unidad 5 metodologÍa para la creaciÓn e innovaciÓn de estructuras organizacionales
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UNIDAD 5 METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN E INNOVACIÓN
DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES.
5.1 PLANEACION DEL ESTUDIO.
Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la
percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de
estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la
captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar
las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades,
implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el
proceso.
Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los términos
de referencia para orientar su ejecución.
a) DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO:
Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el
objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el
objetivo de estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que
proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido
y completo
b) FUENTES DE ESTUDIO:
FUENTES INTERNAS: Órganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, área
afectada, otras unidades administrativas, unidades de mejoramiento
administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información.
FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones
oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones líderes
en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.
c) DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO:
Debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera
como resultado de sus acciones.
d) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR:
Reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización,
esto implica revisar la literatura técnica, legal, además de establecer el primer
contacto con la realidad que se va a estudiar
e) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO.
Después de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se
debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.
f) PROPUESTA TECNICA
1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar)
2. Alcance (Área de aplicación que cubre el estudio)
3. Justificación
4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo análogo preparados con
anterioridad).
5. Objetivos (Logros que se pretende alcanzar)
6. Estrategia (Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de
recursos)
7. Recursos
8. Costo
9. Resultados
10. Información complementaria
5.2 AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIO.
En esta sección se presenta una visión panorámica de la metodología del diseño
organizacional. La metodología que se describirá, es de acuerdo a la secuencia
ordenada y lógica de los pasos que deben darse para constituir una organización,
es igualmente aplicable al conjunto de una empresa, sea cual fuere su dimensión
o actividad, como en forma independiente a unas u otras de sus unidades
componentes, llámense gerencias, sub-gerencias, divisiones, departamentos o
secciones.
Trátese del estudio de una empresa completa o de sólo alguna de sus unidades,
es de la mayor importancia preservar una perspectiva integral a lo largo del
proceso del diseño organizacional. Para tal efecto, la metodología debe aplicarse
en primer lugar con el propósito específico y exclusivo de definir las unidades
orgánicas mayores. Culminada esta primera parte, recién procederá el estudio
independiente, una a una, de las unidades de segundo nivel. A continuación podrá
organizarse las del tercero y así sucesivamente.
La organización que pudiera diseñarse para cualquier empresa, siempre
funcionará dentro de determinado contexto y deberá ser frente a las más diversas
coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes,
sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno
y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.
5.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
En esta etapa se apuntan a los hechos que permiten conocer y analizar lo que
sucede en la organización.
Esto para que no se obtengan impresiones de la realidad deformadas y las
soluciones sean inoperables.
Herramientas para la recopilación de información cuestionario entrevistas
investigación documental observación directa consulta a sistemas de información
cedula.
Tipos de datos
PRIMARIOS.-
Información recabada por primera vez utilizada solo para la investigación. Se usan
comúnmente la observación y cuestionarios.
SECUNDARIOS.-
Información documental o datos ya existentes pude ser: internos y externos.
5.4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS.
Una vez que ya tenemos bien delimitado nuestro objeto de estudio, la metodología
y las herramientas que utilizaremos en nuestro estudio organizacional es de suma
importancia obtener la mayor cantidad de información posible de todos los
departamentos que constituyen a nuestra empresa, ¿Qué significa esto? Como
bien sabemos la empresa es un solo sistema laboral y productivo por lo tanto es
necesario conocer las afectaciones de todos y cada uno de los departamentos de
la empresa, pero cabe mencionar que la obtención de información es únicamente
el primer paso dentro de este proceso, ya que lo que nos asegurara buenos
resultados sin duda alguna es el análisis y buena interpretación de toda la
información obtenida, esta puede ser una tarea ardua si no se sabe exactamente
lo que buscamos, de ahí la importancia de que se lleven a cabo y eficazmente los
puntos vistos anteriormente, esto nos ayudara a poder descartar información
irrelevante al objeto de estudio que pretendemos realizar.
El propósito del análisis es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal
que proporcionen respuestas a los interrogantes de la investigación. El objetivo de
la interpretación es buscar el significado más amplio a las respuestas mediante
una trabazón con otros conocimientos disponibles, por otro lado, un abuso o
sobresaturación de información estadística cuando no es necesaria, solo sirve
para el regodeo del analista y además conspira contra la comprensión del
fenómeno este, tal vez sea el reto más importante a vencer dentro de la
realización de nuestro, por que los resultados o la localización exacta del origen de
nuestra problemática puede depender del análisis correcto de dicha información,
El objetivo de traer esta problemática está dirigido al logro de los objetivos
específicos que se persiguen. La primera de ellas es sumar al cálculo matemático-
estadístico a la comprensión conceptual. Nos parece interesante poder entender e
interpretar lo que “hay detrás de cálculo estadístico”, esto es, cómo se relaciona
los postulados teóricos con los lógicos y éstos con los paradigmas estadísticos, lo
que desde el inicio queremos despejar son algunos errores conceptuales que
llevan posteriormente a errores de aplicación o a mal interpretar la información
como antes mencionamos.
5.5 ELABORACIÓN DEL PLANTEAMIENTO.
Una vez realizado el estudio y análisis correspondiente de la información
pertinente a nuestro objeto de estudio es necesario tomar acciones, de acuerdo a
los resultados obtenidos posterior al estudio realizado, ¿Qué quiere decir esto?
Bien esto se refiere a las estrategias y acciones propuestas por nuestro equipo de
analistas es decir, estudiar las diferentes alternativas con las que contamos para
poder determinar cuál es la más factible o conveniente para nuestra organización,
es importante que al momento de llevar a cabo las propuestas se tomen en cuenta
factores, que afecten a la empresa como por ejemplo financieros, presupuestales,
o estructurales, porque si bien se busca la mejora de nuestros procesos un cambio
drástico o repentino puede ser motivo de un desequilibrio organizacional, por lo
que habrá en ocasiones que dividir las propuestas o estrategias dadas en varias
fases, de implementación como veremos en el siguiente punto.
Otro punto importante a tomar en esta parte del proceso son los planes de acción
de emergencia, es decir debemos de tomar en cuenta un plan alternativo, el cual
pueda llevarse a cabo en caso de negligencia o de algún posible error o afectación
ya sea de carácter físico o administrativo el cual podamos emplear de manera
inmediata sin causar mayor afectación en nuestra organización.
La elaboración e implementación constituye el momento de transformar los
planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas y está
conformada por tres fases:
a) Preparación del programa
b) Integración de recursos
c) Ejecución del programa.
El actual método de implantación parcial o por aproximaciones consiste en
seleccionar partes del proyecto e implementarlas poco a poco sin causar
alteraciones al sistema actual y continuar al siguiente paso hasta consolidar el
anterior combinación de métodos consiste en la aplicación de mas un método
integración de recursos estructurado el programa se reúnen los recursos
humanos, materiales y tecnológicos, se fundamenta técnica y normativamente la
implantación, se acondiciona físicamente las instalaciones y se capacita al
personal que vaya a colaborar en su ejecución.
5.6 IMPLEMENTACION.
Una implementación o implantación es la realización de una aplicación, o la
ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar,
algoritmo o política, ¿Qué quiere decir esto? En un enfoque mas claro podemos
determinar a la implementación como el método o modo en el cual pondremos en
acción las estrategias tomadas posterior a todos los procesos vistos
anteriormente, en esta etapa podemos mencionar que las labores se vuelven un
poco mas técnicas que administrativas, ¿Por qué? Bueno por que es necesario
evaluar las dimensiones de las afectaciones que pueden obtenerse a
consecuencia de la realización de cambios en nuestra empresa, partiendo de esto
podemos determinar el modo en el que llevaremos acabo la implementación de
nuestras estrategias organizacionales, como mencionamos en el punto anterior
podemos seccionar nuestros planes de acción en partes o fases, si se trata de
cambios drásticos en los procesos ya establecidos en nuestra empresa esto se
hace para tratar de disminuir el impacto en los empleados y de este modo puedan
tener una mejor aceptación a las estrategias impuestas de tal modo que no
desestabilice a la empresa, esto claro si hablamos de una estrategia a nivel
general, ahora bien si hablamos de cambios departamentales, pues son mucho
mas fáciles de llevar a cabo y con mucho menos imprevistos; otro punto que
mencionábamos con anterioridad era la opción de un planes de estrategia en
casos de contingencia estos planes deben de ser de fácil implementación y con
resultados inmediatos estos se usan mayormente en caso de recesiones
económicas, afectaciones naturales, o fuertes campañas publicitarias de la
competencia.
EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA INVOLUCRA DOS PROCESOS RELEVANTES.
El primero, la formulación de la estrategia.
El segundo, la implementación de la estrategia seleccionada.
Para que las organizaciones tengan éxito necesitan realizarse ambos procesos de
manera adecuada, para formular la estrategia se realizará un análisis cuidadoso
del medio ambiente externo y del ambiente interno llevando a cabo una adecuada
implementación de dicha estrategia. La mayor parte de los fracasos de las
empresas no provienen de una mala formulación de la estrategia sino de una
implementación inadecuada. De ahí emana la importancia tan relevante del
segundo proceso, es decir, la puesta en marcha de la estrategia. Es indispensable
implementar las estrategias a través de diseñar la estructura organizacional
congruente con la estrategia seleccionada, establecer los controles oportunos y de
contar con una cultura organizacional adecuada, es necesario contar con tu
motivación para realizar este curso, ya que puedes estar seguro que serás capaz
de aplicar los diversos conceptos vistos en el curso al caso particular de tu
empresa.
5.7 EVALUACIÓN PERIÓDICA.
Muchas veces, los problemas no son manifiestos y solo se detectan cuando se
efectúa un análisis en profundidad. La rutina diaria impide frecuentemente pensar
en la situación de la empresa y su futuro, aunque pensar para tener una visión
global de la situación agregue valor. Muchas veces el día a día, lo urgente, impide
a los directivos pensar en lo importante,los directivos deben dedicar tiempo a
pensar, para así orientar, motivar y controlar, y evitar que las empresas pierdan la
brújula del cumplimiento de su misión en el lago plazo,la evaluación periódica de
la empresa se presenta como una herramienta útil para el control de gestión
superior, que consiste en analizar la evolución de la empresa en los últimos años y
sus perspectivas futuras, evaluar el impacto de las decisiones en sus resultados y
la situación en relación con el cumplimiento de su misión. Para efectuar esta
evaluación se utilizan naturalmente los mismos instrumentos que se incorporan a
la carpeta de control superior, pero el análisis se refiere a períodos más
prolongados (generalmente coincide con el cierre de balances) y no se efectúa
para marcar tendencias de variables sino para establecer en qué medida la
empresa es rentable, mantiene su patrimonio y evoluciona favorablemente. En
otros términos, es una autoevaluación de la medida en que la empresa es una
inversión conveniente para señalar con tiempo las deficiencias que deban ser
corregidas.
EVALUACIÓN PERIÓDICA A CADA MIEMBRO DE LA ORGANIZACIÓN
Toda persona le gusta saber cómo está su nivel de desempeño y como es visto
por su superior. Esto cabe dentro de lo que llamaríamos elemento motivante en el
desempeño de cada persona. No se debe hacer una evaluación subjetiva por que
causa daño a las personas y en consecuencia a la organización. El evaluador
(líder de su equipo) debe hacer ver al evaluado con exactitud y sin lugar a duda
como es visto el desempeño y aporte de cada trabajador hacia la empresa. Cada
persona está deseosa de saber donde está ubicada para disminuir su nivel de
inseguridad laboral que puede hacer mermar su nivel de desempeño. Si es una
persona con antigüedad en la organización debe buscarse su evaluación anterior y
hacer la comparación de cómo estabas y como estas en este momento. Es
necesario que el evaluado una vez concluya su evaluación firme (si está de
acuerdo) la evaluación escrita junto a su líder. En el caso de no estar de acuerdo
con su evaluación, es tarea del evaluador establecer estrategias de comunicación
y persuasión con el objetivo de que el objetivo de esa evaluación radica en la
mejora continua y crecimiento del trabajador en la organización y así a futuro
poder ser recompensado por su aporte a la organización Allí deben establecerse
compromisos de ambas partes a cumplir en el transcurso del periodo que se
establezca como fecha término de cada evaluación.