Tutorial: como hacer combinación de correspondencia

Alejandra Martínez caderón

Grado 8-5

David parra Cardona

Sistemas

Institución educativa técnicaIndustrial Rafael Navia varón

2015

ÍNDICE

1. ¿qué es la combinación de correspondencia?2. ¿para que se utiliza?3. tutorial

¿Qué es?La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.

¿Para qué se utiliza?Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda.

PASÓ A PASO:

1. lo primero que hacemos es abrir Microsoft Word

2. escribimos la carta dejando los espacios necesarios para realizar la combinación, como se muestra la siguiente imagen

MODELO DE LA CARTA

Santiago de Cali, marzo 27 del 2015

Señor:

<< Espacio para combinación>>

Cali, Colombia

Asunto: reunión informe académico

Cordial saludo

La presente es para informarle que es estudiante

Nombre y apellido: << espacio para combinación>>

Dirección: << espacio para combinación>>

Cedula: << espacio para combinación>>

Email: << espacio para combinación>>

Reprobó asignaturas del periodo

Atentamente

3. abrimos excel

4. creamos la base de datos con la información que vamos a utilizar

}

5. Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaña correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinación como se muestra en la imagen:

6. Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos iniciar combinación de correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar correspondencia…

7. No aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos siguiente, esta opción aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura

8. En este paso escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguiente:

9. En este paso elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:

10. Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:

11. Nos sale la siguiente venta indicando que los datos están en la Hoja 1 del archivo de Excel y damos aceptar

12. aso seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de Excel y damos Aceptar.

13. Si realizamos todos los pasos hasta aquí en este punto debemos ver en la pantalla en nombre del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:

14. Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y nos vamos a la opción Insertar campo Combinado y Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la imagen:

15. Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que nos quede como está en la figura:

16. Paso Seguido damos siguiente la parte inferior del panel y debemos ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a Ana Vergara; en los botones del resto de las cartas. Por ultimo damos clic en Siguiente:

17. Damos clic en la opción Siguiente:

18. Damos clic en la opción editar cartas individuales:

19. En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar:

20. Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller Combinar correspondencia: