treball reunions

Download Treball Reunions

Post on 15-Feb-2016

221 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Treball sobre les reunions i la seva importància

TRANSCRIPT

M8: Habilitats Socials

Introducci

En aquest treball, ens aprofundirem en el tema de les reunions, un tema que pot semblar molt normal per que es una tasca que s'utilitza habitualment en la majoria de llocs de treballs, s a dir, una eina que esta molt present en la vida diria i professional de moltes persones.

Per aix al llarg d'aquest treball d'investigaci, ens ocuparem de saber qu s una reuni, com s'ha de desenvolupar, quins sn els seus components, qui s el coordinador/a que s'encarrega de guiar-la, quins tipus hi ha, per a qu serveix cadascuna, quins objectius tenen i, en definitiva, saber qu es realitza en una reuni i saber com s'ha d'actuar i quina actitud i postura s'ha de tenir quan ens trobem en una situaci d'aquesta mena un cop que sha comenat a treballar i a moure'ns correctament en el camp professional.

ndex Introducci ............................................................................................... pg. 1

2.1 LA REUNI COM A TREBALL EN GRUP............................................... pg. 3

2.1.1. Introducci; Les reunions de treball .................................................. pg. 3

2.1.2. Vuit passos per una reuni de treball exitosa .................................... pg. 5 2.1.3. Errades ms freqents i com solucionar-les ...................................... pg. 8

2.2 TIPUS DE REUINIONS I FUNCIONS ................................................... pg. 10 2.2.1. Reunions informatives .................................................................... pg. 10 2.2.2. Reunions formatives ........................................................................ pg. 11 2.2.3. Reunions de presa de decisions ....................................................... pg. 12 2.2.4. Reunions creatives ........................................................................... pg. 13 2.2.5. Reunions d'anlisi de problemes ..................................................... pg. 14 2.2.6. Reunions consultivo-deliberatives ................................................... pg. 14

Annex 1: Reunions virtuals; les reunions no presencials ...................... pg. 15 Conclusions ............................................................................................ pg. 16 Webgrafia i Bibliografia ......................................................................... pg. 172.1 La reuni com a treball en grup2.1.1. Introducci; Les reunions de treballUna reuni s un acte o procs pel qual un grup de persones suneixen, com un conjunt, amb un propsit com. s lagrupaci de varies persones en un moment i espai donats, voluntria o accidental. Pot dur-se a terme de manera organitzada i planificada, amb un objectiu delimitat per tamb pot donar-se de manera espontnia, per raons causals i sense grans propsits.

s una activitat amb un cost de temps, de treball i econmic per als participants. Aix fa que no puguem anar organitzant reunions a la babal, sin que shan de celebrar quan realment siguin necessries i convenients. A ms, cal tenir present que una reuni tamb s una eina que ens permet assolir determinats objectius, per no tots. Per tot aix, abans de convocar una reuni, cal analitzar si s idoni realitzar-la.

A continuaci es detallen una srie de preguntes que poden ajudar a decidir si cal fer una reuni s necessria? s la millora manera per assolir el nostre objectiu?

Qu volem aconseguir amb aquesta reuni?

Hi ha altres alternatives a la reuni amb menor cost (telfon, correu electrnic, etc)?

s un bon moment per realitzar-la?

Hi ha dificultats que poden impedir el seu xit?

Si una vegada valorada aquestes qestions sarriba a la conclusi que aquesta reuni s necessria, cal comenar a treballar en la seva preparaci. De fet, la correcta planificaci de la reuni s el principal factor destalvi de temps.

En una reuni, dos o ms persones es reuneixen per discutir un o varis temes, sovint en un ambient formal. En una organitzaci les persones de la reuni pertanyen al mateix organisme o instituci, ja sigui pblica o privada, sn convocades mitjanant una ordre del dia i els acords adoptats sinclouen a lacta de la reuni.

Ordre del dia: Tamb es diu agenda o programa i s una llista de punts a ser tractats i discutits en una determinada reuni.

Lacta de la reuni: s el document escrit on es registren els temes tractats i els acords adoptats en una determinada reuni, amb la finalitat de certificar el que sha acordat i donar-li validesa.

En una organitzaci, una reuni convoca a dues o ms persones amb el propsit daconseguir un objectiu com a travs de la interacci verbal i de lintercanvi dinformaci per tenir la possibilitat darribar a un acord. Les reunions poden produir-se cara a cara o virtualment.

