Bedre udbud

Udbudsloven –hvad er nyt?Hvad skal du være opmærksom på, når du køber ind på vegne af en offentlig myndighed? Få her en kort oversigt over, hvad de nye regler betyder.

Bedre udbud

Kolofon

Folderen er udgivet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen2

Indhold

3 Hvad er nyt?

4 Brug fleksible procedurer

5 Tal med leverandører – bliv skarp på dine krav

6 Køb på rammeaftaler

7 Opdel store kontrakter - eller forklar

8 Innovationspartnerskaber – tænk udvikling og løsning sammen

9 Enklere dokumentation – ESPD

10 Light-regimet – enklere regler inden for social-, sundheds- og uddannelsesområdet

11 Enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne

12 Bæredygtige indkøb og livs cyklusomkostninger

13 Mærkning – særlige krav om mærker

14 Beskriv evalueringsmetoden i udbudsmaterialet

15 Ændring af ansøgere og tilbudsgivere – præcisering

16 Ændring af kontrakter

17 Ophør af kontrakter

18 De forskellige udbudsprocedurer

3

Hvad er nyt?

Med udbudsloven, som trådte i kraft 1. januar 2016, er der både kommet nye muligheder og mere klare rammer for, hvordan du tilrettelægger et udbud. I denne folder kan du få et hurtigt overblik over, hvad der er nyt i forhold til, hvordan reglerne har været hidtil.

For dig som ordregiver betyder loven blandt andet, at der nu er kommet et samlet regelsæt. Der vil være enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne, og så vil der være bedre adgang til at bruge såkaldt fleksible procedurer, der giver mulighed for mere dialog mellem ordregiver og leverandør.

På de følgende sider kan du se, hvad de nye regler betyder, og hvad du skal være særligt opmærksom på.

"Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne" fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen giver en samlet gennemgang af udbudsloven ud fra et praktisk perspektiv.

4

Brug fleksible procedurer

Udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog er eksempler på fleksible procedurer og kan bruges ved flere typer indkøb – store OPP-projekter og mindre indkøb. Dermed er der rig mulighed og klare rammer for dialog om løsningen af opgaver mellem ordregivere og

virksomheder undervejs i udbudsprocessen.

Det betyder:

• Bredere adgang til at anvende de fleksible procedurer.

• Fleksible procedurer kan bruges til køb, der ikke er”hyldevarer.”

• Større mulighed for at anvende fleksible procedurer, når derer behov for at undersøge, hvilke løsninger, der bedst kanopfylde dine konkrete behov.

Vær opmærksom på:

• Vær opmærksom på omkostningerne ved forhandlinger.

• Tilpas proceduren til størrelsen og kompleksiteten af ditindkøb.

• Tænk over, hvad du vil forhandle om, og præciser det i ditmateriale.

5

Tal med leverandører – bliv skarp på dine krav

Dialog med markedet inden udbudsproceduren er med til at sikre et godt udbudsmateriale. Dialogen kan foregå, før du skri-ver udbudsmaterialet, imens og helt frem til, at du offentliggør udbudsbekendtgørelsen.

Det betyder:

• Det er fuldt ud tilladt, og ofte givtigt, at gå i dialog med.virksomheder, når du udformer udbudsmaterialet.

• Markedsdialogen kan bruges til at få nye idéer til, hvordandu kan løse din opgave og udbyde den bedst.

• Viden fra dialogen kan bruges til at udarbejde etmateriale, der gør det muligt for flere virksomheder atbyde på opgaven.

Vær opmærksom på:

• Husk, giv alle potentielle leverandører lige adgang til videnom udbudsmaterialet.

• Tal med flere virksomheder på markedet for at undgåfavorisering.

• Alle nødvendige oplysninger skal være tilgængelige for alleinteresserede virksomheder.

• De fastsatte krav skal gøre det muligt for flere virksomhederat byde, så der sikres konkurrence om kontrakten.

6

Køb på rammeaftaler

Udbudsloven præciserer, hvordan direkte tildeling og tildeling på baggrund af genåbning af konkurrencen (miniudbud) på samme rammeaftale skal foregå.

Det betyder:

• Du kan tildele direkte på en rammeaftale.

