unidad 6. archivo y clasificaciÓn de...
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UNIDAD 6. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Comunicación empresarial y atención al cliente
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� Estudiarás:
1. El archivo: concepto y finalidad.
2. Tipos de archivos empresariales.
3. Sistemas de clasificación de documentos.
4. Archivo de documentos en formato papel.
5. Archivo informático de datos.5. Archivo informático de datos.
6. Soportes y materiales de archivo.
� Y serás capaz de archivar información en soporte papel e informático así como
gestionar el archivo.
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06 � 1. El archivo: concepto y finalidad
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06 1. El archivo: concepto y finalidad
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1.2.- Consejos para desarrollar la labor de archivo
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2. Tipos de archivos empresarialesExisten diferentes tipos de archivos en función de la frecuencia de uso de la documentación, del
soporte utilizado para contener el documento o de la localización física del archivo.
Frecuencia de uso de la documentación
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2.2 Tipos de archivo según la localización física del archivo
2.3.-Tipos dearchivo según elsoporte utilizado
La mayoría de lasempresas tienen archivosen formato papel y archivosen formato digital .
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en formato digital .
3. Sistemas de clasificación de documentos
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3.1.- Sistema alfabético
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3.2.- Sistema numérico
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3.3.- Sistema cronológico
3.4.- Sistema geográfico
3.5.- Sistema temático
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3.6.- Sistemas mixtos
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4. Archivo de documentos en formato papel
4.1.- Entrada de la documentación en el archivo
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4.2.- Conservación, utilización y destrucción de la documentación
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5. Archivo informático de datos
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5.1.- Archivo informático de documentos.
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5.1.- Sistemas de gestión de datos .
Ventajas de una base de datos:
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6.1.- Soportes y materiales de archivo
Archivo de documentación escrita
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6.2 Soporte para el archivo informático de datos
- Ordenador y software adecuado (BB.DD, etc)
PERIFÉRICOS
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7. La protección de la información: la LOPD
7.1.- Medidas de protección de información
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7.2.- Ley de protección de datos
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7.2.- Ley de protección de datos
Toda empresa o empresario está obligada/o a :
1. Notificar a AEPD los ficheros de datos personales que tenga y lasaplicaciones informáticas que utilice en su gestión.
2. Redactar un documento de seguridad para redactar las políticas, normasy procedimientos aplicables a la gestión de los datos personalesarchivados.
3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas
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3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellasempresas o profesionales que, en el desarrollo de su actividad, accedana dichos datos personales.
4. Deben informar a los titulares de los datos de que se está cumpliendocon la normativa de protección de datos especialmente en:
1. Recogida de consentimientos en el tratamientos de datos.2. Guardar el secreto y la confidencialidad de los datos.3. Permitir ejercer sus derechos sobre los datos.