trƢỜng cao ĐẲng kỸ thuẬt lý tỰ trỌng khoa · pdf filetrƢỜng cao...
TRANSCRIPT
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
______________________________________
ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƢ VIỆN
Giáo Viên Hƣớng Dẫn: Nguyễn Văn Danh
Lớp: 13CĐ-TP2
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
PHẠM TRỌNG MINH (NT)
PHAN MINH NHẬT
LÊ XUÂN SÁNG
HUỲNH THỊ BÍCH HẰNG.
Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
Bảng kế hoạch tổng quan
I. Kế hoạch phỏng vấn:
Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý thư viện.
Người lập: Nhóm 5 ngày 22/9/2014
STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
1 Quy trình quản lý sách Hiểu tất cả các khu trình
nhập sách của thư viện 22/09/2014 22/09/2014
2 Quản lý thông tin
độc giả Các thông tin về độc giả 22/09/2014 22/09/2014
3 Quy trình mượn sách,
trả sách
Hiểu rõ về cách thức mượn
trả sách và các trường hợp
có liên quan
23/09/2014 23/09/2014
4 Quy trình thống kê
Hiểu về cách quản lý sách
của thư viện trong tháng
vừa qua
23/09/2014 23/09/2014
5 Máy móc và hệ thống
hiện thời
Hiểu về hệ thống chức
năng của máy móc hiện
thời
27/09/2014 27/09/2014
Ngƣời thực hiện: Phạm Trọng Minh
Người được hỏi: Đan Thu Điều Người phỏng vấn: Phạm Trọng Minh
Địa chỉ: 37 Kha Vạn Cân, Phường Linh
Trung, Quận Thủ Đức.
Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 22/09/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h30’
Thời điểm kết thúc: 10h20’
Đối Tượng:
Thủ thư.
Dữ liệu thu thập là quy trình nhập
sách mới, tìm kiếm, hiệu chỉnh là liệt
kê sách cho thư viện.
Người được phỏng vấn là nhân viên phân
loại tài liệu.
Chương Trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn.
Xin phép ghi âm.
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề về quản lý
sách.
Câu hỏi 1:
Bao lâu thì Thư viện ta sẽ nhập
sách một lần?
Câu hỏi 2:
Xin chị sách của thư viện được
nhập từ nhà xuất bản nào?
Câu hỏi 3:
Chị cho biết quy trình nhập sách
của thư viện như thế nào?
Câu hỏi 4:
Ngoài nhập các sách để phục vụ
nhu cầu học tập thì Thư viện còn
nhập thêm sách báo, tạp chí nào
nữa không? Nếu có thì thông tin
sẽ ghi lại như thế nào?
Câu hỏi 5:
Phiếu nhập hàng sẽ chứa những
thông tin gì?
Câu hỏi 6:
Sau khi quá trình nhập sách mới
xong, thì sách sẽ được sắp xếp
theo thể loại hay theo tác giả?
Cảm ơn người được phỏng vấn.
Ước Lượng Thời Gian:
1 phút.
2 phút.
2 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý
thƣ viện.
Tiểu dự án: Quy trình quản lý sách.
Câu hỏi Trả lời
Câu hỏi 1:
Chị có thể cho biết bao lâu thì
Thư viện ta sẽ nhập sách một lần?
Trả lời:
Bình thường thì Thư viện sẽ
nhập sách theo từng quý trong
năm.
Câu hỏi 2:
Sách của thư viện được nhập từ
những nhà xuất bản nào ?
Câu hỏi 3:
Chị cho biết quy trình nhập sách
của thư viện như thế nào?
Câu hỏi 4:
Sau khi quá trình nhập sách mới
xong, thì sách sẽ được sắp xếp
theo thể loại hay theo tác giả?
Câu hỏi 5:
Phiếu nhập sách sẽ chứa những
thông tin gì?