• Du kan afholde miniudbud på en rammeaftale.

• Du kan kombinere direkte tildeling og miniudbud.

Vær opmærksom på:

• Direkte tildeling kan ske efter en forudgående rangordningaf leverandørerne, eller ved at ordregivers objektive behover klart beskrevet i udbudsmaterialet.

• Miniudbud skal ske på baggrund af oplyste kriterier fortildeling.

• Ved kombination af direkte tildeling og miniudbud skalder være fastsat objektive kriterier for valget mellem de totildelingsformer.

7

Opdel store kontrakter - eller forklar

Offentlige kontrakter skal være tilgængelige for små og mellemstore virksomheder. I planlægningen af et udbud skal du derfor overveje, om det er hensigtsmæssigt at opdele en kontrakt i delkontrakter. Som ordregiver skal du kunne forklare, hvis en kontrakt ikke opdeles i mindre delkontrakter.

Det betyder:

• Du skal fra start overveje, om din kontrakt kan opdeles, såmindre virksomheder kan byde på den.

Vær opmærksom på:

• Du skal i udbudsmaterialet oplyse, hvorfor en stor kontraktikke opdeles i mindre kontrakter.

• Værdien af din kontrakt er styrende for, hvor høje krav dufastsætter til en virksomheds omsætning.

• Som udgangspunkt må du ikke kræve en højere omsætningend det dobbelte af kontraktens anslåede værdi.

• Kravene til en virksomheds omsætning har direkte betyd-ning for, hvem der kan byde på opgaven.

8

Innovationspartnerskaber – tænk udvikling og løsningsammen

Det er blevet enklere at indkøbe innovative varer og tjene-steydelser. Med udbudsloven er der indført en ny procedure, hvor udvikling af en løsning og indkøbet er tænkt sammen i ét samlet udbud. Udbudsformen hedder innovationspartnerskaber.

Det betyder:

• Du kan anvende proceduren innovationspartnerskaber tilat indgå aftaler om at udvikle innovative varer ellertjenesteydelser.

• Der skal være tale om reel innovation, dvs. at der skal væretale om løsninger, der ikke er tilgængelige løsninger påmarkedet.

• Efter et forhandlingsforløb kan du indgå kontrakt omudvikling og køb af den endelige løsning.

Vær opmærksom på:

• Udviklingssamarbejdet og købet af den endelige løsning skalvære beskrevet i kontrakten.

• Et køb kan kun gennemføres, hvis løsningen opfylder deresultatniveauer, der er beskrevet i kontrakten.

• Rettighederne til det, der bliver udviklet, skal være beskreveti kontrakten.

9

Enklere dokumentation – ESPD

Ordregiver skal kræve, at virksomheder, der byder på en offentlig opgave, skal bruge det fælleseuropæiske udbudsdokument - også kaldet ESPD’en. ESPD’en erstatter certifikater, der er udstedt af offentlige myndigheder eller tredjeparter.

Det betyder:

• Fra 1. januar 2016 skal virksomheder anvende ESPD’en somegenerklæring.

• ESPD’ en fungerer som foreløbigt bevis for, at en ansøgereller tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til ude-lukkelse, egnethed og udvælgelse.

• Kun vinderen skal fremsende fuld dokumentation førkontraktens tildeling.

Vær opmærksom på:• Som ordregiver må du gerne bede om dokumentation

før tildelingen, hvis det er nødvendigt for den videreproces.

10

Light-regimet – enklere regler inden for social-, sundheds- og uddannelsesområdet

Light-regimet er tænkt til tjenesteydelser, der leveres i en bestemt sammenhæng, og som typisk er vidt forskellige fra medlemsstat til medlemsstat. Disse tjenesteydelser har derfor som regel en begrænset grænseoverskridende interesse. Udbudsloven indeholder særlige regler for disse ydelser. Light-regimets regler er lempeligere end reglerne for offentlige indkøb over tærskelværdien.

Det betyder:

• Du kan frit tilrettelægge din egen procedure ellerfremgangsmåde for det enkelte udbud.

• Der er krav om offentliggørelse af fremgangsmåde ogtildelingskriterier.

Vær opmærksom på:

• Proceduren skal dog være i overensstemmelse medde grundlæggende principper om gennemsigtighed ogligebehandling.

• Light-regimet svarer ikke direkte til de tidligerebilag II B-tjenesteydelser.

11

Enklere regler for indkøb under EU tærskelværdierne

Indkøb under EU tærskelværdierne kan foregå enklere og mere direkte. Indkøbet kan forberedes fx via dialogmøder med flere leverandører. Der er ikke nær så mange formkrav til indkøbet, som ved indkøb over tærskelværdien.

Det betyder:

• Du skal altid starte med at vurdere, om en kontrakt har klargrænseoverskridende interesse.

• Kontrakter, der ikke har klar grænseoverskridende interesse, kan tildeles uden særlige procedurekrav på markedsmæssige vilkår.

• Kontrakter, der har klar grænseoverskridende interesse, skalannonceres på www.udbud.dk.

Vær opmærksom på:

• Kontrakter med klar grænseoverskridende interesseskal overholde principperne om ligebehandling oggennemsigtighed.

• Kontrakter, der tildeles på markedsmæssige vilkår, skal overholde de danske forvaltningsretlige regler.

12

Bæredygtige indkøb og livs cyklusomkostninger

Som offentlig indkøber kan du vælge at fremme miljøhensyn og sociale forhold. Det er muligt at udelukke tilbudsgivere fra et bestemt udbud, hvis de ikke lever op til miljø- social- eller arbejdsretlige forpligtelser. Det er også muligt at tildele opga-ver efter en beregning af livscyklusomkostninger. Det vil sige, at der – udover omkostninger i brugsperioden – også inddrages omkostninger, der ligger uden for brugsperioden og omkost-ninger, fx ved klimapåvirkning og miljøbelastning.

Det betyder:

• Du har mulighed for at indkøbe produkter, der har de lavestelivcyklusomkostninger.

• Du har mulighed for at udelukke ansøgere eller tilbudsgivere,som har tilsidesat gældende forpligtelser inden for detmiljømæssige-, sociale- og arbejdsretlige område.

Vær opmærksom på:

• Ved anvendelse af livcyklusomkostninger skal omkostnin-gerne kunne værdisættes og verificeres.

13

Mærkning – særlige krav om mærker

Du kan kræve, at et indkøb er forsynet med et specifikt mærke som dokumentation for specifikke egenskaber. Mærket skal fungere som dokumentation for, at indkøbet svarer til de specifikke miljømæssige, sociale eller andre egenskaber, som ordregiver efterspørger i forbindelse med de tekniske specifi-kationer, kriterierne for tildeling eller vilkårene for kontraktens udførelse.

Det betyder:

• Du kan stille krav om, at det du køber, skal leve op til særligekrav specificeret i en mærkningsordning.

• Du kan også henvise til de relevante mærkekrav, som skalopfyldes.

Vær opmærksom på:

• Du skal også acceptere andre mærker og anden passendedokumentation.

14

Beskriv evalueringsmetoden i udbudsmaterialet

I udbudsmaterialet skal du beskrive den evalueringsmetode, du vil bruge, når du skal vurdere tilbud på din opgave. Evalueringsmetoden skal hjælpe ordregiver til at evaluere og identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det skal være gennemsigtigt for tilbudsgiverne, hvad der lægges vægt på ved evalueringen, og hvordan evalueringen skal foregå.

Det betyder:

• Du skal offentliggøre din evalueringsmetode iudbudsmaterialet.

Vær opmærksom på:

• Det er frit for ordregiver at vælge en passendeevalueringsmetode.

• Der findes forskellige modeller, der kan være velegnede tilforskellige indkøb.

15

Ændring af ansøgere og tilbudsgivere – præcisering

Udbudsloven præciserer, hvornår en ordregiver må acceptere ændringer af ansøgere eller tilbudsgivere.

Det betyder:

• Du har mulighed for at ændre eller udskifte en ansøgereller tilbudsgiver, hvis der er omstændigheder, der gør detnødvendigt - fx en virksomhed bliver opkøbt eller fusionerer.

Vær opmærksom på:

• Du kan tillade den type ændringer, så længe principperneom ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitetoverholdes.

