CM‐AT RISK VS. DESIGN BID BUILDA T C S O PA TEXAS CASE STUDY ON PROCUREMENT AND

IMPLEMENTATION

September 28, 2010

Acknowledgement

Mike Adams, P.EExecutive Director of Engineering and Utilities

City of Midlothian

Coy M Veach, P.E., CCMVice President

Freese and Nichols, Inc.

David W. Sloan, P.E., BCEESenior Process EngineerFreese and Nichols, Inc.

Bryant Caswell, P.EAssociate

Schrickel Rollins and AssociatesSchrickel Rollins and Associates

Outline

• City of Midlothian, Texas

• Project Delivery Systems (PDS)

• Legislation History in Texas

• CM‐At Risk – Structure, Schedule and Services,– Solicitation and Procurement Process

• CMAR vs.DBB

• Take Away Points

• Questions and AnswersQ

City of Midlothian• Ellis County, Texas

• Population  ‐ 16,000 residents

• Strategically located equal distance from Dallas and Fort Worth• Strategically located equal distance from Dallas and Fort Worth –25 miles southwest of Dallas and southeast of Fort Worth

• 2006 Long Range Water Supply and Master Plan – projects population to steadily increase over the next 20 years

• Existing Tayman WTP production capacity of 13.0 MGD

d d• Current water demand is 10.0 MGD

• Projected water demand is 36.5 MGD

Midlothian WTP Project Profile

• The Tayman WTP is completely build‐out

• New WTP to meet future demands and provide redundancy

• Membrane Filtration facility

• FundingTWDB Drinking Water SRF + City Funds = $30 0 M– TWDB Drinking Water SRF + City Funds = $30.0 M

– Engineering  = $4.2 M

– Funding Available for Construction = $25.6 M

• Owner Preferences– Maximize local construction participation 

– Operators involved in design/pre‐construction phaseOperators involved in design/pre construction phase

– Desire for qualified contractor with experience

• Projected water demand may exceed available capacity in summer fof 2012

Selected Water Treatment Process

Raw WWater Influent

Rapid Mix

Flocculators Sedimentation Basins

TRWD

Basins

Ground Storage Tanks

High Service Pump Station Membranes

UV/Ox

Phase I – 9 MGDPhase II – 18 MGDPhase III 36 MGDPhase III – 36 MGD

Project Delivery Systems

• In‐house design and construction

• Traditional – Design / Bid / Build (DBB)Traditional  Design / Bid / Build (DBB)

• Construction Manager Agency (CMA)

• Construction Manager At Risk (CMAR)• Construction Manager At Risk (CMAR)

• Design Build (DB)

• Design / Build / Operate / Transfer (DBOT)• Design / Build / Operate / Transfer (DBOT)

Legislation History In Texas

• 1995 SB‐1 – Largely an education reform bill

• 1997 SB‐583 and 1999 SB‐669 ‐ Provided Guidance1997 SB 583 and 1999 SB 669  Provided Guidance

• 2001 SB‐510 – Counties, Cities and River Authorities but not for “horizontal” constructionnot for  horizontal  construction

• 2003 HB‐3028 ‐ Revisions

• 2007 HB‐1886 – Authorization for all types of projects2007 HB‐1886  Authorization for all types of projects

Structure and Schedule

OWNER

CMAR

ARCHITECT/ENGINEER

CMAR PRE‐CONSTRUCTIONCMAR PRE‐CONSTRUCTIONG

CM/GCCONSTRUCTION

CMAR CONSTRUCTION

SUBCONSULTANTS

SUBCONTRACTORSSUBCONTRACTORS

Project Schedule

GMPDesignPDR Normal Construction$

$Contractor Selected

Fast Track Construction

Typical CMAR Services

• CMAR assumes the risk of construction

• Providing suggestions on constructability, risk management,  and materials during preconstruction.

• Preparing bid packages for the procurement of Subcontractors and Suppliers, including the Membrane Filtration System

• Preparing overall project schedule and updates.

• Preparing Opinion of Probable Construction Costs (OPCC)

• Guaranteeing the construction cost.

Profile of a CMAR Project

• Complex project, difficult to define or subject to change.

• Tight/limited budget or sensitive financial controls

• Tight schedule, fast tracking desired.

