unidad ii. sistemas

8/18/2019 Unidad II. Sistemas

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HERRAMIENTAS ADM INISTRATIVAS L. A. I. EMÉRITA MÓNICA MARTÍNEZ HERNÁNDEZ

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UNIDAD TEMÁTICA II:ENFOQUE SISTÉMICO Y SU APLICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.

OBJETIVO PARTICULAR: ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LA INTERRELACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS

EN LAS ORGANIZACIONES PARA IDENTIFICAR SU IMPACTO EN EL LOGRO DEOBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN, MEDIANTE LA SOLUCIÓN, EN

EQUIPO DE UN CASO PRÁCTICO (PYME SELECCIONADA).


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2.1 Conceptualización básica del sistema.(Fuente: Chiavenato)

La palabra “sistema” tiene muchas connotaciones: “un con junto de elementosinterdependientes e interactuantes; un grupo de unidades combinadas que formanun todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades

podrían tener si funcionaran independientemente”. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganosy miembros, y solamente cuando éstos funcionan de modo coordinado el hombre eseficaz, similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que constade un número de partes interactuantes.

(Fuente: Murdick y Ross)

Este otro autor nos dice que en forma sencilla un sistema puede describirse comouna serie de elementos unidos de algún modo a fin de lograr metas comunes ymutuas. En los sistemas varían considerablemente los elementos, aspectos,

volumen, atributos y metas básicas que persiguen, por lo que una definición queconsigne e identifique sus características comunes es la siguiente:

“Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad o unprocedimiento o plan de procesamiento que buscan una meta o metas comunes,mediante la manipulación de datos, energía o materia, en una referencia de tiempo,para proporcionar información, energía o materia.

Características de los sistemas.(Fuente: Chiavenato).

Sistema es “un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosaso partes, que forman un todo complejo o unitario”. Un sistema es un conjunto deobjetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Cualquierconjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado un sistema, desde que lasrelaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atención. Unconjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupode personas en una organización, una red industrial, un circuito eléctrico, uncomputador o un ser vivo pueden ser visualizados como sistemas.

Realmente, es difícil decir dónde comienza y dónde termina determinado sistema.Los límites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. Elpropio universo parece estar formado de múltiples sistemas que se compenetran. Es

posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como pasar de una versión menorcontenida en él.Las características de los sistemas se enuncian a continuación:

1. Propósito u objet ivo : Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Lasunidades, elementos u objetos, como también las relaciones definen unadistribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

2. Global ismo o total idad . Todo sistema tiene una naturaleza orgánica por lacual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema,con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades deéste. Cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas

las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto totalde esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste en todo elsistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo


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producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efectoentre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y elajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos delsistema se derivan dos fenómenos el de entropía y el de homeostasia.

3. En tropía : Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a ladesintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de

la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas sedescomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámicaexplica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo. A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues lainformación es la base de la configuración y del orden. Si por falta decomunicación o ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones o la jerarquía de una organización formal pasan a ser gradualmenteabandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo aformas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos.De ahí el concepto de negentropía o sea, la información como un medio oinstrumento de ordenación del sistema.

4. Homeostasia : Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Lossistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibriointerno frente a los cambios externos del medio ambiente.

La definición de un sistema depende del interés de la persona que pretendaanalizarlos, es una cuestión de enfoque. Por ejemplo, a una organización se lepuede ver como un subsistema, como sistema o como supersistema.

El término sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Loscomponentes necesarios para la operación de un sistema total son llamadossubsistemas, los que a su vez, están formados por la reunión de nuevossubsistemas más detallados. Así, tanto la jerarquía de los sistemas como el númerode los subsistemas depende de la complejidad intrínseca del sistema total. Lossistemas pueden operar simultáneamente en serie o en paralelo. No hay sistemasfuera de un medio específico (ambiente); los sistemas existen en un medio y soncondicionados por él. Medio ambiente es el conjunto de todos los objetos que,dentro de un límite específico pueden tener alguna influencia sobre la operación delsistema. Los límites o fronteras son la condición ambiental dentro de la cual elsistema debe operar.

2.1.1 Elementos del sistema.(Fuente: Chiavenato)

El sistema es un proceso en marcha; para el autor Optner, cualquier cosa queesté en movimiento o que cambie de estado, es un proceso que puede serconsiderado un sistema. Una definición más general consideraría al sistema comoun conjunto de elementos que posee una serie de relaciones con sus atributos.

Además de los elementos, partes u objetos, el sistema se caracteriza por lasrelaciones entre ellos. Las relaciones son los lazos que unen los elementos entre sí.

El sistema se caracteriza por determinados parámetros, que son constantesarbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y descripción dimensionalde un sistema específico o de un componente del sistema.

Los parámetros de los sistemas son: entrada o insumo; procesamiento o

transformador; salida o resultado o producto; retroacción, retroalimentación oretroinformación; ambiente.


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A. Entrada o insumo o impulso : Es la fuerza de arranque o de partida delsistema que provee el material o la energía para la operación del sistema.

B. Salida o prod ucto o resultado : Es la finalidad para la cual se reunieron loselementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son lassalidas. Éstas deben ser congruentes con el objetivo del sistema. Losresultados del sistema son finales o concluyentes, mientras que los resultados

de los subsistemas son intermedios.C. Procesamiento o procesador o transformador : Es el fenómeno queproduce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidaso resultados. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se definepor la totalidad de los elementos y relaciones empeñados en al producción deun resultado. El procesador es generalmente representado por la caja negra:en ella entran los insumos y de ella salen cosas diferentes, que son losproductos. Cuando tenemos poca información sobre el procesador, podemoshacer ciertas inferencias a partir de observaciones controladas; controlamosdeterminados insumos y observamos los resultados consecuentes hastaobtener un número suficiente de posibilidades y de combinaciones que

permitan concluir sobre lo que es y lo que hace.D. Retroacción o retroal imentación o retro información : Es la función del

sistema que tiende a comparar la salida con un criterio o un estándarpreviamente establecido. La retroalimentación tiene por objetivo el control, osea, el estado de un sistema sujeto a un monitoreo o función de guía y dedirección.

E. Ambiente : Es el medio que envuelve externamente el sistema. El sistemaabierto recibe entradas del ambiente, los procesa y efectúa salidasnuevamente al ambiente, de tal forma que existe entre ambos –sistema yambiente- una constante interacción.El sistema y el ambiente se encuentran pues, interrelacionados einterdependientes. El sistema recibe influencias del ambiente a través de laentrada y efectúa influencias sobre el ambiente a través de la salida. Sinembargo, a medida que ocurren estas influencias, la propia influencia delsistema sobre el ambiente retorna al sistema a través de la retroalimentación.Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente através de una constante interacción. Así, la viabilidad o supervivencia de unsistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a lasexigencias y demandas del ambiente externo.

2.1.2 Clasificación general de los sistemas.

(Fuente: Chiavenato)Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para

clasificar los sistemas, por lo que esto lo abordaremos desde los puntos de vista desu constitución o construcción y en cuanto a su naturaleza.