16

Ændring af kontrakter

Det kan af og til være nødvendigt at foretage ændringer i indgåede kontrakter. Udbudsloven præciseres, hvornår ændringer kan foretages, og hvornår de vil kræve et nyt udbud.

Det betyder:

• Du må ikke ændre på grundlæggende elementer ikontrakten.

• Det er muligt at foretage mindre ændringer i kontrakten.

Vær opmærksom på:

• Ændringer af grundlæggende elementer kræver et nytudbud.

• Du kan anvende ændringsklausuler i kontrakten, der tagerhøjde for visse ændringer i kontraktperioden.

17

Ophør af kontrakter

Bliver din tildelingsbeslutning annulleret af Klagenævnet for Udbud eller domstolen, skal kontrakten (eller rammeaftalen) bringes til ophør.

Det betyder:

• Du har pligt til at bringe en indgået kontrakt til ophør medet passende varsel.

• Hvis du gennemfører et nyt udbud, har du pligt til at bringekontrakten til ophør senest, når den nye udbudsprocedure erafsluttet.

Vær opmærksom på:• Er en tildelingsbeslutning annulleret, må kontrakten ikke

videreføres, medmindre særlige forhold gør sig gældende.

Procedure Antal bydende Opgavens karakter

Offentligt udbud Ubegrænset Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er et begrænset antal virksomheder

Begrænset udbud Mulighed for begrænset felt af tilbudsgivere på mindst 5

Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af påmarkeder, hvor der er mange virksomheder

Udbud med forhandling Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere

Opgaver, hvor der konkret skønnes at være behov for at forhandle om forskellige tilbud

Konkurrencepræget dialog Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere

Opgaver, hvor der føres dialog om forskellige løsningsmuligheder på et behov

Innovationspartnerskab For begrænset antal tilbudsgivere

Udvikling af innovative løsninger, som ikke er tilgængelige på̊markedet

Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse

For begrænset antal tilbudsgivere

Situationer hvor der kun er én tilbudsgiver

Projektkonkurrence Åben eller begrænset konkurrence

Opgaver, hvor der ønskes konkurrence om løsningsforslag, fx arkitektkonkurrence

18

De forskellige udbudsprocedurer

Procedure Antal bydende Opgavens karakter

Offentligt udbud Ubegrænset Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er et begrænset antal virksomheder

Begrænset udbud Mulighed for begrænset felt af tilbudsgivere på mindst 5

Indkøb, som ordregiver klart definerer indholdet af på markeder, hvor der er mange virksomheder

Udbud med forhandling Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere

Opgaver, hvor der konkret skønnes at være behov for at forhandle om forskellige tilbud

Konkurrencepræget dialog Mulighed for felt på 3-5 tilbudsgivere

Opgaver, hvor der føres dialog om forskellige løsningsmuligheder på et behov

Innovationspartnerskab For begrænset antal tilbudsgivere

Udvikling af innovative løsninger, som ikke er tilgængelige på̊markedet

Udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse

For begrænset antal tilbudsgivere

Situationer hvor der kun er én tilbudsgiver

Projektkonkurrence Åben eller begrænset konkurrence

Opgaver, hvor der ønskes konkurrence om løsningsforslag, fx arkitektkonkurrence

19

De forskelligeudbudsprocedurer Bedre udbud

Udbudsloven, som trådte i kraft fra den 1. januar 2016, giver nye muligheder. Men den rejser naturligvis også nye spørgs-mål. Står du overfor at skulle tilrettelægge et udbud efter de nye regler, kan du i denne folder få et overblik over, hvad der er nyt i forhold til tidligere.

På bedreudbud.dk har vi samlet alt det, du behøver at vide om udbudsloven, når du begiver dig i kast med et udbud. Her kan du få vejledning om reglerne, og du kan få svar på spørgsmål om udbudsloven af juridiske eksperter fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Bedreudbud.dk indeholder også værktøjer, som du kan bruge i forbindelse med dit udbud.

Udbudsloven kort fortalt

Udgivet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, februar 2016, 1. oplag

Design: Operate A/SFoto: Istockphoto.comISBN: 978-87-7029-614-4

Bedre udbud