Universidad de Santiago de ChileFacultad de Administración y EconomíaIngeniería ComercialAplicaciones Computacionales III

Integrantes: Cristian GaeteGabriela MüllerFernanda Hernández

Profesor: Martín Montalva

INDICE

TEMA Página

Introducción 2

Desarrollo 3

I. Descripción de la Empresa donde se implementará la propuesta 3

II. Estrategia Empresarial 3

III. Política y Estrategia de Innovación Tecnológica basada en TICs 3

IV. Descripción de la UEN donde se desarrollará la Innovación 5

V. Modelo de Funcionamiento del Negocio 5

VI. Descripción de la Propuesta de Innovación 6

VII. Modelo de Procesos Actual y Futuro Mejorado 6

Proceso Actual 6

Esquema Proceso Actual 8

Proceso Nuevo 8

Esquema Proceso Nuevo 10

Conclusiones 11

Valor que agrega su propuesta a la Empresa 12

Valor que agrega su propuesta al Perfil de Ingeniero Comercial 12

Dirección Web 12

Bibliografía 13

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INTRODUCCION

Hoy en día, el constante progreso tecnológico y las revoluciones implícitas en la utilización

que se da de ellas en el diario vivir, provoca cada vez más un mayor desafío para las

organizaciones a la hora de mantenerse en sintonía con este avance y adecuar su estructura

a la implementación de sistemas que agilicen el funcionar cotidiano y les permita un

desarrollo sustentable a largo plazo.

El presente informe tiene como objetivo ser una alternativa de valor para la empresa

MARDIN, conformada como una PYME, y que como consecuencia mejore su proceso

productivo y el trabajo interno con las tecnologías de la información. La entidad al estar

conformada como una pequeña empresa, no posee un mayor entrenamiento ni uso de

tecnologías de la información que sean un aporte estratégico para el funcionamiento de la

organización y un aporte real para generar ventajas competitivas en su entorno.

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas que

resulten estratégicamente valiosas, pero es preciso encontrar procedimientos acordes para

mantener tales ventajas constantes, así como disponer de recursos alternativos de acción

para adaptarlas a las necesidades del momento. El uso creativo de la tecnología de la

información puede proporcionar a la empresa una nueva herramienta para diferenciar y

potenciar sus recursos, productos y servicios respecto de sus competidores, además de

representar una herramienta importante en la evolución de sus negocios.

Sabemos que implementar un sistema de información en una empresa no garantiza que ésta

obtenga resultados de manera inmediata. Sin embargo, esperamos poder establecer bases

concretas, a través de un estudio serio, que permita evaluar la posible implementación,

desarrollo y conformación de un sistema en la empresa, que otorgue direcciones de cómo

hacer frente a los cambios del entorno y mantener y mejorar su posición en el mercado, lo

que resulte en un aporte real que pueda ser aplicado y permita mejorar su situación con

éxito.

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DESARROLLO

I. Descripción de la Empresa donde se implementará la propuesta de Innovación

MARDIN es una empresa que nace de la disuelta distribuidora “Frame”, que a finales del

año 2005 despidió a todos sus trabajadores y se conformó como una nueva empresa con las

mismas características que la antigua sociedad. En este momento un grupo de ex-

trabajadores liderados por Maricel Dinamarca decide agruparse y seguir con la distribución

de artículos de aseo para edificios conformando una nueva entidad.

En un comienzo todas las actividades se realizaban en forma manual, pero con el paso del

tiempo se adquirió un sistema computacional Factinv, el cual permite realizar facturas de

forma computacional, esto se complementó con la compra de una impresora a punto, con lo

cual se logró imprimir facturas directamente desde el programa y también se adquirió una

camioneta lo que ha facilitado el transporte de los artículos hacia su destino.

II. Estrategia Empresarial

La empresa MARDIN está íntimamente ligada con el rubro de la construcción de edificios

habitacionales ya que son éstos los que conforman su mercado meta. Hoy en día, la

construcción de edificios ha crecido considerablemente sobre todo en la capital lo que se

traduce en un aumento de los posibles clientes para la empresa.

Considerando que se trata de una pequeña empresa la única estrategia que sigue es

posicionarse en el mercado a través de la mejora en su gestión y en la entrega de sus

productos.

