TUGAS KELOMPOK

MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

APLIKASI DAN IMPLIKASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(STUDI KASUS : PERUSAHAAN SHUTTLE EXPRESS)

Disusun oleh :

Kelompok Kopi

Ahmad Arief Wicaksono P056131572.47E

Aliyatur Ropiah P056131582.47E

Lidya Susanti P056131742.47E

Maya Wulan Arini P056131752.47E

Parlin Erikson H P056131822.47E

Riananda Aminanto Hutomo P056131872.47E

Dosen :

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.

EKSEKUTIF 47

SEKOLAH PASCA SARJANA

MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

ii

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR iii

DAFTAR TABEL iii

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan Penulisan 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 3

2.1 Sistem Informasi Manajemen 3

2.1.1 Sistem Informasi 4

BAB III PEMBAHASAN 10

3.1 Profile Shuttle Express 10

3.2 Implementasi SIM di Shuttle Express padatahun 1990 12

3.3 Komponen Sistem Informasi Shuttle Express saat ini 19

3.4 Salah satu bahasan spesifik pada Shuttle Express 24

3.4.1 Penerapan E-Ticket pada Shuttle Express 24

BAB IV KESUMPULAN DAN SARAN 27

4.1 Kesimpulan 27

4.2 Saran 27

DAFTAR PUSTAKA 28

iii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Logo Shuttle Express 10

Gambar 2. Layout Reservation Shuttle Express 20

Gambar 3. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express 23

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Matrix Komponen SIM Shuttle Express pada tahun 1995 14

Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1990-an 15

Tabel 3. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini 16

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Saat ini baik di lingkungan organisasi kecil maupun besar mengalami

perkembangn yang pesat dan perubahan yang luar biasa. Mereka mempunyai

keinginan untuk dapat bersaing baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang

(competitive advantage). Dalam mencapai hal tersebut maka organisasi harus

mampu melakukan semua kegiatannya dengan efektif dan efisien.

Perubahan lingkungan bisnis memerlukan sistem informasi yang sesuai

dengan perkembangan dunia bisnis. Sistem informasi memuat berbagai informasi

penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di

lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data

yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari

pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,

teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah

bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Teknologi

informasi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat yang diikuti dengan

kemajuan dibidang tersebut. Dengan berkembangnya dan majunya teknologi

informasi memacu perusahaan untuk menggunakan teknologi tersebut sebagai

pengolah dan penyedia informasi. Selain itu, perkembangan sistem informasi

manajemen pun menyebabkan terjadinya perubahaan dalam pola pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Shuttle Express merupakan suatu perusahaan di bidang transportasi dan

dalam kegiatan operasionalnya Shuttle Express mengubah sistemnya dari yang

sebelumnya penggunaan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja

menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan

pemesanan. Shuttle Express sebelum adanya sistem informasi, pencatatan

pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan

adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi

dari konsumen ke perusahaan secara online sehingga kegiatan operasional

2

perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem

informasi tersebut.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan ini adalah mengetahui dan memahami sistem

informasi yang digunakan oleh Shuttle Express dalam melakukan kegiatan

bisnisnya.

3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan

informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta

pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM menggambarkan suatu unit atau

badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya

menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip

sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam

pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu

badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.

Tujuan umum SIM :

a) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga

pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Agar SIM dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif,

maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:

1) Data yang dibutuhkan

2) Kapan data dibutuhkan

3) Siapa yang membutuhkan

4) Dimana data dibutuhkan

5) Dalam bentuk apa data dibutuhkan

6) Prioritas yang diberikan dari bermacam data

7) Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data

8) Bagaimana pengaturan umpan balik

9) Mekanisme evaluasi yang digunakan.

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis

perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen

4

mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang

dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut.

2.1.1 Sistem Informasi

McLeod (1996) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai suatu sistem

berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan user.

Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah

terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang.

Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau

simulasi matematik.

O’Brien (2000) menyatakan bahwa Sistem Informasi merupakan

kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan

sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi

dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk

berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat

fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran

komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak

permulaan peradaban.

Sistem Informasi dalam perspektifnya sebagai alat control yang digunakan

dalam proses monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar senantiasa

optimal, sedangkan dari fungsinya sistem informasi yang terpadu menyediakan

informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi

pengambilan keputusan dari suatu orgaisasi (O’Brien, 2002).