A. En cuanto a su constitución los sistemas pueden ser físicos o abstractos.a) Sist emas físic os o conc reto s : Cuando están compuestos por

equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. En resumen,cuando están compuestos de “hardware”. Pueden ser descritos entérminos cuantitativos de desempeño.

b) Sistemas abstractos : Cuando están compuestos por conceptos,planes, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y


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objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de laspersonas. En resumen, cuando están compuestos por “software”.

B. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.a) Sistemas cerrados : Son los sistemas que no presentan intercambio

con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquierinfluencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna

influencia del ambiente, y por otro lado, tampoco influencian. Noreciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado haciaafuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepción exactadel término. Los autores han dado el nombre de sistema cerrado aaquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinístico yprogramado y que operan con muy pequeño intercambio de materia yenergía con el medio ambiente. El término también es utilizado para lossistemas completamente estructurados, donde los elementos yrelaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendouna salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos como lasmáquinas.

b) Sistemas abiertos : Son los sistemas que presentan relaciones deintercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Lossistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con elmedio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, parasobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones delmedio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente y lacalidad de su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos delsistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. Laadaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

La conclusión es que existe una “tendencia general de los eventos en lanaturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden”. Sin embargo, unsistema abierto “mantiene así mismo, un continuo flujo de entrada y salida, unmantenimiento y sustentación de los componentes, no estando a lo largo de su vidaen un estado de equilibrio químico y termodinámico, obtenido a través de un estadofirme llamado homeostasia”. Los sistemas abiertos, por lo tanto, “evitan el aumentode la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado creciente de orden yorganización” (entropía negativa). A través de la interacción ambiental, los sistemasabiertos “restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización”.

El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de enfoque:

a nivel del individuo; al nivel del grupo; al nivel de la organización y al nivel de lasociedad, yendo desde un microsistema hasta un suprasistema. En términos másamplios va de la célula al universo.

2.2 La organización como sistema abierto y sus elementos.(Fuente: Rodríguez)

El autor Johnson fue uno de los primeros autores que identificó a los Organismos Administrativos, como Sistemas Sociales. Considera a la Empresa como un Sistemarelativamente aislado o Sistema Abierto.

Según su aislamiento o influencia con el resto del Universo, los Sistemas pueden

clasificase en:a) Sistemas absolutamente aislados. Son aquellos que no reciben ni ejerceninfluencias sobre el resto del Universo.


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b) Sistemas relativamente aislados. Son aquellos que reciben influencias del resto del Universo, pero sólo a

través de ciertas vías específicas llamadas estradas (insumos). Son aquellos que ejercen influencias sobre el resto del Universo, pero

sólo a través de ciertas vías específicas denominadas salidas(productos).

Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada o insumo, un procesode conversión de ese insumo y una salida o producto, que es el insumo procesado.

Características de los sistemas abiertos. Los componentes de estos sistemas tienen características de conviene detallar,

por su importancia en la conducción de las empresas, y que son las siguientes:

a. Ciclo de actividades. Los Sistemas Abiertos mantienen un intercambio deenergía con el entorno. El producto que exportan como consecuencia de susoperaciones de producción prevé los recursos de energía necesarios para larepetición del ciclo de actividades.

b. Entropía. La supervivencia de un Sistema Abierto depende de su capacidadpara resistir un proceso antrópico. La “ENTROPÍA”, es una Ley universal de laNaturaleza por la cual todas las formas de organización se dirigen hacia ladesorganización y la caducidad.

c. Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta ingerir lasfuerzas externas y a adquirir control sobre ellas. La preservación del carácterde los sistemas complejos se logra mediante el crecimiento y la expansión, laforma más común es la ampliación de algunos subsistemas.

d. Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a partir dediferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma que elsistema se oriente hacia mecanismos de regulación para el control de suoperación, la equifinalidad se reduce.

e. Uso de la información. El tipo más sencillo de información es larealimentación (FEEDBACK), que permite al sistema corregir susdesviaciones respecto de un curso de acción deseado.

f. Codificación. La codificación consiste en simplificar el universo de mensajes,convirtiéndolos en categorías sencillas y de significación para el sistema.

g. Subsistemas. Los sistemas abiertos tienen un grado de complejidad superioral mínimo compatible con la vida, existiendo dentro de ellos subsistemasespecializados de tipo crítico que condicionan la vida del sistema. De lossubsistemas destaca el Decisor, que controla todo el sistema y sin el cual éste

no puede desarrollarse.Papel del administrador.

Considerar la empresa como un sistema abierto sugiere un papelsustancialmente diferente para la administración del que ha desempeñado bajo lateoría tradicional. “Se ha producido un profundo cambio en la manera en que laadministración era concebida desde el advenimiento de la llamada revoluciónsistemática”. En la teoría tradicional, se hacía hincapié en la racionalidad técnico-económico. Este enfoque de sistemas cerrado era apropiado para el nivel operativo,pero no para los niveles de coordinación y estratégico. La corriente de las relaciones

humanas hicieron hincapié en el subsistema psicosocial, ignorando lo técnico, loestructura y los aspectos ambientales.


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El planteamiento de la ciencia de la administración fue, desde un punto de vistade sistemas cerrados, enfocándose en las técnicas de la toma de decisionesgerenciales.

El punto de vista de un sistema sociotécnico abierto crea un papel más difícil parala administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobretodo, debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes

requerimientos. La administración es un proceso que abarca y enlaza los distintossubsistemas de la empresa,El punto de vista de sistemas sugiere que la administración debe enfrentar

situaciones dinámicas, inciertas, y con frecuencia ambiguas. La administración notiene control completo de todos los factores de producción, como lo indica la teoríatradicional. Está sólidamente restringida por muchas fuerzas internas y del medioambiente (Tecnológicas, Estructurales y Psicosociales).

El autor L. Sayles nos describe el papel de la administración bajo un enfoque desistemas:

El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración notienen límites nítidos o claramente definidos; más bien, el administrador moderno

está colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes. . . El únicoobjetivo perdurable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible yde interrelaciones, de patrones de conducta que están dentro de los límites físicosrazonables. Pero esto es la búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que las variablesdel sistema (Estructura Organizacional, Flujos de información, Procedimientos, LosControles), evolucionan en constante cambio. Por tanto, la administración seesfuerza por introducir regularidad en un modo que nunca le permitirá lograr eseideal. . . Únicamente aquellos administradores que pueden manejar la incertidumbre,la ambigüedad y las batallas que nunca serán ganadas, sino sólo peleas, puedentener posibilidad de éxito.

Una de las funciones más difundidas del la administración a todos los niveles esla toma de decisiones. En el subsistema operativo son apropiados los enfoques delsistema cerrado. Sin embargo, a los niveles estratégicos y de coordinación, losenfoques par la toma de decisiones deben ser del sistema abierto.

2.3 La organización y sus subsistemas.(Fuente: Rodríguez)

Por lo general, se entiende por “ORGANIZACIÓN”, toda institución, Dependencia,Empresa creada para algún fin. También puede considerarse como organización, ensí mismas, determinadas partes de los organismos si son necesarios para una

finalidad concreta.Hay organismos sociales de todos tipos y tamaños, que van desde lasextremadamente pequeñas (de 1 a 25 gentes), hasta las muy grandes, que empleanmiles de personas. Las organizaciones más grandes se caracterizan por altosgrados de especialización a medida que las tareas se descomponen en entidadesmás pequeñas y específicas. Las organizaciones pequeñas y medianas tienenmenos especialización; las tareas más complejas y variadas generalmente seasignan a posiciones únicas.