Câu hỏi 6:
Ngoài nhập các sách để phục vụ
nhu cầu học tập thì Thư viện còn
nhập thêm sách báo, tạp chí nào
nữa không ? Nếu có thì thông tin
sẽ ghi lại như thế nào?
Chào và gửi lời cảm ơn đến người được hỏi.
Trả lời:
Thư viện chúng tôi sách được
nhập từ nhà xuất bản trong cả
nước.
Trả lời:
Ở Thư Viện của chúng tôi mỗi
khi cần nhập sách được nhập
vào thì Thủ Thư sẽ làm công
việc ghi lại nhãn đề chính, nhãn
đề phụ, ghi lại mã vạch và sách
đó thuộc lĩnh vực nào.
Trả lời:
Sách ở thư viện của chúng tôi
khi quá trình nhập mới hoàn
thành thì sẽ được sắp xếp theo
thể loại và cho lên giá đỡ đã
được quy định sẵn.
Trả lời:
Phiếu nhập sách sẽ gồm những
thông tin: Mã phiếu nhập sách,
ngày đặt sách,ngày giao
sách,mã sách,tên đầu sách,nhà
xuất bản,tác giả,đơn giá
Trả lời:
Ngoài nhập sách để phục vụ cho
nhu cầu học tập,nghiên cứu thì
Thư viện chúng tôi còn nhập
thêm một số báo chí như báo An
Ninh, Thanh Niên, Tuổi Trẻ....
để cung cấp thêm thông tin thời
sự cho Sinh viên, học sinh.
Chúng tôi sẽ có 1 cuốn sổ riêng
để ghi lại những thông tin của
các báo chí được nhập về.
Ngƣời thực hiện: Phan Minh Nhật
Người được hỏi: Nguyễn Thị Tố Huệ Người phỏng vấn: Phan Minh Nhật
Địa chỉ: 54 Nguyễn Văn Công, P.3, Gò Vấp
Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 22/09/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h30’
Thời điểm kết thúc: 10h20’
Đối tượng: Cán bộ thư viện
Dữ liệu thu thập: Hiểu được các thông tin về
độc giả.
Đối tượng được hỏi là nhân viên phòng
nghiệp vụ của thư viện.
Chương trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn.
Xin phép ghi âm.
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề về thông
tin độc giả.
Câu hỏi 1:
Để vào đọc sách thì Thư viện có kiểm tra
thẻ thư viện của học sinh, sinh viên hay
không?
Câu hỏi 2:
Nếu một học sinh hoặc sinh viên muốn
đăng kí thẻ thư viện thì cần những thông
tin gì?
Câu hỏi 3:
Phiếu đăng kí thẻ thư viện có những
thông tin gì?
Câu hỏi 4:
Khi một độc giả muốn mượn sách về nhà
thì cần có những thông tin gì?
Câu hỏi 5:
Thư viện có lưu lại thông tin của độc giả
không? Nếu có thì lưu lại những thông
tin nào?
Câu hỏi 6:
Nếu trong quá trình đọc sách học sinh,
sinh viên làm hư hỏng sách thì Thư viện
xử lý như thế nào?
Ước lượng thời gian:
1 phút.
2 phút.
2 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
Dự kiến tổng cộng: 35 phút
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý Tiểu dự án: Quản lí thông tin độc giả.
thƣ viện.
Câu hỏi Trả lời
Câu hỏi 1:
Để vào đọc sách thì Thư viện có
kiểm tra thẻ thư viện của học sinh,
sinh viên hay không?
Câu hỏi 2:
Nếu một học sinh hoặc sinh viên muốn
đăng kí thẻ thư viện thì cần những thông
tin gì?
Câu hỏi 3:
Phiếu đăng kí thẻ thư viện có những
thông tin gì?
Câu hỏi 4:
Khi một độc giả muốn mượn sách về nhà
thì cần có những thông tin gì?
