Proyecto de Transformación Organizacional para la Proyecto de Transformación Organizacional para la CompañíaCompañía

Empresa NKJREmpresa NKJRPresentado por:Nicole LavalasKerube CabezasJuan EyzaguirreRaul Gutierrez

1. INTRODUCCIÓN1. INTRODUCCIÓN

Ficha de la EmpresaFicha de la Empresa Nombre de la compañía:

NKJR Enterprise Rubro / negocio:

Servicios: Asesoría Legal Corporativa Cobertura oferta de servicios:

Internacional Locación / Sede:

Ciudad de Panamá

Breve Descripción de actividad:Estudio de abogados dedicado a la asesoría legal de empresas extranjeras con interés en realizar gestiones en ciudad de Panamá.

Principales actividades a las que se dedica la compañía◦ Registro de sociedades extranjeras bajo las leyes de Panamá.

◦ Incorporación de Fundaciones de Interés Privado.

◦ Re-domicilio de entidades registradas bajo leyes extranjeras.

◦ Administración de cuentas corporativas de bancos en Panamá.

AntecedentesAntecedentes La compañía NKJR Enterprise es una empresa familiar que tiene

operaciones en Ciudad de Panamá desde hace 10 años. Los socios son abogados especialistas en derecho corporativo e Internacional, cuentan con un pool de profesionales orientados a resolver problemas brindando asesoría legal sobre las leyes Panameñas. El 95 % de los clientes son empresas residentes en el extranjero.

Desde hace 2 años la compañía tiene joint ventures implementados con otras firmas de abogados en el extranjero de quienes se recibe constantemente clientes. La atención que se tiene a cada cliente es personalizada y por lo general se ofrecen buenas soluciones y recomendaciones legales, sin embargo los procesos constantemente se alargan debido a que la data requerida para cada caso no es correctamente administrada, con lo cual los tiempos de trabajo por cada cliente se extienden y esto deriva en mayores gastos para la compañía.

Por otra parte a pesar de que la mayoría de clientes están satisfechos con el servicio es común que no se realice un seguimiento y reventa al proceso comercial.

Problema ActualProblema Actual Falta de Estrategia delimitada para la compañía. La

compañía actualmente no cuenta con un modelo de planificación estratégica, con lo cual nuestra propuesta implica el desarrollo de este modelo como parte de las mejoras a implementar en la compañía.

Manejo inadecuado de la información.

Fuga de clientes.

Administración de clientes inadecuada.

No servicio de postventa ni seguimiento.

Incorrecta distribución de la cartera de clientes.

Limitaciones y Limitaciones y DelimitacionesDelimitaciones Limitaciones

◦ Presupuesto US$

◦ No contar con recurso técnico propio para la implementación del proyecto.

◦ Personal no capacitado para la administración de sistemas de información técnicamente más desarrollados.

◦ Bajo Nivel de infraestructura tecnológica.

Delimitaciones◦ Espacio geográfico o sede de la empresa en ciudad de Panamá.

◦ Manejar estándar de Confidencialidad en el manejo de la información (Muy relevante)

◦ Procesos Seguridad del sistema.

◦ Experiencia en el desarrollo de sistemas de información en compañías de servicios dentro del campo legal y/o atención al cliente.

◦ Ofrecer servicio de soporte técnico a mediano y largo plazo una vez implementado el nuevo sistema.

2. MARCO TEÓRICO2. MARCO TEÓRICO

Conceptos y definiciones de Sistemas de Conceptos y definiciones de Sistemas de Información.Información.

Sistemas de Procesamientos de Transacciones (SPT)◦ Sistema para administración operativo básico, para un

nivel operativo de la organización. ◦ Registro las transacciones diarias rutinarias,

necesarias para la marcha del negocio de servicios corporativos. 

Sistemas de Trabajo de Conocimiento (STC)◦ Uso en el nivel de conocimiento, ideal para crear e

integrar nuevos conocimientos en la organización. Sistemas de Automatización de Oficinas (SAO)

◦ Análisis de elementos de computación, ideados para aumentar la productividad de los colaboradores.

◦ Trabaja con los datos almacenados en la oficina a través de procesadores.

Conceptos y definiciones de Sistemas de Conceptos y definiciones de Sistemas de Información.Información.

Sistemas de Información Gerencial (SIG)◦ Enfoque en el entorno interno de la empresa◦ Asistencia en la planificación y control a nivel administrativo ◦ Facilitación a los administradores de acceso a informes y

registros del historial de la empresa y de desempeños actuales de la empresa.

Sistemas de Apoyo a Decisiones (SAD)◦ Uso de información del SPT (a lo interno de la organización) y

del SIG (a lo externo de la organización) para un mejor análisis organizacional.

◦ Uso de diversos modelos ideales para análisis organizacional.

 Sistemas de Apoyo a los Ejecutivos (SAE)◦ Implementación en el nivel estratégico◦ Modelo para filtrar y comprimir datos cruciales con el fin de

recopilar información en menos tiempo. ◦ Apoyo a decisiones y creación de un entorno de computación

y comunicación generalizado.

