tre pointer om it ppm v/lars k hansen · tre pointer om it ppm v/lars k hansen. intro • tak for...
TRANSCRIPT
Tre pointer om IT PPM v/Lars K Hansen
Intro
• Tak for muligheden for at præsentere tre pointer fra min PhD-afhandling:
1)Hvad skriver litteraturen om IT PPM?
2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?
3)Hvad er de foreløbige resultater af PhD-afhandlingensundersøgelse af IT PPM i en konkret organisation?
2
1) Hvad skriver litteraturen om IT PPM?
Understående to punkter beskriver processen i mit arbejde med IT PPM litteraturen:
a) En systematisk udvælgelse af en repræsentativ stikprøve af IT PPM litteraturen (ved brug af keywords i en anerkendt IT PPM litteraturen (ved brug af keywords i en anerkendt database for videnskabelige artikler)
b) En analyse af den fremfundne IT PPM litteratur med et anerkendt analyse-redskab fra organisations litteraturen
3
1) En systematisk udvælgelse af IT PPM litteratur
4
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
5
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
Inspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
32
6
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
1054
Inspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Verhoef (2002)
“Quantitative IT portfolio management”
• Bygger på undersøgelser fradet amerikanskeforsvarsministerium
• Hvordan modellerer den mest optimale portefølje af IT projekter?
7
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder
105
projekter?
• En avanceret matematisk model – der indregner projekters fremtidige afledte omkostninger (vedligeholdelse, opdatering, og udfasning af IT applikationer er meget omkostningstungt)
• Undgå en tsunami afomkostninger i fremtiden
•Bygger på en børsmægler metafor
• Mangler mekanismer der får disse beslutninger ud i verdenInspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Blichfeldt and Eskerod(2008)
“Project portfolio management - There's more to it than what management enacts”
• Tvivler på rationaliteten
• Har undersøgt portefølje
8
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
Et fællesskab med sociale dilemmaer
4
• Har undersøgt portefølje styring en længere række virksomheder
•Senior management skal ikke have et totalt overblik –a) umuligt (kognitivt) b) social acceptabelt
• Social harmoni ”den naturlige tilstand” (den implicitte løsning - social integration)
Inspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Politik og forskellige interesser
3
Platje and Seidel (1993)
“Breakthrough in multiprojectmanagement: How to escape the vicious circle of planning and control”
• Der er tre interesser i en organisation - top ledelsen, - forretningsenhederne- medarbejderne i projekterne)
• Ledelsen vil have mere centralisering og formalisering (og mulighed for at gennemføre eventuelle besparelser)
9
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori• Som et modtræk forsøger forretningsenhederne og medarbejderne i projekterne at ”forsvare deres interesser” ved at gøre det utydeligt hvad de laver
• Ledelsen iværksætter så mere centralisering og formalisering
• En ond cirkel er begyndt
• Hvordan kan forskeren på forhånd vide hvor konflikten vil være?
Inspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer
2
Kirsch (1997)
”Portfolios of control modes and IS project management”
• Hvordan udfører stakeholders kontrol over IT projekter
• Formel/uformel kontrol (Output, behavior/ clan,
10
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
magtrelationer (Output, behavior/ clan, self)
• Anvender dette simple begrebsapparat til at beskrive hvad der sker i en real-life organisation
• Finder ud af at slutbrugernes ”stemme” bliver undertrykt – dette på trods af de har den specialiserede viden, der skal bruges i IT projekterne
•Udvikler senere en dynamisk forståelse af kontrol
Inspiration fra Deetz (1996)
1) Et redskab til at foretage analyse af den fremfundne litteratur
Fire metaforer for IT PPM på baggrund af litteraturen
Uenighed
Politik og forskellige interesser
Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer
11
Inspiration fra Deetz (1996)
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
magtrelationer
En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder
Et fællesskab med sociale dilemmaer
1) Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for praksis
Disse opdagelser i IT PPM litteraturen kan have betydningfor praksis (Hansen and Kræmmergaard 2011)
• Kan påvise en bias i vores forståelse af IT PPM
• Kan (måske) overføres til vores forståelse af de modeller, der forefindes på det kommercielle marked. (fx: Gartner’s IT PPM model, P3O (af OGC), PMI’s PMO model, osv.)
• Man må måske se mere på hvad man rent faktisk gør i praksis frem for at ”presse” normative teoretiske antagelser ned over en organisation.
