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Al automatizar el manejo de información sensible y/o estratégica, permitirá a los directivos y Consejeros enfocarse en la toma de decisiones oportuna con base en información confiable.
¿Transparencia en la información estratégica con el uso de robots?
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¿Qué es la automatización de procesos a través de robots?
¿Cuál es la importancia de RPA?
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que permite configurar “Robots Software” para la automatización de tareas manuales o semi-automáticas de manera integrada con los sistemas actuales de la organización (aplicaciones existentes, manejo o manipulación de datos y aplicaciones digitales).
Existen retos comunes que enfrentan las empresas:
• Manejo de información sensible• Elaboración de reportes confiables• Procesos manuales repetitivos• Dependencia de varios sistemas• Errores de procesamiento • Altos costos en recursos humanos• Cumplimiento legal
Software configurable a las necesidades de la empresa
Software que libera a los colaboradores tiempo de realizar actividades repetitivas o del manejo de información sensible
Macros sofisticados que trabajan en conjunto con otros sistemas o software (y en caso de ser necesario se pueden complementar con Inteligencia Artificial)
En este contexto, ¿qué es un robot?Un robot se refiere al uso de software o bots para optimizar la productividad de tu equipo de trabajo.
RPA tiene un enfoque diferente que incorpora:
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¿Cómo se pueden utilizar los robots en Gobierno Corporativo?
Una preocupación constante de los Consejeros y en general de los miembros de los órganos de gobierno y la alta dirección de las empresas es contar con información oportuna y confiable que les permita entender el negocio y una adecuada toma de decisiones para aportar valor a la compañía.
Con base en los pilares de Gobierno Corporativo, los mercados buscan, aprueban y premian a través de inversiones a las empresas con mecanismos que fortalezcan la transparencia y adecuada rendición de cuentas, por lo que hoy en día ya no basta solo con presentar la información financiera de la compañía, si no brindar la confianza a los terceros interesados a través de mecanismos confiables que garanticen la integridad de la información utilizada y presentada.
Por ejemplo, es preciso contar con una estructura de comunicación que dé certeza a los actores del Gobierno Corporativo de una compañía sobre la confidencialidad, eficiencia e integridad de la información a utilizar, y para ofrecer dichas garantías un robot suele ser la mejor opción.
Contando con reportes precisos, oportunos y confiables, los Consejeros pueden enfocarse en aquellas habilidades que una computadora no puede replicar, pero que son vitales para un negocio exitoso. Habilidades de alto valor agregado tales como el análisis y la definición del rumbo de la compañía.
En este sentido, la tecnología y los robots, pueden ser un recurso para hacer más eficiente la ejecución de tareas y actividades repetitivas pero sensibles, y así liberar tiempo y brindar confianza a los Consejeros para dedicarse a actividades de mayor valor agregado.
La automatización no es meramente para reducir costos, si no un recurso para agregar valor al negocio y este es particularmente el caso de Gobierno Corporativo.
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¿En dónde nos puede ayudar RPA?
Reportes a bolsa de valores, entes reguladores, inversionistas y holdings
Transparencia y confidencialidad en la información (precisa, oportuna y confiable)
Seguimiento de acuerdos de los órganos de gobierno
Apoyo en la evaluación de los miembros de los órganos de gobierno
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Aplicaciones de los robots en Gobierno Corporativo
Procesos GC Ejemplo de uso
Rendición de cuentas
Reportes a bolsa de valores, entes reguladores o holdings:Con base en reportes estándar requeridos por los entes reguladores o la empresa matriz:
• Confirmar la información y solicitarla en caso de ser necesario.
• Revisar la consistencia de la información previo a reportarse, identificar excepciones y dirigirlas a la persona correspondiente.
• Elaborar los diferentes reportes de cumplimiento respetando los factores definidos, entre ellos: rubros y suficiencia de información a incluir, fechas de elaboración y proceso de autorizaciones para su envío oportuno.
Seguimiento de acuerdos
Seguimiento a los acuerdos de los órganos de gobierno:
• Administrar la base de acuerdos, responsables y fechas compromiso de los diferentes órganos de gobierno de la compañía o grupo.
• Desencadenar notificaciones periódicas a los responsables como seguimiento al cumplimiento de los acuerdos definidos.
• Actualizar el estatus de los diferentes acuerdos con base en lo reportado por los responsables de la información entregada.
• Gestionar confidencialmente la administración de archivos y control de accesos.
