TULE HYVHANKINTA

TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN

KUNNON KOHOTTAMISEEN!

TULE HYVHANKINTA

Into Seinjoki Oy | www.intoseinajoki.fi

Tiedekatu 2, 60320, Seinjoki

Puh. 020 124 4000

TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN

KUNNON KOHOTTAMISEEN!

4 5

TULE HYV HANKINTA

ELOKUUSSA 2016 | SEINJOKI

Tule hyv hankinta - materiaali on laadittu Into Seinjoki Oy:n koordinoiman Julkiset

hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistjn hankkeen osana. Hankkeessa ovat

mukana Seinjoen kaupunkiseudun kunnista Seinjoki, Ilmajoki, Kurikka, Lapua ja

Kuortane. Hankkeen tavoitteena on parantaa Seinjoen kaupunkiseudun pk-yritysten

osaamista julkisista hankinnoista, aktivoida yrityksiss uusia tapoja osallistua julkisiin

tarjouskilpailuihin ja tuottaa uusia tuote- ja palveluratkaisuja sek sit kautta rohkaista

yrityksi yhteistyhn ja kasvuun uusilla markkinoilla. Lisksi tavoitteena on kehitt

Seinjoen kaupunkiseudun kuntien hankintamenettelyj siten, ett ne tukevat alueen

elinkeinoelmn ja aluetalouden kasvua.

Materiaalin sislt on laadittu hankkeen aikana havaittujen tarpeiden, jrjestettyjen

valmennuspivien sek vastaanotettujen palautteiden pohjalta. Tss hankintaohjeessa

ei kyd lpi hankintalainsdnnn kokonaisuudistuksen valmisteluun liittyvi ty- ja

elinkeinoministerin valmisteluryhmn mietintj. Huomioitavaa on kumminkin, ett

osa uusien direktiivien mryksist tulee sovellettavaksi jo 18. 4. 2016 alkaen.

Tss materiaalissa kydn ppiirteittin lpi julkisten tarjouskilpailujen hankinta-

prosessit sek hankintayksikn ett tarjoajan nkkulmista. Hankintaprosessien

tarkasteluissa syvennytn ns. perinteisiin tarjouskilpailujen prosesseihin ja menette-

lyihin. Tarkasteluissa avataan trkeimmilt osilta pienhankinnat, kansallisen kynnys-

arvon ylittvt hankinnat sek EU-kynnysarvot ylittvt hankinnat. Esimerkit ja kuvatut

hankintaprosessit soveltuvat lhtkohtaisesti kaikkiin tavara- ja palveluhankintoihin

sek rakennusurakoihin. Tss materiaalissa kydn tarkemmin lpi pienhankinnat

sek kansalliset kynnysarvot ylittvt hankinnat ja molempia koskettavat menettelyt.

ESIPUHESen sijaan EU-kynnysarvot ylittvt hankinnat ja niit koskettavat menettelyt kydn

vain ppiirteittin.

Tss materiaalissa ei kyd jokaista julkisen tarjouskilpailun yksityiskohtaa lpi

systemaattisesti, vaan tarkoituksena on, ett lukija ymmrt, mill menetelmill

tarjouspyynt ja tarjous tulee laatia, jotta varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnn

mukaisuus. Eli varmistetahan, notta tarjouspyynnt on selekehi ja tarjoukset priimaa!.

Tm hankintaohje on laadittu ajankohtaisten snnsten sek hyvksi todettujen

menetelmien avulla ja mm. Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot teokseen on

viitattu useimmissa kohdissa.

Lukija voi halutessaan perehty hankinta-asioihin syvllisemmin tarkastelemalla lhtei-

t. Kohdeyleis koskettanevat eniten kappaleet 3. Hankintaprosessi, 3.11. Tarjousten

tarkastus ja 4. Usein kysytty. Kyseisiss kappaleissa kydn ppiirteittin lpi kaikki

olennaisimmat seikat, joita perinteisiin hankintaprosesseihin sisltyy.

Tule hyv hankinta materiaalissa annetut ohjeet ovat kirjoittajan omia nkemyksi ja

sovellettaessa mahdollisia materiaalissa annettuja viittauksia lakiin tai oikeustapauksiin

soveltajan tulee tutustua voimassaolevaan lakiin tai oikeustapausten alkuperisiin

teksteihin osoitteessa finlex.fi.

Antti Savola

Asiantuntija, julkiset hankinnat

Into Seinjoki Oy

TULE HYV HANKINTA

6 7

Esipuhe .............................................................................................................. 4

1. HANKINTALAIN TARKOITUS ............................................................8

1.1. Mik on julkinen hankinta ja hankintayksikk?................................. 8

1.2. Mit hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?........................ 10

1.3. Miksi hankinnat pit kilpailuttaa? ..................................................... 10

1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista

koskevaa sntely sovelletaan? ......................................................... 11

1.5. Voiko hankintalakia kiert?.................................................................. 11

2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT ................................................... 13

2.1. Pienhankinnat ...............................................................................................13

2.1.1. Yleiset periaatteet .................................................................. 13

2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana ....................................... 14

2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu ........................................ 14

2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittvt hankinnat ................................. 15

2.2.1. Yleiset periaatteet .................................................................. 15

2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittvien

hankintojen tarjouskilpailu ................................................. 19

2.3. EU-kynnysarvon ylittvt hankinnat ...................................................19

3. HANKINTAPROSESSI ......................................................................... 22

3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta .......................................................24

3.2. Suunnittelu .....................................................................................................24

3.3. Ennakkoilmoitus ..........................................................................................24

3.3.1. Tietopyynt ............................................................................... 25

3.3.2. Tekninen vuoropuhelu .......................................................... 27

3.3.3. Markkinavuoropuhelu .......................................................... 28

3.4. Menettelyvalinta .........................................................................................28

3.4.1. Avoin menettely ....................................................................... 29

3.4.2. Rajoitettu menettely .............................................................. 29

3.4.3. Neuvottelumenettely ............................................................ 30

3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely ................................. 32

3.4.5. Puitejrjestely .......................................................................... 34

3.4.6. Suunnittelukilpailu ................................................................. 34

3.4.7. Dynaaminen hankintajrjestelm .................................... 35

3.4.8. Shkinen huutokauppa ....................................................... 35

3.4.9. Suorahankinta .......................................................................... 35

3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet ................................ 36

3.5. Hankintailmoitus ........................................................................................ 37

SISLLYS

3.6. Tarjouspyynt .............................................................................................. 37

3.7. Listietokysymykset ja vastaukset ..................................................... 38

3.8. Tarjousten jttminen .............................................................................. 38

3.9. Tarjousten avaustilaisuus ........................................................................ 39

3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus .......................................................... 41

3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkej ............................. 42

3.12. Tsmennyspyynt ja vastaukset........................................................... 47

3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu............................................................ 49

3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen ......... 51

3.15. Hankintapts ja ilmoittaminen ........................................................ 52

3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden ksittelyajat .................... 53

3.17. Hankintaoikaisun suhde markkinaoikeusksittelyyn ................. 55

3.18. Sopiminen ja sopimuskausi .................................................................... 57

3.19. Jlki-ilmoitus ................................................................................................ 58

4. USEIN KYSYTTY ................................................................................ 59

4.1. CPV-koodit ................................................................................................... 59

4.2. Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus

/ tyllistmisen hydyntminen ........................................................... 60

4.3. Kohteeseen tutustuminen pakollista vai ei? ................................ 60

4.4. Hankintojen yhdistmis- ja pilkkomiskielto .................................... 60

4.5. Jlki-ilmoitus ................................................................................................ 63

4.6. Hankintaprosessien vaiheiden kestot ............................................... 64

4.7. Vuoropuhelu ................................................................................................ 64

4.8. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta............................................. 67

4.9. Hankintayksikn aikaisemmat kokemukset tarjoajasta ............. 68

4.10. Hankintayksikkn on tullut vain

yksi hyvksytyksi katsottu tarjous ...................................................... 68

4.11. Mist saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat? ................. 69

4.12. Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnss? .......................... 70

4.13. Miten kahdesta tasavertaisesta

tarjouksesta valitaan voittaja? .............................................................. 71

4.14. Mit eroa on tarjoajan soveltuvuudella,

ehdottomilla vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla? ...................... 71

4.15. Miten laatia tarjoukselle toimivat

vertailu- ja pisteytyskriteerit? ............................................................... 74

5. HANKINTASANASTOA...................................................................... 79

6. HYDYLLISI LINKKEJ .................................................................. 90

7. LHTEET ................................................................................................. 92

8 9

TULE HYV HANKINTA

1. HANKINTALAIN TARKOITUS

1.1. Mik on julkinen hankinta ja hankintayksikk?

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista sek rakennus-

urakoiden teettmist julkisilla varoilla. Hankinnalla tarkoitetaan sellaisen kirjallisen

hankintasopimuksen tekemist, jossa ostajana on hankintayksikk ja myyjn yritys tai

muu toimittaja ja jossa sovitaan tavaroiden hankinnasta, palvelun suorittamisesta tai

urakan teettmisest taloudellista vastiketta vastaan.

Hankintayksikit eli julkisia ostajia ovat useimmiten valtion ja kuntien viranomaiset,

kuntayhtymt, kuntien liikelaitokset ja ns. julkisoikeudelliset laitokset. Julkisoikeudellisia

laitoksia voivat olla esimerkiksi kuntien omistamat osakeyhtit, joiden ensisijaisena ta-

voitteena ei ole liikevoiton tuottaminen omistajille. Tllaiset julkisoikeudelliset laitokset

ovat yleens viranomaisten valvonnassa tai viranomaisten rahoittamia, ja niill on yleisen

edun mukaisia tehtvi. Hankintayksikit ovat mys kirkon viranomaiset ja eriss

tapauksissa mys julkista tukea saavat tai erityisoikeuden nojalla toimivat yksittiset

yritykset.

Hankinnan sisllst on lukuisia poikkeuksia, jotka johtuvat hankinnan luonteesta.

Mys hankintayksikn mrittelyst on poikkeuksia. [1]

Hankintalaki asettaa hankintayksiklle velvollisuuden toteuttaa julkinen hankinta-

prosessi hankintalain snnsten mukaisesti. Julkiseen hankintaprosessiin osallistuvan

tarjoajan on muistettava, ett silyttkseen mahdollisuutensa menesty tarjousten

vertailussa sen on jtettv julkisessa hankintaprosessissa tarjouspyynnn mukai-

nen tarjous. Tarjouspyynnn mukaisen tarjouksen jttminen on ehdoton vaatimus.

Hankintalain 46 :n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa

tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnss esitettyjen

vaatimusten mukainen [2] [3].

Hankintalain 2 :n mukainen hankinta on tavaroiden ja palveluiden

ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sek urakalla

tekemist. Ksite on laaja ja monentyyppiset julkiset hankinnat kuuluvat mritelmn

piiriin. Juridinen muoto ei ratkaise asiaa, esimerkiksi osamaksukauppa, leasing-kauppa

ja erityyppiset optiosopimukset kuuluvat hankintaksitteen piiriin [2] [3].

Hankintayksikit ovat lain 2 :n 1 momentin perusteella valtion ja kuntien viran-

omaiset sek evankelisluterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat, oikeushenkilt, jotka

kuuluvat julkishallintoon sek yhteist, joiden toimialaan kuuluu vesihuolto, energia

huolto, liikenne tai teletoiminta asetuksella tarkemmin sdetyss laajuudessa.

Samoin valtion liikelaitokset, joita tarkoitetaan niist erikseen annetuissa snnksiss,

ovat julkishankintayksikit. Edelleen julkishankintayksikk on mik tahansa hankinnan

tekij, jota edell mainittu varsinainen hankintayksikk tukee yli puolella hankinnan

arvosta [2] [3].

Hankintalaki 2 :n mukaan hankintayksikn on kytettv hyvksi olemassa olevat kilpai-

luolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimtt sek

toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tasapuolisuus- / yhdenvertaisuusperiaate

Tarjouspyynt ei saa laatia siten, ett hankinnan kohteen mrittely asettaa tarjoajat

eptasa-arvoiseen asemaan. Nin ollen markkinavuoropuhelu ei saa johtaa siihen, ett

tarjouspyynt speksataan yhdelle tarjoajalle.

