Instructie: Activeren en gebruiken van MobileIron op Android

InhoudsopgaveInleiding3Omschrijving3Wat zijn de vereisten3Werkinstructie: Activeren van MobileIron5Workspace9Omschrijving9Workspace9

Inleiding

DEKRA SE vereist dat wij de bedrijfsgegevens maximaal kunnen afschermen zodat wij de volledige controle hebben over deze bedrijfsgegevens.

Vanaf heden wordt het zakelijke deel op uw mobiele telefoon beheerd door de ICT-afdeling van DEKRA, ook als u een privételefoon gebruikt voor zakelijke doeleinden.

Het systeem waarmee wij uw telefoon beter kunnen beveiligen en beheren is MobileIron. Door dit systeem kunnen we ook sneller en beter support leveren bij problemen met uw telefoon. MobileIron biedt ook een zakelijke appstore aan. Hiermee kunnen wij u in de toekomst voorzien van zakelijke applicaties.

Dit document beschrijft hoe MobileIron geactiveerd dient te worden en op welke manier DEKRA apps geïnstalleerd kunnen worden.

Omschrijving

Als uw mobiele telefoon reeds wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden, dan wordt er door MobileIron een nieuwe omgeving gecreëerd aan de hand van een container. Dit resulteert in twee containers (omgevingen) op uw telefoon, een privé container en een zakelijke, beveiligde container.

In geval van verlies of diefstal van uw telefoon kan DEKRA ICT de beveiligde omgeving op afstand wissen.

In de zakelijke, beveiligde container kunnen alleen door DEKRA goedgekeurde applicaties worden gebruikt. Dit zijn applicaties die nodig zijn voor het uitvoeren van zakelijke activiteiten. Denk hierbij aan: Outlook, Contacten, Camera en alle eigen apps van DEKRA (bijvoorbeeld Foto app).

Applicaties in de zakelijke container kunnen niet communiceren met de applicaties in de privé container en omgekeerd. Als voorbeeld: social media applicaties zoals Facebook of WhatsApp hebben geen toegang meer tot de (zakelijke) Outlook contacten.

In de contactenlijst zijn alleen de zakelijke contacten te zien. Deze worden namelijk uitgelezen vanuit Outlook, en Outlook is alleen te benaderen in de zakelijke, beveiligde omgeving.

WhatsApp is alleen te benaderen via de privéomgeving. Het is dus niet meer mogelijk om te WhatsAppen naar zakelijke contacten. Ter vervanging bieden wij Skype aan in de zakelijke container. In deze app kunt u alle DEKRA medewerkers als contact terugvinden. Deze contacten worden niet uitgelezen vanuit Outlook, en bevatten geen overige informatie over de contactpersoon.

Wat zijn de vereisten

Voor het activeren van MobileIron zijn twee dingen vereist:

· Een Google account. Dit is het account waarmee de Mobile@Work app gedownload kan worden uit de Google Play Store (normaliter is dit account aangemaakt bij de eerste ingebruikname van uw telefoon).

· Een MobileIron activatiecode. Deze code wordt via e-mail aangeleverd door DEKRA ICT (figuur 1).

Figuur 1 Activatiecode

Het veld “User Name” is de gebruikersnaam die momenteel gebruikt wordt om in te loggen op de DEKRA omgeving zonder “dcaes\” ervoor (dus niet het A-account, maar “voornaamachternaam”).

Het veld “Password” is het bijbehorende wachtwoord van het betreffende account. Dit is het wachtwoord waarmee wordt ingelogd op de PC.

Werkinstructie: Activeren van MobileIron

Hieronder vindt u de werkinstructie voor het activeren van MobileIron op een Android toestel.

NR.

Beschrijving:

Afbeelding:

1.

Open op uw telefoon de applicatie Play Store. Deze kunt u herkennen aan het hiernaast afgebeelde icoon.

2.

Bovenin het beginscherm van de Play Store staat het zoekveld.

Vul hier de tekst: “MobileIron” in.

Als resultaat wordt de applicatie Mobile@Work weergegeven.

Selecteer deze applicatie.

3.

Op de informatiepagina van Mobile@Work kan de applicatie worden geïnstalleerd. Klik op “Installeren”. Er verschijnt vervolgens een voortgangsbalk die de status van de installatie aangeeft.

Zodra deze klaar is, kan de applicatie worden geopend.

4.

De app opent met een rood scherm gevolgd door het bericht “Klaar om te werken with MobileIron”.

Het scherm vraagt om in te loggen met een zakelijk e-mailadres.

Kies vervolgens de optie: “Of registreer u via het webadres van de server”.

5.

Vanaf dit scherm zijn de activatie-gegevens voor MobileIron benodigd.

Dit zijn de gegevens die u heeft ontvangen van ICT.

