tværgående processer i pensionsbranchen af michael michaelsen og lars jepsen jensen, visma...

TVÆRGÅENDE PROCESSER I PENSIONSBRANCHEN

Get F’IT – 25. september 2012

Indhold

Idé og forløb

Procesmodellering

Resultat

Erfaringer

IDÉ OG FORLØB Pension Broker

Pensionsmægler

Hvad sker der, når man opretter en pensionsordning?

4

Pensionskunden holder møde med pensionsrådgiver

Pensionskunden underskriver en

begæring

Pensionskunden modtager et tykt

brev med en police, som

måske indeholder, det aftalte

Masser af papir Masser af kontroller

Masser af ansvarsskift Meget lidt sikkerhed Ingen digitalisering

Så går tiden

Pensionsselskab

Milepæle

Sommer 2009 – kan vi få nogle med?

Møder med pensionsmæglere og pensionsselskaber

Generelt positivt respons - der er noget i det her!

Efterår og vinter 2009 – resultat

Workshop forløb med 3 pensionsmæglere og 4 pensionsselskaber

Oplæg til løsning baseret på resultaterne fra workshops – styr på processen

Forår 2010 - Godt oplæg – positiv respons – processen går langsomt

Hvordan kommer vi videre?

Mere afgrænset proces

Primo 2012

PFA Pension, Skandia, Willis og Mercer kører fuldt ud

Tilbagemeldinger

Pensionsselskaberne havde ikke på daværende tidspunkt igangsat en

løsning på området

Individuelle portaler er ikke løsningen, fordi pensionsmæglerne ikke

har ressourcer til at integrere hver enkelt pensionsselskab, men

ønsker en samlet brancheløsning

Alle i branchen erkendte et behov for en fælles løsning til

samarbejdet mellem pensionsselskaber og pensionsmæglere, egne

rådgivere og partnere

Læringspunkter

Tålmodighed skal der til - fra ide til projekt tog 1,5 år

Der blev brugt mange timer på workshops

Gennemførsel af projektet tog 1 år

Pensionsselskaberne mener selv, der kan spares et 2-3 cifret

millionbeløb, hvis alle integrerer løsningen

Alligevel er beslutningsprocessen meget lang!

PROCESMODELLERING Pension Broker

Hvordan får man styr på processer, der går på tværs?

Vi havde nogle udfordringer

Scenarie med mange aktører

Nogle er direkte konkurrenter – andre er indirekte konkurrenter

Hvor meget vil de enkelte deltagere sige?

Vi valgte et opdelt workshopforløb

Workshops med de enkelte pensionsmæglere

Fælles workshop for pensionsmæglerne

Workshop med pensionsselskab

Fælles workshop med pensionsselskaber og pensionsmæglere

Specificerede krav til valg af deltagere

Hvad gav workshop forløbet?

Vi fik:

modelleret processerne hos pensionsmæglere og pensionsselskaber

pensionsmæglere og pensionsselskaber til at tale sammen og forstå hinandens processer

lavet en fælles proces

opbygget en fælles forståelse for processerne og begreberne

lavet en fælles vision

lavet et samlet løsningsoplæg

i fællesskab udarbejdet en fokuseret løsning

Processen består af 7 trin

Side 11

Virksomhed tilmelder ny medarbejder

Rådgiver booker møde

Rådgiver gennemfører

behovs-analyse

Rådgiver udfylder begæring

Rådgiver arkiverer begæring

Pensions-selskab

behandler begæring

Pension Broker fokuserer på disse trin

Rådgiver gennemfører analyse i eget

system og udfylder begæring

Medarbejder underskriver og

dokumenter afsendes

Pensionsselskab behandler begæring

Pensions-selskab

udsender police

Iagttagelser

Mange papirbaserede arbejdsgange mellem pensionsmæglere og

pensionsselskab

Dokumenter forsvinder ind i mellem undervejs i processen

Mange genindtastninger og dobbeltarbejde med mulighed for fejl

Mange kontroller undervejs

Processen tager tid – mest på grund af ventetider og kontroller

Der tilføjes ofte ændringer og kommentarer i marginen

Der anvendes point to point løsninger

Egenudviklede løsninger findes hos rådgiverne

Stigende ønske om Straight through processing

Mange formularer

Kommunikation – sikkerhed

RESULTAT Pension Broker

Pension Broker

Pensionsselskab Visma Consulting

Pensionskunde

Rådgiverselskab

Rådgiver

Back Office – Rådgiverselskab

Skærmdump fra Pension Broker

Pensionstager

Bidrag

Opsparing Investering Dækning Helbred Begunstigelse

Overførsler

Kundetjekliste

ERFARINGER Pension Broker

Erfaringer - processen

Man konkurrerer ikke på at flytte papir og udfylde blanketter

Fokus på at fjerne ikke-værdiskabende aktiviteter som kontroller, kopiering og

arkivering

Man kan godt samarbejde, selvom man er konkurrenter

Projektet kører nu videre med en brugergruppe med repræsentanter for alle

parter med fokus på fælles løsninger

Det er vigtigt at lave en fælles vision

Ønske om at have haft flere fællesmøder fra start - men var man klar til det?

BPMN har været et godt og intuitivt værktøj

SPØRGSMÅL? Pension Broker

Bemærk seminar: Genvej til selvbetjening og automatisering af processer, tirsdag den 4 oktober 2012

Kontaktinformation

Michael Michaelsen, Forretningsudviklingschef

Mobil: +45 41 91 43 17

Mail: [email protected]

Lars Jepsen Jensen, Forretningskonsulent

Mobil: +45 20 31 54 52

Mail: [email protected]

Mere information på:

http://www.visma.dk/consulting/branchefokus/pension/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



FLERE ERFARINGER Pension Broker

Pensionskunder (medarbejdere)

Pensionsmæglere - rådgivere

Arbejdsgivere

Pensionsselskaber

Hvem er aktører i dette setup?

Page 21

Det pensionsmæglerbetjente marked - virksomhedsordninger

Erfaringer - pensionskunderne

Væsentlig forbedret kundeoplevelse

Over 90% skriver under på mødet

Kunderne får en e-mail med dokumenter fra mødet og en oversigt over pensionsløsningen

Mere forenklede dokumenter, da de kun indeholder det relevante målrettet kunden

Erfaringer - pensionsselskaberne

Mulighed for at reducere policeadministration

Bedre datakvalitet – færre fejl

Hurtigere levering af standardpolicer

Flere underskrevne begæringer

Mulighed for at automatisere arbejdsgang for policer – data kan modtages digitalt

Mulighed for at integrere til egne systemer, når det passer

Fælles dokumenter

Indhold i begunstigelse og overførsler er ens – styling og logo forskelligt

Fælles tiltag inden for områder, hvor man ikke konkurrerer

Dele omkostninger

Erfaringer - rådgiverne

Et effektivt værktøj til kundemøder med et naturligt flow i processen

Mindre administration og opfølgning for rådgiverne

Alt er elektronisk

Mindre papir og mere overblik

Lettere arkivering

Store administrative besparelser

Meget mindre policekontrol

Helbredsoplysninger går direkte til pensionsselskab

tværgående processer i pensionsbranchen af michael michaelsen og lars jepsen jensen, visma...

Technology