Syrjimttmyysperiaate

Syrjimtn kohtelu edellytt, ett eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia

kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksi. Syrjimttmyys

periaatteen on tulkittu tarkoittavan, ett hankinnalle asetetut vaatimukset eivt saa

olla paikallisia, tietty aluetta suosivia tai syrjivi.

Avoimuusperiaate

Avoimuus lis kilpailua ja hintakilpailua. Markkinoilla on parempi tieto halutuista

palveluista ja hinnoista. Avoimuus lis mys luottamusta hankintojen kunnolliseen

hoitoon.

10 11

TULE HYV HANKINTA

Suhteellisuusperiaate

Suhteellisuusperiaate edellytt, ett hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa

suhteessa tavoiteltavaan pmrn. Nin ollen esimerkiksi tarjoajien kelpoisuus

ehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo.

1.2. Mit hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?

Hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan menettely, jossa hankintayksikk ilmoittaa

hankintalain edellyttmll tavalla julkisesti tulevasta tavaran, palvelun tai urakan hankinnasta.

Ilmoituksessa ja sit tarkentavassa tarjouspyynnss kerrotaan, mit hankitaan ja mill

perusteella tarjous valitaan.

Kilpailuttamiseksi ei riit se, ett tarjouspyynt lhetetn suoraan useammalle hankinta-

yksikn valitsemalle tarjoajalle (Huom! Pienhankintoja ei kosketa hankintalaki, jolloin hankinta-

yksikk voi tehd pienhankintoja itse laatimillaan ohjeistuksilla ottaen kuitenkin huomioon

tasapuolisuuden sek syrjimttmyyden ja kilpailutuslainsdnnn. Kts. 2.1. Pienhankinnat).

Hankinnassa voidaan kytt useita vaihtoehtoisia menettelyj. Mys hankinnan arvo, luonne

ja hankinnan kohde vaikuttavat valittavaan menettelyyn. [1]

Tarjouskilpailun tarjoajiksi hyvksyttvien yritysten ja niden tekemien tarjousten valinta-

perusteet on ilmoitettava ennakolta, ja tarjouksista on valittava paras kytten vain niit valinta-

perusteita, joista on ilmoitettu ennakolta. Mikli hankintamenettelyss on toimittu virheelli-

sesti, tarjoajalla on oikeus tehd valitus menettelyst. [1]

1.3. Miksi hankinnat pit kilpailuttaa?

Suomessa julkisilla varoilla ostetaan vuosittain tuotteita, palveluita ja urakoita noin 35 miljardilla

eurolla. Hankinnoista ilmoitetaan avoimesti, jotta mahdollisimman monella yrityksell olisi tasa-

vertainen mahdollisuus kilpailla hankinnoista. Oman kunnan tai suomalaisen yritysten suosimi-

nen on kielletty (Huom! Paikallista ei saa suosia, mutta paikallisuutta voidaan hydynt,

esim. toimitusketjun pituuden tai vaikkapa paikallistuntemuksen osalta Kts. 4. Usein kysytty). [1]

1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sntely sovelletaan?

Julkiset hankinnat on kilpailutettava hankintalaissa (laki julkisista hankinnoista

30.3.2007/348) ja tiettyjen sektoreiden osalta erityisalojen hankintalaissa (laki vesi- ja

energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksikiden hankinnoista

30.3.2007/349) ja niiden nojalla annetussa asetuksessa julkisista hankinnoista

(614/2007) sdettyjen menettelyiden mukaisesti. Molempia lakeja ja asetusta on

uudistettu erityisesti oikeusturvamenettelyiden osalta lailla hankintalain (321/2010) ja

erityisalojen hankintalain (322/2010) muuttamisesta. [2] Hankinnoissa noudatettavasta

muusta lainsdnnst keskeisi ovat hallintolaki (434/2003), laki viranomaisten

toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja kielilaki (423/2003). [1]

Loppuvuodesta 2016 on tarkoitus ottaa kyttn uusi hankintalainsdnt. Huom! Ty-

ja elinkeinoministerin tiedotteen mukaan hankintadirektiivin ehdottomia ja riittvn

tarkkoja ja selkeit mryksi on tullut noudattaa jo 18.4.2016 alkaen. Tm koskee

mys erityisalojen hankintadirektiivin ja konsessiodirektiivin mryksi. Velvoite

noudattaa uusien hankintadirektiivien sdksi koskee hankintamenettelyit, jotka on

aloitettu 18. 4. 2016 jlkeen. [1] Hankintamenettely alkaa lhtkohtaisesti hankinta-

ilmoituksen julkaisemisella. Sopimusmuutoksia koskevia hankintadirektiivien sdksi

on tullut soveltaa 18. 4. 2016 jlkeen tehtviin sopimusmuutoksiin, vaikka sopimukseen

johtanut hankintamenettely olisikin alkanut ennen kyseist ajankohtaa. [4]

Hankintalaki kattaa vain osan hankintaprosessista. Hankintalain velvoitteet ovat menet-

telytapasnnksi, eli ne koskevat vain itse kilpailuttamisprosessia, eivt esimerkiksi

sit, pitisik kunnan tai muun viranomaisen ulkoistaa palvelujen tuotanto.

Hankintayksikt voivat itse ptt omasta organisaatiostaan ja siit, tuottavatko ne

palvelut itse omana tyn vai ostetaanko palvelut kunnan oman organisaation ulko-

puolelta. Hankintalaki stelee vain ulkopuoliselta toimittajalta tai palveluntuottajilta

ostamista. Hankintalaki ei ota kantaa hankinnan sisltn tai ehtoihin. Hankintayksikk

voi vapaasti mritell omat hankintatarpeensa ja sen, mit se haluaa hankkia.

12 13

TULE HYV HANKINTA

Hankintayksikk voi nin ollen itse ptt palvelujen laatutasosta, hinnan merkityksest

valinnassa, eri kyttjryhmien nkemysten huomioimisesta, ympristnkkohdista tai

vaikkapa sosiaalisten nkkohtien huomioimisesta. Tuotteelle tai palvelulle asetettavilla

vaatimuksilla ei saa kuitenkaan pyrki suosimaan tai syrjimn jotakin tarjoajaa. Hankinta-

yksikll ei ole velvollisuutta ostaa tuotetta tai palvelua pelkstn halvimman hinnan

perusteella. Hankintalaissa ei sdet myskn hankintasopimuksen toteuttamiseen ja

valvontaan liittyvist seikoista.

Suomen hankintalainsdnt pohjautuu seuraaviin EU:n direktiiveihin: hankinta-

direktiivi (2004/18/EY), 1. valvontadirektiivi tai oikeusturvadirektiivi (665/1989/EY),

erityisalojen hankintadirektiivi (2004/17/EY) ja 2.valvontadirektiivi tai oikeusturva-

direktiivi (92/13/ETY). Tarkemmat tiedot lytyvt luetellussa jrjestyksess EU:n

virallista lehdist.

1.5. Voiko hankintalakia kiert?

Hankintalain mukaisia velvoitteita ei voi vltt esimerkiksi jakamalla hankinta pienem-

piin osiin, toteuttamalla palveluhankinta urakkana, korvaamalla uudisrakentaminen

tai laaja muutosrakentaminen pitkaikaisen vuokrasopimuksen muodossa tai muun

sopimuskokonaisuuden, kuten kiinteistkaupan osana (Huom! Hankinta voidaan jakaa

osiin, mutta jokainen osakokonaisuus tulee kilpailuttaa kokonaisurakan kynnysarvon

mukaisesti. Kts. 4. Usein kysytty). [1]

2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT

2.1. Pienhankinnat

Pienhankintojen tarjouskilpailu kydn ppiirteittin lpi kappaleessa 3. Hankinta-

prosessi. Alla olevissa kappaleissa kydn muutamia lainsdnnllisi seikkoja

tarkemmin lpi, pienhankinnoista.

2.1.1. Yleiset periaatteet

Kansallisten kynnysarvojen alle jvt hankinnat eli ns. pienhankinnat eivt kuulu

hankintalain soveltamisalaan, mutta pienhankintoihin tulee kuitenkin soveltaa EU:n

perussopimuksen yleisi periaatteita, kuten syrjimttmyytt, suhteellisuutta ja

avoimuutta. Nihin hankintoihin voidaan soveltaa hankintayksikn omia ohjeita ja

mryksi. Eri hankintayksikt ovat antaneet runsaasti omia hankintaohjeita, jotka

ovat luettavissa hankintayksikiden verkkosivuilla. Yksi laajimmista ohjeista on valtio-

varainministerin julkaisema Valtion hankintaksikirja (VM 48/2010), jossa on ohjeita

mm. valtion pienhankintojen kilpailuttamisesta. Pienhankintoihin voi liitty mys muun

lainsdnnn mukaisia velvoitteita, esimerkiksi snnksi ja mryksi valtion

mrrahojen kytst. Mys Suomen kuntaliitto on antanut ohjeita pienhankinnoista

seuraavissa julkaisuissa: Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen

sek Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat osana hankintaohjeiden laadintaa (Kun-

taliitto 2007). Vaikka hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin, voidaan vuoden 2010

hankintalakiuudistuksen jlkeen hankintaoikaisu tehd mys kynnysarvot alittavasta

hankinnasta. [1]

Pienhankinnat voidaan tehd yksinkertaistettuja menettelyj noudattaen. Koska

hankintalakia tai sen menettelytapoja ei sovelleta, hankinnoista ei ole pakko ilmoittaa

julkisesti eik pienhankinnoista voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen

hankintaptksest voi tehd oikaisuvaatimuksen hankintayksiklle kuntalain mukai-

sesti. Mikli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintaptkseen liitet-

tv ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea ptkseen muutosta

hankintayksiklt, kuntalain mukaisesti) [1]

14 15

TULE HYV HANKINTA

Pienhankinnat voidaan tehd hankintayksikn valinnan mukaan joko tarjouskilpailulla tai

suorahankintana. Varsinkin lhell kansallisen kynnysarvon rajaa olevista hankinnoista

on suositeltavaa ilmoittaa vapaaehtoisella ilmoituksella HILMAssa, hankintayksikn

verkkosivuilla tai muualla tai muuten pyyt riittvsti tarjouksia halutuilta toimittajilta

(esim. 3 5 tarjouspyynt).

Pienhankinnoissa tarjouskilpailun valintaperusteena kytetn useimmiten halvinta hin-

taa. Kokonaistaloudellista edullisuutta on suositeltavaa kytt esimerkiksi silloin, kun

tuotteissa tai palveluissa on hintaan vaikuttavia laatueroja tai laadulla on merkityst. [1]

2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana

Pienhankintoja voidaan toteuttaa mys suorahankintana, mutta silloin kyttperusteet

tulee mritell riittvn yksiselitteisesti ja tarkasti. Kyttperusteita voivat olla esimer-

kiksi seuraavat seikat [1]:

Hankinta on arvoltaan vhinen

Hankinnalla on hankintayksikst riippumaton kiire

Hankintayksikk tuntee hyvin alan tuotteet ja tarjonnan

Vastaava tuotetta on hankittu lhiaikoina ja hintataso on selvill

Tarjouskilpailun kustannukset ylittvt kilpailuttamisesta saatavan hydyn

Muita toimittajia ei ole tiedossa

Hankinta tehdn avoimesta shkisest kauppapaikasta

2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu

Tarjouspyynt lhetetn ja tarjoukset pyydetn valituilta toimittajilta yleens shk-

postitse tai kirjeitse. Arvoltaan vhisiss hankinnoissa hinta- ja toimitusaikatietoja voi-

daan selvitt mys suullisesti. Saadut tiedot on syyt kirjata tai pyyt vahvistamaan

esimerkiksi shkpostitse. Ainakin arvokkaiden pienhankintojen kilpailuttamisprosessissa

on hyv noudattaa soveltuvin osin samoja periaatteita kuin kansalliset kynnysarvot

ylittviss hankinnoissa.

