1

UGODAN BORAVAK UGODAN BORAVAK U SRBIJIU SRBIJI

(ili OPTIMIZACIJA EVROPSKIH (ili OPTIMIZACIJA EVROPSKIH PROJEKATA)PROJEKATA)

ALEALEŠŠ ZUPAN, ROMBOLL MANAGEMENTZUPAN, ROMBOLL MANAGEMENT

Project is financed

by EUMinistry of Finance of

Republic of Serbia

2

STRUKTURA PREZENTACIJESTRUKTURA PREZENTACIJE

�� IZAZOVI U IMPLEMENTACIJI IZAZOVI U IMPLEMENTACIJI PROJEKATAPROJEKATA

�� ORGANIZACIORGANIZACIONAONA STRUKTURA ZA STRUKTURA ZA PODRPODRŠŠKU PROJEKTIMAKU PROJEKTIMA

�� PRIPREMNE AKTIVNOSTI U PRIPREMNE AKTIVNOSTI U PROJEKTIMA, KAO INSTRUMENT PROJEKTIMA, KAO INSTRUMENT OPTIMIZACIJEOPTIMIZACIJE

�� MONITORING AKTIVNOSTIMONITORING AKTIVNOSTI�� KOREKTIVNE MEREKOREKTIVNE MERE

3

VAVAŽŽNO!!!NO!!!

�� PRIMERI I SUGESTIJE IZ PREZENTACIJE PRIMERI I SUGESTIJE IZ PREZENTACIJE SU URAðENI NA PRINCIPU SU URAðENI NA PRINCIPU VEROVATNOVEROVATNOĆĆE E –– NE ZNANE ZNAČČI, DA SU SVE I, DA SU SVE FIRME I KONSULTANTI KRIVI ZA FIRME I KONSULTANTI KRIVI ZA OVAKVE SITUACIJEOVAKVE SITUACIJE

4

OSNOVNI PRINCIPIOSNOVNI PRINCIPI

�� JEDNAKE MOGUJEDNAKE MOGUĆĆNOSTINOSTI

-- Uslovi konkursa ne smeju da budu suviUslovi konkursa ne smeju da budu suvišše e restriktivnirestriktivni

�� NEZAVISNOST U IZBORUNEZAVISNOST U IZBORU

-- Svi povezani s projektom treba da su nezavisniSvi povezani s projektom treba da su nezavisni

�� PRECIZNA PRAVILA ZA PRECIZNA PRAVILA ZA IMPLEMENTACIJU IMPLEMENTACIJU

-- U skladu sa PRAG priruU skladu sa PRAG priruččnikomnikom

-- Obaveze i prava sa strane ponuña Obaveze i prava sa strane ponuñačča i klijentaa i klijenta

5

OSNOVNI PRINCIPIOSNOVNI PRINCIPI

�� NEFORMALNI ASPEKTINEFORMALNI ASPEKTI

-- MoguMoguććnost neformalnog pritiska na ponuñanost neformalnog pritiska na ponuñaččaa

�� VAVAŽŽNO!!!NO!!!

CENTRALIZIOVAN SISTEM MOCENTRALIZIOVAN SISTEM MOŽŽE DA E DA ZNAZNAČČI KONFLIKT IZMEðU EK I I KONFLIKT IZMEðU EK I KORISNIKAKORISNIKA

UVEK ZADRUVEK ZADRŽŽITE KONTROLU!ITE KONTROLU!

6

OPOPŠŠTI IZAZOVI U TI IZAZOVI U IMPLEMENTACIJIIMPLEMENTACIJI

�� PROJEKAT JE DINAMIPROJEKAT JE DINAMIČČNI MEHANIZAMNI MEHANIZAM

-- Promene situacije od pripreme dokumentacije Promene situacije od pripreme dokumentacije do implementacijedo implementacije

-- Promene situacije za vreme implementacije Promene situacije za vreme implementacije