Cada organización tiene ciertas funciones que realizar, con el propósito decumplir sus planes y objetivos y las relaciones interpersonales entre la gente queestá desempeñando las diferentes posiciones es un aspecto importante.

Estructura para el estudio de las organizaciones.


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Existen tres características que son comunes en todas las organizaciones:Comportamiento, Estructura y procesos. En la Figura 1 se muestran estascaracterísticas.

ORGANIZACIONES

TIENEN

LO QUE SON LO QUE TIENEN LO QUE HACEN

PERSONAL

COMPORTAMIENTO

SATISFACEN

NCESIDADES CREAN

ACTITUDES

MOTIVAN CONDUCEN CREAN

GRUPOS

SE ESTRUCTURA

PROGRESAN AUMENTAN CAMBIAN SE COMBINAN SE DIVIDEN

TIENEN PROCESOS

RECOMPENSAN SE COMUNICAN TOMAN

DECISIONES EVALUAN

Figura 1. Características organizacionales.

El “COMPORTAMIENTO”, la gente que se conduce a esto exige ciertoentendimiento de las características y conducta individuales. Los administradoresque planean, organizan el trabajo, o dirigen y controlan al personal deben dedicar

tiempo efectuando juicio respecto a la adaptación entre gente.La “ESTRUCTURA”, se refiere a las relaciones relativamente fijas existentesentre los puestos en un organismo. Las relaciones fijas resultan de la división deltrabajo, la departamentalización, el tramo de control y la autoridad. Estos aspectosno sólo describen la organización, sino también tienen repercusiones en la conductade las personas, los grupos y la propia organización.

Los “PROCESOS”, son de toma de decisiones, por medio de las cuales losadministradores evalúan los beneficios relativos de estructuras de tareas y autoridad(Evaluación del desempeño, Proceso de recompensas, Proceso de comunicación,Proceso de toma de decisiones). El proceso puede ser explícito o implícito; puedeser de “UNA SOLA VEZ”, o de desarrollo; lo que puede llevar a un solo

administrador o un equipo de ellos.También se considera a la organización como un SISTEMA SOCIOTÉCNICO”abierto compuesto de un cierto número de subsistemas, como se muestra en lafigura 2.

Dicho sistema recibe insumos de información y materiales del medio ambiente;lleva a cabo un proceso de transformación y los regresa en forma de productos oservicios. Desde este punto de vista, un organismo social no es simplemente unsistema técnico o social. Más bien, es la estructuración e integración de lasactividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan eltipo de insumos requeridos por la organización, la naturaleza de los procesos detransformación y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social

determina la eficiencia y eficacia de la utilización de la tecnología.


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Figura 2. El sistema organizacional.

La figura anterior ayuda a comprender la evolución de la teoría administrativa. Lateoría administrativa tradicional recaba los subsistemas estructural y administrativo y

se preocupa por el desarrollo de principios. Los que tendían al comportamientodestacaban al subsistema psicosocial y concentraban su atención en la motivación,dinámica de grupos, relaciones humanas, etc. Los estudios de la escuela de laciencia de la administración (clásica) hacían hincapié en el subsistema técnico, losmétodos cuantitativos, la ingeniería industrial. El enfoque de sistemas considera atodos los sistemas primarios y sus interacciones.

Funciones Operacionales. Así como las labores interrelacionadas dan nacimiento a grupos de trabajo, los

sistemas sociotécnicos, también interrelacionados, dan lugar a la formación defunciones básicas. Cada función operacional se especializa en la relación de unafunción principal, necesaria para la buena marcha del organismo social. Lossistemas más importantes son los de Comercialización, Producción, Finanzas, Administración. El sistema de comercialización se encarga de vender y distribuir elproducto, con el consecuente flujo de ingresos que se utilizan para continuar lasoperaciones y obtener utilidades. El sistema de producción se responsabiliza defabricar el producto, que constituye el resultado de procesar materias primas yorganizar el trabajo del taller. El sistema de finanzas obtiene los recursos financierosy los distribuye entre los varios usuarios que se encuentran dentro de laorganización. El sistema de administración auxilia a los demás sistemas conservicios especiales a toda la empresa, personal que se selecciona y contrata;

compras, que consigue los materiales usados en las diversas áreas: otros serviciosnecesarios para la operación.En la Figura 3 se muestra la interrelación de estas funciones operacionales.

SUBSISTEMAADMINISTRATIVO

SUBSISTEMAESTRUCTURAL

SUBSISTEMAPERSONAL

SUBSISTEMATÉCNICO

SUBSISTEMA DEOBJETIVOS Y

VALORES


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Figura 3. Flujo de las funciones operacionales básicas.

FUERZA DETRABAJO MATERIALES

COMPRASPERSONAL

ADMINISTRACIÓN

RECURSOSFINANCIEROS

FINANZAS INGRESOS CLIENTES

VENTAS PUBLICIDAD

COMERCIALIZACIÓN

ARTÍCULOS

PRODUCCIÓN


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2.3.1 Subsistema de objetivos y valores, subsistema técnico, subsistemaestructural, subsistema de personal, subsistema administrativo.(Fuente: Rodríguez)

El enfoque de sistemas, en sí, consiste en investigar las formas más generalesde organización, lo cual implica, ante todo, el estudio de los elementos del sistema,

las interrelaciones entre ellas, la investigación de los procesos que unen las partesdel sistema a sus objetivos o los elementos fundamentales de los sistemasorganizacionales. Estos elementos se describen a continuación:

Los objetivos y valores organizacionales. Son dos de los más importantessistemas. La organización toma muchos de sus valores del mediosociocultural. Una premisa vital es que el organismo como subsistema de lasociedad, debe cumplir con determinados objetivos, que son determinadospor el sistema general.

El sistema técnico. Se refiere a los conocimientos necesarios para eldesarrollo de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas para la

transformación de insumos en productos. La tecnología afecta la estructuradel organismo y al sistema psicosocial.

El sistema personal. Está formado por personal y grupos en interacción. Talsistema está compuesto por la conducta individual y la motivación, lasrelaciones, la dinámica de grupos, fuerzas ambientales. También es afectadopor los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de losmiembros del organismo. Este sistema recibe la influencia del medio externo(tecnología, economía, etc.), así como de factores internos (tareas, estructuraorgánica, etc.).

El sistema administrativo. Involucra todo el organismo que lo relaciona con

su medio, establece objetivos, desarrolla planes, estrategias y operaciones,mediante el diseño de la estructura orgánica, la integración de recursos, elmanejo y condición de gente y el establecimiento de procesos de control.

El sistema estructural. Se refiere a la forma en que se dividen las tareas dela organización (en puestos, unidades de trabajo, departamentos, divisiones,áreas funcionales) y se integran (mediante flujo de información, autoridad,procedimientos). La estructura formal de la organización se define como elpatrón de relaciones y obligaciones formales y se describe en el organigramade la empresa y en la descripción de puestos. Dentro de este subsistema seestudia la forma en que diversas actividades y tareas son asignadas adepartamentos y personas en la organización; la forma en que estas tareas y

actividades separadas son coordinadas, las relaciones de poder, de posicióny las jerarquías de la organización (sistema de autoridad), así como laspolíticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades yrelaciones de los integrantes de la organización.

