P a g e | 1

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMINISTRIA E FINANCAVE

Drejtoria e Auditimit të Brendshëm

UDHËRRËFYES I

AUDITIMIT TË BRENDSHËM TË SISTEMIT FINANCIAR PUBLIK

Tiranë, shtator 2011

P a g e | 2

“Nuk është e rëndësishme ajo që

një auditues beson, e rëndësishme është

ajo që audituesi mund të provojë”

Përgatiti për botim: Tatjana ELEZI

P a g e | 3

Hyrje

Udhërrëfyesi i auditimit të brendshëm të Ministrisë së Financave jep rolin praktik dhe përgjegjesitë konkrete të audituesit të sistemit të Ministrisë së Financave

Qëllimi i tij është të përmbledhë operacionet e auditimit të brendshëm të sistemit financiar, si dhe të paraqesë politikat, standardet dhe procedurat të cilat në tërësi udhëheqin funksionin e audituesit të brendshëm të Ministrisë së Financave.

Në ditët e sotme kur organizatat janë duke kërkuar të rivlerësojnë aktivitetet dhe të shtojnë vlerën, udhërrëfyesi i auditimit, përshkruan ditë pas dite dhe hap pas hapi, operacionet e punës dhe medodat që përdoren, si dhe nënvizon rëndësinë e secilës prej tyre.

Çdo kapitull përmban koncepte në thellësi e me detaje mbi analizën funksionale, jep një burim të madh informacioni, për ta udhëhequr përdoruesin drejt një kuptimi të qartë dhe të thellë të çështjeve që trajton. Lexuesi gjithashtu nxitet të bëjë pyetje dhe të kuptojë praktikat që jepen, duke promovuar diskutime midis profesionistëve të fushës së auditimit rreth pikave të shumëllojshme që trajtohen në të.

Udhërrëfyesi është mjaft i vlefshëm sidomos për audituesit e rinj duke lehtësuar vetë aftësimin e tyre për procedurat sipas të cilave zhvillohet auditimi dhe parimet themelore që i përkasin atij.

Udhërrëfyesi i auditimit të brendshëm të sistemit financiar publik siguron një mjet individual për profesionistët e auditimit të brendshëm të këtij sistemi, si dhe të profesionistëve të tjerë që ushtrojnë veprimtarinë brenda institcioneve vartëse të Ministrisë së Financave duke i ndihmuar ata në zhvillimin praktik të procesit të auditimit, raportimit dhe ndjekjes së zbatimit të rekomandimeve.

I hartuar në përputhje me standardet e auditimit të brendshëm, si dhe me Manualin e Auditimit të Brendshëm në Sektorin Publik, Udhërrëfyesi i Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave përmban një sërë kapitujsh në vijim.

Me respekt

Tatjana Elezi

P a g e | 4

Drejtore

Shtator 2011

PËRMBAJTJA Faqe

Seksioni A

A1. Qëllimi i Udhërrëfyesit………………………………………………………………..7

A2. Qëllimi i AB të Ministrisë së Financave……………………………………………7

A3. Kodi i Etikës së AB të Ministrisë së Financave……………………………….....7

A4. Struktura e Ministrisë së Financave ........................................... ..…………...10

A5. Struktura e AB të Ministrisë së Financave ……………………………………..12

A6. Koncepti i AB të Ministrisë së Financave………………………………………..12

A7.Zhvillimi i planifikuar. Dimensioni strategjik i AB ………………………….. …13

A8. Aksesi për Informacion……………………………………………………………..16

A9. Kompetenca dhe cilësia…………………………………………………………….16

A.10. Deklarata e objektivitetit, kompetencës dhe pavarësisë…………………..16

A.11. Karta e AB të Ministrisë së Financave…………………………………………18

Seksioni B

B.1 Procedurat e auditimit

B.1.1 Procesi i auditimit ……………………………………………………………..24

B.1.1.1 Planifikimi………………………………………………………………..25

B.1.1.2 Puna në terren…………………………………………………………...33

P a g e | 5

B 1.1.3 Raportimi………………………………………………………………....33

B.1.1.4 Zbatimi i rekomandimeve……………………………………………...34

Seksioni C

Llojet e Auditimit

C.1. Auditimi i pajtueshmërisë..... ……………………………………………………..40

C.2. Auditimi i sistemeve......................................................................................40

C.3. Auditimi Financiar………………………………................................................49

C.4.1. Çështje të Auditimit Financiar ...……………......………………………....49

C.4.2. Fazat e Auditimit Financiar………………………………………………….51

C.4.3. Shembull i Auditimit Financiar………………………………………..……54

C.4. Auditimi sipas Departamenteve….………………………………………….……45

C.5. Auditimi Operacional ……………………………………………………………....64

C.5.1. Modeli i Auditimi i prokurimeve publike………………………………….64

C.5.2. Modeli i Auditimit të Menaxhimit të Burimeve Njerzore……………….68

C.6. Auditimi mbi mashtrimet apo parregullsitë financiare………………...……..71

C.7. Auditimi i Teknogjisë së Informacionit………………………………...……..…75

C.8. Angazhimet e këshillimit dhe konsulencës ...………………………………..76

C.9. Auditimi për Zbatimin e Rekomandimeve…………………………………...….77

C.10. Auditimi i Performancës……..……………………………………………….…..78

C.11. Auditimi i struktukturave të menaxhimit të fondeve të BE........................79

Seksioni D

P a g e | 6

Teknikat e auditimit. Evidenca e auditimit. Vlerësimi i rrezikut

D.1. Testet e Auditimit…………………………………………………………………....80

D.2. Teknika e Zgjedhjes …………………………………………………………..……81

D.3. Teknikat e Testimit. Evidenca e Auditimit…………………………..……….....82

D.4. Vlerësimi i Rrezikut …………………………………………………………………85

Seksioni E

Dokumentimi i punës audituese

E.1. Dokumentimi i punës……………………………………………………………….92

E.1.1. Letrat e punës para fillimit të misionit, Format standard……..…..…..93

E.1.2. Letrat e punës në terren Format standard……………………………….95

E.1.3. Raportet e auditimit. Format standard……………………………………96

E.2. Dosja e Auditimit ……………………………………………………………….....102

Seksioni F

Administrimi i punës audituese, kontrolli i brendshëm i cilësisë, kualifikimi i stafit dhe raportimi periodik.

F.1. Administrimi i punës audituese…………………………………......................107

F.2. Kontrolli i brendshëm i cilësisë…………………….……………………………108

F.3. Kualifikimi i Stafit…………………………………………………………………..113

F.4. Raportimet periodike të veprimtarisë ………………………………….………115

P a g e | 7

Seksioni A

A.1. Qëllimi i Udhërrëfyesit të Auditimit të Brendshëm të Sistemit Financiar Publik

Udhërrëfyesi përmbledh operacionet e auditimit të brendshëm të sistemit të Ministrisë së Financave, si dhe paraqet politikat, standardet dhe procedurat praktike të cilat në tërësi udhëheqin profesionin e audituesit të brendshëm të Drejtorisë së Auditimit të kësaj Ministrie. Ai përmban ushtrime praktike mbi procesin e auditimit të Ministrisë së Financave dhe njësive të saj vartëse, duke u përpjekur t’u vijë në ndihmë audituesve me specifika të auditimit të funksioneve që ato mbulojnë.

A. 2. Qëllimi i auditimit të brendshëm të Ministrisë së Financave

Shtrirja e gjerë e funksioneve/operacioneve që mbulon auditimi i brendshëm i MF bën që ai të ndihmojë këtë institucion në përmbushjen e vizionit të tij, misionit, objektivave korrente dhe strategjike, etj, duke kontribuar sistematikisht në vlerësimin/disiplinimin dhe përmirësimin e efektivitetit të menaxhimit të rrezikut, të sistemeve të kontrollit të brendshëm, dhe proceseve të menaxhimit/qeverisjes.Në fund të fundit, funksioni i auditimit të brendshëm do të ndihmojë për të siguruar që:

- Risku është në mënyrë të përshtatshme i identifikuar dhe menaxhohet;- Informacioni kryesor financiar, operacional dhe menaxherial është në

përputhje me rregullat si dhe i saktë, i besueshme dhe në kohë/afat;- Veprimet e stafit janë në përputhje me ligjet dhe rregullat në fuqi, me politikat

e institucionit dhe standardet;- Burimet e institucionit sigurohen në mënyrë ekonomike, përdoren me

eficiencë, si dhe janë të ruajtura mirë;- Operacionet e punës janë të dokumentuara në përputhje me sistemin e

vendosur të Kontrollit të Brendshëm, me rregullat e punës, dhe me standardet e larta të etikës;

- Cilësia e punës si dhe përmirësimi i vijueshëm i saj janë parashikuar në sistemin e kontrollit të brendshëm;

- Çështjet që lidhen me përmirësimin apo impaktet e sistemit legjislativ apo rregullativ, janë të qarta dhe të adresuara siç duhet.

Mundësitë për përmirësimin e sistemit të kontrollit të brendshëm, si dhe për aktivitete më eficiente duhet të identifikohen nga auditimi i brendshëm. Këto mundësi duhet ti paraqiten qartë dhe saktë menaxhimit.

P a g e | 8

A. 3. Kodi i Etikës

Drejtoria e Auditimit të Brendshëm e Ministrisë së Financave zbaton Kodin e Etikës në Administratën Publike, si dhe kodin e saj specifik të Etikës të miratuar nga Ministri i Financave si pjesë e këtij Udhërrëfyesi, të paraqitur më poshtë. Ky kod i referohet parimeve etike që rregullojnë profesionin e audituesit të brendshëm të sektorit publik sipas standardeve të IIA.

…………………………………………………………………………………………………..Kodi i Etikës së Audituesve të Brendshëm të Sistemit të Ministrisë

së Financave

1. Qëllimi i Kodit të Etikës është të promovojë kulturë etike në profesionin e audituesit të brendshëm të Ministrisë së Financave.

Kodi i Etikës shtrihet përtej përkufizimin e auditimit të brendshëm duke përfshirë dy komponentë esencialë: a) Parimet; që janë në përputhje me profesionin dhe praktikën e auditimit të brendshëm; b) Rregullat e Sjelljes; që përshkruajnë normat, sjelljen që pritet nga audituesit e brendshëm.

Këto rregulla janë një ndihmë për interpretimin e parimeve në aplikimet praktike dhe kanë për qëllim të udhëzojnë rregullat e sjelljes etike të auditorëve të brendshëm si profesioniste.

2. Interpretimi i parimeve

Dispozitat e këtij Kodi të Etikës mbulojnë parimet bazë të disiplinave të ndryshme në praktikën profesionale të auditimit të brendshëm. Auditorët e brendshëm duhet të kuptojnë se kërkohet një gjykim individual në zbatimin e këtyre parimeve. Ata kanë një përgjegjësi që të sillen në mënyrë që besimi dhe integriteti i tyre nuk duhet të vihen në pikëpyetje.

Referuar kufirit të aftësive të tyre teknike, ata duhet të promovojnë një nivel sa më të lartë të mundshëm profesional të standardeve të auditimit me qëllim final mbrojtjen e interesit publik.

2.1 Integriteti profesional

Integriteti i audituesve të brendshëm vendos besimin mbi bazën e të cilit sigurohet mbështetja për gjykimin e tij.

P a g e | 9

2.2 Objektiviteti

Auditorët e brendshëm duhet të shfaqin objektivitetin në nivelin më të lartë profesional në mbledhjen, vlerësimin, dhe komunikimin e të dhënave mbi aktivitetin ose procesin që është nën auditim.

Audituesit e brendshëm bëjnë vlerësime të balancuara të të gjitha rrethanave përkatëse dhe nuk janë të ndikuar padrejtësisht nga interesat e tyre apo nga të tjerët në formulimin e gjykimeve të tyre, apo dhënien e rekomandimeve, etj.

2.3 Konfidencialiteti

Auditorët e brendshëm duhet të respektojnë vlerat dhe pronësinë e informatave që marrin, pa dhënë informacion shpjegues pa autoritetin e duhur nëse nuk ka një detyrim ligjor ose profesional për ta bërë këtë. 2.4 Kompetenca

Audituesit e brendshëm aplikojnë dijet dhe njohuritë, si dhe eksperiencën e nevojshme për një performancë të lartë të auditimit të brendshëm.

3. Rregullat e sjelljes

3.1. Integriteti personal

Audituesit e brendshëm:

3.1.1. Duhet të kryejnë punën e tyre me ndershmëri, kujdes dhe përgjegjshmëri.

3.1.2. Duhet të zbatojnë ligjin dhe të bëjnë zbulimet e pritshme bazuar në ligj dhe në gjykimin profesional.

3.1.3. Nuk duhet të jenë palë me vetëdije në veprimtari të paligjshme ose të angazhohen në veprimtari që diskreditojnë profesionin e auditimit të brendshëm ose organizatën ku ata punojnë; Ministrinë e Financave apo njësitë vartëse të saj.

3.1.4 Duhet të respektojnë dhe kontribuojnë në objektivat legjitime dhe etike të Ministrisë së Financave dhe njësive vartëse të saj. 3.2. Objektiviteti

Audituesit e brendshëm

3.2.1. Nuk duhet të marrin pjesë në asnjë aktivitet ose marrëdhënie që mund të dëmtojë ose parashikon të dëmtojë vlerësimin e paanshëm. Kjo pjesëmarrje përfshin

P a g e | 10

ato veprimtari që mund të jenë në konflikt me interesin e Ministrisë së Financave apo institucioneve në varësi të saj.

3.2.2.Nuk duhet të pranojë asgjë që mund të dëmtojë ose parashikon të dëmtojë gjykimin e tij profesinal.

3.2.3 Duhet të zbulojë të gjitha faktet materiale të njohura prej tij, të cilat nëse nuk zbulohen shkaktojnë shtrembërim të raportimit të aktiviteteve nën auditim.

3.3 Konfidencialiteti

Audituesit e brendshëm:

3.3.1. Duhet të jenë të kujdesshme në përdorimin dhe mbrojtjen e informacionit të marrë gjatë veprimtarisë audituese.

3.3.2. Nuk duhet të përdorin informacion për ndonjë përfitim personal ose në çfarëdo mënyre që do të jetë në kundërshtim me ligjin ose e dëmshme për objektivat legjitime dhe etike të njësisë që auditohet. 3.4. Kompetenca

Audituesit e brendshëm:

3.4.1. Duhet të angazhohet vetëm në ato shërbime për të cilat ata kanë njohuritë e nevojshme, aftësitë, dhe përvojën e duhur.

3.4.2. Duhet të kryejnë shërbime të auditimit në përputhje me Standardet e Auditimit, ligjin në fuqi, Kartën e AB të Ministrisë së Financave dhe me këtë Udhërrëfyes.

3.4.3 Duhet të përmirësojnë vazhdimisht aftësitë e tyre, si dhe efektivitetin dhe cilësinë e shërbimit te tyre si auditues të brendshëm.

A. 4 Struktura e Ministrisë së Financave

Në vijim jepet organigrama e Ministrisë së Financave, sipas së cilës Drejtoria e Auditimit të Brendshëm është e krijuar si njësi më vete, e cila i raporton direkt Ministrit të Financave.

Pavarësia funksionale është e garantuar në ligjin dhe paketën e rregullave në fuqi në fushën e auditimit të brendshëm në sektorin publik. Kjo njësi nuk mer pjesë në asnjë veprimtari tjetër brenda sistemit, me përjashtim të asaj të dhënies së këshillave për menaxhimin.

P a g e | 11

Në vijim paraqitet Organigrama e Ministrisë së Financave:

Sekretari I Pergjithshe

m

Drejtoria e Fondit

Kombetar Menaxhimin

e IPA-s

Drejtoria e Pergjithshme

e Buxhetit

Drejtoria e Pergjithshme e Thesarit

Drejtoria e Pergjithshme e Menaxhimit

te Borxhit Publik

Drejtoria e Pergjithshme e Politikave Fiskale &

Makroekonomike

Drejtoria e Pergjithshme e Sherbimeve Mbeshtetese

Dr.Analizave, Politikave & Programimit

Buxhetor

Drejtotia Menaxhimit, Monitorimit te Buxhetit

Drejtoria e Menaxhimit

te Investimeve

Publike

Drejtoria e Marrdheniev

e Fiskale Nderqeveritare

Sektori I

Analizave &

Programimit Buxhet

or

Sektori Politika

ve Buxhet

ore

Sektori Sherbimit Social &

Administrativ

Sektori I Sherbimeve

Ekonomike & Infrastruktur

es

Drejtoria Operacionale

Drejtoria e Administrimit te Sistemit te Thesarit

Sektori I Menaxhimit

TSA-Llogarive Speciale te

Financimeve te Huaja

Sektori I Pagesave

Elektronike

Sektori I Menaxhimit

te Likujditeteve

te Parashikimeve Financiare

Sektori Shpenzimeve, te Ardhurave

& Raportimit

Fiskal

Drejtoria e Huamarrjes

Drejtoria e Strategjise &

Riskut

Drejtoria e Regjistrimit & Sherbimit te Borxhit

Sektori I Huamarrjes

se Brendshme

Sektori I Huamarrjes se Jashtme

Sektori I Kontrollit te Portofolit &

Riskut

Sektori I Nenhuave,

Garancive & Huamarrjes

Drejtoria e Makroekono

mise

Drejtoria e Politikave

Fiskale

Sektori Analizave

Makroekonomike

Sektori I parashikimev

e Makroekono

mike

Sektori I Analizave & Hartimit te Politikave

Fiskale

Sektori Analizave & Parashikimit

te te Ardhurave

Drejtoria e IT-se

Drejtoria e Finances dhe

Buxhetit

Drejtoria e Legjislacionit

Drejtoria e Integrimit Europian

Drejtoria e Burimeve

Njerezore & Sherbimeve

te Brendshem

S.Helpdesk & Suportit

Apl.S.Thesarit

S.Ad.B.Dhenave & Nd.S Kompjuter

S.Raportimit, Help Desk & M.Informacio

nit

S.Mirembajtjes, Back-up &

Sig. S.Informaci

Sektori I Finances &

Buxhetit

Sektori Pagesave te

Demshperblimeve

Sektori I Burimeve

Njerezore dhe Sherbimeve

Sektori I Arkivit,

Protokollit

Sektori I Prokurimit

Publik

Zyra e NAO-s

Ministri KabinetZv.Ministr.

Drjtoria e Pergjithm

Financimeve dhe

Kontraktimeve

Njesia Qendrore

Harmonizimit te

Menaxhimit Financiar te

Kontrollit

Njesia Qendrore e

Harmonizimit per

Auditimin e Brendshem

Drejtoria e Administrimit dhe Shitjes

se Prones Publike

Drejt. e Auditim

te Brendsh

Drejtoria Menaxhimit, Prokurimit & Kontraktime

ve

Drejtoria eMenaxhimit

Financiar

Drejtoria e Monitorimit & Sigurimit te Cilesise

Sektori I Menaxhimi

t te Prokurime

ve

Sektori Menaxhimit Prokurimeve

Sektori I Sigurimit te

Cilesise

Sektori I Monitorimit

Drejtoria e Metodologjis

e, Monitorimit& Vleresimit

te Cilesise

Drejtoria e Zhvillimit

Profesional & Analizes

Sektori I Administrimit te Pronave

Sektori I Shitjes se Pronave

Sektori I shitjes se te Ardhurave

nga perdorimi I

Prones Publike

Drejtoria e Investimit Financiar

Publik

P a g e | 12

P a g e | 13

A.5. Struktura e Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm

Drejtoria e Auditimit të brendshëm në kohën e hartimit të këtij Udhërrëfyesi ka në strukturë 9 punonjës nga të cilët një drejtues dhe 8 auditues. Struktura është e sheshtë pa nivele të ndërmjetme midis drejtuesit dhe stafit tjetër. Struktura mund të pësojë ndryshime në varësi të politikave të Ministrisë së Financave ose të qeverisë për ristrukturimin e administratës publike, pa ndikuar në cënimin e standardeve ndërkombëtare në fushën e Auditimit të Brendshëm, të pranuara dhe të pasqyruara në legjislacionin e fushës. Organigrama paraqitet si më poshtë:

 

A.6. Koncepte dhe parime kryesore të auditimit të brendshëm të sektorit publik

6.1 Koncepti i auditimit

Auditimi i brendshëm e ndihmon menaxhimin e sistemit të MF vetëm nëse:

i) Përmirëson procesin e vet të auditimit; ii) Siguron dhe rrit vlefshmërinë e raportimit të AB dhe rekomandimet;iii) Zhvillon dhe përmirëson cilësinë e programeve të auditimit, si dhe

pyetësorët mbi KB;iv) Zbulon, përvetëson dhe zhvillon më tej praktikat më të mira të partnerëve Kolegëve, etj.

Sipas Standardeve të Auditimit, përkufizimi i auditimit të brendshëm jepet si një veprimtari vlerësuese e krijuar brenda njësisë, si një shërbim për të. Për më gjerë Instituti i Audituesve të Brendshëm ( Institute of Internal Auditors- IIA), ka zhvilluar konceptim global në aspektin e përkufizimit të AB si më poshtë:

“ Audimi i Brendshëm është një veprimtari e pavarur, që jep siguri objektive dhe shërbime këshillimi, i projektuar për të shtuar vlerën dhe përmirësuar operacionet e organizatës. Ai ndihmon agjencinë në përmbushjen e

P a g e | 14

objektivave, nëpërmjet veprimtarisë së tij sistematike të disiplinuar në vlerësimin dhe përmirësimin e efektivitetit të menaxhimit të riskut, të proceseve të kontrollit dhe qeverisjes”.Çështja e AB përfshin një koncept më të gjerë rreth qeverisjes dhe riskut, duke konfirmuar që kontrolli ekziston në një organizatë për të menaxhuar riskun dhe për të nxitur qeverisje efektive.

Dy tipet e shërbimeve që AB parashikon që në përkufizimin e përcaktuar nga IIA janë:

i) Shërbime sigurie – një ekzaminim objektiv të evidencës me qëllim për të siguruar një vlerësim të pavarur mbi menaxhimin e riskut, proceseve të kontrollit ose qeverisjes për organizatën.

ii) Shërbimet e këshillimit – këshilla referuar aktiviteteve, operacioneve, menaxhimit të riskut apo kontrollit të brendshëm me qëllim shtimin e vlerës dhe përmirësimin e operacioneve të organizatës.

Përmes këtij dokumenti të gjitha referencat që jepen për AB, do të përfshijnë të dyja këto shërbime.

6.2 Sfidat e audituesit të brendshëmDisa nga atributet personale për të bërë një karrierë të sukseshme si auditues të brendshëm janë: Fokusimi; Audituesi i brendshëm ka nevojë të zhvillojë një fokus të qartë mbi objektivat e auditimit. Kjo mund të jetë e vështirë pasi kërkon zgjerim të aftësive, eksperiencë dhe njohje shumë të mirë të veprimtarive nën auditim, bazës rregullative, etj.

Dobishmëria: Një auditues i mirë është i aftë të përshtasë një sjellje të dobishme për menaxherët. Të gjithë menaxherët duhet të njohin risqet domethënëse/të rëndësishme që ndikojnë operacionet e punës, si dhe të dinë si ti menaxhojnë këto risqe. Ata kanë nevojë për sa më shumë ndihmë në këtë detyrë. Audituesit që dinë shkakun e risqeve, që vlerësojnë kontrollet që lidhen me to, dhe që janë të aftë të ndihmojnë menaxherët të zhvillojnë një strategji të qëndrueshme të menaxhimit të riskut, mund të sigurojnë një goxha efekt në shtimin e vlerës së një organizate.

A. 7. Zhvillimi i planifikuar i veprimtarisë. Dimensioni strategjik

Planifikimi është procesi më i rëndësishëm për disiplinimin e veprimtarisë së AB. Sapo një funksion auditimi ngrihet brenda organizatës, ai planifikon veprimtárinë audituese në nivel vjetor dhe në terma kryesisht afatshkurtër (2-3 vjet).

Që në përkufizim specifkohet që AB planifikohet me qëllim që ai të kryhet për të adresuar elementët e profilit të riskut të organizatës.

P a g e | 15

Drejtuesi i njësisë së auditimit duhet të hartojë planet e bazuar në risk duke caktuar prioritetet e veprimtarisë audituese në përputhje me qëllimet dhe objektivat e organizatës.

Planifikimi zhvillohet në dy nivele: strategjik dhe vjetor.

Plani Strategjik i auditimit hartohet me qëllim që të sigurojë që asnjë nga pjesët, departamentet, njësitë, institucionet vartëse, etj, nuk është hequr nga konsiderimi i auditimit.

Ai identifikon gjithashtu funksionet dhe proceset strategjike, operacionale dhe ato mbështetëse të MF,dhe institucioneve vartëse, burimet në dispozicion, si dhe risqet më të mëdha dhe më të mundshme që i shoqërojnë ato.

Audituesi i brendshëm ka një interes parësor mbi sistemet më kritikë që trajtojnë risqe të larta të trashëguara, si dhe fusha me risqe të larta të patrajtuara (të harruara, të fshehura, etj) .

Plani Strategjik si dhe rishikimi i tij miratohen nga titullari i organizatës- në rastin konkret nga Ministri i Financave.

Një plan strategjik i AB duhet të identifikojë ato fusha që menaxhimi i organizatës i konsideron për tu audituar, duke zhvilluar një mënyrë gjykimi sipas prioriteteve, i cili duhet të rezultojë pas një procesi të gjerë dhe të thellë të vlerësimit të riskut. Ai duhet të konsiderojë përveç kësaj edhe menaxhimin efektiv të burimeve të auditimit, stafit, kohës së punës dhe kostos së auditimit.

Mbulimi me auditim bëhet mbi bazën e risqeve relative si për shembull volume i buxhetit, problemeve prioritare, problemeve më të ekspozuara ndaj publikut, rezultate të mëparshme të auditimit, etj.

Sikurse dhe plani vjetor edhe ai strategjik përmban tre grup subjektesh të zgjedhura për planifikim, të cilat janë;

Të auditimit: Të cilat janë subjekte të specifikuara në fusha të caktuara nga vetë Drejtoria e Auditimit të Brendshëm.

Të mandatuara: Janë aktivitete që drejtoria duhet i mbulojë sipas ligjit. Këto angazhime duhet të mbahen në minimum nëse ato nuk konsiderohen si riskoze. Me fjalë të tjera, p.sh nuk duhet të ndërmerren angazhime të përsëritura brenda një viti, ose edhe çdo vit, nëse kjo cënon mbulimin me auditim të subjekteve të tjera të varësisë, ato me risk të lartë, etj.

Me kërkesë të menaxhimit: Të cilat janë subjekte për auditim të kërkuara nga Ministri i Financave.

Çdo vit plani strategjik duhet analizuar dhe rishikuar, duke pasqyruar ndryshime që vijnë nga ndryshimet operacionale, organizative, të buxheteve, të risqeve, etj. Këta faktorë duhet të konsiderohen për rishikim vetëm nëse ato janë materiale.

P a g e | 16

Plani Strategjik duhet të marrë në konsideratë:

i) Identifikimin e të gjitha subjekteve të varësisë, kohën e auditimit të fundit dhe klasifikimin e tyre.

ii) Identifikimi i subjekteve në të cilat kanë ndodhur ndryshime organizative, operacionale ose ligjore të rëndësishme nga auditimi i mëparshëm.

iii). Identifikimi dhe klasifikimi i subjekteve që konsiderohen potenciale, për nga tregues të tillë si: rëndësia, buxheti, burimet njerëzore, kompleksiteti i operacioneve, shtrirja, etj.

iv) Klasifikimi i subjekteve mbi bazën e riskut, duke ju nënshtruar një analize risku.

v) Identifikimin e nevojave dhe kërkesave të Ministrit të Financave për auditime.

vi) Gjykimin e Drejtorisë së Auditimit mbi të gjitha evidencat e mësipërme, dhe evidentimin e atyre subjekteve të klasifikuara për auditim sipas viteve.

vii) Llogaritja e burimeve të auditimit në dispozicion duke balancuar këto burime me nevojat për auditim sipas klasifikimit të mësipërm.

Formati i Planit Strategjik, i përshtatet formatit të unifikuar dhe të kërkuar nga Njësia Qendrore e Harmonizimit për Auditimin e Brendshëm.

Plani vjetor i AB, është një Program Vjetor Pune. Ai paraqet se si auditimi i brendshëm i përdor burimet e tij gjatë 12 muajve të vitit. Të bazuarit në kohë të angazhimeve të auditimit ose rialokimi i tyre bëhet nëpërmjet një parashikimi racional që njësia e auditimit propozon nëpërmjet Planit Vjetor të AB. Plani si dhe rishikimi i tij miratohen nga titullari i organizatës- në rastin konkret nga Ministri i Financave.

Në formatin e Planit vjetor të auditimit duhet të përfshihen në mënyrë të qartë;

i) Procesi i argumentimit mbi të gjitha çështjet që lidhen me planifikimin vjetor të veprimtarisë audituese, duke përfshirë arsyetimin e përdorur për zgjedhjen e auditimeve për planifikim, mbi bazën e vlerësimit të riskut, prioritetet/shqetësimet e menaxhimit, frekuencës midis dy auditimeve, historisë/rezultateve të auditimeve të mëparshme, etj.

ii) Renditjen e faktorëve të riskut që mendohet se e shoqërojnë procesin.

iii) Objektivat që auditimi kërkon të arrijë për vitin të cilit plani i referohet.

iv) Fushat e parashikuara për auditim. Lista e auditimeve dhe subjektet që do ti nënshtrohen auditimit, dhe një shpërndarje kohore të tyre gjatë vitit.

v) Një parashikim të burimeve të auditimit në ditë, njerëz, bazuar në një bilanc të menaxhimit të burimeve të auditimit ( njerëz dhe ditë pune në dispozicion).

Plani vjetor mund të rishikohet gjatë vitit duke rialokuar burimet, dhe të miratohet të Ministri i Financave. Rishikimi duhet të arsyetohet nga Drejtori i Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm, duke dhënë argumentet e këtij rishikimi. Rishikimi zakonisht

P a g e | 17

duhet të kryhet në gjysmën e dytë të vitit. Formati i Planit Vjetor, do ti përshtatet formatit të kërkuar nga Njësia Qendrore e Harmonizimit për Auditimin e Brendshëm.

A. 8. Aksesi për informacionAudituesit e brendshëm kanë akses mbi të gjitha regjistrimet dhe informacionet e organizatës që auditojnë. Kryerja e një auditimi nuk duhet të pengohet nga kufizimi në dhënien e informacionit nga njësia nën auditim, ose stafi i saj. Nëse një rast i tillë do të shfaqet ose nëse auditimi do të hasë vështirësi në sigurimin e plotë të informacionit që lidhet me objektin e auditimit apo çështje të tij. Përgjegjësi i grupit të auditimit duhet që menjëherë të diskutojë dhe të zgjidhë çështjen me menaxhimin më të lartë të njësisë që po auditohet, ose në të kundërt duhet t’ja paraqesë problemin Drejtorit të Auditimit.

Audituesit e brendshëm kanë akses mbi çdo regjistrim apo infomacion që lidhet me objektin e auditimit.

A. 9. Kompetenca, cilësia dhe objektiviteti

Audituesi i brendshëm duhet të tregojë shkallë të lartë profesionalizimi në ushtrimin e funksionit të tij, me qëllim garantimin e cilësisë dhe trajtimin e paanshëm të çështjeve që auditon. Për këtë arsye, përveç të gjitha masave që burojnë nga Standardet e Auditimit, si dhe ky Udhërrëfyes, për të garantuar kompetencë, cilësi dhe objektivitet të veprimtarisë audituese, audituesit i kërkohet në fillim të çdo viti nënshkrimi i Deklaratës së Pavarësisë, Objektivitetit dhe Kompetencës. Në këtë dokument ai vetëdeklaron mbi të gjitha kriteret që garantojnë këto tre cilësi.

Deklarata e pavarësisë, objektivitetit dhe kompetencës së AB të MFDrejtoria e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave ka hartuar formatin standard të Deklaratës së objektivitetit, kompetencës dhe paanësisë, si një nga dokumentet e saj të rëndësishme për të garantuar zhvillimin e auditimeve të pavarura, objektive dhe me nivel të lartë profesional. Deklarata është një dokument individual, e cila pranohet dhe nënshkruhet nga çdo auditues i kësaj njësie auditimi. Formati standard jepet si më poshtë:...................................................................................................................................................................................

Formati i Deklaratës së objektivitetit, kompetencës dhe paanësisë

Audituesi _________________________

Viti i deklarimit _____________________

Bazuar në ligjin nr. 9720 datë 23/04/2007 “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik”, i ndryshuar me ligjin nr. 10318, datë 16/09/2010, si dhe në Manualin e Auditimit, Kodin e Etikës dhe Kartën e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave, Publik, deklaroj se:

P a g e | 18

1. Gjatë gjithë veprimtarisë time si auditues në njësinë e auditimit të brendshëm të Ministrisë së Financave, strukturë dhe përbërje organike të Ministrisë së Financave, ku unë jam i punësuar, do të veproj dhe do të zbatoj detyrat e mia në mënyrë profesionale dhe të pavarur, duke dhënë gjykimin tim objektiv, të paanshëm dhe me kompentencë si auditues. Për këtë nuk do të angazhohem në asnjë detyrë tjetër brenda subjektit publik ku unë jam i punësuar ose jashtë subjektit publik, kur ky angazhim cënon objektivitetin, kompetencën dhe paanësinë.

2. Do të ruaj integritetin tim personal dhe profesional në realizimin e detyrës, duke vepruar në mënyrë korrekte dhe në përputhje me parimet e auditimit të brendshëm duke mbajtur parasysh vetëm interesin publik. Nuk do të hyj në asnjë marrëdhënie individuale me drejtuesit dhe punonjësit e njësisë që do të auditoj nëse kjo do të cënojë, dobësojë apo kompromentojë parimin e paanësisë dhe objektivitetin në angazhimin tim gjatë kryerjes së detyrës si auditues. Çdo rrethanë që mund të influencojë negativisht në realizimin me cilësi të auditimit dhe sipas gjykimit tim, përbën konflikt interesi, do të bëhet e njohur te drejtuesi i njësisë së auditimit përpara se të fillojë detyra e auditimit në një angazhim auditimi ku unë do të jem pjestar i grupit të auditimit, me qëllim që të merret në konsideratë prej tij.

3. Do të respektoj; kërkesat e përcaktuara në ligjin nr. 9720, datë 23/04/2007 “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik”, i ndryshuar me ligjin nr. 10318, datë 16/09/2010, dhe në Manualin e Auditimit, si dhe Kodin e Etikës dhe Kartën e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave, si dhe aktet e tjera ligjore dhe nënligjore që lidhen me zbatimin e procedurave të auditimit në organizatën ku unë do të kryej veprimtari audituese.

4. Do të respektoj kërkesat e përcaktuara në ligjin nr. 9720, datë 23/04/2007 “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik”, i ndryshuar me ligjin nr. 10318, datë 16/09/2010, dhe të ligjit nr.9131, datë 08.09.2003 “Për rregullat e etikës në administratën publike” të ndryshuar , si dhe të ligjit nr. 9367, datë 07.04.2005 “Për parandalimin e konfliktit të interesave në ushtrimin e funksioneve publike” të ndryshuar duke synuar në parandalimin e çdo konflikti interesi që mund të shkaktohet nga pranimi i dhuratave që mund të influencojnë në pavarësinë dhe integritetin tim si auditues. Në asnjë rast, nuk do shfrytëzoj postin (pozitën) zyrtar për përfitime personale. Do të parandaloj çdo rrethanë që paraqet risk ose cënon pozicionin tim si auditues.

5. Në veprimtarinë time si auditues do të respektoj dispozitat ligjore që lidhen me konfidencialitetin në ushtrimin e detyrës. Gjithë informacioni i vënë në dispozicionin tim, nga organizata (subjekti) që unë do të auditoj, do të përdoret vetëm për qëllimet e auditimit dhe do të raportohet sipas kërkesave dhe standardeve profesionale.

6. Do të përdor metoda dhe teknika auditimi cilësore të tilla që të garantoj nivelin më të lartë të mundshëm të cilësisë së punës. Për këtë, do të zbatoj Manualin e Auditimit të Brendshëm, metodika, metodologji, udhërrëfyes dhe procedura të cilat më japin mundësi për të kryer detyrën me efektivitet dhe eficencë.

7. Do të respektoj detyrimin tim për të mbajtur nivel të mirë profesional dhe gjatë gjithë kohës, do të zbatoj standarde të larta profesionale me qëllim që të kryej detyrat e mia me përkushtim, duke bashkëpunuar me anëtarët e grupit (kolegët) dhe komunikuar me eprorët sipas shkallës hierarkike.

P a g e | 19

8. Do të hartoj programe auditimi dhe do të kryej auditime në mënyrë profesionale i çliruar nga çdo formë paragjykimi si dhe do të jem i përgatitur për të renditur gjetjet që përmbajnë gabime materiale, shpërdorime, abuzime, apo fenomene me karakter vjedhje e korrupsione për të adresuar në mënyrë profesionale të gjitha rekomandimet që sigurojnë përmirësimin e sistemit të menaxhimit financiar dhe kontrollit të organizatës. Rastet që përbëjnë vepra penale do ti roportoj në strukturat përkatëse të specializuara sipas rrugës zyrtare dhe hierarkike.

9. Do të mundohem të implementoj veprimtari audituese, në përputhje me standardet ndërkombëtare dhe praktikat më të mira të auditimit të vendeve të Bashkimit Europian.

10. Gjatë përdorimit të informacionit si auditues, do të ndjek dhe zbatoj instruksionet mbi sigurinë e informacionit, si dhe ato për kufizimet e tij.

11. Në ushtrimin e detyrës si auditues sjellja ime do të reflektojë besim, do të jetë konfidenciale dhe me besueshmëri tek organizata (Institucioni publike) ku unë do të angazhohem si auditues dhe tek drejtuesi i njësisë së auditimit ku unë jam i punësuar.