Peran dari Sistem Informasi sangat besar untuk memadukan semua unsur-unsur

yang saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut harus dipandang

sebagai suatu sistem tunggal, akan tetapi cukup kompleks sehingga perlu

diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian

pengembangannya serta untuk mengendalikan operasinya.

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok

bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,

komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen

software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.

5

Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk

suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1) Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

yang dapat berupa dokumen dasar.

2) Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3) Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4) Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari

sistem secara keseluruhan.

5) Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi

sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database

atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk

memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6) Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu

informasi.

7) Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer

dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu

6

disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS

(Database Management System).

8) Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9) Komponen jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah

kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software

sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan

terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan

berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media

penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router.

Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter

drive, dan protokol jaringan.

O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan

penting untuk sebuah perusahaan :

a) Untuk mendukung proses bisnis dan proses operasional.

b) Untuk membantu para pegawai dan manager dalam mengambil keputusan dan

kebijakan yang akan dijalankan diperusahaan.

c) Untuk menciptakan strategi sehingga dapat memiliki keunggulan kompetitif

untuk bersaing menghadapi era globalisasi.

Sistem informasi menurut O’Brien (2005) juga memiliki beberapa fungsi yaitu

sebagai berikut :

7

a) Mendukung keberhasilan dalam area-area fungsional, seperti akuntansi,

keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya

manusia.

b) Sistem Informasi memiliki kontribusi yang sangat penting dalam peningkatan

efisiensi operasional, produktivitas, kinerja karyawan, serta layanan dan

kepuasan customer.

c) Sistem Informasi dapat menjadi modal yang sangat penting untuk

pengembangan perusahaan mengingat kondisi pasar yang sangat kompetitif di

era globalisasi ini.

d) Sistem Informasi dapat menjadi peluang karir yang dinamis karena

perkembangannya yang terus meningkat seiring dengan kemajuan zaman.

e) Sistem Informasi merupakan komponen yang sangat penting untuk

membentuk jaringan baik secara sumber daya dan infrastruktur.

Sistem Informasi memiliki tujuan yaitu untuk menghasilkan informasi-

informasi (information) dari data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi

para pemakainya. Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal

perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar

menjangkau ke pelanggan. Secara internal sistem informasi dapat diterapkan di

dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi.

Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam bisnis.

Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi

dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama

kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar

yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan

untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan,

transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem

informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan

untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-

orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama

8

lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan

prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan

data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk

memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat

memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini

melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai

produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar

atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi

strategis, sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif

dan strategi dari perusahaan bisnis.

Dalam hal tersebut Sistem Informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi

perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah:

1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.

Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan

aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya

adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis,

jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran

teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk

mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk

membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi

sehari hari.

2. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah

perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan.

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha

mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan

berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan

oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap

dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu:

a) Eliminasi Proses

b) Simplifikasi Proses

c) Integrasi Proses

9

d) Otomatisasi Proses

3. Add Value, tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk

memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk

menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia

untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang

(customer bonding).

Create New Realities , perkembangan teknologi informasi yang terakhir

ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu

arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-

business semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-

lain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi

mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

10

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Profile Shuttle Express

Shuttle Express dibentukoleh San Juan Airlines pada awal tahun 1979.

Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di

AmerikaSerikat. Maskapai tersebut mengeluarkan ide menggunakan van untuk

menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle – Tacoma –

Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh

Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk memulai layanan berbagi

tumpangan (shared-ride).

Sumber : www.shuttleexpress .com

Gambar 1. Logo Shuttle Express

Masyarakat percaya bahwa budaya aman dan professional yang ditransfer

dan diadopsi dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan

transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk

membangun perusahaan baru yang menjunjung tinggi profesionalisme pelayanan

dan juga handal dalam ketepatan jadwal, nyaman serta memiliki tingkat keamanan

yang tinggi. Misi perusahaan adalah untuk memberikan rasa aman, peduli,

terjangkau, dan akses yang baik di bandara SeaTac. Konsep transportasi door-to-

door mulai dijalankan oleh Shuttle Express. Perusahaan ini menyediakan

pelayanan yang memuaskan, dengan peralatan yang bersih, pengemudi yang

ramah, sopan dan berseragam, serta dengan harga yang wajar serta terjangkau.