Tarjoukset tulee avata vasta tarjousten jttajan jlkeen, ja avaamisesta kannattaa

laatia avauspytkirja, johon voidaan laatia mys yksinkertaistettu vertailu (useimmiten

pelkk hintavertailu). Henkil, jolla on oikeus hyvksy hankinta, yleens hyvksyy sen

merkitsemll hyvksymisens tarjousten avaus- ja vertailupytkirjaan tai allekir-

joittamalla erillisen tilauksen, jos hankinnasta ei tehd varsinaista hankintaptst.

Mikli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintaptkseen liitettv ohje

oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. [1] Hankintayksikt voivat luonnollisesti halutessaan

soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyj mys

pienhankinnoissa. Eli, pienhankinnoissa voidaan mys soveltaa esimerkiksi ennakko-

kysely tai HILMAssa ilmoittamista.

2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittvt hankinnat

2.2.1. Yleiset periaatteet

Hankintalakia tulee soveltaa kansallisiin hankintoihin. Kansallisissa hankinnoissa ei riit,

ett tarjouspyynt lhetetn riittvlle mrlle hankintayksikn valitsemia tarjoajia.

Lhtkohtaisesti kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittvist hankinnoista on aina

julkaistava hankintailmoitus suomalaisessa HILMA-tietojrjestelmss.

Kilpailuttamismenettelyt ovat kuitenkin kevyempi verrattuna EU-kynnysarvon ylittvis-

s hankinnoissa kytettviin menettelyihin. Hankintayksikt voivat luonnollisesti halu-

tessaan soveltaa EU-kynnysarvot ylittviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyj mys

kansallisissa hankinnoissa [1].

16 17

TULE HYV HANKINTA

Hankinnat on kilpailutettava, mikli niiden arvonlisveroton arvo ylitt kansallisen

kynnysarvon, alla olevan taulukon mukaisesti:

Ilmoitusvelvoite koskee mys puitejrjestelyj ja suunnittelukilpailua sek ulkoasia-

hallinnon toteuttamia kehitysyhteistyhankkeita. Kehitysyhteistyhankkeissa voidaan

kytt kansallista ilmoituslomaketta. Suorahankinnasta ei ole pakko julkaista ilmoitusta.

Mahdollisten valitusten ja niist aiheutuvien seuraamusten varalta se on kuitenkin

suositeltavaa EU-kynnysarvot ylittviss hankinnoissa.

Markkinaoikeus on oikeuskytnnissn vahvistanut, ett hankintailmoituksen

tekeminen on mys kansallisissa hankinnoissa ehdoton muotovaatimus ja ilmoituksen

julkaiseminen huomioidaan viran puolesta, vaikka valittava ei siihen olisi puuttunut-

kaan. Ellei ilmoitusta ole julkaistu, tarjouskilpailu on jrjestettv uudelleen.

Hankintayksikn on siten hankintaa suunnitellessaan huolellisesti ja objektiivisesti

arvioitava hankinnan arvo esimerkiksi tiedustelemalla laitetoimittajilta alustavia hinta-

tietoja tai muuten selvittmll alan hintatasoa. Mikli saaduista tarjouksista ilmenee,

ett nm ylittvt arvioidun hintatason, hankintayksikn tulee keskeytt menettely

ja aloitta hankinta alusta. [1]

TAULUKKO 1: KANSALLISET KYNNYSARVOT [5]

TAULUKKO 2: HANKINTAILMOITUKSEN SISLT [1]

KANSALLISIA HANKINTAMENETTELYJ VOIDAAN

SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

KANSALLISESSA HANKINTAILMOITUKSESSA

ON PAKOLLISENA TIETONA MAINITTAVA

kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 )

Tavara- ja palveluhankinnat 30 000

Kyttoikeussopimukset 30 000

SOTE-palvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000

Rakennusurakat 150 000

Kyttoikeusurakat 150 000

Suunnittelukilpailut 30 000

Hankintayksikn virallinen nimi ja yhteystiedot(esim. yhteyshenkil, jolta saa listietoa)

Hankintayksikn hankinnalle antama nimi(toimii hakuotsikkona)

Hankinnan hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisveroa tai tieto siit, ylittyyk kansallinen kynnysarvo(tieto kertn tilastotarkoituksiin, eik sit julkaista, jos hankintayksikk ei halua)

Hankintayksikn luonne(vaihtoehtoina valtion viranomainen, kunta tai kuntayhtym, valtion liikelaitos, kirkko

ja muu, kuten hankintarengas; nm tiedot kertn tilastointia varten eivtk ne ny

julkaistussa ilmoituksessa)

Hankintayksikll on oikeus lhett avoimessa menettelyss tarjouspyynt ja muissa

menettelyiss tieto vireill olevasta hankinnasta (esimerkiksi kopio hankintailmoituk-

sesta) suoraan soveliaiksi arvioimilleen toimittajille. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla

eik vastaavia tietoja tai tarjouspyynt saa antaa toimittajille ennen kuin hankinta-

ilmoitus on julkaistu HILMA-tietojrjestelmss. [1]

Kansallisissa hankinnoissa on kytss ainoastaan hankintailmoitus. Sit kytetn

aloittamaan kaikki muut hankintamenettelyt, mutta ei suorahankintaa. Suunnitte-

lukilpailuja varten tehtviss ilmoituksissa kytetn EU:n kynnysarvot ylittviin

hankintoihin tarkoitettuja lomakkeita. Kansallisten hankintojen ilmoittamisille ei ole

sdettyj mraikoja. Kansallisissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan

laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan

pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdollisuuksien hyvksikytn ja

tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset [6].

18 19

TULE HYV HANKINTA

Hankintalaji(tavarat, palvelut, SOTE-palvelut, tyvoimahallinnon koulutuspalvelut, rakennusurakka,

kyttoikeusurakka, suunnittelukilpailu tai palveluiden kyttoikeussopimus)

Tarjouksen valintaperuste(joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus; jos se on kokonaistaloudellinen

edullisuus, viitataan joko tarjousasiakirjoissa esitettviin vertailuperusteisiin tai

lomakkeessa lueteltaviin perusteisiin)

Hankinnan sislt kuvaava CPV-koodi(pnimikkeisttasolla eli CPV-koodin ylin taso kahden ensimmisen numeron tarkkuudella)

Hankintamenettely(avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,

suunnittelukilpailu, puitejrjestely, muu menettely)

Tieto siit, ett ehdokkaalle tai tarjoajalle asetetaan kelpoisuusehtoja,

heidn mrns rajataan tai heilt vaaditaan selvityksi(tarkentavia tietoja voi olla tarjousasiakirjoissa)

Osatarjousten tai vaihtoehtoisten tarjousten hyvksyminen; se, varataanko hankinta tykeskuksille tai vastaaville

Mraika, johon menness tarjoukset tai osallistumishakemukset on viimeistn toimitettava hankintayksiklle; mrajan on oltava kohtuullinen

Muut tiedot

Ilmoituslomakkeessa on lisksi muita tietoja sisltvi kohtia ja vapaakentti, joiden

tyttminen on hankintayksin harkinnassa. Esimerkiksi aluekoodin kyttminen

on suositeltavaa, koska se helpottaa yritysten tiedonhakua. Samoin on suositeltavaa

ilmoittaa, kytetnk hankintalain 53 ja 54 :n mukaisia poissulkuperusteita.

Hankintailmoitukseen voidaan liitt mys muita asiakirjoja (esim. tarjouspyynt) tai

linkkiyhteys niihin. Kansallisessa hankintailmoituksessa on linkitettyn kattavat tytt-

ohjeet sek linkitys mm. CPV-koodeihin. EU-kynnysarvot ylittviss hankinnoissa

CPV-koodien kyttminen on pakollista (kts. hankinta-asetuksen 7 ).

2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittvien hankintojen tarjouskilpailu

Kansallisen kynnysarvon ylittvien hankintojen tarjouskilpailu kydn ppiirteittin

lpi kappaleessa 3. Hankintaprosessi.

2.3. EU-kynnysarvon ylittvt hankinnat

Kansallisten ja EU-hankintojen kilpailuttaminen tapahtuu lhtkohtaisesti samoin

perustein, mutta EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaati-

mukset. Mrajat, hankintamenettelyt, hankintailmoituksen sislt, tarjouspyynnn

sislt, tarjoajien valinta, tarjouksen valintaperuste sek odotusaika poikkeavat jonkin

verran kansallisten hankintojen kilpailuttamisesta.

Neuvottelumenettelyn ja suorahankinnan kyttala on tiukemmin snnelty EU-

hankinnoissa. EU-hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti, kun tavarahankinta, han-

kintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, kyttoikeusurakka

tai suunnittelukilpailu ylitt EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai

hankinta on keskeytetty, on siit viel tehtv jlki-ilmoitus. Jlki-ilmoitusvelvollisuus

koskee mys hankintalain liitteen B mukaisia palveluhankintoja.

Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jlki-ilmoitusvelvollisuudesta muistu-

tetaan TED-tietokannasta (Tenders Electronic Daily) automaattisesti lhetettvll

shkpostiviestill. EU-ilmoituksissa kytetn Euroopan komission asetuksilla

1564/2005/EY ja 1150/2009/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Nist vakiolomakkeista

HILMAssa tytetn ennakkoilmoitus, EU-hankintailmoitus, EU-hankintailmoitus/eri-

tyisalat, jlki-ilmoitus, jlki-ilmoitus/erityisalat, suorahankintaa koskeva ilmoitus sek

dynaamista hankintajrjestelm koskeva lyhennetty ilmoitus.

HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen

lehden tydennysosassa (S-sarja) sek TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehd

HILMAssa ennen klo 12.00:ta, jotta ne ehtivt EUVL:n julkaisutoimistoon saman pivn

aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jlkeen kun ne on toimitettu

julkaistavaksi EU-laajuisesti. [7]

20 21

TULE HYV HANKINTA

valtion keskushallinto-viranomainen

muut hankinta- viranomaiset

Tavara- ja palveluhankinnat 135 000 209 000

Rakennusurakat 5 225 000 5 225 000

Kyttoikeusurakat 5 225 000 5 225 000

Suunnittelukilpailut 135 000 209 000

menettelytapa ei ennakkoilmoitusta ennakkoilmoitus julkaistu

ilmoitus

tehty

shkisesti

ilmoitus ja tarjouskirjat shkisesti 1

ilmoitus

postitse

ilmoitus

tehty

shkisesti

ilmoitus ja tarjouskirjat shkisesti 1

ilmoitus

postitse

Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)

Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv*

Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely

Osallistumishakemuksen jttminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv*

Tarjousaika rajoitetussa menettelyss 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv**

Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely

Osallistumishakemuksen jttminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv*

Tarjousaika rajoitetussa menettelyss 10 pv* 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**

Kyttoikeusurakat

Osallistumishakemuksen jttminen 45 pv* - 52 pv* - - -

Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - -

Tarjousaika - - 40 pv** - - -

Jlki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv***

valtion keskushallinto-viranomainen

muut hankinta- viranomaiset

Tavara- ja palveluhankinnat 418 000 -

Rakennusurakat 5 225 000 5 225 000

Suunnittelukilpailut 418 000 -

TAULUKKO 3: EU-KYNNYSARVOT KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 4: EU-KYNNYSARVOT YLITTVIEN HANKINTOJEN VHIMMISMRAIKATAULUKKO [7]

EU-KYNNYSARVOT YLITTVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJ

VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

EU-KYNNYSARVOT YLITTVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJ

VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

eu-kynnysarvot (hankintalain 16 ) eu-kynnysarvot (hankintalain 16 )

eu-kynnysarvot (erityisalojen hankintalain 12 )

Ennakkoilmoitus tehdn shkisesti HILMAssa.