12. Duke vlerësuar se besimi i publikut dhe respekti për punën e audituesit është kryesisht rezultat i aftësive, punës në grup, gjykimit dhe punës profesionale, do të garantoj që raportet dhe deklaratat e hartuara prej meje, të konsiderohen të plota e të besueshme nga palët e treta dhe publiku.

13. Garantoj se zotëroj kualifikimin e nevojshëm dhe do ta vë tërësisht në zbatim, përvojën time profesionale për të realizuar veprimtari audituese me efektivitet. Garantoj se kam kompetencën që plotëson nevojat e fushës dhe kompleksitetin e detyrës audituese.

14. Do të jem i angazhuar për përditësimin e aftësive të mia në përputhje me zhvillimin profesional, brenda fushës së auditimit, përveç mundësive që do të më ofrojë punëdhënësi.

Audituesi__________________ Data ____________________ (Emri/ Mbiemri/ Firma) (data/muaji/viti)

…………………………………………………………………………………………………..

A.11. Karta e AB të MF

Karta e AB të Ministrisë së Financave është hartuar dhe miratuar nga Ministri i Financave dhe bëhet pjesë e këtij Udhërrëfyesi. Ajo i shërben audituesit të brendshëm të zhvillojë veprimtarinë e tij në përputhje me ligjet dhe rregullat në fuqi, me standardet ndërkombëtare dhe me praktikat më të mira profesionale të fushës. Ai orienton audituesin drejt zhvillimit të aftësive profesionale dhe kompetencës në ofrimin e shërbimit të tij, si dhe e mbron këtë veprimtari nga cënimi i pavarësisë, objektivitetit dhe etikës profesionale në dhënien e gjykimit bazuar mbi rezultatet e auditimit. Karta paraqitet si më poshtë:…………………………………………………………………………………………………..

P a g e | 20

Karta e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave

Karta e Auditimit të Brendshëm është dokumenti që përshkruan qëllimin, autoritetin dhe përgjegjësitë e auditimit të brendshëm të përcaktuara në standardet ndërkombëtare për praktikat profesionale të kësaj veprimtarie. Karta formalizon dhe pozicionon veprimtarinë e auditimit të brendshëm si njësi brenda Ministrisë së Financave dhe specifikon qëllimin e aktiviteteve të auditimit të brendshëm. Ky dokument luan rol të rëndësishëm në përmbushjen e objektivave të veprimtarisë audituese.

Statusi Organizativ:

Struktura dhe organizimi i Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm miratohet me Urdhër të Kryeministrit si pjesë përbërëse e strukturës së Ministrisë së Financave. Kjo njësi ka varësi organizative nga Sekretari i Përgjithshëm dhe varësi funksionale nga Ministri i Financave. Aktualisht struktura është e organizuar me 1 Drejtor dhe 8 Inspektorë.

Qëllimi:

Kryerja e një veprimtarie të pavarur auditimi, per të dhënë siguri objektive menaxhimit dhe këshilluar drejtimin, për përdorimin efektiv të burimeve, duke ndihmuar në mënyrë sistematike dhe të programuar në përmirësimin e eficiencës, menaxhimit të riskut, kontrollit dhe proceseve, e të qeverisjes.

Misioni:

Kryerja e auditimit të brendshëm në përputhje me aktet ligjore e nënligjore në fuqi, standardet ndërkombëtare të auditimit të brendshëm të pranuara dhe shpallura nga Ministri i Financave dhe programeve strategjike dhe vjetore të miratuara nga Ministri i Financave.

Objekti:

Kryerja e auditimit të brendshëm në të gjitha subjektet e sistemit të Ministrisë së Financave, për të gjitha strukturat, programet, veprimtaritë dhe proceset, përfshirë dhe veprimtaritë me burime, fondet e Bashkimit Evropian.

Përcaktimi nëse sistemi i Ministrisë së Financave për proceset e menaxhimit të rrezikut, kontrollit dhe qeverisjes të hartuara dhe paraqitura nga menaxhimi, janë adekuate dhe funksionojnë në atë mënyrë sa që garanton se:

Risqet identifikohen dhe menaxhohen në mënyrën e duhur; Ndërveprimi me grupet e ndryshme të qeverisjes ndodh sipas nevojës dhe me

efektivitet; Informacioni thelbësor financiar, menaxherial dhe operacional është i saktë, i

besueshëm dhe në kohë;

P a g e | 21

Veprimet e punonjësve janë në përputhje me politikat, standardet, procedurat dhe ligjet e rregulloret e zbatueshme;

Burimet sigurohen me ekonomicitet, përdoren me eficiencë dhe mbrohen në mënyrë adekuate;

Realizohen programet, planet dhe objektivat; Cilësia dhe përmirësimi i vazhdueshëm janë integruar në procesin e kontrollit të

brendshëm; Çështjet e rëndësishme legjislative ose rregullatore që kanë ndikim në njësi janë

pranuar dhe adresuar siç duhet.

Përgjegjshmëria :

Drejtuesi i Njësisë së Auditimit të Brendshëm në përmbushjen e detyrave të veta, është përgjegjës përpara menaxhimit që:

Të japë vlerësime vjetore për Ministrin e Financave si drejtuesi i organizatës publike mbi përshtatshmërinë dhe efektivitetin e kontrollit të brendshëm dhe menaxhimit të risqeve të rëndësishëm, dhe për objektin e dokumentuar të punës audituese.

Të raportojë rregullisht për dobësitë thelbësore të identifikuara nga auditimi, së bashku me rekomandime për përmirësimin e mjedisit të kontrollit të brendshëm.

Të informojë periodikisht menaxhimin e lartë mbi gjendjen dhe rezultatet e planit vjetor të auditimit dhe mjaftueshmërinë e burimeve të Drejtorise së Auditimit të Brendshëm.

Të raportojë për rezultatet e shërbimeve këshillimore dhe konsulencës për menaxhimin e lartë, si një nga detyrat e tij të ngarkuara me ligj.

Të koordinojë dhe mbikëqyrë funksionet e tjera të kontrollit dhe ato monitoruese (menaxhimin e riskut, përputhshmërinë, sigurinë, ligjshmërinë, etikën, mjedisin, auditimin e jashtëm).

Përgjegjësia :

Drejtori i Auditimit të Brendshëm, është përgjegjës për: Hartimin e metodave apo udhëzimeve për fusha të veçanta të Auditimit të

Brendshëm, në zbatim të manualit të auditimit apo akteve të tjera të nxjerra nga Ministri i Financave.

Hartimin e planeve vjetore dhe strategjike për veprimtarinë e Auditimit të Brendshëm në strukturat e Ministrisë së Financave.

Hartimin e një plani vjetor për auditimin e brendshëm, bazuar në metodologjinë e vlerësimit të riskut, duke përfshirë risqet e kontrollit të brendshëm të sugjeruara nga menaxhimi, dhe të paraqesë këto plane për miratim Ministrit të Financave.

Zbatimi i planit vjetor të auditimit siç është miratuar edhe ndonjë detyrë ose projekt të posaçëm të kërkuar nga menaxhimi të miratuar paraprakisht nga Ministri i Financave.

Përgatitja e raporte vjetore dhe periodike të cilat të përmbajnë të dhëna lidhur me:

P a g e | 22

Angazhimet dhe objektivat e auditimit të kryer gjatë periudhës së raportuar, kohë-zgjatja e çdo auditimi, dhe nëse ka patur shmangie nga plani jepen arsyet dhe argumentet përkatës;

Konkluzionet dhe përfundimet lidhur me funksionimin e sistemeve të kontrollit brenda në organizatë, së bashku me rekomandimet për përmirësim;dhe

Veprimet e ndërmarra nga menaxhimi për zbatimin e rekomandimeve, si dhe çdo rekomandim të pa zbatuar;

Mbajtja e stafit auditues me nivel profesional dhe me njohuri të mjaftueshme, aftësi, përvojë dhe certifikime profesionale në përmbushje me kërkesat e kësaj Karte;

Ndërtimi i programit të sigurimit të cilësisë me anë të së cilit sigurohet funksionimi i veprimtarisë audituese;

Kryerja e shërbimeve të konsulencës, përtej shërbimeve të Auditimit të Brendshëm për dhënien e sigurisë dhe të asistojë menaxhimin në arritjen e objektivave;

Të identifikojë, vlerësojë ose testojë proceset dhe operacionet e reja ose ato te sapo ndryshuara, si dhe proceset dhe sistemet që lidhen me zhvillimin, implementimin ose zgjerimin e tyre;

Ti konsiderojë fushat e mbuluara nga Auditimi i Jashtem, me qëllim që të garantojë mbulimin sa më optimal me auditim të fushave të tjera, me një kosto të arsyeshme;

Lëshimi i raporteve periodike për Ministrin e Financave ku të jepen të përmbledhura rezultatet e veprimtarisë së auditimit dhe tendencat e lindura dhe praktikat e suksesshme në Auditimin e Brendshëm.

Audituesit e Brendshëm, janë përgjegjës për: Kryerjen e angazhimeve të Auditimit të Brendshëm në pajtim me udhëzimet dhe

metodat e miratuara nga Ministri i Financave, me qëllim vlerësimin nëse, sistemet e menaxhimit financiar dhe kontrollit si dhe performanca e njësisë së audituar janë transparente dhe në përputhje me ligjet e rregullat, si dhe burimet përdoren me dobi, frytshmëri dhe kursim.

T’i propozojnё drejtuesit tё njёsisё sё auditimit dhe, nёpёrmjet tij, drejtuesit tё subjektit, pezullimin deri nё shqyrtimin nga organi pёrkatёs tё veprimeve tё kundёrligjshme, tё cilat dёmtojnё rёndё interesat e subjektit dhe/ose janё tё arsyetuara e pёrbёjnё vepёr penale.

T’i japin rekomandime subjektit tё audituar pёr ndreqjen e parregullsive, pёr masat qё duhen ndёrmarrё nё rastet e dёmeve ekonomike dhe financiare pёr zhdёmtimin e tyre, si dhe tё japë rekomandime, tё cilat synojnё tё ulin mundёsinё e pёrsёritjes sё kёtyre rasteve nё tё ardhmen.

Tё mos bёjnё publike asnjё tё dhёnё, fakt apo rast tё gjetur gjatё kryerjes sё auditimit apo tё lidhur me tё, si dhe tё ruajnё dokumentet pёr çdo veprimtari auditimi tё kryer, bazuar nё detyrimet qё rrjedhin nga ligjet nё fuqi pёr tё drejtat e pёrdorimit dhe tё arkivimit tё informacionit zyrtar.

Tё kryejnё auditime nё mёnyrё tё pavarur, nga pikёpamja profesionale, duke u udhёhequr nga interesi publik, pёr tё forcuar besimin nё ndershmёrinё, paanёsinё dhe efektivitetin e shёrbimit.

P a g e | 23

Të kryejë shërbime të konsulencës, përtej shërbimeve të sigurisë dhe të asistojë menaxhimin në arritjen e objektivave.

Të identifikojë, vlerësojë ose testojnë proceset dhe operacionet e reja ose ato të sapo ndryshuara, si dhe proceset dhe sistemet që lidhen me zhvillimin, implementimin ose zgjerimin e tyre.

Pavarësia:

Audituesit e Brendshëm kryejnë angazhimet në mënyrë që të kenë besim për sa i përket produktit të punës të tyre dhe të mos bëjnë ndonjë kompromis për sa i përket cilësisë.

Punonjësit e Auditimit të Brendshëm kanë pavarësi funksionale dhe organizative. Pavarësia funksionale nënkupton se strukturat e auditimit janë të pavarura në planifikimin, kryerjen dhe raportimin e rezultateve të auditimit nga subjekti që auditohet. Kryerja e auditimit duhet të zhvillohet sipas kuadrit ligjor e rregullator dhe standardeve të miratuara dhe nuk i nënshtrohet asnjë ndikimi tjetër nga individë me autoritet, qofshin këta brenda apo jashtë sistemit të Ministrisë së Financave. Audituesit respektojnë strukturat në njësinë që auditohet, rregullat e etikës dhe sjelljes në shërbimin civil.Pavarësia Organizative brenda njësisë nënkupton që inspektorët e auditimit raportojnë te Drejtori i Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm dhe nëpërmjet tij, raportohet drejtpërdrejt te Ministri i Financave. Ata nuk mund të angazhohen në detyra të tjera brenda njësisë të cilat nuk lidhen me funksionet e Auditimit të Brendshëm. Drejtoria e Auditimit te Brendshëm është pjesë e strukturave të menaxhimit dhe jo e strukturave operacionale të Ministrisë së Financave.Audituesit e Brendshëm duhet të mbajnë qëndrim të paanshëm dhe ti shmangen konfliktit të interesit.

Autoriteti :

Drejtuesi i njësisë dhe stafi i auditimit janë të autorizuar : Të kenë akses të pakufizuar tek të gjitha funksionet, regjistrat, pronat dhe stafi. Të shpërndajnë burimet, të vendosin frekuencat, të përzgjedhin fushat, tematikat,

të përcaktojë objektin e punës dhe të aplikojë teknikat e kërkuara për të realizuar objektivat e auditimit.

Tё ushtrojnё nё mёnyrё tё pavarur funksionin e auditimit, pa lёnё hapёsirё pёr ndёrhyrje nga kolegёt, mbikёqyrёsit, drejtuesit e njёsisё sё auditimit apo pala e audituar, me pёrjashtim tё marrёdhёnieve tё ndёrsjella tё kёshillimit.

Tё kёrkojnё tё gjitha tё dhёnat me karakter teknik, ekonomik e financiar dhe tё drejtimit pёr subjektin qё auditohet, duke marrё pёrsipёr ruajtjen e fshehtёsisё sё informacionit, sipas legjislacionit nё fuqi.

Tё marrin nga punonjёsit e subjektit tё audituar, pёr rastet qё gjykohet e nevojshme, shpjegime, deklarata dhe fotokopje tё dokumenteve, nё tё cilat drejtuesi i subjektit tё audituar ka vёnё shёnimin “e njёjtё me origjinalin”, si dhe materiale tё transportueshme, nё formё elektronike, qё kanё lidhje me auditimin e

P a g e | 24

brendshёm tё subjektit. T’i paraqesin kërkesën drejtuesit tё njёsisё sё auditimit për heqjen dorё nga njё

veprimtari auditimi, kur çmojnё se pёr shkaqe tё argumentuara cënohen besueshmёria dhe cilёsia e auditimit.

Të kërkojnë t’i ofrohet asistenca dhe bashkëpunimi i nevojshëm nga personeli i njësisë që auditohet gjatë zhvillimit të veprimtarisë së auditimit, si dhe shërbime të tjera të specializuara nga brenda ose jashtë subjektit që auditohet.

Audituesit e brendshëm zbatojnë parimet e ligjshmërisë, pavarësisë, paanësisë dhe fshehtësisë. Audituesit në çdo kohë duhet të pasqyrojnë integritet moral dhe profesional dhe të respektojnë Kodin e Etikës.

Kufizimet :

Drejtuesi i njësisë dhe stafi i auditimit nuk janë të autorizuar : Të kryejnë asnjë detyrë operacionale brenda Ministrisë së Financave. Të jenë të zgjedhur në strukturat drejtuese të partive politike. Të ushtrojnë çdo veprimtari ose punë tjetër me pagesë, ose të kenë përfitime të

tjera, të natyrave dhe formave që i bëjnë të jenë në konflikt interesash me ushtrimin e auditimit.

Të krijojnë ose miratojnë transaksione të llogarisë etj, që janë jashtë departamentit të Auditimit të Brendshëm.

Të drejtojnë veprimtaritë e punonjësve që nuk janë punësuar nga njësia e Auditimit të Brendshëm, përveçse kur këta punonjës janë caktuar në grupet e auditimit sipas nevojës, ose në ndonjë mënyrë tjetër për të ndihmuar Audituesit e Brendshëm.

Standardet :

Drejtori i Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm dhe stafi i kësaj Drejtorie në çdo kohë duhet t’i referohet ligjit nr.9720 datë 23.04.2007 “Për Auditimin e Brendshëm në Sektorin Publik” i ndryshuar, Kodit të Etikës dhe standardeve ndërkombëtare për praktikat profesionale të auditimit të brendshëm të shpallura nga Ministri i Financave.

...................................................................................................................................

Seksioni B

B.1 Procedurat e Auditimit

B.1.1. Procesi i auditimit Procesi i auditimi kalon nëpër 4 faza themelore të paraqitura skematikisht në vijim.

P a g e | 25

Procesi i auditimit përfshin:

i) Planifikimin;ii) Auditimin në terren;iii) Raportin e auditimit;iv) Zbatimin e rekomandimeve.

Të 4 fazat themelore të një procesi të plotë auditimit plotësohet me të gjitha nën fazat dhe veprimet e detajuara brenda tyre të paraqitura në mënyrë më poshtë.

Secila nga fazat e mësipërme ka procedura të përcaktuara me qëllim rregullimin dhe disiplinimin e procesit dhe garantimin e cilësisë së veprimtarisë audituese.

Planifikimi

Puna ne terren

Zbatimi I rekomandimeve

Raporti I Auditimit

P a g e | 26

B.1.1.1. Planifikimi

Subjekti që do t’i nënshtrohet auditimit duhet të jetë i planifikuar në Planin vjetor të Njësisë së Auditimit të Brendshëm. Për secilin subjekt të planifikuar për auditim hartohet Plani i Auditimit. Veprimet që ndërmerren në këtë fazë janë;

- Letra për njoftimin e auditimit;- Takimi i fillimit;- Shqyrtimi paraprak;- Rishikim i Kontrollit të Brendshëm;- Programimi i auditimit.

Njoftimi i subjektit që do të auditohet

Procesi për planifikimin e një auditimi konkret fillon që me njoftimin e subjektit të planifikuar për auditim. Ky njoftim duhet të dërgohet rreth 10 ditë para, por jo më pak se 5 ditë para fillimit të misionit, në varësi të distancës gjeografike dhe kohës që nevojitet për marrjen e tij nga subjekti. Në të njëjtën kohë, Drejtuesi i Njësisë së Auditimit, organizon punën për caktimin dhe njoftimin e grupit të auditimit, të cilit do ta ngarkojë në këtë angazhim. Përzgjedhja e grupit të auditimit ka të bëjë me menaxhimin e burimeve të auditimit, si ato njerëzore, financiare dhe profesionale, si dhe menaxhimin e kostos së auditimit, si dhe në të njëjtën kohë të riskut të fushës/subjektit të caktuar për auditim. Mbi këtë bazë, Drejtuesi i Njësisë së Auditimit ka parasysh renditjen e kritereve sipas prioriteteve si më poshtë:

- Përputhjen e fushës së auditimit me nivelin profesional të audituesve.

- Përputhjen sa më shumë të jetë e mundur të bilancit të burimeve njerëzore për çdo subjekt me atë të planifikuar në planin vjetor.

- Respektimin e parimit kosto/përfitim, me qëllim kryerjen e auditimeve me koston më të ulët të mundshme.

Grupit të auditimit i vihet në dispozicion, si dhe në të njëjtën kohë njoftohet mbi angazhimin me të cilin është ngarkuar nëpërmjet Shkresës së Njoftimit të Subjektit, me qëllim organizimin e punës së mëtejshme sipas fazave të procesit të auditimit.

Një format standard i shkresës jepet si më poshtë:

P a g e | 27

…………………………………………………………………………………………………..

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMINISTRIA E FINANCAVE

DREJTORIA E AUDITIMIT TË BRENDSHËMNr.______Prot. Tiranë,më 20....

Për: ____________________________________________ ( Emërtimi dhe adresa e njësisë që do të auditohet)

Për dijeni: Grupit të AuditimitSubjekti: Për fillimin e misionit të auditimit

Në zbatim të ligjit nr. 9720, datë 23.04.2007  « Për auditimin e brendshëm në sektorin publik », i ndryshuar, dhe urdhrit të Ministrit të Financave nr._______ datë _______, “ Për miratimin e planit vjetor 20… të Drejtorisë së Auditimit Brendshëm të Ministrisë së Financave”, në institucionin tuaj është planifikuar te zhvillohet një angazhim auditimi ( shëno, i plotë, tematik mbi fushën…. etj ashtu siç është planifikuar) , për periudhën nga …/…/20.. deri …/…/20…. Në këtë auditim do të angazhohet Grupi i Punës i përbërë nga :

1. _________________ Përgjegjës2. _________________ Anëtar3. _________________ Anëtar

Auditimi është planifikuar të kryhet nga data …/…/20… deri më datë …/…/20..., sipas një programi të detajuar. Për këtë arsye kërkojmë të kontaktojmë me Ju për të prezantuar grupin e punës, diskutuar aspektet e realizimit të këtij auditimi dhe plotësinë e programit të auditimit.

Gjithashtu per të realizuar misionin e këtij auditimi në përputhje me ligjin dhe standardet, kërkohet angazhimi juaj për krijimin e kushteve normale të punës dhe vënia në dispozicion e dokumentacionit dhe e punonjësve që mbulojnë fushën/fushat që do ti nënshtrohen këtij auditimi.Ju faleminderit!

Me respekt, Drejtuesi i Njësisë së Auditimit____________________________ (Emri Mbiemri, Firma, Vula)

P a g e | 28

…………………………………………………………………………………………………..

Takimi i fillimit Grupi i punës, i përfaqësuar nga përgjegjësi i tij, cakton kohën dhe vendin për takimin e fillimit, në bashkëpunim me Drejtuesin e subjektit që do të auditohet. Në këtë takim mund të marrë pjesë edhe Drejtuesi i Njësisë së Auditimit, sipas gjykimit të tij. Takimi i fillimit i shërben;i) Prezantimit të grupit të punës dhe përfaqësuesit/përfaqësuesve të subjektit që do

të auditohet. ii) Prezantimit me organizatën/departamentin/njësinë që do ti nënshtrohet auditimit,

si dhe prezantimi i objektivave të auditimit. Në rastet kur audituesi e ka për të disajtën herë që angazhohet në misione audituese në të njëjtën organizatë, palët fokusohen vetëm në ndryshimet e ndodhura midis dy auditimeve.

iii) Prezantimit të procedurave të punës dhe e raportimit të auditimit shkurtimisht, me qëllim që procesi të jetë objektiv dhe i paanshëm.

Grupi duhet të garantojë se do bëjë trajtim objektiv të:

i) Çdo gjetje, si dhe faktet që e mbështesin atë; ii) Çdo gjetje potenciale do të diskutohet me menaxhimin dhe personelin

përgjegjës para se grupi të largohet nga puna në terren.

Grupi duhet të bëjë të ditur paraprakish që në takimin e fillimit me njësinë që do të auditohet për hapat e mëtejshme si:

iii) Auditimi do të prezantojë fillimisht Raportin Paraprak të Auditimit për ta njohur menaxhimin me rezultatet e auditimit, si dhe mbi afatin që ai do të presë përgjigjen rreth tij, i cili është 10 ditë pune;

iv) Të vërë në dijeni se një takim tjetër përmbylles do të mbahet për diskutimin e gjetjeve dhe rekomandimeve të projekt raportit;

v) Mënyrën e përcjelljes si dhe afatin e Raportit Final, si dhe mënyrën dhe afatin e njoftimit mbi zbatimin e rekomandimeve, i cili është 30 ditë;

vi) Mënyrën dhe afatin e verifikimit mbi zbatimin e rekomandimeve nga auditimi sipas procedurave që do të jepen në këtë seksion të Udhërrëfyesit.(B.1.1.4)

Takimi i fillimit dokumentohet nga audituesit sipas formatit standard të mëposhtëm: …………………………………………………………………………………………………..

Takimi i fillimit

♦ Mbahet më --------------------------------------------------- (Data/muaji viti).

♦ Njësia e Auditimit të Brendshëm [emri]-----------------------------------------------------

P a g e | 29

♦ Njësia që do ti nënshtrohen auditimit (emri)------------------------------------------------

♦ Fusha e auditimit (fusha/fushat që do të planifikohen në planin e auditimit) 1)-------------2)--------------3)------------------------

♦ Pjesëmarrësit në takim nga të dyja palët: 1)-----------2)-------------3)----------------dhe 1)----------2)-------------3)---------------( vendos emrin mbiemrin dhe funksionin e secilit)

♦ Pikat për diskutim në takimin e fillimit

Prezantimi i palëve në takim dhe caktimi i mënyrës së komunikimit midis tyre gjatë procesit të auditimit._____________________________________________________________________________________________________________________________________Paraqitja e objektivave të auditimit.______________________________________________________________________________________________________________________________________Përshkrimi i detajuar i fushave që do ti nënshtrohen auditimit, si dhe nënpikave që lidhen me secilën prej tyre. _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Përcaktimi i informacionit që vlerësohet i nevojshëm për zhvillimin e auditimit, burimin e furnizimit me informacion, si dhe personat përgjegjës që do ta garantojnë këtë informacion për grupin e auditimit.______________________________________________________________________________________________________________________________________Zgjidhja e problemeve të tjera që palët i gjykojnë të nevojshme për të siguruar një proces me vijimësi normale, si ambienti i punës, aksesi në SIT-e të ndryshme, etj, si dhe caktimi i një personi kontakti nga njësia e audituar për zgjidhjen e problemeve të kësaj natyre në rast nevoje.______________________________________________________________________________________________________________________________________Rënia dakord për datën e fillimit të misionit auditues si dhe për atë të përfundimit të tij. ______________________________________________________________________________________________________________________________________Mënyrën e komunikimit mbi caktimin e takimeve të tjera në vijim të procesit të auditimit. Personi i kontaktit. ______________________________________________________________________________________________________________________________________Përgjegjësi i grupit të auditimit _______________________ Emri/ Mbiemri ) Data___/____/____

P a g e | 30

Shqyrtimi paraprak, i cili ka të bëjë me prezantimin me organizatën/departamentin/ njësinë që do ti nënshtrohet auditimit, për sa i përket, kuadrit ligjor, aktet e brendshme që rregullojnë veprimtarinë, strukturën, operacionet e punës që kryhen, ndryshimet më të fundit në të gjitha më sipër, etj. Grupi i Punës diskuton me drejtuesit dhe përfaqësuesit e tjerë në takim, për të gjitha çështjet e tjera që i gjykon se i shërbejnë grupit të punës për të siguruar një auditim sa më të plotë, profesional dhe cilësor. Ai duhet të tërheqë dhe përfshijë në program edhe shqetësime të Drejtuesve të subjektit që do të auditohet, dhe që kanë lidhje me tematikën dhe llojin e auditimit të planifikuar.

Rishikimi i kontrollit të brendshëm, përveç sa më sipër, ka të bëjë me krijimin e një përshtypje sa më të qartë mbi të 5 komponentët e sistemit të KB, të ngritur nga njësia/departamenti/organizata, me qëllim vlerësimin nëse ky sistem i shërben siç duhet realizimit të objektivave, ruajtjes së aseteve dhe garanton operacione efektive, eficiente dhe ekonomike. Grupi i auditimit shqyrton edhe rregjistrin e risqeve të evidentuara nga njësia që do ti nënshtrohet auditimit, me qëllim që ti referohet atij në hartimin e planit të auditimit.

Hartimit i Programit të Auditimit ose i quajtur ndryshe Plani i Auditimit hartohet nga Grupi i Punës në përfundim të hapave të mësipërm. Ai duhet të jetë sa më i plotë, gjithëpërfshirës dhe në përputhje me qëllimin dhe objektivat e auditimit, si dhe të mbulojë zonat me risk sipas një vlerësimi paraprak të grupit të auditimit, të bazuar në konkluzionet e arritura nga hapat e mësipërm.

Gjatë fazës së hartimit të planit të auditimit anëtarët e grupit të auditimit i referohen takimit me përfaqësuesit e departamentit / njësisë që do ti nënshtrohet auditimit me qëllim grumbullimin e informacionit si dhe për të kryer një rishikim paraprak mbi operacionet që do auditohen. Informacioni që mund të kërkohet më tepër në këtë rast është, struktura dhe organigrama e organizatës, rregulloret, politikat dhe procedurat, kontratat ose marrëveshjet e ndryshme, etj. Gjithashtu gjatë fazës së planifikimit dhe rishikimit paraprak mbi kontrollin ekzistues evidentohen dhe risqet që shoqërojnë organizatën/ departamentin/ funksionin, etj. Në këtë fazë i komunikohen menaxhimit edhe objektivat e auditimit. Një program auditimi mund të identifikojë edhe testet e auditimit që do të kryhen mbi vlerësimin e efektivitetit të kontrollit dhe për të vlerësuar nëse ai po funksionon për qëllimin për të cilin është ngritur.

Në mënyrë të përmbledhur, para hartimit të Planit të Auditimit, grupi i auditimit duhet të sigurojë informacionin e nevojshëm mbi ;

i) Rregullat në fuqi, ligjet, rregullore, udhëzime, etj, të cilat zbatohen mbi aktivitetet që do t’i nënshtrohen auditimit.

ii) Materiale mbi njësinë të tilla si: ndarja e detyrave dhe përgjegjësive, numri i të punësuarëve, përshkrimet e vendeve të punës, natyrën dhe vendndodhjen e aseteve fizike, rregjistrimet kontabël, etj.

P a g e | 31

iii) Informacionin financiar – koston e operacioneve, analizën e bazuar në buxhetin aktual dhe krahasuar me një vit më parë, si dhe krahasimin me të dhënat mbi kontabilitetin e kostos së operacioneve ( në rastin e njësive publike- shpenzimet faktike).

iv) Politikat e brendshme, si dhe Manualet e pocedurave dhe operacioneve.v) Raportet e auditimit të brendshëm dhe të jashtëm më të fundit.vi) Informacionet e menaxhimit dhe raportet e performancës.

Meqënëse ky është një proces mbi familjarizimin me njësinë, procesi i rishikimit të informacionit të grumbulluar nuk duhet të jetë më shumë se një deri në dy ditë pune.

Para hartimit të planit grupi i auditimit gjithashtu duhet:i) Të ketë përcaktuar objektiva të qarta për çdo fazë të auditimit.ii) Të ketë planifikuar punën. Planifikimi është proces i vazhdueshëm dhe vlen për

çdo fazë të punës audituese. iii) Të ketë garantuar një kuptim të plotë dhe të qartë të riskut. Kjo arrihet përmes

analizave mbi bazën e eksperiencës, si dhe përmes diskutimeve me të audituarit.

iv) Të ketë përcaktuar strategjitë dhe testet që do të kryejë. Plani i auditimit hartohet nga grupi i ngarkuar për auditim dhe miratohet nga Drejtori i Drejtorisë së Auditimit. Formati duhet të përmbajë:

1- Termat e auditimit të cilat përfshijnë, subjektin që do ti nënshtrohet auditimit, periudhën nën auditim, afatin e zgjatjes së procesit të auditimit, përbërjen e grupit të punës, si dhe koston e planifikuar të auditimit.

2- Fushat e auditimit të cilat parashikohen bazuar në objektivat e auditimit, si dhe tipin e auditimit të planifikuar në planin vjetor, (ose të rishikuar).

Formati i një Plani varet nga lloji i auditimit. Një model i tij, paraqitet më poshtë:

...................................................................................................................................

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMinistria e Financave

Drejtoria e Auditimit të Brendshëm

Nr. _______ Prot. Tiranë më ___.___.20..

M i r a t o h e t

…………………. D R E J T O R

P a g e | 32

Plan Auditimi

PërAuditimin e veprimtarisë së Degës së Thesarit .....................

Në zbatim të ligjit nr.9720, datë 23.04.2007 “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik” i ndryshuar dhe Urdhërit të Ministrit të Financave nr….. datë …..20.. “Për miratimin e Planit Vjetor 20…, të Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm në Ministrinë e Financave”, hartohet Plani i Auditimit si më poshtë:

I. Termat e Auditimit

Subjekti që do të auditohet : Dega e Thesarit ………………

Lloji i auditimit : I pajtueshmërisë, operacional dhe financiar

Periudha që i nënshtrohet auditimit: Nga ../../20.. - ../../20..

Zgjatja e auditimit : Nga ../../20.. deri ../../20..

Grupi i Auditimit : Specifiko grupin dhe identifiko Përgjegjësin e grupit Kostoja e parashikuar për auditimit : ……… /Lekë

II. Fushat e auditimit 1. Auditimi i sistemit të Kontrollit të Brendshëm:

a. Mjedisi i kontrollit të brendshëm,b. Planifikimi dhe menaxhimi i riskut,c. Kontrolli i aktiviteteve,d. Monitorimi i aktiviteteve, e. Komunikimi.(Për të 5 komponentët e sistemit të kontrollit të brendshëm, auditimi të kryhet referuar procedurave të detajuara të Udhërrëfyesit specifik të auditimit që i referohet kësaj fushe).

2. Auditimi i operacioneve të Thesarit:a) Zbatimi i rregullave/rregulloreve në respektimin e limitit të likuiditetit. Respektimi i

radhës së pagesave në varësi të aftësisë/gjendjes së likuiditetit,b) Vlerësimi i sistemit të informatizuar të Thesarit, niveli i plotësimit të nevojave

funksionale të Thesarit, si dhe garantimi i informacionit dhe raporteve financiare,c) Zbatimi i Udhëzimeve përkatëse “Për zbatimin e buxhetit të vitit 20....” për:

-Respektimin e limiteve të fondeve të shpërndara buxhetore dhe fondeve të angazhuara, sipas neneve 42 dhe 54 të ligjit nr. 9936 datë 26.6.2008, ”Për zbatimin e buxhetit të shtetit” .

P a g e | 33

-Zbatimin e udhëzimi të zbatimit të buxhetit vjetor për rregjistrimin në sistem të numrit të punonjësve veç për ata të miratuar dhe veç për ata me kontratë. Respektimi i numrit të punonjësve të rregjistruar në sistem dhe kontrolli i tyre para kryerjes së pagesës për paga e sigurime (nga buxheti i miratuar si dhe ata që paguhen nga të ardhurat). Raportimi mujor i numrit faktik të punonjësve si pjesë e raportit mujor të zbatimit të buxhetit.

-Zbatimi i procedurave të detajimit të fondeve buxhetore nga njësitë e qeverisjes vendore.

-Zbatimi i procedurave për rishpërndarjen (transferimin) e fondeve buxhetore nga njësitë e qeverisjes në zbatim të udhëzimit (depozitim i shkresës pas konfirmimit nga dega e thesarit ku do të bëhet pakësimi i fondit, si dhe rakordimi me sistemin para ekzekutimit të veprimeve).

-Saktësia e plotësimit të Urdhër shpenzimeve, përshkrimi i shpenzimit, klasifikimi buxhetor dhe kontrolli i dokumentacionit justifikues për çdo natyrë shpenzimi.

-Verifikimi i saktësisë së hedhjes së të dhënave identifikuese të furnitorit në sistem, pas konfirmimit të tyre nga referenca bankare ( shih Udhëzimin).

-Respektimi i Udhëzimit lidhur me verifikimin paraprak dhe rregjistrimin në sistem të angazhimeve për shpenzimet publike si urdhëra prokurimi, kontrata, etj.

-Zbatimi i formës dhe formatimit të njoftimit të njësisë shpenzuese nga degët e Thesarit për pagesat e kryera dhe të ardhurat e arkëtuara ( shih Udhëzimin).

d) Të ardhurat-Zbatimi i udhëzimit për rakordimin e të ardhurave sipas formatit para përdorimit e të tyre,

-Zbatimi i udhëzimit për rregjistrimin e të ardhurave të trashëgueshme,-Verifikimi mbi respektimin e legjislacionit në fuqi për ndarjen dhe përdorimin e të ardhurave. Lidhur me saktësinë e llogaritjes së pjesës së institucionit. Zbatimi i VKM Nr. 432 date 28.06.2006, “Për krijimin dhe administrimin e të ardhurave që krijojnë institucionet buxhetore” dhe udhëzimet në zbatim të tij,

-Verifikimi i saktësisë së rakordimeve mujore të të ardhurave me institucionet buxhetore- agjentë tatimore,

-Verifikimi mbi zbatimin e procedurave të udhëzimit për të ardhurat jashtë limitit, rakordimi i tyre dhe saktësia e bartjes në vitin e ardhshëm buxhetor (diferenca plan-fakt).

e) Subvencionet-Zbatimi i udhëzimit për subvencionet, lidhur me akordimin e kësteve ( i pari paradhënie dhe të tjerët sipas situacioneve dhe dokumentacionit tjetër justifikues). Verifikimi i miratimit nga Komiteti i Ndihmës Shtetërore para çeljes së subvencioneve të vitit ushtrimor.

-Të tjera, për të gjitha llojet e subvencioneve.f) Investimet publike

- Të verifikohet zbatimi i udhëzimit në çeljen e fondeve për investime, verifikimin nëse ka ngurtësime të fondeve në fund të vitit buxhetor në llogaritë e klientëve për kontrata të papërfunduara, si dhe të paradhënieve jo më shumë se 10% që është kufiri i garancisë së kontratës.

P a g e | 34

- Për investimet nga të ardhurat e njësive shpenzuese, të verifkohet nëse objekti është i parashikuar në buxhet, si dhe nëse çelja është kryer pas konfirmimit të realizimit të të ardhurave.

- Verifikimi i respektimit të destinacionit për të cilin është akorduar (emërtimit të projektit) në rastin e investimeve nga Fondi i Zhvillimit Rajonal për infrastrukturën vendore.

- Verifikimi i saktësisë së çeljes së fondeve të pa përdorura brenda vitit për investime nga financimi i huaj (diferenca plan-fakt), në zbatim të udhëzimit.

h) Buxheti i qeverisjes vendore- Zbatimi i udhëzimit për depozitimin e buxhetit vendor dhe/ose i kufirit të pagës

me 1/12 për periudhën deri në paraqitjen e tij. - Zbatimi i rregullave për çeljen e shpenzimeve, procedurat e të ardhurave dhe

bartjen apo transferimin e fondeve, si për të gjitha njësitë shpenzuese.

3. Auditimi financiara. Administrimi i buxhetit të degës së thesarit: - Zbatimi i buxhetit të degës dhe respektimi i limiteve të shpenzimeve.- Zbatimi i rregullave të shpenzimeve për paga e sigurime shoqërore, respektimi i

strukturës buxhetore.- Respektimi i Rregullave në përdorimin, dokumentimin dhe rregjistrimin në

kontabilitet të fondeve për blerje mallra, shërbime, dhe punë publike. Verifikim mbi respektimi i rregullave të prokurimit publik.