Hal terpenting adalah budaya yang diterapkanya itu budaya mengemudi dengan

aman, memberikan service tambahan dengan membukakan pintu, membawakan

tas, dan merawat para tamu dengan pelayanan yang tidak kalah dengan

menggunakan pesawat terbang kelas bisnis.

Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang.

Sebagai perusahaan muda, Shuttle Express menghadapi tantangan profitabilitas.

11

Perusahaan Shuttle Express menjual San Juan Airlines ke Alaska Airlines, dan

dari penjualan ini mampu untuk menanamkan lebih banyak uang kedalam bisnis

dengan harapan mencapai profitabilitas untuk meningkatkan likuiditas untuk

menunjang bisnis Van dengan sentuhan modern selayaknya menaiki pesawat.

Disamping itu, Shuttle Express juga terus menjalankan perampingan usaha

dengan memegang standar yang tinggi untuk pelayanan public dan

mempertahankan tariff murah. Perusahaan percaya budaya untuk merawat dan

mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat ini menjadi dasar

keberhasilan Shuttle Express.

Sepanjang 22 tahun perusahaan telah menambahkan layanan baru.

Awalnya, perusahaan hanya melayani hotel kebandara. Padatahun 1994

perusahaan memulai layanan Executive Town Car, yang sekarang termasuk

armada limosin. Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama, dan terus

melayani konsumen dengan konsep aman, terjangkau dan untuk memenuhi

kebutuhan tamu dalam setiap perjalanan. Pada saat ini Shuttle Express telah

menjadi perusahaan Go Green dengan turut berkomitmen untuk membantu

menjaga kawasan udara bersih tetap bersih dan jalan raya tidak terlalu padat

dengan menyediakan layanan yang ramah lingkungan dengan menggunakan

bahan bakar alternative dan daur ulang. Shuttle Express telah membangun bisnis

inti dengan konsep shared-ride, pengelompokan penumpang yang bepergian ke

daerah yang sama. Dasar dari pelayanan perusahaan adalah meminimalkan

kendaraan akan berdampak pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang

bertanggung jawab pada sumber daya alam dalam beberapa cara.

Hingga saat ini, Shuttle Express telah melayani lebih dari 650.000 orang

dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan kelebih dari 1 juta rute perjalanan.

Shuttle Express menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan

pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui

internet atau langsung menhubungi nomor telepon yang telah disediakan.

Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limosin

dan berbagai paket trip serta diskon dengan kemudahan/kenyamannan lainnya.

Dari sisi teknologi informasi yang mendukung proses bisnis, Shuttle Express telah

melakukan komputerisasi pada system reservasi dan dispatch dengan waktu

12

implementasi kurangdari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses

pengembangan system tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh

pengguna dan pihak terkait (stakeholder).

3.2 Implementasi SIM di Shuttle Express pada tahun 1990

Suatu langkah besar yang diambil oleh Shuttle Express untuk

mengkomputerisasi bisnisnya pada tahun 1990-an, hal ini telah berhasil mengatasi

berbagai masalah yang timbul pada saat perusahaan ini masih melayani

pelanggannya dengan sistem manual. Pada awal berdirinya, Shuttle Express

menangani pelanggannya dengan system manual (paper-baesd system) dan hal ini

banyak menemui kendala. Sebagai contoh, untuk mengetahui armada serta

pembagian rute dari armadanya hanya menggunakan papan bermagnet yang

seringkali menimbulkan masalah karena posisi magnet yang bergeser dari papan

tanpa diketahui atau diinginkan oleh operator. Semua kegiatan dilakukan dengan

tidak terlepas dari penggunaan kertas mulai dari pemesanan hingga pencatatan

data.

Dengan beralihnya Shuttle Express dari paper-based system ke computer-

based system kelemahan-kelemahan diatas dapat teratasi. Dengan menggunakan

PC NEC 486 dan program reservasi serta program dispatch, Shuttle Express telah

dapat menangani 695.000 reservasi dan dapat mengefisiensikan waktu perjalanan

dari 8 jam hingga menjadi 3 jam per rutenya. Efisiensi ini dapat terjadi karena

dalam pemrosesan rute perjalanan telah dibantu dengan server (Digital Equipment

Alfa AXP), yang telah terhubung dengan jaringan computer pada perusahaan

sehingga setelah menerima reservasi dari pelanggan, program dispatch akan

segera menentukan rute terpendek yang harus ditempuh oleh supir untuk sampai

pada tempat penjemputan dan tujuan. Supir dengan cepat akan menerima

informasi rute ini melalui pager yang dipegang oleh masing-masing pengemudi.

