trabajo escrito
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGO
SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FLORENCIA 2012
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGO
Instructor
ALBERTO GAVIRIA DAVILA
CENTRO TEGNOLOGICOS DE LA AMAZONIA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FLORENCIA 2012
INTRODUCCION
La razón fundamental de este trabajo es dar a conocer las competencias para identificar y elaborar toda clase de documentos empresariales dentro de el proyecto de formación teniendo en cuenta los soportes y los conocimientos adquiridos en el tecnólogo de Gestión Administrativa y las normas Técnicas colombiana, en cumplimiento a la ley 594 de 2000.
Objetivo General
Buscamos que todas las personas que necesiten tener una guía sobre como hacer un documento empresarial bien sea cartas comerciales, memorandos, nota interna, etc.
Con este lograran tener una guía clara para su mejor desempeño en su lugar de trabajo. Espero le sea de mucha ayuda y despeje sus inquietudes.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. ORTOGRAFÍA2. SIGNOS DE PUNTUACIÓN
2.1 El punto2.1.1 Punto seguido2.1.2 Punto aparte 2.1.3 Punto final2.2 La coma2.3 Punto y coma2.4 Puntos suspensivos 2.5 Dos puntos2.6 El paréntesis2.7 Signos de interrogación2.8 Signos de exclamación2.9 Las comillas2.10 El guion
3. REGLAS ORTOGRÁFICAS 3.1 morfología3.2 sintaxis3.3 gramática
4. REDACCIÓN 5. DIGITACIÓN
5.1 conocimientos básicos5.1.1 partes del teclado5.1.2 zona alfanumérica5.1.3 zona numérica5.1.4 zona de navegación5.1.5 zona de funciones
5.2 Posición ergonómica5.3 Técnicas para una correcta digitación
5.3.1 Fila guía 5.3.2 Fila dominante5.3.3 Fila inferior
6. TIC6.1 Aportes de las TIC
7. INTRANET8. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
8.1 Carta comercial
8.1.1 Partes de una carta comercial8.1.2 Estilo extremo8.1.3 Estilo bloque
8.2 Circulares8.2.1 circular interna8.2.2 circular externa
8.3 Nota interna8.4 Memorando8.5 Acta administrativa8.6 Certificado y constancia8.7 Informe administrativo8.8 Hoja de vida
9. ACUERDO10.RESOLUCIÓN11.CONVENIO12.CONTRATO13.SOBRES FAX MENSAJE TELEGRÁFICO
1. ORTOGRAFIA
La ortografía es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura. La base de la ortografía está compuesta por una serie de convenciones establecidas de antemano por una comunidad lingüística con el objetivo de respetar y mantener a través del tiempo la unidad de la lengua escrita que corresponda.
2. SIGNOS DE PUNTACIÓN
Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significado adecuado.
2.1 EL PUNTO (.)
Es un signo ortográfico circular de pequeñas dimensiones que se utiliza para señalar una pausa larga, que marca el final de una frase u oración. Después de punto -salvo en el caso del utilizado en las abreviaturas- se utiliza mayúscula.
El punto se escribe siempre sin separación del elemento que lo precede -sea este una palabra, un número u otro signo- y separado por un espacio del elemento que los sigue.
2.1.1 Punto seguido (.)
Separa enunciados dentro del mismo párrafo. Después de él se continúa escribiendo en la misma línea y, en el caso de que esté al final de renglón, se continúa en el siguiente sin dejar margen o sangrar el texto.
2.1.2 Punto aparte (.)
Separa dos párrafos distintos que desarrollan contenidos diferentes dentro de una misma línea de razonamiento o de la unidad del texto. Después de punto y aparte se debe cambiar de línea y comenzar a escribir después de dejar un margen o sangrado a la izquierda, mayor que el del resto de las líneas que componen el párrafo.
Hay que tener presente, igualmente, que la elección entre el punto y seguido y el punto y aparte es subjetiva cuando se trata de distintos aspectos de un mismo asunto o idea.
