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Ufficio Stampa - Anna Maria Carbone

L’ufficio stampaL’ufficio stampa


La visibilitàLa visibilità

Per un’azienda, un ente pubblicoo qualsiasi organizzazioneessere visibile è fondamentalema la visibilità da sola non èsufficiente.

Occorre che siano identificaticon le caratteristiche che desiderano gli siano attribuite.

La visibilità va gestita professionalmente.


Le relazioni con i mediaLe relazioni con i media

L’Ufficio Stampa promuovela comprensione di un soggetto, economico o istituzionale,e dei suoi fini da parte diorgani di informazioneopinion leader e opinion makers.


Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite:proprio per questo, diceva un filosofo,gli dei ci hanno dato una bocca e due orecchie.

Chi non si fa capire viola la libertà di paroladei suoi ascoltatori.

E’ un maleducato, se parla in privato e da privato.

E’ qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante,un dipendente pubblico, un eletto dal popolo.

Chi è al servizio di un pubblicoha il dovere costituzionale di farsi capire.

Tullio De Mauro


Ruolo strategico dell’Ufficio Stampa

L’ufficio stampa svolge il ruolo di

CERNIERAtra i fornitori di notizie e i diffusori di informazione

SUPPORTA

la visibilità dell’organizzazione che viene conosciuta dai pubblici di riferimento.


Gli obiettivi possibili

Comunicare

Interagire

Rafforzare l’immagine

Diffondere valori

Fare corretta informazione

…


Compiti strategici di un Ufficio Stampa

Garantire una comunicazione coerente con gli obiettivi dell’ente.

Selezionare e filtrare il flusso di informazioni da veicolare all’esterno.

Costruire un rapporto produttivo con i giornalisti.

Definire ed elaborare temi che possono essere associati all’organizzazione.


Compiti operativi di un Ufficio Stampa

Individuare gli avvenimenti che possono fare notizia.

Stabilire il ciclo vitale di una notizia. Tradurre la notizia in “informazione”.

Programmare la diffusione della notizia.

Stabilire e mantenere rapporti diretti e continuativi con i giornalisti.


Principi etici di un buon Ufficio Stampa

Essere fonte di informazioneAUTOREVOLE e CREDIBILE.

Agendo lealmente

Essendo disposti a rendersi utili

Evitando suppliche e critiche

Non chiedendo MAI di sopprimere una notizia


Le attività di un Ufficio Stampa

Pianificazione della comunicazione

Reperimento della documentazione

Gestione della redazione

Realizzazione dell’attività

Controllo del risultato

Ipotesi di piano successivo


Le competenze di un Ufficio Stampa

Studiare e catalogare i diversi mezzi.

Conoscere le tecniche giornalistiche.

Individuare i centri di informazione di maggior interesse.

Scegliere e selezionare i media da contattare.

Conoscere il lavoro delle redazioni.


L’interlocutore: il giornalista

E’ una figura di grande potere perché “maneggia” l’informazione.

Affronta argomenti diversi di cui difficilmente ha conoscenzaapprofondita (non si può sapere tutto di tutto...).

Ha poco tempo.

Deve farsi raccontare dagli altri i fatti e di capirli velocemente.

Qualità e precisione, auspicabili, spesso si scontrano conl’urgenza e talvolta prevale la semplificazione.


Questo giornale, e le centinaia di migliaia di parole che contiene,

sono stati prodotti in circa 15 ore da un gruppo di persone non

infallibili, che lavorano in uffici angusti e cercano di scoprire che è

successo nel mondo da persone che sono a volte riluttanti a

parlare, e altre volte oppongono un deciso ostruzionismo.

Il suo contenuto è stato determinato da una serie di giudizi

soggettivi dei cronisti e dei capiservizio, temperati da quelli che

sanno essere i pregiudizi del direttore, del proprietario e dei lettori

Alcune notizie appaiono avulse dal loro contesto essenziale perché

altrimenti risulterebbero meno sensazionali e coerenti e in alcuni

casi il linguaggio usato è stato deliberatamente scelto per il suo

impatto emotivo, piuttosto che per la sua precisione. Alcuni

articoli sono stati pubblicati solo per attirare gli inserzionisti.

David Randall , Il giornalista quasi perfetto

Guardiamoci negli occhi…


1. La media list2. La rassegna stampa

3. Il comunicato stampa4. La conferenza stampa

5. La cartella stampa6. L’intervista

7. Internet8. Educational press tour

Gli strumenti dell’Ufficio Stampa


E’ l’archivio delle testate, dei giornalisti e degli opinion leadercontenente i dati personali e le informazionirelative agli interessi e alle redazioni di appartenenza.

Deve essere costantemente aggiornatanomi dei referentitestate nuovespostamenti

La media list


La media list contiene:

Agenzie di stampaQuotidiani

RadioTv

SettimanaliMensili

Tenere sempre ben presenteche ognuno di loro

ha tempi e ritmi di lavoro diversi.

La media list


monitoraggio quotidiano

delle testate

degli articoli

di ciò che scrivono i nostri referenti

delle tematizzazioni rilevanti

raccolta e diffusione entro le 8 del mattino

La rassegna stampa


Serve per trasmettere, diffondere e propagare

le informazioni ai giornalisti,affinché giungano al grande pubblico.

Il comunicato stampa


Scrivere un comunicato stampa

Scrivere sui giornali non è come scrivere un romanzo o unracconto, ma la differenza è meno grande di quanto si pensi.

Tutti i tipi di buona prosa hanno alcuni elementi in comune:

sono chiari

facili da leggere,

usano un linguaggio vivace,

stimolano,

intrattengono.


La conferenza stampa

E’ un incontro di alcuni esponenti dell’organizzazionecon un gruppo di giornalisti,

finalizzato a Divulgare una notizia di una certa rilevanza.

I destinatari

Agenzie di stampa Giornalisti di stampa, Tv e radio

Opinion leader



Quando è opportuna?

Quando il contenuto dell’annuncio richiede spiegazionidettagliate e approfondite, o può suscitare curiositàed interesse tali da essere soddisfatti con una serie didomande e risposte.

E' uno strumento molto delicato, da usare con estremaparsimonia e soltanto se strettamente indispensabile.

I giornalisti non amano le conferenze stampaQuando possono preferiscono evitarle.



Steps organizzativiGli inviti Invitare almeno 15 giorni prima Ricordare l’evento almeno 5 giorni prima

Il materiale Preparare il kit stampa o cartella stampa Prevedere un gadget

I relatori Raccomandare ai relatori puntualità, brevità e concisione Verificare la disponibilità ad intrattenersi con i giornalisti.

I confort Organizzare una colazione o un coffee break


La cartella stampa

e’ il materiale che viene distribuito ai giornalisti

deve essere

Completa

Esauriente

Stratificata

Ufficiale


L’intervista

permette di presentare la notiziain una forma significativa ed articolataper i lettori, gli ascoltatori o gli spettatori.

Il modo migliore per farlo è quellodi identificare i benefici e di chiarire i vantaggi

che la notizia comprende.


L’intervista efficace

• Informarsi su chi è il giornalista e per quale testata lavora

• Prepararsi sull’argomento

• Essere chiari e coincisi

• Essere trasparenti

• Guidare l’intervista: non aspettare sempre e solo le domande del giornalista


Le 10 regole d’oro dell’Ufficio Stampa

1) paga essere onesti. non è sempre necessario dire tutta la verità...ma mai dire

una bugia;

2) dare sempre al giornalista un valore aggiunto;

3) non pregare mai il giornalista di pubblicare o non pubblicare e non fare mai pressioni sull'editore, il direttore o il capo della pubblicità della testata;

4) fare bene i 'compiti a casa' e mirare l'informazione a chi è davvero interessato a riceverla;

5) nell'argomentare un tema, partire sempre dall'interesse del giornalista, poi quello del lettore, mai da quello dell'organizzazione;


Le 10 regole d’oro dell’Ufficio Stampa

6) partire sempre con la notizia, mai lasciarla alla fine;

7) tenere conto delle specificità di ciascuna testata e dei 'tempi' diversi di produzione di ciascun media;

8) porsi sempre l'obiettivo di ottenere un articolo corretto, non 'favorevole';

9) ricordarsi di essere solo una delle migliaia di fonti del giornalista e non quella privilegiata;

10) se non si desidera che una frase, un commento o una notizia sia pubblicata, non farne menzione, neppure “off the record”.

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