Câu hỏi 5:
Thư viện có lưu lại thông tin của độc
Trả lời:
Ở thư viện chúng tôi khi một học sinh
hoặc sinh viên vào đọc thì cần có thẻ
thư viện, nếu chưa có thẻ thư viện thì
học sinh, sinh viên đó cần phải xuất
trình thẻ học sinh, sinh viên.
Trả lời:
Thư viện của chúng tôi cấp phát thẻ
thư viện cho học sinh, sinh viên thì học
sinh, sinh viên đó cần có những giấy tờ
liên quan (CMND hoặc thẻ sinh viên
hoặc học sinh...) và sẽ điền vào phiếu
đăng kí thẻ thư viện gồm những thông
tin như: Họ và tên, ngày, tháng, năm
sinh, lớp, đơn vị, ngày làm phiếu đăng
kí và chỗ ở hiện nay để thuận tiện cho
việc quản lí.
Trả lời:
Trên phiếu đăng kí thẻ thư viện có
những thông tin như: Họ và tên,
ngày, tháng, năm sinh, mã số học
sinh hoặc sinh viên, lớp, đơn vị,
ngày làm phiếu đăng kí và chỗ ở
hiện nay.
Trả lời:
Nếu một độc giả muốn mượn sách ở
thư viện về nhà thì độc giả đó cần phải
tới phòng mượn sách và ghi lại thông
tin của độc giả như: Họ và tên, lớp,
đơn vị, mã số thẻ thư viện, mã số đầu
sách và tên của cuốn sách cần mượn
cùng với ngày mượn sách.
Trả lời:
Có. Khi hoàn tất quá trình làm thẻ cho
giả không? Nếu có thì lưu lại những
thông tin nào?
Câu hỏi 6:
Nếu trong quá trình đọc sách học sinh,
sinh viên làm hư hỏng sách thì Thư viện
xử lý như thế nào?
Chào và gửi lời cảm ơn đến người được hỏi.
học sinh, sinh viên thì toàn bộ thông
tin của cá nhân đó như: mã số thẻ thư
viện, họ và tên, ngày, tháng, năm, sinh,
lớp, đơn vị, chỗ ở hiện nay.. sẽ được
lưu vào sổ đăng kí thẻ thư viện và được
đưa vào kho lưu trữ.
Trả lời:
Nếu trong quá trình đọc sách đó mà
học sinh, sinh viên làm hư hại đến sách
thì Thư viện sẽ lập phiếu đền bù và
trên phiếu đền bù sẽ có các thông tin:
Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, mã
số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị,
mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm
hư hỏng. Sau khi lập phiếu xong thì cá
nhân đó sẽ phải đền bù cho Thư viện
đúng với giá của cuốn sách đó trong
phiếu nhập.
Ngƣời thực hiện: Huỳnh Thị Bích Hằng
Người được hỏi: Lê Văn Thành Người phỏng vấn: Huỳnh Thị Bích Hằng
Địa chỉ: 218/46 Ni Sư Huỳnh Liên, P.6,
Quận Tân Bình. Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 23/09/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h30’
Thời điểm kết thúc: 10h20’
Đối tượng: Cán bộ thư viện. Người được hỏi là nhân viên ở bộ phận
mượn - trả sách.
Chương trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn.
Xin phép ghi âm.
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề về quản lý
mượn - trả sách.
Câu hỏi 1:
Ước lượng thời gian:
1 phút.
2 phút.
2 phút
Để mượn được sách ở thư viện thì
người mượn cần có những gì?
Câu hỏi 2:
Thư viện chúng ta thì mượn sách sẽ
chia thành mấy hình thức mượn?
Câu hỏi 3:
Khi độc giả mượn sách thì cán bộ sẽ
ghi lại những thông tin gì?
Câu hỏi 4:
Người mượn có thể mượn sách
trong bao lâu? Và tối đa được mượn
bao nhiêu cuốn sách?