Bij iedere activatie wordt een andere registratiepincode aangemaakt. Controleer voor de juiste code altijd dit bericht.

6.

In het scherm vraagt MobileIron om het webadres van de server.

Vul hier “Mobileiron.dekra.nl” in

Druk na het invullen op “volgende”.

7.

MobileIron geeft aan dat de app een aantal machtigingen nodig heeft.

Druk hier op “OK”.

Hierna volgen één of meerdere machtigingsverzoeken.

Druk bij deze verzoeken op “Toestaan”.

8.

Er volgt een notificatie over MobileIron.

Druk onderaan dit bericht op “Doorgaan”.

9.

In dit scherm wordt gevraagd om de gebruikersnaam, het wachtwoord en de registratiepincode.

Vul uw gebruikersnaam in zoals aangeleverd in het activatiebericht van ICT.

Het wachtwoord is hetzelfde als voor het inloggen op de DEKRA omgeving.

De pincode is ook aangeleverd in het activatiebericht.

10.

MobileIron gaat aan de slag om te controleren welke instellingen er toegepast moeten worden op het apparaat.

11.

Uw telefoon maakt een werkprofiel aan waarin alle zakelijke apps worden opgeslagen.

Druk vervolgens op “Doorgaan”.

12.

Er komt nu een scherm in beeld over het instellen van een werkprofiel met Samsung Knox.

Zet onderaan het scherm een vinkje voor “Ik heb alles hierboven gelezen…” en druk op “Volgende”.

13.

Er volgt nu een laadscherm.

Op dit moment wordt het werkprofiel aangemaakt.

Het duurt even voordat dit proces klaar is.

MobileIron start vervolgens automatisch opnieuw op.

Vanaf dit moment wordt er rechts onderin het scherm een sleuteltje weergegeven wanneer de beveiligde app is geopend.

14.

MobileIron kan mogelijk vragen om de toegangscode van het toestel aan te passen als deze niet aan de eisen voldoet.

Om verder te gaan, drukt u hier op “Doorgaan”.

15.

Op dit scherm kunt u de schermbeveiliging aanpassen.

Maak een keuze tussen “Pincode” of “Wachtwoord” en volg de instructie op het scherm.

16.

Er komt een scherm in beeld met de vraag hoe de informatie in het vergrendelscherm moet worden weergegeven.

Afhankelijk van uw wensen en eisen dient u hier te bepalen of er delen van de informatie op het vergrendelscherm mogen worden getoond of dat deze informatie verborgen moet worden.

Denk hierbij aan een e-mailnotificatie. U kunt ervoor kiezen om de inhoud van een e-mail al te tonen op het vergrendelscherm of bijvoorbeeld alleen het onderwerp van het bericht.

Deze instelling is op een later tijdstip nog aan te passen.

Wij adviseren de instellingen zoals hiernaast weergegeven.

17.

Na het uitvoeren van alle vereiste handelingen geeft MobileIron aan dat het toestel actief is en er geen verdere updates zijn.

De activatie van MobileIron is nu voltooid. Op uw telefoon is nu een werkprofiel aangemaakt waarin alle zakelijke apps staan. In het hoofdstuk “Workspace” wordt uitleg gegeven over het gebruik van de zakelijke apps.

WorkspaceOmschrijving

Na het activeren van MobileIron beschikt uw telefoon over twee containers, een zakelijke container (de Workspace) en een privé container. DEKRA ICT beheert de Workspace op uw telefoon, dit is de zakelijke, beveiligde container die op uw telefoon staat. De Workspace is te vinden in de map Workspace (figuur 2).

Workspace

In de Workspace bevindt zich ook een Play Store. In deze Play Store zijn alleen applicaties te installeren die de ICT-afdeling van DEKRA heeft ingesteld als “zakelijk”. Denk hierbij aan de Outlook applicatie en de Foto applicatie (Automotive). De applicaties die via deze Play Store kunnen worden gedownload zijn beveiligd en kunnen op afstand worden verwijderd bij verlies of diefstal van uw telefoon.

De Workspace is na het activeren van MobileIron te vinden in de applicatielijst. Het icoontje is blauw met een witte werktas met daarop een sleutel (figuur 3). Dit icoontje staat ook in het klein op alle zakelijke apps die vanaf dat moment op uw telefoon zijn geïnstalleerd.

Let op: de Workspace kan er anders uitzien op nieuwe Android telefoons.

Vanaf het moment van activatie is het van belang dat alle zakelijke acties worden uitgevoerd vanuit de Workspace. Denk hierbij aan het versturen van e-mails, het maken van zakelijke foto’s en het bellen van zakelijke contacten.

Figuur 3 Workspace icoon

Figuur 2 Workspace

Document:INS_MobileIron_DCESNL.docx

Auteur:DEKRA ICT

Datum:29-03-2019

Versie:1.0 Pagina 9 van 9