transforme -programas_de_eficiencia_operacional (1)
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Innovación Operacional: Proyectos de Reducción de Costos
basados en Innovación Abierta
Cómo usar herramientas de tipo “social applications”, pero en la empresa…
Los “wikis” y
“knowledgebases” son
herramientas
colaborativas para
capturar y sistematizar
conocimiento
Los “blogs” y “foros”
son herramientas
colaborativas para
capturar y sistematizar
opiniones
Los “webstorms” son
herramientas
colaborativas para
capturar, evaluar y
priorizar IDEAS
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PROYECTOS VIABLES
IDEAS
PROYECTOS
Administrar el “pipeline” – transformar muchas ideas en algunos proyectos viables
Captura
Mejoramiento
“Business Case”
El desafío está en capturar y evaluar muchas ideas de un numero grande de personas
Capturar muchas ideas de un número GRANDE de personas
RESULTADOS $$$$
Implementar los proyectos viables
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“webstorming”: el poder de las masas, “pensando creativamente”
¿Porqué hacer
“brainstorming”
cuando…. Puedes hacer
“webstorming”?
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Esta plataforma es un ACELERADOR del proceso de generación de ideas
i
Ideas innovadoras
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¿Para que se puede usar un “webstorm”?
o Obtener feedback de clientes internos y externos: calidad de servicio, procesos, clima organizacional, ideas de mejora.
o Capturar ideas innovadoras de todo el personal: nuevos productos o servicios, eficiencia operacional, responsabilidad social, control de riesgos, reducción de costos.
o Desarrollar “eventos virtuales” paralelos y complementarios a conferencias o reuniones“en vivo”.
o Crear un sistema de apoyo a la gestión de proyectos colaborativos con el personal de la empresa.
o Hacer innovadoras campañas de marketing, realacionamiento y fidelización de clientes, del tipo “escuchamos a nuestros cliente”.
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¿Quién lo está haciendo? Abierto en internet
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¿Quién lo está haciendo? Con el canal o partners
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¿Quién lo está haciendo? En todos los negocios está pasando…
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¿Quién lo está haciendo? Con el personal de la empresa
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Co-innovarInnovación abierta es hacer participar a personas de dentro o fuera de la empresa en un
proceso para…
o Innovar en el desarrollo de productos
o Innovar en los modelos de negocios
o Innovar en los servicios
o Innovar en la tecnología
o Innovar en el manejo de las comunidades
o Innovar en capacitación
o Innovar en eficiencia operacional
o Innovar para reducir costos
o Innovar en los servicios de soporte técnico
o Innovar…..
o Innovar….. © TRANSFORME Consultores 2009 www.transforme.cl +56 2 5709401
¿Cómo funciona?
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Un “webstorm” es un “evento” online que ocurre en un sitio web personalizado
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La plataforma trae funcionalidades para ingresar, ver, ordenar, evaluar y priorizar ideas
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Los formularios de ingreso son personalizables de acuerdo al tipo de idea
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También hay funcionalidades de gestión del portafolio de ideas e innovaciones
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Hay funcionalidades de gestión de la participación y colaboración
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Se utilizan complementos metodológicos y técnicos para movilizar a los participantes
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Se utilizan complementos metodológicos y técnicos para capacitar a los participantes
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Los sitios incluyen multimedia y otros recursos “atractivos” (videos, audio)
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Los sitios ofrecen funcionalidades para comunicación y networking
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WebStorm es una plataforma SaaS (Software as a Service) de clase mundial
Implementación y soporte
autorizado en Chile:
TRANSFORME Consultores
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¿Quiénes lo usan?