Dalam penyimpanan datam Shuttle Express juga telah menggunakan

program DBMS MS Access, sehingga data akan tersimpan dengan baik dengan

prosedur yang diinginkan sehingga kapan pun data diperlukan dapat diakses

dengan mudah oleh komputer yang telah terintegrasi dalam jaringan.

Penyimpanan data pun lebih menghemat ruang karena data tidak lagi disimpan

13

pada kertas-kertas, namun disimpan dengan menggunakan magnetic disk drive

yang dapat mem-back up dan meng-copy ke disc drive lain dengan mudah.

Dengan adanya data pelanggan yang tersimpan dengan baik dan dapat diakses

dengan mudah dan cepat memungkinkan Shuttle Express untuk dapat menangani

pelanggannya secara lebih personal bila ada pemesanan berulang.

14

Tabel 1. Matrix Komponen SIM Shuttle Express pada tahun 1995

15

Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1990-an

Aktivitas Hardware & Netware Software SDM

Data Informasi Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna

Input NEC 486 PC

Telepon

Form Kertas

Jaringan LAN

Windows NT

MS Access

MS Access:

Program

Reservasi

Operator Pegawai

Reservasi

Pelanggan

Nama

pelanggan, rute

mobil, data

supir, data

mobil van,

tarif/harga

Data entry

display

Reservasi info

Pemrosesan Digital Equipment

Alpha AXP Server

Processor

Jaringan LAN Windows NT

MS Access

MS Access:

Program

Reservasi

Operator - Nama

pelanggan, rute

mobil, data

supir, data

mobil van,

tarif/harga

Status display

Output NEC 486 PC

Telepon

Printer

Pager

Kertas Bill

Kertas Laporan

Windows NT

MS Access

MS Access:

Program

Reservasi

Operator

Pegawai

Reservasi

Pelanggan

Manager

Driver

Print out kertas

tampilan di

layar monitor

Reservasi info

Pager

Notification

Bill

Penyimpanan Magnetic Disk

Drive

4 x HDD 1,2 Gb Windows NT

MS Access

MS Access:

Program

Reservasi

Operator

Supervisor

Pegawai

Reservasi

Manager

Data shuttle

express

tersimpan

Reservasi info

Bill

Pengendalian Digital Equipment

Alpha AXP Server

Sistem komunikasi

radio

GPS Tracker

Monitoring

Program

Windows NT MS Access:

Program

Reservasi

Operator

Supervisor

Pegawai

Reservasi

Pelanggan

Manager

Data dapat

dioleh

berulang-

ulang

Reservasi info

Pager

Notification

Bill

16

Tabel 3. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini

Sumberdaya Hardware &

Sofware Software SDM Data

Resources

Produk

Informasi Aktifitas Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User

Input • PC HP type

Pavilion HP8200

• Work Station (W/S)

• LAN

• GPS rcvr tipe Ubi-

5000e

• Telepon/PSTN/Fax

•Windows 7

64bit

•MS access 2010

reservation &

dispatch

•Windows

enterprise server

2008 R2

•MS Office 2010

•Web based

application

• Data entry

Procedure

• Teknisi S/W

• Programmer/

System

Analyst

• Agen reservasi

• Pelanggan

khusus

express

shuttle (Gold,

silver,

premium, dll)

• Data

reservasi

• Data

customer

• Data jalur

“trayek”

• Data dari

GPS

(position,

route, speed,

etc

• Data entry

• Display

Pemrosesan • Sever HP type

ProLiant ML370 G6

• Work station (W/S)

• LAN

• Internet

• GPS

• Teknologi GSM/

CDMA (3G, 4G,

HSDPA, EDGE)

•MS access 2010

reservation &

dispatch

•Windows

enterprise server

2008 R2

•MS Office 2010

•Web based

application

• Data entry

procedure

• Teknisi S/W

• Programmer/

system analyst

• Administrator

• Teknisi S/W

• Programmer/sy

stem analyst

• Administrator

• Data

reservasi

• Data

customer

• Sopir

• Data dari

GPS

• Status

display

• Komunika

si internal

antar

bidang

17

Sumberdaya Hardware &

Sofware Software SDM Data

Resources

Produk

Informasi Aktifitas Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User

Ouput • PCs HP type

Pavilion HP8200

• Kertas billing

• laporan

• MS access

2010

reservation &

dispatch

• Windows

enterprise

server 2008 R2

• MS Office

2010

• Web based

application

• Output procedure

& distribution

• Teknisi S/W

• Programmer/S

ystem Analyst

• Administrator

• Agen

reservasi/disp

atcher

• Pelanggan

khusus

express

shuttle (Gold,

silver,

premium, dll)