2.1.3 Punto final (.)
Es el que cierra el texto, ya sea al finalizar un apartado, un capítulo o el texto en su totalidad.
2.2 LA COMA (,)
Es un signo de puntuación que señala una breve pausa que se produce dentro de la oración o para separar distintas oraciones y frases que se refieran al mismo tema, pero que engloben diferentes ideas o conceptos.
La coma se usa para separar y hacer pequeñas pausas en un texto, párrafo u oración, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u o ni. Por ejemplo:
Tengo perros, gatos, conejos y ratones.
2.3 PUNTO Y COMA (;)
Señala una pausa mayor que la de la coma pero inferior a la marcada por el punto. El punto y coma se escribe pegado a la palabra o el signo que lo precede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que lo sigue. La primera palabra que sigue al punto y coma debe escribirse siempre con minúscula.
2.4 PUNTOS SUSPENSIVOS (...)
Suponen una interrupción de la oración o un final impreciso. Se escriben tres puntos y siempre pegados a la palabra o el signo que los precede, separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue; pero si lo que sigue a los puntos suspensivos es otro signo de puntuación, no se deja espacio entre ambos. Detrás de ellos se puede escribir mayúscula inicial, cuando cierran un enunciado.
Ejemplo: el tren llegó a su hora... Bueno. Si el enunciado continúa.
Ejemplo: estoy dudando si... ir; en cualquier caso, tengo que arriesgarme.
2.5 DOS PUNTOS (:)
Detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Como signo de puntuación, los dos puntos se escriben pegados a la palabra o el signo que los antecede, y separados por un espacio de la palabra o el signo que los sigue.
Después de los dos puntos se escribe generalmente con minúscula, salvo en las situaciones siguientes: el encabezamiento de una carta, cuando se reproduce una cita textual, cuando aparece un nombre propio y en las clasificaciones ordenadas por apartados.
Ejemplo: sana, equilibrada y natural: así debe ser la dieta ideal.
2.6EL PARÉNTESIS ( )
Son signos que encierran elementos incidentales o aclaratorios intercalados en un enunciado, ya sean breves o largos. Se escriben sin espacio entre el principio o el final de las palabras que limitan la aclaración.
Ejemplo: el tío de Ana Mari (en su juventud fue un diligente albañil) parecía un maniquí de escaparate.
2.7SIGNOS DE INTERROGACIÓN (¿?)
El signo de interrogación es un signo de puntuación que denota una pregunta.
Ejemplo: ¿Qué día es hoy?
2.8SIGNOS DE EXCLAMACIÓN (¡!)
Debe escribirse siempre uno para abrir (¡) y otro para cerrar (!), independientemente de la longitud de la frase, oración o fragmento que encierren. Se utilizan para señalar el carácter exclamativo de una oración. Se escriben para empezar y finalizar una oración exclamativa, exhortativa o imperativa.
Ejemplo: ¡Siéntate!
2.9LAS COMILLAS (“)
Son signos de puntuación que se ponen al principio y al final de las frases, palabras escritas como citas, ejemplos, de aquellas que se quiere destacar, ya sea por importancia que le dé el autor o por su carácter irónico, vulgar o extranjero e impropio de la lengua que se está usando.
2.10 GUION (-)
Es un signo ortográfico auxiliar formado por un trazo horizontal de menor longitud que la raya (-) y sus funciones también son distintas. El guion no se escribe entre espacios en blanco; pero cuando se utiliza para separar las sílabas de una palabra se suele escribir entre espacios.
Ejemplo: entre nombres propios: el trasvase Ródano-Barcelona resolvería la sequía de Cataluña; el enfrentamiento Nadal-Federer en la final del torneo de tenis.
3. REGLAS ORTOGRÁFICAS
La ortografía es la rama de la gramática que establece las reglas para la forma correcta de escribir las palabras; a fin de que se facilite la comprensión de su sentido y la comunicación entre las personas.