* Hankintailmoituksen lhettmispiv seuraavasta pivst

** Tarjouspyynnn lhettmispivst

*** Hankintasopimuksen tai puitejrjestelyn syntymisest

1 Hankintalain 38 :ss sdetn tarjousasiakirjojen shkisest saatavilla olosta ja shkisest ilmoittamisesta.

llmoitus tehdn shkisesti sek tarjouspyyntasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat shkisesti ja tydellisesti saatavilla

sek ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

22 23

TULE HYV HANKINTA

3. HANKINTAPROSESSI

Hankintayksikt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon

ylittviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyj mys pienhankinnoissa. Eli, pien-

hankinnoissa voidaan mys soveltaa esimerkiksi ennakkokysely tai HILMAssa

ilmoittamista tms. Hankintayksikt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa mys

EU-kynnysarvot ylittviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyj mys kansallisissa

hankinnoissa. Monesti on todettukin, ett esimerkiksi pienhankinnoissa sovelletut

kansallisten hankintojen menettelyt ovat tuottaneet hyvi tuloksia hankintaprosessin

edetess.

Seuraavissa kappaleissa kuvataan perinteinen, hyvksi todettu hankintaprosessi.

Lhtkohtaisesti kyseist hankintaprosessia voidaan soveltaa niin pienhankinnoissa,

kansallisissa hankinnoissa kuin mys EU-hankinnoissa. Toki tulee huomioida, ett pien-

hankinnoissa hankintayksikll ei ole mitn velvoitetta soveltaa kaikkia alla mainittuja

prosesseja, mutta niiden hydyntminen saattaa tehostaa ja jopa selkeytt kilpailu-

tusta. Toiseksi tulee huomioida, ett EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta

tiukemmat vaatimukset, kuin kansallisissa hankinnoissa.

Seuraavalla sivulla taulukossa 4 on ksitelty eri hankintaprosessien vaiheita (vaiheet

avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa). Listassa on tuotu esille mys, mitk vaiheet

eivt ole pakollisia tai miss voidaan kytt hankintayksikn omia menettelytapoja. On

hyv huomioida, ett vaikka kohdat 1 ja 2 eivt ole kytnnss missn hankinnassa

pakollisia, on vaiheiden hydyntminen suositeltavaa. Kohdat 1 4 toteutetaan ennen

varsinaisen tarjouskilpailun alkua, kohdat 5 13 ovat varsinainen tarjouskilpailu ja koh-

dat 14 17 ovat varsinaisen tarjouskilpailun jlkeen toteutettavat vaiheet.

eu-hankintaEU-hankintadirektiivit

kansallinen hankintaHankintalaki

pienhankinta

EU:n perussopimuksen yleiset periaatteet

1. Markkinaseuranta Markkinaseuranta Markkinaseuranta

2. Suunnittelu Suunnittelu Suunnittelu

3. Ennakkoilmoitus (Ennakkoilmoitus) (Ennakkoilmoitus)

4. Menettelyvalinta Menettelyvalinta (Menettelyvalinta)

5. Hankintailmoitus Hankintailmoitus (Hankintailmoitus)

6. Tarjouspyynt Tarjouspyynt Tarjouspyynt

7. Listietokysymykset ja vastaukset

Listietokysymykset ja vastaukset

Listietokysymykset ja vastaukset

8. Tarjousten jttminen Tarjousten jttminen Tarjousten jttminen

9. Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus

10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus

11. Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus

12. Tsmennyspyynt ja vastaukset Tsmennyspyynt ja vastaukset Tsmennyspyynt ja vastaukset

13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu

14. Hankintapts ja ilmoittaminen

Hankintapts ja ilmoittaminen

Hankintapts ja ilmoittaminen

15. Valitusaika / odotusaika Valitusaika / odotusaika (Valitusaika / odotusaika) 2

16. Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi

17. Jlki-ilmoitus (Jlki-ilmoitus) (Jlki-ilmoitus)

TAULUKKO 5: HANKINTAPROSESSIEN VAIHEET

Ei pakollinen2 Hankintayksikn omat menettelytavat

24 25

TULE HYV HANKINTA

3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta

Markkinaseuranta voidaan toteuttaa tysin vapaasti hankintayksikn ja mahdollisten

tarjoajien vlill. Mit tehokkaammin markkinaseuranta on toteutettu, sit paremmin

suunnittelu voidaan toteuttaa, markkinat huomioon ottaen.

3.2. Suunnittelu

Koko tarjouskilpailun eteneminen on paljolti kiinni tarjouskilpailun ensimmisist

vaiheista. Jos ensimmiset vaiheet on toteutettu ja suunniteltu hyvi menetelmi ja

kytntj hydynten, on tarjouskilpailun myhemmt vaiheet helpompi toteuttaa.

3.3. Ennakkoilmoitus

Yksi todella hyvksi todettu menettely kilpailutuksen aloittamiselle on julkaista esim.

hankintayksikn kotisivuilla tai hankinnan suuruudesta riippuen HILMAssa Ennakko-

ilmoitus Tietopyynt / Tekninen vuoropuhelu / Kutsu markkinavuoropuheluun. Ennakko-

ilmoitus tulee tehd kaikissa EU-hankinnoissa, mutta se ei ole pakollinen kansallisissa

hankinnoissa tai pienhankinnoissa (Huom! Ennakkoilmoitusta voidaan kuitenkin hy-

dynt sek kansallisissa hankinnoissa ett pienhankinnoissa).

Ennakkoilmoitus ei sido hankintayksikk eik tarjoajia mihinkn ja koska varsinaista

tarjouskilpailua ei ole tss vaiheessa aloitettu, on kaikki vuoropuhelu hankintayksikn

ja mahdollisten tarjoajien kesken mahdollista toteuttaa tysin avoimesti.

Tsskin on kuitenkin hyv tiedostaa, etteivt ennakkoilmoituksen aikana kydyt

keskustelut aseta ketn mahdollisista tarjoajista erityisasemaan. Ennakkoilmoituksen

avulla voidaan vhent toimittajariippuvuutta ja saada aikaan tietoja uusista toteu-

tusvaihtoehdoista sek hankkijan rahoitusmahdollisuuksiin ja aikatauluihin sopivista

ratkaisuista. Jo tehty tarjouspyynt ei yleens saa en muuttaa, joten vaihtoehdot

tulisi selvitt ennakolta.

Vaihtoehtoisten tarjousten pyytminen on mahdollista, mutta kytnnss niiden

vertaileminen voi olla tylst ja vaikeaa. Mikli kyseess on mittava hanke, on jo

suunnitteluvaiheessa syyt arvioida mys tarve ennakkoilmoituksen julkaisemiseen

HILMAssa. Ennakkoilmoituksella voidaan myhemmin lyhent tarjousaikaa. Ennakko-

ilmoituksessa on suositeltavinta kytt yleisi ja kaikille avoimia tiedotustapoja.

Suositeltavin menettely on ilmoittaa tulevasta hankinnasta jo ennen mahdollisen

HILMAssa tehtvn ennakkoilmoituksen julkaisemista esimerkiksi hankintayksikn

verkkosivuilla.

3.3.1. Tietopyynt

Ennakkoilmoituksen tietopyynnll tai markkinoiden kartoituksella, ennakkotieduste-

lulla tai informaatiokyselyll (RFI) tarkoitetaan sit, ett hankintayksikk selvitt

ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien mr ja toimituskyky, markkinoilla

olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutus-

tapoja. Mys eri ratkaisuvaihtoehtojen kustannustasoa voidaan selvitt. Tietopyyn-

nss voidaan kuvata esimerkiksi hankinnan tavoitteet, hankintayksikn halukkuus

vaihtoehtoisiin ratkaisuihin, laatutaso ja muut tavoitellut tekniset ominaisuudet,

toivottu kustannustaso, hankinnan aikataulu ym. yleiset seikat. Syrjimttmyyden ja

tasapuolisuuden varmistamiseksi yrityksille suunnattavat tietopyynnt on syyt tehd

kirjallisesti ja mahdollisimman laajasti.

Hankintayksikk ei saa tss vaiheessa kyd mitn varsinaista tarjouskeskusteluja

tai neuvotella hankinnasta yksityiskohtaisesti yritysten kanssa. Kahdenkeskisi kes-

kusteluja mahdollisten tarjoajien kanssa on hyv vltt muutoinkin, koska keskuste-

luissa toimittaja saattaisi saada asiasta enemmn tietoa kuin muut tai toimittaja voisi

vaikuttaa suunnittelun hankinnan sisltn itselleen edullisella tavalla.

Jos keskusteluja ei voida vltt, niit olisi joka tapauksessa kytv mahdollisimman

usean yrityksen kanssa ja mieluiten niin, ett keskustelujen sislt dokumentoidaan.

Tavarahankinnoissa voidaan pyyt mys nytteit ja palvelukohteissa voidaan tehd

26 27

TULE HYV HANKINTA

tutustumiskyntej, jos tll ei vaaranneta tarjoajien tasavertaista kohtelua. Tieto-

pyynt on erityisen trke ja suositeltavaa silloin, kun hankitaan uusia, innovatiivisia

tuotteita tai palveluratkaisuja.

Tietopyynt voi ppiirteittin olla esim. seuraavanlainen:

Pienhankinnoissa voidaan hydynt mys tietopyynt, ja yksi hyvksi todettu menet-

telytapa on toimittaa tietopyynt esimerkiksi shkisesti niille halutuille toimittajil-

le (3 5), joita lhestyttisiin mys varsinaisella tarjouspyynnll. Pienhankinnoissa

voidaan mys hydynt menettelytapaa, jossa ennakkoilmoituksen mukaisesti

toimitetaan ns. luonnosehdotuspyynt. Jos esimerkiksi tuleva pienhankinta on vaikkapa

tytilojen suunnittelua tms., voidaan ennen varsinaisia tarjouspyyntj toimittaa luon-

nosehdotuspyynt, jossa avataan ppiirteittin tuleva hankinta.

Luonnosehdotuspyynnn pperiaatteena on siis pyyt halutuilta toimittajilta ehdo-

tuksia esim. ed. mainitun tytilan ratkaisuista ja valita jatkoon esim. 2 3 parasta, joille

toimitetaan varsinainen tarjouspyynt (Huom! Jatkoonpsyseikka on hyv mainita

luonnosehdotuspyynnss selvsti). Luonnosehdotelma ja esimerkiksi tietopyynt

ovat teknisilt ja muodollisilta seikoilta tarkasteltuina tarjouspyynnn kaltaisia, mutta

eivt niin yksityiskohtaisia.

3.3.2. Tekninen vuoropuhelu

Ennakkoilmoituksen teknisess vuoropuhelussa hankintayksikk julkaisee luonnos-

version tarjouspyynnstn kommentoitavaksi. Tll vltetn tulkinnanvaraisuuksia,

ja hankintayksikk voi ennen varsinaisen tarjousajan alkamista selvent ja tydent

tarjouspyyntn. Joskus hankintayksikk on saattanut julkaista teknisen vuoropuhelun

sijaan budjettitiedusteluksi merkittyj yksityiskohtaisia ja tysin tarjouspyynnn

muotoon laadittuja asiakirjoja, joissa on pyydetty ilmoittamaan sitovasti mm. tuotteen

tarkka hinta.

Budjettitiedustelut on pyydetty palauttamaan samaan tapaan kuin tarjouksetkin eli

mraikaan menness ja suljetussa kirjeess. Hankintayksikn toteuttama budjetti-

tiedustelu ei kuitenkaan saa olla sellainen, ett tarjoaja voisi sekoittaa sen varsinai-

seen tarjouspyyntn.

1. Millaisilla menetelmill mielestnne saavutetaan tulevalla hankinnalla toteutettavat tavoitteet?

2. Hankinnan sisllksi on suunniteltu seuraavia kokonaisuuksia: XXX. Mit mielt olette ehdotuksesta?

3. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseess olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydmme ilmoittamaan montako referenssi/millaisia referenssej teill on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta.

4. Tarjousten arviointikriteereiksi on suunniteltu: A) LAATU (tysuunnitelma 30 % ja osaaminen 40 %) ja B) HINTA (30 %). Onko kriteerit mielestnne sopivassa suhteessa?

5. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Mik olisi paras hinnoittelumalli tlle hankinnalle?

6. Mik on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta?

7. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte liitt oheen sopimusmallin.