Câu hỏi 5:
Nếu người mượn quá thời hạn cho
phép thì thư viện sẽ xử lý như thế
nào?
Câu hỏi 6:
Trên phiếu quá hạn sẽ có những
thông tin gì?
Câu hỏi 7:
Nếu trong quá trình mượn mà sách
bị hư hỏng thì thư viện sẽ xử lý như
thế nào?
Câu hỏi 8:
Trên phiếu đền bù sẽ có những
thông tin gì?
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
Dự kiến tổng cộng: 40 phút.
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý
thông tin thƣ viện. Tiểu dự án: Quản lý mƣợn trả sách.
Câu hỏi Trả lời
Câu hỏi 1:
Để mượn được sách ở thư viện thì
người mượn cần có những gì?
Câu hỏi 2:
Thư viện chúng ta thì mượn sách sẽ
chia thành mấy hình thức mượn?
Trả lời:
Người mượn cần có thẻ thư viện.
Nếu chưa có thẻ thư viện thì học sinh
sinh, sinh viên đó cần phải có thẻ học
sinh, sinh viên.
Trả lời:
Chúng tôi sẽ chia thành hai hình thức
mượn:
+ Theo cá nhân.
+ Theo tổ chức.
Câu hỏi 3:
Khi độc giả mượn sách thì cán bộ sẽ
ghi lại những thông tin gì?
Câu hỏi 4:
Người mượn có thể mượn sách trong
bao lâu? Và tối đa được mượn bao
nhiêu cuốn sách?
Câu hỏi 5:
Nếu người mượn quá thời hạn cho
phép thì thư viện sẽ xử lý như thế
nào?
Câu hỏi 6:
Trên phiếu quá hạn sẽ có những
thông tin gì?
Câu hỏi 7:
Nếu trong quá trình mượn mà sách bị
hư hỏng thì thư viện sẽ xử lý như thế
nào?
Trả lời:
Khi một độc giả nào đó muốn mượn
sách thì chúng tôi lập phiếu mượn và
sẽ ghi lại thông tin của cá nhân đó
như: họ và tên, mã số thẻ thư viện
hoặc thẻ học sinh, sinh viên, lớp, mã
đầu sách, tên sách, ngày mượn.
Trả lời:
Người mượn có thể mượn sách trong
vòng 2 tuần và tối đa sách được
mượn là 2 cuốn/lần đối với cá nhân
Và 5 cuốn/lần đối với tổ chức.
Trả lời:
Trước tiên thư viện sẽ lập danh sách
thông tin các cá nhân mượn sách quá
hạn và lập phiếu quá hạn rồi gửi về
cho đơn vị quản lý HSSV tại trường.
Bộ phận đó sẽ chịu trách nhiệm
thông báo đến từng lớp. Nếu cá nhân
đã nhận được thông báo mà sau 3
ngày vẫn chưa trả sách thì thư viện sẽ
tính phí 500đ/ngày đối với cá nhân
và 1000đ/ngày đối với tổ chức.
Trả lời:
Phiếu quá hạn sẽ ghi những thông tin
là: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh,
mã số thẻ thư viện hoặc thẻ học sinh,
sinh viên, mã đầu sách, ngày mượn
sách và số ngày quá hạn tính tới thời
điểm hiện tại.
Trả lời:
Trong quá trình mượn sách nếu
người mượn làm hư hỏng thì Thư
viện sẽ lập phiếu đền bù và cá nhân
đó sẽ đền bù theo kiểu: Mua sách
mới hoặc là đền bù bằng tiền mặt
đúng với giá tiền niêm yết trên sách
Câu hỏi 8:
Trên phiếu đền bù sẽ có những thông
tin gì?
Chào và gửi lời cảm ơn đến người được hỏi.
cho thư viện.
Trả lời:
Phiếu đền bù sẽ có những thông tin
như: Họ và tên, ngày, tháng, năm
sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên,
lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư
hỏng, ngày làm hư hỏng và giá niêm
yết của sách đó.