�� ZAKAZAKAŠŠNJENJA NJENJA

�� REALNI SPOLJNI FAKTORI NA KOJE VI REALNI SPOLJNI FAKTORI NA KOJE VI ILI PONUðAILI PONUðAČČ NEMATE UTICAJNEMATE UTICAJ

7

ORGANIZACIJSKA STRUKTURAORGANIZACIJSKA STRUKTURA

�� DOBRO POZNAVANJE SISTEMA DOBRO POZNAVANJE SISTEMA ODGOVORNOSTI U SKLADU SA ODGOVORNOSTI U SKLADU SA PROCEDURAMAPROCEDURAMA

-- Formalna odgovornost je na strani EKFormalna odgovornost je na strani EK

-- Vi ste direktni korisnik usluga, nabavke ili Vi ste direktni korisnik usluga, nabavke ili radovaradova

-- U principu obe organizacije slede isti cilj U principu obe organizacije slede isti cilj ––NUNUŽŽNA STALNA KOMUNIKACIJA NA STALNA KOMUNIKACIJA

8

ORGANIZACIONA STRUKTURA ORGANIZACIONA STRUKTURA ––PODELA ODGOVORNOSTIPODELA ODGOVORNOSTI

�� FORMALNO JE ODGOVORNOST NA FORMALNO JE ODGOVORNOST NA STRANI EKSTRANI EK

�� PRAKTIPRAKTIČČNO SE RADI O PODELI NO SE RADI O PODELI ODGOVORNOSTIODGOVORNOSTI

-- EK nadleEK nadležžna za procedure i pravila (javne na za procedure i pravila (javne nabavke, izvenabavke, izvešštavanje, finansije) tavanje, finansije) ––KOMUNIKACIJA!!!KOMUNIKACIJA!!!

-- Korisnik je nadleKorisnik je nadležžan za tehnian za tehniččke aspekteke aspekte

9

ORGANIZACIONA STRUKTURA ORGANIZACIONA STRUKTURA UNUTAR INSTITUCIJEUNUTAR INSTITUCIJE

�� SKALA ODGOVORNOSTISKALA ODGOVORNOSTI

-- Koordinator nadleKoordinator nadležžan za implementaciju an za implementaciju projekta finansiranih od strane EKprojekta finansiranih od strane EK

-- TehniTehniččko osoblje, korisnici projekta ko osoblje, korisnici projekta

-- Nivo pomoNivo pomoććnik ministra nik ministra –– primanje odlukaprimanje odluka

�� UNUTRAUNUTRAŠŠNJA KOMUNIKACIJANJA KOMUNIKACIJA

-- U svakom momentu treba da znamo U svakom momentu treba da znamo ššta se ta se dedeššava sa projektomava sa projektom

10

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– USLUGE (SERVICES)USLUGE (SERVICES)NA STRANI KONSULTANTSKIH FIRMINA STRANI KONSULTANTSKIH FIRMI

�� PROFITNA ORIJENTACIJAPROFITNA ORIJENTACIJA-- Jeftini konsultanti na raJeftini konsultanti na raččun kvalitetaun kvaliteta

�� PRIMERI KRPRIMERI KRŠŠENJA PROCEDURAENJA PROCEDURA-- ““LobiranjeLobiranje””, kontakti sa evaluatorima, kontakti sa evaluatorima

�� PODUGOVARANJEPODUGOVARANJE-- Konsultantske firme postaju samo Konsultantske firme postaju samo ““headhead--huntershunters””-- Ne znaju konsultante sa kojima radeNe znaju konsultante sa kojima rade-- Negativan primer Framework ContractsNegativan primer Framework Contracts

11

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– USLUGE (SERVICES)USLUGE (SERVICES)NA STRANI KONSULTANATANA STRANI KONSULTANATA

�� LOLOŠŠA TEHNIA TEHNIČČKA SPREMA:KA SPREMA:-- Ogromno iskustvo ali ne u specifiOgromno iskustvo ali ne u specifiččnoj oblastinoj oblasti-- UUččenje od klijentaenje od klijenta

�� LOLOŠŠA MOTIVACIJAA MOTIVACIJA-- 57 godina radnog iskustva u konsultantstvu57 godina radnog iskustva u konsultantstvu-- LoLošši uslovi u okolini ili organizaciji u kojoj i uslovi u okolini ili organizaciji u kojoj rade (frustracija zbog bezizlazne situacije)rade (frustracija zbog bezizlazne situacije)-- Velika fluktuacija zaposlenihVelika fluktuacija zaposlenih-- Distanciranost od problema u zemljiDistanciranost od problema u zemlji