El enfoque moderno de administración considera a un organismo social como unsistema abierto y considera a todos los subsistemas primarios y sus interacciones.

La relación entre los componentes del sistema se logra mediante complejos deinteracciones que suscitan cambios en la conducta del personal y en el organismo.Las partes del sistema están unidad recíprocamente con ayuda de formas deorganización, a las que, en primer término, pertenecen las estructuras formales e

informales, los canales de comunicación y los procesos de toma de decisiones.La teoría general de sistemas fundamentales es el más específico y operacional

enfoque de sistemas de la administración. Sin embargo, existe una diferencia entre


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la teoría general de sistemas y el enfoque de sistemas: estos términos se utilizancon frecuencia como sinónimos. A continuación se muestra en la Figura 4, lasrelaciones existentes en el pensamiento de sistemas.

La Teoría General de Sistemas es la categoría más amplia, e inmediatamenteabajo le sigue el enfoque de sistemas de la administración. Como indica la figura, elenfoque de sistemas de la administración no debe confundirse con las

computadoras.

Figura 4. Relaciones en el pensamiento de sistemas.

Las computadoras no son más que un instrumento de la administración desistemas. El enfoque de sistemas es más que un enfoque general, es una actitud, unrazonamiento que se ha asociado con diversas técnicas, algunas de las cualesemplean la computadora como instrumento.

Sólo se parte de la información usada en la toma de decisiones de laadministración que está procesada por una computadora. Sin embargo, en muchasempresas pequeñas existe información que de ninguna forma se procesa encomputadora. En empresas de mayor magnitud, los gerentes pasan buena parte desu tiempo escribiendo, leyendo memorándums, reportes, asistiendo a reuniones,etcétera. Estas actividades no computarizadas constituyen parte del sistema deinformación de la empresa. Debemos hacer hincapié, que el enfoque de sistemas dela administración es una teoría de la administración; y se ocupa de la interrelación einterdependencia de las partes del todo.

Efectos del concepto de sistemas en la administración.

La aplicación de la administración es una fuerza dinámica dentro de losorganismos sociales, y que coordina la operación de los sistemas que loscomponen, así como sus relaciones con el medio ambiente.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

ENFOQUE DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACIÓN

DISEÑO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

COMPUTADORAS


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La administración se ha desarrollado ampliamente en las dos últimas décadas;orientándose hacia los procesos administrativos que son vitales, para que losorganismos alcancen sus objetivos. Tales procesos son aplicables a todo tipo deorganismo social (fábricas, gobierno, hospitales, universidades, negocios, etc.).

2.4 El proceso administrativo como sistema: subsistema de planeación, de

organización, de dirección y de control.(Fuente: Rodríguez)

Sin embargo, la “administración” no ha escapado al concepto de sistemas,encontrando aplicación en ésta y logrando cambios impresionantes. En efecto, elconcepto de sistemas ha logrado resultados en su aplicación sobre las funcionesadministrativas.

Efecto sobre la planeación.

Con el concepto de sistemas, la planeación se presenta en tres niveles (el

estratégico, el de coordinación y el operativo). Una parte de la planeación involucradefinir la naturaleza de las áreas problemáticas y, posteriormente, la captación deinformación necesaria antes de una decisión final.

El tercer nivel (operativo), las operaciones rutinarias dentro de cada sistema,pueden programarse con facilidad para los sistemas automáticos de decisión, segúnlos autores Johson, Kast y Rosenzweig; dándonos, al respecto, ejemplos deproblemas que requieren decisiones administrativas:

Planeación de operaciones totales. Asignación de personal para diferentes funciones. Planeación de cargas de trabajo de equipo y maquinaria. Planeación y control de inventarios. Flujos de material e información.

Estos tipos de decisiones son hechas en los niveles de coordinación y operativo.

El enfoque de sistemas hace hincapié en la complejidad de los sistemas socio-técnicos y la importancia de la planeación como un instrumento para acoplarse en elmedio. Los organismos sociales están cambiando constantemente, con el equilibriodinámico como objetivo; éstos se integran de varias subunidades, las cuales son asu vez sistemas complejos. Por otro lado, existen diversos sistemas traslapados que

trascienden las relaciones jerárquicas. Muchos componentes son coordinados demanera imperfecta, parcialmente autónomos, y sólo parcialmente controlables.Hay incertidumbres; debido a que algunas variables probablemente no están

identificadas, y otras que están identificadas no están claramente definidas. Lasempresas están sujetas a incertidumbres considerables con respecto a lainformación actual, condiciones ambientales futuras y las consecuencias de supropia acción.

El reconocer la complejidad del entorno de la mayoría de los sistemas hombre-recursos es un paso en la dirección correcta. Los conceptos de sistemas suministranun marco de referencia que pueden emplearse al pensar acerca del trabajoadministrativo en tal ambiente. Los sistemas información y decisión proporcionan los

medios para llevar a cabo la tarea administrativa. La planeación es un elementoimportante porque comienza el comportamiento, en tanto que la administración esun proceso continuo y secuencial de la planeación y realización de planes.


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La planeación como sistema.

Planear es crear las condiciones para el desarrollo coordinado de la empresa,aprovechando los aspectos positivos del factor externo y paliando los efectosnegativos del mismo. La acción más sólida de integración es que aparece en la

empresa cuando se realiza en ella la planeación; es en esta fase cuando se valoranlas posibilidades de sus órganos y fijadas las acciones que éstos han de seguir parala adaptación futura.

Por otro lado, un sistema de planeación obliga a un contacto estrecho ysistemático entre todos los dirigentes de la empresa, adaptándose a decisionesorgánicas en base a un compromiso independiente; esta manera de comunicaciónno sólo es un estímulo a la creatividad, sino que también lo es para buscar elequilibrio de las actividades que influyen en los resultados finales.

La tarea de planear exige la observación de todos los sistemas relacionados queforman un conjunto coherente, dentro del cual el organismo social está obligado aactuar (ver Figura 5).

Para ello el número de variables e indicadores a explorar es amplio, lo cual tieneen su aspecto positivo la virtud de favorecer las decisiones basadas en elaprovechamiento de posibles nuevos aspectos de actividad. Sin embargo, en suaspecto negativo, sin una previa selección y un esquema apoyado concretamente enlos fines del organismo social, pueden caerse en su debilitamiento de planes yobjetivos, y con la pretensión de atender a muchas áreas, impedir cohesión y unafuerza de actuación en grado suficiente.

Pero la creatividad del grupo directivo puede favorecerse a través de laexploración de los componentes del medio en el que se actúa, solventado lacontinua acción de condiciones que el futuro impone al desarrollo de la empresa.Toda planeación viene a ser una previsión del comportamiento, a la vez que unintento de adaptación del mismo a las acciones que impone el sistema total, y todoello, a su vez, bajo el condicionamiento de prever (un riesgo variable y calculado) elcomportamiento del medio ambiente, cuyas variables en ocasiones están fuera delcontrol de los directivos.

