v4/2019TIETEELLISEN TUTKIMUKSEN

TIETOSUOJASELOSTE/-ILMOITUSEU:n yleinen tietosuoja-asetus

12–14 artiklatLaatimispäivä: [päivä]

[Tämän selosteen tarkoitus on antaa tutkittaville tietoa siitä, miten heidän henkilötietojaan käsitellään tutkimuksessa. Jos keräät tiedot suoraan tutkittavilta, anna ilmoitus heille tietojen keräämisen yhteydessä. Katso lisätietoa tutkittavien informoinnista: https://flamma.helsinki.fi/group/tutkimuksen-tuki/tutkimuksen-tietosuoja-asiat

Lähetä seloste myös arkistoitavaksi tietosuojavastaavalle: tietosuoja@helsinki.fi]

[Jos tiedot kerätään tutkittavalta itseltään (tekstiä voi muokata hankkeeseen sopivaksi, vapaaehtoisuutta koskeva osio on kuitenkin pakollinen):]Tietoa [tutkimuksen nimi tähän]-tutkimukseen osallistuvalle

Olet osallistumassa [tutkimuksen nimi tähän]-tutkimukseen. Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.

Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Tämän selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on.

[Jos tiedot kerätään muualta (tekstiä voi muokata hankkeeseen sopivaksi):]Tietoa henkilötietojen käsittelystä [tutkimuksen nimi tähän]-tutkimuksessa

[Tutkimuksen nimi tähän]-tutkimuksessa käytetään aineistona henkilötietoja. Tämän selosteen tarkoitus on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia rekisteröidyillä on.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Helsingin yliopistoOsoite: PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

[Useimmissa hankkeissa rekisterinpitäjä on yliopisto. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin olla myös tutkija itse, jos hänen on katsottava tekevän tutkimusta henkilökohtaisesti eikä yliopiston edustajana. Näin voi olla esimerkiksi gradu- tai väitöskirjatutkimuksessa, jonka tekijä ei ole työsuhteessa yliopistoon ja jota ei tehdä muuten tiiviissä yhteydessä yliopistoon.]

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/2019[Jos rekisterinpitäjiä on monta (esim. useampi yliopisto tai tutkimuslaitos), mainitse tässä myös muut rekisterinpitäjät.]

2. Yhteyshenkilö ja vastuullinen tutkija

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa: (henkilö, johon tutkittavat voivat olla yhteydessä tutkimukseen liittyvistä tietosuoja-asioista)Nimi:Tiedekunta/osasto/yksikkö:Osoite:Puhelinnumero:Sähköpostiosoite:

Vastuullinen tutkija: Vastuullinen tutkija on rekisterinpitäjän määräämä henkilö, joka vastaa tutkimuksen toteuttamisesta. Voidaan nimetä myös vastaava ryhmä. Jos vastuullinen tutkija on myös yhteyshenkilö, tietoja ei tarvitse antaa kahteen kertaan.

Nimi:Osoite:Puhelinnumero: Sähköpostiosoite:

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja@helsinki.fi.

[Jos tutkija itse on tutkimuksen rekisterinpitäjä, ilmoituksessa ei tulisi mainita yliopiston tietosuojavastaavan yhteystietoja]

4. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus kertoo, minkä tutkimuksen tekemiseksi henkilötietoja käsitellään. Kuvaa hanketta siitä näkökulmasta, että tutkittava ymmärtää, millä tavalla hänen tietojaan käsitellään ja mitä tarkoitusta varten.

Jos hankkeessa käsiteltäviä henkilötietoja on tarpeen käsitellä myös tulevassa tutkimuksessa, mainitse myös se ja kuvaa, minkä alan tutkimuksessa tietoja voidaan käsitellä.

5. Tutkimuksen suorittajat

Tähän kirjataan, millä tahoilla on tutkimuksen kuluessa oikeus käsitellä tutkimukseen liittyviä henkilötietoja. Älä listaa tutkimuksen tekemiseen osallistuvia henkilöitä, esimerkiksi tiedekunnan ja osaston mainitseminen riittää.

Jos on kyse useamman organisaation välisestä yhteishankkeesta, kuvaa tässä myös osapuolten roolit, vastuut ja suhteet rekisteröityihin nähden.

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/2019

6. Mitä tietoja tutkimusaineisto sisältää

Tässä kerrotaan ne tiedot tai tietotyypit, jotka tutkittavasta/rekisteröidystä kerätään ja tallennetaan. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (nimi, syntymäaika, yhteystiedot) samoin muut tutkimustiedot eritellään.

7. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Tähän kuvataan se, mistä tallennettavat tiedot saadaan.

8. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa ei käsitellä tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä (eli arkaluonteisia henkilötietoja).

TAI

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä (eli arkaluonteisia henkilötietoja):

Rotu tai etninen alkuperä Poliittiset mielipiteet Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus Ammattiliiton jäsenyys Geneettiset tiedot Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten Terveys Luonnollisen henkilön seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Arkaluontoisten tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten) sekä tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tieteellistä tutkimusta varten tehtävään tietojen käsittelyyn).

Tutkimuksessa käsitellään rikostuomiota tai rikkomuksia koskevia tietoja.

Rikostuomioita tai rikkomuksia koskevien tietojen käsittely perustuu tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitettuihin rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä henkilötietoja saa käsitellä, jos niitä käsitellään tieteellistä tutkimusta varten).

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/20199. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Jos tarkka kesto on tiedossa, se ilmoitetaan tässä. Jos ei, tässä kerrotaan, miten käsittelyn kesto määräytyy.

