Ülevaade avaliku sektori toimimisest digitaalse

dokumenditöö tõhustamiseks

Uuringu põhjused ja eesmärgid

2

Miks uurida?

• Kuidas on ellu rakendatud infoühiskonna arengukava 2013?

• Mida on muutnud SF vahendite kasutamine?

• Kas ja mida vaja edasi teha?

3

Tegevussuund infoühiskonna arengukavast 2013

• Avaliku sektori haldustoimingute ja menetlusloogikate umberkujundamine vastavalt IKT rakendamisest tulenevate eeliste ja võimaluste ärakasutamiseks

• Avaliku sektori haldustoimingud on inimeste jaoks kiired ja lihtsad ning haldustoimingud ja menetlused on efektiivsed:

• kogu asjaajamine avalikus sektoris, sh dokumentide menetlemine ning nende arhiveerimine, toimub elektrooniliselt;

• paberivaba asjaajamise ja haldustoimingute ning menetluste automatiseerimiseks vajalikud muutused õiguslikus keskkonnas ning organisatsioonide juhtimises on analüüsitud ning rakendatud;

• tagatud on avalikus sektori teabe kättesaadavus digitaalsel universaalsel kujul;

• avalikud teenistujad tulevad toime infoühiskonna arenguga kaasnevate muudatustega, tõhustades seeläbi igapäevaseid tööprotsesse ning pakkudes kvaliteetseid teenuseid kodanikele, ettevõtetele kui teistele asutustele;

4

2008 aasta SF. 4. avatud taotlusvoor

• Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele.

• Esitati 23 projekti kogumahus 2,968 M€.

• Täistaotlusi esitati 20 mahuga 2,299 M€.

• Väljamakseid tehtud 1,673 M€.

5

Uuringu eesmärgid

• Kuidas asutuste töös kasutatakse– digitaaldokumente,

– digitaalallkirja,

– e-arveid?

• Kuidas on dokumenditöö seotud e-teenuste osutamisega?

• Kuidas toimub hankedokumentide menetlemine?

Miks sellised eesmärgid?Avaliku teenuse arendamise perspektiiv

7

Tehnoloogia kasutamise võimalikud mõjud avalikule teenusele

Teenuse koostoimimise võime

Teenuse protsessi“Re-Engineering”

Teenuse transformatsioon

RatsionaliseerimineTeenuse

funktsioon

Teenuse protsess

Teenuse tervikvaade

Funktsiooni perspektiiv

Väike Oluline Suur

Tehnoloogia kasutamise

efekt

8

Teenuste võimalik klassifikatsioon avalikus sektoris

• Isikute, objektide ja nende vaheliste seoste kirjeldamine ning kirjeldustele õigusliku tähenduse andmine

• Avalikust huvist tulenevate isikutele vajalike teenuste korraldamine ja osutamine

• Ühiskonna elu poliitikate kujundamine ja nende rakendamine

• Avaliku sektori asutuste efektiivne toimimine (Hea riigivalitsemine)

Kuidas digitaalne dokumenditöö meid

aitab?

10

Kuidas digitaalne dokumenditöö meid aitab, et ...

• Teenuse osutamine isikutele:– on kiire ja võimalikult väikest halduskoormust tekitav;

– on avaliku sektori asutusele efektiivne.

• Juurdepääs teenusele on inimese jaoks lihtne ja intuitiivne.– Inimene saab valida talle sobiva kanali, nagu füüsiline teenuste laud,

telefon, nutitelefon, bad’id, traditsiooniline arvuti, virtuaalsed teenuste keoskid jne.

– Teenuse pakkumise keskkond arvestab isiku profiiliga.

– Inimene saab teenused “tellida” temale meelepärasesse keskkonda.

Teenuse osutamine

• Teenuse osutamise etapid:• Isiku tahte avaldamine (teenuse käivitamine);

• Andmete kontrollimine või/ ja täiendav kogumine;

• Haldusotsuse registreerimine ja kättesaadavaks tegemine.

Eesmärk:

Võimalikult palju “tagatoa” funktsionaalsust

automatiseerida ja vajalike andmete kogumine

korraldatakse ametnike initsiatiivil

12

Riigi infosüsteemPublic sector

Population R

egister

Health Insurance

Register

National P

ension Insurance R

egister

Vehicle R

egister

Securityserver

Securityserver

Securityserver

Securityserver

Securityserver

Securityserver

Central server I

Centralserver II

Centralmonitoring

HelpDesk

X-road certification center

X-road center

X-road

Private sector

ID – card

Securityserver

CertificationCenter

Internet

KITCitizen view

EITEnterpriser view

AITPublic servant

view

Securityserver :: … ::

:: E-institution – institution view ::

:: E-county – county view ::

:: Governmental Portal – Your Estonia ::

Institutional view of Thematic view of the state the state

www.riik.ee www.eesti.ee

National D

atabasesR

egister

http://ww

w.riik.ee

/arr/

Securityserver

Do

cum

ents

repo

sitory

IS of infrastructureenterprises

Banks

Docum

ent record m

anagement

systems

Docum

ent record m

anagement

systems

Securityserver

LAITPublic servant on local Gov

view

Securityserver

Portals of Local Gov

Databases / information systems

13

European Public Services Scenario

EUEU AdministrationsAdministrations

Member State XMember State X

BusinessesBusinesses

CitizensCitizens

AdministrationAdministration

A2AA2A

Member State YMember State Y

BusinessesBusinesses

CitizensCitizens

AdministrationAdministrationA2AA2A

A2BA2B

A2CA2C

A2CA2C

A2BA2B

A2AA2A

14

Avaliku teenuse (sh. digitaalse asjaajamise) arendamise ja osutamise reaalsus

Avaliku teenuse analüüs ja

kontseptsiooni arendus

Avaliku teenuse arenduse projektide

juhtimine

Tehnoloogia arendus

Õigusloome

Organisatsiooni arendus

Avaliku teenuse osutamine/ haldus

Tehnoloogilise lahenduse haldus

Tänane arendusprojekti

(IT arendusprojekti ulatus)