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Diseño y Control de Formas

5.1 Definición Una FORMA es un instrumento de comunicación

administrativa impresa, contiene información fija y

espacios para anotar información a la que

convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendrá instrucciones para ser

llenada y utilizada.

Una FORMA se convierte en documento una vez que se

ha anotado en ella la información variable en los

espacios correspondientes, dejando así constancia de

un trámite o sirviendo de enlace a dos o más

operaciones de u n proceso.

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5.2 Importancia

Usualmente los procesos administrativos que se llevan a

cabo en las organizaciones, requieren de documentos

para dejar constancia de su ejecución.

La importancia de una Forma se demuestra cuando

ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no

tan solo en la normalización que a través de ella se

obtiene.

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5.2 Importancia

En la actualidad el uso de las formas tiene gran importancia debido

principalmente a:

• Su contenido

• La cantidad que de ellas se utiliza

• El alto costo que representan

• Constituyen el principal instrumento de los procedimientos y

procesos administrativos

• Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas

institucionales.

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5.3 Diseño de las Formas

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:

+ La información recabada

+ Su objeto

+ Fuente de información

+ Necesidades que la originan

+ Método de llenado

+ Número de copias

+ Procedimientos en que intervendrá

+ Resultados finales que se han de obtener

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5.3 Diseño de las Formas

Consideraciones importantes:

a) Información Básica: para determinarla ha de responderse a

las siguiente preguntas:

+ ¿qué información se va a incluir?

+ ¿es importante dicha información?

+ ¿cómo se va a utilizar?

+ ¿por quién será utilizada?

+ ¿cuándo será utilizada?

b) Título: deberá ser descriptivo de su función, es decir, que

señale el objetivo que se pretende alcanzar.

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5.3 Diseño de las Formas

c) Secuencia de Datos: para reducir el tiempo de llenado, es

conveniente lo siguiente:

+ Atender a la secuencia de la información procedente del

documento fuente.

+ La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo

+ Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como

sigue:

1) Identificación.- comprende el título, nombre de la dependencia

y código de la forma.

2) Cuerpo.- corresponde a la parte principal de los datos.

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5.3 Diseño de las Formas

3) Aprobación.- es la firma que da validez al documento.

4) Instrucciones del llenado.- se colocan, al pie o al dorso.

5) Espacios.- esta forma debe contar con espacios suficientes

para la inclusión de la información variable.

6) Número de copias.- el facilitador tendrá que asegurarse que las

copias solicitadas sean realmente necesarias.

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5.4 Clasificación de las Formas

Aún cuando los formatos carecen de normas o estandarización

reconocidas en la administración, puede considerarse como de uso

general las siguientes:

a) De Línea: es el tipo más

sencillo de formato que

existe, ya que su contenido

es a base de datos fijos que

van seguidos de una línea

para ser ocupada por datos

variables.

Sólo se usará cuando la

información sea mínima y se

anotará a mano.

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5.4 Clasificación de las Formas

b) De Columnas: contiene varias

columnas y renglones; se utiliza

cuando los datos variables se

afectan por varios datos fijos que

se ubican normalmente en la

cabecera.

Puede ser tan compleja como

datos fijos presente, ya que en

algunos casos una de las columnas

(generalmente la izquierda)

contiene conceptos fijos que

pueden variar en cada renglón,

esta se utiliza bastante cuando los

datos variables son cifras

numéricas.

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5.4 Clasificación de las Formas

c) De Casillas: este tipo se

elabora para formatos cuya

información es excesiva.

Consiste en encerrar o llenar

un dato fijo con su espacio en

blanco, dentro de un cuadro o

rectángulo, llamado casilla.

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5.5 Control de las Formas

Para llevar a cabo el control de los formatos, primeramente se deben

de clasificar, conforme a los siguientes criterios:

1) Funcional: que se basa en las

funciones que desarrolla la

organización, reúne todas

aquellas formas relacionadas

con actividades semejantes.

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5.5 Control de las Formas

2) Por Unidad Administrativa:

esta sirve para facilitar la

identificación de las formas en uso

de cada unidad.

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5.5 Control de las Formas

Para un óptimo control se recomienda elaborar un catálogo de

formatos, para lo cual será necesario que contenga la siguiente

información:

a) Clasificación; será la seleccionada

en el punto anterior, para facilitar

la localización de las formas en el

catálogo.

b) Objetivo de la misma; describir el

aspecto que cubre la forma

dentro de un procedimiento.

c) Formato Vigente Autorizado: se

sugiere sea autorizado por el Jefe

del Área correspondiente y la

Gerencia General (y/o Dirección)

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Nombre de la Empresa

SOLICITUD Y CONSTANCIA DE VACACIONES

Fecha de Solicitud DIA MES AÑO

NUM. EMPLEADO: Fecha de Autorización DIA MES AÑO

EMPRESA NOMBRE

PUESTO DEPARTAMENTO

FECHA DE

INGRESO PERIODO

AÑOS DE

ANTIGÜEDAD

DÍAS DE VACACIONES

CORRESPONDIENTES

DÍAS

PENDIENTES

DEL AÑO

ANTERIOR

TOTAL DE

DÍAS DE

VACACIONES

DÍAS

DISFRUTADOS

SALDO DE

VACACIONES

DISFRUTA ESTA

OCASIÓN DÍAS DE VACACIONES A DISFRUTAR

DIA MES AÑO OBSERVACIONES:

FECHA DE SALIDA

FECHA DE REGRESO

SOLICITANTE JEFE INMEDIATO JEFE RECURSOS HUMANOS