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TTECNOLOGÍASECNOLOGÍAS ENEN LALA JJUSTICIAUSTICIA PARAPARA
MBA., Kattia Morales NavarroJefa Área Informática de Gestión Judicial
Depto. Tecnología de la información
TTECNOLOGÍASECNOLOGÍAS ENEN LALA JJUSTICIAUSTICIA PARAPARA
SATISFACERSATISFACER LALA DEMANDADEMANDA DELDEL USUARIOUSUARIO
DEDE LALA SOCIEDADSOCIEDAD DEDE LALA INFORMACIÓNINFORMACIÓN
OOBJETIVOSBJETIVOS
Promover la simplificación de trámites internos y con otras instituciones del Estado, optimizando los procesos judiciales mediante su rediseño así como la incorporación de soluciones tecnológicas, lo que conlleva a la reducción de tiempos de tramitación judicial, descentralización de servicios y apoyo a
las políticas institucionales de cero papel.
Mejorar la atención a las personas usuarias incluyendo nuevas formas de acceso a la justicia
mediante el uso efectivo de herramientas tecnológicas que faciliten, agilicen y mejoren el
servicio brindado
DESARROLLO DESARROLLO TECNOLÓGICOTECNOLÓGICO
ANTES DEL 1998ANTES DEL 1998
SSISTEMASISTEMAS DEDE REGISTROSREGISTROS DEDE
LIBROSLIBROS
A A PARTIRPARTIR DELDEL
20002000
DESARROLLO DESARROLLO TECNOLÓGICOTECNOLÓGICO
20002000LLOSOS ESFUERZOSESFUERZOS
INSTITUCIONALESINSTITUCIONALES
FUERONFUERON
ORIENTADOSORIENTADOS AA LALA
GESTIÓNGESTIÓN JUDICIALJUDICIAL
DELDEL DESPACHODESPACHO
SSERVICIOSERVICIOS
DESARROLLO DESARROLLO TECNOLÓGICOTECNOLÓGICO
ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS
(2008 (2008 AA HOY):HOY):
VVISIÓNISIÓN
ORIENTADAORIENTADA ALAL
USUARIOUSUARIO
Registro Electrónico de Mandamientos
Automatización de Depósitos
Judiciales
Administración y Control
Electrónico de Juzgamientos
Tribunales Electrónicos cero papel
Interoperabilidad de servicios con el Registro
de la Propiedad
Facilita el traslado de forma automatizada e
inmediata de la anotación o la
cancelación de anotación para su debido trámite
Alianza con el Banco de Costa Rica en el año 1996 se ejecuta el proyecto de
automatización de depósitos y pagos
judiciales
El objetivo principal es la simplificación de trámites y reducción de tiempos en el depósito y cobro de los dineros a favor de causas
judiciales
Juzgamientos
Esta práctica permite llevar el servicio a las personas usuarias al
lugar donde viven
Anteriormente se brindaba únicamente en la capital
provocando que el usuario tuviera que trasladarse desde cualquier parte del país para
realizar el trámite
Se realiza un rediseño de procesos buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas, incluyendo el uso
de las tecnologías y las mejores prácticas de
tramitación
Sistemas informáticos: Se utilizan los sistemas en funcionamiento con
módulos especiales para la tramitación electrónica
Información General del Expediente
Consulta de expedientes por
número de expediente
Consulta de expedientes por
datos de las partes.expediente partes.
Consulta de jurisprudencia
de las Salas
Consulta de la agenda de los
despachos judiciales (remates,
audiencias)
Presentación electrónica de
escritos a un expediente
Interposición de demanda s
electrónicas
Validación de Documentos
SSISTEMASISTEMAS WWEBEB
Escritorio Virtual SSISTEMASISTEMASVirtual
Agenda Electrónica
Ventanilla Única
SSISTEMASISTEMAS
Recepción de Documentos
Notificaciones
Jurisprudencia
Estadística Judicial
Mensajería Corta (SMS)
Votación Electrónica
SSISTEMAISTEMA DEDE
GGESTIÓNESTIÓN DEDE
DDESPACHOSESPACHOS
JJUDICIALESUDICIALESUNA UNICA SOLUCIÓN PARAMETRIZABLE PARA TODAS LAS MATERIAS E
INSTANCIAS JUDICIALES DE TODO EL PAÍS
SISTEMA DE MENSAJERIA SISTEMA DE MENSAJERIA SMS:
Comunicación de envío denotificaciones vía fax, correoelectrónico y por casillero.
