lis is c ualita tiv o de ries gos11.4 Reali zar e l Aná lis is c uant ita t ivo de ries gos11.5 P lan if ica r la respues ta a los riesgos

11.6 Mon itorear y Cont ro lar los Ries gos

A dqu iciones12.1 P lan if ica r las adqu is iciones 12.2 E fectuar las adquis iciones 12.3 Adm in ist rar las

Adqu isic iones12.4 C erra r las Adqu is icion es

Are a s d e Cono cim ie nt o

G ru po de Pro ce s os de la D ire cc ión de P roye c tos


Grupo de procesos: INICIO

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Procesosde Inicio

Procesos de Seguimiento y control

T – Enunciado de TrabajoT – Caso de NegocioT -- Acta de Constitución del Proyecto T – Registro de InteresadosT – Matriz de interesadosT -- Estrategia de Gestión de los

Interesados


Inicio del proyectoIniciar el proyecto identificando a los involucrados, documentando y conciliando sus expectativas sobre el proyecto.

Comunicar la justificación del proyecto y sus objetivos para facultar al equipo a compartir una visión clara de la necesidad por cubrir y los entregables a lograr

A la herramienta resultante le llamamos el project charter , con el que visualizamos la misión por cumplir y sus objetivos, el cual nos servirá de guía para la administración del proyecto.Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integració n Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgo s Adquisiciones


4.1 Desarrollar el Acta de Constitución

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integració n Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgo s Adquisiciones

1 Demanda de mercado

2 Petición del cliente

3 Necesidad del negocio

4 Avance tecnológico

5 Requerimientos Legales

Iniciativa Informal

Iniciativa Formal Project Charter

En una organización comúnmente maneja un plan estratégico que le permite dirigir sus esfuerzos: al lograr su misión se acercará a su visión. Como resultado tenemos una serie de estrategias que se apoyan en proyectos específicos encaminados a lograr la visión de la empresa.

Los proyecto surgen generalmente de alguna de las siguientes causas:

Evalúa la factibilidad del proyecto para después concretarla en una iniciativa formal

Es un documento que formaliza el inicio del proyecto



El Project Charter es un Documento de alto nivel qu e autoriza formalmente el inicio o fase de un proyecto, documenta los requisitos iniciales que satisfacen los deseos , necesidades y expectativas de los interesados.

La firma del documento es realizado por alguien externo al equipo del proyecto, quién aprueba y autoriza el inicio del proyecto pudiendo ser el patrocinador, P MO o un comité ejecutivo del portafolio o un ejecutivo de alto nivel de la organización. El patrocinador o la PMO debe encontrarse en un nivel apropiado para financiar el proyecto, y cualquiera de ellos puede elaborar el acta de constitución del proyecto.Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integració n Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgo s Adquisiciones



Seleccionar y asignar al Gerente del proyecto debe ser tan pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del project charter, pero siempre antes de comenzar con el proceso de la planificación .

Es recomendable que el Gerente del proyecto participeen la elaboración del project charter, ya que ésta le otorga la autoridad para hacer uso de los recursos de la organización.

El dueño de este proceso es el PMO o el patrocinado r, y una vez firmado y aprobado el acta de constitución no debería sufrir modificación alguna.





Los proyectos se autorizan en función de las necesidades internas de la empresa, organismo reguladores, el mercado o en cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto . 1 Juicio d e Expertos . 1 Acta de Constitución del Proyecto

. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato

. 4 Factores Ambientales de la Empresa

. 5 Activos de los Procesos de la Organización



El Enunciado del trabajo (SOW) describe en forma narrativa los productos o servicios que debe entregar el proyecto. Para proyectos Internos el Patrocinador proporciona el SOW basado en las necesidades de la empresa. Para los proyectos Externos el Clienteproporciona el SOW como parte del documento del Contrato.

Necesidad comercial: Demanda del mercado, avance tecnológico o requisito legal.