III. Política y Estrategia de Innovación Tecnológica basada en TICs

Tanto las PYMES internacionales como nacionales representan un aporte muy importante

al desarrollo económico de sus países en el mundo. En nuestro país esto se hace explicito,

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ya que según cifras duras éstas generan un 80% del empleo, lo que pone de manifiesto que

estas empresas enfrentan de manera creciente una mayor competitividad y enfrentan

mercados cada vez más abiertos y globalizados. Y es debido a los constantes desafíos en el

mercado y en la competencia, que la tecnología ha resultado ser vital para las PYMES,

conformándose como una herramienta integrada a los procesos de estas organizaciones,

siendo ojalá, un catalizador de innovación y transformación en las empresas.

En Chile, a través de un estudio, se señala que aproximadamente un 63% de las Pymes

cuenta con un computador, pero la mayoría los utiliza sólo como un medio que reemplaza

el uso del teléfono y el fax, y solamente un pequeño porcentaje lo utiliza para manejar

integralmente las funciones de su empresa. Esto pone de manifiesto que hay un importante

problema cultural en cuanto a la aplicación de las tecnologías. Pero tenemos que

considerar, que uno de los principales requerimientos de estas empresas, es precisamente

disponer de un procesamiento de datos funcional y eficiente donde la información pueda

transmitirse y procesarse al instante, donde exista una automatización y una integración de

los principales procesos internos y externos y donde se incorpore cada vez más a los

proveedores y clientes a la propia planificación, logrando vincularlos estrechamente a la

propia empresa. Lo cual, se puede lograr a través de la implementación de nuevas

tecnologías.

Dado lo anterior y considerando que MARDIN no cuenta con alguna TIC, la propuesta es

dar solución al problema de eficiencia que posee la empresa MARDIN en cuanto a su

sistema de reposición y despacho de mercadería. El tema propuesto está definido

principalmente por las necesidades que se han detectado en las microempresas, sobre las

deficiencias en cuanto a la reposición de los insumos principales que MARDIN distribuye y

la forma de que posee esta para contactarse con sus proveedores. Lo cual, puede provocar

consecuencias como: Duplicidad de trabajos, pérdida de datos, desgaste de recursos y

mucho tiempo perdido. Por otra parte, la estructuración del proceso productivo permite

poder maximizar las ganancias y permitir el desarrollo y evolución de la empresa en el

tiempo. Por esta razón, pensamos que la organización debe crear un sistema en que la

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tecnología sea un verdadero aporte para mejorar sus resultados en cuanto a gestión interna,

que permita integrar las tareas administrativas y ganar en coordinación y rapidez.

IV. Descripción de la Unidad de Negocios donde se desarrollará la Innovación

Al ser una pequeña empresa no cuenta con distintas unidades estratégicas de negocios, sólo

posee su negocio principal de distribución de artículos de aseo para edificios. Para esto

cuenta con una oficina que es el centro de operaciones de la empresa. Además, posee una

bodega donde se almacenan los principales productos comercializados, y también existe

una gran variedad de productos que no son solicitados cotidianamente, de los que su

compra es esporádica (se compran al instante de ser solicitados) y no requieren

almacenamiento.

El negocio cuenta con tres trabajadores: a la cabeza se encuentra su dueña Maricel

Dinamarca, que es la encargada de realizar los despachos y manejar los aspectos

financieros de la empresa; un bodeguero, que es el responsable de armar los pedidos, y una

secretaria quien recibe los llamados y se encarga de emitir las respectivas facturas. También

la empresa, cuenta con la asesoría de una contadora quien se encarga de la teneduría de los

respectivos libros de contabilidad y de la declaración de impuestos.

V. Modelo de Funcionamiento del Negocio

La empresa en análisis está dedicada al rubro de abastecimiento de insumos para

comunidades de edificios, el cual se caracteriza por abastecer a las administraciones de las

comunidades de edificios con todo los elementos necesarios para su buen funcionamiento,

ya sean productos de limpieza (ceras, desinfectantes, rociadores, etc.), accesorios de aseo

(escobas, guantes, bolsas de basura, baldes, paños, traperos, etc.), productos para baño

(confort, desodorante ambiental, etc.), productos de equipamiento y manutención

(ampolletas, mesas, pisos, paneles, etc.), productos de jardín (insecticidas, tierra, plantas,

etc.), productos de piscina (pastillas de cloro, filtros, saca hojas, etc.), abarrotes (té, azúcar,

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café y sal), servicios (arriendo de accesorios como mesas y sillas, proyectores, data show,

etc.) y otros (todo tipo de pedido desde tarjetas de recarga para celulares hasta shampoo).

La empresa se encuentra enfocada en el sector oriente de la capital, principalmente en las

comunas de Las Condes, Providencia, Vitacura y Ñuñoa, en donde se exige un

abastecimiento rápido, sin demoras y completo de las necesidades solicitadas, con

productos que se encuentren en óptimas condiciones.