Toda planeación está fundamentada en una generalización de valor futuro; elresultado es medido a plazo vencido, las condiciones para el mismo deben decomenzar con anterioridad suficiente. Ellos requieren tomar como base aquellosfactores de valor del organismo social, que trasladados al futuro hagan realidad lasexpectativas deseadas. Pero no hay que olvidar que la estructura del valor de laorganización se mide precisamente a través de un ordenamiento de cifras,

manifestado en balances, presupuestos, etc., y responden a la cualificación delestado del valor que toman sus variables y de lo que se trata es de conocerlo en lamedida en que es posible influenciarlos.

Propósitos del sistema de planeación.La planeación es una actividad enfocada hacia el futuro, y cuyo fin es proyectar la

existencia de un organismo social a lo largo del tiempo, no sólo en el tiempo actual,sino buscando nuevos caminos y adaptando su existencia o la de los sistemas conlos cuales se interrelaciona (SISTEMA ORGANIZACIÓN, SISTEMA CONTROL,ETC.)

Durante años, los teóricos de la administración han presentado varios y

diferentes propósitos de la planeación. Por ejemplo, C. W. Roney (The two purpases of Business planni. Edic. Managerial Planning 1976. pág. 6), indica que laplaneación tiene dos propósitos: EL PROTECTOR y EL AFIRMATIVO. El primero


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consiste en minimizar el riesgo, reduciendo las incertidumbres que rodean a lascondiciones de los organismos y aclarando las consecuencias de una acciónadministrativa en este sentido. El segundo consiste en elevar el nivel de éxitoorganizacional.

La necesidad de planear y aquello que se pretende dentro de un organismosocial, puede expresarse a través de los propósitos siguientes:

1) La planeación debe servir como fuerza impulsora de la actividadadministrativa a todos los niveles, indicando el camino a seguir en lasoperaciones en cada uno de los sistemas de la organización, es decir,facilitar el logro de los objetivos del organismo social.

2) La planeación busca maximizar el beneficio de las oportunidades futurasdel organismo social, a través de la previsión de “RECURSOS DEOPERACIÓN”.

3) La planeación unidad al control debe formar los factores reguladores quepermitan adaptar el sistema organizacional a su medio ambiente, dentro delas fronteras que le son exigidas para mantener su equilibrio correcto.

4) La planeación debe establecer un esfuerzo coordinado dentro del

organismo. A través del establecimiento de objetivos, que definan loslineamientos de acción común a la que deben ajustar su comportamiento.

Ahora y desde el punto de vista de sistemas, podemos representar de maneraabstracta al sistema planeación, como se muestra en la figura 5.

Figura 5. El Sistema Planeación.

Efecto sobre la organización.

La integración del concepto de sistemas a la función de organización provoca lanecesidad de integrar todas las actividades para la consecución de objetivos totales,pero también la importancia de la actuación eficiente de los subsistemas. Eladministrador, por tanto, debe comprender que el organismo no se forma de partesaisladas, sino que es un sistema: él debe tener conocimiento de las relaciones entre

las partes y estar consciente de sus interacciones. El administrador lo tendrá quepensar, al organismo social que administra, en términos de un “sistema organizado

ENTRADA

DEMANDAS

GENTE DINERO MATERIA

PRIMA MAQUINARIA

SISTEMA

PROCESO DEPLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANES

ESTRATÉGICOS PLANES TÁCTICOS PLANES OPERATIVOS

REALIMENTACIÓN

RODR GUEZ Valencia, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque se sistemas. México, 1997. Pág. 102.


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integrado”, con todos sus elementos operando conjuntamente hacia objetivosgenerales.

Al respecto, Johnson, Kast y Rosenzweig comentan: “Con la crecienteespecialización, tamaño y complejidad, la demanda de la aplicación del concepto desistemas a la organización ha aumentado rápidamente en las últimas décadas ytendrá una importancia mayor en el futuro”.

Uno de los efectos más importantes del enfoque de sistemas en la función deorganización, es el de disminuir la dependencia en la jerarquía vertical y laespecialización funcional de orientación tradicional. El enfoque de sistemas sugierela integración del esfuerzo relacionado con las actividades de una función orgánica,sobre una base horizontal. De esta manera, todas las actividades estáninterrelacionadas a lograr un objetivo, y deben ser planeadas, organizadas eintegradas conjuntamente.

La organización como sistema.

La función de organización, al igual que la planeación, puede ser visualizada

como un subsistema del sistema administrativo. La organización es un conceptomuy específico; se refiere a un método de disposición de recursos humanos ymateriales que representan una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente.

La acción de organizar, se hace necesaria a medida que deben coordinarse losesfuerzos de más y más personas; han de establecerse canales a través de loscuales un cierto número de aquéllas, para poder entenderse entre sí ycomprometerse es un complejo de tareas diversas, se relacionen unas con otras enorden a la obtención consciente y sistemática de unos objetivos específicos.

La organización, expresada como un conjunto de relaciones y comportamientosformalizados entre dos personas que buscan conseguir algo en común determina elcomportamiento esperado, añadiendo otras importantes relaciones.

La organización es una red definida de líneas de autoridad y responsabilidad,deberes funcionales y comunicaciones entre personas, asignado a cada una losmedios e instrumentos (conceptuales y materiales) para mantener su posición yrealizar su cometido. Así como también dotar a los grupos humanos de los mediosestructurales que le hacen capaz de hacer frente al ambiente en que sedesenvuelven, y de crecer y evolucionar dinámicamente.

Concluyendo, el propósito del sistema de organización consiste en facilitar ellogro de las metas del sistema administrativo, proporcionado un enfoque racionalpara el uso de los recursos organizacionales. A continuación en la figura 6 sepresentan los componentes específicos del sistema organización.

Efectos sobre la dirección.

La dirección es un proceso necesario para el funcionamiento total de losorganismos. Cada uno de éstos debe contar con una función, que se denominadirección (o gerencia), cuya responsabilidad consiste en proporcionar dirección ycoordinación, así como fijar las guías dentro de las cuales el progreso ha delograrse.

El criterio de sistemas, aplicado a la función de dirección, viene a representar laaplicación de técnicas y herramientas de la ingeniería de sistemas; utilizando elconcepto de ciclo de vida de un sistema, podemos concebir al sistema directriz como

una serie de períodos, nos dice Cárdenas M. A. (Op cit. Pág. 39): “así podemos verque el ‘período de planeación’ consiste en la determinación de objetivos de laorganización por medio de estrategias de planeación y programación. El ‘período de


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adquisición’ consiste en el diseño e implantación de la organización y sus recursos.El ‘período de uso’, que consiste en la operación y mantenimiento de laorganización, ejecución y coordinación de sus actividades, da definición y control desu efectividad para lograr objetivos”.

Por lo tanto, el enfoque de sistemas es un esfuerzo que requiere la identificacióny evaluación de objetivos, restricciones y recursos dentro de un sistema compuesto

de hombres, materiales, información, etc.

Figura 6. El Sistema Organización.

Todo organismo social tiene un sistema de dirección. Este término lo entendemosen sentido amplio para incluir en él todos los aspectos de la vida de un organismo alos que consagra su atención el personal de dirección.