- Verifikimi i saktësisë dhe cilësisë së pasqyrave financiare të degës.

Përgjegjës i grupit ………………………..(Emër/ Mbiemër/ Firma)

Grupi i auditimit e përshtat përmbajtjen e Planit të Auditimit në përputhje me objektivat e auditimi, si dhe rezultateve të shqyrtimit paraprak. ......................................................................................................................................................

B.1.1.2. Puna në TerrenKjo është faza më e rëndësihme e procesit të auditimit, ose e ekzekutimit të auditimit bazuar në Planin e hartuar. Përgjegjësi i Grupit, duke u bazuar në kritere profesionale, të ekperiencës, etj duhet të bëjë shpërndarjen e punës brenda grupit duke vënë në dijeni secilin anëtar të grupit të auditimit mbi çështjet/pikat e planit që do të mbulojë. Ky veprim bëhet me shkrim dhe administrohet në dosjen e auditimit. Çdo anëtar i grupit të auditimit, kryen të gjitha procedurat e punës që përmban një proces auditues duke përdorur metodat dhe teknikat e auditimit bazuar në:i) natyrën e auditimit ( fushës, tematikës etj),ii) shkallën e riskut,iii) eksperiencën e tij.

P a g e | 35

Gjatë procesit audituesi harton të gjitha letrat e punës për çdo fazë të cilat trajtohen në Seksioni E të këtij Udhërrëfyesi. Ai i administron letrat e punës në dosje e tij individuale e cila bëhet pjesë e dosjes së përgjithshme të auditimit. Hapat që ndërrmerren gjatë fazës së punës në terren janë:i) Testet mbi transaksionet,ii) Informacionet e tjera,iii) Përmbledhje e informacioneve,iv) Përgatitja e letrave të punës. Hartimi i evidencave përmbledhëse, etj.

Trajtimi i hollësishëm i letrave të punës bëhet në seksionin E të këtij Udhërrëfyesi.

B.1.1.3. Raportimi i auditimit

Raportimi është faza që finalizon gjithë veprimtarinë audituese. Ai parashikon disa hapa të cilët janë:

i) Diskutimi i raportit paraprak,ii) Hartimi i Raportit Paraprak,iii) Takimi i mbylljes,iv) Përgjigja e të audituarit mbi Raportin Paraprak,v) Komentet mbi përgjigjet,vi) Hartimi i Raportit Final,

i) Diskutimi i raportit paraprak.Bazuar në rezultatet e të gjitha testeve të kryera, dhe analizën e tyre, audituesit i diskutojnë të gjitha gjetjet e tyre me të audituarit, sipas përkatësisë së çështjeve. Në këtë diskutim personat përfaqësues të njësisë së audituar, japin sqarimet e fundit, dhe diskutojnë mbi çështjet e prezantuara, ose plotësojnë me shpjegime, informacion, ose dokumente të gjitha ato çështje për të cilat e gjykojnë se kjo është e nevojshme për të saktësuar/plotësuar/ qartësuar gjetjet e auditimit. Procesi dokumentohet.

ii) Hartimi i Raportit ParaprakRaporti duhet të përmbajë informacionin e plotë mbi organizimin e auditimit, gjetjet e tij dhe rekomandimet, dhe duhet ti paraqitet subjektit të audituar brenda dy javësh nga data e përfundimit të punës në terren. Ai duhet të ketë informacion mbi:- Identifikimin e njësisë/ deparatamentit që auditohet,- Identifikimin e njësisë së angazhuar në kryerjen e auditimit,- Informacion përmbledhës mbi termat e auditimit, teknikat e përdorura, etj.- Trajtim të bazuar, të faktuar, të adresuar dhe të dokumentuar të të gjitha gjetjeve të auditimit,- Rekomandimet e auditimit,- Identifikimin e grupit të auditimit.

Me qëllim që Raporti Paraprak të jetë i unifikuar, më poshtë jepet një format standard i tij.

P a g e | 36

- Përmbledhja, në të cilën të përfshihet një informacion i shkurtuar ( për shembull një ose dy paragrafë) në të cilët të prezantohet auditimi ( tematika, subjekti, etj) si dhe një ose dy konkluzione të përgjithshme të këtij auditimi. Kjo do të shërbejë si parathënie për përdoruesit tij, ose një informim paraprak i asaj që vjen me vijim në mënyrë të detajuar.

- Termat e auditimit, përmbajnë informacionin mbi fushën e auditimit, periudhën që do ti nënshtrohet auditimi, kohën e fillimit dhe përfundimit të tij, një kosto të planifikuar të auditimit, si dhe prezantimin e grupit të auditimit të angazhuar.

- Metodat dhe Teknikat e auditimit, ku jepet një informacion mbi teknikat që audituesit kanë përdorur për auditimin në fjalë.

- Gjetjet e auditimit, paraqiten të ndara respektivisht sipas pikave të planit. Ato arsyetohen dhe argumentohet, si dhe faktohen se mbi ç’bayë audituesi i ka zbuluar ato (duke dhënë burimin e informacioin, dokumentin, transaksionin, verifikimin fizik etj). Për secilën gjetje audituesi duhet të japë:i) pasqyrimin e plotë dhe të qartë të gjetjes; ii) arsyetimin e saj (p.sh me cilin akt, rregull bie ndesh, etj); iii) efektin që ajo ka shkaktuar mbi organizatën (sasior/në vlerë ose cilësor/ në arritjen e objektivave, performancën, etj si këto); iv) adresimin se cili është sektori, ose personi përgjëgjës që e ka shkaktuar, duhet ta kishte ndaluar apo shmangur; v) rastet e testuara mbi të cilat gjetja është përsëritur duke i identifikuar ato; vi) gjykimin se pse është shkaktuar kjo, etj.

- Rekomandimet, janë paragrafe të cilët shprehin gjykimin profesional të audituesit për zgjidhjen e të gjitha problemeve, mangësive, parregullsive, gabimeve dhe shkeljeve, duke ndihmuar njësinë e audituar në përmirësimin e sistemit të kontrollit, që ato të ndreqen dhe të mos përsëriten në të ardhmen. Rekomandimet duhet të plotësojnë kriteret e përshkruara në Seksionin E të këtij Udhërrëfyesi;Për të gjitha rekomandimet, audituesi diskuton me menaxhimin e njësisë së audituar, duke synuar të bjerë dakord me të si për përmbajtjen ashtu dhe për afatin e zbatimit të tyre.

iii) Takimi i mbylljes (ose takimi përmbyllës formati i të cilit jepet në vijim)Grupi i auditimit, në bashkëpunim dhe me kërkesë të subjektit të audituar organizon në mënyrë zyrtare dhe dokumenton një takim përmbyllës. Në këtë takim diskutohen midis palëve të gjitha çështjet e paraqitura në Raportin Paraprak, për të cilat pala e audituar nuk është dakord. Ky takim lihet brenda afatit 10 ditor nga dorëzimi i Raportit Paraprak, dhe dokumentohet nga grupi i auditimit. Ai duhet të përmbajë:- Datën dhe vendin e zhvillimit të takimit, - Renditjen e të gjitha çeshtjeve që diskutohen,- Argumentet e secilës palë lidhur me çështjet,- Evidentimin e çështjeve për të cilat palët bien dakord, si rrjedhim ato nuk do të përfshihen në Raportin Final,

P a g e | 37

- Evidentimin e çështjeve për të cilat palët nuk bien dakord, dhe për të cilat audituesi kërkon arsyetimin e tyre me shkrim, shoqëruar me fakte dhe argumente mbështetëse nga të audituarit.

iv) Përgjigjet e të audituarëvePersonat përgjegjës të cilët janë cituar si të tillë në Raportin Paraprak, si dhe për çështje për të cilat kanë kundërshtime, paraqesin me shkrim arsyetimet e tyre, duke bashkëlidhur çdo fakt ose dokument që provon këtë arsyetim. Përgjigja duhet ti paraqitet zyrtarisht grupit të auditimit brenda 10 ditësh nga dorëzimi i Raportit Paraprak.

v) Komentet mbi përgjigjetGrupi i auditimit, respektivisht secili auditues sipas ndarjes së punës, duhet të komentojë me shkrim, çdo kundërshtim të të audituarëve mbi gjetjet dhe konkluzionet e auditimit. Komenti do të paraqitet në Raportin Final, në çdo rast në fund të trajtimit të gjetjes. Audituesi do të komentojë shkurt qëndrimin e tij aprovues ose kundështues ndaj vëretjes së të audituarit, duke dhënë argumente të bazuara për secilin opsion. Gjetjet që audituesi i gjen të kontestuara në mënyrë të argumentuar dhe të faktuar nga të audituarit, nuk i paraqet në Raportin Final të auditimit.

vi) Raporti FinalRaporti Final i Auditimit, është dokumenti përfundimtar i cili kompleton informacionin mbi një proces auditues. Ai është version përfundimtar i Raportimit, duke patur të njëjtën formë dhe përmbajtje me të, si dhe informacionin shtesë të mëposhtëm:- Komentet mbi përgjigjet e të audituarëve,- Formatin e Planit të Veprimit të sugjeruar njësisë së audituar për zbatimin e rekomandimeve,- Kërkesën që subjekti i audituar të informojë njësinë e auditimit brenda 30 ditësh mbi zyrtarizimin e Planit të Veprimit për zbatimin e rekomandimeve.

Raporti Paraprak dhe Raporti Final i Auditimit i përcillet njësisë së audituar zyrtarisht nga Drejtuesi i Njësisë së Auditimit, përgjithësisht brenda dy javësh nga dërgimi i Raportit Paraprak të auditimit.

Plani i VeprimitAudituesit duhet ti kërkojnë njësisë të caktojë një anëtar të sfatit i cili do të jetë përgjegjës për ndjekjen e zbatimit të rekomandimeve dhe raportimin në njësinë e auditimit të brendshëm. Grupi i auditimit dhe subjekti i audituar bien dakord edhe për Planin e veprimit për zbatimin e rekomandimeve.

P a g e | 38

Modeli i thjeshtë i një Plan Veprimi që i sugjerohet subjektit të audituar bashkë me Raportin Final të Auditimit, paraqitet si më poshtë:

Numri rendor i Rekomandimit

Rekomandimet Renditja sipas rëndësisë

Referenca e paragr./faqe në raport

Reagimi i menaxhimit

Afati i përcaktuar për zbatimin e Rek.

1 Cito përmbajtjen e rekomandimit

E lartë, e mesme ose e ulët

Faqe e Raportit, ose seksioni, kapitulli etj

Pranuar, refuzuar ose pranuar pjesërisht

Cakto interval kohe ose datën e fundit të përfundimit

2 ...........................

.................. ............... ............... .................

Një format i Takimit Përmbyllës mund të jetë:

TAKIMI PËRMBYLLËS ME SUBJEKTIN E AUDITUAR

Subjekti që është audituar: _______________________________ Periudha e audituar: _______________________________ Fusha që do auditohet: ________________________________Lloji i auditimit _______________________________

Axhenda e takimin përmbyllës

I. Pjesëmarrësit.: a. Nga Grupi i Auditimit. Nr.

Emri e mbiemri i audituesit Pozicioni

1 Përgjegjësi i grupit2 Anëtar3 “

b. Nga subjekti i audituar Nr. Emri e mbiemri Pozicioni1 Drejtori,Kryetari, Përgjegjësi22

II. Përshkrimi i shkurtër i qëllimit të takimit përmbyllës nga drejtuesi i grupit të auditimit

1. Përgjegjësi i grupit të punës Z. _________________________________________________________________________________

P a g e | 39

______________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Anëtarët e tjerë të grupit______________________________________________________________________________________________________________________________________3. Sugjerime nga ana e subjektit të audituar lidhur me axhendën e takimit,(Nëse ka)____________________________________________________________________________________________________________________________

III. Pyetje ose kërkesa për sqarime nga pjesëmarrësit e subjektit të audituar..

1. ____________________________________________________________________________________________________________________________2. _____________________________________________________________________________________________________________________________3. ………….

IV. Përgjigjet/shpjegimet nga ana e grupit të auditimit

1. ____________________________________________________________________________________________________________________________2. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3. etj. ……………..

V. Pyetje ose kërkesë për sqarime të fundit nga grupi i auditimit për çështje të veçanta të trajtuara në Raportin Paraprak

1. ____________________________________________________________________________________________________________________________2. _____________________________________________________________3………………..

VI. Përgjigjet/shpjegime nga ana e pjesëmarrësve të subjektit të audituar

1. _____________________________________________________________2. _____________________________________________________________3. etj. ………………………

VII. Kundërshtime të pjesëmarrësve të subjektit të audituar për gjetjet që ka bërë grupi auditues

P a g e | 40

1. _____________________________________________________________2. ____________________________________________________________3. etj……………….

VIII. Argumentimi i shkeljeve nga ana e grupit të auditimit

1. _____________________________________________________________2. _____________________________________________________________3. etj. ......................................

IX. Reagimi i pjesëmarrësve në takim nga subjekti i audituar, ndaj rekomandimeve të auditimit

1. _____________________________________________________________2. _____________________________________________________________3. etj. ………………………………………….

X. Konkluzion për çfarë u arrit në takimin përmbyllës në tërësi për Raportit Përfundimtar

1. _____________________________________________________________2. _____________________________________________________________3. etj. ......................................................

Për Grupin e auditimit____________________________________________(emri, mbiemri, firma e përgjegjësit të grupit të auditimit)

Data __________________

.......................................................................................................................................

B.1.1.4. Hapat e mëtejshëm. Zbatimi i rekomandimeve

Pas finalizimit të auditimit, faza e fundit në procedurat e auditimit është ndjekja e zbatimit të rekomandimeve.Zakonisht brenda 6 muajsh, por në varësi të burimeve të audimit maksimumi brenda një viti, duhet të ndërmerren misionet për auditimin e zbatimit të rekomandimeve. Ndjekja duhet të bëhet për të përcaktuar statusin e veprimeve të ndërmarra si reagim i menaxhimit ndaj zbatimit të rekomandimeve të auditimit.

Në ndjekjen e zbatimit të rekomandimeve, audituesi realizon të njëjtat procese pune si për çdo auditim tjetër. Ëdhe ndjekja e zbatimit të rekomandimeve kryhet si çdo procedurë tjetër auditimi. Ajo planifikohet, kryhet, dokumentohet dhe raportohet me të njëjtën mënyrë si është përshkruar në Seksionin B të këtij Udhërrëfyesi duke reflektuar edhe specifikat që ky lloj auditimi ka.

P a g e | 41

Përmbajtja dhe kriteret e raportimit dhe rekomandimeve jepen në Seksionin E në vijim.

Seksioni C

Llojet e auditimit

Në përgatitjen e Planit vjetor të auditimit, duhet të përcaktohet tipi i auditimit i cili do të kryhet për çdo auditim. Drejtoria e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave, në përputhje me llojet kryesore të auditimit të zhvilluara sipas Standardeve Ndërkombëtare, si dhe nënllojeve që ajo identifikon specifikisht për fushat që mbulon, ka dhënë më poshtë ato më kryesoret të cilat ndiqen përgjithësisht ose kanë veçori për sa i përket auditimit. Ato janë:

C.1. Auditimi i pajtueshmërisë

Funksionet e auditimit të pajtueshmërisë zhvillojnë programet e auditimit për vlerësimin dhe dhënien e rekomandimeve menaxhimit, në lidhje me pajtueshmërinë e veprimtarisë që auditohet me programet e saj, me ligjet dhe rregullat në fuqi. Auditimi i pajtueshmërisë vlerëson nëse kontrolli i brendshëm në mënyrë efektive parandalon shkeljet e ligjit, rregullave, procedurave, kodeve të sjelljes, etj. KB është një proces i cili në fund të fundit implementohet nga menaxhimi dhe personeli dhe është i strukturuar i tillë që të japë siguri të arsyeshme në realizimin e objektivave në kategoritë më poshtë:• Operacionet — po kryhen duke përdorur burimet e organizatës me eficiencë dhe efektivitet; • Raportimi Financiar— pasqyrat financiare të përgatitura dhe raportuara janë të plota, të sakta dhe të besueshme; • Pajtueshmëria —njësia po zhvillon veprimtarinë në përputhje me ligjet dhe rregullat në fuqi, si dhe rregulloret dhe direktivat e brendeshme të emëtuara nga menaxhimi;• Objektivat e organizatës— po arrihen; • Menaxhimi financiar dhe ai operacional - po realizohen në përputhje me rregullat;• Informacioni - është i saktë i plotë dhe sigurohet në kohë.

Në vijim jepet një shembull i këtij lloj auditimi i cili është specifikuar mbi zbatimin e rregullave ligjore në fushën e tatimit mbi të ardhurat. Çështjet më kryesore që mund ti referohen janë: Për tatimin mbi fitimini) Realizimi i të ardhurave për tatimin mbi fitimin dhe analiza e treguesve për tre vitet e fundit. Evidentimi dhe analiza e faktoreve që kanë ndikuar në realizimin e objektivave.

ii) Zbatimi i procedurave (ligje, udhëzim) të deklarimit brenda afatit dhe sipas rregullave të brendshme të deklarimit që DPT nxjerr çdo vit fiskal mbi procedurat e dorëzimit dhe verifikimit të pasqyrave financiare vjetore.

P a g e | 42

iii) Zbatimi i procedurave ligjore tatimore mbi llogaritjen dhe vendosjen e kësteve të parapagimit. Trajtimi i barabartë i tatimpaguesve dhe argumentimi i rasteve të ndërhyrjes në këstin e llogaritur.

iv) Zbatimi i rregullave mbi kontrollin e deklaratave financiare për tatimin mbi fitimin, zbatimi i procedurave dhe afateve të kontrollit formal nga zyra dhe njoftimi i tatimpaguesve mbi pranimin ose refuzimin e tyre. Kalimi për kontroll i deklarimeve të pa sakta dhe të pa vërteta.

v) Llogaritja e rentabilitetit mesatar mbi bazë degë të industrisë dhe kryerja e testeve për verifikimin e shmangieve të tatimpaguesve nga mesatarja e degës. Dhënia e treguesve dhe analiza e tyre.

vi) Procedurat e kontrollit të pasqyrave financiare të tatimpaguesve, bazuar në legjislacionin mbi kontabilitetin dhe pasqyrat financiare, si dhe;- rakordimin e tyre me të dhënat e deklaruara në sistem;- rakordimin me procedurat e ligjit për tatimin mbi të ardhurat ( për shpenzimet e njohura e të pa njohura, aplikimin e normave të lejuara të amortizimit, etj) ;- rakordimi i zërave të pasqyrave me njëra- tjetrën si bilanci me cash floë, pasqyrave e lëvizjes së kapitaleve, dhe e të ardhurave e shpenzimeve.

vii) Evidentimi i subjekteve të vetëdeklaruara me mbi tre vjet me humbje dhe zbatimi i procedurave ligjore për shpalljen e falimentit.

Për tatimin në burim- tatimi mbi dividentin, etj.i) Realizimi i te ardhurave për tatimin mbi dividentin dhe analiza e treguesve për tre vitet e fundit. Evidentimi dhe analiza e faktorëve që kanë ndikuar.

ii) Respektimi i afateve dhe procedurave të deklarimit dhe pagesës së dividentit. Aplikimi i sanksioneve ligjore në rastet e shkeljeve.

iii) rakordimi i vendimit për ndarjen e fitimit me pasqyrat financiare të deklaruara.

Për tatimin mbi te ardhurat personalei) Realizimi i të ardhurave për tatimin mbi të ardhurat personale dhe analiza e treguesve për tre vitet e fundit. Evidentimi dhe analiza e faktorëve që kanë ndikuar.

ii) Verifikimi i deklarimeve të nivelit të pagës krahasuar me ato referuese për tatimpaguesit e biznesit të madh në zbatim të akteve nënligjore në fuqi.

iii) Verifikimi i deklarimeve të numrit të të punësuarëve krahasuar me numrin referues bazuar mbi tipin e subjektit dhe nivelin e xhiros vjetore për tatimpaguesit e biznesit të vogël, në zbatim te akteve nënligjore në fuqi.

P a g e | 43

iv) Verifikimi i i respektimit të kufirit të pagës minimale të miratuar në shkallë vendi, me akt nënligjor.

Audituesi mund të shtojë çështje të tjera për auditim në lidhje me fushën e auditimit.

C.2 Auditimi i sistemeve

Auditimi i sistemeve përqendrohet në vlerësimin e sistemeve të kontrollit të brendshëm, sa efektivë janë ato, për të mbrojtur burimet, për të realizuar operacione efektive eficiente e ekonomike, në shërbim të realizimit të objektivave të organizatës. Auditimi i sistemit të KB, konsiston në vlerësimin e 5 elementëve të tij, të cilët janë:

• Mjedisi i kontrollit— i cili përfshin integritetin, vlerat etike, kompetencën e personelit, filozofinë e menaxhimit, stilin e kryerjes së operacioneve, mënyrën në të cilën menaxhimi i njësisë adreson autoritetin dhe përgjegjësinë, si dhe vëmendjen e drejtimit ndaj ambientit të KB.

• Vlerësimi i riskut —Një parashikim mbi vlerësimin e risqeve që mund të ndikojnë në realizimin e objektivave të qëndrueshme. Vlerësimi i riskut ka të bëjë me identifikimin, analizën, si dhe menaxhimin e risqeve të mundshme të cilat mund të ndikojnë ose dëmtojnë realizimin e objektivave të organizatës.

• Aktivitetet e kontrollit—Këto janë politika dhe procedura të cilat ndihmojnë për të garantuar nëse janë përmbushur direktivat e menaxhimit. Kontrolli i aktiviteteve ndihmon në garantimin nëse janë ndërmarrë veprimet e nevojshme dhe të duhura me qëllim që të adresohen risqet, të cilat mund të dëmtojnë arritjen e objektivave dhe qëllimeve të njësisë. Së fundmi kontrolli i aktiviteteve përfshin vlerësimin e një radhe të gjerë aktivitetesh si: aprovimi, autorizimi, verifikimi, rakordimi, rishikimi i performancës së operacioneve dhe ndarjen e detyrave për të minimizuar riskun nga pa pajtueshmëria midis këtyre funksioneve.

• Informacioni dhe Komunikimi— i takon vlerësimit nëse informacionet përkatëse kapen/identifikohen dhe raportohen në formën e duhur, kohën e duhur si dhe që mundësojnë që personeli në mënyrë efektive mund të kryejë përgjegjësitë që ka. Sistemet e informacionit duhet të prodhojnë raporte me përmbajtje operacionale, financiare dhe të pajtueshmërise, me qëllim që të bëhet i mundur menaxhimi i tyre, dhe për të kontrolluar veprimtarinë e njësisë.

• Monitorimi—Sistemi i KB nevojitet të jetë i monitoruar. Kjo nënkupton që në mënyrë të vijueshme dhe sistematike menaxhimi duhet të vlerësojë performancën e sistemit të kontrollit të brendshëm, të zbulojë dhe korrigjojë në kohë dobësitë e tij.

Një model tipik, specifik i Auditimit të Pajtueshmërisë

P a g e | 44

Auditimi i pajtueshmerisë ose më qartë auditimi mbi vlerësimin e sistemit të kontrollit të brendshëm pothuajse është i standartizuar për çdo njësi që auditohet.

Në terma konkrete auditimi, duhet ti japë përgjigje pyetjeve të mëposhtme:

Pyetësor për Kontrollin e Brendshëm

Nr Pyetjet po jo koment1 Mjedisi i Kontrolliti

1.1. Etika dhe integritetiA rregullojne rregullat e etikës çështjet si; konfliktin e interesi, rregulla mbi ndalimin e përdorimit të informacionit zyrtar& burimeve publike për qëllime të tjera, mbi marrjen e dhuratave dhe përfitimeve, si garantohet besnikëria dhe integriteti personal dhe profesional ,etj. Si integrohen të sapo punësuarit në këto rregulla.

1.2 . Menaxhimi i parregullsive dhe raportimiA ka rregulla të shkruara mbi procedurat që kanë të bëjnë me parregullsitë ose në rastet e mashtrimit të cilat të rregullojnë; përkufizimin e mashtrimit dhe parregullsive (kush do quhet); parandalimin e parregullsive dhe mashtrimeve; rregjistrimin e tyre (rregjistri i parregullsive); raportimin e parregullsive dhe mashtrimeve ( formën si dhe kujt), rastet dhe mënyrën se si do informohen organet kompetente për parregullsi e mashtrime.A ka një zyrtar të emëruar për ndjekjen dhe raportimin e parregullsive e mashtrimeve.A ka procedura të shkruara për përmirësimin, ndreqjen e parregullsive financiare, etj.

1.3 . Stafi, kompetenca, etj.Të gjitha pyetjet që lidhen me planifikimin, rekrutimin, trajnimin dhe vlerësimin, efektivitetin, përputhshmërinë e dijeve dhe kompetencës me kërkesat e vendit të punës, etj.A ka dokument që rregullon numrin e miratuar te të punësuarve, dhe si është punësimi në raport me të?Përshkrimet e vendeve të punës, a i përgjigjen kërkesave për zhvillimin e përgjegjësisë dhe përgjegjshmërisë, si vlerësohet ngarkesa e vendit të punës, a ka rregullore të funksionimit të njësisë, a ka kritere punësimi dhe si u është përgjigjur atyre.Kriteret e përzgjedhjes a i korrespondojnë përshkrimit të vendit të punës, etj? A ka programe e rregjistër trajnimi, a është stafi i pajisur me mjetet dhe ambientin e punës, a ka objektiva për çdo post pune dhe rregulla per vlerësimin e

P a g e | 45

stafit mbi bazën e realizimit të tyre, etj.

1.4 . Mbi filozofinë e menaxhimit, stilin e kryerjen së operacioneve, etj.

Si menaxhimi ka zhvilluar përgjegjësitë, a ka rregulla mbi delegimin e tyre, a i pasqyron struktura saktë dhe qartë funksionet dhe përgjegjesitë midis departementeve e personelit, a është e qartë ndarja e detyrave për linjat e raportimit, a ka një sistem të qartë të autorizimit ( p.sh kush është i autorizuar për nënshkrimin e dokumenteve, etj).A lejon sistemi auditimin me lehtësi të funksioneve sipas përgjegjësive, a ka përshkrim të qartë të roleve dhe përgjegjësive në dokument të shkruar?

2 Vlerësimi i Rrezikut

2.1 A ka planifikim mbi identifikimin, vlerësimin dhe menaxhimin e riskut?

2.2 A ka një zyrtar të emëruar për menaxhimin e riskut?

2.3 A mban njësia rregjistër risku a rishikohet ai herë pas here? A janë të përfshira në rregjistër të gjitha risqet e mundshme?

2.4 A janë audituesit të informuar deri në ndryshimet më të fundit mbi të dhënat e rregjistrit të riskut me qëllim që të integrojnë ato në planet e auditimit?

2.5. A ka vlerësim të risqeve financiare që lidhen me administrimin e parasë, zbatimin e buxhetit, vonesave në pagesa, penalitete, etj?

2.6. A ka një vlerësim të risqeve nga përdorimi i sistemeve të teknologjisë së informacionit për shembull në rast të dëmtimeve, bllokimeve, aksidenteve me ose pa qëllim etj, si dhe a ka një plan për zgjidhjen e tyre?

2.6. A raportohen dobësitë e kontrollit të brendshëm? A ka person pëgjegjës për regjistrimin e çdo dobësie të kontrollit të brendshëm të identifikuar, si elemente risku?

3 Planifikimi dhe monitorimi

3.1. A ka një program në të cilin të jenë identifikuar nevojat, objektivat, rreziqet e mëparshme dhe mësimet e nxjerra.

3.2. A ka planifikim vjetor të vlerave, buxheteve, kostove,

P a g e | 46

(shpenzimeve), plan prokurimesh, si dhe një sistem për monitorimin e tyre.

3.3. A ka njësia procedura të brendshme të shkruara mbi fazën e programimit (me qëllim krijimin e gjurmës së auditimit).

4 Aktivitetet e kontrollit

4.1. A ka ndarje të detyrave midis funksioneve të përcaktuara qartë midis programuesit, buxhetuesit dhe zbatuesit, kontrollit financiar dhe menaxhimit financiar, kontabilitetit dhe rakordimit, etj.

4.2. A ka ndarje të qartë të funksioneve të verifikimit të dokumenteve në lidhje me kërkesat e pagesës, si dhe regjistrimin e transaksioneve të lidhura? 4.3. A ka ndarja të qartë midis funksioneve të verifikimit të dokumenteve në lidhje me kërkesat e pagesës dhe atë të autorizimin për pagesë? 4.4. A ka ndarje të qartë midis funksioneve të rregjistrimin e transaksioneve për kërkesat e pagesave dhe transfertave të pagesave?

4.5. A ka procedura për pagesat (duke përfshirë edhe procedurat për kërkesën për pagesë, konfirmim, aprovimin, kontrollin, kryerjen, rregjistrimin, rakordimin).

4.6. A ka ndonjë procedurë për parashikimin e rrjedhës së parasë, me qëllimin menaxhimin e limiteve të parasë fizike?

4.7. A është kontabiliteti i ndarë nga ekzekutimi i pagesës dhe nga verifikimin i aplikimeve të pagesës? A ka siguruar ai evidentimin e të gjitha detyrimeve për pagesë me qëllim të rakordimit me kërkesat për pagesë. A ka procedura të brendshme mbi rrjedhën e kontabilizimeve zinxhir, dhe atyre të rakordimit?

4.8. A ka ndarje në formë zyrtare ( të shkruar) të detyrave për çdo funksion. A ka procedura të mbikëqyrjes nga menaxhimi mbi detyrat e caktuara, të deleguara, etj.

4.9. A ka rregulla të shkruara mbi ndarjen e detyrave midis funksioneve si autorizimi i veprimeve, ekzekutimi i pagesës, rregjistrimi, ruajtja e magazinimi, etj.

P a g e | 47

4.10. A ka rregulla të specifikuara mbi ndarjen e detyrave mbi prokurimet duke filluar nga buxhetimi i fondit, hartuesi i specifikimeve, komisionet e vlerësimit, kontraktuesi, zbatuesi i kontratës etj., me qëllim shmangien e risqeve dhe sigurimin e gjurmës së mjaftueshme të auditimit. Kjo nënkupton edhe një ndarje të detyrave midis stafit të prokurimit dhe stafit të menaxhimit të kontratës.

5. Komunikimi

5.1. A siguron komunikimi që të gjithë aktorët të marrin informacionet e nevojshme për të përmbushur rolin e tyre?

5.2. A i komunikohet dhe si i komunikohen personelit planet e punës, objektivat, strategjitë dhe çdo direktivë tjetër për përmbushjen e rolit të tyre.

5.3 A ka rregulla të qarta dhe të shkruara mbi autoritetet mënyrën, formën dhe rrugët e komunikimit brenda njësisë dhe me palët e treta e publikun.

5.4. A ka procedura për sigurinë e TI pra për sigurinë e të dhënave duke përfshirë edhe dëmtimet fizike?

5.5. A ka rregulla për ruajtjen, arkivimin e informacioneve dokumenteve, etj?

5.6. A ka rregulla mbi përcaktimin e niveleve të fshehtësisë së informacionit / konfidencialitetit në përputhje me ligjin përkatës?

5.7. A ka një procedurë të brendshme për qarkullim e dokumentacionit (kontratat, faturat, dokumente të tjera), afatet kohore, rolet dhe përgjegjësitë?

Audituesi mund të rishikojë pyetësorin duke e përshtatur atë bazuar në gjykimin e tij profesional, si dhe në vartësi të specifikave të secilit angazhim auditimi/fushë auditimi.

C.3 Auditimi Financiar

C.3.1. Çfarë është auditimi financiar. Elementet e KB të lidhura me të

P a g e | 48

Auditimi financiar dizenjohet për të vlerësuar menaxhimin financiar, planifikimin dhe zbatimin e buxhetit, saktësinë, besueshmërinë dhe plotësinë e rregjistrimeve kontabël të transaksioneve financiare dhe bilancit kontabël. Auditimi financiar do të shfrytëzojë për këtë qëllim përdorimin e testeve thelbësore, komente/dokumente analitike, dhe procedurave të tjera, duke përfshirë testet funksionale apo analiza mbi transaksionet.

Auditimet financiare duhet të përcaktojnë nëse të dhënat financiare të funksionimit të institucioneve/ njësive të Ministrisë së Financave, paraqesin drejt pozicionin financiar, rezultatet e operacioneve, dhe flukseve të parave (të mjeteve monetare), apo ndryshimet në gjendjen financiare në përputhje me Parimet e Përgjithshme të Kontabilitetit të pranuara. Auditimi duhet të verifikojë nëse të gjitha detyrimet dhe pagesat janë të dokumentuara, si dhe të gjitha asetet janë të mbrojtura nga dëmtimet, shpërdorimet, etj. nëpërmjet mënyrës së konceptimit dhe funksionimit të kontrollit të brendshëm, ndarjes së detyrave, etj. Në këtë tip auditimi merr rëndësi të veçantë një nga komponentët e Kontrollit të Brendshëm; “Aktivitetet e Kontrollit”.Aktivitetet e Kontrollit konsistojnë në politika specifike dhe procedura të caktuara për të minimizuar rrezikun për gabime, mospërputhje dhe mashtrime me karakter ose efekt financiar.Ato janë veprimet konkrete apo procedurat që zhvillon entiteti për të realizuar përgjegjësitë në të gjitha nivelet e organizatës. Aktivitetet e kontrollit janë kategoritë e mëposhtme të cilat kanë të bëjnë me:i) Kontrollin fizik të aseteveii) Ndarjen e detyrave, si Autorizimin, aprovimin e veprimeve, verifikimin, rakordimin, rregjistrimin, raportimin, rishikimin e feadback-ut të operacionit. iii) Dokumentimin e përshtatshëm,iv) Rishikimin e pavarur të performancës.

Parimet bazë në ndarjen e detyrave duhet të udhëheqin;a) Një ndarje të saktë dhe të qartë të detyrave,b) Personel të kualifikuar,c) Procedura të shkruara dhe të ndara për secilin funksion si; Autorizimin, Aprovimi,

Rregjistrimin, Raportimin e transaksioneve, etj.Kjo nënkupton që detyrat të kryhen nga nëpunës të ndryshëm më qëllim mbrojtjen dhe sigurinë e aseteve fizike, parave dhe çdo pasurie tjetër.Ndarja e detyrave duhet të garantojë si në shembujt më poshtë që;- Përgjegjësia për ruajtjen e aseteve (po ashtu si dhe autorizimi i transaksioneve të lidhura me to) duhet të mbahen nga persona me funksione të ndara nga kontabilizimi i tyre.

P a g e | 49

SHEMBULL Ndarja e detyrave - Rasti i blerjes

Shembull; Kontrolli i likuiditetit (parasë fizike)Arkëtari grumbullon dhe verifikon paranë- llogaritari përgatit dhe paraqet në bankë dokumentet e depozitimit- kryqëzimi i dy veprimeve / rakordimi bëhen nga punonjësi i kontabilitetit, Në këtë rast janë tre funksione të ndara që kryhen nga punonjës të ndryshëm dhe që garantojnë një KB të sigurtë për paranë fizike.

Standardet e KB, japin “këshilla” se si veprohet në rastet kur për shkaqe të arsyeshme (p.sh një organizatë e vogël nuk e sheh efektive të mbajë një staf të madh në numër për departamentin e financës ose për të garantuar ndarjen e detyrave si më sipër) . Për sistemin e Ministrisë së Financave shembuj janë; një degë thesari, Agjencia e Administrimit të Pronave të Sekuestruara e të Konfiskuara, Drejtoria e Parandalimit të Pastrimit të Parave, etj. Këshillat për këto raste, janë;

Rotacioni i detyrave brenda personelit, Mbikëqyrje më strikte, Kontroll i dubluar i punës, Trajnime shtesë për përmirësimin e cilësisë së personelit, Auditime më të shumta dhe më frekuente.

Konkluzion; Jo një person i vetëm të kryejë transaksionin nga fillimi deri në fund. Mbi këtë konkluzion audituesi duhet të vlerësojë nëse asetet janë të garantuara.

Dokumentimi i përshtatshëm; Dokumentet duhet të jenë sa më të thjeshtë që të jetë e mundur, kështu ato

duhet të jenë plotësisht të kuptueshëm nga përdoruesit, dhe nuk duhet të lënë shteg për keqkuptime e manipulime.

Dokumentet duhet të kenë një rend (numërues dhe kronologjik) dhe përdorimi i tyre duhet të jetë i verifikueshëm periodikisht. Dokumentimi duhet të garantojë përgjegjshmëri, histori, provë, informacion, etj.

P a g e | 50

C.3.2 Fazat e auditimit Financiar

Në auditimin financiar, audituesi duhet të ketë parasysh të gjitha fazat e auditimit, me qëllim konsiderimin e veçorive të këtij lloji auditimi. Megjithëse fazat e një procedure të plotë auditimi janë dhënë në këtë Udhërrëfyes, për veçoritë që ka ky lloj auditimi, më poshtë jepen ato më të specifikuara.

C.3.2.1. Faza e planifikimit; duhet të përfshijë;- Një rishikimin dhe kuptimin e operacioneve financiare,- Hartimin paraprakisht të të gjitha procedurave analitike,- Përcaktimin dhe planifikimin e testeve materiale që do të kryhen,- Identifikimin e linjave të buxhetit, artikujve, llogarive dhe pasqyrave më të

rëndësishme,- Identifikimin e cikleve, aplikimeve kryesore kontabël, dhe të Sistemit të Menaxhimit

Financiar,- Identifikimin e dispozitave, ligjeve dhe rregulloreve kryesore,- Identifikimin e limiteve buxhetore,- Identifikimin e faktoreve të riskut financiar,- Identifikimin e sistemit të informacionit,- Identifikimin e kontrolleve të operacioneve respektive që do ti nënshtrohen

vlerësimit dhe për të hartuar testet përkatëse.