12

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– USLUGE (SERVICES)USLUGE (SERVICES)NA STRANI KONSULTANATANA STRANI KONSULTANATA

�� DODATNI IZAZOVIDODATNI IZAZOVI

-- Odnosi sa saradnici(a)maOdnosi sa saradnici(a)ma

-- Personalne preferencije i izazovi (otkazivanje Personalne preferencije i izazovi (otkazivanje ugovora 2 meseca posle izbora) ugovora 2 meseca posle izbora)

13

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– NABAVKE (SUPPLY)NABAVKE (SUPPLY)NA STRANI FIRMINA STRANI FIRMI

�� TIPITIPIČČNO SE NA VELIKE SUPPLY NO SE NA VELIKE SUPPLY KONKURSE JAVLJAJU STRANE FIRMEKONKURSE JAVLJAJU STRANE FIRME

�� PO DEFINICIJI DOBAVLJAJU MINIMUM PO DEFINICIJI DOBAVLJAJU MINIMUM ONOGA STO JE TRAONOGA STO JE TRAŽŽENOENO

�� PRIMERI LOPRIMERI LOŠŠE ROBEE ROBE

�� PRIMERI ZAKAPRIMERI ZAKAŠŠNJENJA NABAVKENJENJA NABAVKE

�� PRIMERI LOPRIMERI LOŠŠEG SERVISA EG SERVISA

14

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– NABAVKE (SUPPLY)NABAVKE (SUPPLY)NA STRANI FIRMINA STRANI FIRMI

�� PROBLEMI U KOMBINIRANIM PROBLEMI U KOMBINIRANIM PROJEKTIMAPROJEKTIMA

-- Podugovaranje grañevinskih firmi Podugovaranje grañevinskih firmi

15

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– RADOVI RADOVI (WORKS)(WORKS)

�� PO DEFINICIJI SE NA WORKS UGOVORE PO DEFINICIJI SE NA WORKS UGOVORE JAVLJAJU DOMAJAVLJAJU DOMAĆĆE FIRMEE FIRME

�� URADE MINIMUM TRAURADE MINIMUM TRAŽŽENOG/ ENOG/ OPISANOG (contingency rezerva!)OPISANOG (contingency rezerva!)

�� PRIMERI UGRADNJE LOPRIMERI UGRADNJE LOŠŠIH MATERIJALAIH MATERIJALA

�� PRIMERI LAPRIMERI LAŽŽNOG PRIKAZIVANJA NOG PRIKAZIVANJA RADOVA RADOVA

16

SPECIFISPECIFIČČNI IZAZOVI NI IZAZOVI –– NA STANI NA STANI KORISNIKAKORISNIKA

�� LOLOŠŠA MOTIVACIJA ZAPOSLENIH U A MOTIVACIJA ZAPOSLENIH U ORGANIZACIJI ORGANIZACIJI -- pre svega zbog finansijskih razlogapre svega zbog finansijskih razloga

�� ZAUZETOST OSTALIM AKTIVNOSTIMAZAUZETOST OSTALIM AKTIVNOSTIMA-- dugo vreme reagovanjadugo vreme reagovanja

�� NEPOZNAVANJE PROJEKTANEPOZNAVANJE PROJEKTA-- zbog lozbog lošše tehnie tehniččke spreme ke spreme -- zbog menjanja ljudi odnosno odgovornostizbog menjanja ljudi odnosno odgovornosti

17

PRIPREMNE AKTIVNOSTI PRIPREMNE AKTIVNOSTI --OPOPŠŠTE TE

�� FAZA PLANIRANJA PROJEKTAFAZA PLANIRANJA PROJEKTA

-- Dobro isplaniran projekat je pola uspehaDobro isplaniran projekat je pola uspeha

-- Planiramo u skladu sa potrebamaPlaniramo u skladu sa potrebama

-- REALNO!!!REALNO!!!