La creación y operación de un sistema de dirección para los administradores es

uno de los aspectos más arduos y difíciles dentro de sus funciones administrativas.Los pasos que se deben realizar son en gran parte de naturaleza empírica a losresultados son hasta cierto punto inciertos. Dentro de estas limitaciones, losadministradores tratan de hacer lo mejor que está a su alcance. Por lo cual esconveniente considerar los problemas administrativos que se presentan, tomando encuenta influencias ambientales y decisiones personales.

El punto de vista de sistemas sugiere que el administrador debe enfrentarse asituaciones dinámicas, inciertas y frecuentemente ambiguas. El administrador notiene control completo de todos los factores de producción, como lo indica la teoríatradicional. Está restringida por muchas fuerzas internas y externas(TECNOLÓGICAS, ESTRUCTURALES, PSICOSOCIALES, ETC.).

El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administración notienen límites nítidos o claramente definidos; más bien, el administrador modernoestá colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes. El único

ENTRADA

RecursosHumanos

RecursosFinancieros

RecursosMateriales

RecursosTécnicos

SISTEMAORGANIZACIÓN

PROCESO DEORGANIZACIÓN

SALIDA

Orden

Relaciones

Estabilidad

Rendimiento

REALIMENTACIÓN

RODR GUEZ Valencia, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque se sistemas. México,1997. Pág. 154.


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objetivo perdurable es el esfuerzo de construir y mantener un sistema predecible yde interrelaciones, de patrones de conducta que están dentro de los límites físicosrazonables.

Considerando a un organismo social como un compuesto de niveles o sistemas,éstos pueden ser de la manera siguiente: estratégicos, de coordinación y operativo.El sistema estratégico encara el más alto grado de incertidumbre en términos de

insumos provenientes de su medio ambiente, sobre los cuales tiene poco o ningúncontrol. Por tanto, el administrador a este nivel debe tener puntos de vista de unsistema abierto. En el sistema de coordinación el administrador opera entre losniveles estratégicos y operativos y sirve de intermediario y como coordinador deambas. Este nivel transforma la incertidumbre del medio en racionalidad técnico-económico necesaria como insumo del sistema operativo.

¿Qué es el sistema de dirección?

Como es el caso de las funciones de planeación y organización, la direcciónpuede ser visualizada como un subsistema que se aparta del proceso administrativo

genera. En la figura 7a. Y 7b., se presenta la relación entre el sistemaadministrativo general y el subsistema de dirección.

Figura 7a. El Sistema Administrativo General.

SISTEMAPLANEACIÓN

SISTEMAORGANIZACIÓNSISTEMACONTROL

SISTEMACOORDINACIÓN

SISTEMARECURSOS

SISTEMADIRECCIÓN

RODR GUEZ Valencia, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque se sistemas. México,1997. Pág. 248


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La dirección es el proceso que permite despertar en otros miembros delorganismo una acción debidamente orientada hacia unos objetivos dados. Ladirección constituye una función estrechamente vinculada con los recursoshumanos, un sistema particularmente relacionado con las reacciones en la conductay las relaciones interpersonales.

Figura 7b. El Sistema de Dirección.

Entrada – Proceso – Salida.Como ya se ha indicado en los anteriores sistemas, señalamos tres componentes

específicos en la vida del sistema de dirección. El la Figura 7b se muestra a ladirección como sistema.

El sistema de dirección está comprendido por una porción de los recursos totalesdel sistema administrativo general, y el producto es el comportamiento apropiado de

los miembros del organismo. El proceso de dirección implica la ejecución de lasactividades administrativas principales (AUTORIDAD, MOTIVACIÓN,SUPERVISIÓN). Podemos decir que los administradores transforman una porción delos recursos de operación en un comportamiento apropiado del personalprincipalmente al ejecutar estas actividades.

El autor Samuel Certo (“Administración Moderna”, p. 323, ed. Interamericana) noscomenta al respecto: el liderazgo y la motivación y la consideración de los gruposson actividades de dirección relacionadas, cada una de las cuales es realizada,hasta cierto punto, por los administradores al comunicarse con los miembros de laorganización. Por ejemplo, los administradores deciden qué tipo de líderes deberíanser sólo después de que analizan las características de los diversos grupos con los

cuáles interactúan y la forma en que estos grupos pueden motivarse mejor.Después, independientemente de la estrategia que adopten, el tener comunicación

ENTRADA

RECURSOSHUMANOS

RECURSOSMATERIALES

RECURSOSFINANCIEROS

RECURSOSTÉCNICOS

SISTEMADIRECCIÓN

PROCESO DEDIRECCIÓN

SALIDA

COMPORTAMIENTO APROPIADO DEL

PERSONAL

REALIMENTACIÓN

RODR GUEZ Valencia, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque se sistemas. México,1997. Pág. 248.


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con otros miembros de la organización permitirá liderar, motivar y trabajar con otrosgrupos en forma efectiva, al menos hasta cierto punto.

Efectos sobre el control.

La aplicación del criterio de sistemas a la función de control implica fijar una base

para determinar la autoridad y responsabilidad para realizar operaciones desistemas, y se lograrán mejores aplicando técnicas de control y medición. Laadministración no sólo conocerá por medio del sistema de realimentación, que losobjetivos están lográndose, sino también será capaz de determinar las causas queprovocan las desviaciones a lo planeado. Igualmente se generará un mejoramientoen la función de control, mediante el establecimiento adecuado de redes decomunicación y flujos de información.

El criterio de sistemas involucra, e inclusive, un cambio en los procesos decontrol. Para una gran cantidad de operaciones en los organismos, el control no hasido automático, ha requerido una evaluación activa y una apreciación por elsiguiente nivel de administración, con el objeto de ser efectivo, nos dicen los autores

Johnson, Kast y Rosenzweig. (Op. cit. pág. 366).

El control como sistema.

El estudio de cómo los sistemas dinámicos logran un estado de equilibrio oestabilidad aunque a las condiciones cambiantes del medio ambiente, se denominacomo “CIBERNÉTICA”.

Un ejemplo, de sistema cibernético podría ser, el de la célula fotoeléctricacolocada en un circuito para encender las luces al atardecer cuando la luz naturaldel día decrece a un determinado grado de luminosidad y apagarlas al día siguientecuando el mismo en suficiente.

Todos los organismos vivientes son, por definición, sistemas cibernéticos porquedeben mantenerse en equilibrio para subsistir. El concepto de cibernética esobviamente aplicable también, y de hecho útil a los organismos sociales.

Un sistema de control es aquel que sirve para mantener las características de losproductos de un sistema de referencia, dentro de un rango de toleranciapredeterminado. Es decir, tenemos un sistema de referencia que queremoscontrolar, con el propósito de que los productos del mismo se ajusten a un patrón onorma preestablecida.

Nos expone el autor Pozo Navarro (op. cit. p. 207) el sistema de control persigueun objetivo de eficacia para la empresa, es decir, se concibe como el instrumento

para mantenerla en condiciones de eficacia. Esto abarca que el administrador seaboque a tres grandes aspectos:

Lograr objetivos, dentro de plazos oportunos. Lograrlos con economía de medios, esto es logrando beneficios. Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecución.

Por medio del control el administrador debe verificar que los recursos de laempresa son aplicados mediante una racionalización y una sistematización, para asílograr la consecución de los objetivos del organismo.