Të tjera që audituesi mund të konsiderojë për planifikim janë;- Investigime,- Intervistimi me menaxherët/ përfshirja e kërkesave të tyre,- Transaksione të palëve të lidhura,- Pagesa të rëndësishme ose domethënëse,- Të tjera sipa gjykimit të audituesit.

Këshilla; Planifiko zonën/ zonat/ zyrat, etj. që do të vizitohen.Parapërgatitu për dokumentacionin që do të kërkohet.

C.3.2.2. Faza e Kontrollit të Brendshëm për Auditimin Financiar

Kjo fazë përfshin vlerësimin dhe kryerjen e testeve mbi kontrollin e brendshëm të sistemit financiar me qëllim që të mbështesë konkluzionet e auditimit lidhur me arritjen e objektivave që ka sistemi i kontrollit të brendshëm të cilat janë;

- Besueshmëria e raportimit financiar; a) nëse transaksionet financiare janë të regjistruara siç duhet, janë të përpunuara, dhe e përmbledhura për të lejuar në përgatitjen e deklaratave kryesore dhe informatave të tjera shtesë të kërkuara nga menaxhimi. b) Nëse ato janë në pajtim me standardet e kontabilitetit, dhe nëse asetet janë të mbrojtura ndaj humbjes, vjedhjes, keqpërdorimit.

P a g e | 51

c) apo nëse ato janë siguruar përmes blerjeve të paautorizuar, ose janë përdorur në mënyrë të pa autorizuar, të pa dokumentuar ose të pa justifikuar, etj. - Përputhshmëria me ligjet në fuqi dhe rregullat e tjera nëse; a) transaksionet janë zbatuar në përputhje me ligjet që rregullojnë përdorimin e buxhetit , pra respektimin e autoritetit që autorizon përdorimin e fondeve, si dhe, b) ligjet dhe rregulloret e tjera që mund të kenë ndikim drejtpërdrejt ose efekt financiar material në pasqyrat financiare , c) rregulla, direktiva apo politika të tjera të identifikuara të menaxhimit të brendshëm të njësisë që auditohet, etj.

Audituesi duhet të testojë ato kontrolle të cilat janë pikërisht të diyenjuara për arritjen e objektivave të mësipërme, si dhe që kanë lidhje me operacionet financiare, me qëllim që të bëjë vlerësim profesional dhe të zvogëlojë riskun e kontrollit, duke dhënë rekomandimet e duhura.

C.3.2.3. Faza e TestimitObjektivat e kësaj faze janë; (1) të japë siguri të arsyeshme nëse pasqyrat financiare nuk përmbajnë anomali, dhe gabime materiale, (2) të përcaktojë nëse veprimtaria financiare e njësisë është kryer në përputhje me ligjet, rregullat dhe dispozitat e brendshme në fuqi, (3) të vlererësojë efektivitetin e kontrollit të brendshëm nëpërmjet kryerjes së testeve të kontrollit, të cilat duhet të konsolidohen edhe nga ndërthurja me testet e tjera.

Për të arritur objektivat e mësipërme audituesi duhet të ndjekë rrugën e mëposhtme;

- Të hartojë, zbatojë testet materiale, të përputhshmëri dhe të kontrollit të brendshëm.- Të përcaktojë dhe vlerësojë mbi metodën e zgjedhjes / kampionët që do ti nënshtrohen zgjedhjes.- Risqet që lidhen me to, bazuar në materialitetin, natyrën, shtrirjen në kohë, fokusimi në kryerjen e testeve thelbësore, etj. - Planifikimin per kryerjen e testeve shumëqëllimshe, çka do të thotë që në një test ose nga një kampion i zgjedhur të testohen disa çështje të lidhura si kontrolle të ndryshme, llogaritë apo transaksionet e veçanta, etj.

C.3.2.4. Faza e Raportimit/specifika në rastin e auditimit financiar

Kjo fazë kompleton auditimin duke raportuar një informacion të plotë e të dobishëm mbi menaxhimin financiar të njësisë që auditohet, bazuar në rezultatet e procedurave të auditimit. Kjo përfshin zhvillimin e raportit të auditimit mbi:(1) Pasqyrat financiare të njësisë si dhe mbi çdo informacion tjetër ( analiza apo diskutime të menaxhimit) ose çdo informacion tjetër suplementar ose shoqërues i tyre i kërkuar,

P a g e | 52

(2) kontrollin e brendshëm, (3) nëse sistemi i menaxhimit është efektiv, (4) përputhshmërinë e të gjitha veprimeve financiare me ligjet dhe rregullat.

C.3.3. Model i Auditimit Financiar

Auditimet e buxheteve dhe shpenzimeve/kontraktimeve Auditimi i buxheteve dhe shpenzimeve është i parashikuar për të vlerësuar procesin e zbatimit të buxhetit në përputhje me planin buxhetor, si dhe shpenzimet/ kontraktimet. Rëndësi ka këtu edhe matja e performancës për të dy proceset. Këto auditime duhet të kryhen duke testuar çdo funksion, departament apo njësi të Ministrisë së Financave, ose të vartësisë së saj, për të vlerësuar përgjithësisht menaxhimin financiar.Tërësia e fushave mbi të cilat audituesi duhet të kryejë testet duke përdorur metoda sipas rastit, per Auditimin Financiar, është dhënë më poshtë në formë pyetësorësh. Kjo do ta ndihmojë audituesin e Ministrisë së Financave të planifikojë punë e tij.

I. Buxhetimi dhe Planifikimi

A) Ndarja e detyrave1) A ka përgjegjësi për përgatitjen e buxhetit, adaptimin, ekzekutimin dhe raportimin e çdo procesi me persona të ndryshëm?

B) Kontrolli i procedurave1) A ka personel përgjegjës për përgatitjen e buxhetit:a) Procedurat e buxhetimit a janë sipas ligjit?b) A është përgatitur e dorëzuar buxheti dhe pasqyrat sipas udhëzimeve, si dhe a është marrë miratimi i tij?c) A është i detajuar buxheti sipas kategorive, klasifikimit, njësive shpenzuese?d) A është buxheti në përputhje me qëllimet dhe objektivat?e) A është buxheti i qartë e i detajuar mjaftueshëm për tu monitoruar në ecurinë e vijueshme dhe sipas planit?f) A ka transferime të fondeve brenda njësisë dhe a janë kryer sipas rregullave?

2) Personeli përgjegjës për adaptimin e buxhetit:a) A e kanë paraqitur sipas rregullave, kanaleve të duhura dhe afateve buxhetin për miratim?b) A kanë komunikuar qartë me njësitë operacionale për efektet që pasojnë modifikimet ligjore të buxhetit (shkurtim ose shtim)?c) A janë rregjistruar në kontabilitet të ardhurat e vlerësuara për ti krahasuar me ato të realizuarat në fakt?d) A janë evidentuar në kontabilitet buxhetet e aprovuara në lidhje me aktivitet e granteve?g) A janë publikuar të dhënat e buxhetit të finalizuar nëse ligji e kërkon këtë?

P a g e | 53

3) Personeli përgjegjës për ekzekutimin e buxhetita) A janë adoptuar në mënyrë të formalizuar procedurat për të emëruar autoritetin dhe përgjegjësinë për transferimet midis kategorive buxhetore?b) A përdoret një sistem për të kontrolluar veçmas lëvizjen e shpenzimeve dhe atë të angazhimeve?c) A merret aprovim nga departamenti i kontabilitetit për disponueshmërinë e fondeve, para lëshimit të një urdhër blerje ose për të bërë një angazhim të shpenzimeve?d) A merret aprovim për kërkesat për buxhet suplementar, ose ndryshimet siç e kërkon ligji?e) A ka sistem kontrolli mbi angazhimet e jashtme të rregjistruara si detyrime (shpenzime)?

4) Personeli përgjegjës për raportimin e buxhetita) A krahasohen shpenzimet aktuale me buxhetin në periudha të arsyeshme (një herë në muaj) ose mbi bazë tjetër kohore?b) A diskutohet raportet buxhetore brenda njësisë/departamentit, etj?c) A ka shpjegime / sqarime për devijime nga buxheti, dhe a janë raportuar ato?d)A publikohen raportet e krahasimeve të shpenzimeve të kryera me buxhetin?

II.CASH-i (Paraja fizike) A) Ndarja e detyrave 1) A janë përgjegjesitë për përgatitjen e arkëtimeve dhe depozitave të veçanta nga

ato për rregjistrimin e mandateve të cash-it dhe hedhjet në Librin e madh?2) A janë të ndara funksionet e arkëtimeve me atë të pagesave?3) A janë të ndara funksionet midis përgatitjes së pagesave me atë të aprovimit të

pagesave, si dhe me ato të kontabilizimit te hyrjeve të pagesave të cash-it në librin e madh?

4) A janë të ndara funksionet midis miratimit të blerjeve me lekë në dorë nga ato të ekzekutimit të blerjes?

5) A janë të ndara funksionet e rakordimit të bankës me ato të arkëtimit dhe pagesave me lekë në dorë?

B) Kontrollet proceduriale1) A ka procedura që sigurojnë:a) Depozitimin në kohë të arkëtimeve ?b) Kontroll mbi çdo vend arkëtimi për të garantuar depozitimin në kohë dhe

rakordimin midis tyre?(c)A hapet/verifikohet posta e bankës nga të paktën dy persona?(d)Hyrjet me postë a shënohen me rregjistrim dyfish në dy vende në kohën e hapjes

P a g e | 54

së saj?(e) A listohen/rregjistrohen nga një person i ndryshëm nga ai që hap postën?(f) A i dërgohet një kopje e listimit të të hyrave së bashku me paratë te arkëtari?(h) A bashkëlidhet kopja tjetër si dokument mbështetës për transaksion kontabël?(i) A ka një person të tretë që krahason/rakordon periodikisht listën me depozitimin?(j) A ruhen mirë dokumentet e të ardhurave të cash-it,dhe a është aksesi i kufizuar

vetëm për persona të autorizuar?(k) A mbrohet cash-i duke përdorur rregjistër (libër arke) ?(l) Cash-i që mbërrin nga bankat a transmetohet në zyrën qendrore të Thesarit të

shtetit përmes sistemit bankar?(m)Dokumentet ditore të hyrjes së bankës a rakordohen me librin e madh në

departamentin/zyrën e kontabilitetit?(n)Nëse pagesat kryhen me lekë në dorë, a kontrollohen hyrjet e parave me librin e

arkës me nr. rendor ose dhe me mënyra të tjera?(o) A rregjistrohen dhe a bëhet balanca për çdo ditë e cash-it?

2) A garantojnë procedurat e kontabilitetit që:a) Procedurat e detyrimeve e pagesave a janë rregjistruar me saktësi dhe në

llogarinë, dhe klasifikimin e saktë buxhetor?b) Procedurat për autorizimin dhe rakordimin e transfertave ndër bankare dhe midis

fondeve a i janë nënshtruar kontabilizimit të duhur të këtyre tip transaksioneve?

5) A siguron Libri i Madh si më poshtë:a) shpërndarjen e pasqyrës së bankës, si dhe të dokumenteve që mbështesin

( çeqe, etj) direkt tek zyrtari që përgatit rakordimin?b) A janë të plota procedurat për krahasimin e dokumentëve të pagesave të bankës

me rregjistrimet e shkarkimeve ( pakësimeve) të saj në kontabilitet?c) A krahasohet periodikisht (numerikisht) libri i arkës, ditarët analitikë me Librin e

Madh të Llogarive?(d) A kryhen investigime periodike që lidhen me verifikimin e cash-it (si p.sh çeqet në

udhëtim, etj)?

III. INVESTIMET

A) Ndarja e detyrave1) A janë të ndara funksione të tilla si fillimi, vlerësimi dhe aprovimi i transaksionit nga ato te kontabilizimit qoftë në ditar ose në Librin e Madh?2) A janë të ndara përgjegjësitë për monitorimin e investimeve, vlerësimin e tregut nga ato të sigurimin e investimit (ndërtimit, blerjes, shërbimit), etj si këto?

B) Kontrolli procedurial1) A përfshijnë procedurat e aprovimit si më poshtë:a) A janë investimet të lejuara me ligj?b) A ka udhëzim i cili duhet rishikuar mbi politikat e investimeve?c) A është program i investimeve i integruar me atë të menaxhimit të parave dhe me kërkesat e shpenzimeve?

P a g e | 55

d) A ka një autoritet dhe përgjegjësi që vlerëson mundësitë buxhetore për investime e blerje?e) A bëhet vlerësim periodik mbi performancën e portofolit të investimeve?f) A bëhet verifikimi i të gjithë burimeve/të ardhurave të grumbulluara, me qëllim përballimin e investimeve?g) A ka procedura formale ligjore mbi aprovimin e investimeve dhe blerjeve, si dhe për të zhvilluar konkurimin e ofruesve të tyre (prokurimi)?

2) A ka procedura të kontabilitetit analitik që të përfshijnë:a) Mbajtje të një evidence të detajuar për investimet nga; Drejtoria.struktura e Investimeve, Drejtoria/struktura e Kontabilitetit.b) A janë përpunuar si duhet transaksionet që lidhen me investimet?c) A ka të ardhura nga investimet dhe a janë kredituar si duhet ato?d) A janë rregjistruar veprimet në kohën e duhur?

3) A përfshin Libri i Madh si më poshtë; a) Rakordimin e ditarit analitik të rregjistrimeve kontabël me Librin e Madh? b) Rishikimin periodik sipas natyrës së investimeve të përfshira në balancën

e Librit të Madh (gjendjen në fund) .

IV. Të ardhurat dhe të drejtat e arkëtueshme

A) Ndarje e detyrave1) A janë të ndara detyrat e faturuesit nga ajo e mbledhësit të të ardhurave dhe nga ai i kontabilistit të këtyre veprimeve?2) A janë detyrat të ndara midis kontabilistit në ditarin analitik të detyrimevë të arkëtueshme nga ai i zyrtarit të mbledhjes së të ardhurave dhe nga ai që mban Librin e Madh?3) A janë të ndara detyrat midis mbledhjes së të ardhurave me kontrolluesin/ verifikuesin, nga ai që mban rregjistrimet kontabël?4) A janë të ndara funksionet midis vlerësimit të taksave nga ai i çfarëdolloj rregjistrimi kontabël?5) A janë përgjegjësitë e ndara midis rregjistruesit/kontabilistit të rregjistrimeve të hyrjeve të parasë fizike nga kontabilizuesi i Librit të Madh?

V. Grantet. Monitorimi

A) GRANTET1) A është caktuar përgjegjësia për monitorimin e aktiviteteve të grantit?

2) A ka procedura në përputhje me:a) Kërkesat e Raportimit Financiar?b) Përdorimin e grantit në përputhje me termat e tij?c) Faturimin bazuar në termat kohore të shumave me grant?

P a g e | 56

3) A mbahet kontabilizimi për veprimet me grant i ndarë nga kontabiliteti me fondet e tjera?

4) A janë proceset e grantit dhe disbursimi i tij subjekt i së njëjtës shkallë kontrolli si transaksionet e tjera të buxhetit?

5) A zbatohen kriteret ligjore për procedurat e llogaritjes dhe dhënies së grantit?

6) A ka procedura të arsyeshme të kontrollit për të siguruar përpuethshmërinë e përdorimit të grantit sipas termave të marrëveshjes për dhënien e tij?

7) A ka një plan të llogaritjes indirekte të granteve i cili të jetë i aprovuar nga organi kompetent ligjor?

VI. Asetet KapitaleA) Ndarja e detyrave1) A janë përgjegjesitë për fillimin, vlerësimin dhe aprovimin e shpenzimeve kapitale, qirave, apo projektet e mirëmbajtjes ose riparimeve të ndara nga ato për kontabilitetin e projekteve, rregjistrimin e pasurive (aseteve), dhe funksionit të mbajtjes së Librit të Madh, dhe ato të ruajtjes të aseteve të siguruar me këto shpenzime?

2) A janë përgjegjësitë për fillimin e transaksioneve të aseteve kapitale të ndara në mënyrën e duhur nga ato për miratim përfundimtar?

3) A janë të rregulluara përgjegjësitë për inventaret fizike periodike të aseteve kapitale dhe a janë të ndara nga ato të ruajtjes dhe kontabilizimit të tyre?

4) A përfshijnë procedurat e autorizimit dhe të kontrollit çështjet në vijima) Identifikimin e atyre individeve të autorizuar për të filluar transaksione të aseteve kapitale dhe përkufizim i qartë i autoritetit të tyre?b) Udhëzimet në lidhje me çështjet kyçe, si çmimi për tu paguar shitësit sipas kushteve të pranuara, standardet e cilësisë së asetit,etj?c) Përgatitjen dhe paraqitjen në seksion veçuar të buxhetit të projekteve kapitale?

5) A përfshijnë procedurat ekzekutive ose legjislative, çështjet që vijojnëa) A kërkohet aprovim formal ekzekutiv ose legjislativ për të gjitha projektet e rëndësishme të aseteve kapitale ose blerjet?b) A ka procedura për autorizimin, aprovimin, dhe dokumentimin e shitjeve ose dispozitave të tjera të transferimit të aseteve kapitale?c) A ka procedura për aprovimin e vendimeve në lidhje me alternativat financiare dhe parimet e kontabilitetit, praktika dhe metoda?d) A ka procedura suplementare për autorizimin e shpenzimeve që tejkalojnë vlerën origjinale të miratuar?

P a g e | 57

6) A përfshijnë procedurat e kontabilitetit dhe kontrollit ato si më poshtëa) A përfshijnë e të punësuarve të kualifikuar ose firmave private në inspektimin, dhe mbikëqyrjen e projekteve të investimeve kapitale nga pikpamja teknike?b) Vendosjen dhe mbajtjen e rregjistrimeve të kostos së shpenzimeve kapitale.c) Procedurat e raportimit për punë në proces si dhe ato përfundimtare.d) Procedurat e kompletimit dhe marrjes në dorëzim brenda afatit dhe sipas kushteve, si dhe të transferimit të investimit në llogarinë e duhur kontabile.e) Rishikimin e shpërndarjes së llogarive për të garantuar alokimin e duhur të ngarkimit në asetet kapitale dhe shpenzimet e projektit.f) Nëse punët e ndërtimit janë zbatuar dhe përfunduar nga kontraktori, si dhe nëse janë zbatuar procedurat për të siguruar dhe mbajtur nën kontroll projektin e ndërtimit dhe faturimin/ situacionimin progresiv të tij?g) Nëse ekzistojnë të drejta për të kontrolluar rregjistrimet tek i kontraktuari gjatë zhvillimit të projektit?

7) A përfshijnë procedurat e kontrollit sa më poshtëa) Rregjistrim të detajuar të të gjitha aseteve të kontraktuara, të prodhuara vetë ose me qira.b) Inventarizim periodik të dokumetacionit që evidenton të drejtat mbi pronën.c) Ruajtjen fizike të aseteve.e) Sigurinë që materialet e blera shërbimet, riparimet ose çdo shpenzim kapital janë subjekt i të njëjtit nivel kontrolli i cili ekziston si për blerjet e tjera mbi aprovimin, marrjen në dorrëzim, kontrolli, etj.d) Rakordmin periodik të regjistrimeve të aseteve me gjendjen reale fizike të tyre.e) Investigimin e diferencave midis rregjistrimit kontabël dhe gjendjes fizike dhe sistemimin e regjistrimeve duke reflektuar dhe adresuar mungesat.f) Sigurimin se asetet kapitale janë në gjendje të rregullt apo të dëmtuara.g) Identifikimin e aseteve p.sh. me numra ose mënyrë tjetër si p.sh kompjuterat apo pajisjet e tjera elektronike në kuptimin e identifikimit të tipit markës. Kodit, serisë, etj.h) Mbajtjen e kontabilizimit të plotë e të saktë të amortizimit të aseteve për të siguruar kontrollin kontabël.i) Monitorimin e procedurave që lidhen me asetet, etj.

8) A përmban Libri i Madh i llogarive çështjet si më poshtë:a) Rakordimin periodik të llogarive analitike me ato të kontrollit të llogarive të Librit të Madh.b) Kontrollin mbi rregjistrimin kontabël, si dhe procedurat për: - Identifikimin ose bërjen e dallimit midis shpenzimeve për projekte me fondet kapitale nga ato me fondet operative buxhetore, - Identifikimin e shpenzimeve të buxhetit operativ për tu kapitalizuar si asete. - Sanksionimin e medodës së amortizimit dhe zbatimin e saj.

c) A janë rregjistrimet kontabël të kryera lidhur me sistemimin/kontabilizimin e

P a g e | 58

amortizimit (së bashku me atë të asetit) kur artikuj të caktuar nga asetet kapitale nxirren jashtë përdorimit, shiten ose transferohet, etj?

VII. PROKURIMET DHE PAGESATA) Ndarja e detyrave1) A janë të ndara përgjegjësitë për kërkesën, blerjen, etj. të ndara nga procesimi i faturës, mbajtja e llogarive të pagueshme dhe ato të mbajtjes së Librit të Madh?2) A janë të ndara përgjegjësitë e kërkesës për blerje dhe blerjes nga ato të marrjes në dorëzim?3) A janë përgjegjësitë e përgatitjes së pagesave dhe të aprovimit të pagesave të ndara nga ato të rregjistrimit të arkëtimeve të parave dhe rregjistrimit të të hyrave në Librin e Madh?

B) Procedurat e kontrollit1) A përfshijnë procedurat e kërkesës dhe të kontrollit çështjet si më poshtë:a)Fillimin e blerjes së mallrave e shërbimeve me kërkesë nga autoriteti i duhur pasi është marrë aprovimi i zyrtarit të emëruar për këtë.b)Përdorimi i kontabilitetit për formularët e kërkesës sipas një radhë të bazuar në një sistem numërimi.c) Verifikimin paraprakisht nga sektori i kontabilitetit dhe buxhetit nëse ka fond të mjaftueshëm për tju përgjigjur kërkesës për blerje?d)Ekzistencën e specifikimeve teknike të cilat duhet të shoqërojnë kërkesën për blerje. Kjo bëhet për të mos krijuar artikuj stok që mund të jenë gjendje në magazinë.

2) A përfshijnë procedurat e blerjes dhe kontrollit si më poshtë:a) Strukturimin e autorizimeve të blerjeve për të përshtatur natyrën dhe përmasat e blerjes me personel me eksperiencë në kryerjen e këtyre blerjeve.b) Porositjen e blerjes, kushtet e kontraktimit, si dhe procedurat e aprovimit të kontratës.c) Rishikimin periodik të çmimeve të blerjes nga punonjës të përgjegjshëm dhe të pavarur nga sektori ose drejtoria e blerjeve.d) Përdorimin e procedurave konkuruese për blerjet.e) Nëse është praktikë, rotacionin mbi një bazë të rregullt të zyrtarit ose zyrtarëve të blerjeve dhe kontraktimit.f) Në kontratat për materiale, shërbime, ose të tjera të siguruara në një mënyrë tjetër të ndryshme nga ajo me bazë çmim të fiksuar, a kërkohet auditim për koston e kontraktorit përpara aprovimit te pagesës.g) Procedurat për shpalljen publike të prokurimit publik në përputhje me kërkesat ligjore në fuqi.h) Rishikim periodik të blerjeve të përsëritura dhe të dokumentacionit justifikues për ligjshmëri dhe saktësi më tepër se sa rishikimi i ofertës konkurruese.i) Politikat e deklarimit dhe dokumentimit të konfliktit të interesit.j) Sigurimin për porosinë e blerjes dhe kontratën, të një sistemi identifikimi

P a g e | 59

numerik ose ndonjë mënyre tjetër që të shërbejë për kontrollin.k) Marrjen e një numri kuotime çmimesh përpara bërjes së porosisë të cilat nuk janë subjekt i ofertës konkuruese.l) Ndalimin e copëzimit të porosive të bëra me qëllim shmangien e niveleve të larta të miratimit të kërkesave.m) Mbajtja nga departamenti i blerjeve i listave të çmimeve ose çdo rregjistrim tjetër mbi kuotat e çmimeve.n) Modifikimi i procedurave të pagesës së fondeve në përputhje me rregullat në fuqi.o) Kontrollin për identifikimin përpara porosisë të kostove apo shpenzimeve të pa lejueshme nga programet e granteve (shih politikat e granteve, destinacionin, etj)q) Mbajtjen e rregjistrimeve mbi blerjet e hapura dhe të porositura, krahasura me kontratën ( blerjet pjesë-pjesë, etj për të ndjekur zbatimin e kontratës)r) Paracaktimin e kritereve të përzgjedhjes dhe kërkimin e dokumentacionit përkatës.s) Ndryshimet në kontratë ose porosi blerjesh të bëhen me të njëjtin kontroll dhe procedura aprovimi si kontrata origjinale.t) Pagesën vetëm mbi bazën e faturës origjinale.u) Rregjistrimi dhe kontrolli kur malli dërgohet pjesë-pjesë.v) Rregjistrimi dhe kontrolli i llogarisë së shpenzimeve në përputhje dhe konform buxhetit.

VIII. PAGESA E STAFITA)Ndarja e detyrave

1)A ka përgjegjësi për mbikëqyrjen dhe mbajtjen e kohës së punës për funksionet? A janë të ndara ato në mënyrë të qartë? A është i veçantë funksioni i mbikëqyrësit nga ai i hartimit të listëpagesave, kontabilistit dhe paguesit?2) A janë përgjegjësitë për funksionin e përpunimit të listës së pagave të ndara në mënyrë adekuate nga funksioni i kontabilizuesit në Librin e Madh?3)A është i rakorduar fondi i pagave, me llogarinë e pagave?

B)Procedurat e kontrollit

1) A ka për personelin procedura dhe kontrolle që përfshijnë si në vijim:

a) A autorizohen siç duhet, miratimi, dhe dokumentimi i të gjitha ndryshimeve në punësim (shtesave dhe pushimeve), paga dhe shtesat e pagave, ose zbritjet e pagave?b) A bëhet menjëherë raportimi, njoftimet e shtesave, ndarjet, dhe ndryshimet në pagat dhe zbritjet, në funksion të përpunimit të listës së pagave?c) A mbahen të dhënat përkatëse të pagave për përfitimet lidhur me pushimet, të

P a g e | 60

dhënat e pensioneve, pushime mjekësor, etj?d) Pagat dhe Sigurimin a janë në përputhje me zërat dhe limitet buxhetore?e) A janë aplikuar pagat në përputhje me pagat e caktuara zyrtarisht?

2) A mbikëqyret koha e punës sipas procedurave të kontrollit në vijim:a) A ka një nëpunës zyrtarisht të caktuar për mbikëqyrjen e kohës së punës dhe orët jashtë orarit?b) A ka procedura të mbajtjes së kohës dhe të dhënat e shkruara?c) A ka kontroll elektronik të kartave të punës dhe a mbikëqyret ai?d)A ka procedura për autorizimin, miratimin dhe rregjistrimin e pushimeve raportit mjekësor ose procedura për miratimin dhe kontrollin e kompensimit në pagë ose kohë pune?

3) A përfshijnë procedurat e përpunimit të listës së pagave edhe kontrollet në vijim:a) Kontrollet për përgatitjen e listës së pagave?b) Miratimin dhe dokumentacionin e ndryshimeve në dosjen e pagave?c) Shqyrtimi dhe miratimi i listës së pagave të përfunduar para se ato të shpërndahen?d) Shqyrtimi i pagesave të dokumenteve mbështetëse të përfitimit të punonjësve (të tilla si pushime vjetore apo pushim mjekësor) para se pagesat të jenë bërë?e) Shqyrtimi për arsyeshmërinë e pagave për periudhat e mëparshme për një person i ditur i pa përfshirë në përpunimin e pagave në kohën e duhur?f) Balancimi i shpërndarjes së parave me rregjistrin/ librin e pagave i cili duhet të mbahet nga një punonjës tjetër i pavarur nga funksionet e tjera?g) Verifikimi i shumave krahasuar me buxhetin?

4) A përfshijnë procedurat e disbursimit të listës së pagave, edhe kontrollet në vijim:

a) Nxitjen për të gjithë punonjësit për të marrë disbursimin e pagave përmes "depozitë të drejtpërdrejtë" në llogarinë e tyre bankare.b) Mbajtjen e nënshkrimit për pagën e tërhequr në rast tjetër.c) Dokumentimin në rastin e delegimit të së drejtës për tërheqjen e pagës.d) Nëse pagesa është bërë me para në dorë, nga një person tjetër në bazë testi a kryhen verifikime të nënshkrimeve.e) Kontrolli në rastin e pagesave me para në dorë për pagat e pa tërhequra.

IX. RAPORTIMI FINANANCIAR

A) Ndarja e detyrave

1) A janë përgjegjësitë për rishikimin final dhe miratimin e raporteve financiare të ndara në mënyrë adekuate nga ato për përgatitjen e raporteve?

2) A janë të ndara përgjegjësitë për mbajtjen e Librit të Madh nga ato të mbajtjes së ditareve?

P a g e | 61

3) A janë përgjegjësitë për mbajtjen e Librit të Madh të ndarë në mënyrë adekuate nga ato për ruajtjen e aseteve/pasurive?

B) Kontrolli Procedurial

1) A përfshijnë procedurat e përgjithshme të kontrollit si në vijim:

a) Një rregull formal të organizatës sipas të cilit përgjegjësitë raportuese janë të përcaktuara qartë dhe të një linje të arsyeshme?b) Mbikëqyrje nga një zyrtar i kontabilitetit kryesor mbi të dhënat e kontabilitetit dhe të punonjësve të kontabilitetit në të gjitha vendet e punës?c) Kontrollin e Librit të Madh mbi të gjitha pasuritë dhe transaksionet për të gjitha departamentet/ njësitë e organizatës?d) Politika të shkruara dhe/ose manuale proceduriale të kontabilitetit dhe mbi ndarjen e duhur të detyrave midis stafit të kontabilitetit dhe atij të përgatitjes së raporteve financiare?e) Përditësimi i politikave kontabël dhe manualeve procedurale, siç është e nevojshme?f) Procedurat për të siguruar se vetëm personat e autorizuar mund të ndryshojë ose të krijojë një parim të ri të kontabilitetit, të politikës, ose procedurën që do të përdoret nga organizata?g) Sigurinë e të dhënave të kontabilitetit?h) Një politikë zyrtare në lidhje me konfliktet e interesit?i) Vlerësimin periodikisht të mjaftueshmërisë dhe efektivitetit të kontrolleve të brendshme të kontabilitetit në lidhje me sistemet e organizatës?j) Zbatimin e masave për të korrigjuar dobësitë?

2) A përfshijnë procedurat e mbylljes së llogarive dhe kontrollet si në vijim:

a) Procedurat dhe politikat për mbylljen e llogarive për një periudhë të raportimit, a janë të mjaftueshme për të siguruar se llogaritë janë të mbyllura, të rregulluara dhe shqyrtuara në kohën e duhur?b) Procedurat për të siguruar të gjitha sistemimet e kontabilitetit janë përfshirë të gjitha transaksionet të zbatueshme për periudhën raportuese?c) Shqyrtimi dhe miratimi i rezervave të vlerësimit ose llogari të tjera të ekuilibrave janë bazuar në vlerësimet?d) Të gjitha shënimet në ditar, janë miratuar dhe janë të mbështetur nga përshkrimet adekuate ose dokumentacion?e) Kontrollet për të siguruar se vetëm personat e autorizuar mund të kryejnë kontabilizime?

3) A përfshijnë procedurat e rakordimit dhe kontrollet si në vijim:a) Procedurat për të siguruar akumulimin e rregullt dhe efektiv të të dhënave financiare?b) Procedurat për përpunimin e rregullt të të dhënave financiare të marra nga

departamentet dhe njësitë e tjera të kontabilitetit?c) Procedurat për të lejuar regjistrimin dhe rishikimin e shënimeve të veçanta të krijuara në

procesin e rakordimit?

4) A përfshijnë procedurat e miratimit si në vijim:a) Procedurat për të siguruar që raportet financiare janë mbështetur nga të dhënat e llogarisë kryesore/sintetike ose dokumente themelore të tjera?b) Procedurat ofrojnë siguri të arsyeshme ligjore se të gjitha të dhënat e nevojshme përfshihen si duhet në raportet financiare?

P a g e | 62

c) Procedurat për të siguruar se raportet financiare janë përgatitur mbi një bazë të qëndrueshme?d) Shqyrtimi dhe miratimi i raporteve financiare në nivelet e duhura të menaxhimit është i përshtatshëm e ligjor?

C.4. Auditimi sipas Departamenteve

Auditimi i Departamentit është dizenjuar të vlerësojë aktivitetet dhe operacionet specifike apo funksionet që një departament (ose njësitë vartëse të tij) zhvillon. Auditimi i departamentit duhet të vlerësojë gjithçka lidhet me një departament duke filluar nga pajtueshmëria me ligjet dhe rregullat e funksioneve specifike të departamentit/drejtorisë, sistemin e kontrollit të brendshëm, të llogarive/kontabilitetit, të japë siguri nëse është vepruar në përputhje me politikat dhe procedurat e miratuara, legjislacionin e fushës në fuqi dhe rregullat e brendshme, si dhe të verifikojë rregjistrimet e transaksioneve në dokumentet kontabile dhe bilancin e institucionit, etj, të gjitha këto në varësi të natyrës së departamentit që i nënshtrohet auditimit.

Specifikisht, në sistemin e Ministrisë së Financave në këtë tip auditimi do të kategorizonin një sërë njësish/strukturash p.sh; Auditimin e Drejtorisë së Financës, Drejtorisë së Personelit dhe Shërbimeve Mbështetëse, Drejtorisë së Përgjithshme të Borxhit Publik, Drejtorisë së përgjithshme të Buxhetit, Thesarit, Njësisë së Mbikëqyrjes së Lojrave të Fatit, etj.

Një shembull i auditimit sipas Departamenteve/Drejtorive, është auditimi i veprimtarisë së Drejtorisë së Menaxhimit të Borxhit Publik, specifikat e të cilit reflektohen në çështjet më poshtë:

Auditimi i Drejtorisë së Përgjithshme të Borxhit Publik.

Çështjet që mund të auditohen në këte Drejtori janë dhënë në formë pyetësori. Mbi këtë bazë audituesi mund të ndërtojë teste, sondazhe, intervista ose të bazojë gjykimin e tij për auditim.

Nr Pyetjet po jo koment1 Vlerësimi i Kontrollit të Brendshëm të Drejtorisë

a) Vlerësimi i mjedisit të kontrollitKuadri institucional, baza ligjore, struktura, organizative, etj

i) Baza ligjore a është e plotë? A ekzistojnë aktet nënligjore, dhe rregullat dhe direktivat e brendshme të dala në zbatim të legjislacionit, dhe a evidentohet ndonjë boshllëk/mangësi/dobësi në këtë drejtim?

ii) A është hartuar baza rregullative në përputhje me qëllimin, a mbulon me rregulla të gjitha funksionet që duhet të kryejë kjo Drejtori?

P a g e | 63

ii) A është struktura sipas rregullave, a është funksionale, a i përgjigjet nevojave dhe operacioneve, a ka mbivendosje apo funksione të zbuluara ( të mbetura pa staf)?

iv) A është i plotësuar stafi sipas strukturës? Nëse jo pse dhe cilat janë efektet që ka dhënë kjo ne realizimin e detyrave?

v) A ka rregullore të brendshme, ndarje detyrash dhe a është kjo ndarje në përputhje me kualifikimin dhe eksperiencën e të punësuarit?

vi)A evidentohet papajtueshmëeri funksionesh me njëri-tjetrin të cilat mund të dëmtojnë kryerjen pa risk të tyre nga i njëjti person?

vii) A ka rregulla të etikës/ Kod etike, etj?

V.O Pyetësori për komponentet e tjere të kontrollit të brendshëm, në terma të përgjithshëm është i detajuar më sipër (C.1).

2 Vlerësimi i rrezikut të borxhit publik

i) A ka një metodologji të vlerësimit dhe menaxhimit të riskut të borxhit publik, e detajuar për borxhin e brendshëm dhe të jashtëm?

ii) A është respektuar Metodologjia dhe a i përfshin ajo të gjitha llojet e risqeve që lidhen me borxhin publik?

iii) A ka një rregjistër të risqeve, të detajuar për çdo lloj borxhi? A rishikohet ai periodikisht?

iv) A ka një punonjës/trupë të caktuar me analizën, vlerësimin dhe menaxhimin e risqeve?

v) A ka procedura të raportimit të risqeve?vi) A ka masa të parashikuara për mbulimin e risqeve nëse

ato do të ndodhin? A ka një buxhet rezervë për përballimin e situatave në rastin e risqeve me efekte financiare?

3 Menaxhimi strategjik i Borxhit Publik

i) A ka një metodologji me rregulla teknike për menaxhimin e borxhit publik? A ka procedura të shkruara për menaxhimin strategjik?

ii) A ka procedura të shkruara mbi hartimin, prezantimin dhe miratimin e strategjisë së Borxhit Publik? A janë zbatuar ato?

iii)A ka një metodologji mbi analizën dhe tendencën e treguesve makroekonomike e fiskalë për të mbështetur objektivat strategjike? A janë vlerësuar dhe analizuar drejt ato?

P a g e | 64

iv)A ka procedura të shkruara mbi mënyrën e raportimit mbi nivelin e realizimit / zbatimit të strategjisë? A ka raporte monitorimi dhe a ka veprime të ndërmarra të bazuara mbi raportet e monitorimit? A evidentohen dhe kujt i raportohen shmangiet e rezultuara nga strategjia e miratuar?

v) A ka masa korrigjuese të parashikuara dhe të miratuara në rastet e shmangieve? A kanë qenë që më parë të parashikuara keto si rreziqe në strategji?

vi)A ka metodologji mbi vlerësimin e rrezikut të borxhit publik, a janë vlerësuar të gjitha tipet e rreziqeve që lidhen me borxhin publik, dhe a ka masa të parashikuara për menaxhimi e rrezikut, apo efekteve që parashikohen prej tij?

vii) A janë të mjaftueshme masat e parashikuara për minimizimin e risqeve të mundëshme?