Digitalización de DocumentosDigitalización de Documentos

Ley 11 de 22 de enero de 1998

◦ Regula el almacenamiento de documentos por microfilmación, sistema óptico y sistema magnético.

◦ A los documento almacenados se les da el mismo valor que los originales.

◦ Los grabados deben ser irreversibles e inalterables.

◦ Los documentos originales (backups) deberan ser almacenados en un lugar seguro hasta que puedan ser depurados.

Título VIII, Libro II del Código Penal, relativo a los Delitos contra la Fe Pública – Seguridad de la Información

3. METODOLOGÍA3. METODOLOGÍA

MetodologíaMetodología1. Análisis e investigación de la situación actual2. Presentar hallazgos durante la revisión inicial

del sistema de información actual.3. Organizar sesiones de trabajo con las áreas

involucradas.4. Selección de las mejores ideas y aportes de

cada área.5. Desarrollo de requerimiento con detalle del

alcance de la mejora propuesta y factibilidad.6. Presentación de propuesta y ventajas

competitivas de la misma.7. Presentar Plan de acción.8. Implementación del plan de acción. 9. Seguimiento y soporte al sistema

implementado.

4. PROPUESTAS4. PROPUESTAS

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ESTRATÉGICA DE LA EMPRESAEMPRESA

Modelo de Planificación Modelo de Planificación EstratégicaEstratégicaMisión: Por medio de la combinación de los conocimientos,

experiencias, esfuerzos y recursos de los miembros del grupo permiten prestar toda clase de servicios legales, de contabilidad, administrativos de asesoría financiera, fiscal, laboral y de sistemas, haciendo de nuestro equipo el más completo en el mercado.

Nuestro principal compromiso es con todas aquellas empresas o personas que inician un negocio o empresa y tienen la inquietud de cumplir con todas las leyes y reglamentos establecidos para operar en forma activa y despreocupada, de igual manera con todas aquellas que llevan tiempo en el mercado, sin encontrar solución a sus problemas legales, fiscales y contables.

Modelo de Planificación Modelo de Planificación EstratégicaEstratégicaVisión Ser una de las principales empresas en la

región central y en Venezuela dedicada a la asesoría contable, fiscal, laboral y jurídica, brindándole a nuestros clientes una gran variedad de servicios que cumplan con los clientes una gran variedad de servicios que cumplan con las expectativas de superación en el logro de los objetivos establecidos.

Modelo de Planificación Modelo de Planificación EstratégicaEstratégicaEstrategia General

◦ Ser una empresa dedicada a brindar un servicio de excelencia a sus clientes, previendo sus necesidades y buscando oportunidades de mejora en cada interacción con el cliente.

Estrategia Especifica◦ Mantener y hacer crecer nuestra cartera

actual de clientes, cumpliendo con los estándares legales requeridos.

◦ Crear relaciones de calidad y duraderas con nuestros clientes.

PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓNINFORMACIÓN

Data Servicio Legal Tipos de servicio legal• Registro de sociedades extranjeras bajo las leyes de Panamá.•Incorporación de Fundaciones de Interés Privado.•Redomicilio de entidades registradas bajo leyes extranjeras.•Administración de cuentas corporativas de bancos en Panamá.• Servicios varios

Data Cliente CompañíaUbicación Tipo de compañía / NegocioDatos de ContactoReferenciasNombre y # de registro

Data de cargosPresidenteSecretarioTesoreroRep. Legal

Data de cliente personaUbicación EmpleoDatos de ContactoReferenciasNombre y # de registro

Cat

álog

osC

aptu

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ta

Modelo de datosModelo de datos

Venta / Captación de clientes - Referidos- Web site- Ventas personales- Joint Venture firmas extranjeras

Atención personalizada clientes- Asesoría Legal- Trámites legales- Propuestas de soluciones legales

- Administración

Back Office- Creación de portafolio- Verificación y actualización de datos- Seguimiento Trámites- Facturación y cobro

Procesos administrativos y de soporte

Servicios de Post-venta- CRM

Procesos Clave del Negocio

Procesos Estratégicos del Negocio

Visión Misión Estrategia

- Recursos Humanos - Tecnologías de la información- Finanzas / Contabilidad

Arquitectura de Procesos

Alternativas de Solución al Alternativas de Solución al ProblemaProblemaPresentación de Requerimientos:

◦Proyecto 1 – Plataforma para la Administración de Clientes

◦Proyecto 2 – CRM

◦Proyecto 3 – Página Web

***Ver requerimientos en documentos adjuntos.

Hoja de Trabajo para Hoja de Trabajo para priorizar Requerimientopriorizar Requerimiento

Control de RiesgosControl de Riesgos

Plan de TrabajoPlan de Trabajo

MUCHAS GRACIAS!!!MUCHAS GRACIAS!!!