• Better risk management desired.g

• Builder selection flexibility

The Midlothian WTP #2 fits this profile

CMAR Project Flow ChartDBB Project Flow Chart

Prepare CMAR RFP. Evaluate andPrepare CMAR 

RFP. Evaluate andContract with Architect/

Prepare Preliminary RFP. Evaluate and 

Select CMARRFP.  Evaluate and 

Select CMARArchitect/Engineer

Preliminary Design

Advertising and Bidding

CMAR Bids Project 

Components

Complete Final Design

Contract with CMAR for Pre‐Construction 

Contract with CMAR for Pre‐Construction 

ComponentsServicesServices

Award Contract to Low BidderNegotiate GMP

Enter into Construction Phase Contract

Complete Construction

Solicitation of a CMAR

• Request for Proposal– Scope: Project should be reasonably well defined.

– Selection/scoring criteria

– Experience

h d l– Schedule

– Budget

Other information to support selection of CMAR– Other information to support selection of CMAR

• One or two step selection process required. Midlothian selected the one step processselected the one step process.

One Step/Two Step Process

• One Step Process– All qualification and fees are requested

– Fees include preconstruction, general conditions, bonds, and contingencies

Evaluation based on qualifications and pricing simultaneously– Evaluation based on qualifications and pricing simultaneously

• Two Step ProcessFirst step: Select maximum 5 proposers on the basis of– First step: Select maximum 5 proposers on the basis of qualifications (non‐monetary criteria) only.

– Second step: Request full proposal only from shortlisted proposers.

– Evaluation based on qualifications first, then pricing

Scoring Processff h d f l• One effective method for evaluation is using a scoring 

matrix based on weighted criteria and point scale

I iti l i d i d d tl d ith t• Initial scoring done independently and without knowledge of the preconstruction fees

• Owner/Architect/Engineer Due Diligence• Owner/Architect/Engineer Due Diligence– Reviews: Financials stability, personnel and reference checks

• Set up a workshop:• Set up a workshop:– Compile scores                                                                             

– Open fees and score the last criteriaOpen fees and score the last criteria

– Reevaluate scores based on financials

• Determine if interviews are necessaryetermine if interviews are necessary– Revisit scores based on interviews.

Midlothian CMAR Scores

Guidelines for Interviews

• Short list to top contenders, release the rest.

• Establish a set of standard questions 

• For the benefit of the CMAR– Provide adequate time for CMAR to prepare.

ifi b i f h i i– Be specific about expectations for the interview.

– Make the sessions informal and relaxed.

• Set aside time to discuss the collective results after eachSet aside time to discuss the collective results after each interview.

• Document reasons for scoring changes ‐ be able to defend g gscores.

Selection and Contract

• At the completion of interviews– Review and revise scores as necessary

– Make final decision on CMAR for recommendation to Board or City Council

P bli h lt f l ti ithi 45 d• Publish results of selection process within 45 days

• Notify TWDB (funding agency) of recommendation

f h l d f d b• Notify the selected CMAR firm and begin contract execution process

P t ti i b i t t ti• Preconstruction services begins on contract execution date and ends after GMP is established

Proposal Evaluation Flow Chart

CMAR = DBB

• Owner retains design professional as their advocate and trusted advisor.

• Advertisement and solicitation process allows everyone to compete on “Best Value”.

• Includes safeguards of accountability and transparency.

• Price is known before construction begins.

• Single point of responsibility for construction.

• Contractor/Builder is at risk for cost overruns and errors.

CMAR ≠ DBB• Collaborative team with Owner, A/E and CMAR – vested interest

• More control in the selection of Builder/Contractor. Allows negotiations with top ranked firms.

• Costing is “open book” and allows owner to participate in setting price.

• Ability to effectively “fast track” construction.

• Contingency is owned and managed by Owner

CMAR Myths

• No Construction Inspection required

• Less qualified Construction Inspector is acceptableq p p

• No change orders during construction

G t t t i t th O• Greatest cost savings to the Owner

• CMAR projects have shorter schedules

Take Away Points

• Assess the project and determine if alternate delivery is beneficial

• Solicit and procure CMAR in accordance to state rules and regulations

• Owner must provide inspections materials testing and• Owner must provide inspections, materials testing and verification inspections independently of CM

• Bonds are requiredBonds are required

• Specify the point at which the Guaranteed Maximum Price will be set in the RFP.

• CM recommends, Owner selects subcontractors and suppliers.

Questions and Answers

Theodore W. Chan, P.E.Project Manager

Freese and Nichols, Inc.,1701 N. Market Street

Suite 500Dallas TX 75202Dallas, TX 75202