JOHN FREDY PARDO CORREDOR

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. OBGETIVOS

3. MI APORTE

4. SITUACION VITAL Y PROPOSITO

5. QUE ES ORFEO

6. PASOS PARA TRABAJAR EN ORFEO

7. PROCEDIMIENTOS PARA REASIGNAR

DOCUMENTOS

8. CONCLUSIONES

9. BIBLIOGRAFIA

INTRODUCCION

INTRODUCCION

Con el fin de solucionar y contestar varios interrogantes que tiene el personal que labora en mi institución sobre el manejo de la herramienta Orfeo, al no entender el procedimiento para la digitalización de los documentos.

Con este trabajo busco poder llegar a todos los usuarios de este programa para que puedan manejar de una forma más practica y eficaz sus procesos documentales.

OBGETIVOS

OBGETIVOS

1. Conocer los conceptos básicos del manejo de la

herramienta de ORFEO Sirva de ayuda para la

sistematización y organización de los archivos

de acuerdo a las Tablas de retención Documental

de las diferentes dependencias.

2. Dar a conocer a todo el personal un poco del

proceso que lidero como gestor Documental

MI APORTE

MI APORTE

Como encargado del proceso de Gestión Documental en mi

trabajo tengo la responsabilidad de liderar el proceso de

ORFEO el cual es una herramienta muy importante en mi

institución ya que por este medio se maneja todos los

procedimientos tanto de entrega como de recepción de

documentos, lo cual es muy importante para mi esta

materia de expresión oral y escrita ya que necesito como

líder del proceso difundir y dar las pautas necesarias

para la elaboración, entrega y recepción de los

documentos.

Así que mi propuesta es de implementar mejor el manejo

de este medio tecnológico con el fin de que todo el

personal que elabore expedientes este en la capacidad de

ir archivando diariamente y de acuerdo a sus tablas de

retención documental de cada dependencia con el fin de

que en el momento de la implementación del FUID sea su

asunto más concreto y de mejor facilidad su consulta.

QUE ES ORFEO

QUE ES ORFEO?

Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de

procesos desarrollado inicialmente por la

Superintendencia de Servicios Publicos Domiciliarios

(SSPD) en Colombia, licenciado como software libre

bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento

y mantener la creación colectiva.

Orfeo permite la incorporar la gestión de los

documentos a los procesos de la cualquier

organización, automatizando procedimientos, con

importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales

como toners de impresora, papel, fotocopias, entre

otros, así como el control sobre los documentos.

Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o

implementado en un sin numero de entidades tanto

públicas como privadas que reúnen ya más de 15000

usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de

entidades y organizaciones en otras partes del mundo,

gracias a su filosofía de Software Libre .

PASOS PARA TRABAJAR EN ORFEO

CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR

EN ORFEO?

ESTOS SON ALGUNOS DE LOS MAS IMPORTANTES

Funcionalidad Descripción

Radicación de entrada

Por medio de este módulo, se reciben todos los documentos de la entidad, estos son procesados y enviados a su destino inicial (jefatura de cada dependencia). En este proceso se digita la información básica del documento, al cual se le asignará un archivo digital (imagen escaneada).

Módulo de digitalizaciónEs una aplicación cliente servidor que digitaliza los documentos recibidos y los asocia al registro creado desde el módulo de radicación de entrada.

CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR

EN ORFEO?

Funcionalidad Descripción

Gestión del Documento

A través de este módulo, se puede conocer en detalle información del documento, el flujo de trabajo que ha tenido éste desde su ingreso al sistema, se pueden modificar algunos datos iniciales del registro, tipificarlo, clasificarlo y asociarlo a las tablas de retención documental relacionadas con las funciones y procesos de la entidad.

Radicación de Salida

La radicación de salida es un módulo que puede ser utilizado para dar respuesta a un documento de entrada o para generar una comunicación nueva. Estos documentos de salida pueden ser notificaciones, pliegos de cargos, y otros producidos por la entidad.

CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR

EN ORFEO?

1. El primer paso que se realiza es ingresar el

numero de radico del documento.

2. Se verifica que todo el numero este acorde al

documento y se escanea

3. Después de escanear el documento se verifica que

aparezca en la pantalla y que su asunto sea

claro y especifico para una mejor consulta

4. Se le escribe la observación que este de acuerdo

al proceso que se realiza y le damos enter para

que nuestro documento quede cargado en la

plataforma

5. Después de estos cuatro pasos el documento ya

puede ser verificado por el remitente y el

receptor sin necesidad de sacar copias o ir a

recoger un recibido esto automáticamente nos

ayuda a un ahorro de papel y tiempos de entrega.

CUALES SON LOS PASOS PARA TRABAJAR

EN ORFEO?

Numero de radicado

Se escanea el documento

Se verifica su subserie

PROCEDIMIENTO PARA REASIGNAR

LOS DOCUMENTOS

REASIGNAR UN DOCUMENTO

1. El primer paso que se realiza es verificar el

numero de radicado

2. Se verifica de que trata el documento y que

clasificación de serie y subserie tiene.

3. Después de verificar su contenido se le da en la

casilla de reasignar

4. Se ubica el usuario al que queremos reasignarle

el documento

5. Por ultimo le escribimos en observaciones el

tema que veamos mas conveniente para el

diligenciamiento del documento y le damos enter.

REASIGNAR UN DOCUMENTO

Se verifica el numero del documento llegado

REASIGNAR UN DOCUMENTO

Se escribe el destinatario

Se escribe la observación

Le damos enter

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

Mi conclusión de este trabajo finalmente es de

facilitarle a todo el personal que maneja esta

herramienta tenga o conozca los pasos necesarios

para la elaboración como reasignación de los

documentos ,y que tengan en cuenta el manejo de la

TRD ya que si manejamos esta herramienta

adecuadamente el proceso de archivo va a ser mas

fácil y se puede realizar el día a día.

De esta manera puedo concluir que mi propuesta es

de utilizar la herramienta de la mejor manera pero

teniendo encuentra la expresión oral y escrita como

se diligencien los documentos ya que si no tenemos

una buena expresión ,pues nos dificultara en el

momento de los inventarios documentales conseguir

los procesos .

BIBLIOGRAFIA

BIBLIOGRAFIA

Extraído del documento original de Lucia Ojeda en

la C.R.A. en enero de 2007

GRACIAS