4 Menaxhimi operacional i borxhit publik

Operacionet e emetimit të Borxhit të Brendshëmi) A ka procedura të shkruara mbi mënyrën e kryerjes së

procedurave të marrjes së borxhit të brendshëm dhe si janë zbatuar ato?

ii) A ka rregulla të shkruara mbi marrëdhëniet e Drejtorisë së Borxhit/ Ministrisë së Financave me Bankën e Shqipërisë mbi procedurat e shpalljes, zhvillimit dhe përfundimit të ankandeve për letrat me vlerë të qeverisë që i takojnë borxhit të brendshëm? A janë zbatuar ato?

iii) A ka procedura të shkruara mbi dokumentimin e borxhit të brendshëm?

iv) A ka procedura për të garantuar publikimin dhe transparencën lidhur me të gjitha çështjet më sipër mbi borxhin e brendshëm?

Operacionet e emetimit të Borxhit të Jashtëm:i) A ka procedura të shkruara mbi të gjitha operacionet që

lidhen me marrjen dhe dokumentimin e borxhit të jashtëm? Si janë zbatuar ato?

ii) A ka procedura që rregullojnë mënyrën, formën, përmbajtjen dhe autoritetin për negocimin dhe marrjen e vendimit mbi marrjen e borxhit të jashtëm? Si janë zbatuar ato?

iii) A ka marrëveshje të borxhit midis palëve, dhe a janë ato të plota me të gjitha termat e nevojshme juridike për të shmangur risqe të mundëshme në disfavor të Debitorit?

iv) A janë respektuar termat e marrëveshjeve të borxhit?

P a g e | 65

v) A ka raste të shkeljes së marrëveshjeve dhe a ka patur kosto/penalitete nga kjo? Nëse po të cilësohet.

5 Rregjistrimi i borxhit publik

i) A është i informatizuar rregjistrimi i borxhit publik?

ii) A garanton mënyra e rregjistrimin, saktësi, siguri, etj. A është i saktësuar me rregulla te shkruara së cilët janë personat e autorizuar për të ndërhyrë në sistem me qëllim rregjistrimin e transaksioneve të borxhit?

iii) A siguron sistemi gjenerimin e raporteve periodike dhe vjetore të plota e të sakta për menaxhimin lidhur me treguesit e borxhit?

iv) A i përfshin raporti të gjithë treguesit që lidhen me borxhin? A ka tregues të domosdoshëm të cilët duhet të ishin përfshirë?v) A garantohet rakordimi i treguesve të borxhit, si gjendja, disbursimet, pagesat, gjendja e mbetur etj, si për prinicipalin ashtu dhe interesin?vi) A ka një sistem për rakordim me kreditorët dhe a ka rregulla të shkruara se si duhet të kryhet ky proces, periodicitetin e rakordimit, etj.?

5 Raportimi, publikimi, transparenca

i) A ka rregulla të shkruara mbi mënyrën, formën përmbajtjet, afatet, autoritetin kujt i raportohet etj. për treguesit e borxhit publik, ecurinë, realizimin e objektivave, etj?

ii) A ka rregulla të shkruara mbi publikimin e treguesve të borxhit, mënyrën formën afatet (periodicitetin, etj)?

6 Vlerësimi i performancësi) Vlerësimi i treguesve të borxhit në terma afatshkurtër dhe

afatgjatë (deri në 3 vjet dhe mbi tre vjet sipas gjykimit të audituesit) Mbi këtë bazë a gjykohet se treguesit janë përmirësuar?

ii) A ka Drejtoria objektiva në lidhje me përmirësimin e treguesve të borxhit dhe a janë realizuar ato?

iii) A ka Drejtoria parashikime në lidhje përmirësimin e treguesve të menaxhimit riskut dhe a janë realizuar ato? Cili është niveli i realizimit?

P a g e | 66

iv) A ka kryer Drejtoria analiza periodike dhe vjetore mbi treguesit e performancës së borxhit? A ka masa të marra bazuar në rezultatet e analizave? A janë ato të detajuara për çdo lloj borxhi, sipas monedhave, borxh i jashtëm ose i brendshëm, sipas afatit të borxhit (afatshkurtër, afatmesëm, afatgjatë), etj.?

Audituesi mund të rishikojë pyetesorin më sipër dhe ta përshtasë atë në varësi të nevojës ose çështjeve që ai gjykon se duhen konsideruar për auditim.

C.5 Auditimi Operacional

Çfarë është auditimi operacional

Auditimi operacional është projektuar i tillë që të vlerësojë procedurat dhe kontrollet e operacioneve të caktuara, të cilat ndikojnë në arritjen objektivave të njësisë. Ky auditim gjithashtu mat përputhshmërinë e veprimtarisë me politikat dhe procedurat ashtu sikurse dhe me ligjet në fuqi dhe rregullat për një operacion / veprimtari/ funksion të caktuara brenda një njësie publike. Gjatë auditimit operacional duhen shfrytëzuar testet funksionale dhe rishikimi i transaksioneve. Veçori e këtij lloji auditimi eshtë se i nënshtrohet auditimit një operacion i caktuar pavarësisht se ai shtrihet në disa departamente/njësi.

Gjithashtu këto auditime vlerësojnë riskun dhe kontrollin e brendshëm të sistemit operacional të departamentit, njësisë apo funksioneve të specifikuara. Objektivi i auditimit operacional fokusohet në atë nëse; operacionet janë duke funksionuar në mënyrë eficiente, efektive dhe në përputhje me qëllimet e menaxhimit. Auditimi vlerëson përdorimin e burimeve në dispozicion të kryerjes së operacionit brenda njësisë. Ky auditim vlerëson nëse objektivat e menaxhimit janë duke u përmbushur në mënyrën më efektive dhe më eficiente të mundshme për sa i përket menaxhimit të aseteve, stafit, produktivitetit, etj, si dhe nëse janë respektuar ligjet dhe rregullat në fuqi që lidhen me ushtrimin e operacioneve/funksioneve të veçanta. Shembuj të auditimeve operacionale janë; auditimi i prokurimeve publike, auditimi mbi menaxhimin e burimeve njerëzore, operacionet e vlerës për qëllime doganore, etj. Modele lidhur me specifika mbi auditimin e dy operacioneve më sipër jepen në vijim:

C.5.1. Auditimi i prokurimeve publike

Disa nga elementet kryesore të këtij auditimi përfshijnë: buxhetimin (llogaritjen e çmimit), tenderimin, kontratimin, zbatimin, marrjen në dorëzim, pagesat, rregjistrimin dhe rakordimin kontabël, etj. Ai gjithashtu përfshin funksione kyçe operacionale siç janë; procesi i zgjedhjes së kontraktorit, zbatimit të kontratës, ndryshimit të grafikut të operacioneve të marrjes së punës/shërbimit/furniturave

P a g e | 67

në dorëzim, etj: Ky auditim përfshin gjithashtu elementët e përputhshmërisë si; dokumentimi i fondit që nevojitet, zhvillimin e procesit në përputhje me rregullat dhe ligjet në fuqi, etj.

Për të planifikuar për shembull auditimin e një procesi tenderimi, audituesi duhet të mbajë parasysh fazat në të cilat ky operacion kalon. Ato janë;

1. Zgjedhja e tipit të procedurës në respekt të dispozitave ligjore të fushës që lidhen me kufijtë monetarë, të cilat mund të jenë të hapura, të kufizuara/me negocim me ose pa njoftim paraprak, etj.

2. Publikimi i procedurave të tenderimit. 3. Procedurat e tenderimit të cilat përfshijnë ;- a) Dokumentet e tenderit që janë

dokumentet paraprake mbi hartimin e kritereve të vlerësimit të tenderit; b) fillimin e procedurave të prokurimit; c) hapjen dhe vlerësimin e tenderit/ ofertave dhe nxjerrjen e fituesit; d) shpalljen e fituesit dhe hartimin e kushteve të kontratës; e) nënshkrimi i kontratës dhe njoftimi i saj.

4. Menaxhimi i konratës - Përfshin a) procedurat e pagesës së kontraktorit bazuar në termat e kontratës dhe rregullave të menaxhimit financiar; b) Mënyrën e zgjidhjes së çdo problemi që ka lindur, ose amendim i kontratës; c) Mbikëqyrja dhe kolaudimi i produktit të tenderit; d) Marrja në dorëzim e produktit të tenderit, dokumentimi, magazimnimi,përfshirja në evidencën kontabël.

Referuar 4 fazave të mësipërme, si dhe elementeve të kontrollit të brendshëm, etj, mëe në detaje dhe në mënyrë të specifikuar, audituesi i prokurimeve publike duhet të kryejë ato teste që ti japin përgjigje pyetjeve si më poshtë:

Nr

Pyetjet po jo koment

1 Vlerësimi i Kontrollit të Brendshëmi) A ka njësia personel/ sektor/ drejtori të ngarkuar zyrtarisht

me operacionet e prokurimeve publike? Nëse jo, a i përgjigjet organizimi aktual i saj standarteve të KB?

ii) A ka përshkrime të sakta dhe të qarta të detyrave të këtij stafi?

iii) A është ky staf i kualifikuar/trajnuar dhe që i përgjigjet kërkesave të vendit të punës lidhur me funksionet që duhet të kryejë për realizimin e procedurave të prokurimit publik?

iv) A është i plotësuar stafi,me ekspertët e duhur për të mbuluar natyrën e prokurimeve që kryen zakonisht njësia?

v) A ka ndarje të detyrave për të shmangur konfliktin e funksioneve të tilla që hartuesi i dokumenteve të tenderit të mos jetë anëtar i komisionit të vlerësimit, ose në grupin e marrjes në dorëzim të produktit të tenderit etj?

vi) A është stafi i qartë dhe a zotëron njohuritë e duhura lidhur me zbatimin e legjislacionit të fushës, si dhe a është i njohur me rregullat e Kodit të Etikës, etj?

P a g e | 68

V.O Audituesi mund ti referohet më tej edhe Pyetësorit të përgjithshëm sipas seksionit C (C.1) të Udhërrëfyesit për të gjithë komponentët e kontrollit të brendshëm, për çështjet që lidhen me prokurimet.

2 Njoftimi i procedurës së prokurimiti) A është shpallur njoftimi i procedurës së prokurimit në

përputhje me legjislacionin në fuqi?ii) A përfshin ky njoftim të gjitha të dhënat që lidhen me;- Informacionin referuar autoritetit kontraktues,- Adresat se nga ku mund të sigurohet informacion më i

detajuar mbi procedurat e prokurimit,- Tipin e procedurës së prokurimit,- Natyrën dhe specifikat lidhur me punën, shërbimin apo

mallrat që kërkohet të blihen,- Limitet kohore për livrimin e dokumentave dhe zhvillimin e

tenderit,- Specifikimet ( kriteret e kualifikimit, dhe kushtet teknike),- Kriteret /kushte e kontratës; çmimi më i ulët ose tenderi me

avantazh më të lartë ekonomik,- Informacion lidhur me rishikimin e kontratës, (p.sh. në

kushtet e propozimit për punimë të pritshme, të fshehura, etj),

- A janë limitet kohore në përputhje me legjislacionin në fuqi?- A është kontrata e propozuar e qartë, preçize dhe e bazuar

në objektin e tenderit?3 Cilësia e dokumenteve të tenderit

i)Është dokumentacioni teknik i mjaftueshëm dhe në përputhje me tipin e kontratës që kërkohet?

ii) A është hartuar dokumentacioni teknik nga staf kompetent sipas fushës, dhe a ka akt zyrtar që e ngarkon këtë staf me hartimin e dokumentacionit teknik?

iii) A ka dhe a janë respektuar limitet kohore të njoftimit të tyre (dokumentacionit teknik)?

iv) A janë specifikimet teknike të tilla që të lejojnë në mënyrë të barabartë të gjithë kandidatët e mundshëm potencialë të marrin pjesë? A ka kritere të pajustifikuara të vëna me qëllim pengimin e pjesëmarrjes së tyre në tender?

v) A kanë kërkuar të interesuarit sqarime lidhur me specifikimet teknike, dhe a u është kthyer përgjigje brenda afateve kohore?

4 Shqyrtimi dhe vlerësimi i tenderiti) A është krijuar komisoni i vlerësimit me akt zyrtar dhe në

bazë të legjislacionit të fuqi?ii) A është përbërja e tij kompetente profesionalisht, si dhe

lidhur me njohjen e legjislacionit në fuqi, për të realizuar vlerësimin e tenderit?

iii)A ka një raport mbi hapjen e tenderit, a është ai i plotë dhe

P a g e | 69

a i pasqyron të gjitha ofertat që janë paraqitur?iv)A i pasqyron Raporti ofertat e pranuara ato të refuzuara

dhe arsyet përkatëse për secilin rast? A janë arsyet të justifikuara me dokumentacionin e ofertave?

v) A janë specifikimet, kriteret e tenderit identike me ato që janë publikuar në njoftim?

vi)A janë specifikimet proporcionale si në sasi edhe në natyrë me ato të shpallurat?

vii) Në rastin kur janë refuzuar ofertat, a janë të njëjta justifikimet në Raport me ato që tregojnë dokumentet e ofertës së përjashtuar, dhe a provohet vërtet se kjo ofertë nuk plotëson kriteret për tu kualifikuar?

viii) Në rastet e ofertave të kualifikuara, a dëshmojnë dokumentet e ofertës se ato plotësojnë vërtet të gjitha kriteret për tu kualifikuar?

ix)Nëse komisioni ka kërkuar nga kandidatet dokumente shtesë, a janë ato brenda rregullave dhe a janë plotësuar?

5 Kushtet paraprake të kontratësi) A janë kriteret në kontratë identike me ato të publikuara me

dokumentet e tenderit?ii) A janë kriteret e vlerësimit ato me ekonomikët e tenderit?

Konkretisht; - A janë pikët sipas kritereve në përputhje me natyrën e

kontratës? - A është numri i pikëve i arsyetuar dhe i justifikuar? - A janë llogaritjet korrekte ( pikë x peshën specifike të

kriterit)iii)Në rastet kur kriteri i vlerësimit është vlera më e ulët ( e

cila nuk mund të aplikohet në rastet konkuruese); - Nëse përjashtohet nga tenderi vlera më e ulët, a

ka kërkuar komisioni argumentimin dhe shpjegimit e çmimit dhe a janë vlerësuar ato nga komisioni?

- A është ankimuar vendimi për përjashtim i vlerës më të ulët?

- Nëse nuk është i argumentuar vendimi për përjashtim, cili është efekti në vlerë monetare i mos zgjedhjes së vlerës më të ulët, të përjashtuar?

iv) A është publikuar njoftimi i fituesit brenda afatit ligjor, dhe a ka ankimime ndaj tij?

6 Kontrata dhe amendimet e kontratësi) A është nënshkruar kontrata me fituesin brenda afateve,

dhe sipas rezultateve të tenderit?ii) A ka depozituar kontratori garancitë e kërkuara sipas ligjit,

dhe në masën e duhur para nënshkrimit të kontratës?iii)A është hartuar kontrata me terma sipas dokumenteve të

tenderit kryesisht për;

P a g e | 70

- a janë punë, shërbimet dhe furniturat të cilave u referohet kontrata identike me ato të dokumentëve të tenderit?

- A është çmimi i kontratës i njëjtë me atë të ofertës të shpallur fituese?

- A janë amendamentet e kontratës të miratuara nga autoriteti kontraktues?

- A ka punime shtesë referuar fondit rezervë nga punime të fshehura dhe si janë përdorur ato?

- A ka nevojë për punime shtesë që kanë rezultuar nga një projekt jo i plotë ose me mangësi?

iv)Në rastin e punimeve shtesë të cilat nuk kanë qenë pjesë e kontratës origjinale duhet parë nëse;

- A janë ato të mbuluara nga fondi rezervë? - A e tejkalojnë ato fondin reservë? - A janë ato teknikisht dhe ekonomikisht të ndara, ose pa

lidhje me kontratën origjinale?v) Në rastin e furniturave apo shërbimeve shtesë; - A ka raste të zëvendësimit apo shtimit të pajisjeve,

furniturave, instalimeve apo mirëmbajtjes, të kërkuara për shtim, zëvendësim apo zgjerim nga furnizuesi të cilat nuk përputhen me kontratën?

- A janë ndryshimet e mësiperme të argumentuara me shkaqe të tilla teknike si vështirësi teknike, pamundësi lidhje / instalimi i pjesëve me njëra-tjetrën, vështirësi në operacione ose në mirëmbatje, etj, të cilat ta detyrojnë autoritetin kontraktues ti pranojë ato?

V.O Audituesi mund të shtojë apo rishikojë të gjitha testet më sipër në funksion të gjykimit të tij për të arritur në konkluzione profesionale mbi auditimin e prokurimeve publike.

Fazat e tjera të operacioneve që lidhen me prokurimet si buxhetimi, marrja në dorëzim, pagesat, kontabilizimi etj, janë të trajtuara në Seksionin C3.

C.5.2. Auditimi i menaxhimit të burimeve njerëzoreProcesi i auditimit të menaxhimit të burimeve njerëzore është një vlerësim i pavarur, objektiv, dhe sistematik që ofron siguri se:

1) Menaxhimi i burimeve njerëzore është duke u kryer në përputhje me kërkesat dhe prioritetet e qeverisjes.

2) Ky menaxhim po kontribuon dhe është në përputhje me objektivat e institucionit.

3) Rreziqet e menaxhimit të burimeve njerëzore janë identifikuar plotësisht, janë vlerësuar, dhe menaxhohen.

4) Kapitali njerëzor i menaxhur me efektivitet po i shton vlerën organizatës.

P a g e | 71

Sipas këtij përkufizimi, auditimi i menaxhimit të burimeve njerëzore është më shumë se një vlerësim që vetëm mbledh dhe paraqet dëshmi të pajtueshmërisë. Auditimi i këtij operacioni pritet gjithnjë e më të shumë të shikojnë përtej pohimeve të thjeshta dhe të vlerësojë nëse praktikat e menaxhimit të burimeve njerëzore janë të shëndosha, si dhe të ofrojë shërbime këshillimi për ta ndihmuar organizatën në realizimin e qëllimeve dhe objektivave të saj. Në këtë pjesë, synohet të jepen specifikat që ka planifikimi dhe zhvillimi i një auditimi të menaxhimit të burimeve njerëzore i parë në dy aspekte;Së pari, vlerësimin e performancës organizative dhe individuale. Si dhe kush e mat performancën, sa janë të motivuar anëtarët e stafit, etj. Së dyti, vlerësimin e risqeve ndaj të cilave njësia është ekspozuar për shkaqe të menaxhimit jo të duhur të burimeve njerëzore.Testet që i duhen audituesit të ndjekë në auditimin e menaxhimit të burimeve njerëzore kryesisht duke mbuluar të gjitha çështjet e menaxhimit të burimeve njerëzore, janë trajtuar në vijim.Në mënyrë specifike auditimi i burimeve njerëzore duhet të rrjedhë si më poshtë;

I. Objektivat e auditimit - Të sigurohet kuptimi i procesit të burimeve njerëzore. - Të vlerësohet efektiviteti dhe eficienca e procesit të burimeve njerëzore dhe

kontrollit të brendshëm të tyre.- Të vlerësohet cilësia dhe integriteti i sistemit të informacionit që mbështet

procesin e MBNJ.Procedurat - Mbajtja e takimit me menaxherin për çështjet e auditimit: (a) Përcaktimin e pritshmërisë së auditimit; (b) Përcaktimin e çështjeve të duhura për rishikim paraprak; (c) Vendosjen e një protokolli komunikimi dhe një status për takimet e Mëtejshme.- Sigurimin e një kuptimi të mjaftueshme të fushës së auditimit:

(a) Rishikimi i informacioneve mbi procesin e MBNJ;(b) Diskutimet me ekspertët e BNJ për planifikimin e auditimit dhe fazave të tij;(c) Njohja me praktikat më të mira të auditimit të kësaj fushe ose /dhe auditimit

të mëparshëm;(d) Rishikim i procedurave dhe politikave të kësaj fushe.

- Grumbullimin e informacionit:(a) Kopje e procedurave dhe politikave për BNJ;(b) Organigramën dhe organikën e njësisë/institucionit; (c) Listën e rekrutimeve të reja;(d) Sigurimin e aksesit në rastin e sistemit TI në menaxhimin e burimeve

njerëzore, si dhe për dosjet e të punësuarve.

II. Fushat e punës – Të rekrutuarit e rinj Procedurat- Dokumentimi i procesit të rekrutimeve të reja.

P a g e | 72

- Përcaktimi i çështjeve për:(a) A siguron sistemi i rekrutimeve që, të gjithë dokumentet e kërkuara të

mbahen në dosjen e të punësuarit?(b) A janë të përditësuara përshkrimet e vendeve të punës? (c) A rishikohen dosjet personale me qëllim kompletimin e dokumentacionit?(d) A ruhen siç duhet dosjet personale në ambiente të përshtatshme të sigurta të

ruajtura nga faktorët e ambientit, etj?(e) A ka procedura të autorizimit për rekrutimet, me qëllim garantimin e limitit të

aprovuar të numrit të punonjësve? - Zgjedhja e një numri të rekrutimeve të reja për teste (shih metodat e zgjedhjes), për të vlerësuar nëse;

(a) A janë garantuar procedurat e shpalljes për rekrutim dhe dokumentacioni i kërkuar a është i duhuri në përputhje me kërkesat e vendit të punës?

(b) A janë garantuar procedurat e miratimit të të rekrutuarve të rinj nga autoriteti përkatës (marrja e vendimit të punësimit)?

(c) A janë hartuar kriteret në përputhje me kërkesat dhe a i ka plotësuar dhe dokumentuar ato kandidati/kandidatët?

(d) A janë zbatuar procedurat dhe afatet e rekturimit, ankesave, etj?

III. Fusha e punës – marrja e vendimit për rekrutimProcedura

- Vlerësimi i: (a) Procedurave të njoftimi të të punësuarit; (b) Procedurave të fillimit të marëdhënieve financiare/ pagesës; (c) Procedurave të njoftimit dhe kushteve të tjera të punësimit.

- Marrja e vendimit për largim:(a) A është dokumentuar sipas legjislacionit të fuqi procedura e largimit?(b) A ka procedura dhe si janë zbatuar ato lidhur me dorëzimin e pajisjeve në

përdorim si kompjuter, pajisje zyre personale, aparat/kartë telefoni, etj.përpara largimit?

(c) A ka marrëveshje/rregulla dhe si janë zbatuar ato lidhur me bonuse, apo likuidime të tjera për të larguarin?

IV. Fusha e punës - Shpërblimet e stafitProcedura:- A ka rregulla mbi procedurat e shpërblimeve sipas kategorive për performancë,

fatkeqësi, etj? A janë të dokumentuara këto procese sipas rregullave?- A është marrë vendimi për shpërblim nga autoriteti përgjegjës dhe si është

zbatuar ai?- A janë respektuar shumat e shpërblimit të caktuara në vendimin e autoritetit

përgjegjës?- A ka rregulla mbi bonuset e stafit apo funksioneve të veçanta? A ka limite dhe si

është i rregulluar procesi i dhënies dhe monitorimit të tyre për respektimin e limiteve?

V. Fusha e Punës – Pagesa e punës

P a g e | 73

Procedura: - A është i dokumentuar vendimi mbi nivelin e pagesës, a është në përputhje me

rregullat/politikat dhe me vendin e punës? - A janë respektuar këto nivele (verifiko nëpërmjet testeve me zgjedhje)? - A janë refektuar siç duhet dhe në kohë, ndryshimet në pagesë, a i janë njoftuar ato

punonjësit?

VI. Fusha e Punës – Vlerësimi i Performancës/ Trainimi i stafit Procedura- A ka rregulla për procesin e vlerësimit të performancës?- A dokumentohet procesi sipas rregullave, dhe a administrohet ai në të gjitha

nivelet e menaxhimit sipas përkatësisë? - Vlerëso si më poshtë;(a) Si funksionon sistemi i vlerësimit të performancës, çfare tip vlerësimi kryhet. A është ai i informatizuar? Si ruhet?(b) A shërben procesi i vlerësimit të performancës për motivimin e stafit? Si është përdorur ai konkretisht?(c) Si zhvillohet sistemi, a ka monitorim të tij? Si menaxhohen ankimet mbi këtë vlerësim?(d) A caktohen objektiva personale për stafin në çdo vit kalendarik? A i bëhen e ditur ato secilit, si monitorohen gjatë vitit dhe si janë analizuar ato në vlerësimin e performancës?- A ka procedura se si veprohet në rastet e disa vlerësimeve të njëpasnjëshme

negative dhe si zbatohen ato?- Si janë të rregulluara procedurat e trainimit lidhur me ;

(a) A ka një anëtar të stafit të BNJ të caktuar me trainimet?(b) A një rregjistër të trainimeve ( me të gjitha trainimet e kryera për cdo anëtar të sfatit), a ka rregulla dhe afate për përditësimin e tij?(c) A ka rregulla për menaxhimin e trainimeve? A garantojnë ato një shpërndarje të drejtë, dhe në përputhje me nevojat, e vendin e punës si dhe të sigurojë një trajtim tëbarabartë të stafit? (d) A ka një sistem vjetor të përgatitjes së nevojave për trainim, dhe si janë plotësuar ato? A ka procedura të formalizuara për këtë?

VII. Fusha e Punës – Të tjera Procedura:- Çështje që lidhen me vlerësimin e strukturës, vendeve vakante, posteve të dubluara, posteve/funksioneve të zbuluara, etj?

- Çështje që lidhen me: a) a ka një sistem automatik komunikimi midis BNJ dhe pagave, b) a janë të mbrojtura këto sisteme me akses të kufizuar dhe të përcaktuar qartë.

- Çështje të tjera të gjykuara nga audituesi.

P a g e | 74

C.5.3. Auditimi i operacioneve të vlerës për qëllime të aplikimit të tarifës doganore

Auditimi i takon llojit të auditimit operacional, por përfshin elemente të auditimit të pajtueshmërisë, sistemeve, etj.Vlerësimi i sistemit për operacionet e vlerës së mallrave mbi të cilën aplikohet tarifa doganore, trajton çështjet e dhëna më sipër në formë pyetjesh.

1. A është e plotë paketa e rregullave formale (ligj, akte nënligjore dhe rregulla të tjera të brendshme) në fushën e vlerës doganore.

2. A është i plotë stafi, a ka rregulla të brendshme të organizimit, ndarjes së detyrave, mbikëqyrjes dhe raportimit të punës, kontrollit, etj. A kryhen funksione të pa pajtueshme nga i njëjti person?

3. Në rastet kur procedurat janë të informatizuara, a është sistemi i plotë dhe i sigurtë nga ndërhyrje të personave të pa autorizuar? A është ai i garantuar dhe a ka të parashikuara masa në rastet kur dëmtohet, prishet ose edhe për arsye të tjera të mosfunksionimit?

4. A janë të plota dhe të qarta rregullat mbi procedurat e vlerës së mallrave për qëllime doganore, a është specifikuar qartë se kur dhe cili është rendi i përdorimit të metodave alternative, në rastet kur nuk konsiderohet vlera e transaksionit. A janë të specifikuara qartë dhe me rregulla të shkruara se cilat janë arsyetimet kur vlera e transaksionit nuk pranohet?

5. A janë të përcaktuara qartë rregullat dhe procedurat në të gjitha rastet e përdorimit të metodave alternative, argumentimi i përjashtimit nga përdorimi i metodës paraardhëse në renditje si dhe arsyetimi se pse përdoret një nga metodat alternative?

6. A ka procedura se si veprohet në rastet kur nuk disponohet informacion mbi mallrat e ngjashme apo identike etj, për qëllime të vlerës doganore?

7. A ka medodologji se si kryhet llogaritja e vlerës mbi elementët e kostos ne rastin e metodës së vlerës të bazuar në çmimin për njësi?

8. A ka procedura të shkruara mbi përdorimin e të dhënave të disponueshme si metodë për përcaktimin e vlerës për qëllime doganore?

9. A është i ndarë funksioni i vlerësimit/ propozimit si të papranueshëm të vlerës së transaksiont ai i marrjes së vendimit, ose kontrollit të arsyetimit të propozimit para marrjes së vendimit?

Pajtueshmëria me ligjet dhe rregullatRespektimi i procedurave të Kodit Doganor, Procedurave zbatuese dhe akteve të tjera në fuqi në fushën e vlerës për qëllime të aplikimit të tarifës doganore.

1. A janë respektuar procedurat ligjore për verifikimin e plotësisë dhe saktësisë së dokumentacionit për qëllimet e vlerës në praktikat doganore?

P a g e | 75

2. A është arsyetuar heqja dorë nga çmimi/vlera e transaksionit në raste kur kjo është aplikuar?

3. A është arsyetuar në çdo rast të selektuar për auditim, se pse është përdorur secila metodë alternative? A është ajo e duhura dhe a është arsyetuar heqja dorë nga metoda tjetër më sipër në renditje sipas Kodit Doganor?

4. A janë respektuar të gjitha rregullat ligjore mbi zërat e shpenzimeve që konsiderohen për vlerën për qëllime doganore?

5. A janë të sakta llogaritjet aritmetike të të gjithë elementeve të vlerës, dhe a janë të dokumentuara të gjithë elementët e shpenzimeve që konsiderohen në këtë rast?

6. A janë respektuar procedurat e Kodit Doganor në lidhje me vlerat e shprehura në njësi monetare të huaja, lidhur me kurset e këmbimit valutor?

7. A është arsyetuar për çdo rast pranimi si vlerë i asaj të bazuar mbi të dhënat e disponueshme? A i referohet saktë e dhëna e disponueshme, llojit, artikullit, origjinës, etj? Në raste kur është aplikuar?

Audituesi zgjeron çështjet në lidhje me këtë fushë auditimi.

C.6. Auditimet mbi mashtrimet apo parregullsitë financiare

Auditimet mbi mashtrimet dhe parregullsitë financiare janë të tilla që shërbejnë për të vlerësuar madhësinë/shkallën e mashtrimit të dyshuar dhe parregullsive financiare.

Auditori i Brendshëm do të ruajë nivelin më të lartë të fshehtësisë kur auditon për një mashtrim apo parregullsi financiare. Auditori i Brendshëm do të njoftojë menjëherë Drejtuesin e Auditimit të Brendshëm, dhe nëpërmjet tij Ministrin e Financave për çdo gjetje të rëndësishme të rezultuar nga auditimi i një mashtrimi ose parregullsie financiare.

Hetimi mbi aktivitetet të dyshuara si mashtrime ose parregullsi financiare

Ka tre faza në programin e mashtrimit: parandalimi, zbulimi dhe hetimi. Auditimi i brendshëm është përgjegjës për njohjen e dobësive të ekspozuara të kontrollit, dhe situatat të cilat nxisin veprimtari mashtruese.

Përkufizimi i mashtrimit sipas IIAËshtë një akt i paligjshëm i karakterizuar nga fshehja, mashtrimi dhe dhunim i së vërtetës. Këto akte nuk është se shoqërohen me dhunë ose forcë fizike. Këto akte kryhen nga palë dhe organizata per të fituar para, pasuri ose shërbime duke i shmanguar pagesat, ose duke siguruar favore personale ose të biznesit.

Auditori i Brendshëm mund të mësojnë mbi aktivitete të njohura apo të dyshuara mashtruese nga shumë burime, duke përfshirë edhe auditimet rutinë. Gjithashtu,

P a g e | 76

Auditori i Brendshëm mund të thirren nga menaxhimi i Ministrisë për të kryer hetimet të aktiviteteve të njohura apo të dyshuara si mashtruese.Qëllimi i këtyre procedurave të auditimit është që të krijojë një metodologji të standartizuar që Auditori i Brendshëm duhet të ndjekë për hetimin, përpunimin, dhe raportimin e gjetjeve e shpërdorimeve të njohura ose të dyshuara, si dhe të parregullsive të ngjashme.

a. Objektivat Objektivat e hetimeve të kryera nga Auditori i Brendshëm synojnë të përcaktojnë nëse kanë ndodhur parregullsi të dyshuara, për të përcaktuar dhe dokumentuar burimin dhe shumën e fondeve të përfshirë, për të identifikuar personat përgjegjës për humbjen, dhe për të dhënë rekomandime për veprime korrigjuese për të përmirësuar procedurat e parandalimit dhe procedurat e zbulimit.

Përcaktuar në ligj, në standardet dhe Kartën e AB si pjesë e këtij Udhërrëfyesi, Auditori i Brendshëm, dhe kushdo i angazhuar ose duke vepruar në emër të tij, është i autorizuar pa kufizim:

• Të ketë qasje të lirë, të plotë, të pakufizuar, dhe të papenguar në të gjitha funksionet që auditon, të dhënat, asetet në pronësi, aktivitetet, sistemet manuale dhe të automatizuar,të dhënat e personelit, etj.• Të ketë qasje të lirë, të plotë, të pakufizuar, dhe të papenguar për të gjithë palët e treta, institucionet, organizatat dhe individët të cilët kanë marrëdhëniet me subjektin e audituar.• Të ketë qasje të lirë, të plotë, të pakufizuar, dhe të papenguar në financat e subjektit nën auditim.• Mbi alokimin e burimeve, vendosjen e frekuencave, zgjedhjen e subjekteve dhe fushës së punës, aplikimin e teknikave të duhura të nevojshme për të përmbushur objektivat e funksionit të auditimit të brendshëm.• Të marrë ndihmën e nevojshme të personelit të funksioneve, departamentet, dhe / ose njësive të sistemit të MF, ku kontrollet janë kryer, si dhe shërbime të tjera të specializuara nga brenda ose jashtë tij.

b. Përgjegjësitë Auditimi i brendshëm duhet të konsultojë dhe koordinojnë veprimtari investigimi me menaxhimin e lartë përgjegjës për menaxhimin financiar/ në këtë rast me Sekretarin e Përgjithshëm. Për të shmangur dëmtimin e reputacionit të personave të pafajshëm të dyshuar për sjellje të gabuar, dhe për të mbrojtur institucionin nga përgjegjësia e mundshme civile, rezultatet e hetimeve paraprake nga Auditori i Brendshëm nuk do i jepen apo diskutohen me askënd përveç Sekretarit të Përgjithshëm, ose anëtarët e tjerë të menaxhimit të lartë të cilët kanë përgjegjësi legjitime për të ditur rezultate të tilla në mënyrë që të kryejnë detyrat e tyre të caktuara dhe përgjegjësitë.

c. Perkufizime

P a g e | 77

Subjekt i këtyre procedurave është njohja ose të dyshuarit per humbje që rrjedhin nga përvetësimi apo keqpërdorimi i pasurive publike të cilat janë në administrim/përgjegjësi të të punësuarve si pjesë e përgjegjësive të tyre të punës.

Termat e përdorur në këto procedura janë:• Asetet: Paratë, letrat me vlerë, të dhënat, dhe pronat fizike të institucionit, qoftë në pronësi ose me qira.• Konflikti i Interesit: Kur burimet e institucionit, duke përfshirë kohën e stafit, fondet, reputacioni, apo pasuri të tjera janë shmangur nga qëllimi, ose ka bërë të jenë më pak efektive duke u vënë në shërbim të aktiviteteve të një individi, shoqatë, apo interesat e tjera e jashtë institucionit. • Shpërdorimi: Kur pasuritë e institucionit pedoren/përvetësohen nga të tjerë jo pronarë. • Gabimi: Gabimet e paqëllimshme në të dhënat financiarë apo të kontabilitetit. Një gabim mund të përfshijnë:1.Gabime matematikore apo klerikale në të dhënat bazë dhe të dhënat e kontabilitetit;2. Mbikëqyrja ose keqinterpretim të fakteve ose3. Keqpërdorimin e politikave kontabël.• Mashtrimi: Keqinterpretim me qëllim i fakteve për të mashtruar menaxhimin, auditorët, ose përdoruesit e tjerë të pasqyrave financiare, p.sh, përvetësimin apo keqpërdorimin e pasurive, dhe parregullsi të tjera të ngjashme. Mashtrimi mund të përfshijë:1. Manipulim falsifikim, ose ndryshimin e të dhënave, ose dokumenteve;2. Keqpërdorim të mjeteve;3. Ndryshim apo mosveprimi ne transaksione ose në efektet e transaksioneve nga të dhënat ose dokumentet;4. Regjistrimi transaksionet pa dokumentacion bazë;5. Manipulimin e politikave kontabël ose6. Çdo akt tjetër ose seri e akteve për qëllim të mashtrimit.

• Parregullsi: gabimet me dashje ose shtrembërime të pasqyrave financiare, të tilla si keqinterpretim ose keqpërdorim i mjeteve.• Përvetësimi: Çdo veprim i pandershëm ose mashtruese i cila përfshin të tilla si:1. Shfrytëzim të paautorizuar, duke marrë, ose shkatërruar pronën për përfitime personale, ose për qëllim që privojne institucionin në përdorimit të saj;2. Falsifikimi ose ndryshimi i kontrollit;3. Çdo marrje ose përdorimi i paautorizuar i fondeve, furniturave, ose ndonjë

pasurie tjetër.4. Falsifikimi ose ndryshimi i politikave të lidhura me artikuj, të tilla si kreditë,

detyrimet, ndryshime në përfituesit, etj;5. Ndonjë parregullsi në përdorimin ose raportimin e transaksioneve në cash;6. Vendimet mashtruese ose të konfliktit të interesave të cilat rezultojnë në humbje

financiare për institucionin, ose7. Çdo parregullsi të ngjashme apo të lidhura.

P a g e | 78

d. Hetimet paraprakeAuditori i Brendshëm do të fillojë një hetim paraprak për çdo shkelje të raportuara ose të dyshuar për të verifikuar se ka substancë në fakt për parregullsi të dyshuar dhe nëse institucioni ka pësuar ndonjë humbje aktuale. Në kryerjen e këtij hetimi paraprak, Auditori i Brendshëm duhet të mbledhë informacion të mjaftueshëm për të identifikuar funksionimin e institucionit, aktivitetet, departamentet ose njësi të përfshira, të individit (ve) të përfshirë, dhe madhësinë e vlerësuar e çdo humbje.