8. Pyydmme vapaamuotoisia nkemyksinne seikoista, joita tarjouspyynt tehtess kannattaisi huomioida.

9. Onko jotain, mit haluaisitte kysy meilt?

10. Millaiset kannustimet/sanktiot palvelun tuottamiseen olisi tarkoituksenmukaista liitt?

TAULUKKO 6: ENNAKKOILMOITUKSEN TIETOPYYNTESIMERKKI

HANKINTAA KOSKEVAT KYSYMYKSET

PYYDMME TEILT NKEMYKSINNE SEURAAVISTA ASIOISTA:

28 29

TULE HYV HANKINTA

3.3.3. Markkinavuoropuhelu

Markkinavuoropuhelu on kytnnss tiedotustilaisuus, joka voi olla suositeltavaa

esimerkiksi silloin, kun palveluhankintoja kilpailutetaan ensimmisen kerran. Pienten

yritysten edustajat ovat toivoneet mys, ett hankintayksikk jrjestisi erityisen tar-

jouspyynnn lpilukutilaisuuden, jotta niill pienyrittjill, joilla on kaikkein vhiten

osaamista, olisi mahdollisuus ymmrt hankintayksikn tarpeet ja hankinnan ehdot.

Tt tavoitetta voidaan hyvin edist avoimella tiedotustilaisuudella. [1]

3.4. Menettelyvalinta

Eri hankintamenettelyiden keskeinen sislt on kuvattu seuraavassa. Kaikista hankin-

noista on lisksi tehtv hankintapts sek pts tarjoajien ja ehdokkaiden hylk-

misest. Tarjouskilpailun hvinneille tarjoajille sek menettelyn aiemmassa vaiheessa

hyltyille ehdokkaille ja tarjoajille on annettava tiedoksi pts, ja siihen on liitettv

valitusosoite. Tss kydyt kuvaukset avaavat vain ppiirteittin eri hankintamenette-

lyit. Tarkemmat sisllt lytyvt lhteiden osoittamista tiedoista.

Erityismainintana voisi tss nostaa esille neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen

neuvottelumenettelyn. Kyseisi menettelyit hydynnetn Keski-Euroopassa ja Iso-

Britanniassa huomattavasti enemmn kuin Suomessa. Yleisesti ottaen thn ei liene

muuta syyt, kuin se, ett neuvottelumenettelyit ei ole totuttu kyttmn Suomessa

kovinkaan paljon, ja niiden hydyntminen vaatii kaikin puolin enemmn tarkkuutta ja

osaamista.

Monet hankintoihin perehtyneet juristit ovatkin todenneet esimerkiksi ennakko-

ilmoituksen eri vaiheiden tuottavan samat hydyt kuin neuvottelumenettelyjen. [1]

3.4.1. Avoin menettely

Hankintayksikk julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimit-

tajat voivat tehd tarjouksen (5 ). Tarjouspyyntasiakirjat ovat saatavilla joko hankinta-

yksiklt tai shkisesti, ilmoituksessa mainitussa osoitteessa. Tarjousten sisllst ei

voi neuvotella tarjoajien kanssa. Hankintayksikk tarkistaa ensin kaikkien tarjoajien

kelpoisuuden eli sen, tyttvtk ne tarjoajille asetetut vhimmisvaatimukset. Tarjous-

ten vertailuun hyvksytn vain vhimmisehdot tyttvt tarjoajat. Muut hyltn.

Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mit tarjouspyynnss on ilmoitettu. Yleens va-

litaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava

ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]

3.4.2. Rajoitettu menettely

Hankintayksikk julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat

toimittajat voivat pyyt saada osallistua hankintaan, mutta ainoastaan hankinta-

yksikn valitsemat ehdokkaat voivat tehd tarjouksen (5 ).

Hankintayksikk valitsee varsinaiseen tarjouskilpailuun ilmoittamansa vhimmis-

tai enimmismrn parhaita tarjoajia. Perusteena valinnassa voivat olla esimerkiksi

vhimmiskriteerit ja lispisteit antavat kriteerit.

Hankintayksikk lhett varsinaisen tarjouspyynnn ainoastaan tarjoajiksi valitsemil-

leen toimittajille. Tarjousten sisllst ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Tarjouksista

valitaan paras sen mukaan, mit tarjouspyynnss on ilmoitettu. Yleens valitaan

kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja

tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]

30 31

TULE HYV HANKINTA

3.4.3. Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettely saa kytt vain erityisill perusteilla. Hankinnasta julkaistaan

ilmoitus. Toimittajat lhettvt osallistumishakemuksen ja hankintayksikk valitsee

menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat. Tmn jlkeen

hankintayksikk lhett valitsemilleen tarjoajille neuvottelukutsun ja aloittaa neu-

vottelut hankinnan sisllst ja ehdoista kaikkien tarjoajaksi hyvksyttyjen kanssa.

Neuvotteluja hankinnan sisllst ja ehdoista voidaan kyd vapaasti yhdess tai

useammassa vaiheessa.

Tarjoajien mr voidaan vhent mys vaiheittain. Neuvotteluvaiheen ptytty

pyydetn lopulliset tarjoukset ja niist valitaan paras. Neuvottelumenettely voi olla

mys jatkovaihe aiemmalle kilpailutukselle.

Hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelut aloitetaan aiemman rajoitetun

tai avoimen menettelyn jlkeisen vaiheena ja jos tietyt edellytykset tyttyvt. [1]

Edell mainittu tarkoittaa siis tilannetta, jossa tarjouskilpailu aloitetaan esimerkiksi

avoimella menettelyll ja vastaanotetut tarjoukset eivt ole keskenn vertailukelpoi-

sia (tm voi johtua esimerkiksi epselvst tarjouspyynnst tai todella erikoisesta

ja uudenlaisesta hankinnasta, joka pit sislln laaja kustannusarvioita tai elinkaari-

suunnittelua). Tllaisessa tilanteessa voidaan siirty suoraan neuvottelumenettelyyn.

Vaihtoehtoisesti tarjouskilpailu voidaan aloittaa mys suoraan neuvottelumenette-

lyll, mutta tss tilanteessa hankinnan tulee olla sisllltn sellainen, ett voidaan

yksiselitteisesti todeta neuvottelumenettelyn olevan luontevin tapa edet (esim. edell

mainittu todella erikoinen tai uudenlainen hankinta, joka pit sislln laaja kustan-

nusarvioita tai elinkaarisuunnittelua). [1]

Neuvottelumenettely on hankintayksikn kannalta kaikkein joustavin ja muodoltaan

vhiten snnelty menettely, jossa hankintayksikk saa mritell hankinnan lopullisen

sislln ja valintaehdot tarjoajien kanssa kytviss neuvotteluissa.

Tarjoajien kannalta menettely on vhiten avoin, koska menettelyyn otetaan mukaan

vain pieni mr tarjoajia eik kaikista hankinnan ehdoista ilmoiteta ennakolta. Tst

syyst menettelyn kytt on rajattu tiukasti vain poikkeuksellisen vaativiin hankintoihin

ja erityistilanteisiin. Esimerkiksi elinkaarihankkeet tai tilanteet, jossa kaikki tarjoukset

ovat olleet merkittvn puutteellisia. [1] [2]

Kilpailullinen neuvottelumenettely on vuoden 2007 hankintalakiuudistuksessa kyttn

otettu, neuvottelumenettelyn ja rajoitetun menettelyn vliin tuleva joustavampi han-

kintamenettely. Sen kytt edellytt jonkinasteista poikkeuksellisuutta, mutta kytt-

edellytykset eivt kuitenkaan ole yht tiukat kuin neuvottelumenettelyss. Neuvottelu-

menettelyn kytn edellytyksist on sdetty EU:n kynnysarvon ylittvien hankintojen

osalta hankintalain 25 :ss (kansallisissa hankinnoissa 66 :ss). Neuvottelumenettelyyn

siirtyminen on mahdollista ensinnkin, jos edeltvss avoimena, rajoitettuna tai kilpai-

lullisena neuvottelumenettelyn toteutetussa menettelyss on saatu vain tarjouksia,

jotka eivt vastaa tarjouspyynt tai tarjousmenettelyn ehtoja. Tm edellytt sit, ett

kaikki tarjouskilpailussa vastaanotetut tarjoukset on tarkastettu ja ett niiss on puutteita,

jotka voidaan katsoa tarjouspyynnn vastaisuuksiksi. Mikli joissakin tarjouksissa on

puutteita, jotka eivt ole tarjouksen hylkmiseen velvoittavia, hankintayksikll ei ole

oikeutta siirty neuvottelumenettelyyn. [1] [2] Neuvottelumenettelyyn siirtymisest on

psntisesti julkaistava uusi hankintailmoitus. Ilmoitusvelvoitteesta voidaan poiketa

tilanteessa, jossa neuvotteluihin otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka tyttvt asetetut

soveltuvuutta koskevat vhimmisvaatimukset ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn

muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. [1] [2]

Neuvottelumenettelyihin voidaan siirty edell mainitulla tavalla tai sitten neuvotte-

lumenettely voidaan ottaa hankinnan alkuperiseksi menettelyksi edellytten, ett

hankinnan kohde sit vaatii: esimerkiksi hankinnan sislt ja kustannusvaikutuksia

on erityisen vaikea arvioida ennakolta.

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirty mys rakennushankkeissa, jotka tehdn tutki-

musta, kehittmist ja kokeilua varten ja joilla ei tavoitella taloudellista hyty. [1] [2]

Neuvottelujen jlkeen hankintayksikk pystyy laatimaan lopullisen tarjouspyynnn,

jonka perusteella se pyyt tarjouksia. Edell kytyjen osioiden perusteella voidaan

todeta, ett tarjouksen tarjouspyynnn mukaisuuden arviointi ei poikkea neuvottelu-

32 33

TULE HYV HANKINTA

menettelyn loppuvaiheessa milln tavoin perinteisten (avoimen ja rajoitetun) menet-

telyiden arvioinneista.

Tarjoajien on tiedettv, mitk ovat lopullisessa tarjouspyynnss tarjouksille asetet-

tavat vaatimukset. Vaatimukset eivt saa poiketa tarjoajien vill toisistaan tarjoajien

tasapuolisen ja syrjimttmn kohtelun turvaamiseksi.

Neuvottelumenettelyss hankintayksikn kannattaa kiinnitt erityist huomiota

tiedon tasapuoliseen jakamiseen tarjoajien vlill. [1] [2]

3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullista neuvottelumenettely saa kytt monimutkaisessa hankinnassa.

Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus tai sen lisksi mys hankinnan sislt

koskeva hankekuvaus tai alustava tarjouspyynt. Tarjoajat lhettvt osallistumis-

hakemukset. Hankintayksikk valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden

mukaan parhaat tarjoajat ja lhett nille neuvottelukutsun tai tarjouspyynnn.

Neuvottelut hankinnan sisllst ja eri ratkaisuvaihtoehdoista aloitetaan kaikkien

valittujen tarjoajien kanssa. Tarjoajien mr voidaan karsia vaiheittain. Kun keskus-

telut todetaan pttyneiksi, kukin tarjoaja tekee lopullisen tarjouksen omasta ratkaisu-

vaihtoehdostaan, ellei muuta ole etukteen ilmoitettu tai sovittu. Tarjouksista valitaan

paras sen mukaan, mit on ilmoitettu kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupe-

rusteeksi. [1]

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyss hankintayksikk neuvottelee menettelyyn

hyvksyttyjen tarjoajien kanssa ratkaisuehdotuksista, joihin pohjautuvaan tarjous-

pyyntn tarjoajat voivat lopulta jtt tarjouksen. Kilpailullisella neuvottelumenet-

telyll voidaan aiempaa joustavammin toteuttaa hankintoja, joissa hankinnan moni-

mutkaisuuden vuoksi on vaikeaa tai eptarkoituksenmukaista laatia tarjouspyynt

ennakolta. [1] [2]

Menettely mahdollistaa hankinnan toteuttamiseen liittyvien neuvottelujen kymisen

ennen tarjousten pyytmist. Menettelyll pyritn helpottamaan monimutkaisten

hankintojen tekemist ja mahdollistamaan uusien ja erityisesti innovatiivisten ratkaisu-

jen huomioiminen hankintojen toteuttamisessa.