-- Uvek imamo pred oUvek imamo pred oččima implementacijuima implementaciju

-- Posebna paPosebna pažžnja se posvenja se posveććuje tehniuje tehniččkim kim aspektimaaspektima

-- Rezervni scenariji za sluRezervni scenariji za sluččaj promene situacijeaj promene situacije

18

PRIPREMA SERVICES PRIPREMA SERVICES –– TERMS OF TERMS OF REFERENCEREFERENCE

�� DOKUMENT KOJI DEFINIDOKUMENT KOJI DEFINIŠŠE SERVICE E SERVICE PROJEKATPROJEKAT

�� SPECIFISPECIFIČČNOSTINOSTI

-- Sve Sve ššto to žželim da bude urañeno elim da bude urañeno

-- VaVažžna je dobra procena buna je dobra procena bužžeta u odnosu na eta u odnosu na zahtevezahteve

�� EKSPERTIEKSPERTI

-- Tanka linija izmeñu suvi Tanka linija izmeñu suvišše restriktivnih i suvie restriktivnih i suvišše e opopšštih zahtevatih zahteva

19

TERMS OF REFERENCE TERMS OF REFERENCE ––KONKRETNE SUGESTIJEKONKRETNE SUGESTIJE

�� EKSPERTIEKSPERTI

-- 55--10 godina profesionalnog iskustva10 godina profesionalnog iskustva

-- Obavezno tehniObavezno tehniččko iskustvo u sluko iskustvo u sluččaju aju specifispecifiččnih aktivnostinih aktivnosti

-- Iskustvo na projektima EU ili drugih donatora Iskustvo na projektima EU ili drugih donatora

-- Iskustvo sa procedurama PRAG (??)Iskustvo sa procedurama PRAG (??)

20

TERMS OF REFERENCE TERMS OF REFERENCE ––KONKRETNE SUGESTIJEKONKRETNE SUGESTIJE

�� AKTIVNOSTIAKTIVNOSTI

-- Razbijeno na dosta male zadatke Razbijeno na dosta male zadatke -- orijentacija. orijentacija.

�� OSTALOOSTALO

-- Kancelarija. Najbolje u organizaciji.Kancelarija. Najbolje u organizaciji.

-- Klauzula Klauzula ‘’‘’Svi materijalni i ostali troSvi materijalni i ostali trošškovi, kovi, ukljuuključčujuujućći kancelariju i putne troi kancelariju i putne trošškove iz sedikove iz sediššta ta projekta se pokrivaju iz incidential troprojekta se pokrivaju iz incidential trošškovakova’’’’

-- IzveIzvešštavanje tavanje –– kratki neformalni izvekratki neformalni izvešštajitaji

21

OCENJIVANJE SERVICESOCENJIVANJE SERVICES

�� DOSTA RESTRIKTIVNO U FAZI DOSTA RESTRIKTIVNO U FAZI ‘’‘’EXPRESS OF INTERESTEXPRESS OF INTEREST’’’’ –– 1. KORAK1. KORAK

�� INTERVJU!!!INTERVJU!!!

�� ODLUKA IZMEDJU PONIODLUKA IZMEDJU PONIŠŠTENJA TENJA PROJEKTA I LOPROJEKTA I LOŠŠEG PROJEKTA (VIEG PROJEKTA (VIŠŠE E PROBLEMA NEGO KORISTI) PROBLEMA NEGO KORISTI)

22

PRIPREMA SUPPLY PRIPREMA SUPPLY ––TEHNITEHNIČČKE SPECIFIKACIJEKE SPECIFIKACIJE

�� DOKUMENT KOJI DEFINIDOKUMENT KOJI DEFINIŠŠE SUPPLY E SUPPLY UGOVORUGOVOR

�� SPECIFISPECIFIČČNOSTINOSTI

-- Sve Sve ššto to žželim da bude dobavljeno, ukljuelim da bude dobavljeno, uključčujuujućći i trening, posttrening, post--prodajne uslugeprodajne usluge

-- VaVažžna dobra procena budna dobra procena budžžet vs. et vs. zahtevizahtevi

-- Tanka linija izmeñu restriktivnog i op Tanka linija izmeñu restriktivnog i opššteg teg