Ngƣời thực hiện: Lê Xuân Sáng
Người được hỏi: Nguyễn Văn Nhân Người phỏng vấn: Lê Xuân Sáng
Địa chỉ: 80/4/17 Tân hòa đông, P.14, Q.6 Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 23/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h30’
Thời điểm kết thúc: 10h20’
Đối tượng: Cán bộ thư viện. Người được hỏi là người phụ trách công
việc báo cáo thống kê.
Chương trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn.
Xin phép ghi âm.
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề về quản lý
thống kê – báo cáo.
Câu hỏi 1:
Trong 1 năm thì thư viện sẽ có bao
nhiêu bản thống kê - báo cáo?
Câu hỏi 2:
Bản thống kê bao gồm những thông
tin gì?
Câu hỏi 3:
Khi thống kê xong thì bản báo cáo
hoàn chỉnh đó ai sẽ là người tiếp
nhận và những thông tin này sẽ được
lưu trữ như thế nào ?
Ước lượng thời gian:
1 phút.
2 phút.
2 phút.
5 phút.
5 phút
.
5 phút.
Dự kiến tổng cộng: 20 phút.
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý
thông tin thƣ viện.
Tiểu dự án: Quản lý thống kê-báo cáo.
Câu hỏi Trả lời
Câu hỏi 1: Trả lời:
Trong 1 năm thì thư viện sẽ có bao
nhiêu bản thống kê - báo cáo?
Câu hỏi 2:
Bản thống kê bao gồm những thông
tin gì?
Câu hỏi 3:
Khi thống kê xong thì bản báo cáo
hoàn chỉnh đó ai sẽ là người tiếp
nhận và các thông tin này sẽ được
lưu trữ ở đâu?
Chào và gửi lời cảm ơn đến người được hỏi.
Hàng tuần sẽ có một bản báo cáo
tuần, 4 tuần sẽ có một bản báo cáo
tháng, 3 tháng sẽ có một bản báo
cáo quý và 4 quý như vậy sẽ có
một bản báo cáo tổng kết.
Trả lời:
Bản thống kê sẽ có tất cả những
thông tin về hóa đơn nhập hàng,
Danh mục sách còn,danh sách
những độc giả mượn sách và danh
sách các đầu sách bị hư hỏng vừa
qua và cuối cùng là thống kê những
đầu sách không trả đúng hẹn.
Trả lời:
Khi bản thống kê-báo cáo hoàn
chỉnh thì chúng tôi sẽ chuyển đến
Hiệu trưởng nhà trường để Hiệu
trưởng xem xét và đưa ra một số ý
kiến. Và tất cả các thông tin này sẽ
được lưu trữ ở Phòng lưu trữ thông
tin của nhà trường một cách cẩn
thận.
Ngƣời thực hiện: Huỳnh Thị Bích Hằng
Người được hỏi: Trần Quang Minh. Người phỏng vấn: Huỳnh Thị Bích Hằng
Địa chỉ: 159/13 Cộng Hòa, Tân Bình Thời gian hẹn: 9h20’, Ngày 27/9/2014
Thời điểm bắt đầu: 9h30’
Thời điểm kết thúc: 10h20’
Đối tượng: Kĩ Thuật Viên. Người được hỏi là người phụ trách công
việc bao trì và quản lí thông tin.
Chương trình:
Giới thiệu.
Tổng quan về dự án.
Tổng quan về phỏng vấn.
Xin phép ghi âm.
Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề về hệ thống
Ước lượng thời gian:
1 phút.
2 phút.
2 phút.
và thiết bị máy móc hiện thời.
Câu hỏi 1:
Xin anh cho biết hiện tại Thư viện
mình đã có chương trình nào hỗ trợ
cho việc quản lý thông tin Thư viện
chưa?