El modelo de funcionamiento del negocio se describe en forma detallada y esquemática en

el punto VII

VI. Descripción de la Propuesta de Innovación basado en un Sistema de Información

Virtual o E-Business

Mediante la creación de un portal web, se hace una propuesta de innovación en este sistema

virtual, ya que de este modo permitirá la interacción permanente entre la empresa, sus

consumidores y sus proveedores.

Esto contribuirá además al aumento de las ventas y el mostrarse como empresa frente a

potenciales clientes. En este punto es fundamental la página web, ya que gracias a ella se da

a conocer y muestra los servicios que entrega junto con la variedad de productos. Es más,

se pude incorporar a los principales cliente como forma de obtener reputación frente a otras

propuestas similares al momento de tomar una decisión en la compra.

VII. Modelo de Procesos Actual y Futuro Mejorado

1. Proceso Actual

El proceso considerado en nuestro estudio es el de compra de los insumos para su posterior

venta y distribución hacia los clientes. Este proceso se lleva a cabo de forma manual dentro

de la empresa labor que es realizada por la secretaria.

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Para llegar al proceso de compras es necesario que el bodeguero de la empresa, persona que

tiene el control de todos los artículos que se encuentran almacenados en la bodega perciba

la falta o disminución de stock en alguno de los insumos. Para que esta situación se haga

explicita, existen dos posibilidades:

1. Al momento que los edificios realizan sus pedidos, la secretaria confecciona la

factura correspondiente para posteriormente entregársela al bodeguero quien es el

encargado de armar el pedido para su posterior entrega. En este momento es cuando

el bodeguero la mayoría de las veces se percata que faltan ciertos productos que

fueron solicitados por el cliente; como esto ocurre con la mayoría de los pedidos al

finalizar la tarea de armado de los pedidos la suma de los productos faltantes es

bastante grande.

2. Al percatarse de que el stock de productos ha disminuido considerablemente y de

forma muy rápida se realizan los pedidos de mercadería más grandes con el fin de

cubrir la demanda de éstos durante el mes.

Al ocurrir cualquiera de las situaciones mencionadas anteriormente, el bodeguero solicita a

la secretaria que se comunique con los proveedores para hacer el pedido correspondiente, y

luego pasarlo a retirar a las instalaciones de donde operan.

Cuando los artículos que faltan en bodega se necesitan de forma inmediata debido que

fueron solicitados por un cliente y deben ser entregados en la ruta del día, la secretaria

solicita al ejecutivo de ventas que tenga el pedido lo antes posible, el cual lo solicita o

compra directamente a los proveedores habituales.

Por su parte, una vez confeccionado el pedido solicitado por el cliente, la dueña o el

bodeguero o bien ambos, se encargan de distribuir las encomiendas hacia el domicilio del

cliente, en este caso los condominios de edificios, los cuales una vez recepcionado el

pedido lo revisan, y cancelan la orden con cheques o efectivo, dinero que posteriormente es

depositado en la cuenta bancaria de la empresa.

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2. Esquema Proceso Actual

○ Simbología:

3. Proceso Nuevo

El proceso que se quiere implementar consiste en dos pasos, los que en conjunto ayudarán

en la optimización de los procesos, comenzando con la falta de productos en bodega, hasta

la solicitud del producto y la reposición por parte de proveedor.

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Paso 1

○Portal Web: Esta primera propuesta consiste básicamente en el desarrollo de un portal

Web que permita mejorar las relaciones entre los clientes y la empresa, y con la empresa y

sus proveedores, fortaleciendo la cadena de valor que posee la organización y solidificando

su estructura mostrando firmeza y confiabilidad en su mercado.

Paso 2

○VPN (red privada virtual): Este sistema consiste básicamente en dos máquinas (una en

cada "extremo" de la conexión) y una ruta o "túnel" que se crea dinámicamente en una red

pública o privada, en este caso, la empresa con a lo menos uno de sus proveedores

principales. Para asegurar la privacidad de esta conexión los datos transmitidos entre ambos

ordenadores son encriptados por el Point-to-Point protocol (PPP), un protocolo de acceso

remoto, y posteriormente enrutados o encaminados sobre una conexión previa (también

remota, LAN o WAN) por un dispositivo PPTP.

La VPN, es una forma de compartir y transmitir información entre un círculo cerrado de

usuarios que están situados en diferentes localizaciones geográficas. Es una red de datos de

gran seguridad que permite la transmisión de información confidencial entre la empresa y

sus sucursales, socios, proveedores, distribuidores, empleados y clientes, utilizando Internet

como medio de transmisión. Aunque Internet es una red pública y abierta, la transmisión de

los datos se realiza a través de la creación de túneles virtuales, asegurando la

confidencialidad e integridad de los datos transmitidos.

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4. Esquema Proceso Nuevo

○ Simbología:

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PROCESO DE COMPRAS EMPRESA MARDIN

SE

CR

ET

AR

IAB

OD

EG

UE

RO

PR

OV

EE

DO

RC

LIE

NT

E

LISTA DE COMPRA DE

INSUMOS

CONFECCIONAR FACTURA

LLAMAR A MARDIN PARA HACER PEDIDO

FACTURA

PREPARACIÓN DEL PEDIDO

FACTINV DETECTA FALTA DE

PRODUCTOS EN INVENTARIO

EMITIR FACTURADESPACHO A

EMPRESA MARDIN

ENVÍO AUTOMÁTICO DE MAIL CON PEDIDO

A PROVEEDOR

CONCLUSIONES

La aplicación de tecnología para el abastecimiento de mercancías en la empresa y la

distribución de éstos hacia el consumidor final, consideramos que es fundamental para

ofrecer bases sólidas que permiten la integración de la empresa con sus proveedores y

clientes, permitiéndole robustecer lazos que conformen alianzas estratégicas y que los

consoliden en su sector industrial en el largo plazo. Esto principalmente, provocado por la

generación de lealtad mutua y posibilidades para ambas partes de crecer, que les permita

mostrar una postura sólida y firme ante la competencia y mantenerse en pie ante

turbulencias que puedan sacudir su sector industrial, asegurando un precio conveniente o el

abastecimiento de insumos y la continuidad en la venta.

La organización al estar conformada como microempresa, puede no necesitar de

tecnologías tan elaboradas sino planea de la mano de ellas expandirse, lo que provocaría el

desgaste de recursos económicos en tecnologías que resulten inutilizables y entorpezcan el

funcionamiento de la misma. Es por ello, que se debe realizar una intensiva capacitación en

el uso del portal Web tanto por parte de la empresa como de los proveedores y clientes, lo

que no provoque errores en su implementación y poder sacar el máximo de provecho. Para

esto, es esencial que los partícipes de la organización, asuman y estén consientes de que

están en un proceso de cambio que generará una nueva forma de desenvolverse en su

entorno y que repercutirá en un mejoramiento tanto para la organización como para sus

labores y el desarrollo hacia el largo plazo, ya que de lo contrario será el fracaso seguro de

toda tentativa por llevar a cabo el proyecto.

Cabe mencionar que es lógico que se presenten dificultades al comenzar un nuevo desafío,

pero la idea es minimizar los efectos negativos de fallas iniciales en la implementación

manteniendo un adecuado control de ellos, elaborando y preparando muy conscientemente

la implementación, y teniendo en cuenta que el que “nada arriesga nada gana”.

Finalmente, el proyecto propuesto no es absoluto ni totalmente irruptor dentro de la

organización, principalmente afecta el abastecimiento de insumos, a través de la Extranet,

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lo cual de no dar resultado se puede solucionar en el corto plazo con su eliminación, o no

renovando la licencia con el servidor de hosting.

Valor que agrega la propuesta a la Empresa

La utilización de nueva tecnología permitirá a la empresa adecuarse a los cambios

tecnológicos de su entorno y adquirir nuevos conocimientos que más adelante pueden ser

reutilizados con nuevas finalidades. En este sentido, la utilización de la página web puede

ser el primer paso necesario que debe dar la empresa para adquirir experiencia, mientras

que la VPN permitirá reestructurar procesos internos, agilizar su funcionamiento, y

arriesgarse a conocer nuevas formas para enfrentar el mercado e innovar en la forma en que

se desenvuelve en su sector industrial.

Valor que agrega la propuesta al Perfil de Ingeniero Comercial

La propuesta realizada nos permite desarrollar una visión a largo plazo de negocio,

destacando la importancia y la necesidad de las TIC en los tiempos actuales. A la vez nos

hace capaz de detectar en cualquier empresa tanto las debilidades como sus fortalezas, para

mejorarlas y/o sacar provecho de ellas.

Dirección Web: http://aplicacionescomputacionalesiii.blogspot.com/

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BIBLIOGRAFIA

Webgrafía:

○ http://es.wikipedia.org/wiki/

○ http://pymeschile.cl/

○ http://www.diariopyme.com/

○ http://www.aplicalibre.cl/

○ http://corfo.cl

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