23

TEHNITEHNIČČKE SPECIFIKACIJE KE SPECIFIKACIJE ––KONKRETNE SUGESTIJEKONKRETNE SUGESTIJE

�� UKLJUUKLJUČČENJE TEHNIENJE TEHNIČČKIH EKSPERATAKIH EKSPERATA�� PERSPEKTIVA PLANIRANJA + 6 MESECIPERSPEKTIVA PLANIRANJA + 6 MESECI�� BOLJE KONZERVATIVNO PLANIRANJE BOLJE KONZERVATIVNO PLANIRANJE

(MOGU(MOGUĆĆNOST DODATNE NABAVKE NOST DODATNE NABAVKE AKO IMA PARA)AKO IMA PARA)

�� GARANCIJSKI PERIOD!! + DODATNI GARANCIJSKI PERIOD!! + DODATNI REZERVNI DELOVI ZA DO 5 GODINA REZERVNI DELOVI ZA DO 5 GODINA ––DELOVI RAZPOLODELOVI RAZPOLOŽŽIVI NAJMANJE 5 IVI NAJMANJE 5 GODINA OD DOSTAVEGODINA OD DOSTAVE

�� USLOVI DOSTAVE I MONTAUSLOVI DOSTAVE I MONTAŽŽE!!E!!

24

OCENJIVANJE SUPPLYOCENJIVANJE SUPPLY

�� UUČČEEŠŠĆĆE TEHNIE TEHNIČČKIH EKSPERATAKIH EKSPERATA

�� NAJMANJE TO NAJMANJE TO ŠŠTO SMO TRATO SMO TRAŽŽILIILI

25

PRIPREMA WORKS PROJEKTA I PRIPREMA WORKS PROJEKTA I KONKRETNE SUGESTIJEKONKRETNE SUGESTIJE

�� SLISLIČČNA LOGIKA KAO U SUPPLY NA LOGIKA KAO U SUPPLY PROJEKTIMAPROJEKTIMA

�� DOKUMENT JE DOKUMENT JE ‘’‘’BILL OF QUANTITIESBILL OF QUANTITIES’’’’ I I OPIS RADOVAOPIS RADOVA

26

PRAPRAĆĆENJE PROJEKTA ENJE PROJEKTA -- SERVICESSERVICES

�� DNEVNO PRADNEVNO PRAĆĆENJEENJE

-- Zaposleni rade sa konsultantima na dnevnoj Zaposleni rade sa konsultantima na dnevnoj osnovi osnovi –– zajednizajedniččki radki rad

�� IZVEIZVEŠŠTAVANJETAVANJE

-- Obavezni izveObavezni izvešštaji: inception, interim, final reporttaji: inception, interim, final report

-- KRATKI neformalni: na svake 2 nedelje, kratak KRATKI neformalni: na svake 2 nedelje, kratak izveizvešštaj o radu i izazovimataj o radu i izazovima

�� KOREKCIJE KOREKCIJE

-- Odmah posle nastanka devijacijeOdmah posle nastanka devijacije

27

PRAPRAČČENJE PROJEKTA ENJE PROJEKTA -- SUPPLYSUPPLY

�� PRAPRAČČENJE U KLJUENJE U KLJUČČNIM MOMENTIMANIM MOMENTIMA

-- (Kod pripremnih radova)(Kod pripremnih radova)

-- Kod dostave opreme Kod dostave opreme –– tehnitehniččki prijem opremeki prijem opreme

-- (Kod usposobljavanja)(Kod usposobljavanja)

-- Za vreme garancijskog perioda Za vreme garancijskog perioda –– stalna kontrola stalna kontrola uz puno optereuz puno optereččenje opreme!!enje opreme!!