10.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:

Ei-kaupallisessa tieteellisessä tutkimuksessa käsittelyperuste voi lähes aina olla yleisen edun mukainen tieteellinen tai historiallinen tutkimus. Jos et ole varma käsittelyperusteesta, ota yhteyttä tutkimuspalvelujen lakimiehiin: tutkimuksenjuristit@helsinki.fi

yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi (tietosuojalain 4 §:n 3 kohta) tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi (tietosuojalain 4 §:n

4 kohta) tutkittavan suostumus rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen

mikä oikeutettu etu on kyseessä:

Jos henkilötietojen käsittely perustuu tutkittavan suostumukseen, tutkittavalla on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

11. Tietojen vastaanottajat

Tässä kerrotaan se, siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja HY:n tutkimusryhmän ulkopuolelle. Mitä tietoja luovutetaan, mihin niitä luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu? Mainitse myös, jos tietoja luovutetaan yhteistyökumppaneile.

Kerro myös, siirretäänkö henkilötietoja henkilötietojen käsittelijälle (esim. alihankkija/palveluntarjoaja, kuten IT-palveluntarjoaja, analyyseja suorittava yritys, litteroinnin suorittava yritys jne).

Luettele vastaanottajatahot, jos se on mahdollista. Jos kaikkien vastaanottajien yksilöiminen ei ole mahdollista, kerro vastaanottajien ryhmistä (minkä tyyppisiä toimijoita, missä ne voivat sijaita, mitä tarkoitusta varten niille voidaan luovuttaa tietoja).

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/201912. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TAI

Yksilöi maat, joihin tietoja siirretään tai luovutetaan sekä tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste, joka mahdollistaa tietojen siirron (esim. 45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä / 47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt / 46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet / 49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä). Huomaa, että 49 artiklan mukaisia poikkeuksia tulisi käyttää vain, jos muut keinot eivät ole mahdollisia.

Jos mahdollista, tietoihin tulisi sisällyttää linkki käytettyyn asiakirjaan tai tiedot siitä, missä ja miten tiedot kyseisestä asiakirjasta ovat saatavilla.

Suojakeinoista yleisin on komission vakiosopimuslausekkeet (asetuksen 46 artiklan 2 kohta), ks. https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en. Vakiosopimuslausekkeita tulisi käyttää ensisijaisena suojakeinona, kun siirretään henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuoliseen maahan, jolla ei ole komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä.

Jos tarvitset apua, ota yhteyttä tutkimuspalvelujen lakimiehiin: tutkimuksenjuristit@helsinki.fi

13. Automatisoitu päätöksenteko

Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla on merkittävä vaikutus tutkittaviin.

Tieteelliseen tutkimukseen ei yleensä liity automaattisia päätöksiä (esim. profilointia), joilla voi olla tutkittaviin oikeusvaikutuksia tai muita merkittäviä vaikutuksia. Jos näin kuitenkin on, ota yhteys tutkimuspalveluiden lakimiehiin (tutkimuksenjuristit@helsinki.fi)

14. Henkilötietojen suojaus

Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin, että ainoastaan niitä tutkimusta varten tarvitsevat henkilöt pääsevät tarkastelemaan tietoja.

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/2019

Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan seuraavilla tavoilla: käyttäjätunnus salasana käytön rekisteröinti kulunvalvonta salaus/kryptaus muu, mikä:

Miten manuaalista aineistoa suojataan: ___

Suorien tunnistetietojen käsittely: Rekisterinpitäjä kerää henkilötiedot ilman suoria tunnistetietoja Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska (peruste suorien tunnistetietojen

säilyttämiselle):

15. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Tutkimusaineisto hävitetään Tutkimusaineisto arkistoidaan:

ilman tunnistetietoja tunnistetiedoin

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa: ___

16. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja oikeuksista poikkeaminenYhteyshenkilö tutkittavan oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

saada pääsy tietoihin oikaista tietoja poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi rajoittaa tietojen käsittelyä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen vastustaa tietojen käsittelyä olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS

v4/2019Oikeuksien soveltuminenJos henkilötietojen käsittely tutkimuksessa ei edellytä rekisteröidyn tunnistamista eikä rekisterinpitäjä pysty tunnistamaan rekisteröityä, oikeutta tietojen tarkastamiseen, oikaisuun, poistoon, käsittelyn rajoittamiseen, ilmoitusvelvollisuuteen ja siirtämiseen ei sovelleta, ellei rekisteröidy anna tunnistamisen mahdollistavia lisätietoja (tietosuoja-asetuksen 11 artikla).

Oikeuksista poikkeaminenTietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki mahdollistavat tietyistä rekisteröidyn oikeuksista poikkeamisen silloin, kun henkilötietoja käsitellään tieteellisessä tutkimuksessa ja oikeuksien toteuttaminen estäisi tai vaikeuttaisi suuresti käsittelyn tarkoitusten saavuttamista.

[Jos tutkimushankkeessa poiketaan 15, 16, 18 tai 21 artiklan mukaisista rekisteröidyn oikeuksista ja hankkeessa käsitellään arkaluonteisia henkilötietoja, hankkeesta on tietosuojalain mukaan tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista. Täytä seuraava lomake: https://elomake.helsinki.fi/lomakkeet/98412/lomake.html] Tarvetta poiketa rekisteröidyn oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

ValitusoikeusSinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimistoKäyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 HelsinkiPostiosoite: PL 800, 00521 HelsinkiVaihde: 029 56 66700Faksi: 029 56 66735Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

________________________________________________________________________________HELSINGIN YLIOPISTO TIETOSUOJAILMOITUS