12
2)Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for fremtidig forskning
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Politik og forskellige interesser
Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer
32
Et ”hul” i litteraturen
13
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
magtrelationer
En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder
Et fællesskab med sociale dilemmaer
1054
Inspiration fra Deetz (1996)
2)Analyse af IT PPM litteraturen –betydning for fremtidig forskning
Fire kategorier af IT PPM litteratur
Uenighed
Politik og forskellige interesser
Et karneval af skiftende og skjulte magtrelationer
32
Sætter fokus påhvilke IT PPM mekanismer, der anvendes i praksis
14
Konsensus
Forrang til empiri Forrang til teori
magtrelationer
En markedsplads med økonomiske lovmæssigheder
Et fællesskab med sociale dilemmaer
1054
Inspiration fra Deetz (1996)
2) Hvordan kan afhandlingen bidrage til den eksisterende viden
• Forskellige teorier har være afprøvet – herunder Controlteori – som præsenteret på vore workshop i december 2010 • Reaktion var at porteføljestyring ikke kunne reduceres til at være et arrangement af kontrolformer
• Anvendelse af en mere generisk teori, og betragter IT PPM • Anvendelse af en mere generisk teori, og betragter IT PPM som en kompleks kombination af mekanismer.
• Betragter IT PPM som et work design og ser på hvilke horisontale og vertikale mekanismer, som forbinder organisationens IT projekter med porteføljen, og hvilke udfordringer dette giver.
15
2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case
Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:
16
Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)
2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case
Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:
Med hvilke mekanismer bevæger autoritative IT PPM beslutninger sig ned gennem organisationens hierarki?
17
Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)
Hvilke mekanismer anvendes til at koordinerer IT PPM mellem aktører på samme hierarkiske niveau?
2) Brug af work design teori til at undersøge en “real life” case
Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:
18
Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)
2) Adresserer tre generiske problemer i alle work designs
2) The modularity problem
Problem : hvordan sikres at én del kan ændres uden at helhedens performance falder?
19
2) The modularity problem
Et eksempel fra Bilindustrien:
• Volkswagen laver ikke biler i den forstand at producerer disse – de specificere de enkelte moduler.
• Udviklingen kan derved foregå meget hurtigere og er mindre sårbar overfor ændringer i omgivelserne sårbar overfor ændringer i omgivelserne
20
Work-design elementer Hos VW
Arkitektur Produktionsprocesser
Interface Forskellige produktionsceller er forbundet via interfaces
Standarter og test Sikrer den kvalitet som leverandører må overholde, og tester modulerne i de enkelte processer
Sondring mellem synlige- og skjulte design-parameter
Specificer hvilke oplysninger, der skal anvendes i produktionen
2) The modularity problem
Anvendelse af denne logik i IT PPM:
• Adskille porteføljen i subsystemer (projekter) eller måske endda i mindre enheder (arbejdsprodukter)
• Større fleksibilitet (outsource, besparelser osv.)
21
Work-design elementer IT PPM
Arkitektur Beskriv hvordan IT PPM processerne er specificeret/klare
Interfaces Beskriv interfaces hvor IT projekter er kommunikeret og koordineret
Standarter og test Beskriv hvordan IT projekternes performance testes og hvordan organisationens standarter for udførsel af IT projekter udføres
Sondring mellem synlige og skjulte design-parameter
Beskriv hvordan det er specificeret hvilke oplysninger der skal afrapporteres til portefølje niveauet og hvilke oplysninger der skal anvende i udførslen af de enkelte projekter
2) The hierarchical decomposition problem
Hierarki - en relation, der bygger på autoritet
ProblemHvordan laves der et design, der
22
der et design, der understøtter denne struktur med: planlægning, tildeling af ressourcer, og kontrol mellem niveauerne?