28

PRAPRAČČENJE PROJEKTA ENJE PROJEKTA -- WORKSWORKS

�� STALNO PRASTALNO PRAČČENJE U IMPLEMENTACIJIENJE U IMPLEMENTACIJI

-- PraPraččenje izvodenja radova enje izvodenja radova –– nezavisna nezavisna kontrola kontrola ‘’‘’supervisory insupervisory inžženjeraenjera’’’’

-- Vanredne kontrole zaposlenih u organizaciji Vanredne kontrole zaposlenih u organizaciji ––tehnitehniččkih eksperatakih eksperata

�� PRAPRAČČENJE U KLJUENJE U KLJUČČNIM TANIM TAČČKAMAKAMA

-- TehniTehniččki prijemki prijem

29

KOREKCIJE KOREKCIJE –– OPOPŠŠTETE

�� FORMALNE METODEFORMALNE METODE

-- MoguMoguččnosti za korekcije, predpisane PRAG nosti za korekcije, predpisane PRAG prirupriruččnikomnikom

-- OrganiOrganiččena sprema EK da reena sprema EK da reššava takve ava takve situacijesituacije

-- Skala reakcije (prvo upozorenje)Skala reakcije (prvo upozorenje)

�� NEFORMALNE METODENEFORMALNE METODE

-- Neformalna Neformalna ‘’‘’sugestijasugestija”” ugovornoj strani ugovornoj strani

30

KOREKCIJE KOREKCIJE -- SERVICESSERVICES

�� NEFORMALNI NIVONEFORMALNI NIVO

-- Razgovor sa ekspertom Razgovor sa ekspertom

-- Razgovor sa voñom projekta Razgovor sa voñom projekta

-- Izbegavanje nepouzdanih ponuña Izbegavanje nepouzdanih ponuñaččaa

�� FORMALIZACIJAFORMALIZACIJA

(va(važžno da postoji registrovani dokazi!!)no da postoji registrovani dokazi!!)

-- Pisana intervencija EK i ugovornoj straniPisana intervencija EK i ugovornoj strani

31

KOREKCIJE SERVICEKOREKCIJE SERVICE

-- Adendum ka ugovoru (npr. promena eksperata, Adendum ka ugovoru (npr. promena eksperata, produprodužžetak ugovora, promena aktivnosti)etak ugovora, promena aktivnosti)

�� PONIPONIŠŠTENJE UGOVORA NIJE OPCIJATENJE UGOVORA NIJE OPCIJA

-- U ugovoru postoji opcija o sudskom reU ugovoru postoji opcija o sudskom reššavanju avanju sporova, ali to nije opcijasporova, ali to nije opcija

32

KOREKCIJE KOREKCIJE –– SUPPLY / WORKSSUPPLY / WORKS

�� NEFORMALNI NIVONEFORMALNI NIVO

-- Razgovor sa ugovaraRazgovor sa ugovaraččemem

�� FORMALNI NIVOFORMALNI NIVO

-- Adendum ka ugovoruAdendum ka ugovoru

-- Penali Penali –– UNAPRED PLANIRANI!!UNAPRED PLANIRANI!!

�� OTKAZIVANJE UGOVORA NIJE OPCIJAOTKAZIVANJE UGOVORA NIJE OPCIJA

33

PRAKTIPRAKTIČČNA UPUTSTVA NA UPUTSTVA -- SERVICESERVICE

�� ODREDITI STANDARDE ZA RADODREDITI STANDARDE ZA RAD-- Po aktivnostima koje izvodePo aktivnostima koje izvode-- PaPažžnja kod odobravanja timenja kod odobravanja time--sheetovasheetova

�� KORISTNO UPOTREBITI INCEPTION KORISTNO UPOTREBITI INCEPTION PERIODPERIOD-- Od poOd poččetka traetka tražžiti od njih aktivan angaiti od njih aktivan angažžmama-- Zajedno pripremanje izveZajedno pripremanje izvešštaja, pataja, pažžnja na nja na eventuelne korekcijeeventuelne korekcije

34

PRAKTIPRAKTIČČNA UPUTSTVA NA UPUTSTVA –– SUPPLY I SUPPLY I WORKSWORKS

�� STALNO KONTROLISATI KVALITET STALNO KONTROLISATI KVALITET NABAVLJENE ROBE I KVALITET NABAVLJENE ROBE I KVALITET MONTAMONTAŽŽEE

�� UKLJUUKLJUČČENOST STRUENOST STRUČČNIH LJUDI U NIH LJUDI U PROCES PROCES

�� DOBITI TADOBITI TAČČNO NO ŠŠTO STE TRATO STE TRAŽŽILIILI