u2.organización de las compras
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UNIDAD 2
ORGANIZACIÓNDE LAS COMPRAS
1J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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Contenidos
1. La empresa: funciones y estructura interna
2. El personal del compras
3. El plan de compras
2
3. El plan de compras
4. Aprovisionamiento y compras
5. Tipos de compras
6. El proceso de compra
7. Petición de ofertasJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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1
LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA
INTERNA
3J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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LA EMPRESA:FUNCIONES Y ESTRUCTURA INTERNA
EM
OBJ
Gestión InternaFUNCIONES:
4
MPRESA
JETIVOS
• Comercial
• Financiera
• Administrativa
• Social
• Técnica
J.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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Organización por departamentos y funciones asignadas
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DIRECCIÓNGENERAL
10
TesoreríaPresupuestosContabilidadFinanciación
FINANCIERO
I+DProducción
Control calidadCompras
TÉCNICO
MarketingVentas
Publicidad
COMERCIAL
Selección personalFormaciónNóminas
Servicios Sociales
REC. HUMANOS
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APROVISIONAMIENTO / COMPRAS
DIRECCIÓN GENERAL
11
PERSONAL ADMINISTRACIÓN
Compras Gestión de inventarios Almacenes
APROVISIONAMIENTO PRODUCCIÓN
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Misión general del aprovisionamiento
Materiales, productos y/o servicios
12
OBTENERDEL
EXTERIORDE
LA EMPRESA
Materiales, productos y/o servicios
Con niveles de calidad necesarios
Al menor precio
En cantidades y plazos
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CALIDADCANTIDAD
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PUNTOSCLAVE
PLAZOS COSTE
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
GESTIÓN EFICAZ DE COMPRAS
AHORRO DE COSTES
14
AHORRO DE COSTES
SATISFACCIÓN CLIENTES
MAYORES BENEFICIOS
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• Organización• funcionamiento
• responsablesdel Deptº. De COMPRAS
15
del Deptº. De COMPRAS
• Tamaño• Actividad
– Industrial– Comercial– De servicios
De laEmpresa
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EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
MEJOR GESTIÓNMÍNIMO COSTE
16
COORDINACIÓNY
CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS
IMPLICA
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COORDINACIÓNY
CONEXIÓN CONOTROS DEPARTAMENTOS
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
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DEP. FINANCIERO
DEP. PRODUCCIÓN
ALMACÉN
DEP. COMERCIAL-VENTASJ.A. Piñeiro - XC - As Mercedes
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22
EL PERSONAL DE COMPRAS
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EL PERSONAL DE COMPRAS
Depende de
Jefe de compras
Administrador
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PERSONALdestinado aCOMPRAS
Necesidades,tamaño
ytipo
de empresa
Administradorde compras
Delegado deCompras
Compradores
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EL PERSONAL DE COMPRAS
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
RECEPTIVO
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METÓDICO
COMBATIVO
RECEPTIVO
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Características
METÓDICO• MUY ORGANIZADO. APLICA ESCRUPULOSAMENTE SUS TÉCNICAS DE COMPRA
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
EL PERSONAL DE COMPRAS
29
METÓDICOSUS TÉCNICAS DE COMPRA
• PREPARA EL PLAN A SEGUIR Y LO LLEVA A CABO EN LA ENTREVISTA DE COMPRAS
RECEPTIVO• ABIERTO AL DIÁLOGO, AMABLE EN SUS OPINIONES
• ESTABLECE UNA RELACIÓN DE RESPETO MUTUO
COMBATIVO• EXPERIMENTADO, LUCHADOR, AMBICIOSO
• REALISTA PARA ALCANZAR OBJETIVOS
• BUEN NEGOCIADOR, FIRME EN PUNTOS CLAVES / TRANSIGENTE EN LOS MENOS IMPORTANTES
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Puntos débiles
METÓDICO• EXCESIVA IMPORTANCIA A LOS DATOS TÉCNICOS
TIPOLOGÍADE COMPRADORES
EL PERSONAL DE COMPRAS
30
METÓDICO • OLVIDO DE LA RELACIÓN HUMANA EN LA NEGOCIACIÓN
RECEPTIVO • PUEDE HACER CONCESIONES NO DESEABLES
COMBATIVO• RIESGO DE AMBICIÓN DESMEDIDA
• RIESGO DE INTOLERENCIA EN CONCESIONES
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3
EL PLAN DE COMPRAS