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Programas de Innovación Operacional TRANSFORME
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos son proyectos de 12 semanas de duración, basados en la participación intensa del personal a través de la plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodología para generar un portafolio de ideas de ahorro y reducción de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:
Diseño e Implementación del Programa
•Constitución del Comité de Programa
•Diseño detallado de las actividades del Programa
•Diseño del “workflow” de ideas
•Preparación de materiales de capacitación y comunicación
•Implementación de la plataforma “WebStorm”
•Pruebas y puesta en marcha
•Carga de base de datos de usuarios y creación sistema de registro
Campaña de Recolección y Selección de Ideas – Creación de Proyectos
•Lanzamiento de la campaña, envío de materiales de apoyo
• Realización de eventos y actividades presenciales
•Operación día a dia del “webstorm”
• Servicios de soporte y mesa de ayuda para usuarios
• Reuniones de Comité para evaluación y filtro de ideas
• Interacción permanente con los usuarios
• Envíos de Training CLIPS y comunicados para apoyar proceso de generación de ideas
Evaluación y “Business Case” de Paquetes de Decisión
• Preparación de “Paquetes de Decisión” a partir de las ideas aprobados
• Evaluación preliminar (técnica y economica), análisis de riesgos de cada PD
• Presentación al Comité de Programa
2 semanas Consultores
7 semanas Todos
3 semanas Consultores
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Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (I)
o La participación del personal se apoya con algunas herramientas metodológicas que aseguran que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se entregan vía email o sesiones de capacitación tipo “webinar” o “communicator” a todos o grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaña. Se trata esencialmente de listas de preguntas o “checklists”, que les permiten cuestionar el valor agregado de los procesos, actividades y relaciones en su área y explorar formas alternativas de desarrollarlas a menor costo. Estas metodologías estimulan la generación de ideas de ahorro que pueden representar entre un 3% y 10% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un Programa.
AVA (Análisis de Valor de Actividades)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar el “valor agregado” de la actividad
ARA (Análisis de Relación de Actividades)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar la forma en que se dan las relaciones de un proceso con otro, dentro o fuera de su propia área de trabajo
AVT (Análisis de Valor de Terceros)
• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su area de trabajo, para cuestionar el valor agregado por todos los terceros (contratistas, proveedores) en que está delegada la realización de partes de los procesos de su área
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Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (II)
o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y de capacitación para “movilizar” al personal a participar durante la campaña de recolección de ideas. La planificación detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos será definido durante la etapa de implementación del Programa.
TrainingCLIPS
• Utilización de Outlook email para el envio de mensajes interactivos o “cortos educativos” con contenidos asociados al Programa, que generan tráfico hacia el sitio web de la campaña (WebStorm)
• Utilización de WEBINAR para capacitar a la gente en las metodologías de apoyo.
Comunicados y boletines
• Utilización de Outlook email para el envío de comunicados informativos y motivacionales a todos los participantes
Premios e Incentivos
• La campaña de recolección deberá premiar a la idea más votada por los participantes, la idea mejor evaluada por el Comité, y a la persona que más participe en el WebStorm. La aplicación provee toda la funcionalidad para llevar el control de puntajes por votaciones y participación
Eventos presenciales
• Se aprovecharán los eventos presenciales (reuniones de gerencia de todo tipo) ya planificados con el personal en cada local o localidad del cliente para motivar la participación.
• Los gerentes y miembros del Comité de Programa harán actividades presenciales específicas relacionadas con el Programa
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Entregables
o El resultado entregable de esta consultoría consta de dos informes finales al cliente:
Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el “webstorm”, con los datos recibidos directamente de los usuarios
Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisión para los cuales se realizó una evaluación y “business case”, más una completa “ficha de implementación” por cada Paquete de Decisión evaluado, listo para su análisis, aprobación e implementación en la empresa.
Paquete de DecisiónN° ideas en
Paquete
Ahorro Anual
Estimado US$
Inversión
Estimada
US$
Valor Presente
NETO al 10% - 5
años
Reducción de
Personal
Estimada
OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 14
SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 3
FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 1
COMERCIAL 2 231,098 - 796,403 0
OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 3
MEDIO AMBIENTE 1 140,000 - 482,464 0
RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 2
SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 1
DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 - 347,650 0
LEGAL 2 90,245 - 311,620 0
TI 1 90,000 58,500 256,973 1
CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 1
SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 - 34,462 0
TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 26
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Nombre de la Idea Eliminación de contratos de guías de convoy
Descripción general de la
Idea o Paquete de Decisión
Esta idea tiene dos posibilidades de implementación:
1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las
camionetas guías a todos, eliminar el contrato actual con 2 camionetas y dos recursos, y
armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en forma
eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con GPS, monitorear
posición de los camionesetc. Este servicio sólo se usaría en invierno, eliminando además
las camionetas gúias en verano. En este caso el menor costo de los contratos debe
financiar la unidad propia.