Por tanto controlar las actividades de la organización, consiste en analizar las

causas de sus resultados, sobre todo los relevantes, corrigiendo aquellos cuyainfluencia es negativa y manteniendo siempre al organismo consciente de la formaen que actúa la realidad sobre ella.


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El enfoque adoptado en este texto consiste en visualizar el control, una de lasprincipales funciones administrativas, como un sistema. El propósito del sistemaadministrativo consiste en ayudar a los administradores a incrementar el éxito, esdecir, la eficiencia y eficacia. En términos más específicos, el propósito del sistemacontrol consiste en ayudar a los administradores a facilitar el éxito del sistemaadministrativo a través de una acción de control efectiva. En la Figura 8 se muestran

los componentes del sistema de control.

Figura 8. El Control como Sistema.

En resumen, las normas se derivan de los objetivos, pero puesto que sedesarrollan en el sistema de planeación, son coincidentes al proceso de control.

ENTRADAS

PERSONAL DINERO MATERIA

PRIMA

MAQUINARIA YEQUIPO TECNOLOGÍA

SISTEMACONTROL

PROCESO DECONTROL

SALIDAS

CONTROLORGANIZACIONAL

CONTROL

ADMINISTRATIVO CONTROL

FINANCIERO

RODR GUEZ Valencia, Joaquín. Introducción a la administración con enfoque se sistemas. México,

1997. Pág. 306.

REALIMENTACIÓN


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Figura 1.

Este enfoque debería llevar a una reconsideración importante de muchos de losprogramas formativos relacionados con el mundo empresarial, que deberíancontemplar la necesidad de integrar competencias relacionadas con las TICs y conla organización, tanto en los puestos de carácter técnico, como en los puestos degestión, es decir, dotar de mayores “competencias TICs” a los puestos de gestión ycomplementar la formación empresarial al personal de los departamentos deSistemas y Tecnologías.

2.5.2 Características de un Sistema de Información.

Si tuviéramos que resumir con una sola frase el principal cometido de un Sistemade Información dentro de una organización, podríamos afirmar que éste se encargade entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el formatoadecuados, a la persona que la necesita dentro de la organización para tomar unadecisión o realizar alguna operación y justo en el momento en que esta personanecesita disponer de dicha información.

Hoy en día, la información debería ser considerada como uno de los más valiosos

recursos de una organización y el Sistema de Información es el encargado de queésta sea gestionada siguiendo criterios de eficacia y eficiencia.

Conceptos sobre la información

Datos versus Información.En primer lugar, se debería hacer la distinción entre datos e in formación ,

términos que en ocasiones se pueden llegar a confundir.Los datos reflejan hechos recogidos en la organización y que están todavía sin

procesar, mientras que la in formación se obtiene una vez que estos hechos seprocesan, agregan y presentan de la manera adecuada para que puedan ser útiles a

alguien dentro de la organización, por lo que de este modo estos datos organizadosy procesados presentan un mayor valor que en su estado original.

DIMENSIÓNHUMANA

DIMENSIÓNORGANIZA

TIVA

DIMENSIÓNTECNOLÓ

GICA

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

G MEZ Vieites, lvaro y SU REZ Rey, Carlos. Sistemas de Información. México, 2007. Pág. 3


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Los datos quedan perfectamente identificados por elementos simbólicos (letras ynúmeros), que reflejan valores o resultado de mediciones.

Sin embargo, la información son “datos dotados de relevancia y propósito”, comoseñala Peter Drucker, que permiten reducir la incertidumbre de quien los recibe. LaFigura 3 resume estas ideas.

Figura 2. El proceso de transformación de los datos en información.

Características que debe cumplir la información.La información será útil para la organización en la medida en que facilite la toma

de decisiones y, para ello, ha de cumplir una serie de requisitos, entre los que cabecitar:

Exact i tud : la información ha de ser precisa y libre de errores. Complet i tud : la información debe contener todos aquellos hechos que

pudieran ser importantes. Economic idad : el coste en que se debe incurrir para obtener la información

debería ser menor que el beneficio proporcionado por ésta a la organización. Confianza : para dar crédito a la información obtenida, se ha de garantizar

tanto la calidad de los datos utilizados, como la de las fuentes de información. Relevancia : la información ha de ser útil para la toma de decisiones. En este

sentido, conviene evitar todos aquellos hechos que sean superfluos o que noaporten ningún valor.

Nivel de detalle : la información debería presentar el nivel de detalle indicadoa la decisión que se destina. Se debe proporcionar con la presentación y elformato adecuados, para que resulte sencilla y fácil de manejar.

Oportunidad : se debe entregar la información a la persona que correspondey en el momento en que ésta la necesita para poder tomar una decisión. Verif icabil idad : la información ha de poder ser contrastada y comprobada en

todo momento.

Por otra parte, no debemos olvidar que el exceso de información también puedeser causa de problemas, suponiendo un obstáculo en vez de una ayuda para la tomade decisiones.

Asimismo, cada función y nivel organizativo en la empresa tiene diferentesnecesidades de información, afectando a los formatos, origen, periodicidades, nivelde agregación y otras características. A medida que se asciende en el escalafón

organizativo de la empresa, observaremos cómo la información requerida aumentaen nivel de agregación (menor nivel de detalle), incorporando información delentorno y hace mayor énfasis en el medio y largo plazo, a diferencia de la

DatosTransformación.

Agregación,presentación

Información

G MEZ Vieites, lvaro y SU REZ Rey, Carlos. Sistemas de Información. México, 2007. Pág. 5.


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transformarlos de manera adecuada y distribuir la información obtenida mediantetodo este proceso.

Su propósito es apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, asícomo satisfacer las necesidades de información para la resolución de problemas y latoma de decisiones por parte de los directivos de la empresa.

Figura 3. Fuente: Laudon & Laudon, 1998.

Procesos del Sistema de Información.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de elementosinterrelacionados (entre los que podemos considerar los distintos medios técnicos,las personas y los procedimientos) cuyo cometido es capturar datos, almacenarlos ytransformarlos de manera adecuada y distribuir la información obtenida mediantetodo este proceso.

Su propósito es apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, así

como satisfacer las necesidades de información para la resolución de problemas y latoma de decisiones por parte de los directivos de la empresa.

EMPRESAEstrategia

ReglasProcedimientos

SOFTWARE

TELECOMUNICACIO

NES

BASES DEDATOS

HARDWARE

INTERDEPENDENCIA

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

ORGANIZACIÓN

GÓMEZ Vieites, Álvaro y SUÁREZ Rey, Carlos. Sistemas de Información. México, 2007. Pág. 8.


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Por lo tanto, se trata de un sistema que tiene unos inputs (datos) y unos outputs(información), unos procesos de transformación de los inputs en outputs y unosmecanismos de retroalimentación, como se puede apreciar en la siguiente figura(Figura 4).

Figura 4. Los procesos del Sistema de Información.

La información facilita la integración y coordinación de las actividades queconstituyen los distintos procesos de la organización, eliminando las barrerasespaciales y temporales. De esta forma, el Sistema de información se convierte en el“sistema nervioso” de la organización, ocupándose de capturar los hechos en cuantose producen, ya sea éstos internos o externos, procesar los datos obtenidos ycomunicarlos a los distintos elementos de la organización para que puedanreaccionar a tiempo ante ellos.

