una mirada al futuro de métricas, kpis & dashboards
TRANSCRIPT
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
UNA MIRADA AL FUTURO DE MÉTRICAS,
KPI’S & DASHBOARDS
Bojan Knezović, PMP
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Agenda
PMO’s, objetivos y nivel de madurez en Chile
Métricas tradicionales
KPI’s
Métricas basadas en valor
El futuro de los tableros de control
2
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Project Management Office
PMOs sufren crisis de la Identidad – que son, por qué,
para qué y cómo?
Se volvieron populares porque se consideraban un
silver bullet y tenían un futuro feliz..
Hoy la historia cambió y se ve más gris que feliz…
3
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
PMO – Hechos
PMO es un gasto / overhead
Establecer una PMO no es fácil y muchas veces falla
El éxito de PMO se mide por los KPI de PM
Tendencia: por la fama el nombre “PMO” ya no se usa
4
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
PMI PMO Frameworks
Qué significan las siglas “PMO” – PjMO, PgMO, PfMO?
Business Unit PMO – 54%
Project Support/Control Office PMO – 44%
Enterprise/Global/Corporate PMO – 39%
CoE/CoC – 35%
Project-specific PMO – 31%
Business Driven PMO?PMI’s Pulse of The Profession (Nov. 2013)
5
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Tipo de Métrica Objetivo
Métricas tradicionales Determinar donde estamos hoy
Key Performance Indicators (KPI) Extrapolar “hoy” para predecir el futuro
Métricas basadas en el valor Combinación de métricas y KPI’s que nos
muestran incremento del valor durante la
ejecución del proyecto
6
Métricas, Valor y Calidad
Clientes buscan Valor!
Valor = Q / $$$ ? Nope.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Métricas & KPI
Es mejor tener algunas que ningunas. Pero lo mejor es
tener las correctas…
7
Seguridad
Diseño
Calidad
Tiempo
Costo
Alcance
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Métricas básicas Indicador
Tiempo SPI
Costo CPI
Recursos Calidad y numero – act. vs plan
Alcance Número de requerimientos de cambio
Calidad Número de defectos vs. UAT
Action Items Número de ítems abiertos
Las métricas pueden determinar el éxito del proyecto?
8
Métricas Adicionales
Entregables (en proceso) Action Items por categoría Reservas de Gestión
Entregables (completed) Action Item aging Riesgos por categoría
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Métricas deben tener:
Necesidad/propósito
El objetivo
Manera de medirlas
Reporte estructurado
Tener en cuenta:
El proceso puede ser
caro
Deben ser informativas
Úsalas!
Cuando es mucho/poco?
9
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
KPI’s
Key = Atributo clave para el éxito
Performance = Debe ser un parámetro medible,
cuantificable, ajustable y controlable
Indicator = representación razonable del rendimiento
actual y futuro
10
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
KPI’s – Qué y Cómo?
Juntar datos correctos y medir puede ser difícil &
complejo
“In business, only a few key variables merit deliberate
measurement efforts. The rest of the variables have an
information value at or near zero.”Douglas W. Hubbard, How To Measure Anything: Finding The Value of Intangibles in Business,
John Wiley and Sons Publishers
Uno de los métodos para definir KPI: S.M.A.R.T
11
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Dashboards – Tableros de Control
12
Nombre del proyecto
Actividades• A
• B
• C
Problemas Claves y Riesgos
Materializados
Calendario del Proyecto con Hitos y Fechas
Progreso e Ítems que necesitan atención de la gerencia
Status
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
PVE: Dashboard Financiero & de Pg/Pf
13
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Codificación de Colores: Rojo, Amarillo, Verde
14
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Qué significan los colores Amarillo y Rojo?
KPI’s no son objetivos del trabajo, necesitamos metas
y tolerancia!
15
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Proceso de Construcción de Dashboard
16
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Do:
Asegurarse que la
información es
entendible
Asegurarse que las
conclusiones son
correctas
Número y tamaño de
imágenes no complican
el reporte
Don’t:
Enfocarse en el look en
vez de calidad de la
información
Cuidado con hermosos
gráficos que pueden
confundir
Transformar reportes de
las herramientas de PM
a las herramientas de
marketing
17
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Función: utilizando las herramientas
y controles disponibles ayudar en
construcción del tablero con el
objetivo de pasar la información con
precisión y sin dejar espacio a las
dudas
18
Entra el Diseñador!
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Calibradores &
Termómetros,
Semáforos,
Tendencias y varianzas
de rendimiento,
Histogramas,
Pie charts etc.
19
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
“Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.”
– Steve Jobs
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Tendencia: Paperless Project Management
Implementación de Tableros de Crisis (Crisis Dashboard)
Drill in/drill down en dashboards
21
Un vistazo rápido al futuro
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMIcl.linkedin.com/in/bojanknezovic
Gracias!