3.1 Morfología
Se ocupa de la constitución de una unidad menor que es la palabra. Se ha considerado la morfología como el estudio orientado a describir (y caracterizar) las partes constituyentes de las palabras; otra postura se inclina por establecer modelos de formación de palabras atendiendo a sus rasgos gramaticales; una tercera vía pretende describir la estructura de la palabra desde los mecanismos de formación de la palabra.
3.2 Sintaxis
Se trata de la parte de la gramática que enseña a coordinar y unir las palabras para formar las oraciones y expresar conceptos. En la informática, la sintaxis es el conjunto de reglas que definen las secuencias correctas de los elementos de un lenguaje de programación.
3.3 Gramática
Es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.
4. REDACCIÓN
Se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado por una persona.
Para tener una buena redacción es importante tener en cuenta los siguientes pasos:
Identificar el tema Ordenar las ideas Redactar en borrador Corregir el borrador Redacción final
Dentro de una buena redacción es importante tener en cuenta la coherencia ya que esto es vital para la persona que la lea leyendo tenga una mejor interpretación.
5. DIGITACIÓN
Habilidad que se emplea para un correcto manejo del teclado.
El estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente el teclado para digitar información y para manejar diversos programas (software).
5.1 CONOCIMIENTOS BÁSICOS:
Reconocer las diferentes partes del teclado. Como tener una correcta postura. Técnica para una correcta digitación.
5.1.1 PARTES DEL TECLADO:
El reconocer las partes de un teclado es esencial, ya que esta va hacer la herramienta mas utilizada, para un persona que desarrolle cualquier trabajo de oficina.
Este se divide en 4 partes generales: zona Alfanumérica, zona numérica, zona de navegación y zona de funciones.
5.1.2 Zona alfanumérica:
Esta es la zona más importante del teclado pues son las más utilizadas para cualquier tipo de digitación. En esta zona encontramos las letras, los símbolos, números y los signos de puntuación que son claves para cualquier texto.
5.1.3 Zona numérica:
Estas teclas están organizadas en forma de calculadora para así facilitarnos las digitaciones de cifras. Además contiene los signos de las operaciones básicas como suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).
5.1.4 Zona de navegación:
En esta zona del teclado podemos encontrar diferentes funciones tales como: flechas de dirección, insertar, suprimir, inicio, fin, página anterior, página siguiente, insertar bloq despl, impr pant pet sis.
5.1.5 Zona de funciones:
Son las teclas que nos sirve de “atajo” referente al programa que estemos trabajando, estas van desde F1 hasta F12.
5.2 POSICIÓN ERGONÓMICA
Es la forma adecuada que debemos tener frente a nuestro sitio de trabajo.
5.3 TÉCNICAS PARA UNA CORRECTA DIGITACIÓN
Para una correcta digitación es importante adquirir un compromiso del aprendiz, ya que esta técnicas requieren de mucha perseverancia y así lograra un excelente digitación acompañada un una buena agilad y destreza para su manejo.
Primer punto es necesario que la persona memorice la localización de cada una de las teclas y el dedo y la mano con la cual debe pulsar, para esto es recomendable que utilice ayudas de los programas especiales para el desarrollo y habilidad de la digitación.
Segundo debe desarrollar la guía con las siguientes recomendaciones: 1. Acatar las normas básicas de ergonomía.2. Al iniciar cada ejercicio, descansar la punta de los dedos índice, de ambas manos, sobre las teclas guía (F y J).3. No mirar el teclado mientras digita.4. Repetir 10 veces cada serie (renglón).5. Separar con un espacio los grupos de letras dentro de cada serie.
5.3.1 FILA GUÍA:
Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla. Realizar ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en la fila "guía" del teclado (a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ).
5.3.2 FILA DOMINANTE:
Conocer con qué dedo y de qué mano, se debe presionar cada tecla alfabéticas ubicadas en la fila "dominante" (q, w, e, r, t, y, u, i, o, p).
5.3.3 FILA INFERIOR:
Ejercicios para memorizar la localización de las teclas alfabéticas ubicadas en la fila "inferior" (z, x, c, v, b, n, m, coma, punto).