Kilpailullista neuvottelumenettely kytetn tyypillisesti hankintamenettelyn esim.

elinkaarimallilla toteutettavissa PPP-hankkeissa ja vaativissa tietojrjestelmhank-

keissa. Kilpailullinen neuvottelumenettelyn kytn edellytyksen on, ett tarjousten

valintaperusteena kytetn kokonaistaloudellista edullisuutta. [1] [2]

Neuvottelumenettely vs. kilpailullinen neuvottelumenettely

Ppiirteissn siis kahta edell mainittua hankintamenettely voidaan kytt hankin-

noissa, jotka ovat erityisen vaativia ja sisllltn ja kustannuksiltaan todella vaikeita

arvioitavia etukteen. Kilpailullinen neuvottelumenettely asettuu ns. neuvottelume-

nettelyn ja rajoitetun menettelyn vliin ja sit voidaan pit molempia joustavampana

hankintamenettelyn. [1] [2] [8]

Useimmissa tapauksissa kilpailullista neuvottelumenettely verrataan hankintamenet-

telyn valintatilanteessa neuvottelumenettelyyn. Selke ohjetta niden menettelyjen

keskinisest paremmuudesta ei ole.

Keskeinen ero neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn vlill

on ainakin se, ett kilpailullinen neuvottelumenettely on selkesti kaksivaiheinen.

Ensimmisess vaiheessa etsitn haluttu ratkaisumalli tai mallit ja toisessa vaiheessa

pyydetn nihin ratkaisumalleihin perustuvat tarjoukset. Neuvottelumenettelyss

tarjouksia saatetaan pyyt suhteessa aikaisemmassa vaiheessa kuin kilpailullisessa

neuvottelumenettelyss. [1] [2] [8]

34 35

TULE HYV HANKINTA

3.4.5. Puitejrjestely

Puitejrjestelyll tarkoitetaan mritelmn mukaan yhden tai useamman hankinta-

yksikn ja yhden tai useamman toimittajan vlist sopimusta, jonka tarkoituksena on

vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtvi hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten

hinnat ja suunnitellut mrt.

Puitejrjestely on kaksivaiheinen menettely, jonka ensimmisess vaiheessa tarjoajat

hyvksytn puitejrjestelyyn kyttmll ensin esimerkiksi rajoitettua menettely.

Toisessa vaiheessa (ns. minikilpailutus) eli varsinaisessa hankinnassa puitejrjestelyyn

hyvksytyille lhetetn tarkennettu tarjouspyynt ja tarjoajat antavat tarkennetun

tarjouksensa. Minikilpailutuksessa annetaan kirjalliset tarjoukset.

Paras valitaan ilmoitettujen perusteiden mukaan. Jos hankinnan sislt ja ehdot on jo

ensimmisess vaiheessa lyty sitovasti lukkoon, erillist minikilpailutusta ei tarvita,

vaan tuote tai palvelu tilataan suoraan etusijajrjestyksen tai muiden mrytymis-

ehtojen mukaisesti. Puitejrjestely voidaan tehd mys yhden tarjoajan kanssa. [1]

3.4.6. Suunnittelukilpailu

Suunnittelukilpailusta julkaistaan hankintailmoitus. Suunnittelukilpailuun voivat

osallistua kaikki halukkaat suunnittelijat tai se voi olla mys kaksivaiheinen menettely

siten, ett kilpailuun voivat osallistua vain ennalta valitut suunnittelijat.

Suunnittelijoiden valinnassa voidaan kytt esimerkiksi rajoitettua menettely.

Suunnittelukilpailun voittajan valitsee puolueeton tuomaristo. Kilpailuun osallistujille

voidaan maksaa rahapalkintoja.

Suunnittelukilpailulla tarkoitetaan hankintalain 5 :n 16 kohdan mukaan menettely,

jolla hankintayksikk voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun,

arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenksittelyyn liittyvn suunnitelman.

Erona muihin menettelyihin on se, ett kilpailun tuomaristo valitsee suunnittelukilpai-

lun voittajan. Kilpailussa voidaan antaa mys palkintoja. Suunnittelukilpailun kyt-

tminen mahdollistaa sen, ett voittajan kanssa voidaan myhemmin tehd suoraan

sopimus suunnittelutyst. [1]

3.4.7. Dynaaminen hankintajrjestelm

Dynaaminen hankintajrjestelm on kaksivaiheinen tarjoajien ja tarjousten valinta-

menettely, johon voidaan ottaa uusia tarjoajia koko ajan ja joka on sallittu vain shkisin

vlinein erityist ohjelmaa kyttmll. Ohjelman kyttn liittyy ehtoja [1]

3.4.8. Shkinen huutokauppa

Shkinen huutokauppa on kaksivaiheinen menettely tavanomaisten tavaroiden

ostamiseksi. Huutokauppaan voidaan valita vain rajallinen mr tarjoajia. Menettely

edellytt erityist shkist huutokauppaohjelmaa. Tarjouksia saa tehd vain tietyn

ajan kuluessa tai tietty mr. Tarjousten valinta on automatisoitu.

3.4.9. Suorahankinta

Suorahankinnan kyttmahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Menettelyss ei ole pakko

julkaista hankintailmoitusta. Tarjouspyynt voidaan tehd vapaamuotoisesti yhdelle

tai useammalle yritykselle. Kaikista tarjoajalle ja tarjoukselle asetettavista ehdoista

voidaan vapaasti neuvotella.

Tarjous voidaan valita vapaasti. Syrjivi ehtoja ei kuitenkaan saa asettaa. Suositeltavaa

on kuitenkin kytt kirjallisia tarjouspyyntj ja kirjallisia tarjouksia. Suorahankinnan

yhten perusteena voi olla esimerkiksi hankintayksikst johtumaton vlitn kiire

toteuttaa hankinta, mutta tss tulee huomioida, ett jos vlitn kiire johtuu vain ja

ainoastaan hankintayksikn puutteellisesta tietmyksest markkinoiden tarjonnan

suhteen, ei perustetta voida katsoa hankintayksikst johtumattomaksi vlittmksi

kiireeksi. [1]

36 37

TULE HYV HANKINTA

3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet

TAULUKKO 7: HANKINTAPROSESSEISSA ENITEN KYTETYT MENETTELYT JA NIIDEN VAIHEET [9]

avoin menettely

rajoitettu menettely

neuvottelu menettely

kilpailullinen neuvottelumenettely

HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus

Tarjouspyynnn lhettminen (jos ei

shkisesti saatavilla)

Osallistumishake-musten vastaanotto

Osallistumishake-musten vastaanotto

Osallistumishake-musten vastaanotto

Tarjousten vastaanotto ja avaus

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuuden ja

tarjouksen tarjous-pyynnn mukaisuuden

tarkistaminen

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimttmill kriteereill

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimttmill kriteereill

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimttmill kriteereill

Tarjousten vertailuTarjouspyynnn

lhettminen (jos ei shkisesti saatavilla)

Neuvottelukutsun lhettminen valituille

tarjoajille

Neuvottelukutsun lhettminen valituille

tarjoajille

Hankintapts ja sen tiedoksianto

Tarjousten vastaanotto ja avaus

Neuvottelut Neuvottelut

Sopimuksen tekoTarjouksen tarjous-

pyynnn mukaisuud-en tarkistaminen

Mahdollinen tarjoajien karsinta

Mahdollinen tarjoajien karsinta

- Tarjousten vertailu Neuvottelut Neuvottelut

-Hankintapts ja sen tiedoksianto

Lopullinen tarjouspyynt

Mahdollinen pts hankinnan ratkaisu-

vaihtoehdosta / vaihtoehdoista

- Sopimuksen tekoTarjousten

vastaanotto ja avausLopullinen

tarjouspyynt

- -Tarjouksen tarjous-

pyynnn mukaisuuden tarkistaminen

Tarjousten vastaanotto ja avaus

- - Tarjousten vertailuTarjouksen tarjous-

pyynnn mukaisuuden tarkistaminen

- -Mahdolliset

tarkennuksetTarjousten vertailu

- -Hankintapts ja sen tiedoksianto

Mahdolliset tarkennukset

- - Sopimuksen tekoHankintapts ja sen tiedoksianto

- - - Sopimuksen teko

3.5. Hankintailmoitus

Kun tarjoaja tarkastaa tarjouksensa tarjouspyynnn mukaisuutta, sen on syyt katsoa

mys hankintailmoituksen sislt. Jos tarjouspyynnn ja hankintailmoituksen sislt

poikkeavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksen sislt. Ennakkoilmoitus ei

taas sido hankintayksikk mihinkn. Vaikka ennakkoilmoituksessa olisikin kuvattu

tulevaa hankinnan kohdetta yksiselitteisestikin, mutta kuvaus puuttuu hankintailmoi-

tuksesta tai varsinaisesta tarjouspyynnst, ei tarjousta voida hylt, jos tarjoaja ei ole

tarjonnut ennakkoilmoituksen mukaista kohdetta.

Esim. MAO: 426/10, sairaalapaineilmakeskus (100 k). Ennakkoilmoitus:

ljyvapaa kompressori; hankintailmoitus ja tarjouspyynt eivt sisltneet

mitn mainintaa ljyvapaasta kompressorista, jolloin hyltty tarjousta ei olisi

tullut hylt, huolimatta siit, ett ko. tarjous ei sisltnyt ljyvapaata kompressoria.

3.6. Tarjouspyynt

Tarjouspyynnn laatimistapoja on varmasti yht monta kuin niiden tekijit. EU-

hankintojen tarjouspyynnn sislt koskevan hankintalain 41 :n mukaan tarjous-

pyynnss tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava seuraavat [2]:

1. Hankinnan kohteen kuvaus

2. Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen

3. Mraika tarjousten tekemiselle

4. Osoite, johon tarjoukset on toimitettava

5. Kieli, tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava

6. Kelpoisuutta koskevat vaatimukset sek luettelo toimitettavista asiakirjoista

7. Tarjouksen valintaperuste sek, mikli valintaperusteena on kokonais-

taloudellinen edullisuus, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai

kohtuullinen vaihteluvli tai poikkeuksellisesti vertailuperusteiden trkeysjrjestys

8. Tarjouksen voimassaoloaika

9. Muut tiedot, joilla on olennaista merkityst hankintamenettelyss ja

tarjouksen tekemisess

38 39

TULE HYV HANKINTA

Tarjouspyynnn voi laatia esimerkiksi niin, ett varsinaisessa tarjouspyyntasiakirjassa

on kuvattu vain hankintamenettely koskevat asiat. Tavanomaista on, ett tarjous-

pyynnss kuvataan hankintaprosessin eteneminen aikajrjestyksess [2]:

Tarjouspyynnn julkaisemisen jlkeen vastaanotetaan kirjalliset liskysymykset

tarjouspyynnst. Tmn jlkeen hankintayksikk vastaa kirjallisiin liskysymyksiin,

ja vastauksista tulee osa tarjouspyyntaineistoa.

Tarjoukset avataan avaustilaisuudessa.

Mrajassa saapuneet tarjoukset otetaan tarkempaan ksittelyyn.

Myhss saapuneet tarjoukset on hylttv tarjoajien tasapuolisen ja

syrjimttmn kohtelun vaatimuksen vuoksi.

Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan. Tmn jlkeen arvioidaan soveltuvien

tarjoajien tarjousten tarjouspyynnn mukaisuutta.

HUOM! Hankintayksikn kannattaa pyyt tarjoajaa ilmoittamaan kaikki

edellytetyt tiedot yhdell lomakkeella.

3.7. Listietokysymykset ja vastaukset

Tarjouspyynnn julkaisun jlkeen, ennen tarjousten jttmist, tarjoajilla on mahdol-

lisuus ja oikeus esitt listietokysymyksi. Hankintayksikn antamista vastauksista

tulee osa tarjouspyyntaineistoa ja vastaukset listietokysymyksiin ovat julkisia.