Gjatë kohës së hetimit paraprak Auditori i Brendshëm mund, kur është e përshtatshme të:• Identifikojë çdo llogari ose grup të llogarive të lidhura që janë, ose mund të jenë përdorur ose të prekur nga mashtrim, dhe të përcaktojë qëllimin e çdo llogarie dhe se si mund të përdoren;• Identifikojë llojet e transaksioneve / dokumentet e përdorura për të bërë shënimet, rregullime, dhe / ose hetimet per çdo llogari dhe kush mund të iniciojë dhe të autorizojë të tilla transaksione / dokumente;•Përcaktojë burimin e fondeve të përfshira në veprimtari mashtruese;• Përcaktojë nëse funksioni, institucioni, aktiviteti, departamenti, njësia ose të përfshira ka pësuar humbje të pazakonshme ose të pashpjegueshme në të kaluarën e afërt;• Përcaktojë llojet e aktiviteteve të diskutueshme që kanë ndodhur, mund të ndodhin, se si parregullsitë e mundshme janë kryer, të gjitha mjetet e mundshme të cilat ushtrojnë veprimtari të dyshuar, dhe nivelin e personelit të përfshirë potencialisht;• Përcaktojë shkallën ë mbështetjes që duhet të vendoset në kontrollet ekzistuese të brendshme, dhe shtrirjen e testimit të nevojshëm;• Zhvillojë një programi të detajuar të auditimit që do të promovojë arritjen efektive dhe efikase të objektivave të hetimit;• Kryejë një takim paraprak me Sekretarin e Përgjithshëm, dhe/ose anëtarët e tjerë të menaxhimit të lartë sipas nevojës.

Në qoftë se rezultatet paraprake tregojnë se me provat në dispozicion nuk ka në fakt substancë, hetimet do të ndërpritet, dhe menaxhimi do të njoftohet për rezultatin.Në qoftë se rezultatet paraprake tregojnë dëshmi të mjaftueshme për të justifikuar vazhdimin e hetimeve, ose veprim të menjëhershëm, ateherë do të kryhet hetim i plotë.

e. HetimiHetimi mund të jetë i vazhdueshëm për të mbështetur më tej madhësinë dhe llojin e humbjes dhe / ose për të identifikuar personat përgjegjës.Gjatë kësaj faze, Auditori i Brendshëm duhet të zgjedhë procedura të veçanta të auditimit, të cilat sipas tij janë të nevojshme për të përfunduar me sukses hetimin. Për të lehtësuar një rezultat të suksesshëm, Auditori i Brendshëm mundet, ndër të tjera:• Të listojë rrjedhën e transaksioneve dhe dokumentet e identifikuara gjatë hetimeve paraprake dhe të identifikojnë pikat kyçe themelore të kontrollit ne të gjithë rrjedhën;

P a g e | 79

• Të mbledhë të gjitha dokumentet e nevojshme, të dhënat, fotografi, dhe korrespondencë që do të shqyrtohen.• Të kopjojë dhe katalogun e të gjitha dokumenteve për të zhvilluar auditimin e letrave të punës duke bërë shënimet dhe të ndër-referencat;• Të shqyrtojë dhe vlerësojë dokumentacionin e mbledhur, duke kërkuar në mënyrë specifike për gabime, parregullsi, ndryshime, dokumentet e humbur, dhe sa dokumente janë të përpunuara;• Të rishikojë sistemin buxhetor të kontrollit në vend për zhvillimin e buxhetit dhe sigurimin e pajtueshmërisë me buxhetit,• Të vlerësojë efektivitetin e kontrolleve ekzistuese të brendshme.

f. DisponimiPërgjegjësia përfundimtare për çështje që përfshijnë një keqpërdorim të mjeteve të institucionit i takon menaxhimit të tij. Pas përfundimit të hetimit dhe/ ose të auditimit, një raport me shkrim do t'i paraqitet menaxhimit të lartë. Kopjet e të gjitha hetimeve dhe / ose raportet e auditimit mund t'i dërgohet anëtarëve të tjerë të menaxhimit të lartë nëse është e nevojshme, këto raporte do të konsiderohet si "konfidenciale" dhe Auditori i Brendshëm duhet të marrë masat e duhura për të siguruar shpërndarjen e tyre të kufizuar për ata individë të ligjshëm të cilët kanë nevojë/janë të autorizuar ligjërisht për posedimin e informacionit që përfshihet në to.

C.7 Auditimi i Teknologjisë së Informacionit

Auditimi i Teknologjisë së Informacionit zhvillon programe auditimi për të vlerësuar dhe dhënë rekomandime lidhur me përshtatshmërinë e teknologjisë së informacionit me kontrollin e brendshëm dhe menaxhimin e riskut. Ai vlerëson shtrirjen në të cilën sistemi i automatizuar i informacionit, ndërtimi i tij, dhe proceset që ai kryen janë të sigurta të besueshme dhe në përputhje me politikat e njësisë, procedurat, legjislacionin dhe rregullat.

Audituesi i TI duhet të vlerësojë dhe monitorojë kontrollin e TI si pjesë integrale e ambientit të kontrollit të njësisë/organizatës.

Audituesi i TI duhet të asistojë menaxhimin në sigurimin e këshillave referuar dizenjimit, implementimit dhe përmirësimit të Kontrollit të TI.Kontrolli i TI duhet të përfshijë;

- Kontrollet e aplikimit,- Kontrollet e implementimit të TI,- Kontrollet e sigurimit të shërbimit dhe shërbimeve mbështetëse të sistemit.

Kontrolli i TI duhet të sigurojë që;- Minimizon riskun e funksioneve, - Kontrollet e TI menaxhojnë dhe monitorojnë mjedisin e TI si dhe i ndikojnë të

gjitha aktivitetet e TI.

P a g e | 80

Audituesi i TI duhet të përdorë teknika të menaxhimit të riskut në hartimin e planit të auditimit, me qëllim përcaktimin e prioriteteve. Në realizimin e angazhimeve të auditimit të TI, auditimi duhet të kërkojë ndihmën e ekperteve të tjerë të fushës.

Tipet e evidencës së auditimit të TI përfshijnë;- Mbi vëzhgimin e procesit dhe ekzistencën fizike të pajisjeve,- Evidencën dokumentare,- Paraqitjen dhe analizat.

Vëzhgimi i procesit duhet të përfshijë;- Çdo inventar të dhënash i ruajtuar jasht sitte-ve- Sigurinë e sistemit të operacionevë të dhomës së kompjuterave.

Evidenca dokumentare e auditimit përfshin;- Rezultatet e nxjerrjes së të dhënave, - Regjistrimi i transaksioneve,- Listimi i programeve,- Faturimi,- Aktivitetet dhe kontrolli i shkrimeve.

Paraqitja e atyre mbi të cilat do të auditohen përfshin;- Procedurat dhe politikat e shkruara,- Skema e sistemit (vijueshmëria e procesit në mënyrë skematike),- Pasqyrat e shkruara.

Auditimi I TI, plotesohet me çështje të tjera në varësi të natyrës dhe specifikave të fushës të cilën softëare të ndryshme mbulojnë. Audituesit e brendshëm duhet të jenë të trainuar mjaftueshëm për veçoritë teknike që ka ky lloj auditimi, si dhe duhet kërkuar angazhim i ekspertëve të fushës së TI në rast nevojë.

C. 8. Angazhimët e këshillimit dhe konsulencës

Këto angazhime përfshijnë rishikimin e proceseve që njësia kryen, programet, strategjitë, si dhe implementimin e tyre. Ato gjithashtu përfshijnë vlerësimin dhe dhënien e këshillave mbi këto politika e procedura dhe mbi çdo kërkesë të menaxhimit.

Audituesit mund të performojnë shërbime të tjera jo auditimi të cilat kanë natyrën e shërbimeve të këshillimit, ose konsulencës profesionale. Për shembull audituesit mund:

- Të asistojnë një trupë legjislative nëpërmjet pyetjeve që ata mund të kenë me shkrim ose edhe nëpërmjet seancave dëgjimore duke u intervistuar me gojë.

- Të zhvillojnë metoda dhe modele të aplikueshme në vlerësimin e programeve të reja të propozuara.

- Të parashikojnë se cili do të jetë produktiviteti i programeve potenciale, nëpërmjet gjykimeve profesionale dhe jo duke vlerësuar operacione konkrete.

- Të zhvillojë veprimtari investigative.

P a g e | 81

Drejtuesi i njësisë së auditimit mund të asistoje menaxhimin e lartë në aplikimin e standardeve të zbatimit të politikave të caktuara ose për rishikim të fushave/çështjeve që ai i konsideron kritike.

Angazhimet e këshillimit janë një proces më i thjeshtë se shërbimet e auditimit. Procesi nuk është e thënë se duhet të përfshijë ose edhe të kalojë në të gjitha fazat e një procesi auditues të trajtuar në Seksionin B.

Audituesi shqyrton, vlerëson dhe jep këshilla vetëm për fushën që i cakton/kërkon menaxhimi. Ky shërbim nuk planifikohet në planin vjetor por kryhet me Urdhër/ Kërkesë të Menaxhimit të lartë si dhe i raportohet direkt atij. Drejtori i Drejtorisë së Auditimit, gjithsesi duhet të planifikojë një kuotë ditë/njerëz në planin vjetor për shërbime këshillimi, e cila i referohet kohëzgjatjes dhe numrit të shërbimeve të tilla në të kaluarën, dhe mbi bazën e një gjykimi mbi përdorimin e burimeve të auditimit. Dosja e këtij procesi përmban:

- Urdhërin/Kërkesën e Titullarit.- Letra/ dokumente të cila audituesi shqyrton/vlerëson sipas çështjes/fushës

për të cilën kërkohet konsulencë.- Raportimin direkt dhe vetëm për menaxhimin me konkluzione e këshilla.

Drejtori i Auditimit mund të përfshihet vetë në shërbimet e këshillimit por njëkohësisht mund të caktojë audituesit më me shumë eksperiencë e njohuri për fushën në të cilën kërkohet këshilla.

C.9 Auditimet për zbatimin e rekomandimeve

Auditimet mbi zbatimin e rekomandimeve të dhëna në auditimin më të fundit, janë ato që verifikojnë nëse veprimet korrigjuese që i takojnë rekomandimeve të lënë në auditimin e mëparshme janë ndërmarrë. Këto auditime zakonisht duhet të kryhen pas 6 muajsh nga dërgimi i Raportit Final të Auditimit, por jo më vonë se një vit, dhe zakonisht duhet të përfshijnë vetëm mangësitë e raportuara ne këtë raport dhe rekomandimet e dhëna për to. Këto auditime duhet të përfshijë analiza/teste të tilla funksionale apo materiale (kryesore) që janë të nevojshme për të verifikuar se veprimet e nevojshme dhe të përshtatshme korrigjuese janë ndërmarrë nga subjekti i audituar.

Auditimi per zbatimin e rekomandimeve ndjek të njëjtën rrugë si çdo proces tjetër auditimi. Ai gjithashtu planifikohet, dokumentohet dhe raportohet në të njëjtën mënyrë si auditimet e tjera sipas metodologjisë së dhënë në këtë Udhërrëfyes.

C.10. Auditimi i performancës

Auditimi i performancës është një objektiv sistematik i ekzaminimit të evidencës me qëllim që të sigurojë një vlerësim të pavarur mbi performancën e organizatës publike, programeve, aktiviteteve ose funksioneve të saj, për të siguruar informacionin e

P a g e | 82

duhur për përmirësimin e përgjegjshmërisë publike, dhe për të lehtësuar/ndihmuar marrjen e vendimeve nga palët e ngarkuara për rishikimin apo marrjen e veprimeve korrigjuese.

Auditimet e performancës përfshijnë; a) ekonomicitetin dhe eficiencën si dhe b) auditimet e programeve.

a. Auditimet e ekonomicitetit dhe eficiencës përfshijnë:(1) vlerësimin nëse njësitë publike garanton mbrojtjen e burimeve (sic janë personeli, pasuria, dhe hapësira ) në mënyrë ekonomike dhe eficiente, (2) evidentimin e shkaqeve të praktikave ineficiente dhe joekonomike, dhe(3) vlerësimin nëse njësia ka realizuar në përputhje me ligjet dhe rregullat mbi ekonimicitetin dhe eficiencën.

b. Auditimi i programeve përfshin: (1) masën deri në të cilën rezultatet e dëshiruara ose përfitimet e paracaktuara nga autoriteti/autoritetet përkatëse janë duke u arritur, (2) efektivitetin e njësisë/organizatës, programeve, aktivitetetve ose funksioneve, dhe (3) nëse njësia vepron në përputhje me ligjet dhe rregullat respektive që i referohen programit, funksionit, etj. që po auditohet.

Shembuj:

1. Auditimet e ekonomicitetit dhe eficiencës për shembull mund ti referohen fakteve më poshtë për të vlerësuar nëse njësia që auditohet;

a. po ndjek praktikat e prokurimit të shëndoshë;b. po siguron llojin e duhur, cilësinë dhe sasinë e burimeve që nevojiten dhe me një kosto të përshtatshme;c. realizon siç duhet mbrojtjen, ruajtjen dhe mirëmbajtjen e burimeve të saj;d. ka shmangur dublimin/ mbivendosjen ose harxhimin e kotë të burimeve njerëzore për punë që i shërbejnë pak ose aspak, e. e ka shmangur dembelizmin dhe/ose mbi-stafin ose stafin e tepërt, f. përdor procedura efektive operacionale,g. është zgjedhur të përdoret sasia optimale e burimeve (personelit, pajisjeve dhe mjeteve të tjera të punës), në kryerjen e funksioneve.h. përdor sasinë, cilësinë dhe kohën e duhur të mallrave ose shërbimeve, i. zhvillon në përputhje me kërkesat e ligjeve dhe rregulloreve në fuqi që ndikojnë në blerjen, mbrojtjen dhe përdorimin e burimeve të njësisë ekonomike;j. ka një sistem të përshtatshëm të kontrollit nga menaxhimi për matjen, raportimin dhe monitorimin e ekonomicitetit dhe eficiencës së një programi / veprimtarie, etj. k. ka një sistem raportimi të vlefshëm dhe të besueshëm mbi nivelin e ekonomicitetit dhe eficiencës.

2. Synimet e Auditimit të Programeve mund të jenë për shembull;

P a g e | 83

a. të vlerësojë nëse objektivat e një programi të ri apo atij në vijim janë ato të duhurat, të përshtatshme ose në funksion të qëllimit;b. të përcaktojë shkallën në të cilin një program arrin nivelin e dëshiruar të rezultateve,c. të vlerësojë efektivitetin e programit ose të komponenteve individuale të programit,d. të identifikojë faktorët që pengojnë një performancë të kënaqshme,ë. të përcaktojë nëse menaxhimi ka konsideruar për realizimin e programit, ato alternativa të cilat sjellin rezultatin e duhur me më shumë efektivitet dhe me koston më të ulët,f. të përcaktojë nëse programi plotëson, dublon, mbivendoset ose bie në konflikt me programe të tjera respektive që kanë lidhje me të, h. vlerësimin e përpuethshmërisë me ligjet dhe rregullat që aplikohen mbi këtë program, i. vlerësimin e përshtatshmërisë së sistemit të kontrollit të menaxhimit për matjen, raportimin dhe monitorimin e efektivitetit të programit, j. përcaktimin nëse menaxhimi i ka raportuar masat mbi efektivitetin e programit që janë të vlefshme dhe të besueshme.

C.10 Auditimi i strukturave të menaxhimit të fondeve të Bashkimit Europian

Auditimi i strukturave të menaxhimit të fondeve të BE, në varësi të Ministrisë së Financave (si Fondi Kombëtar, Njësia Qendrore e Financimeve dhe Kontraktimeve, etj), ndjek të njëjtin proces si çdo auditim tjetër dhe kalon në të gjitha fazat e tij. Këto auditime dokumentohen në të njëjtën mënyrë si dhe përdoren të njëjta teknika auditimi per të realizuar procesin. Standartet e raportimit dhe afatet janë të njëjta, me përjashtim të autoritetit të Raportimit, pasi përveç Ministrit të Financave në cilësinë e Zyrtarit Kompetent i Akreditimit (këtu si CAO), Raporti përfundimtar i dergohet edhe Zyrtarit Kombëtar të Autorizuar (NAO).Letrat e punës dhe Dosja e auditimit edhe në këtë lloj auditimi ndjekin të njëjtat kritere siç paraqitet në Seksionin E të këtij Udhërrëfyesi.

SEKSIONI D

Teknikat e auditimit. Evidenca e Auditimit. Vlerësimi i rrezikut

Teknikat e auditimit kanë për qëllim që nëpërmjet përdorimit të tyre auditimi të zbulojë devijimet, parregullsitë apo dobësitë e mungesat në të gjitha fushat në një organizatë si për shembull devijimet në kontabilitet ose nga plani buxhetor, ose për të evidentuar problem të pa mbuluara të kontrollit të brendshëm, etj. Teknikat e auditimit duhet të përdoren me qëllim që të ndihmojnë organizatën në gabimet e pa mbuluara në kryerjen e proceseve të punës si dhe për të siguruar mënyrën e korrigjimit të tyre. Për shembull në ndonjë organizatë mund të përdoren metoda të

P a g e | 84

pa rregullta kontabël për të fshehur transaksione monetare. Ose kryerja e veprime të pa ligjshme si pasojë e mos mbulimit me rregulla të një fushe të caktuar.

Teknikat e auditimit duhet të jenë të tilla që të mos i fshehin ose mbulojnë këto çështje me qëllim që të minimizojnë vjedhjet ose parregullsitë. Për shembull ato duhet të zbulojnë nëse një e ardhur është fshehur ose është rregjistruar dhe raportuar më pak; transaksionet janë kompletuar ose jo dhe nësë janë rakorduar ose jo dhe nëse ka mospërputhje; gjetjen e të dhënave që nuk përputhen me një praktikë tjetër që ka lidhje me të (nëpërmjet kryqëzimit)’ apo shkelje të etikës, rregullave dhe ligjeve ( korrupsion, vjedhje mashtrime, etj)

D.1 Testet e auditimitTipe të ndryshme testesh mund të aplikohen nga audituesit. Auditimi me zgjedhje zhvillohet sipas ISA 530 (i rishikuar) “Kampioni i auditimit”, i cili tregon tipet e ndryshme të testeve që audituesi kryen. Përkufizimi i një kampinoni të zgjedhur për auditim sipas ISA 530 është:“aplikimi i procedurave të auditimit në më pak se 100% të artikujve brenda një grupi të caktuar të transaksioneve ose llogarive kontabël etj, në atë mënyrë që të gjithë kampinonët të kenë të njëjtin shans për tu zgjedhur” Si rezultat i përdorimit të kësaj teknike ekziston risku i zgjedhjes, i cili ka të bëjë me atë që auditori bazuar në kampionet e zgjedhura arrin në konkluzione të cilat në fakt nuk janë të vërteta. P.sh. konkludon se sistemi i kontrolli është efektiv ndërkohë që nuk zbuloi gabime materiale, por në fakt ato mund të ekzistojnë në rastet e pa marra si kampion. Kjo çon në formulimin e një konkluzioni jo korrekt.Testet e kontrollit të cilat vlerësojnë sistemin e KB. Shembull i një kontrolli të procedurave mund të jetë verifikimi nëse të gjitha Urdhër Shpenzimet mbi vlerën 1 000 000 janë të nënshkruara nga Menaxheri më i lartë. Audituesi duhet të mbledhë sa më shumë prova duke verifikuar sa më shumë raste për të konfirmuar që ky kontroll ka qenë efektiv për një periudhë të caktuar.

Testet substanciale i referohen për shembull dy tipe shumash:- Teste të detajeve të grupit të transaksioneve, llogarive të bilancit; - Procedurat substanciale analitike.

Qëllimi është të aftësojë audituesin të sigurojë një evidencë për të zbuluar anomali materiale. Kjo evidencë do ti shërbejë më pas për të verifikuar disa prej tyre.Audituesi duhet të përcaktojë kuptimin e duhur të zgjedhjes së artikujve për testim dhe përgjithësisht janë dy;- Zgjedhja 100% në rastin e transaksioneve të limituara;- Zgjedhja e kampioneve në rastin e transaksioneve të shumta në numër.Në lidhje me këtë audituesi përdor gjykimin profesional në caktimin e metodës së zgjedhjes. P.sh. artikujt e zgjedhur duhet të jenë ata të cilët janë mbi një vlerë të caktuar ose vetëm ata me vlera të larta. Megjithatë audituesi duhet të marrë intervista të mjaftueshme për grupimin e mbetur të pa zgjedhur për tu siguruar nëse ka gjasa për të fshehur në to risqe materiale.

D.2 Teknika e zgjedhjes

P a g e | 85

Teknika e zgjedhjes, përfshin dy tipe të thjeshta që audituesi duhet të ketë parasysh:

. Zgjedhja statistikore dhe

. Zgjedhja jo statistikore Referuar teknikave të mësipërme në përbërje të sejcilës përfshihen:

i) Teknika statistikore, përfshin:Zgjedhjen e rastësishme;Zgjedhjen sistematike ( me interval);Zgjedhjen e shtresëzuar.

ii) Zgjedhjet jo statistikore, përfshin:Zgjedhjen kuturu;Zgjedhjen në bllok;Zgjedhjen me gjykim.

i) Teknika statistikore Zgjedhja e rastësishme Kjo metodë përdor zgjedhjen pa mbivendosje çka nënkupton se një artikull që i është nënshtruar zgjedhjes hiqet nga grupimi dhe nuk është me subjekt për tu rizgjedhur. Audituesit mund të përdorim zgjedhjen e rastësishme duke ju referuar tabelave, listave mbi të cilat zgjedhim krejt rastësisht dhe pa ndonjë rregull.

Zgjedhja sistematike ( në interval të caktuara p.sh 20 raste në cdo 3 muaj ose 100 raste në çdo vlerë brenda intervalit nga 100 001 mije lekë deri në 300 000 lekë etj. ose arkëtimet do zgjidhen nga transaksioni i 50-të në radhë deri të i 200-ti në radhë etj. ose të gjitha raste me vlerë 100 000 lekë e sipër, etj.)

Kampionet e shtresëzuara kur audituesi do ta ndajë arikullin nëpër shtresa të ndryshme. P.sh për kontrollin e pagave audituesi mund të zgjedhë 30 % femra dhe 20 % meshkuj nga listëpagesat, ose 30 drejtues dhe 40% specialistë. Shembull tjetër është: në rastin e auditimit të strukturave tatimore ( tatim fitimin) mund të zgjidhen 20% e rasteve nga subjektet e ndërtimit, 30 % prodhues, etj. ose në verifikimin e pagesave mund të zgjidhen 30% klientë të përhershëm dhe 10% klientë të rinj, etj.

i) Zgjedhjet jo statistikore

Marrja e kampioneve kuturu , kryhet kur për zgjedhjen është e pa mundur të strukturosh një teknikë tjetër zgjedhje ose në rastet kur përdorimi i metodave të tjera mund të shmangë nga shansi për tu zgjedhur raste të caktuara të cilat mund të fshehin dukuri negative.

Zgjedhja në bllok është një teknikë të cilën audituesi e zbaton në rastet kur edhe ngjarjet, transaksionet që auditon zakonisht ndodhin në bllok ( audituesi këtu zgjedh

P a g e | 86

për shembull të gjitha rastet një për një që i takojnë një muaji, ose të gjitha rastet që i takojnë blerjeve të vogla, etj).

. Zgjedhja me gjykim Audituesi mund të përdorim gjykimin e tyre në zgjedhjen e artikujve për kampione. Janë tre çështje kryesore baze në përcaktimin se cilat kampone duhen zgjedhur:- Vlera e artikujve,- Risku relative; artikuj të prirur per të qenë të gabuar i duhet dhënë vëmendje e veçantë; - Përfaqësimi ; kampioni i zgjedhur duhet të jetë sa më përfaqësues i grupimit nga i cili e zgjedhim.

D.3 Teknikat e testimit, Evidenca e auditimit

Qëllimi i përdorimit të teknikave të testimit është mbledhja e evidencës së mjaftueshme, kompetentë, të përshtatshme, të dobishme dhe që lidhet me çështjet nën auditim.

Ato më të përdorshmet janë:- Vëzhgimi,- Pyetësorët,- Analizat e detajuara,- Verifikimet,- Investigimet,- Vlerësimet/llogaritjet,- Ndjekja hap pas hapi i transaksionit nga origjina në përfundim,- Zgjedhja.

Audituesi mbledh evidencë nga burime të brendshme të cilat mund të kërkojnë rakordim e verifikim nga burime të tjera jashtë subjektit nën auditim. Burime të brendshme të evidencës së auditimit mund të jenë:

- Librat e llogarive/ ditaret,- Çdo rregjistrim kontabël,- Dokumentat që mbështesin transaksionet, etj.

Burimet më sipër mund të krahasohen me burime të jashtme të cilat mund të jenë:- Konfirmimi i balancës nga banka;- Llogaritë e arkëtueshme;- Bilanci i investimeve (gjendja në fund); - Llogaritë e aseteve;- Llogaritë e pagueshme, etj………….

Të gjithë informacionet e grumbulluara per të mbështetur auditimin dhe konkluzionet e tij kategorizohen si:

- Evidenca analitike- “ dokumentare,- “ fizike,- “ dëshmuese.

P a g e | 87

Evidenca analitikePërfshin krahasimet, rakordimet, arsyetimet dhe klasifikimin e informacionit në elementë.Evidenca dokumentareKonsiston ne dokumenta, letra, kontrata, rregjistrime kontabël, fatura, etj.Evidenca fizikeSigurohet nga inspektimi direkt ose mbikëqyrja direkte e:

- Aktiviteteve;- Pasurive (aseteve);- Ngjarjeve.

Ajo mund të jetë në formën e memorandumit, fotografimit, grafikeve, ose dokumentim tjeter që provon rezultatin e inspektimit fizik. Evidenca dëshmueseSigurohet nga të tjerët përmes hartimit të tabelave të hartuara në përgjigje të intervistave. Në raste kritike këto dëshmi duhen krahasuar me verifikime në mënyrë të pavarur. Evidenca e auditimit i referohet çdo lloj informacioni verbal ose të shkruar që mbahet nga një auditues, mbi të cilën ai bazon opinionin e tij. Ajo mund të jetë e natyrave të ndryshme dhe formave të ndryshme. Edhe informacioni që siguron audituesi nga diskutimi me një zyrtar përbën pjesë të evidencës. Evidenca e audituesit mund të jetë e brendshme ose e jashtme në varësi të burimit. E brendshme është ajo që krijohet nga anëtarë të organizatës publike, si p.sh. dublimi i faturës, raportimi i kohës së punës së të punësuarëve (listëprezenca) etj. Evidencë e jashtme ështa ajo që bazohet në informacionin e marrë nga jashtë organizatës si për shembull fatura e blerjes, njoftimet e debitimit ose kreditimit që vijnë nga palë të tjera (dokumentet e bankës, balanca e bankës), konfirmime për veprime të kryera që vijnë nga palët, etj. Audituesi duhet ta vlerësojë këtë evidencë përpara se të hartojë konkluzionet që dalin prej saj. Besueshmëria e evidencës varet nga burimi i sigurimit të saj. Këtë të fundit, pra besueshmërinë audituesi e arrin ose e rrit nëse evidencën e krijuar nga burime të ndryshme e krahason ose verifikon nëse përputhen midis tyre. Për shembull rakordimi i llogarisë së bankës të mbajtur nga kontabiliteti me ekstraktet e dërguara nga banka.Metodat që audituesi duhet të përdorë për të siguruar evidencën e auditimit janë:

1. Inspektimi;2. Vëzhgimi;3. Hetimi dhe konfirmimi;4. Llogaritjet;5. Rishikimi analitik.

Inspektimi konsiston në ekzaminimin e rregjistrimit të dokumenteve. Për shembull; Në inspektimin e rregjistrimit të aktiveve të qëndrueshme, duke verifikuar nëse ato janë marrë në dorëzim fizikisht dhe janë futur në evidencë. Por kjo nuk përfundon këtu, pasi nuk është e mjaftueshme të inspektohet vetëm ekzistenca e tyre, pa inspektuar mbi pronësinë dhe vlerën e tyre. Janë 4 kategori të evidencës dokumentare që i japin audituesit besueshmëri, të cilat janë:

- Dokumentet origjinale të siguruara dhe që mbahen nga palët e treta;

P a g e | 88

- Dokumentet origjinale të siguruara nga palët e treta dhe që mbahen nga pala e audituar;

- Dokumentet origjinale të siguruara nga njësia e audituar dhe që mbahen nga pala e treta;

- Dokuementet origjinale të siguruara nga njësia e audituar dhe që mbahen po nga njësia e audituar.

Vëzhgimi konsiston në një proces të dëshmisë që vjen nga një dokument i mbajtur nga një klient i njësisë që auditohet. Për shembull audituesi mund të vëzhgojë llogaritjen e një malli të blerë dhe të mbërritur duke e krahasuar me llogaritjen që ka fatura e shitjes e hartuar nga shitësi.

Hetimi dhe konfirmimi, ka të bëjë me shqyrtimin e informacionit të marrë nga persona që kanë dijeni për çështjen brenda dhe jashtë njësisë që auditohet, i cili mund t’ju kërkohet me shkrim ose edhe me gojë për ata brenda organizatës. Përgjigjet e kërkuar nga audituesi plotësojnë informacione të munguara ose i shërbejnë atij për ti krahasuar me informacionet ose evidencat që ka siguruar më parë. Për shembull për të verifikuar ekzistencën reale të një debitori të paraqitur në evidencë ai mund ti kërkojnë informacion direkt vetë debitorit mbi këtë detyrim.

Llogaritjet kryesisht konsistojnë në kontrollin aritmetik të dokumenteve për të parë saktesinë e shumës së dokumentit justifikues me atë të rregjistrimit të tij në kontabilitet. Por këtu nuk përjashtohen llogartitje dhe verifikime të tjera të pavarura.

Rishikimi analitik, konsiston në studimin dhe analizën e normave, tendencave, shmangieve dhe lëvizjeve të pa zakonshme të treguesve, etj. Këto mund të jenë analizë të %, ritmeve të ritjes ose rënies së treguesve të performances, përdorimit të buxhetit, etj.

D.4. Vlerësimi i rrezikut

Si të auditosh eshtë e thjeshtë, pyetja më e vështirë është çfarë të auditosh. Për këtë audituesit i vijnë në ndihmë njohuritë dhe praktika në vlerësimin e riskut.

Për vlerësimin e riskut, audituesi duhet të përdorë eksperiencën e tij, dijet dhe njohuritë e fituara si dhe bazuar në praktikat e mëparshme të auditimit. Për këtë, së pari ai duhet të dallojë dhe rendisë risqet më të mundëshme të cilat mund të shoqërojnë një njësi publike në përgjithësi dhe pjesë të sistemit të Ministrisë së Financave në veçanti. Risqet më të mundshme që shoqërojnë sistemin tonë të dhëna më poshtë, ndihmojnë audituesit të fokusohet në to, por njëkohësisht ai mund të identifiojë edhe risqe të tjera sipas rrethanave dhe fushës së auditimit.

Modeli i vlerësimit të riskutZakonisht risqet ndahen në risqe të brendshme dhe të jashtme.

P a g e | 89

Të jashtëm mund të jenë ato që shkaktohen nga faktorë jashtë njësisë publike, por që e ndikojnë atë në bërjen e politikave, strategjive, strukturës, buxhetit, etj. Këto janë jashtë mundësisë së menaxhimit për ti kontrolluar.

Të brendshëm mund të jenë, risku financiar/ i limiteve buxhetore; risku i TI, risku i burimeve njerëzore, etj.Më poshtë identifikohen disa lloje risqesh të cilët mund të ndikojnë njësitë publike në përgjithësi dhe ato të Ministrisë së Financave në veçanti.

I. Risku i ambientit ose risku i jashtëm

Ky tip risku vjen kur forca të jashtme ndikojnë në performancën e njësisë ose strategjisë, në operacionet e punës, strukturën, në financimin jo efektiv, etj.Të tilla mund të jenë:1. Risku i përparimit të teknologjisë Të gjitha tipet e organizatave janë të ekspozuara ndaj riskut të teknologjisë, pasi sot përparimi i saj kërkon ndryshime dhe zëvendësime në operacionet dhe proceset e punës të çdo lloji, në përmirësimin e cilësisë, kostos, shkurtimin e kohës, rritjen e performancës, etj. 2. Risku sensitivRezulton kur menaxhimi i burimeve njerëzore dhe flukset monetare të pritshme janë të ndjeshme dhe ndikojnë deri në atë masë sa që ulin tolerancën e njësisë publike (ose aftësinë për t'i bërë ballë), ndryshimeve në forcat e mjedisit që janë krejtësisht jashtë kontrollit të saj.3. Risku kapitalit në dispozicionKur kompania nuk ka burime fondesh të mjaftueshme për të zbatuar programet dhe strategjitë e saj.4. Risku politik Është rreziku i pasojave negative përmes veprimeve politike p.sh. në rastin e ndryshimeve politike, njësitë publike ndikohen nga ndryshimet në rregulla, organizim, strukturim etj. të cilat kërkojnë kohë, burime dhe ndryshime për tu implementuar. 5. Risku ligjor Është evident dhe ka të bëjë me rastet kur transaksionet, proceset apo funksionet e ndryshme publike nuk rregullohen dhe nuk kryhen nën një ligj. Kjo shkakton një boshllëk nga i cili mund të shkaktohen dëme që variojnë sipas natyrës së problemit. 6. Risku rregullator Ndryshimet në rregulla dhe veprime shkaktojnë efekt të dukshëm në eficiencën e aktiviteteve derisa ato të adoptohen plotësisht nga personeli.

II. Risku i procesit si risk i brendshëmKy risk ka të bëjë me atë që proceset nuk janë qartësisht të përcaktuara dhe jo shumë të lidhura me objektivat dhe strategjitë. Ai përbëhet nga;a. Risku i qeverisjes ose i KB, i cili ka të bëjë me atë që procesi i qeverisjes së organizatës nuk kënaq kërkesat e menaxhimit më të lartë, si dhe kur drejtimi dështon në sigurimin e monitorimit të aktiviteteve ekzekutive. Në detaje ai shfaqet në:

P a g e | 90

1. Risku i kulturës së organizatës ku kjo nuk inkurajon menaxherët në marrjen e rezultateve të pritshme;

2. Risku i sjelljes etike, ku organizata përmes veprimit ose mosveprimit demostron që nuk është në përputhje me sjelljet etike dhe të përgjegjshme;

3. Risku i efektivitetit të menaxhimit, kur menaxhimi nuk angazhohet në mënyrë efektive dhe të sigurojë mbikëqyrjen paraprake proaktive dhe ineteraktive të aktiviteteve të njësisë;

4. Risku i operacioneve që ka të bëjë me atë që operacionet janë ineficiente dhe inefektive në arritjen e cilësisë, objektivave dhe kostos së ulët;

5. Risku i burimeve njerëzore, lidhet me atë që personeli nuk zotërone njohuritë e duhura, dijet dhe eksperiencën që nevojitet për menaxhimin dhe kontrollin e proceseve, me qëllim reduktimin e risqeve kritike;

6. Risku i kapitalit të dijeve, lidhet me ekzistencën ose jo të institucionalizimit të të mësuarit të vijueshëm për të minimizuar inefektivitetin, operacionet e ngadalta, kostot e larta, përgjigjet e vonuara, zhvillimin e ngadalshme të kompetencës, etj;

7. Risku i eficiencës së proceseve të cilat nuk justifikojnë kostot; 8. Risku i boshllëkut në përformancë, kur praktikat dhe politikat e projektuara

janë jo bashkëkohore dhe jo në përgjigje të kërkesave të kohës e të vijimësisë;

9. Risku i ciklit të kohës, i referohet kohës së fillimit dhe përfundimit të një procesi ose aktiviteteve brenda tij kur ato kanë hapa të pa nevojshëm, dhe të pa rëndësishëm;

10.Risku i përputhshmërisë shkaktohet si rezultat i moszbatimit të operacioneve të punës në përputhje me ligjet e rregullat për shkak të gabimit njerëzor, indiferencës në mbiëkqyrje ose edhe pse ato janë të pa qarta për ta;

11.Risku i lidershipit, i cili vjen për shkak së drejtuesit apo përgjegjësit e institucionit ose njësisë publike nuk mund të sigurojë drejtimin, nuk kanë vizionin e duhur, dhe nuk japin mbështetjen e nevojshme për stafin. Rreziku vjen edhe nga ata drejtues të cilët marrin vendime të cilat nuk janë brenda përgjegjësisë së tyre;

12.Risku i nxitjes së performancës jo intensive ka të bëjë me masa jo realiste, subjektive dhe të pa qarta që menaxherët mund të marrin për të nxitur rritjen e performancës në një mënyrë që është në kundështim me objektivat, standartet etike, me mundësitë, etj;

13.Risku i gadishmërisë ndaj ndryshimeve, lidhet me atë që njerëzit brenda organizatës nuk janë të aftë të zbatojnë procese ose përmirësime cilësore e sasiore shumë të shpejta për t’ju përgjigjur ndryshimeve që mund të diktohen nga faktorë të ndryshëm;

14.Risku i komunikimit rezulton kur kanalet e komunikimit (lart-poshtë dhe poshtë –lart ose ndër-funksional) brenda organizatës janë jo efektive si dhe rezultojnë në mesazhe që janë në kundështim me përgjegjësitë e autorizuara ose masat e vendosura;

15.Risku i teknologjisë së informacionit, shkaktohet nga mos eficienca dhe mos efektiviteti i teknologjise ekzistuese, e cila nuk eshtë në gjendje të mbështesë dhe ti përgjigjet nevojave korrente dhe të ardhme të proceseve të institucionit;

P a g e | 91

16.Risku i aksesit përfshin ato risqe nga aksesi për informacion (të dhëna ose programe) ose i sistemeve kur ato nuk janë të përshtatshme. Kjo përfshin rreziqe nga ndarja jo e duhur e detyrave, rreziqe që lidhen me integritetin e të dhënave dhe bazës së të dhënave ose me konfidencialitetin e informacionit;

17.Risku i disponueshmërisë është risku që informacionet nuk mund të jenë të disponueshme atëherë kur ato nevojiten. Kjo mund të vijë nga humbja e komunikimit, (për shkaqe teknike e dëmtime si kabllo, sistem telefonie, humbje vale satelitore, etj), nga humbja e aftësisë së përpunimit bazë (nga zjarri përmbytjet, ndërprerje energjie, etj), dhe nga vështirësi operacionale ( prishje e diskut, gabime të operatorit, etj);

18.Risku i infrastrukturës në rastet kur organizta nuk ka një infrastrukturë për sistemin e TI (hardware, netwoork-s, software, njerëz, etj.) të cilët të mbështesin efektivisht nevojat korrente dhe të ardhme të veprimtarisë.