• Data

reservasi

• Data

customer

• sopir

• Data dari

GPS

• Print-out

• Display

Penyimpanan Optical disk (HP

MSA2 1TB 7.2K

rpm LFF (3.5

inch) Dual-port

SATA Hard Disk

Drive)

Server

harddisk

Ruangan TI &

Rak data

• MS Office

2010

• Windows

enterprise

server 2008 R2

• Web based

application

• Data center

• Storage

procedure &

distribution

• Data center

• Teknisi S/W

• Programmer/S

ystem Analyst

• Administrator

• Programmer

• Administrator

• Data center

• database

operasional

perusahaan

• Database

company/p

erusahaan

• Informasi

yg

dimutakhi

rkan

• Pengemas

an

informasi

yg sesuai

kebutuhan

pelanggan.

Pengendalian • Server, HP type

ProLiant ML370 G6

• GPS rcvr

• Telp. Selular (GSM

or CDMA

• Windows

enterprise

server 2008 R2

• MS Access

2010

• control

procedure/penge

ndalian

• SOP controll

S/W

• Teknisi S/W

• Programmer/S

ystem Analyst

• Administrator

• Supervisor TI

• Manager TI

• Database

perusahaan

lengkap

• data asset,

SDM, SOP

• SOP

informasi

yg

terkendali

• Bagian

18

Sumberdaya Hardware &

Sofware Software SDM Data

Resources

Produk

Informasi Aktifitas Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User

technology)

• Internet

• SOP H/W

• MS Office

2010

• Web based

application

• Data center

•Anti Virus

/ESET NOD32

Smart Security

Edition

• Alur kerja antar

bagian seksi

pengolah

informasi

• Desain

informasi

yg sesuai

19

3.3 Komponen Sistem Informasi Shuttle Express saat ini

Saat ini Shuttle Express telah beralih dari manual based menjadi computer

based yang berbasis pada jaringan internet. Keunggulan utama suatu bisnis yang

berbasis internet adalah kemudahannya untuk diakses setipa orang kapanpun

dimanapun. Perubahan pada proses bisnis ini didukung oleh perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware) yang sesuai. Berikut beberapa

perubahan pada Shuttle Express yang terjadi dalam pemanfaatan teknologi

inforamasi dari tahun 1990an dengan keadaan sekarang :

1. Internet Reservation (Web Reservations Management)

Shuttle Express mendorong agar para pelanggan melakukan pemesanan

secara online, karena lebih cepat, efisien dan efektif. Online reservation dapat

dilakukan dengan cara mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs

resminya di www.shuttleexpress.com. Dengan sistem reservasi ini, pelanggan

mendapatkan kemudahan, antara lain:

Bisa melakukan reservasi 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu,

dimanapun kapanpun

Reservasi ini memberikan layanan khusus untuk priority member

Reservasi dapat dilakukan dengan cara pre-charge atau pre-authorize kartu

kredit

Dengan terintegrasinya jaringan Shuttle Express dalam web maka kini

Shuttle Express dapat dengan mudah diakses oleh para pelanggannya dengan

menggunakan hampir semua alat elektronik yang dapat mengakses internet atau

internet connecting gadget. Program reservasi yang terintegrasi dengan jaringan

internet pelanggan Shuttle Express bukan hanya mudah untuk menentukan jasa

apa yang akan digunakan tapi juga dengan mudah untuk melakukan transaksi

pembayaran untuk jasa yang akan digunakan. Sistem ini sering disebut dengan e-

payment. Dengan e-payment akan menghasilkan output berupa e-ticket sehingga

pelanggan tidak perlu khawatir akan ketinggalan tiketnya saat akan menggunakan

jasa Shuttle Express karena dengan e-ticket penumpang cukup mencatat kode

booking dan nomer tiket untuk ditunjukkan kepada petugas pada saat reservasi

ulang waktu keberangkatan. Dan pelanggan tidak perlu susah payah membawa

20

uang cash ke counter - counter Shuttle Express ketika melakukan reservasi

pemesanan kendaraan.