Una Descripción del Alcance del Producto: Detalla las características del producto que el proyecto creará. Documentar la relación entr e producto y servicio

Un Plan estratégico: Todo proyecto estará alineado al plan estratégico y deberáser tomado en cuenta para priorizar y seleccionar l os proyectos


Entradas

. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto

. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato




4.1 Desarrollar el Acta de ConstituciónProporciona la información necesaria desde un punto comercial para justificar si el proyecto vale o no la inversión requerida .

Normalmente, los documentos de la necesidad comercial y el análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.


�Demanda del mercado

�Necesidad comercial

�Solicitud del Cliente

�Adelanto tecnológico

�Requisito legal

�Impacto ecológico

�Necesidad social

�Organismo regulador

Entradas


. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato





Un contrato es una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo , en este caso el Acta de Constitución lo estaría elaborando la empresa contratada .

Organización a cargo del Proyecto

Cliente externo

Contrato

Acta de Constitución del Proyecto


Entradas


. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato




4.1 Desarrollar el Acta de Constitución� Cultura y estructura de la organización o empresa

� Normas gubernamentales o industriales (reglamentaciones, normas de producto, estándares de calidad y normas de fabricación)

� Infraestructura (instalaciones existente y equipos de capital)

� Las condiciones de mercado.

Son todos los factores ambientales y sistemas de la organización que influye en el proyecto, afectando favorable o desfavorablemente.


Entradas


. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato





Son los procesos de la organización que se usa para ejercer influencia sobre el éxito del proyecto y tiene un valor intangible para la organización, poseen plantillas, formularios, guías formales e informales y procedimientos.

Proporcionado por los procesos, procedimientos e in formación histórica (pej actividades, EDT, informes, estimaci ones, Plan de gestión del proyecto, lecciones aprendidas, estudio s comparativos, riesgos, necesidad de recursos, correspondencias).Inicio Planificación Ejecución Control Cierre Integració n Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgo s Adquisiciones

Entradas


. 2 Caso de Negocio

. 3 Contrato





Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con conocimientos o formación especializada, y puede obtenerse de numerosas fuentes, incluidas:

Herramientas y Técnicas

. 1 Juicio de Expertos


�Consultores

�Interesados, incluido cliente y patrocinador , PMO u otras unidades dentro de la organización

�Asociaciones profesionales y técnicas

�Expertos en la materia.



�Titulo y descripción del proyecto

�Justificación del proyecto

�Objetivos medibles del proyecto

�Requisitos de alto nivel

�Descripción del producto

�Factores críticos de éxito

�Resumen del cronograma de hitos

�Riesgos de alto nivel


Salidas

. 1 Acta de Constitución del Proyecto



�Requisitos para la aprobación del proyecto (qué constituye el éxito, quién lo decide, quién firma la aprobación del proyecto)

�Nombre del Director del proyecto asignado, nivel de responsabilidad y de autoridad

�Nombre y responsabilidad de las personas que autorizan el acta de constitución del proyecto.

�Stakeholder principalesInicio Planificación Ejecución Control Cierre Integració n Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgo s Adquisiciones

Salidas




�Asunciones

�Restricciones

�Nombre del sponsor y cliente.

�Comité ejecutivo del proyecto

�Entregables importantes

�Interesados claves

�Recursos pre signados

�Criterios de aceptación alto nivel.


Salidas





• Formaliza el inicio del proyecto

• Asigna al gerente del proyecto y le otorga autorida d

• Facilita que el gerente del proyecto y su equipo co mprendan el negocio, el porqué del proyecto y sus riesgos (restr icciones y supuestos)

• Documenta las expectativas para atenderlas

• Justificación y propósito del proyecto

• Descripción del producto que generará el proyecto

• Entregables finales del proyecto

• Involucrados clave y sus expectativas

• Restricciones y supuestos

• Información histórica relevante

• Nombre del gerente del proyecto y nombre y firma de l patrocinador.

Para quésirve?

Quéincluye?


¿Preguntas?

unidad iii 01 inicio acta constitucion proyecto

Documents

c ontroldecalidadrrhh9

c alidad8

c ambios4

gestionar los proyectos

los interesados10

estimar los costos7

realiz ar e

proyec t o9