Vastaukset listietokysymyksiin julkaistaan anonyymisti.

3.8. Tarjousten jttminen

Annetun tarjouksen tulee sek tekniselt ett asiasisllltn olla tarkasti tarjouspyyn-

nn mukainen. Tarjoukset ovat hinnan ja muiden ehtojen osalta lopullisia sek hankinta-

yksikn ett tarjoajan nkkulmasta. Kaikkien pyydettyjen selvitysten ja liitteiden on

oltava mukana sek kirjallisessa ett mahdollisessa shkisess muodossa annetussa

tarjouksessa. Pyydettyj tarjouslomakkeita on syyt kytt. Kaikki vaaditut tiedot on

ilmoitettava siin muodossa kuin tarjouspyynnss edellytetn. Kaikkien sopimus-

ehtojen on oltava pyydetyn mukaisia.

Tarjoajien soveltuvuustarkastuksessa ja tarjousten vertailu ja perusteet -kappaleissa

avataan tarkemmin tarjousten sisllllisi (sek teknisi ett muodollisia) seikkoja.

Perusnyrkkisntn on hyv muistaa, ett tarjouksen tulee vastata jokaiseen tarjous-

pyynnss edellytettyyn kohtaan. Tss tulee erityisesti tiedostaa, mitk ovat muodollisia

ja mitk teknisi ja ehdottomia seikkoja.

3.9. Tarjousten avaustilaisuus

Hankintalaissa ei sdet erikseen tarjousten vastaanottamisesta tai avaamisesta.

Kaikkia tehtyj tarjouksia ja tarjoajia on kuitenkin kohdeltava tasapuolisesti ja luotta-

muksellisesti eivtk tarjouksen ksittelyyn ja ptksentekoon osallistuvat henkilt

saa olla esteellisi. Tarjoukset on syyt ksitell niin hyviss ajoin, ett hankintapts

voidaan toimittaa tarjoajille tarjouksen voimassaoloaikana. [1]

Tarjoukset avataan yleens erillisess avaustilanteessa, jonka ei ole tarpeen olla

julkinen. Poikkeuksellisesti tilaisuus voi olla julkinen, jos sit edellytetn esimerkiksi

hankkeen rahoitusta koskevassa tukiptksess. Kirjalliset tarjoukset on silytettv

avaamattomina avaustilaisuuteen saakka. Vastaanotettuun kuoreen merkitn yleens

tarjouksen saapumisaika ja asiakirjat vastaanottaneen henkiln nimi. Mys shkisesti

toimitetut tarjoukset on silytettv luotettavalla tavalla. [1]

Avaustilaisuus pidetn luonnollisesti vasta tarjousajan ptytty. Kuoria avaamassa

on yleens vhintn kaksi henkil. Tarjouksiin merkitn yleens numero, pivmr

ja tarjouksen avaajan nimikirjoitus kuorten avaamisjrjestyksess.

Myhstynytt tarjousta ei ole syyt avata, vaan se on palautettava lhettjlle.

Myhstyneeksi katsotaan mys sellainen tarjous, joka on saapunut jttajan jlkeen,

mutta ennen tarjousten avaustilaisuutta. Tarjoaja kantaa vastuun siit, ett tarjous on

40 41

TULE HYV HANKINTA

perill ajoissa. Tarjousten avaamisesta laaditaan avauspytkirja, jonka allekirjoittavat

tarjousten avaajat. Pytkirjaan merkitn yleens aika, paikka, avaajien nimet,

tarjousten jttmist varten annetun mrajan pttymishetki, tarjousten juokseva

numero ja tarjousten tekijiden nimet. [1]

Jos hankintayksikk on hankintailmoituksen ohella lhettnyt avoimessa menettelyss

tarjouspyynnn suoraan mys joillekin valitsemilleen yrityksille, joilta ei kuitenkaan

ole saatu tarjousta, on mys tllaiset seikat hyv merkit pytkirjaan. Pytkirjaan on

syyt merkit mys tarjousten myhstyminen sek kaikkien tarjousten saapumisaika

sek ne muut seikat, jotka mahdollisesti ovat tarpeen tarjousasiakirjain yksilimiseksi.

Jos tarjous on toimitettu yhdess kuoressa, tarjouksissa olevat hinnat merkitn

avauspytkirjaan tai erilliseen taulukkoon. [1]

Tarjousten ksittely voidaan aloittaa heti avauksen jlkeen. Mikli tarjoukset on

toimitettu avoimessa menettelyss ns. kahden kuoren tai kolmen kuoren menettelyn

mukaisesti, ensin avataan tarjoajan kelpoisuuden arviointia koskevat tiedot sisltv

kuori. Jatkoon valitaan vain ne, joihin ei ole sovellettava poissulkuperiaatteita ja jotka

tyttvt muut tarjoajille asetetut ehdot.

Varsinaisen tarjouksen tiedot sisltvt kuoret avataan vain niilt tarjoajilta, jotka on

hyvksytty tarjoajiksi. Kolmen kuoren menetelmss viel tarjoushintakin on omassa

kuoressaan. Niiden tarjousten hintakuorta ei avata, jotka eivt tyt tarjouspyynnn

ehtoja.

Suunnittelua sisltvien asiantuntijapalveluiden hankinnassa voidaan kytt jopa ns.

viiden kuoren menetelm, jolloin projektisuunnitelmaa, henkilst, projektin johtoa,

yrityst sek hintaa koskevat tiedot ovat kukin omassa kuoressaan. Tmn mallin kytt

on kuitenkin kytnnss hyvin monimutkaista, joten sen kytt on harvinaista. [1]

Lhtkohtaisesti tarjousten avaustilaisuus etenee edell mainitun mukaisesti huoli-

matta siit, onko kyseess yhden, kahden tai vaikka viiden kuoren menetelm. Eli, ensin

tarjousten avaustilaisuus, sitten tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tmn jlkeen

vasta tarjousten vertailu.

3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus

Soveltuvuuden arvioinnilla hankintayksikk voi selvitt ehdokkaiden ja tarjoajien eli

tavarantoimittajien, palveluntuottajien tai urakoitsijoiden soveltuvuuden eli kyvyn

toteuttaa hankinta. Tm tapahtuu EU-hankinnoissa esittmll hankintailmoituksessa

ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknist suori-

tuskyky ja ammatillista ptevyytt sek laatua ilmaisevia valmiuksia.

Kansallisessa avoimessa menettelyss voi mahdollisista vaatimuksista ja niiden

todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ilmoittaa hankintailmoituksessa tai vasta

tarjouspyynnss. Hankintayksikn on ennen tarjousvertailuun ryhtymist arvioitava,

tyttvtk ehdokkaat ja tarjoajat niille asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen

tilanteeseen sek tekniseen ja ammatilliseen ptevyyteen liittyvt ennalta ilmoitetut

vhimmisvaatimukset.

Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivt tyt hankintayksikn asettamia vhimmis-

vaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. [1]

Oikeuskytnniss on todettu, ett jos esimerkiksi soveltuvuuden edellytyksen

tarjoajaa on pyydetty toimittamaan todistus lakisteisist veroista tai sosiaalimak-

suista tai vaikka ilmoittamaan y-tunnus, ja tarjoaja on tmn liitteen tai tiedon jttnyt

toimittamatta, on hankintayksikll oikeus pyyt sit jlkikteen. Hankintayksikll

on oikeus, mutta ei velvollisuutta sulkea kyseinen tarjoaja ulos tarjouskilpailusta.

Tss tulee tiedostaa, mit tarkoitetaan hankintayksikn tai tarjoajan velvollisuuksilla

ja oikeuksilla; ne ovat kaksi eri asiaa ja lainsdnt suhtautuu niihin eri tavalla.

Eli tarjoajaa ei tule hylt, jos tarjoaja on jttnyt toimittamatta jonkin soveltuvuuden

arviointiin liittyvn liitteen tai tiedon. Kyseinen tarjoaja voidaan kuitenkin sulkea pois

tarjouskilpailusta. Normaalisti hankintayksikk pyyt jlkikteen tarjoajaa toimitta-

maan puuttuneen soveltuvuuden arviointiin liittyvn liitteen tai tiedon. [1]

42 43

TULE HYV HANKINTA

Markkinaoikeudessa esiintyy usein vitteit tarjouksen tarjouspyynnn vastaisuudesta

koskien puutteita, jotka liittyvt tarjoajan soveltuvuuden arviointiin. Hankintayksikll

on oikeus, mutta ei velvollisuutta, sulkea tarjous kilpailun ulkopuolelle, mikli tarjouksesta

puuttuu tarjoajan soveltuvuutta koskevia liitteit.

Tllaisten liitteiden puuttuminen ei kuitenkaan tee tarjousta tarjouspyynnn vastaiseksi,

koska liitteiden puuttuminen ei lainkaan liity tarjousten tarjouspyynnn mukaisuuden

arviointiin, eli kyse ei ole tarjouksen sisltn ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta

seikasta. [1]

3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkej

Tarjousten tarkastuksessa kydn lpi tarjouspyynnss edellytetyt (edellytetyt asiat

mritelln yleens ehdottomiksi vaatimuksiksi) asiat ja tarkistetaan, onko tarjous

tarjouspyynnn mukainen.

Yleens tarjousten tarkastuksessa kydn lpi hankinnan kohteen kuvaamiseen

liittyvt seikat, tuotteen sislln mrittely, kokonaishinta, sopimusehdot sek

laatuvertailuun vaikuttavat vertailuperusteet. Kaikissa edell mainituissa kohdissa

on ensisijaisen trke, ett hankintayksikk on kuvannut tarjouspyynnssn

edellytetyt asiat riittvn tarkasti.

Esimerkiksi hankinnan kohde (vaikkapa tavoiteltava tila sek nykytila) tulee kuvata

niin selkesti, ett sek vanhat sopimuskumppanit ett mahdolliset uudet sopimus-

kumppanit saavan samansisltisen tiedon hankintayksikn tarpeista. [1]

Tuotteen sislln mrittelyss on huomioitava samat seikat kuin edell mainitussa

kohdassa. Lisksi hankintayksikn tulee huomioida, ett esimerkiksi tavaramerkkiin

viitattaessa tulee aina list sanamuoto tai vastaava. Mys johonkin EN-koodiin viitat-

taessa tulee aina list sanamuoto tai vastaava.

Kaikki edell mainitut seikat on syyt pit mieless tarjouspyynt laadittaessa,

jotta mahdollisilta nkemyseroilta vltytn tuotteen sislln mrittelyss. Oikeus-

kytnniss on mys tilanteita, joissa on voitu viitata suoraan tuotemerkkiin ilman

tai vastaava mainintaa, mutta kyseiset tilanteet ovat harvinaisia (esim. liikelahjojen

hankinnassa on jossain tilanteissa voitu toimia nin). [1]

Hankintayksikll on tysi oikeus edellytt, ettei mitn lishintoja hyvksyt. Eli,

jos hankintayksikk mainitsee tarjouspyynnssn lisi ei hyvksyt, tllin tarjoajan

tulee huomioida, ettei esimerkiksi asennuskustannuksia, huoltokustannuksia tms.

voida laskuttaa.

Hankintayksikn tulee kiinnitt erityst huomiota siihen, ett vaikka hinta olisi

edellytetty jossakin tietyss muodossa, mutta tarjoaja antaakin hinnan eri muodossa,

ei tarjousta tule viel tss vaiheessa hylt. Jos tarjouksen tiedoista on saatavissa

hinta edellytetyss muodossa, on tarjoajan tarjous hyvksyttv hintatietojen osalta.

Tmminen tilanne saattaa synty, jos hankintayksikk esimerkiksi edellytt kertomaan

hinnan arvonlisverottomana, mutta tarjoaja antaakin hinnan arvonlisverollisena.