Gambar 2. Layout Reservation Shuttle Express

2. ALERT System

Shuttle Express telah menggunakan sistem yang telah terintegrasi mulai

dari head office ke kantor cabang dan agen yang tersambung langsung pada

Mobile Data Terminal di seluruh kendaraan dengan bantuan koneksi internet yang

biasa disebut dengan ALERT sistem. ALERT Sistem menyediakan semua fungsi

yang dibutuhkan Shuttle Express yaitu : reservasi, dispatching, penagihan dan

laporan manajemen. Sistem ALERT dapat menghemat biaya dan waktu serta

menjaga semua informasi penting perusahaan disimpan secara permanen di

database perusahaan.

21

Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang

diperlukan untuk melayani pesanan pelanggan secara memadai. Sistem ini

dilengkapi dengan tampilan yang user friendly dengan menggunakan Graphic

User Interface (GUI) yang memudahkan pengguna untuk melakukan input data

reservasi secara langsung.

Setelah data reservasi disimpan di dalam data base, layar dispatching di

dalam ALERT memungkinkan dispatcher untuk menugaskan pekerjaan kepada

unit atau driver. Tujuan utama adalah tugas dapat dialokasikan secara efisien dan

efektif dan akurasi planning lebih tinggi. Sistem ini juga dapa melihat alokasi

pekerjaan dan penjadwalan secara lebih rinci (harian). Sehingga dispatcher dapat

memprediksi kapasitas (load pekerjaan) dan availability dari unit/driver.

3. Data Backup System (Hweb Safety Net)

Hweb Safety Net adalah sistem data base cadangan (backup) otomatis.

Aplikasi Safety Net diinstal pada file server jaringan dan menghubungkan satu

kali atau beberapa kali per hari (berdasarkan konfigurasi) dan di-upload ke remote

server yang jauh dan aman. Backup dilakukan untuk semua file penting : file tarif

dan konfigurasi, informasi klien (CSV format), reservasi, perjalanan dan faktur.

Jika informasi ini hilang atau corrupt, maka akan melumpuhkan bisnis. Data base

management staff akan memonitor proses backup secara harian, biasanya hal

tersebut dilakukan pada saat end of day transaction untuk dapat diselesaikan

sesuai jadwal dan segera menyelidiki dan mengoreksi setiap penyimpangan yang

terjadi.

4. Mobile Data Terminal

Mobile Data Terminal (MDT) merupakan alat komunikasi yang

komprehensif, menggabungkan penggunaan beberapa aplikasi serta dimudahkan

dengan teknologi layar sentuh sehingga memudahkan pengemudi untuk

melaksanakan beberapa fungsi pada saat melayani pelanggan Shuttle Express.

Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah:

GPS Integration

Reservation Detail Display

22

2-Way Messaging

Quick Res Capable

Credit Card Capture

Bar Code Scan Capable

Driver Self-Reconciliation

Thermal Printer

MDT bekerja menggunakan MS Windows XP Pro dan display menggunakan

layar sentuh yang sangat memudahkan penggunaan. Dispatcher di kantor atau

stasiun pengendali akan mengirimkan detail reservasi kepada pengemudi secara

regular. Data akan diterima oleh pengemudi dan pengemudi dapat memeriksa

informasi yang disampaikan dan dapat membalas dengan pesan teks kepada

dispatcher. MDT juga memiliki kemampuan untuk ditambahkan beberapa alat

peripheral seperti credit card reader, scanner bar code, dan printer, untuk

memungkinkan pengemudi melakukan scanning atas boarding ticket, menggesek

dan meng-otorize kartu kredit dan mencetak receipt kepada pelanggan secara

cepat dan efisien.

5. GPS Fleet Tracking

Keberadaan Global Positioning System (GPS) telah dimanfaatkan secara

luas dalam bidang bisnis maupun untuk keperluan pribadi, dengan membawa

penerima atau receiver GPS maka keberdaaan atau posisi seseorang atau benda

lainnya baik diam maupun bergerak dengan mudah dapat diketahui. Berikut

adalah cara kerja GPS receiver/tracker :

a. Jumlah satelit GPS terdiri dari 27 satelit, satelit GPS dilengkapi dengan jam

atom (atomic clock) yang secara terus menerus mengirimkan signal radio

berisi data lokasi keberadaan dari setiap atau masing masing satelit.

b. Pada saat alat penerima GPS di bumi menerima signal dan locked terhadap 4

satelit GPS maka alat penerima GPS tersebut akan mengolah secara otomatis

sinyal dari keempat GPS tersebut menjadi informasi lokasi posisi perangkat

penerima GPS tersebut dibumi.