SISTEMAS: han sido implantados en 12 lugares
abarcando en este momento más del 70% del tramite total
del Poder Judicial.
CONSULTA EN LÍNEA por Internet
Implantación JUZGADOS ELECTRÓNICOS
Mayores facilidades de
Oficina virtual 24 horas al día los 7 días de la
semana
Apoyo al Teletrabajo
Reducción en los costos por
BBENEFICIOSENEFICIOS PARAPARA LASLAS PARTESPARTES DELDEL
PROCESOPROCESO YY LITIGANTESLITIGANTES
GESTION EN LÍNEA
Mejora en la atención al
Público
facilidades de consulta de las
causas judiciales
los costos por traslado y papelería
Facilita la transcripción de las resoluciones
judiciales
Mejora la atención al
Público.
Manejo integrado de toda la
información de las causas judiciales.
Localización expedita de los
expedientes.
BBENEFICIOSENEFICIOS PARAPARA ELEL DESPACHODESPACHO
Información para la toma de decisiones
Menor cantidad de afluencia de público
en los despachos.
Se evita pérdida de expedientes o folios
de los mismos.
Ahorro de papel y suministros de
impresión.
Reducción de los espacios para
archivo de expedientes.
Permite el teletrabajo
Simplificación de trámites
Simplificación de trámites
Mejora imagen Institucional
Mejora imagen Institucional
Mejor aprovechamiento de los recursos.
Mejor aprovechamiento de los recursos.
Beneficios que impactan directamente Beneficios que impactan directamente en la Instituciónen la Institución
InteroperabilidadInteroperabilidad
Sistemas integradosSistemas
integrados
Descentralización de los servicios.Descentralización de los servicios.
• Trabajo en equipo, área administrativa, jueces y personal auxiliar de los despachos.Trabajo en Equipo
Lecciones aprendidasLecciones aprendidas
•Donde se vele por los aspectos procesales de los despachos, estructura de losedificios, condiciones tecnológicas, comunicaciones, cambios legales eimplantación y capacitación
Planeación del proyecto
• Realizar esfuerzos de sensibilización ante el cambio para usuarios internos y externos del Poder JudicialSensibilización
• Los proyectos deben ir acompañados de una campaña de divulgación interna y externa al Poder Judicial
Divulgación
• Aprovechar al máximo los esfuerzos realizados en desarrollo, rediseñar o reprogramar solo cuando es estrictamente necesario
Aprovechar esfuerzos realizados
•Dar soluciones parciales y evolutivas a los usuarios, permite mostrar a los usuarios que se esta trabajando y que se están liberando herramientas que apoyan la tramitación y gestión de los despachos, si se deja todo para el final el usuario se desmotiva y las soluciones pueden estar desactualizados.
Integrar al usuario
Lecciones aprendidasLecciones aprendidas
•Buscar la integración de las soluciones que se desarrollan, evitándole al usuario el tener que redigitar información y conocer diferentes ambientes.Integración de Sistemas
•Construir y ejecutar planes de implantación donde se garantice que el usuario aprenda adecuadamente el uso de las herramientas que se están poniendo en funcionamiento. Esto disminuye la resistencia al cambio, apoya el uso de las tecnologías y le da confianza al usuario.
Planes de implantación
•En estos proyectos es necesario el apoyo directo de las altas autoridades del Poder Judicial, factor que ha sido determinante para el éxito de estas iniciativas.
Apoyo de Administración Superior
•Dar seguimiento constante a los despachos en los cuales se hanimplantado las herramientas, verificando el correcto uso de lasmismas y escuchando a las recomendaciones de los usuarios.
Seguimiento
Lecciones aprendidasLecciones aprendidas
mismas y escuchando a las recomendaciones de los usuarios.Seguimiento
•Proveer soluciones especiales a usuarios especiales (grandesusuarios, personas con discapacidad, adulto mayor).