Câu hỏi 2:
Hiện tại máy tính trong thư viện
đang sử dụng đã đáp ứng được công
việc gì?
Câu hỏi 3:
Cán bộ thư viện của trường mình đã
qua lớp đạo tạo về kĩ năng tin học
nào chưa hả anh?
Câu hỏi 4:
Thư viện mình có hệ thống máy chủ
(sever) hay là máy vi tính thường?
Câu hỏi 5:
Nếu máy tính của thư viện không
chạy được chương trình của bên em
thì thư viện có nâng cấp hay thay thế
máy tính không?
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
5 phút.
Dự kiến tổng cộng: 30phút.
Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý
thông tin thƣ viện.
Tiểu dự án: Vấn đề về hệ thống và máy
móc thiết bị hiện thời.
Câu hỏi Trả lời
Câu hỏi 1:
Xin anh cho biết hiện tại Thư viện
mình đã có chương trình nào hỗ trợ
cho việc quản lý thông tin Thư viện
chưa?
Câu hỏi 2:
Hiện tại máy tính trong thư viện
đang sử dụng đã đáp ứng được công
việc gì?
Trả lời:
Thư viện của chúng tôi hiện tại thì chưa
có chương trình nào hỗ trợ cho việc
quản lý. Chủ yếu chúng tôi quản lý trên
Excel.
Trả lời:
Đáp ứng công việc tìm kiếm thông tin
trên Internet và các chương trình văn
phòng như Microsoft Office .
Câu hỏi 3:
Xin anh cho biết cán bộ thư viện của
trường mình đã qua lớp đạo tạo tin
học nào chưa ?
Câu hỏi 4:
Thư viện trường mình sử dụng máy
tính có hệ thống máy chủ (sever)
hay là máy vi tính thường?
Câu hỏi 5:
Nếu chương trình của bên em chạy
tốt nhưng do hệ thống máy tính của
thư viện không đáp ứng được
chương trình của bên em thì thư viện
có đề nghị nhà trường nâng cấp hay
thay thế máy tính không ?
Chào và cảm ơn người được phỏng vấn.
Trả lời:
Hiện tại thì tất cả các nhân viên của Thư
viện đã lớp được đào tạo qua lớp tin học
cơ bản do trường tổ chức.
Trả lời:
Ở trường hiện tại thì chỉ là máy vi tính
thường và kết nối với nhau bằng mạng
LAN.
Trả lời:
Nếu chương trình chạy tốt trong điều
kiện máy tính bình thường. Nhưng máy
tính thư viện không đáp ứng được thì
chúng tôi sẽ nâng cấp và thay thế để
máy tính phù hợp với phần mềm của
bên công ty các bạn.
II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu
1.1.Môi trƣờng hoạt động của một hệ thống Thƣ Viện:
Thư viện là nơi thông tin được tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thông tin chúng ta cần hoặc
muốn. Thư viện chỉ có giá trị khi nó có thông tin và có người biến thông tin trở nên hữu
ích. Chúng ta có nhiệm vụ đảm bảo sự quản lý góp phần tạo nên những giải pháp nhanh
chóng giúp cho việc quản lý thư viện một cách nhanh chóng và chính xác. Và những
người làm công tác thư viện đang nắm giữ chìa khóa mở kho báu trong tay.
Thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy. Ở môi
trường cao đẳng, đại học, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu
quả nhất cho giảng viên và sinh viên. Thư viện lưu trữ và bổ sung, cập nhật những thông
tin, giáo trình, tài liệu tham khảo, các tư liệu điện tử,… phục vụ cho hoạt động tìm kiếm
tài liệu, nghiên cứu khoa học của sinh viên; mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên cả
về không gian, thời gian. Chính vì vậy, nó được coi là nơi cung cấp nền tảng kiến thức
cho công tác đào tạo, nghiên cứu, các hoạt động phát triển khoa học công nghệ và đó là
trái tim tri thức của một trường giáo dục hiện tại.