2) The hierarchical decomposition problem
Mekanismerne der forbinder de forskellige niveauer i organisationen
Effektiviteten af de hierarkiske governance strukturer
Eksempler fra IT PPM
Kan bygger på marked transaktioner. Dvs. priser og generaliserede
IT porteføljen er styret med markedslignende mekanismer
23
Dvs. priser og generaliserede ressourcer
Forudsætning: Der kan etableres markedsmekanismer
markedslignende mekanismer
Kan bygge på institutionel - ellerpersonel tillid. Sådanne mekanismer kan i nogle tilfælde være mere effektive en markeds mekanismer
Forudsætning: Gensidig afhængighed og sårbarhed
Der er tillid til IT portefølje-management som institution eller der er tillid til personerne, der stå for IT portefølje-management
The hierarchical decomposition problem
Typer af relationer mellem de organisatoriske niveauer
Figur af relation
Eksempler fra IT PPM
CompositionRelationen mellem ikke afhængigevariable på forskelligeorganisatoriske niveauer
Der er ingen afhængighed mellem de forskellige nivauers IT projekter. Detvil sige at de ikke trækker på de samme resourcer
Afhængighed mellem de organisatoriske enheder
24
organisatoriske niveauer samme resourcer
Cross level Relation mellem afhængige oguahængige variabler mellemnivauerneRelation among independent and independent variables at different levels (in a top-down manner)
Der er nogen afhængighed mellem de forskellige niveauers IT projekter
Multi levelKompleks relation mellemafhængige og uafhængige varialepå alle niveauer I organisationen
Der er en stor og kompleks mellem de forskellige niveauers IT projekter
2) The complex network problem
Problem:Hvordan laver man et design, der koordinerer og styrer et
25
og styrer et netværk?
2) The complex network problem
Indikatorer på tilstedeværelsen af the complex network problem
Eksempler fra IT PPM
Specialiseret viden Det organisatoriske enheder har forskellige faglighed (og fagsystemer)
Geografisk distribueret arbejde De organisatoriske enheder har forskellige geografiske lokaliteter, hvor der er lokale IT projekter
Politiseret ved forandring Ændringer der vedrører IT porteføljen kan blive en interessestrid, da de forskellige aktører bliver påvirket forskelligt af ændringer i work-designet
Vigtigheden af en ”integrator-role”. Herforudsætningen af netværket:
- anerkender en fælles autoritet - har et fælles mål - har/opbygger social kapital
En IT porteføljemanager er en central role
Delt loyalitet (til det fælles og det lokale) Fælles digitaliserings/ IT- strategi Der skabes ”bånd” på trods af forskellighed/interesse konflikt
26
3) Et work-design – en organisations IT projekt portfølje
27
3) De foreløbige resultater af min undersøgelse af en organisation viser at:
• Der er flere porteføljer: Eksempelvis en portefølje med tværgående IT projekter og porteføljer med lokale IT projekter
• Anlægger et ”centralistisk perspektiv” og alle organisationens IT projekter som et work-design
28
• Finder det hensigtsmæssigt at inddele porteføljestyrings mekanismerne i tre faser: 1. En Præ-selektion fase 2. En Selektion fase 3. En Post-selektions fase
3) De foreløbige resultater af undersøgelsen indikerer at:
3
Tendens De tre generiske problemer (jf. work-designteori) bliver mere udtalt gennem IT porteføljestyringens tre faser
Præ-selektion fase - Tydelig strategisk/ledelses fundering -Brug af samme projektmetoder /model
Selektions-fasen - Mindre kalkuleret valg af de mest rentable projekter - tildeling af ressourcer er fordelt påflere hierarkiske niveauer og mindre
29
Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)
1
2
3flere hierarkiske niveauer og mindre gennemskuelig og kalkuleret-Metode/procedure i denne fase er ikke helt tydelig
Post- selektionsfasen Ressourcer og fremdrift for IT projekter kan i nogen grad være styret af lokale ledere. Konsensus beslutninger ofte nødvendigeManglende mekanismer i afslutningen og efterfølgende opsamling på projekt-evalueringer
3) De foreløbige resultater af undersøgelsen indikerer at:
Conceptualizing Work Design Problems: Within and Be tween Organization:
3
Tendens 2 De tværgående IT projekter har en mindre grad af de tre generiske problemer (når man anlægger et centralistiske portefølje perspektiv)
Dette kan skyldes at disse
30
Figure 1: Adopted from Sinha and Van de Ven (2005)
1
23
12
3Dette kan skyldes at disse projekter bliver styret af en centralt styret organisatorisk enhed.
Her skal det undersøges hvilken afhængighed der er mellem de tværgående IT projekter og lokale IT projekter Er denne afhængighed lille, så giver det mindre mening at betragte dette som et samlet work-design
3) Et work-design – en organisations IT projekt portfølje
31
Afrunding
1)Hvad skriver litteraturen om IT PPM?
2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?2)Hvordan kan vi bedre forstå og undersøge IT PPM?
3)Hvad er de foreløbige resultater af PhD-afhandlingensundersøgelse af IT PPM i en konkret organisation?
32
Slut
Tak for jeres opmærksomhed☺
33