Soluciones especiales
•Desarrollar soluciones parametrizables que permitan su adaptación a losdiferentes ambientes tecnológicos y requerimientos procesales. Estodemanda mayor tiempo en diseño y programación, pero el beneficio enmantenimiento de las soluciones, sostenibilidad a nivel nacional de lassoluciones, capacitación y aceptación se ve exponencialmente beneficiado alcontar con una única solución adaptable a las diferentes necesidades.
Soluciones parametrizables
Elaborar Estudio de Factibilidad.
Recomendaciones de acciones para Recomendaciones de acciones para la implementación de un Tribunal la implementación de un Tribunal ElectrónicoElectrónico
Instalar y poner a punto toda la plataforma tecnológica, servidores, redes, equipos clientes, conexiones a San José.
Estudiar con el Departamento de planificación los nuevos procesos (rediseño de procesos).
Definir dentro del proceso las acciones, ubicaciones y escritorios del despacho, así como los plazos administrativos y legales de cada fase o acción, esto con el fin de definir la infraestructura tecnológica de control del despacho (construcción del flujo del proceso).
Recomendaciones de acciones para Recomendaciones de acciones para la implementación de un Tribunal la implementación de un Tribunal ElectrónicoElectrónico
Pruebas de la plataforma tecnológica.
Instalar el Software y las aplicaciones indicadas.
Pruebas de aplicaciones.
Capacitar al personal del despacho en todas las aplicaciones a instalar.
Capacitación a usuarios externos sobre las nuevas herramientas que tendrán a disposición.
Migración de datos, en caso que utilizaran sistemas diferentes.
Recomendaciones de acciones para Recomendaciones de acciones para la implementación de un Tribunal la implementación de un Tribunal ElectrónicoElectrónico
Puesta en marcha.
Divulgación a lo interno y externo del Poder Judicial, lo cual se debe ver como una acción transversal a las acciones anteriores.
Acompañamiento por al menos 6 semanas en el despacho.
Seguimiento a lo interno y a lo externos con los usuarios de los servicios.
Realizar un estudio de uso de las tecnologías y volúmenes de información.
Requerimientos tecnológicosRequerimientos tecnológicos
Contar con los requerimientos tecnológicos mínimos requeridos, a saber
• 3 servidor con al menos 2 GB de memoria, 2 procesadores Intel Pentium 1.33 mhz, 500 gb en disco duro
• Capacidad de almacenamiento para audio, video e imágenes, dependiendo del volumen de datos proyectado en el despacho mínimo 500 GB por año.
Continuación requerimientos mínimos
•Red interna certificada a 100 GB. Con conexión a los servidores a 100mb.
Requerimientos tecnológicosRequerimientos tecnológicos
•Red interna certificada a 100 GB. Con conexión a los servidores a 100mb.•Conexión con San José de al menos 2 GB.•Estaciones de trabajo con al menos 1GB de memoria•Monitores de 19 pulgadas mínimo•Escáner de alto rendimiento•Lectores de código de barras
Sistema Costarricense de Gestión de despachos Judiciales. En caso de no contar con el mismo se deberá proceder a implantarlo.
Procesos claramente definidos.
Estructura del edificio adecuada.
Datos EstadísticosDatos Estadísticos
Notificaciones realizadas en el último año por medios electrónicos
1,206,025
Documentos firmados electrónicamente 325,876 lo cual implica3,200.000 folios
Dinero que se mueve en el SDJDinero que se mueve en el SDJ
Numero de usuarios matriculados en el sistema
3200
Porcentaje de medios de notificación electrónica
80 a 90%
Escritos presentados por Internet (Despachos electrónicos)
47285
Datos Estadísticos Depósitos JudicialesDatos Estadísticos Depósitos Judiciales
Se han dejado de administrar, archivar, Se dejaron de confeccionar más de 5.5
Se han dejado de administrar, archivar, controlar cerca de seis millones de
depósitos, que hubiesen requerido 30 millones de formularios incluidas las
copias, que en si mismo involucra un costo económico aunado a las horas hombre
requeridas para su administración.
Se dejaron de confeccionar más de 5.5 millones de órdenes de giro e igual
cantidad de cheques, con todo el proceso administrativo, de recurso humano y costo asociado, para que esos dineros llegaran a
los beneficiarios.