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Diapositiva 1

GESTION DOCUMENTAL IITRABAJO INVESTIGACION

GESTIN DOCUMENTAL II

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

MARIA JOSE PALACIOS NIETO

DOCENTE:LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICACHIA 2015

INTRODUCCIN Un sistema de gestin documental es un conjunto de normas, tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, para as permitir la recuperacin de informacin desde ellos, eliminando los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms importantes para cada identidad , mediante esta investigacin podemos determinar que es un sistema de gestin documental pero adems los requisitos que se necesitan para su implementacin , as como por medio de las visitas que realizamos a las diferentes identidades que tienen implementado un sistema de gestin documental podemos canalizar los conceptos y desarrollar de manera exitosa nuestras actividades

OBJETIVOS Por medio de la visita a la entidad reconocer como funciona un sistema de gestin documental .Reconocer cuales son las generalidades de un sistema de gestin Documental Identificar cuales son las caractersticas de una sistema de gestin documental

Sistema de gestin documentalEl sistema de gestin documental guarda distintas copias o versiones de los documentos, permitiendo recuperar versiones anteriores en caso de necesidad o identificar al autor de las modificaciones ya que algunos documentos evolucionan con el tiempo y los usuarios con la medida del tiempo le van realizando modificacin y revisiones de forma continua. Un sistema de gestin documental permite hacer bsquedas de documentos de forma rpida y sencilla, a la vez que habilita la consulta de histrico de modificaciones de los usuarios para cada documento.

Requisitos para un sistema de gestin documentalDecidir la forma y la estructura en que los documentos se deberan crear e incorporar al sistema, y las tecnologas que tienen que usarse.Identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creacin o gestin de los documentos.Cumplir los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la poltica de la organizacin.Evaluar los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos que testimonien las actividades realizadas.

Generalidades del sistema de Gestin DocumentalDecreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TTUTO II, captulo VI Se establece que las diferentes identidades deben contar con un sistema de gestin documental que contenga:Mantener la integridad de cada uno de los documentos Permitir el acceso y disponibilidad a los documentos de archivoPreservar los documentos y sus agrupaciones documentales, dividirlo as en series y subseries, a largo plazo.Ejecutar procesos de eliminacin parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Organizar los documentos fsicos y electrnicos, incluyendo sus metadatos a travs de cuadros de clasificacin documental.Establecer plazos de conservacin y eliminacin para la informacin y asi mismo de los documentos electrnicos

Caractersticas de un sistema de gestin documental

Visita archivo general de la nacin Persona QUE ATENDIO LA VISITA :ROQUE SERRATO BONILLAPROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INORMACIN

Sistema de gestin documental Archivo general de la nacin ( eSigna )El archivo general de la nacin ha ido ms all de las labores archivsticas cotidianas, y por lo tanto sus labores se orientan hacia el establecimiento de un programa de gestin, que genere beneficios a la comunidad y a la sociedad en general

Utilizan la herramienta eSIGNA

Trabajan con el sistema de gestin documental denominado e- signa con el fin de brindar una informacin , clara concisa y segura al usuario

Como funciona eSigna?Permite Gestionar los procesos de la entidad a partir de unas fechas de informacin estructurada , toda esta informacin puede ser publicada en la sede electrnica para que el propio ciudadano tramita sus solicitudes

Brinda la oportunidad de aumentar la produccin en la gestin administrativa para reducir la localizacin de documentos y proteger el archivo de cualquier entidad mediante varias copias seguras.

Cules son los criterios que se han tenido en cuenta para la seleccin del sistema de Gestin de documentos?Mantener toda la documentacin de la entidad organizada.Poder suministrar informacin a quien la necesite de forma rpida y oportuna.Facilitar la informacin para el usuarioBrindarle a los usuarios internos y externos la informacin de los documentos que ellos requieran

De qu manera logran garantizar la integridad de la informacin en el sistema?

Brindndole a los usuarios las correctas indicaciones para trabajar en el sistema y que sea de agrado y resuelva las necesidades de cada uno.Contando con personal idneo, responsable y comprometido con el desarrollo del sistema.Cada funcionario deber contar con un usuario y una contrasea para poder acceso al sistema.Teniendo sumo cuidado y siguiendo las directrices a la hora de alimentar el sistema o cuando se esta trabajando en el.

CONCLUSIONES

El diseo y aplicacin de un sistema de gestin documental en una entidad, mejora notablemente el control y la organizacin de los documentos, y contribuye al logro y mejoramiento de organizacin.

El sistema de gestin documental mejora y agiliza el proceso de intercambio de informacin entre las dependencias y las entidades involucradas en el sistema.

GRACIAS .Aprender sin reflexionar es Malgastar la energa.Confucio.