III. Risku i integritetit Është rreziku i mashtrimit të menaxhimit, mashtrimit të punonjësve, dhe akteve të paligjshme dhe të paautorizuar, të ndonjërit prej tyre, të cilat mund të çojnë në shpërdorim financiar, të detyrës apo reputacionit në publik. 1. Risku i mashtrimit të menaxhimit Çështjet e menaxhimit lidhur me mashtrimin me tregues financiare, pasqyrat financiare etj. me qëllim që të mashtrojnë publikun dhë audituesit, ose të angazhohen në marrje rryshfetesh, shantazh, ndikimin në pagesat dhe skema të tjera si këto.2. Risku i mashtrimit të të punësuarve nga palëve të treta Aktivitetet mashtruese të kryera nga punonjësit persona të tretë kundër organizatës për përfitime personale duke shkaktuar humbje për njësinë publike.

3. Risku i veprimeve të paligjshme Menaxherët dhe punonjësit në mënyrë individuale ose në grup kryejnë veprime të pa ligjshme duke shkaktuar konseguenca nga veprimet e tyre për organizatën.

4. Risku nga veprimi në mënyrë të pa autorizuar Punonjësit ose të tjerë përdorim asetet financiare ose fizike të njësisë publike për qëllime të pa autorizuara ose jo etike (nevoja personale).

IV. Risku Financiar Rreziku financiar mund të ndodhë në qoftë se kompania nuk arrin të sigurojë buxhetin e nevojshëm për të përmbushur detyrimet e saj ose menaxhon rreziqet financiare në një mënyrë që është në kundërshtim me rregullat në fuqi.

1. Risku i përqendrimit Rreziqet që vijnë nga përqendrimi i burimeve në mënyrë të padrejtë në pak funksione duke lënë pas dore të tjerat si dhe dhe jo në përputhje me objektivat. 2. Risku i kredisë Ekspozimi ndaj humbjeve reale për shembull nga mos pagimi i detyrimeve kreditore. Në një kontekst tjeter mund të jetë rreziku nga shpenzime të papritura dhe / ose nga

P a g e | 92

pengesa administrative lidhur me dështimin për të kryer pagesa në vendin e duhur në kohën e duhur.

V.Risku i informacionit për marrjen e vendimeve Rreziku që informacionit i përdorur për të mbështetur vendimet strategjike, operative dhe financiare nuk është ai i duhuri ose i besueshëm. Ky rrezik lidhet edhe me përdorshmërinë dhe afatet kohore të informacionit, ose nga një dështim për të kuptuar nevojat e informacionit. V. Risku Operational1. Risku i buxhetit dhe planitKur buxhetet dhe planet nuk janë reale, të bazuara në supozime të përshtatshme, në koston reale dhe masave të përshtatshme të performancës, të pranuar nga drejtuesit kryesorë, ose të përdoren si mjet monitorimi.2. Risku nga angazhimet e kontratës/kontrataveNjësia nuk zgjidh në kohë, dhe pa implikime financiare për shembull vendimet për të hyrë në angazhimet shtesë/kontrata shtesë të cilat mund të konsiderohen të pa përshtatshme nga vendimmarrësit.3. Risku i matjes së operacioneve Masat e matjes së performancës së operacioneve nuk sigurojnë një portret të besueshëm të performancës dhe nuk pasqyrojnë me saktësi realitetin. Masat nuk japin informatat e duhura për marrjen e vendimeve, sepse ata nuk janë të dobishme, të kuptueshme, të besueshme, ose tregues të ndryshimit.

4. Risku i shtrirjesObjektivat dhe masat për kryerjen e proceseve të punës së njësisë publike, nuk janë të lidhur me objektivat e saj të përgjithshme dhe as me strategjitë. Objektivat dhe masat nuk fokusojnë njerëzit në gjërat e duhura dhe si rrjedhim çojë në konflikte, ose aktivitete të pakoordinuara.

5. Risku i informacionit kontabëlInformata financiare kontabël të përdorura për të menaxhuar proceset nuk janë të integruara si duhet me informata jofinanciare, si shërbimi ndaj publikut, matjen e cilësisë së punës, kursimin e kohës/ciklit të një aktiviteti dhe rritjen e efikasitetit. Një rezultat i tillë manipulon duke bërë që dhe fokusi të jetë vetëm arritja e objektivave financiare, në vend të përmbushjes së shërbimeve publike dhe kontrolluar dhe përmirësuar proceset.

VI. Raportimi publik

1. Vlerësimi i Riskut të Raportimit FinanciarRaporteve financiare të lëshuara përfshijnë anomali materiale ose kanë hequr fakte materiale, duke i bërë ata mashtruese.

2. Vlerësimi riskut të Kontrollit të Brendshëm

P a g e | 93

Dështimi për të grumbulluar informacion të mjaftueshëm të përshtatshëm dhe të besueshëm për të vlerësuar efektivitetin e projektimit dhe operimit të kontrollit të brendshëm mbi raportimin financiar, duke rezultuar në pohime të pasakta nga drejtuesit në raportin e kontrollit të brendshëm.

3. Risku i certifikimit ekzekutivDështimi për të grumbulluar informacion të mjaftueshëm, të përshtatshëm dhe të besueshme për të vlerësuar hartimin dhe efektivitetin operativ të procedurave të kontrollit të deklarimit dhe duke rezultuar në informacione materiale që nuk janë ditur dhe zbuluar në kohën e duhur nga zyrtarët.

4. Risku i TatimeveTransaksionet që kanë pasoja negative tatimore që mund të ishin shmangur sikur të ishin strukturuar ndryshe. Dështimi për të përmbushur me të gjitha rregulloret dhe detyrimet e taksave (p.sh. deklarimi dhe pagesa e TAP dhe kontributeve të sigurimeve shoqërore e shëndetësore) krijon rreziqe për kosto shtesë nga penalizimet.

C. Risku Strategjik

1. Rreziku mjedisorDështimi për të monitoruar dhe të qëndruar në kontakt me një mjedis që ndryshon me shpejtësi, rezulton të sjellë vijimin në mbështetjen me strategjitë e vjetërura dhe të pa përditësuara.2. Rreziku i modelit të operacioneveOrganizata ka një model të vjetëruar të operacioneve dhe nuk e njeh atë dhe / ose nuk ka informacionin e nevojshëm për të bërë një vlerësim të përditesuar të modelit të saj të tanishëm dhe për të ndërtuar një rast bindës të operacioneve për të modifikuar këtë model në kohën e duhur.3. Rreziku i vlerësimit të investimeveMenaxhimi nuk ka informata të mjaftueshme financiare për të informuar vendimet afatshkurtër dhe afatgjatë të investimeve dhe rreziqet e pranuara në lidhje me kapitalin në rrezik. Menaxhimi dhe vendimarrësit kyç duhet të jenë në gjendje të matin efektet e investimeve në kontekstin strategjik.4. Risku i Strukturës Organizative Struktura organizative e njësisë publike nuk e mbështet ndryshimin ose strategjitë e funksionimit të njësisë.5. Rreziku i matjes Ndodh kur matja e përgjithshme organizative e performancës përqendrohet kryesisht në rezultatet afatshkurtra financiare ose nuk janë në përputhje dhe nuk mbështesin strategjitë e veprimtarisë.5. Rreziku i planifikimitStrategjitë e operacioneve të njësisë nuk janë të shtyra nga të dhëna krijuese dhe intuitive, ose nuk janë bazuar në supozime aktuale e reale.

Procesi i Vlerësimit të rrezikut

P a g e | 94

Sigurisht, jo të gjitha ngjarjet me rrezik që ne identifikojmë janë po aq të rëndësishme.- Ata që ne besojmë se janë shumë të rëndësishme janë kategorizuar si “rreziqe të zonës së kuqe” që kërkojnë vëmendje të veçantë. - Ato që janë mesatarisht të rëndësishme janë kategorizuar si “rreziqe të zonës së verdhë”, dhe tregojne nevojën për kujdes, dhe, - Ato që janë të parëndësishme janë kategorizuar si “rreziqe në zonën e gjelbër”.

Ndryshe i kategorizojmë në risqe të larta, të mesëm dhe të ulët.

Pasi identifikohen rreziqet dhe klasifikohen, e kthejmë vëmendjen tonë për t’’ju përgjigjur pyetjes: Cilat janë pasojat e shfaqjes së ngjarjeve të rrezikut, sidomos ngjarjet e zonës së kuqe?

Për shembull, nëse reziqet ndodhin, a do të këtë rritje të mëdha në shpenzime? (Nëse është kështu, sa mund të jetë rritja në vlerë?) Cilat funksione, fusha do të ndikohen ose dëmtohen? (Nëse po, çfarë lloj rreziqesh, etj)...Përpjekje për të analizuar pasojat e shfaqjes së rrezikut, quhet analiza e ndikimit të riskut. Analizës së ndikimit të rrezikut ndahet në dy pjesë: analiza cilësore dhe sasiore.

a) Me analizë cilësore, kuptojmë përpjekjet për të shqyrtuar ndikimet e ngjarjeve të rrezikut kryesisht përmes zbatimit të një procesi të arsyetimit logjik.Efektiviteti i analizës cilësore varen nga përvoja, logjika, dhe gjykimi i mirë

b) Me analizën sasiore, ne përpiqemi të matim pasojat numerikisht.Për shembull, nëse një ngjarje negative ndodh sa do të jetë humbja apo ndikimi në buxhet? Cila është vlera e humbjeve? Sa kohë do të marrë riparimi i saj?

Përgjigjet për këto llojë pyetje kërkojnë njohuri për të zhvilluar strategji në përgjigje të rrezikut.

Shembull: Konsiderojmë situatën ku janë të angazhuar në një analizë të ndikimit të riskut që adreson këtë pyetje: Cilat janë pasojat financiare të një ndërprerje tre-ditore të punës së një sofëar-i të sistemit të thesarit? Është e qartë, se një numër i madh transaksionesh do të ndërpriten, dhe mos kryerja në afat mund të shkaktojë efekte financiare si pagesa penalitesh për vonesa, interesa, pezullim të përmbushjes së punës, shërbimit, etj.Kjo ngjarje duhet parashikuar, por njëkohësisht edhe buxheti shtesë për përballimin e pasojave të saj.

Procesi i Monitorimit dhe kontrolli i rrezikutProcesi i fundit i menaxhimit të rrezikut është monitorimi dhe kontrolli. Kjo është fazë e veprimit të menaxhimit të riskut. Proceset e mëparshme të rrezikut si të: planifikimit, identifikimit, analizës cilësore, analizës sasiore, kërkojnë ndërmarrje të veprimeve të tjera për minimizimin e pasojave. Kërkohet se çfarë hapash mund të ndërmerren për të lehtësuar dëmtimet e mundëshme.

P a g e | 95

Me monitorimin dhe kontrollin e rrezikut, kuptojmë dy komponentë të rëndësishëm. Monitorimi nënkupton se menaxherët vazhdimisht skanojnë risqet për të parë se çfarë kanosin ngjarjet e negative që mund të shfaqen. Monitorimi i rrezikut është si të bësh kontrolle periodike për të vlerësuar presionin e riskut. Kur shigjeta është në zonën e gjelbër, çdo gjë është në rregull. Kur ajo është në zonën e verdhë, ne kemi nevojë për t'u përgatitur për veprim. Kur ajo është në zonën e kuqe, ne duhet të ndërmarrin hapa konkrete për të pakësuar trysninë.Monitorimi i rrezikut është një përpjekje e grumbullimit të informacionit, të veprimtarive të kryera gjatë rrjedhës normale të punës, me qëllim për të përcaktuar nëse ndonjë ngjarje rreziku është reflektuar dhe, nëse po, nëse ato janë mjaftueshëm serioze për të garantuar/dëmtuar një aktivitet. Monitorimin i rrezikut është një proces thuajse rutinë që kryhet për të shmangur surprizat e këqija.Një pjesë e madhe e monitorimit të rrezikut është informale. Ndërsa njerëzit janë duke bërë punën e tyre, ata duhet të jenë të ndjeshme ndaj gjërave që nuk duket të jetë mjaftueshem të drejta ose normale. Në qoftë se çdo punonjës në një organizatë është i ndjeshme për anomali apo problemet potenciale, niveli i rrezikut të organizatës reduktohet në masë të madhe me anë të përpjekjeve të tyre të monitorimit informal.

Kontrolli ka të bëjë me veprimet aktuale që ndërmarrim për të trajtuar rastet e rrezikut. Për shembull; Nëse një sistem kompjuterik prishet, ne menjëherë kalojmë të gjitha aktivitetet e kompjuterit me sistemin back-up. Kur diskutohet kontrolli, ai nënkupton që përqendrohet vëmendja e veçantë në hapat e menaxhimit të krizës, të cilat duhet të merren. Për shembull ; kur kemi të bëjnë me situatat më të këqija që mund të dëmtojnë shëndetin e njerëzve dhe jetën, përmbytje epidemi, etj, përveç ministrive të linjës, kërcënime i vijnë dhe buxhetit i cili duhet ti përballojë e kapërcejë ato. Kontrolli i rrezikut, i cila është quajtur shpesh trajtimin e rrezikut, i referohet hapave që janë ndërmarrë për të marrë ngjarjet e rrezikut nën kontroll pasi të ketë ndodhur. Nëse një veprim dështon duhet ndërmarrë një veprim tjetër i kontrollit për të zbatuar një plan rezervë për minimizimin e dëmit.

Audituesi i brendshëm i sistemit të Ministrisë së FinancaveDuhet të zotërojë njohuri të mira dhe profesionalizëm të lartë në vlerësimin e risqeve të njësive që auditon. Ai duhet të njohë të gjitha risqet specifike sipas tipeve të trajtuara më sipër me qëllim që ti përdorë ato në zgjedhjen e subjekteve, testeve, metodave të auditimit në ato zona që paraqesin risk më të lartë ose siç është quajtur, ”risqet e zonës së kuqe”, ose risqet materiale.Ai gjithashtu duhet të vlerësojë se si njësia që auditohet njeh, monitoron, menaxhon dhe kontrollon risqet që e shoqërojnë atë në ushtrimin e veprimtarisë.Vetëm në këtë mënyrë rezultatet e auditimit do të jenë objektive, dhe rekomandimet e tij do ti shërbejnë drejtimit për përmirësimin e menaxhimit të rreziqeve.

Seksioni E

P a g e | 96

Dokumentimi i veprimtarisë audituese. Letrat e Punës

E.1. Dokumentimi i punës audituese

Letrat e punës mbështesin konkluzionet e auditimit. Ato duhen organizuar në seksione. Kjo duhet bërë pasi krijon lehtësi dhe thjeshtësi në të kuptuar dhe përdorur më tej si p.sh për procesin e kontrollit të brendshëm e të jashtëm të cilësisë, etj. Letrat e punës bazohen në dokumentacionin e siguruar, dhe duhet ti përgjigjen pyetjeve:

- A mundet dikush tjetër të kuptojë burimin, arsyen dhe konkluzionet e letrave të punës? - A mundet që dikush tjetër të arrijë të njëjtin konkluzion si dhe personi që ka kryer punën?- A mundet dikush tjetër të lokalizojë të gjithë artikujt e nevojshëm si të zgjedhur për të bërë ri-teste?- A janë kampionet e zgjedhura përfaqësuese dhe të mjaftueshme?- A janë të gjitha pasqyrat ose deklaratat e auditimit të mbyllura, pra që nuk ka

çështje të hapura për tu bërë ose zgjidhur?- A janë korrekte referencat për të gjitha burimet?- A e tregojnë letrat e punës se kush e ka përgatitur evidencën ose edhe kur?

Të gjitha dokumentet e testuara nuk eshtë e nevojshme të jenë në letrat e punës. Specifikimet rreth asaj që është testuar dhe rishikuar eshtë e nevojshme të jenë në letrat e punës. (për shembull mos thuaj që ke parë 10 fatura pa dhënë numrat e tyre ose diçka te tillë që i identifikon ato). Përdor memo përmbledhëse e konkluzione, tabela të detajuara, indekse dhe referenca spontime etj të cilat zakonisht duhet të përdoren nga audituesi.

Letrat e punës elektronike kanë disa veçori të cilat janë:

- Letrat e punës duhen hartuar gjatë procesit të auditimit dhe jo në fund të tij.- Vendosi një indeks dhe zbato një skemë nga fillimi në fund duke spontuar një nga

dokumentet e krijuara. Kjo është një detyrë kyçe e planifikimit të punës. - Çdo gjë duhet të jetë e parapërcaktuar, e para vendosur.- Gjithmonë vendos emra të dokumenteve dhe datat në fund të dokumentit të

printuar. - Rregullo dokumentet në Word ose printoji ato në PDF për ti pastruar komentet

përpara shpërndarjes/ depozitimit në dosje.

Dokumentimi në dosjen e auditimit, duhet të ketë:• Kopje të dokumenteve të ndryshëm që duhet të përdoren si mbështetje për konkluzionet e auditimit dhe për ekzistencën e problemit. • Çdo kopje dokumenti duhet të shërbejë për një qëllim të nevojshëm. Mos mer kopje që nuk shërbejnë, ose letra të “tepërta”.

P a g e | 97

• Çdo dokument duhet të ketë referencën se ku është marrë dhe me kë është diskutuar.• Letrat e punës duhet të mbahen të organizuara dhe lehtësisht të ndjekin një rrjedhë të caktuar, llogjike.• Mund të përdoren ndarëse midis dokumenteve që i përkasin pikave të ndryshme të Programit ose çështjeve të ndryshme të audituara.

Përgjegjësi i Grupit të auditimit ka përgjegjësinë për rishikimin e letrave të punës nëse ato mbulojnë dhe bazohen në Planin e auditimit. Gjithashtu audituesi ose grupi i ngarkuar për vlerësimin e cilësisë së auditimit duhet të japë gjykim lidhur me plotësinë e letrave të punës, nëse ato, sido që të jenë organizuar, të plotësojnë kriteret/standardet e mësipërme.

Një model i grupimit të letrave të punës është ai sipas fazave të auditimit, i cili jepet si më poshtë:• Letrat e punës para fillimit të misionit;• Letrat e punës në terren;• Raportimi i punës audituese.Brenda tre grupimeve letrat e punës organizohen sipas një rendi llogjik. Në vijim jepet një metodologji e këtij organizimi që mund të zbatohet nga auditimi i brendshëm i sistemit financiar.

E.1.1. Letrat e punës para fillimit të misionit, Format standard

Letrat e punës para fillimit të misionit ose punës në terren i referohen fazës së parë të procesit të auditimit të trajtuar më sipër “Planifikimi”. Renditja e tyre, si dhe format standard jepen në vijim:

i) Letra për njoftimin e auditimit; ii) Takimi i fillimit;iii) Të gjitha dokumentet e shqyrtimit paraprak;iv) Dokumentet pas shqyrtimit paraprak mbi kontrollin e brendshëm;v) Plani i auditimit; vi) Buxhetimi i kohës.

Formatet nga i) deri v) janë paraqitur në Seksionin B.1.1.ndërsa, për buxhetimin e kohës, audituesi duhet të mbajë parasysh si më poshtë:

Buxhetimi i kohës është numri i orëve të ditës në dispozicion të auditimit të llogaritura për çdo proces pune. Buxhetet hartohen bazuar në eksperiencën personale. Për to nuk ka ndonjë formulë magjike. Përgjithësisht planifikohen: Kërkimet / sondazhet paraprake 40% e kohës, Puna në terren 50 %, Raportimi 10%, por gjithësesi kjo varet nga:

- natyra e secilit tip auditimi; - fushat e planifikuar për auditim; - kapacitetet audituese;

P a g e | 98

- natyra/kompleksiteti/madhësia e njësisë që do të auditohet.

Buxheti duhet të jetë në mënyrë të arsyeshme në përputhje me planin vjetor si dhe duke marë parasysh një kohë të përshtatshme nga njëri auditim në tjetrin. Të arrish një buxhet, puna duhet filluar që me planifikimin e auditimit dhe mbaron me arritjen e objektivave të tij.

Një format i buxhetimit të kohës Audituesi…………………..

Proceset e punësDita e fillimit

Data e mbarimit

Buxheti (Orë)

Koha aktuale (Orë)

Plotësimi i formës së vlerësimit të riskut për fushën që do të auditohetPërllogaritja e faktorit të (niveli) përgjithshme të riskut për fushën që do të auditohetPërcaktimi i objektit të punësTakimi me punonjësit e organizatës për të rënë dakord për kohën dhe objektin e punësDokumentimi i sistemitKontrolli i dokumentimit të sistemit duke përdorur sondazh ose testMarrja në konsideratë e efektivitetit të sistemitPërcaktimi i testeve të auditimit që do të ndërmerrenPlotësimi i testimeve të auditimitPërgatitja e projekt- raportit të auditimitDiskutimi i gjetjeve me menaxhimin e organizatësDiskutimi i rekomandimeve dhe i pranueshmërisë së tyre në plan – veprimin e organizatës para finalizimit të raportit final të auditimit

Audituesi___________________

Për disa audtime koha në dispozicion mund të zgjatet në rastet kur faktori kohë kthehet në presion duke ndikuar në arritjen e rezultateve thelbësore, si rezultat i dukurive të dala gjatë punës në terren. Shtyrja bëhet me kërkesë të arsyetuar nga grupi i auditimit, dhe miratohet nga Drejtori i Drejtorisë. Për shtyrjen/zgjatjen e afatit të auditimit njoftohet zyrtarisht edhe njësia nën auditim.

P a g e | 99

Deklarata e pavarësisë së audituesit. Përveç sa më sipër, audituesi para fillimit të misionit, si dhe me të marrë njoftimin se është caktuar për auditimin e një subjekti, duhet të hartojë dhe paraqesë të Drejtori Deklaratën e Pavarësisë si më poshtë:

…………………………………………………………………………………………………..

DEKLARATA E PAVARËSISË SË AUDITUESIT

Unë i nënshkruari __________________________, audituesi i caktuar për të kryer

misionin e auditimit të njësisë ____________________, me shkresë nr.______

datë_______________, plotësoj këtë deklaratë:

Nr. Pyetjet sipas llojit të marrëdhënieve me njësinë që do të auditohet, të cilat mund të ndikojnë në pavarësinë e audituesit

Po Jo

1 A keni marrëdhënie financiare me persona që mund të kufizojnë sferën e auditimit, apo ta dobësojnë atë në ndonjë mënyrë?

2 A keni paragjykime ndaj stafit të njësisë, të cilët mund të ushtrojnë ndikimin e tyre tek opinionet tuaja në sajë të ushtrimit të autoritetit të tyre, apo me anë të ndikimeve të tjera?

3 Në këto tre vjet, a keni mbajtur pozicion drejtues, apo keni qenë të përfshirë në një farë mënyrë në veprimtarinë e palës së audituar?

4 A keni qenë të përfshirë në përpunimin apo zbatimin e një, disa, apo të gjitha elementëve të sistemit të kontrollit për auditimin e brendshëm të njësisë që do të auditohet?

5 A jeni bashkëshort/e ose farefis me drejtuesit e njësisë që auditohet, apo i ndonjë anëtari të bordit drejtues apo drejtor departamenti të asaj njësie?

6 A keni ndonjë lidhje politike, sociale apo shoqërore me anëtarët e bordit, të drejtorisë apo drejtorëve të departamenteve?

7 Në këto tre vjet, a keni qenë ndonjëherë i punësuar me orar të pjesshëm ose të plotë tek njësia që auditohet? A keni kryer ndonjëherë shërbime në emër të saj?

8 A keni interes financiar të drejtpërdrejtë apo indirekt me njësinë që auditohet ?

Emër, Mbiemër i audituesit (________________) Datë: (__________________)

Drejtuesi i Njësisë së Auditimit(______________) Data : (__________________)

P a g e | 100

…………………………………………………………………………………………………..

E.1.2. Letrat e punës në terren

Gjetjet janë fakte të prodhuara nga audituesi mbi të cilat ai mbështet punën e tij në terren. Ato janë burimi nga i cili rrjedhin konkluzionet dhe rekomandimet. Si të tilla ato duhet të dokumentohen në mënyrë të saktë, të plotë dhe të qartë. Ato janë të gjitha testet e kryera, informacionet e tjera, përmbledhëset e informacioneve, si dhe çdo letër tjetër që mbështet fazën e dytë të procesit të auditimit që është Puna në Terren. Natyra e tyre mund të jetë si p.sh:

1) Evidenca fizike e cila sigurohet nga inspektimi direkt ose vëzhgimi i drejtpërdrejtë mbi;- aktivitetet;- asetet;- ngjarjet; Evidenca të tilla duhet të jenë të dokumentuara me përmbledhëse të fakteve të inspektuara, kampione të zgjedhura, etj.

2) Evidenca dokumentare konsiston në krijimin e informacioneve të tilla si: letra, kontakte, rregjistrime kontabël, fatura, informacion menaxherial mbi performancën, etj.

3) Evidenca e dëshmive krijohet nga deklaratat e marra në përgjigje të pyetjeve nëpërmjet intervistave. Kjo duhet të vërtetohet nëse është e mundur edhe me prova të tjera. Ato duhet me merren nga individë të pa anshëm dhe që njohin mirë çështjen.

4) Evidenca analitike përfshin krahasimet, arsyetimet dhe ndarjen e informacionit në komponentë më të detajuar. Rekomandimet duhet të zhvillohen plotësisht dhe të mbështesin me fakte gjetjet, në mënyrë që të përfshihen në raport. Faktet duhet të jetë e mjaftueshme, relevante dhe kompetente në mënyrë që të formojnë një bazë për gjetjet e auditimit Ky proces fillon kur testet e auditimit janë zhvilluar për të përfshirë me bazë të gjerë rastet dhe bazuar në objektiva të qarta.

E.1.3. Raportet e auditimit, Format standard

i) Qëllimi i Raportit të auditimit është të sigurojë me të gjitha mjetet dhe mënyrat e pranueshme për komunikimin e punës së tij për menaxhimin. Raporti duhet të paraqesë me saktësi thelbin e rezultateve të auditimiit, çdo gjetje të mbështetur në fakte të mjaftueshme, që të jetë brenda fushë-veprimit të auditimit sipas Planit dhe brenda objektivave të auditimit Çdo rekomandimi duhet të përshtaten dhe bazohet mbi faktet e gjetura, si dhe të tregojë si si reziku material reduktohet. Çdo rezultat duhet të jetë i vërtetueshem. Nuk është e rëndësishme ajo që një auditues beson, e rëndësishme është ajo që audituesi mund të provojë.

ii) Raporti Paraprak i AuditimitThelbi i të gjitha raporteve paraprake janë gjetjet, përfundimet dhe rekomandimet të cilat bëhen përfundimtare në Raportin Final. Letër Përcjellja - Një letër përjellëse e

P a g e | 101

Raportit paraprak dhe atij përfundimtar do të shkruhet dhe e nënshkruhet nga drejtori. Nënshkrimi i raportit të auditimit bëhet nga grupi i auditimit mbi baza të vullnetshme. Nëse auditori nuk pajtohet me ndryshimet e bëra në raport, si rezultat i procesit të shqyrtimit mbikëqyrës / administrative, ai / ajo është i lirë të mos nënshkruajë. Ky rregull është i nevojshëm në mënyrë që të gjithë mund të ruajnë integritetin e tyre.

Formati i RaporteveFormati i përgjithshëm duhet të ndiqet për të siguruar që të gjitha pikat kryesore janë të mbuluara. Ne krye duhet paraqitur një faqe që të tregojë:

Emrin e departamentit, titullin e auditimit, (numrin e auditimit nëse mbahet një rend i tillë), periudhën që auditohet dhe kohën e zgjatjet së auditimit. Raportet e gjatë mund të ketë një indeks faqesh për kapitujt ose të pikave që mbulojnë.

Hyrje - Përshkruani llojin e angazhimit (i rregullt / planifikuara, me kërkesë të veçantë, etj) dhe autoritetin e auditimit dhe identifikoni organizatën ose aktivitetetet që do auditohen. Jepni një informacion në formën e një sfondi të nevojshme për ta njohur lexuesin me njësinë që do të auditohet, si; natyrën dhe qëllimet, aktivitetet në vëllim ose në vlerë si dhe llojin e tyre, vendndodhja, informacionin mbi buxhetin, personelin, etj. Referoju kontrolleve paraprake, nëse është e aplikueshme, dhe për të diskutuar statusin e rekomandimeve të mëparshme që nuk janë zbatuar, nëse është e nevojshme.

Deklarata e Objektivave - objektivat e auditimit janë paraqitur në raport dhe janë të njëjtat me ato te paraqitura në planin e detajuar të auditimit. Duhet pasur kujdes që përmbajtja e tyre nuk është ndryshuar. Objektivat gjithmonë duhet të jenë të qarta, konçize dhe duhet të korrespondojnë me konkluzionet e auditimit.

Deklaratë e punës në terren- Ky seksion duhet të përshkruajë thellësinë dhe mbulimin e punës së auditimit të kryer për të arritur objektivat e auditimit. Ajo do të përmbajë datat e kalendarit për punën në testet e punës, datat mbi vlerësimin e kontrollit të brendshëm, cila do të jetë dita e fillimit dhe mbarimit të punës në terren, marrëdhëniet midis grupit të auditimit dhe subjektit të audituar, etj. Gjithashtu mund të përfshijë çdo informacion përkatës që lexuesit mund ti duhet të dijë, të tilla si ndonjë largim nga procedurat, kufizimet e të dhënave, sqarimin e punës së kryer, etj.

Deklarata e Metodologjisë - Deklarata mbi metodologjinë duhet të sqarojnë mbledhjen e dëshmive dhe teknikat e përdorura apo analizat e kryera për të përmbushur objektivat e auditimit të. Për shembull, një përshkrim të procedurave të kontrollit të përdorura dhe çdo informacion, ose mbi kampionet e zgjedhura, etj.

Deklarata e Standardeve të Auditimit - Raporti duhet të përfshijë një deklaratë që auditimi është kryer në përputhje me standardet e auditimit të pranuara përgjithësisht nga qeverisja dhe që janë në fuqi, si dhe të japë standardet e aplikueshme kur nuk janë ndjekur. Kërkohet një Deklaratë e konformitetit, e cila i referohet standardeve të

P a g e | 102

aplikueshme që auditorët duhet të kenë ndjekur gjatë auditimit. Çdo largim nga këto standarde duhet të paraqitet.

Konkluzionet e auditimit – Audituesi duhet të konkludojë në objektivat e auditimit të përcaktuara, duke përcaktuar ose specifikuar për çdo objektiv nëse është realizuar ose jo.

Gjetjet dhe rekomandimet - Çdo rekomandim duhet të mbështetet nga një grup i fakteve që mbeshtetin një gjetje të auditimit. Elementet e një gjetje janë;

1) Faktet – janë rezultatet e testeve të kryera nga auditimi dhe duhet të përmbajnë detaje të mjaftueshme, sidomos për çështje të komplikuara faktet dhe informacionet duhet të jenë shumë të qarta dhe të detajuara.

2) Kriteret – ku duhet të jepen standardet mbi të cilat një fakt apo transaksion është matur ose më mirë një përmbledhje e mënyrës korrekte se si gjërat duhen bërë duke e krahasuar me mënyrën se si ato janë bërë në fakt. Këto kritere tipike janë; politika (dekretet, urdhërat ekzekutive, etj), ose ligjet, udhëzimet dhe rregulloret e Departamentit / Njësisë / Aktivitetit nën auditim. Por mund të përdoren edhe kritere të tjera si; "praktikë të mirë pune, ose praktikë eficiente " ose "referencat e kontrollit të brendshëm" , etj.

3) Efekti - Kjo është e njohur edhe si rrezik (aktual ose potencial). Auditimi duhet të përshkruajë efektin aktual ose potencial . Ai duhet të përdorë termat mbi mbrojtjen e aseteve, ineficiencën, saktësinë e rregjistrimeve kontabël, etj. Në të njëjtën kohë duhet monetarizuar efekti nëse ka dhe kjo është e mundur, pra duke e shprehur në vlerë, çka thekson nëse risku është potencial ose jo. Në hartimin e Raportit shpesh nuk është e lehtë të përshkruash rreziqet ose të zbulosh nëse janë potenciale. Më poshtë është një listë e zonave të rrezikut që mund të përdoret për të përshkruar një rrezik potencial.

a) Mbajtja e gabuar e rregjistrimeve kontabël.b) Kontabilitet i papranueshëm (mungesa e një gjurmë të auditimit).c) Ndërprerje e procesit.d) Mashtrimi dhe përvetësimi.e) Humbja e besimit të publikut ndaj një pune publike, shërbimi, etj.f) Humbjen apo shkatërrimin e pasurive ose të të dhënave.g) Keqpërdorimi i pasurive publike.h) Sanksionet statutore.i) Shpenzimet e tepërta.j) Shpenzime në tejkalim të limiteve buxhetore.k) Humbja e të ardhurave (vlera nëse është e mundur), ose mosarkëtim i

tyre.

4) Shkaku – Audituesi duhet të pasqyrojë shkakun. Për shembull, aty ku kanë ndodhur gabime zyrtare, shkaku mund të jetë mungesa e trajnimit ose e një

P a g e | 103

manuali procedurash dhe jo një gabim i qartë i një personi. Kjo duhet vënë në dukje pasi ky rast është në nivel të menaxhimit. Rekomandimi duhet të ketë gjithmonë edhe kujt i adresohet dhe të japë shkakun e vërtetë, jo vetëm të jepet simptoma.

5) Rekomandimet – Duhet të jenë në gjuhë të thjeshtë, por të veçantë referuar ternimologjisë së fushës. Ato duhet të jenë një zgjidhje për menaxhimin. Rekomandimet duhet të ndiqen nga audiuesit nëse ato përmbushen ose jo.

Raporti i auditimit duhet të shkruhet me ton neutral dhe të përsosur referuar saktësisë, logjikës, qartësisë, rregullave gramatikore dhe drejtëshkrimi. Ai është prodhim i vetëm i përpjekjeve profesionale të audituesit, dhe i pa ndikuar nga asnjë faktor i jashtëm. Ai duhet të karakterizohet nga:1. Saktësia - Raporti duhet të jetë i plotë dhe i bazuar në fakte. Çdo rekomandim

duhet të mbështetet në një evidencë, apo dokument mbështetës i administruar në dosjen e auditimit. Evidenca ose dokumentet duhet të jenë të plota dhe të mjaftueshme për të argumentuar dhe mbështetur gjetjet dhe rekomandimet, por në të njëjtën kohë edhe në përputhje me programin dhe objektivat e auditimit. Deklarimet e audituesit duhet të bazohen te faktet e gjetura dhe të vëzhguara përsonalisht prej tij. Ato mund të bazohen edhe në fakte të pa zbuluara prej tij, por të rezultuara përmes intervistave të cilat edhe këto duhen dokumentuar dhe paraqitur si të tilla në Raport. Ato nuk mund të jenë për çështje të parëndësishme, jo të dukshme, të pa rëndësishme ose që nuk kanë asnjë domethenie për funksionimin, e organizatës, dhe as nuk janë në harmoni me operacionet që ajo kryen.

2. Qartësia - Nënkupton futjen në mendjen e lexuesit e gjiithçkaje që është në mendjen e audituesit ndërkohë që shkruhet Raporti i auditimit. Raporti duhet të jetë i qartë mjaftueshëm në mënyrë që çdokush tjetër nga audituesi të mund ta lexojë dhe kuptojë atë.

Disa çështje që lidhen me qartësinë janë:• Stili i të shkruarit të mos jetë i lodhshëm ose kuptimi të mos jetë i shurdhër(duke mos prodhuar e përcjellë asnjë mesazh).• Raportet paragrafet apo fjalitë të jenë të strukturuara mire dhe jo dobët e ngatërruar. Ato të kenë një rend të caktuar llogjik.• Të përdoret terminologjia teknike dhe zhargoni i fushës.• Rekomandimet të bëhen duke pasqyruar bazën mbi të cilën mbështeten.• Çështjet teknike të diskutohen qartazi, me kompetencë dhe në mënyrë koncize.

3. Konciziteti – Do të thotë eliminim i të gjitha paragrafeve dhe shprehjeve të tepërta. Eliminimi i çdo gjëje që nuk është e rëndësishme dhe jo materiale. Eliminimi i fjalive, shprehjeve dhe paragrafeve që nuk lidhen ose nuk mbështesin çështjet mbi të cilat është fiksuar raporti.

P a g e | 104

4. Toni - Raporti duhet të respektoje rregullat etike dhe të bazohet vetëm mbi fakte. Duhet ti jepet rëndësi në të shkruar efektit që mund të japë Raporti si mbi menaxhimin ashtu dhe mbi personelin vartës, ose edhe mënyrës se ai do të tingëllojë për ta. Në këtë kuptim ai duhet të tingëllojë si “zëri i menaxhimit”.Duhet eliminuar zhargoni fyes, të eliminohet fjalë e shprehje me kuptim të njëjtë ( përsëritjet), fjalët me dy kuptime , etj. Raporti duhet të hartohet me fjalë të thjeshta, të zakonshme e të kuptueshme për çdo lexues. Raporti duhet të jetë “i qetë”, pa tone të ashpra, objektiv, i paanshëm. Fjalët edhe me domethënien më të vogël negative nuk duhen përdorur. Gjithmonë duhen përdorur fjalë dhe shprehje sa më shumë të jetë e mundur direkte, të faktuara dhe objektive.

5. Rregullat e Gjuhës, gramatikës, etj – Të gjithë audituesit janë të detyruar të përdorin fjali të pranuara, të strukturuara gramatikisht duke qëndruar korrekt me rregullave të gjuhës shqipe.