La captura de datos puede ser manual o automatizada y, en general, esconveniente realizar la captura de cada dato en el momento en que se produce elhecho al que está asociado.

En la etapa de procesado se transforman los datos a la entrada del sistema eninformación útil, mediante una serie de operaciones de cálculo, agregación,comparación, filtrado, presentación, etc. Estas operaciones generalmente sonrealizadas con la ayuda de sistemas informáticos.

La información útil se plasma en una serie de documentos, informes y gráficos,para ser distribuida a las personas adecuadas dentro de la organización. Estainformación, así como los datos de partida, se almacenan generalmente en unsoporte informáticos para poder ser reutilizados en cualquier momento.

Es importante volver a incidir en que el verdadero valor de un Sistema deInformación no está en la complejidad o en la calidad del propio sistema en sí

mismo, sino en la utilización que la organización haga de él, lo que, por reglageneral, depende más de factores humanos que de factores tecnológicos.La retroalimentación (feedback ) de la información obtenida en todo este proceso

se puede utilizar para realizar ajustes y detectar posibles errores en la captura de losdatos y/o en su transformación.

Los Sistemas de Información pueden ser manuales o estar computarizados. Hoyen día, lo más normal es que se dé el segundo caso, es decir, que se recurra a unsoporte informático (constituido por elementos como el hardware, el software, lasbases de datos y los sistemas de telecomunicación) para capturar los datos,procesarlos y presentar la información obtenida.

Sin embargo, el hecho de automatizar un Sistema de Información “manual” no

garantiza una mayor eficacia en su funcionamiento, ya que en buena medida éstedependerá de la calidad de los datos con los que trabaje y del uso que haga laorganización de la información obtenida.

Entrada Procesado Salida

GÓMEZ Vieites, Álvaro y SUÁREZ Rey, Carlos. Sistemas de Información. México, 2007. Pág. 9.


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Además, si no se tiene en cuenta el impacto que puede tener la implantación dela tecnología desde un punto de vista humano y organizativo, lo más probable esque la automatización del sistema fracase debido al rechazo o la mala utilización dela tecnología por parte de las personas. No conviene olvidar que la tecnología debeser un medio y no un fin en sí mismo, actuando como herramienta de soporte delsistema.

Por lo tanto, el éxito de una empresa y su diferencia con respecto al resto de suscompetidores no viene dado por la tecnología de la que dispone, sino por el uso quese hace de ella en el seno de la organización.

Clasificación de los Sistemas de Información.

Por lo general, las clasificaciones más extendidas de los Sistemas de Informaciónsuelen agrupar éstos en función de su finalidad.

De una forma muy global, puede considerarse que existen dos funciones básicaspara los sistemas:

Soporte a las actividades operativas, que da lugar a sistemas deinformación para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad,nómina, pedidos y, en general, lo que se denomina “gestión empresarial”) otambién sistemas que permiten el manejo de información menos estructurada:aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería, etc.

Soporte a las decisiones y el control de gestión, que puedeproporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial(mediante salidas de información existentes) o a través de aplicacionesespecíficas, como se presentará en este apartado.

Asimismo, también resulta habitual el clasificar los sistemas en función del tipo defunción a la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing , etc. La figurasiguiente (Figura 5) presenta los datos anteriores.

La clasificación que presentamos nos permitirá introducir los términos másutilizados en la literatura de Sistemas de Información, si bien conviene indicar que enla actualidad resulta complejo establecer fronteras rígidas en los sistemas que ofreceel mercado.

Por ejemplo, un ERP (Sistema Integrado a la Gestión Empresarial) cubre lamayor parte de los aspectos presentados en los párrafos anteriores, ya que soportalas actividades operativas en las distintas funciones o áreas y, al mismo tiempo, esun sistema clave para a toma de decisiones, al menos en los puestos operativos y

de dirección media.Sistema de soporte a las actividades operativas.

Los primeros Sistemas Informáticos en las empresas surgen para mecanizaractividades operativas intensivas en el manejo de datos.

Concretamente, se centraron en áreas como administración (contabilidad yfacturación) y gestión del personal (nóminas), extendiéndose posteriormente a otrasactividades como la venta, la compra o la producción. A los primeros sistemas quepermitían recoger los datos básicos en las operaciones empresariales se lesdenominó Sistemas de Procesamiento de Transacciones (Transaction Processing

Systems-TPS-).


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Los objetivos que persiguen estos sistemas se derivan de la reducción de lamano de obra en estos procesos administrativos: reducción de costes, evitar erroresy acelerar los procesos.

Figura 5. Clasificación de los Sistemas de información.

Hoy, estos sistemas forman parte de lo que normalmente las empresasdenominan como su “software de gestión empresarial” o su ERP.

Sistemas de información para la toma de decisiones.

En los años cincuenta y sesenta, las empresas de mayor dimensión empezaron asacar provecho de los datos recogidos por sus sistemas transaccionales,comenzando a definir sistemas capaces de proporcionar información para la gestión.

Desde entonces, la evolución experimentada ha sido importante, pasando desistemas basados en “listado o salidas impresas” a sistema que proporcionan unelevado nivel de interacción con los datos de la empresa.

Sistemas de información para la gestión (MIS).

Los Sistemas de información para la Gestión (Management InformationSystems –MIS-) se pueden considerar como los primeros Sistemas de Informaciónpropiamente dichos, comenzándose a desarrollar en los años setenta.

Utilizaban los datos almacenados en los sistemas informáticos de la empresa(capturados y almacenados por el Sistema de Procesamiento de Transacciones)

para generar informes que permitan a los directivos mejorar el control de gestión delas distintas áreas funcionales de la empresa. De este modo, se consigue agilizar el

Nivel Estratégico

Nivel de Gestión

Nivel Operativo

Market ing Finanzas RR. HH. Logística Producción

G MEZ Vieites, lvaro y SU REZ Rey, Carlos. Sistemas de Información. México, 2007. Pág. 12.


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proceso de toma de decisiones, al proporcionar la información necesaria de formarápida, precisa y fiable.

En los sistemas MIS los informes pueden ser generados de manera periódica,bajo demanda, o bien, en el momento en que se produzca una situación excepcional(posibilitando en este último caso el control por excepción) y en ellos se comparan,para cada área funcional o centro de responsabilidad, los objetivos previstos con los

resultados obtenidos fruto de las distintas operaciones realizadas.

Sistemas de soporte a la dirección (DSS y EIS).

Los sistemas MIS, descritos en el apartado anterior, suelen ser bastantes útilespara resolver problemas estructurados. Sin embargo, la dirección de la empresarequiere sistemas capaces de soportar decisiones de carácter menos estructurado.

Con frecuencia el directivo necesitará herramientas para diagnosticar el problema(análisis) y para elegir la mejor alternativa (simulación, planificación. . .). Este tipo deherramientas no estuvieron disponibles hasta los años ochenta, dando lugar a un

conjunto de aplicaciones englobadas en términos como “aplicaciones de soporte adecisiones (DDS), “software de apoyo a la dirección” (EIS, ESS), “Sistemas deDatawarehousing

unidad ii. sistemas

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