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EL PLAN DE COMPRAS
PRODUCTOS QUE REQUIERENGRAN ATENCIÓN
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GRAN ATENCIÓN
PRODUCTOS DE COMPRAMAS AUTOMÁTICA
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EL PLAN DE COMPRAS
33
Vc = Ca x Pu
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EL PLANDE
COMPRAS
Clasificación ABCAnálisis de Pareto
80%
34
20%de las
COMPRAS
80%de la
INVERSIÓNMONETARIA
Suponen
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EL PLANDE
COMPRAS
Clasificación ABCAnálisis de Pareto
A Productos más gravososen valor para la empresa
20%cantidad
80%valor
35
A
B
C
Productos de importanciarelativa
Productos de escasaimportancia
30%cantidad
15%valor
50%cantidad
5%valor
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44
OBJETIVOS APROVISIONAMIENTO/
COMPRAS
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OBJETIVOSAPROVISIONAMIENTO / COMPRAS
• Realizar previsiones (materiales en el momento adecuado)• Negociación de precios• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento
37
• Búsqueda de “otras” fuentes de aprovisionamiento• Contratos de aprovisionamiento• Rotación de stocks• “Normalización” de materiales• Fabricar o comprar: subcontratación• Relaciones fluidas con otros departamentos
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5
TIPOS DE COMPRAS
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COMP
InmediatasAnticipadasEstacionales
NecesidadesCompras inmediatas
Compras anticipadas
Compras estacionales
39
PRAS
EstacionalesCíclicas
EspecialesEtc.
Compras cíclicas
Compras oportunidad
Compras especiales
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6
EL PROCESO DE COMPRA
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EL PROCESODE COMPRA
Solicitud de compras
¿Es una compra nueva?
Archivo de proveedores
Lista proveed. potenciales
Petición de ofertas
SI
¿Existe proveedorHabitual?
¿Cumple de forma
SI
NO
NO
NO
41
Petición de ofertas
Recepción de respuestas
Evaluación de ofertas
¿Existe oferta adecuada?
Selección del proveedor
SI
NO
EMISIÓNPEDIDO
¿Cumple de formaSatisfactoria?
¿Se requierennuevas ofertas?
SI
NO
SI
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
Petición de ofertas
Análisis y valoración de ofertas
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Selección del proveedor/es
Negociación y acuerdo
Solicitud del pedido
Recepción y comprobación del pedido
Seguimiento de los acuerdos
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
• Departamento solicitante• Fecha
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• Fecha• Descripción del producto o servicio a adquirir• Especificaciones que debe cumplir el producto o servicio• Cantidad• Garantía y servicio posventa• Plazo entrega• Lugar de recepción• Firma autorizada para emitir la requisición
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EL PROCESO DE COMPRA
• Ficheros de proveedores• Sugerencias del departamento
usuario• Visitas representantes proveedores• Registros públicos:
Fuentesde
Proveedores
44
• Registros públicos:�Cámaras de Comercio�Asociaciones de empresarios
• Revistas especializadas• Guía telefónica, Páginas Amarillas• Internet• Ferias y exposiciones• Bases de datos cedidas por
empresas especializadas• Etc.
Archivode
proveedores
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Archivode
proveedores�Código del proveedor�Nombre empresa proveedor�Dirección actualizada
�Central�Sucursales
45
�Sucursales�Persona de contacto, nombre, y puesto�Teléfono / Fax / Correo electrónico�Condiciones de entrega�Condiciones de precio
�Formas de pago�Plazos�Descuentos
�Experiencia anterior (Proveedores antiguos)�Referencias�Comentarios
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7
PETICIÓN DE OFERTAS
7
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EL PROCESO DE COMPRA
La Requisición o solicitud de compra
Petición de ofertas
CONDICIONES OTRAS CONDICIONES
• Personal• Carta• Internet• Etc.
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CONDICIONESECONÓMICAS
• Precios• Descuentos• Rappels• Precios envases /
embalajes• Portes y seguros• Formas de pago• Recargos aplazamientos
OTRAS CONDICIONES
• Plazo de entrega• Devolución de excedentes• Período de validez oferta• Etc.
CONDICIONES TÉCNICAS
• Características
• Calidades
• Embalajes
• Instalación / montaje
• Garantías
• Repuestos
• Mantenimiento
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