2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los costos de
camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro requiere que los
contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se puede incentivar que los
contratistas más pequeños sumen fuerzas y financien un único sistema. Considerar
también solamente operación invierno si es que es viable por temas de seguridad.
hay demaisados guias en el camione
SC: eliminar todo convoy y hacerlo todo via digital GPS, el dispatch esta en el camino...., la
idea es usar TETRAm hay avance en elproyecto
Metas y objetivos
específicos a lograr
Reducir el costo total del contrato actual de camionetas gúia, sin aumentar otros costos
Impacto o ahorro
cuantitativo NETO anual
128,108
Impacto cualitativo
(positivo) esperado
Optimización de recursos y reducción significativa de costos
Inversión aproximada Inversion seria la tecnología. 40k como referencia.Sergio Lobo mandarle la info de MxT
Principales Riesgos
asociados a la
Implementación
Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guías deban recurrir a guías propios
aumentando sus costos. Riesgo técnico no existe por cuanto los convoyes van siempre
acompañados en cualquier modalidad. Riesgo de liability debe ser considerado y
analizado por los abogados para tratar el tema de accidentes que puedan suceder, cuando
Barrick presta el servicio. Materiales peligorsos van con su propia guia... cargas vienen
aseguradas, vehiculos asegurados,
Medida de Performance o
KPI asociada al paquete
Reducción Significativa de Costos
Plazo de Ejecución
Estimado (meses)
Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009
Responsable de Fase 3:
Evaluación
P. Zuloaga
Entregables
o Cada Paquete de Decisión se entrega con la descripción y evaluación de todas todas las ideas que lo componen, además del “business case” completo del Paquete.
Proyecto Contrato de Avalanchas
P. Zuloaga
0 1 2 3 4 5
Inversión Capacitación de brigada propia (4 personas) -10,000
Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Costos nuevos
-24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
NPV @ 0% 616,540
5% 505,372
10% 419,664
Años
Flujo neto
Proyecto Mejoramiento Servicios en Caminos
P. Zuloaga
0 1 2 3 4 5
Inversión Capacitación de brigada propia avalanchas (4 personas) -10,000
Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
Comprar material supresor nuevo para pruebas -5,000
Pruebas en terreno material supresor -10,000
Hardware de la Unidad de Control de Caminos -7,500
Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000
Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita 25,900 25,900 25,900 25,900 25,900
Eliminación contrato actual camionetas guía 128,000 128,000 128,000 128,000 128,000
Costos Soporte anual licencias software -5,000 -5,000 -5,000 -5,000 -5,000
-141,500 277,008 277,008 277,008 277,008 277,008
NPV @ 0% 1,243,540
5% 1,007,428
10% 825,980
Años
Flujo neto
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¿Cómo funcionan nuestros servicios?