MAYÚSCULAS:
Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de las teclas: barra espaciadora, Intro, mayúsculas, retroceso, suprimir, "Ctrl", "Alt", "Esc", "Alt Gr" y tabulación.
Realizar ejercicios para desarrollar habilidad de digitación de los signos de puntuación (punto, coma, interrogación y admiración).
6. TIC
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) agrupan los elementos y las técnicas usadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones, principalmente de informática, internet y telecomunicaciones.
6.1 Aportes de las TIC:
Fácil acceso a una inmensa fuente de información. Proceso rápido y fiable de todo tipo de datos. Canales de comunicación inmediata. Capacidad de almacenamiento. Automatización de trabajos. Interactividad. Digitalización de toda la información.
LINUX
Sistema operativo que posee un núcleo del mismo nombre. El código fuente es abierto, por lo tanto, esta disponible para cualquier persona pueda estudiarlo, usarlo, modificarlo, y redistribuirlo.
WINDOWS XP
Es una línea de sistemas operativos que fueron hechos públicos el 25 de octubre de 2001 por Microsoft. Las ediciones más comunes son la Home destinada al hogar y la Professional, que tiene características adicionales tales como la posibilidad de unirse a un dominio, en vez de solo a grupos de trabajo.
WORD
Es uno de los procesadores de texto, mas utilizados para trabajar con documentos en la actualidad.
IMPRESORAS
Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel.
7. LA INTERNET
El Internet fue creado en 1969 para el departamento de defensa de los Estados Unidos de Norte América con el propósito de investigar y conocer más protocolos de la comunicación.
El Internet es una gigantesca base de datos distribuida en todo el mundo en la que podemos encontrar información y servicios de todo tipo.
Conjunto global de redes informáticas interconectadas que permite la comunicación entre sus usuarios de todo el mundo. Red local que conecta a millones de computadores.
INTRANET:
Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet.
FUNCIONES
Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo, también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo.
TIPOS DE INTRANET
ACTIVAS: son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del usuario o cliente.
PASIVAS: son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos y solo permiten desplegar información estática en la pantalla.
DIFERENCIA ENTRE INTERNET E INTRANET
Lo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado. Gracias al intranet, la comunicación y la colaboración interna son más fáciles.
8. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
LEY 594 DEL 2000.
Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.
En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
8.1 CARTA COMERCIAL
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.
Margen:
Superior entre 3 y 4 cm Inferior entre 2 y 3 cm Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.
8.1.1 Partes de una carta comercial:
1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa.2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código
de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete).
3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.
5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.
6. Empresa: Con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. (BCH, SENA o Sena, ICONTEC o Icontec, I.C.B.F.)
7. Dirección O Apartado: Se utiliza una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan 2 espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura de número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc.. (Carrera 65 135-85). En caso de apartado se anota en un solo número. (Apartado 50943).
8. Asunto: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4 palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 45890).
9. Saludo O Vocativo: Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (Apreciado señor Botero:, Apreciada doctora Martha:) Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…).
10.Texto: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema por carta Omitir temas personales en cartas comerciales Hablar de usted Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o de puntuación Sin borrones ni repisados Comienza a 3 interlíneas del asunto11.Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto.
(Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.)
12.Remitente: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, en mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
13.Anexo O Anexos: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas).
14. Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra el margen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios se relacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, Gerente EMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en línea seguida. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.
15. Identificación Transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo S.).
8.1.2 CARTA BLOQUE EXTREMO
Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.
ZONAS:
0 a 1 interlinea libre
Código
1 a 2 interlineas libresLugar y fecha de elaboración
1 a 3 interlineas libres
Datos del destinatario
2 interlineas libresAsunto:
2 interlineas libresSaludo:
1 a 2 interlineas libresTexto:
1 interlinea libre
1 a 2 interlineas libres
Despedida:
4 a 5 interlineas libres
RemitenteCargo
2 interlineas libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)1 interlineasTranscriptor:
1 a 2 interlineas
Entre2 cm y 3 cmEntre
3 cm y 4 cm
Entre1.5 cm y 2.0 cmZona 2
Zona 1
Entre 3 cm y 4 cmMáximo 14 cm Zona 3
CNI-8-012
Bogotá D.C., 11 de febrero de 2009
Señor GERMÁN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitación Empresarial S.A.. Transversal 36 45-80 Bogotá D.C..