23

c. Data data ini kemudian terhubung ke server komputer di kantor pusat atau

kantor pengendali/kontrol keberadaan armada van di lapangan dengan

informasi yang mudah diakses dan mudah dibaca.

d. Perangkat GPS yang dipakai oleh Shuttle Express disuplai oleh perusahaan

Global Tracking Group dengan mempergunakan unit Ubi-5000e GPS tracking

system yang sudah banyak dipakai didalam dunia bisnis untuk keperluan

mendeteksi armada angkutan.

Gambar 3. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express

6. Penggunaan jaringan GSM (EDGE, 3G, 4G) dan telephone cellular

Kemampuan yang dimiliki pager sangat terbatas yaitu hanya pada

kemampuan mengirim dan menerima teks dan jumlah karakter juga terbatas,

sejalan dengan perkembangan teknologi GSM (EDGE, 3G dan 4G) komunikasi

mobile dan peralatan telepon selular maka pager diganti dengan telephone cellular

yang selain memiliki kemampuan jumlah karakter untuk teks yang lebih banyak

dan juga memiliki fasilitas untuk melakukan hubungan telephone. Teknologi

mobile GSM dengan perkembangan teknologinya dipakai untuk memfasilitasi

unit-unit GPS pada setiap mobil ke server di kantor perusahaan.

24

3.4 Salah satu bahasan spesifik pada Shuttle Express

3.4.1 Penerapan E-Ticket pada Shuttle Express

E-ticket sebenarnya berisi informasi yang sama dengan yang termuat

dalam paper ticket. Perbedaan utamanya adalah data base e-ticket berada di

komputer perusahaan Shuttle Express, bukan di kantong penumpang. Reservasi

penumpang seperti informasi waktu keberangkatan, asal dan tujuan, pilihan

layanan, serta pilihan kelas semua tercatat secara elektronik. Untuk mengeluarkan

e-ticket, Shuttle Express perlu memiliki data base yang terintegrasi dengan

partnernya, antara lain: hotel, tempat wisata, bandara, travel agent, bank, yang

berfungsi untuk menyajikan informasi secara real time. Keuntungan Shuttle

Express dengan menggunakan sistem e-ticket antara lain:

1. Keamanan. Dengan e-ticket penumpang akan merasa aman, karena tidak perlu

takut ketinggalan tiket saat melakukan perjalanan. E-ticket juga sulit hilang,

karena penumpang dapat mengakses kembali e-ticket dari komputer dengan

memasukkan identifikasi yang hanya diketahui oleh penumpang tersebut.

2. Fleksibilitas. Penumpang dapat mengubah tiket yang telah dipesan sesuai

kebutuhan mereka. Penumpang tinggal menginformasikannya pada Shuttle

Express yang akan meng-update perubahan tersebut dalam data base mereka

atau melakukan perubahan sendiri. Shuttle Express juga lebih mudah

menginformasikan perubahan yang terjadi, misalnya jam keberangkatan pada

penumpang lewat email, bahkan sms via handphone.

3. Biaya dan kenyamanan. Dengan e-ticket, Shuttle Express akan menghemat

biaya yang cukup besar. Dana efisiensi ini bisa dialokasikan kepada hal lain

seperti membuat tarif Shuttle Express menjadi lebih kompetitif. Dengan e-

ticket, jam kerja karyawan menjadi berkurang, serta penumpang tidak perlu

frustasi mengantri layanan.

4. Ramah lingkungan. Dengan penggunaan e-ticket secara luas, telah

menyelamatkan sekitar 50.000 buah pohon pertahun yang digunakan sebagai

bahan dasar paper ticket.

Langkah-langkah pemesanan tiket online untuk mendapatkan e-ticket

Shuttle Express adalah sebagai berikut :

1. Memilih layanan Shuttle Express

25

2. Menetukan asal, tujuan dan waktu

3. Memasukkan data diri calon penumpang

4. Melakukan pembayaran

5. Mendapatkan e-ticket

E-ticketing menyediakan banyak manfaat diantaranya :

1. Efisiensi biaya: Mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan dan

pengiriman tiket ke pembeli. Menghilangkan atau mengurangi kertas untuk

mencetak tiket manual dan amplonya. Mengurangi tenaga kerja yang terkait

dengan pencetakan dan pengiriman tiket.