• Workshops, entrevistas y reuniones de trabajo
• Definicione clave: ámbito o cobertura, categorías, premios, duración, incentivos, comunicación complementaria
• Trabajo en plataforma TI • Sesiones de validación • Definición y constitución
del Comité interno del Cliente
• Workshops y reuniones de trabajo
• Trabajo directo en plataformas (servidores, administración de contenidos)
• Reuniones de gestión de Programa, interacción con participantes
• “Animación” y desarrollo del programa • Reporting gerencial permanente • Interacción con el Comité interno del Cliente a cargo del
Programa, filtro y evaluación de ideas
1 semana 1 semana 7 semanas
Estrategia y Diseño del Programa
Implementación Tecnológica WebStorm
Implementación Materiales y
Comunicación Interna
Administración, Operación y Soporte de las Plataformas Tecnológicas
implementadas
Desarrollo y Administración del Programa de Captura de Ideas
Lanzamiento Desarrollo Cierre
TRANSFORME aplica un
enfoque “llave en mano” para un Programa
basado en WebStorm Desarrollo
“Business Case”
3 semanas
• Formalización de Paquetes de Decisión
• Cálculo de “business case”
• Desarrollo Paquetes de Decisión
• Plan de implementación
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Organización del Programa
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos funcionan en base a un equipo profesional con la siguiente estructura:
Director de Proyecto x TRANSFORME y Consultor Senior
Sr. Guillermo Beuchat
Administrador de Programa
Sr. nnn
Consultores Implementación
BrightIdea
Sr. Nicholas Selk Sr. Paul Tran
Consultor Soporte Plataforma BrightIdea
Sr. Nicholas Selk
Consultor Senior Evaluación de Proyectos
Sr. nnn
Director de Proyecto x CLIENTE
TBD
Otros Gerentes del Cliente
Comité de Programa
o Se constituye un Comité de Programa integrado por los Directores de Proyecto de TRANSFORME y el cliente, más representantes de las áreas relevantes del cliente.
o Esta estructura supone una dedicación de 30-50% para el Director de Programa nombrado por el Cliente por las 12 semanas
o La consultoría de implementación es realizada directamente por consultores de Bright Idea (USA)
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Algunos clientes de Programas Participativos de Innovación Operacional
CMPC
• OPEX areas de back-office solamente
• 300 participantes
• 400+ ideas levantadas
• 94 proyectos
• 12 paquetes de decisión
• Ahorro anual US$ 10,8 millones/año
• 12% del OPEX afectado
• Reducción labor cost 13%
• La inversión requerida en TI, finiquitos y otros fue de US$ 4 mm, payback fue de 5 meses
Chilesat (ahora TELMEX)
• Toda la compañía, OPEX Completo
• 100 participantes
• 120+ ideas levantadas
• 16 proyectos
• 13 paquetes de decisión
• Ahorro anuales US$ 5,4 millones/año
• 36,5% del OPEX afectado
• Reducción labor cost 43%
• La inversión requerida fue de US$ 2,9mm, payback fue de 7 meses
BARRICK Minerals
• Chile y Argentina, OPEX procesos (sin contratos mayores)
• 400 participantes
• 150+ ideas levantadas
• 46 proyectos
• 15 paquetes de decisión
• Ahorro anual US$ 10,1/año
• 3,3% del OPEX afectado
• Sin reducción significativa de labor cost
• Inversión requerida es US$ 3,6mm, payback estimado 5 meses
CONAFE (proyecto en curso, 3 meses)
• Toda la compañía, OPEX completo
• 40+ ideas ya levantadas
• 104 participantes ** datos a la fecha
• Monto aproximado de ahorro US$ 1,2/año
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Propuesta de valor
o Nuestra firma propone implementar un Programa Participativo de Innovación Operacional y Reducción de Costos, basado en el uso de la plataforma de “webstorming” y las herramientas metodológicas adicionales requeridas.
o Este programa tendría las siguientes características generales:
Participantes
•Nnn personas en todas las tiendas y operaciones en Chile, organizadas en grupos
•Nivel supervisor hacia arriba
•Todos con acceso a internet
Duración
•12 semanas de Programa en total
•7 semanas para la campaña de recolección de ideas (WebStorm activo)
Metodologías y Herramientas
•WebStorm
•AVA, ARA, AVT
•TrainingCLIPS
•Actividades presenciales
Entregables
• Informe final con todas las ideas recopiladas
• Informe final con detalle de los Paquetes de Decisión y Plan de Implementación
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Contacto
Guillermo Beuchat Shaw Socio TRANSFORME Consultores Tel: +5625709401 Cel: +56998730717 Skype: gbeuchat LINKEDIN: http://cl.linkedin.com/in/transforme SLIDESHARE: http://www.slideshare.net/gbeuchat EMAIL: [email protected] www.transforme.cl