Les reunions sn importants per aconseguir que tot funcioni b dins dun grup. s important celebrar reunions entre els treballadors o persones dun grup o amb els supervisors dels mateixos, per a determinar si sestan aconseguint els objectius desitjats i com sestan aconseguint, per veure si les fites o projeccions que es van plantejar prviament shan complert en la seva totalitat i si no, prendre les mesures necessries.

Desafortunadament, la majoria de les reunions de treball no saprofiten com shauria de fer. Moltes vegades, aquestes noms serveixen per explicar ltimes notcies, o experincies personals del cap de setmana o perdre temps en temes sense cap importncia i en comentar tot excepte el que es pretenia aclarir o parlar per a millorar o solucionar qualsevol problema o inconvenient.

Per a evitar que aix passi, shan de seguir uns parmetres que faran que les reunions siguin productives i serveixin per a la fita per la qual van ser creades.

La primera mesura a prendre, els encarregats del desenvolupament de la reuni, shan de preparar amb anticipaci tot el que volen proposar i exposar i si s el cas, entregar documents a les persones que hagin dassistir per a que aquests spiguen de qu es parla.

En segon lloc, s molt important que es respecti lordre dels temes que shagin de parlar. Ha dhaver un moderador que sigui el que introdueixi als membres de la junta, els temes a tractar. Vigilar que no es produeixin comentaris aliens al que sest debatent i ser lencarregat de que cada persona que parli sigui escoltada i posteriorment es mostrin tots els punts de vista amb total disciplina. Aix per a que la qualitat de la reuni sigui bona i saprofiti el temps de la millor manera.

Tamb ha dexistir una persona encarregada de plasmar en paper, totes les idees expressades en la reuni i els acords als que shagi arribat. Aix ens ajudar a fer un seguiment de tot el tractat i a millorar les solucions.

Tamb hem de tenir en compte que s molt important que la nostra ment estigui oberta a rebre qualsevol crtica o suggeriment. En una reuni hem de tenir una actitud que ens permeti analitzar altres punts de vista i aix disminuirem la nostra tensi. Aix ajudar a que la reuni es desenvolupi b i sigui summament productiva per a tots els participants de la mateixa.

Limportant s aprofitar les reunions al mxim i treure les millors conclusions.

Per aconseguir els objectius de la reuni, el moderador ha de tenir en compte dos rees diferents: la dinmica del grup i el procediment del treball.

La dinmica del grup ha devitar laparici dactituds tancades ja que quan les persones de la dinmica tenen una actitud tancada, redueixen el seu rendiment i lesperit de collaboraci. I el procediment de treball per establir i controlar el procediment, controlar el temps de la reuni i aconseguir els seus objectius.

s important que hi hagi un respecte per totes les opinions que es donin, sense importar si sest dacord o no amb els plantejaments.

La mentalitat de la tolerncia i la maduresa que es tingui, ser important per acceptar sempre el millor per a tots encara que les nostres idees no hagin estat les millors, ja que el ms important s el benefici com de tots i no lindividual.

Per a controlar el temps no existeix cap tcnica, bsicament el moderador ha de:

- Establir un temps lmit per a cada tema a tractar.

- Interrompre amablement a qui porti una altra conversa.

- Posposar algun tema que sallargui massa, cap a altra reuni.

- Aparcar temporalment aquells temes en els que la situaci es quedi bloquejada

2.1.2. Vuit passos per una reuni de treball exitosa

Reunir al personal, coordinar temes, planificar la exposici i no perdres en lintent, sembla tot un repte per a qui desitgi planificar aquestes trobades.

Les reunions de treball has de complir el paper pel qual van ser planificades: Informar a lequip del que est passant en lempresa i els objectius que es volen concretar, per revertir situacions adverses.

Tanmateix, en moltes ocasions, sacaben convertint en una molstia tant per qui la va organitzar, com pels assistents.

Una reuni pot ser exitosa si existeix lideratge, confiana i una bona organitzaci

A continuaci, els vuit passos que shan de tenir presents si es pretn organitzar una reuni de treball precisa, dinmica i exitosa:

1. Planificar la trobada i informar a lequip.

Una de les primeres consideracions que shan de tenir en compte si es pretn efectuar una reuni de treball, s la dinformar amb anticipaci la realitzaci daquesta. Per aix s important que els assistents siguin contactats, per exemple a travs dun correu electrnic, duna nota informativa, per telfon, etc...on es concretar dia i hora i els temes que es discutiran. Lerror ms gran s arribar a una reuni de treball sense una planificaci i reunir persones que no tinguin inters ni temps per escoltar el que han de dir els dems.

2. Exigir la puntualitat dels assistents.

Un cop enviada la notificaci, s necessari destacar la puntualitat darribada a la reuni, encara que