Đề tài được xem xét ở đây là ”Xây dựng chương trình quản lý Thư Viện”
1.2. Cách hoạt động và nguyên tắc quản lý
Trong quá trình khảo sát thực tế tại Thư Viện các trường chúng tôi đã thu thập
được các thông tin. Việc quản lý Thư Viện được dựa trên các nguyên tắc chung từ việc
nhập sách mới, mượn-trả sách, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định
kỳ. Sau đây là các nguyên tắc quản lý:
Nhập sách:
Khi nhập một số đầu sách mới, nhân viên Thư viện (Thủ thư) cần lập một đơn
hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên đầu sách cần nhập và các thông tin về sách như
nhà sản xuất, số lượng, giá nhập. Sau khi sách được nhập về kiểm tra các thông tin của
đầu sách và cần lưu trữ các thông tin về các đầu sách đã nhập vào kho dữ liệu.
Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán
Thường thì Thư viện sẽ đặt hàng theo từng quý trong năm để kịp thời bổ sung các
đầu sách mới phục vụ người đọc và thường nhập các sách từ các nhà xuất bản
trong nước.
Phân loại sách: Sách trong các thư viện đều được sắp xếp theo thể loại, và được
sắp xếp lên kệ. Nhân viên thư viện sẽ đánh một mẫu giấy và ghi rõ thể loại và dán
lên cho độc giả biết.
Thư viện của trường thường xuyên nhập các mặt báo hằng ngày phục vụ bạn đọc
như báo An Ninh, Tuổi Trẻ, Thanh niên… Những mặt báo này cũng được ghi lại
các thông tin để quản lý.
Thông tin về quản lý sách, báo chí sẽ được nhân viên thư viện ghi lại một cách cụ
thể , chi tiết và chính xác nhất để quản lý các bộ phận như cho mượn_trả, quản lý
độc giả, thống kê báo cáo không bị sai sót.
Quản lý độc giả:
Độc giả(người đọc sách) đó là mục đích xây dụng của thư viện. Sách
được nhập về để đến được tay độc giả và để độc giả hướng đến việc đọc sách ở thư viện
hơn thì việc cần thiết và phải làm làm.
Ở thư viện khi một học sinh hoặc sinh viên vào đọc thì cần có thẻ thư viện, nếu
chưa có thẻ thư viện thì học sinh, sinh viên đó cần phải xuất trình thẻ học sinh,
sinh viên.
Mỗi học sinh,sinh viên của trường nếu muốn đăng kí thẻ thư viện để có thể vào
đọc sách, mượn sách một cách dễ dàng thì phải điền đầy đủ các thông tin vào
phiếu đăng kí như:
o Họ và tên.
o Ngày tháng năm sinh.
o Mã số sinh viên hoặc học sinh
o Lớp, đơn vị
o Ngày làm phiếu đăng kí.
o Chỗ ở hiện nay.
o Hình
+ Thẻ thư viện không được cho người khác mượn, nếu học sinh,sinh viên chưa có
thẻ Thư viện nhưng muốn mượn sách vẫn được thư viện giải quyết cho mượn
nhưng phải ghi rõ các thông tin trên phiếu mượn và phải có thẻ sinh viên để đối
chiếu.
Khi hoàn tất quá trình làm thẻ thư viện cho học sinh, sinh viên thì toàn bộ thông
tin của cá nhân đó như: mã số thẻ thư viện, họ và tên, ngày, tháng, năm, sinh, lớp,
đơn vị, chỗ ở hiện nay.. sẽ được lưu vào sổ đăng kí thẻ thư viện và được đưa vào
kho lưu trữ.
Nếu trong quá trình đọc sách đó mà học sinh, sinh viên làm hư hại đến sách thì
Thư viện sẽ lập phiếu đền bù và trên phiếu đền bù sẽ có các thông tin: Họ và tên,
ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách
làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng. Sau khi lập phiếu xong thì cá nhân đó sẽ phải đền
bù cho Thư viện đúng với giá của cuốn sách đó trong phiếu nhập.