Evaluación a miembros
Apoyo en la evaluación de los miembros de los órganos de gobierno:
• Enviar cuestionarios a los miembros de los órganos de gobierno para su evaluación de manera individual y colegiada.
• Recopilar de forma confidencial la información de cada uno de los miembros.
• Elaborar reportes estandarizados con base en la información obtenida, resultados históricos y nuevos objetivos.
• Enviar reportes de manera confidencial a las personas facultadas para su consulta.
Transparencia
Elaboración de reportes in house para la toma de decisiones estratégica:Con base en reportes estándar requeridos por los órganos de gobierno o alta dirección:
• Acceder sin intermediarios a la información en tiempo real directamente del ERP fuente y de las diversas áreas de negocio.
• Revisar la consistencia de la información previo a reportarse, identificar excepciones y dirigirlas a la persona correspondiente.
• Elaborar y enviar los diferentes reportes con la periodicidad y hora requerida a los miembros de los órganos de gobierno.
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¿Cómo puede ayudar RPA en los procesos?
Proceso actual: los humanos trabajan en interpretar y tomar decisiones, pero también en tareas como recolectar, copiar, procesar y validar información, etc.
Proceso futuro: robots y humanos trabajan en conjunto. Los robots se encargan de las tareas repetitivas y del manejo de información sensible y los humanos se centran en tareas más complejas como la interpretación de los datos y la toma de decisiones.
Ahorro en tiempos y costos
• Tiempo para procesar (en promedio): de 2 horas a 3 minutos una vez completados los formularios recibidos• Costo de procesamiento (en promedio): una reducción de costos del 50% al 70%
Otros beneficios
• Fuerza de trabajo con mayor flexibilidad genera empleados más felices y productivos
• Mayor enfoque en actividades de valor agregado
Confidencial
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Inteligencia artificial y robótica: una colaboración
Con el uso de RPA, los robots pueden completar tareas rápidas y eficientes, pero deberán tener ciertas características. Si los procesos no son sistemáticos y repetitivos, no pueden ser delegados a un robot. Sin embargo, con inteligencia artificial (IA), los robots podrían llegar a hacer algunas tareas que se consideran más “humanas”.
Por ejemplo, en el proceso de elaboración de reportes existen elementos de análisis de información y elaboración de recomendaciones que requieren de juicio, conocimientos y ciertas habilidades que un robot no podría tener. Aquí es donde entra la IA.
El análisis de información para la elaboración de informes y recomendaciones se dirige hacia la era de la IA, una vez más mejora la eficiencia, al generar resultados más oportunos y ahorrar en costos.
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Proceso de seguimiento de acuerdos al implementar la IA:
El programa desencadenará notificaciones periódicas a cada uno de los responsables de los acuerdos, con base en fechas compromiso y prioridad definida.
El programa recibirá las respuestas y los documentos de los responsables para la atención de sus acuerdos y compromisos.
El programa analizará la información enviada por los responsables y la comparará con el resultado objetivo del acuerdo. En caso de identificar incidencias, las comunicará con el responsable.
El programa actualizará el estatus de los acuerdos con base en la información recibida y su análisis, manteniéndola en todo momento almacenada de manera confidencial.
Pondrá a disposición de los Consejeros el reporte de cumplimiento de acuerdos y la información enviada que la respalda a través de medios confiables y confidenciales. S
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La IA está preparada para realizar procesos más complejos que un RPA, y podría evolucionar la forma en que opera el Gobierno Corporativo actualmente. Una colaboración entre RPA e IA puede resultar en algo extremadamente eficiente, con costos bajos y una mejor calidad en la fuerza de trabajo y en los resultados.
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Después de esto,¿hacia dónde nos dirigimos?
Es claro que el uso de RPA representará un gran beneficio para el futuro de Gobierno Corporativo. Estos vitales pero repetitivos procesos que han generado mucho riesgo y han costado valioso tiempo y dinero serán ejecutados de una manera más confiable, eficiente y rentable.
Así como RPA toma el control sistemático y entiende el detrás de todo el proceso. La IA complementará al software al incluir pensamientos, juicio e inteligencia a los procesos de soporte del Gobierno Corporativo, así como al resto de la organización. La IA llegará a ser cada vez más común y será clave para la forma en que hoy en día se gestiona el Gobierno Corporativo.
Al implementar esta nueva tecnología, podemos impulsar el rendimiento del negocio y dar un mayor reconocimiento a nuestros colaboradores, para incrementar su valor.
Ya comprendido el uso de RPA y la IA, es claro que este camino nos llevará a construir un mejor entorno de negocios.
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