Annetusta tiedosta on laskettavissa edellytetty tieto, joten tarjous on hintatiedon

osalta hyvksyttv. [1]

Toinen melko tavanomainen tilanne on, ett hankintayksikk edellytt tarjoajia ilmoit-

tamaan esimerkiksi palvelumaksun muodossa 30 * palvelumaksu (/vrk) ja

tarjoaja ilmoittaakin palvelumaksun muodossa /kk. Tarjous ei ole tarjouspyynnn

vastainen, jos tarjoajan tsmennyksen jlkeen vertailuhinta ei ole muuttunut.

Esimerkiksi mikli tarjoajan ilmoittama palvelumaksun vertailuhinta on 30 /kk ja

tsmennyksen jlkeen 1 /vrk, ei vertailuhinta ole muuttunut.

Tss tulee huomioida, ett lhtkohtaisesti hankintayksikk voi ko. tilanteessa

tiedustella tarjoajalta hinnan muodostumista, mutta tarjouksen varsinainen sislt ei

saa muuttua tarjoajan antamassa tsmennyksess, eli hinnan arvo ei saa muuttua.

44 45

TULE HYV HANKINTA

Edell mainitun kaltainen tilanne saattaa synty mys sopimusehdoista. Hankinta-

yksikk edellytt yleens tarjoajaa laatimaan tarjouksen hankintayksikn omien

sopimusehtojen mukaisesti. Jos tarjoaja kuitenkin sisllytt tarjoukseensa omat

sopimusehtonsa, ei tm ole lhtkohtaisesti kielletty, kunhan tarjoajan ja hankinta-

yksikn sopimusehdot ovat yhtenevt. [1]

Tarjouspyynnn ehdottomat vaatimukset ovat aina lopullisia eik niist voi neuvotella,

ellei hankintayksikk ole erikseen tarjouspyynnss maininnut neuvotteluvarasta.

Lhtkohtaisesti hankintayksikll on tysi oikeus mritell tarjouspyynnn

ehdottomat vaatimukset ja tarjoajan tulee niit noudattaa.

Hankintayksikn tulee kuitenkin huomioida hankinnan kohde ja kohteen laajuus ja

suhteuttaa ehdottomat vaatimukset niiden mukaisesti. Perinteisimmt ongelmat ovat

hankinnalle asetettujen vhimmisvaatimusten puutteellisuudessa. Tmminen tilanne

saattaa synty, kun esimerkiksi hankintayksikn laitteelle asettama vhimmisteho ei

tyty, tai laitteessa ei ole hankintayksikn tarjouspyynnss edellyttm ominaisuut-

ta. Mikli tehon on esimerkiksi mritelty olevan yli 1000, tasan 1000 ei riit tarjous-

pyynnn vaatimusten tyttmiseksi. [1]

Mys tarjoajan tarjouksessa olevat varaumat ovat kiellettyj: esim. varaamme oikeuden

sitoa hinnan elinkaarikustannusindeksiin tai valuuttamuunnoksiin on kielletty. Oikeus-

kytnnst lytyy mys tapauksia, joissa tarjouksessa mainittu varauma ei ole

johtanut tarjouksen hylkmiseen.

Huom! Tmmiset tilanteet ovat melko harvinaisia, mutta esim. MAO: 209/06 ja

209/10, lento-operaattoripalvelut lkint- ja pelastushelikoptereille - tapauksessa, mark-

kinaoikeus katsoi, ett valittajan tarjouksen mukaan hankintayksikll on velvollisuus

neuvotella valittajan kanssa kustannustason muuttuessa, mutta valittajalla ei kuitenkaan

ole oikeutta hinnankorotuksiin, jollei hankintayksikk niit erikseen hyvksy. Eli tarjoaja saa

esitt tarjouksessaan varauman, mutta tllin tarjoajan tulee mainita tarjoukses-

saan, ett ellei hankintayksikk erikseen hyvksy varaumaa, ei tarjoajalla ole oikeutta

toimia varauman mukaisesti. [2]

Joskus tarjouksissa saattaa mys olla keskenn ristiriidassa olevia tietoja. Esimerkik-

si tarjoajat sisllyttvt tarjoukseensa yleisluonteisia tulkintaohjeita, joilla pyritn

vlttmn mahdollisia ristiriitatilanteita. Esimerkki: hankintana lumiaura ja tarjous-

pyynnn vaatimuksissa on maininta, ett auran leveyden tulee olla vhintn 2 m ja

tarjouksessa on lukema 1,9 m ja tarjouksen liitteess on lukema 1,8 m ja tarjouksessa

on lisksi maininta tuotteet tarjotaan niill ominaisuuksilla ja kokoonpanoissa, joita tarjous-

pyynnss edellytetn. Tmmisess tilanteessa viimeisin maininta ei poista ristiriitaa,

vaan tarjous on hylttv. [2]

Jos edell mainitussa tilanteessa olisi ollut vain yksi ristiriita - tarjouksessa ja tarjouk-

sen liitteess esim. lukema 1,9 metri sek maininta tuotteet tarjotaan niill ominaisuuk-

silla ja kokoonpanoissa, joita tarjouspyynnss edellytetn - olisi hankintayksikk voinut

tiedustella tarjoajalta virheellist lukemaa tarjouksessa ja tarjouksen liitteess

ja tarjous olisi voitu suurella todennkisyydell hyvksy.

Tarjouspyynnss saattaa esiinty mys vaatimuksia, joiden toteen nyttmisen tytyy

tapahtua vasta ennen tuotteen toimittamista tilaajalle. Ei siis hankintaptksen tai

sopimuksen aikana. Tarjoajalla ei siis tarvitse olla vaadittua asiaa tarjouksen jttmis-

hetkell, vaan riitt kunhan mahdollisen sopimuskauden aikana vaaditut asiat ovat

voimassa.

Huom! Tss ei ole kyse varaumasta. Eli hankintayksikn tulee siis mys huomioida,

ett tarjouspyynnss vaadittujen edellytysten ei tarvitse olla olemassa tarjousta

tehtess, vaan riittv on niiden tyttyminen hankintasopimusta tehtess.

46 47

TULE HYV HANKINTA

Hankintayksikn ja mys tarjoajan tulee huomioida, ett vaikka tarjouksessa olisi

puutteita, niin kaikki puutteet eivt johda tarjouksen hylkmiseen. Tarjouspyynnn

vastaisten puutteiden tulee johtaa tarjouksen hylkmiseen. Hankintayksikn tulee

kiinnitt erityist huomiota seuraaviin seikkoihin hankintaa laatiessaan:

Hankinnan kohteen kuvaaminen

Tuotteen sislln mrittely

Hinnan mrittely

Sopimusehtojen mrittely

Laatuvertailuun vaikuttavien vertailuperusteiden mrittely

Jokaisen mritellyn edellytyksen ja ehdottoman vaatimuksen, tarjouksen vertailuun

vaikuttavan vaatimuksen tai hankinnan kohteen kuvauksen tulee olla niin yksiselittei-

nen, ett mrittely vastaa jokaiseen tarjoajan esittmn miksi-kysymykseen ja tar-

vittaessa mys miten/miss/milloin -kysymyksiin. Mriteltyjen edellytysten laatimista

helpottaa ennakkoilmoituksen toteuttaminen ennen varsinaisen tarjouskilpailupro-

sessin aloittamista.

Tarjousten tarkastuksessa on hyv huomioida, hyvksyyk hankintayksikk mys

rinnakkaiset ja vaihtoehtoiset tarjoukset.

Vaihtoehtoinen tarjous muuttaa jotain hankinnan kohdetta kuvaavaa teknist rat-

kaisua tai muuta hankinnan ehtoa; on siis vaihtoehtoinen ratkaisu hankintayksikn

haluamalle kohteelle. Rinnakkaisessa tarjouksessa sama tarjoaja esitt useita tysin

tarjouspyynnn ehtojen mukaisia ja toisistaan riippumattomia tarjouksia. Kunkin

rinnakkaisen tarjouksen on siten itsessn tytettv kaikki asetetut hankintaehdot

ja niit kohdellaan tarjousvertailussa samalla tavalla kuin erillisten tarjoajien tekemi

tarjouksia. Toimittajalla voi olla useita tuotteita tai palveluvaihtoehtojen toteutusmal-

leja, esim. erilaisia asiantuntijaryhmi.

Tarjousten tarkastuksessa on mys hyv huomioida, hyvksyyk hankintayksikk

osatarjoukset.

Tss tullaan monesti siihen, saako hankintayksikk jakaa hankinnan osiin. Hankintala-

ki ja direktiivit eivt kiell hankintojen jakamista osiin, mutta jaetut osakokonaisuudet

tulee kilpailuttaa osakokonaisuuksien yhteenlasketun arvon mukaisesti.

Esimerkki. Hankintayksikk on hankkimassa sairaalan hoivaosastolle lakanoita, tyy-

nyliinoja, peittoja, tyynyj ja snkyj. Hankintayksikk voi kilpailuttaa kaikki samalla

tarjouskilpailulomakkeella ja mainita, ett tarjoajat voivat tarjota kaikkia kohteita tai

vain osaa tai vain yht. Hankintayksikn tulee kuitenkin huomioida kyseisess kilpai-

lutuksessa koko hankinnan (lakanat, tyynyliinat, peitot, tyynyt ja sngyt) ennakoitu

yhteenlaskettu arvo jokaisen yksittisen hankittavan kohteen kohdalla. Tst aiheesta

lytyy lisinfoa kappaleesta 4. Usein kysytty.

Laatuvertailuun vaikuttavat seikat avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa.

3.12. Tsmennyspyynt ja vastaukset

Oikeuskytnnss on todettu, ett hankintayksikk ei voi tarjousten jttmiselle

asetetun mrajan jlkeen sallia tarjoajan tsment tarjoustaan, ellei tarjouksen

epselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnn epselvyydest. Tllinkn

tarjouksen tsmentminen ei saa johtaa tarjouksen sislln muuttamiseen. Tarjoajien

tasapuolisen ja syrjimttmn kohtelun periaatteen vuoksi hankintayksikk ei voi

myskn korjata havaitsemiaan tarjouksen sisltn vaikuttavia virheit.

Riippumatta siit, tarkistetaanko tarjousta hankintayksikn vai tarjoajan aloitteesta,

voi muutos vaarantaa tasapuolisuuden. [1]

Hankintayksikll ei ole velvollisuutta pyyt tarjoajaa tydentmn puutteellista

tarjoustaan, jos tarjouksesta puuttuu kokonaan jokin tieto (esim. laitteen teknisest

ominaisuudesta). Hankintayksikll ei ole edes oikeutta itse selvitt puutteellisia

tietoja, vaikka tietojen saaminen (esim. yrityksen valmistamien tuotteiden tarkemmat

kuvaukset) olisi helppoa vaikkapa tarjoajan verkkosivuilta.

48 49

TULE HYV HANKINTA

Vain tarjouksessa olevat tai sen perusteella yksiselitteisesti pteltviss olevat tiedot

(esim. kokonaishinta yksikkhintojen mukaisesti tai tarjouksen perusteellakin ptelt-

viss oleva ilmeinen asiavirhe) voidaan huomioida.

Jos tsmennyksi pyydetn, on pyynt lhetettv kaikille vastaavan virheen tehneille

tarjoajille sen jlkeen, kun kaikki saapuneet tarjoukset on tarkastettu. Tsmennyskeho-

tus on kohdistettava kaikkiin havaittuihin eptarkkuuksiin ja vasta vastausten jlkeen

on arvioitava, onko seikka esimerkiksi sellainen, ett se johtaa tarjoajan hylkmiseen

lisselvityksist huolimatta. [1]

Jo annettua tarjousta ja siin olevaa seikkaa voidaan nin ollen tsment hankinta-

yksikn pyynnst, jos pyynt ei vaaranna tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarjoaja

voi mys itse ottaa yhteytt hankintayksikkn, jos se huomaa tarjouksessa jonkin

jo tarjouksenkin perusteella ilmeisen laskuvirheen tai muun teknisen virheen, jonka

korjaaminen ei samalla anna mahdollisuutta tarjouksen parantamiseen.

Tarjoajan on oltava huolellinen, sill se ei voi myhemmin myskn korottaa tarjous-

hintaa virheellisesti tehdyn kustannuslaskelman vu