Reportimi i çështjeve/rezultateve të auditimit- Kritere të Rëndësishmei) Të jesh specifik lidhur me kriteret që do përdorësh në vlerësim. Nëse njësia që

auditohet nuk është dakord me kriteret, ajo asnjëherë nuk do jetë dakord me rezultatet.

ii) Mos thuaj që kriteri juaj “është praktika më e mirë” pa patur një evidencë/ dokumentacion/ fakte mbi të.

iii) Kushti është ajo që në fakt ndodh, janë faktet me qëllim që të mos krijohen mosmarrëveshje që do të pengojnë ecurinë e auditimit.

iv) Rezultatet duhen deklaruar në termat e fushës së veprimtarisë që auditohet, ose në termat e kontrollit të brendshëm dhe jo me terma çfarëdo të zgjedhura nga audituesi.

v) Për çështje të caktuara është e vështirë të vendoset, ndaj kërkohet diskutim dhe përfshirje e menaxhimit të njësisë që auditohet.

vi) Një rekomandim nëse jepet, duhet të jetë i adresuar qartë, i realizueshëm dhe në përputhje me mundësitë e njësisë që auditohet.

Raport përmbledhës - MemorandumiAudituesi mund të hartojë edhe një raport përmbledhës (Memorandum) në rastet kur Raportet përfundimtare janë të gjata, përmbajnë disa fusha për auditim, më shumë gjetje të renditura etj, me qëllim që ti transmetojnë menaxhimit grup gjetjet, konkluzionet më të rëndësishme, përmbledhje e të gjitha efekteve të shkaktuara, etj, si dhe çfarë rekomandohet për zgjidhjen/korrigjimin e parregullsive. Gjetjet që janë qartësisht të pa rëndësishme (duke konsideruar faktorë sasiore e cilësore), ose nuk kanë ndonjë efekt të dukshëm, nuk është e nevojshme të komunikohen në këtë Raport Përmbedhës. Kjo letër duhet ti referohet formës dhe përmbajtjes së Raportit të auditimit, por jo ta përsëritë atë. Ajo duhet të jetë mjaft konçize dhe të përcjellë mesazh të qartë dhe mbi çështje thelbësore për Ministrin e Financave, ose menaxhim tjetër të njësisë së auditimit. Memorandumi përcillet zyrtarisht nga Drejtori i Auditimit. Pas miratimit nga menaxhimi, Drejtori i Auditimit harton Urdhrin për

P a g e | 105

përfundimin e misionit të auditimit, i cili nënshkruhet nga Ministri i Financave. Formati i tij është si më poshtë:

…………………………………………………………………………………………………..

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMINISTRIA E FINANCAVE

Ministri

U R DH Ë R

Nr.________Datë___________

PërPërfundimin e misionit të auditimit të kryer në ----------------(emri i subjektit të audituar)

Në bazë të nenit 102, pika 4, të Kushtetutës së Republikës së Shqipërisë, ligjit nr. 9720, datë 23.04.2007, “Për auditimin e brendshëm në sektorin publik”, i ndryshuar, Urdhërit të Ministrit të Financave nr. …… datë ../../20.., “Për miratimin e Planit vjetor 20.. të Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave”, si dhe sipas Planit të Punës së Drejtorisë së Auditimit te Brendshëm nr. …. datë ../../20.., pas vlerësimit të Raportit të Auditimit:

U r dh ë r o j :

1. Përfundimin e misionit të auditimit të kryer në ………….(emri i subjektit të audituar).2. Në zbatim të nenit 11, gërma c, e ligjit 9720 datë 23.04.2007, “Për auditimin e brendshëm

në sektorin publik”, i ndryshuar, subjekti …….. të analizojë rezultatet e auditimit, të evidentojë përgjegjësitë, të hartojë Planin e Veprimit për zbatimin e të gjitha rekomandimeve të dhëna në Raportin Final të Auditimit, duke e përcjellë një kopje të tij brenda 30 ditëve në Drejtorinë e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave.

3. Për zbatimin e rekomandimeve të auditimit, ngarkohet Drejtoria e Auditimit të Brendshëm e Ministrisë së Financave.

Ky Urdhër hyn në fuqi menjëherë.

M I N I S T R I_________________(emër/ mbiemër/vula) …………………………………………………………………………………………………..

P a g e | 106

Letra për menaxhimin - Shkresa përcjellëse e Raportit PërfundimtarRaporti përfundimtar i paraqitet menaxhimit të subjektit që auditohet me një shkresë e cila hartohet dhe nënshkruhet nga Drejtori i Drejtorisë së Auditimit. Formati standard i saj jepet më poshtë:…………………………………………………………………………………………………..

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMINISTRIA E FINANCAVE

DREJTORIA E AUDITIMIT TË BRENDSHËM

Nr.______Prot. Tiranë,më 20..

Për: Z./ Zj................................(menaxherit të subjektit që është audituar) Titulli/Funksioni që mban...................................

Subjekti: Dërgohet Raporti Përfundimtar i Auditimit.

Në mbështetje të ligjit nr. 9720 datë 23.04.2007, i ndryshuar, po ju dërgojmë Raportin Përfundimtar të Auditimit të kryer në njësinë tuaj në zbatim të Planit të Auditimit nr. ….. datë ../..20...

Bazuar në nenin 11, pika b të ligjit mq sipër, brenda 30 ditësh nga dorëzimi i Raportit Final, ju duhet të hartoni dhe miratoni Planin e Veprimit (sipas formatit bashkëlidhur) në zbatim të rekomandimeve të auditimit, si dhe ta dërgoni një kopje të tij në Drejtorinë e Auditimit të Brendshëm e Ministrisë së Financave.

D R E J T O R I-------------------------------(emër/mbiemër/firma/vula) ..................................................................................................................................

E.2. Dosja e auditimit

Nuk është se ka ndonjë standard mbi radhën e paraqitjes apo ndonjë skemë të caktuar të ndërtimit të dosjes. Kërkesa e vetme këtu është që ajo të jetë e thjeshtë

P a g e | 107

dhe e lehtë për ta vlerësuar, kuptuar dhe rishikuar në lidhje me cilësinë, duke ndjekur një rrjedhë të caktuar, e cila mund të jetë kronologjike, llogjike, etj. Gjithësesi, për të unfikuar procedurat e paraqitjes së një dosje të Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave, apo sistemit financiar, i referohemi modelit si më poshtë: Dosja e auditimit duhet të ketë dy nëndosje; 1) Të raportimit, administrimit dhe Shqyrtimit paraprak dhe 2) Letrat e punës në terren.

Secila prej tyre jepet më poshtë:

Seksioni A - Nëndosja mbi Raportimin, administrimin dhe shqyrtimin paraprak Kjo nëndosje ndahet në 3 nën/seksione të cilat janë:A/1. - Përbërja e dokumentave të raportimit, përfshin: • Planin e auditimit;• Raportet (Përfundimtar dhe Paraprak);• Draft Planin e Veprimit të rënë dakord me menaxhimin e subjektit;• Dokumentimi i përfundimit të misionit;• Letrat mbi kontrollin e cilësisë (shih formatin më poshtë); • Buxhetimi i kohës;• Reagimi i të audituarve ndaj Raportit Paraprak; • Reagimi ndaj rekomandimeve për zbatimin e tyre.

Raporti mbi rishikimin e cilësisë hartohet nga grupi ose audituesi i ngarkuar nga Drejtori i Drejtorisë së Auditimit. Mënyra, formati dhe detajet, jepen në Seksionin F.Të gjitha letrat e tjera si më sipër, janë trajtuar në kapitujt përkatës të Udhërrëfyesit.

A.2 -Përbërja e dokumenteve administrative konsiston në:• Letra e takimit të fillimit;• Letra e takimit përmbyllës;• Ndonjë korrespodencë tjetër me të audituarit;• Një evidencë përmbledhëse të zbulimeve të hartuar dhe nënshkruar nga Përgjegjësi i Grupit të Auditimit;• Dokumente të tjera administrimi si Deklarata e pavarësisë, ndarja e detyrave brenda grupit të auditimit, etj si këto.

Të gjitha dokumentet më sipër, formatet dhe përmbajtja e tyre është trajtuar në seksionin B të këtij Udhërrëfyesi.

A.3 -Përbërja e dokumenteve të shqyrtimit paraprak përfshin dokumentet në vijim;• Rregullat dhe ligjet që janë aplikuar referuar aktiviteteve të audituara.• Materiale mbi organizatën, strukturën, detyrat, përgjëgjësitë, përshkrimet e vendeve të punës sistemin kontabël, asetet fizike, etj si këto që shërbejnë si të dhëna paraprake. • Informacioni financiar – shpenzimet (kostot e operacioneve) si dhe buxhetin për vitin korent ose më gjerë për të kryer analiza, lëvizjen e parasë fizike, etj kontabiliteti.

P a g e | 108

• Politikat e brendshme dhe manuale udhëzime etj mbi procedurat operacionale. • Raporte të Auditimeve të mëparshme të brendshme e të jashtëm.• Informacione të menaxhimit dhe raporte të performancës.• Dokumentim mbi sistemin e kontrollit të brendshëm si sistemi i aprovimit, autorizimit ndarjes së detyrave, rakordimit, etj. • Vlerësimin e të dhënave kompjuterike.• Raportin mbi analizën e riskut nga njësia që do auditohet.

Të tjera dokumente, që audituesi gjykon se i takojnë këtij seksioni.

Seksioni B. Nëndosja mbi letrat e punës në terren

Nëndosja e letrave të punës në terren shërben për të mbështetur konkluzionet e auditimit. Secila nëndarje e saj duhet ti përgjigjet objektivave të planit të auditimit.

Ajo përbëhet nga nëndarje si më poshtë:

B.1 - Dokumente mbi testet e punësËshtë mirë që të hartohet një listë më të gjithë artikujt e kësaj dosje dhe të spontohen elementet e saj si më poshtë, Çdo letër pune të ketë referencën së cilës pike të Planit të auditimit ose cilit objektiv i takon. • Një dokument të veçantë për çdo objektiv të auditimit dhe referencën e tyre me Planin e Auditimit.• Të gjitha shënimet shpjegimet e dhëna, etj. • Çdo letër pune të terrenit, çdo test i kryer (sondazh, pyetësor, intervista, etj), çdo evidencë e marrë apo e hartuar gjatë auditimit, çdo dokument i printuar, etj, duke shënuar autorësinë dhe nënshkruar nga hartuesi.• Çdo dokument që përmban një përfundim apo opinion të auditimit.Çdo dokument duhet të përmbajë datën e hatimit/ shqyrtimit etj, dhe specifiko hartuesin e tij.

B.2- Dokumente të tjera të punës në terrenJanë ato dokumente që nuk hartohen nga audituesit por që janë të domosdoshme për të plotësuar, kuptuar dhe mbështetur auditimin. Ato janë;

• Kopje të dokumenteve të ndryshme që janë përdorur gjatë auditimit dhe i shërbejnë ose plotësojnë evidencë e auditimit ose mbështesin gjetjet dhe konkluzionet si provë për vërtetimin/ faktimin e tyre. Evidencat mund të jenë dokumentare, fizike, analitike ose përmbledhëse, etj. referuar krahasimeve, arsyetimeve të audituesit, etj.

• Çdo kopje e dokumenteve të tjerë e cila mund të shërbejë për një qëllim të dobishëm.Çdo dokument duhet të ketë referencë të qartë se me cilin është diskutuar. Asnjë dokument nuk duhet përfshirë në këte seksion pa asnjë shpjegim se pse ai përfshihet. Kjo nënkupton që dosja të lehtësohet nga përfshirja e dokumenteve të pa dobishme.

P a g e | 109

Indeksimi i dosjes

• Mbaji dokumentet e dosjes të organizuara në mënyrën më të lehtë për tu përdorur.• Mos ngatërro rradhën. Përdor indekset më sipër sipas seksioneve. • Përdor një listë para çdo seksioni, dhe sponto dokumentet që i takojnë atij seksioni të listuara në të. Vendosi përbri çdo dokumenti të listës numrin e faqeve..• Vendos një numër rendor mbi çdo faqe të dokumenteve të dosjes. Fillo me nr. rendor 1 për çdo seksion më vete, duke përdorur numrin për secilin.

PërgjegjësiaÇdo auditues është përgjegjës për përgatitjen dhe dorëzimin e dokumenteve të dosjes që i përkasin atij sipas ndarjes së detyrave dhe sipas këtij Udhërrëfyesi. Ai përgatit dhe ndan sipas seksioneve dokumentet e tij dhe ja dorëzon ato Përgjegjësit të Grupit të Auditimit. Ai nënshkruan të gjitha dokumentet që dorëzon për të bërë të mundur identifikimin e tyre për secilin nga anëtarët e grupit.

Përgjegjësi i Grupit të Auditimit mban përgjegjësi për kompletimin e dosjes së auditimit sipas këtyre rregullave, si dhe për dorëzimin e saj për rishikim te Drejtori i Drejtorisë së Auditimit të Brendshëm. Ai u kërkon audituesve anëtarë të grupit të bëjnë plotësimet apo sistemimet sipas rastit. Pas aprovimit nga Drejtori, Përgjegjësi i Grupit të Auditimit, është përgjegjës për arkivimin e dosjes së auditimit.

Drejtori i Drejtorisë së Auditimit, vlerëson dosjen e auditimit dhe miraton ose kthen për rishikim sipas rastit në zbatim të këtij Udhërrëfyesi.

Një model i fletës së renditjes/spontimit të dokumentacionit të dosjes (inventarizimit) paraqitet më poshtë: …………………………………………………………………………………………………..

REPUBLIKA E SHQIPËRISËMINISTRIA E FINANCAVE

Drejtoria e Auditimit të Brendshëm

INVENTARI I DOSJES SË AUDITIMIT ( _ emri i subjektit të audituar dhe lloji i auditimit __________) ( Për periudhën _________________)

SEKSIONI A : Raportimi, Administrimi dhe Shqyrtimi paraprak

A1; Raportimi.

P a g e | 110

NR

Përmbajtja e dokumentaveIndeksi i faqeve

Nr. i fleteve

Sponto

1 Plani i auditimit2 Raporti paraprak3 Raporti final +raporti për menaxhimin4 Plani i veprimit5 Dokumente të përfundimit të misionit6 Raporti i kontrollit të cilësisë7 Buxheti i auditimit dhe afati kohor8 Reagimi i të audituarve ndaj raportit paraprak9 Reagimi i të audituarve ndaj rekomandimeve (plani

i veprimit)TOTALI I FLETËVE

A2 : Administrimi.

NR

Përmbajtja e dokumenteveIndeksi iFaqeve

Nr. i fletëve

Sponto

1 Fillimi i misionit (per subjektin / grupin e auditimit)2 Deklaratat e audituesve3 Letra e Takimit te fillimit me organizatën4 Letra e Takimit përmbylles me organizatën5 Korrespondenca të tjera me të audituarit67

Ndarja e detyrave ndërmjet grupit të punësEvidenca e zbulimeveTotali i fletëve

A3: Shqyrtimi paraprak;

NR

Përmbajtja e dokumenteveIndeksi i faqeve

Nr.i fletëve

Sponto

1 Rregulla, ligje që i referohen fushës së audituar2 Materiale mbi organizatën, struktura, detyrat,

përshkrime të vendeve të punës, sistemi kontabël etj, që shërbejnë si të dhëna paraprake

3 Informacioni financiar – buxheti (plani dhe shpenzimet)

4 Politika të brendshme, manuale dhe udhëzime mbi procedurat operacionale, etj.

5 Raporte të auditimeve të mëparshme6 Raporte të menaxhimit dhe raporte të performancës

P a g e | 111

7 Dokumentimi mbi sistemin e kontrollit të brendshëm, ndarjen e detyrave, etj

8 Vlerësimi i te dhënave kompjuterike, sistemeve TI9 Raporti mbi vlerësimin e riskut nga i audituari

TOTALI I FLETËVE

SEKSIONI B: LETRAT E PUNËS NË TERREN

B1: Testet e punës:

NR

Përmbajtja e dokumenteveIndeksi i faqeve

Nr.i fletëve

Check listë

1 Shënime dhe shpjegime2 Letra pune si; pyetësore, teste individuale e të

ndryshme, evidencë të marra etj, mbi të gjitha fushat e audituara.

3 Dokumente që përmbajnë një përfundim ose një opinion të audituesit.TOTALI I FLETËVE

B2: Dokumente të tjera të punës në terren:

NR

Përmbajtja e dokumenteveIndeksi I faqeve

Nr.i fletëve

Check listë

1 Kopje të dokumenteve të përdorura gjatë auditimit në të cilat audituesi mbështet gjetjet.

2 Çdo kopje e dokumente të tjera, të cilat audituesi mendon se janë të dobishëm.TOTALI I FLETËVETotali gjithsej i fletëve të dosjes

Përgjegjësi i grupit të auditimit Arshivistja

(_________________________) (__________________)………………………………………………………………………………………………….

Seksioni F

Menaxhimi i punës audituese, kontrolli i brendshëm i cilësisë, kualifikimi i

P a g e | 112

stafit dhe raportimi periodik

F.1. Administrimi i punës audituese

Problemet me të audituaritÇdo problem i pa zgjidhur midis grupit të auditimit dhe të audituarit, siç mund të jenë mungesa e bashkëpunimit, pengimi i pa arsyeshëm i aksesit për informacion, kufizime të fushë-veprimit etj duhet ti komunikohen Drejtorit të Drejtorisë së AB, për zgjidhje. Koha jo produktive si rezultat i këtyre më sipër, duhet të jetë minimale. Sjellja e audituesve duhet të jetë e tillë që mos jetë ajo që e shkakton mungesën e bashkëpunimit. Kjo është një pikë e hapur sipas së cilës njohuritë komunikuese të audituesit do të testohen në shumë raste dhe për këtë arsye ai duhet të dijë të veprojë me diplomaci e maturi. Nëse audituesi përballet me një “armiqësi” të hapur për sa i përket bashkëpunimit, ai nuk duhet të shfaqë kundështime dhe duhet të tregojë maturi në menaxhimin e situatës, duke mbajtur me kujdes një sjellje profesionale.Në këto raste audituesi duhet të tërhiqet nga kjo situatë dhe nëse është e mundur duhet të kërkojë të zgjidhë problemin me një person tjetër të një nivelit më të lartë. Problemi i duhet prezantuar atij në mënyrë të qetë dhe të faktuar mirë.Nëse audituesi pas kësaj mendon se situata nuk është rivendosur për të filluar punë, ai duhet të informojë Drejtorin e Drejtorisë së Auditimit.

Lidhur me administrimin e punës audituese të gjitha nivelet e auditimit duhet të respektojnë edhe sa më poshtë:

Drejtori i Drejtorisë së Auditimit- Është përgjegjës për zhvillimin në mënyrë të planifikuar të veprimtarisë audituese, në terma vjetore dhe afatmesëm.- Menaxhimin e burimeve të auditimit si të atyre njerëzore ashtu dhe kohës së punës.- Mbikëqyrjen e proceseve të auditimit në të gjitha fazat e tij, duke asistuar si në fazën e planifikimit, punës në terren dhe atë të raportimit.- Përgjigjet për cilësinë e punës dhe performancën e veprimtarisë audituese, zbatimin e rregullave në fuqi dhe standardeve të AB.- Përgatit dhe raporton mbi performancë e auditimit në terma vjetore dhe në periudha brenda vitit, sipas kërkesave të menaxhimit, dhe të monitorimit nga NJQH.AB.

Përgjegjësi i Grupit të Auditimit, është përgjegjës për:- Organizimin dhe kryerjen e auditimit sipas kërkesave ligjore, këtij Udhërrëfyesi, Kodit të Etikës, dhe standardeve më të larta profesionale.- Ndarjen dhe menaxhimin e punës audituese dhe mbikëqyrjen e të gjithave fazave të procesit auditues të auditimit për të cilin ai përgjigjet.- Realizimin e Planit të auditimit dhe objektivave të auditimit.- Rishikimin dhe kontrollin e cilësisë gjatë auditimit deri në dorëzimin e dosjes së auditimit të Drejtori i Drejtorisë, e cila paskëtaj kalon për rishikim të brendshëm të cilësisë.

Audituesi- Mban përgjegjësi direkte për zhvillimin e procesit auditues për të gjitha fazat e tij dhe për çështjet që ai mbulon sipas ndarjes së punës nga Përgjegjësi i Grupit.

P a g e | 113

- Mban përgjegjësi për kryerjen dhe dokumentimin e të gjitha testeve të kryera në punën në terren, teknikave të përdorura etj, duke argumentuar dhe faktuar të gjitha gjetjet e auditimit.- Audituesi përgjigjet direkt për plotësimin dhe dorëzimin tek Përgjegjësi i Grupit i dosjes së tij personale, të hartuar sipas këtij Udhërrëfyesi, së bashku me listën e dokumentave të dosjes të nënshkruara prej tij.

F. 2. Kontrolli i cilësisë

Drejtuesi i Auditimit është përgjegjës për cilësinë profesionale të punës për verifikimin nëse Plani Vjetor është realizuar. Ndërsa Plani i Auditimit është një kontratë midis Drejtuesit të njësisë dhe stafit të audituesve.Çdo njësi audituese duhet ta zhvillojë auditimin në përputhje me standardet e auditimit, si rrjedhim duhet ta ndërtojë sistemin e duhur të kontrollit të brendshëm të cilësisë.

Kontrolli i brendshëm i cilësisë vendoset brenda njësisë së auditimit. Ai duhet të japë një siguri të arsyeshme që:1. ka përshtatur dhe zbaton standardet e auditimi, rregullat dhe ligjet në fuqi.2. ka vendosur dhe zbaton procedurat e tij specifike të auditimit në fuqi.

Sipa standardeve natyra dhe shkalla e kontrollit të brendshëm të cilësisë varet nga një sërë faktoresh si:- përmasat e njësisë së auditimit;- natyra e punës;- struktura e miratuar në fuqi;- konsiderata mbi raportin kosto/përfitim;- të tjera sipas gjykimit të Drejtuesit të njësisë së auditimit.

Përveç sa më sipër njësia i nënshtrohet kontrollit të jashtëm të cilësisë, e cila sipas standardeve duhet të kryhet të paktën një herë në tre vjet, ose maksimumi 5 vjet.

Njësia e auditimit të Ministrisë së Financave në vartësi të faktorëve më sipër, do ta organizojë procesin e rishikimit të brendshëm të cilësisë me njërin nga tre alternativat;1. Të caktojë një ose dy nga audituesit më me eksperiencë (përgjegjës sektori, kryeinspektor, etj) për të përmbushur funksionin e rishikimit të cilësisë.2. Të caktojë një auditues tjetër në rastet kur personat e mësipërm kanë qenë pjesë e grupit që ka kryer auditimin.3. Kontrollin e cilësisë e kryen drejtuesi i njësisë së auditimit në rastin kur janë kushtet e pikës 2 më sipër, ose kur ai e sheh të arsyeshme ta kryejë këtë funksion.

Në të gjitha rastet, drejtuesi i njësisë së auditimit ngarkon me shkrim grupin ose audituesit që ngarkohet me kontrollin e brendshëm të cilësisë të një auditimi të caktuar. Rishikimi i cilësisë kryhet brenda 10 ditësh nga caktimi i audituesit/ grupit të rishikimit. Formati jepet si më poshtë:

…………………………………………………………………………………………………Për caktimin e grupit të rishikimit të brendshëm të cilësisë së auditimit

P a g e | 114

Për rishikimin e brendshëm të cilësisë së auditimit të kryer në subjektin___________________________________________________,bazuar në Planin e Punës nr._________date__________________, ngarkohet grupi i rishikimit si më poshtë:

1. __________________________ (emër /mbiemër)

2. __________________________ (emër/ mbiemër)

3. __________________________ (emër/ mbiemër)

Procesi i rishikimit të cilësisë, duhet të kryhet brenda 10 ditësh nga dorëzimi i dosjes. Rishikimi i brendshëm i cilësisë do të kryhet sipas formateve standarde të dhëna në Udhërrëfyesin e Drejtorisë së AB të Ministrisë së Financave.

D R E J T O R I……………………...(emër/ mbiemër/ firma) Data …/…/20…

…………………………………………………………………………………………………..Grupi, ose audituesi i ngarkuar për kontrollin e brendshëm të cilësisë, harton Raportin e kontrollit, të cilin ja paraqet drejtuesit, dhe një kopje e tij ruhet në dosjen e auditimit. Rishikimi i cilësisë bëhet për të gjitha procesit të auditimit, duke certifikuar në këtë mënyrë zbatimin e Standardeve të Auditimit, legjislacionit në fuqi dhe të këtij Udhërrëfyesi.Format Standarde për Rishikimin e Brendshëm të Cilësisë janë si më poshtë. Ato i referohen kryesisht dosjes së auditimit mbi bazën e të cilës kryhet rishikimi i cilësisë së të gjitha fazave të auditimit.

I. Rishikimi i cilësisë mbi Dosjen e Auditimit / rishikimi, planifikimi, raportimi( e (emri i subjektit dhe fusha e audituar)………………………………………)

Nr Çështjet për rishikim Po/Jo Komentet1 A është përgatitur një dosje auditimi

sipas udhërrëfyesit? 2 A është përdorur indeksi i dosjes ?3 A janë vënë numra dhe referenca të

ndërsjellta në të gjithë dokumentet në dosje?

4 A është e ndërtuar dosja sipas Seksionit E të Udhërrëfyesit?

5 A janë të sistemuara letrat e punës sipas dy nëndosjeve si dhe brenda tyre bazuar në rregullat e Udhërrëfyesit?

6 A janë të inventarizuara të gjitha letrat e punës kundrejt një numri rendor?

P a g e | 115

7 A janë hartuar të gjitha letrat e punës për secilën fazë të auditimit?

8 A plotësojnë raportet të gjitha kriteret e raportimit të shprehura në Udhërrëfyesin e AB të Ministrisë së Financave?

9 A janë respektuar si duhet procedurat dhe a është dokumentuar si duhet procesi i rishikimit të sistemit të KB para fillimit të misionit auditues?

10 A i përgjigjet plani i auditimit, objektivave që ka misioni auditues dhe për të cilin është planifikuar në planin vjetor?

11 A është i plotë informacioni i marrë në njësisë që do të auditohet për rishikimin e KB dhe hartimin e planit të auditimit?

12 Si është buxhetuar dhe dokumentuar koha dhe si janë përdorur burimet e auditimit?

13 A i përgjigjet Raporti Paraprak planit dhe objektivave të auditimit?A është diskutuar ai me të audituarit dhe a është rënë dakord parprakisht për rekomandimet?

14 A i përgjigjet Raporti Përfundimtar standarteve të raportimit te AB dhe sipas Udhërrëfyesit të AB të Ministrisë së Financave? A ka reaguar grupi i auditimit ndaj përgjigjes së të audituarëve ndaj Raportit Paraprak?

15 A janë respektuar afatet dhe a janë dokumentuar të gjitha takimet midis palëve në auditim?

16 A është shkruar raporti mirë dhe sipas stilit që mund të jetë i dobishëm për menaxhimin e organizatës?

17 A janë rekomandimet të përshtatshme dhe a trajtojnë problemet e gjetura gjatë punës së auditimit?

18 A është plotësuar një plan veprimi dhe a është përfshirë ai në raport?

Grupi i Rishikimit të Brendshëm të Cilësisë1. _______________________________ (emër/ mbiemër/ firma)2.________________________________ (emër/ mbiemër/ firma3.________________________________

P a g e | 116

(emër/ mbiemër/ firma)

Data e dorëzimit për rishikim të brendshëm të cilësisë____________ ____________________ data/muaji/viti (firma e marrësit në dorëzim)

Data e përfundimit të procesit të rishikimit dhe dorëzimi i dosjes _________________ _______________________ (data/muaji/viti) (firma e marrësit në dorëzim)…………………………………………………………………………………………………...

Rishikimi i cilësisë mbi procesin e Punës në terrenÇështjet për rishikim Po /Jo Komentet

1 A janë të sistemuara në nëndarjen e duhur letrat e punës në terren?

2 A është plotësuar një vlerësim i riskut për secilën fushën që është audituar?

3 A ka evidencë të mjaftueshme për të mbështetur këtë vlerësim risku?

4 A është dokumentuar i plotë, i qartë dhe i saktë çdo fakt apo konkluzion i audituesit?

5 A plotësojnë letrat e punës të gjitha kriteret e shprehura në Seksionin C të Udhërrëfyesit të AB të Ministrisë së Financave?

6 A konsiderohen të plota metodat e përdorura në përshtatje me fushën nën auditim? A kanë dhënë ato rezultatin e pritur për formimin e gjykimit të auditimit?

7 A i mbulon dokumentimi të gjitha fazat e punës në terren ?

8 A vlerësohet e mjaftueshme, e plotë dhe e saktë evidenca e auditimit? A bazohet ajo në rezultatet e metodave të përdorura?

9 A janë të mjaftueshme kampionet e zgjedhura për tu testuar, dhe a janë ato përfaqësuese deri në një nivel që të mbështesin konkluzionet e auditimit?A eshtë shprehur audituesi për mënyrën dhe metodat e përdorura?

10 A ka qenë puna e auditimit të brendshëm subjekt i rishikimit në një nivel të përshtatshëm gjate procesit auditues ?

11 Të tjera që rishikuesi i caktuar i cilësisë gjykon se duhen shtuar………………..

Grupi i Rishikimit të Brendshëm të Cilësisë1.________________________________

P a g e | 117

(emër/ mbiemër/ firma)2.________________________________ (emër/ mbiemër/ firma3.________________________________ (emër/ mbiemër/ firma)

Data e dorëzimit për rishikim të brendshëm të cilësisë _____________ ________________________ (data/muaji/viti) (firma e marrësit në dorëzim)

Data e përfundimit të procesit të rishikimit dhe dorëzimi i dosjes _________________ ________________________ (data/muaji, viti) (firma e marrësit në dorëzim)…………………………………………………………………………………………………...Raportet e më sipërme të rishikimit të brendshëm të cilësisë bëhen pjesë e dosjes së auditimit dhe i shtohen listës së dokumenteve të dosjes.F.3. Kualifikimi i stafitStafi i emëruar në njësinë e auditimit të brendshëm duhet të zotërojë nivel të lartë profesional për ushtrimin e detyrave që kërkon ky profesion.Përgjegjësia është e Ministrisë së Financave që të garantojë një staf i cili të ketë njohuritë dhe dijet e duhura për të kryer auditimin. Ky staf duhet gjithashtu të ketë njohuritë dhe dijet e duhura për të ushtruar auditimin e sektorit publik dhe me mënyrë të veçantë të auditimit të veprimtarive dhe funksioneve në varësi të Ministrisë së Financave, mbi të cilat ai operon.

Kualifikimi nënkupton aplikimin e njohurive dhe dijeve të auditimit të kësaj njësie si një e tërë dhe për çdo individ. Audituesit emërohen në respekt të kërkesave të ligjit mbi kushtet e emërimit.Përveç kësaj, audituesi duhet ti nënshtrohet nevojës për edukim të vijueshëm.

Kërkesat e kualifikimit të vijueshëm:Për të arritur këtë standard njësia e auditimit harton çdo vit nevojat e stafit për kualifikimin e vijueshëm. Çdo auditues është përgjegjës për të planifikuar, zhvilluar raportuar një auditim bazuar në standarde, ligj dhe rregulla të tjera të auditimit në fuqi. Sipas standardeve që të realizojë këtë, audituesi duhet të realizojë të paktën 80 orë kualifikim të vijueshëm në çdo dy vjet, me qëllim që kjo të kontribojë në garantimin e nivelit profesional të nevojshëm.

Njësia e auditimit të Ministrisë së Financave harton rregjistrin e trainimeve në të cilin evidenton të gjitha trainimet e kryera nga secili prej anëtarëve të stafit, dhe mbi këtë bazë harton nevojat për trainim.Kualifikimi ose trainimi i vijueshëm mund të përfshin pika të tilla si:Ndryshime në metodologjinë e auditimit, në kontabilitet, kontrollin e brendshëm, menaxhimin financiar, metodat statistikore të zgjedhjes, analizën e të dhënave etj.

- Çështjeve referuar punës në terren siç mund të jenë, administrimi pulik, politika, struktura, teknologjia e informacionit etj.

P a g e | 118

- Çështje të tjera që konsiderohen të nevojshme për veprimtarinë audituese.

Kualifikimet e stafit përfshijnë gjithashtu:a. Njohuritë mbi metodat dhe teknikat e aplikueshme në auditimin publik, si dhe dije dhe

eksperienca praktike në të cilat aplikohen ato në zhvillimin e auditimit.b. Njohuri mbi njësi/funksione, veprimtari/ departamente që janë nën auditimin e kësaj

njësie auditimi.c. Dije mbi shkencën e komunikimit për një komunikim të qartë, efektiv mbi të dyja format

me gojë dhe me shkrim.d. Dije konkrete mbi auditimin në terren për shembull:- Nëse puna kërkon përdorimin e metodave mbi kampionet statistikore, drejtuesi duhet të

përfshijë në auditim auditues që kanë më shumë dije në këtë fushë ose do kërkojë trajnim në këtë fushë.

- Nëse puna kërkon rishikim të zgjeruar ose të detajuar të sistemit kompjuterik, stafi duhet të ketë anëtarë me njohuri në fushën e auditimit të TI, ose të kërkojë trainime në këtë fushë.

- Nëse puna kërkon përfshirjen e audituesve me dije në një fushë të caktuar jo tradicionale, si p.sh borxhi publik, ne të duhen përfshirë auditues që i kanë këto dije ose të kërkohet trajnimi i tyre.

Standardet mbi trajnimin profesionalÇdo auditues duhet të ndjekë trajnimin profesional çdo vit i cili do ta aftesojë atë, në zbatim të standardt mbi Edukimin Profesional të Vijueshëm (CPE) si dhe me Standardet e Përgjithshme të Auditimit (GAS- Standarti 3.46), i cili kërkon që audituesit duhet të kopletojnë çdo dy vjet të paktën 80 orë Edukim Profesional të Vijueshëm (CPE).

Çdo auditues për çdo vit përgatit nevojat e tij për trajnim dhe ja dorëzon Drejtuesit të Njësisë së Auditimit, i cili i përmbedh ato në planin e drejtorisë formati i së cilës paraqitet në vijim.

Drejtoria e Auditimit të BrendshëmPlani i trajnimit të Stafit

Emërtimi i Kursit/ trajnimit

Organizatat/Institucioni që e siguron trainimin

Adresa Ore trainim të nevojshme

Ore të plotësuara sipas standardeve

Periudha e kryerjes

Kosto e seminarit

Kontrolli dhe sugia e TI.

NJQH për AB Mof F 10 orë 0 …/…/20..

..,lekë

…….. ………. …………………

…………….

………….. …….. …….

Modeli i Rregjistrit të trainimeve paraqitet si më poshtë:

P a g e | 119

Drejtoria e Auditimit të BrendshëmRregjistri i edukimit të vijueshëm

Emri i kursit

Institucioni që e ka ofruar Adresa Datat

Orë trainim

2009Intervistimi dhe investigimiAuditimi i performancës…………………………2010 …………………

F.4. Raportimet periodikeDrejtoria e Auditimit raporton rregullisht te Ministri i Financave mbi veprimtarinë audituese periodike dhe vjetore, dhe në të njëjtën kohë në Njësinë Qendrore të Harmonizimit për AB, mbi bazën e kërkesave të saj për monitorim të veprimtarisë audituese.

Kërkesat për Raportimet periodike janë:

i) Raportimet periodike duhet të përmbajnë informacion mbi politika e auditimit të ndjekura, rezultatet e angazhimeve të përmbushura, nivelin e realizimit të objektivave, nivelin e realizimit të Planit Vjetor, të dhënat mbi fushat e identifikuara me risk të lartë operacional dhe financiar, identifikimin e risqeve emergjente, si dhe rekomandimet për monitorimin dhe menaxhimin e tyre.

ii) Raportimet gjithashtu duhet të përmbajnë bazuar në gjetjet e auditimit mbi përshtatshmërinë dhe efektivitetin e kontrollit të brendshëm dhe risqet ndaj të cilit ai është i ekspozuar, çështje që lidhen me drejtimin dhe përmirësimin e tij, si dhe për çështje të tjera që nevojiten ose kërkohen nga menaxhimi i lartë.

iii) Raportet gjithashtu duhet e identifikojnë diferencat (nëse ka) midis pikëpamjes së menaxhimit për profilin e riskut të organizatës dhe vlerësimit të auditimit për të.

iv) Auditimi i brendshëm duhet të përgatisë dhe raportojë te Ministri i Financave ku të përfshijë performancë përkundrejt realizimit të treguesve të planifikuar, si dhe treguesve të tjerë që i gjykon të nevojshëm.

v) Auditimi i Brendshëm duhet të raportojë çdo vit edhe për performancës e punë së tij. Ai duhet të zhvillojë dhe implementojë një sistem të treguesve të performancës si sasiore ashtu dhe cilësore për të matur performancë e vet. Treguesit duhet të përfshijnë edhe rezultatet mbi matjen e eficiencës së burimeve të përdorura.

Bashkëlidhur raporteve do të paraqiten evidencat e treguesve periodike e vjetorë me tregues statistikorë. Drejtoria e Auditimit të Brendshëm të Ministrisë së Financave, do të zbatojë formatet standard të evidencave të kërkuara zyrtarisht nga NJQH/AB. Nje kopje e Raporteve i dërgohet NJQH/AB

P a g e | 120

Lista e shkurtimeve:

AB – Auditimi i BrendshëmNJQH per AB – Njësia Qendrore e Harmonizimit për Auditimin e BrendshëmKB - Kontrolli i BrendshëmMF- Ministria e Financave TI- Teknologjia e InformacionitTAP- Tatimi mbi të Ardhurat PersonaleMBNJ- Menaxhimi i Burimeve NjerëzoreBNJ- Burime NjerëzoreCPE- Continuing Professional Education/ Edukimi Profesional i Vijueshëm BE- Bashkimi Europian

P a g e | 121

P a g e | 122

P a g e | 123

P a g e | 124

P a g e | 125

P a g e | 126

P a g e | 127

P a g e | 128