2. Aman: E-ticket aman dan terproteksi. Barcode validasi menghilangkan

kemungkinan palsu dan duplikat tiket.

3. Efisien dalam pengiriman tiket: Pelanggan dapat mencetak tiket elektronik

segera setelah mereka membelinya atau menyimpan pada memory gadget

pelanggan dan menunjukannya pada petugas/driver pada saat akan

menggunkan fasilitas Shuttle Express

4. Informasi tambahan: E-ticket menyediakan space untuk tambahan informasi

seperti peta jalan, arah, dan informasi pelanggan lainnya.

5. Periklanan: E-ticket menyediakan kemampuan unik periklanan. Meningkatkan

pendapatan Shuttle Express dengan menawarkan space iklan pada web tiket.

Shuttle Express menggunakan aplikasi e-business yang dimana

menghubungkan bisnis dengan konsumen akhirnya. Sistem yang interaktif dalam

proses online pemesanan tiket dibutuhkan oleh sebuah website dalam hal ini

website Shuttle Express. Website yang baik (user friendly) sebaiknya memiliki

persyaratan sebagai berikut:

1. Context: yaitu berupa desain dan tata letak website secara fungsional maupun

estetika terintegrasi tidak ada yang dominan. Pada website Shuttle Express,

website sudah memenuhi persyaratan ini (desain cukup nyaman dilihat dan

mudah untuk diisi).

2. Content: yaitu berupa tulisan, gambar, suara, video yang termuat dalam

website. selain tulisan dan gambar jenis kendaraan, video yang menampilkan

26

kabin kendaraan, keramahan driver, safety driving dan perlakuan barang

pelanggan dapat menjadi nilai tambah suatu website.

3. Commerce: yaitu berupa kemampuan website untuk memungkinkan terjadinya

transaksi komersial. Website harus memiliki tools dan prosedur pembayaran

yang berfungsi baik. Setiap website pasti memiliki prosedur pembayaran

untuk e-ticket.

4. Community: yaitu website yang memungkinkan para penggunanya saling

berkomunikasi sehingga meningkatkan rasa memiliki di kalangan

penggunanya dan pengguna dapat saling membagi informasi. Akan sangat

bermanfaat bila website tersebut memiliki bagian testimonial selain juga

memiliki komunitas pelanggan.

5. Connection: yaitu website yang memiliki hubungan dengan website lain. Pada

website Shuttle Express, hubungan dengan website lain misalnya dengan

website bank kartu kredit/debit untuk pembayaran e-ticket.

6. Customization: yaitu kemampuan website menyesuaikan dengan pengguna

yang berbeda agar membuat pengguna memiliki sentuhan tersendiri terhadap

website. Untuk memberikan sentuhan personal, pengelola website dapat

menggunakan cookies yang akan mengidentifikasi pilihan tiap user dan

memberikan content yang sesuai dengan preferensi pembelian user.

7. Communication: yaitu kemampuan website untuk memungkinkan terjadinya

komunikasi antara pengguna dan pengelola website melalui chatting atau call

center. Pada website Shuttle Express sudah dicantumkan nomor call center

yang bebas pulsa.

27

BAB IV KESUMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

1. Implementasi teknologi sistem informasi di Shuttle Express dapat

membantu pengembangan bisnis dan meningkatkan revenuenya

2. Implementasi teknologi sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi

kerja dan kepuasan konsumen

3. Implementasi teknologi sistem informasi menambah value added

perusahaan

4.2 Saran

1. Bekerja sama langsung dengan hotel kelas menengah ke atas, objek

wisata, pusat perbelanjaan, business conference

2. Mendidik SDM-nya untuk dapat menguasai teknologi yang

diimplementasikan di perusahaan

3. Meningkatkan kerja sama dengan bank untuk dapat memudahkan

pembayaran (online/mobile payment, mesin EDC)

4. Membuat one stop service yang terintegrasi dengan perusahaan third party

untuk memudahkan konsumen dalam mengakses layanan Shuttle Express

khususnya

28

DAFTAR PUSTAKA

McLeod R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis

Komputer. Terjemahan. Jakarta: PT. Prenhalindo.

O’Brien, James A. 2000. Management Information System: Managing

Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition.

Boston: McGraw-Hill.

O’Brien, James A. 2002. Management Information System: Managing

Information Technology in E-Business Enterprise, 5th Ed. Irwin Inc,

Boston: Irwin Inc

O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan in

Manajerial. Jakarta: Salemba.