Mƣợn-trả sách: Khi nhận được yêu cầu mượn sách của độc giả thì nhân viên Thư viện sẽ kiểm tra
xem Tên Sách,Đầu Sách cần mượn đó có còn trong kho hay không rồi mới chấp
nhận phiếu mượn của độc giả.
Khi một độc giả mượn sách thì độc giả phải điền các thông tin cần thiết trên phiếu
mượn do nhân viên thư viện đưa và ghi những thông tin như:
o Họ và tên.
o Mã thẻ thư viện.(nếu chưa được cấp thẻ phải ghi MSSV)
o Lớp, đơn vị.
o Mã đầu sách.
o Tên sách.
o Ngày mượn.
Có 2 hình thức mượn sách:
Theo cá nhân.
Theo tổ chức.
Người mượn có thể mượn sách trong vòng 2 tuần và tối đa sách được mượn là 2 cuốn/lần
đối với cá nhân và 5 cuốn/lần đối với tổ chức.
Ngày trả sẽ được tính 15 ngày sau ngày mượn. Nếu bị độc giả làm mất mát hay là hư
sách thì thư viện buộc phải xứ lý, đền bù tài chính theo quy định.
+Trước tiên thư viện sẽ lập danh sách thông tin các cá nhân mượn sách quá hạn và lập
phiếu quá hạn rồi gửi về cho đơn vị quản lý HSSV tại trường. Bộ phận đó sẽ chịu trách
nhiệm thông báo đến từng lớp. Trên phiếu quá hạn sẽ có những thông tin là: Họ và tên,
ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ thư viện hoặc thẻ học sinh, sinh viên, mã đầu sách, ngày
mượn sách và số ngày quá hạn tính tới thời điểm hiện tại. Nếu cá nhân đã nhận được
thông báo mà sau 3 ngày vẫn chưa trả sách thì thư viện sẽ tính phí 500đ/ngày đối với cá
nhân và 1000đ/ngày đối với tổ chức
+Trong quá trình mượn sách nếu người mượn làm hư hỏng thì Thư viện sẽ lập phiếu đền
bù và cá nhân đó sẽ đền bù theo kiểu: Mua sách mới hoặc là đền bù bằng tiền mặt đúng
với giá tiền niêm yết trên sách cho thư viện.
+Phiếu đền bù sẽ có những thông tin như: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, mã số thẻ
học sinh, sinh viên, lớp, đơn vị, mã số đầu sách làm hư hỏng, ngày làm hư hỏng và giá
niêm yết của sách đó.
Thống kê_ Báo cáo:
Việc thống kê báo cáo của thư viện rất phức tạp và yêu cầu nhân thống kê viên báo cáo
(TKBC) phải làm việc rất nhiều. TKBC theo tuần, theo tháng , theo quý và theo năm.
Thống kê :sách mượn,thông tin sách còn,sách hư hỏng, độc giả. Việc BCTK giúp thư
viện chủ động trong việc quản lý sách đây là khâu cuối cùng trong việc quản lý sách. Qua
các TKBC thư viện sẽ chủ động hơn trong việc đặt hàng lần tới và biết được độc giả đang
quan tâm tới lĩnh vực nào để phục vụ nhu cầu của người đọc được tốt hơn. Khi TKBC
cũng giúp thư viện quản lý được sách hư hỏng qua đó tìm nguyên nhân hư hỏng để khắc
phục.
1.3. Một số biểu mẫu.
1. Mượn theo cá nhân.
2. Mượn theo đơn vị
3. Phiếu đăng kí thẻ thư viện
4. Phiếu nhập sách
5. Phiếu quá hạn
III. Biểu đồ phân rã chức năng quản lý thƣ viện.