Asunto: Modelo partes mensaje comercial
Cordial saludo, señor Cano:
Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los más usados en la comunicación organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Española.
Al observar este modelo, identificará las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicación efectiva.
Hasta próxima oportunidad.
MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos
Anexo: uno (13 folios)
Copias: Sistema, Contabilidad
Redactor: Angélica Duque Transcriptor: María Lizarazo
Entre
3 y 4 cm
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT.
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro
8.1.3 ESTILO BLOQUE
EXTENCIONES DE LA CARTA COMERCIAL
0 a 1 interlinea libre
Código
1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboración
1 a 3 interlineas libres
Datos del destinatario
2 interlineas libresAsunto:
2 interlineas libresSaludo:
1 a 2 interlineas libresTexto:
1 interlinea libre
1 a 2 interlineas libres
Despedida:
4 a 5 interlineas libres
Remitente Cargo
2 interlineas libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)1 interlineasTranscriptor:
1 a 2 interlineas
Entre2 cm y 3 cmEntr
e3 cm y 4 cm
Entre1.5 cm y 2.0 cmZona 2
Zona 1
Entre 3 cm y 4 cm
Máximo 14 cm Zona 3
Por su extensión:
Corta: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde 100 hasta 200 palabras.
Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos
PUNTUACION DE UNA CARTA COMERCIAL
Por su puntuación:
Abierta: No lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
Cerrada: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.
EJEMPLOS DE SALUDOS Y DESPEDIDA.
Saludos:
Estimada Señora (Licenciada, ingeniero, arquitecto). Estimados Señores. Distinguido Señor.
Aunado a esto, puede utilizarse frases como las siguientes:
Me es grato enviarle un atento y cordial saludo…... Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo
de tan delicadas funciones.
Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa empresa.
Despedida:
En espera de sus noticias… Esperamos que… Con mi agradecimiento anticipado… Disculpen las molestias ocasionadas… Gracias por la deferencia que le brinde a la presente… Muchas gracias por… Le agradezco su fineza… Le agradeceré la atención a la presente… Agradezco su… Anexo a la presente… Sin otro particular al cual referirme… Sin más por el momento, reitero las muestras de … Lo que informo a usted… Lo que remito a usted… Le saluda atentamente… Sin otro particular, le saluda atentamente… Atentamente, Cordialmente, Afectuosamente, Muy atentamente
DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo estable la Real Academia de la Lengua.
CARGOS O TITULOS
Alcaldesa Abogada Asistenta Administradora de Negocios Consulesa Administradora de Empresas Decana Arquitecta La Gerente Bacterióloga Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social Jefa Contadora publica Ministra Geóloga Presidenta Física Nuclear Rectora Ingeniera Revisora fiscal Medica Secretaria General Microbióloga Subgerente Odontóloga Vicepresidenta Sicóloga Vicerrectora Trabajadora Social
8.2 CIRCULARES
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.
CLASIFICACIÓNDe acuerdo con el destinatario:
EXTERNA O CARTA CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Para la circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la carta. Para la circular Interna o General se utilizará el estilo BLOQUE, en donde las líneas de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican del centro del escrito hacia la derecha.
MÁRGENES:Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm
CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNASe dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre elaboración de cartas.
CIRCULAR INTERNA O GENERALDENOMINACIÓN: Del margen superior de 2 a 3 interlíneas se ubica la Palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada.
PARTES DE LA CIRCULAR
Número: Consecutivo de la correspondencia o independiente. Le puede anteceder el código de la dependencia, se escribe de 2 a 3 interlíneas de la palabra circular.
Fecha: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.
Destinatario: A 3 interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS).
Asunto: Opcional. Síntesis en máximo en cuatro palabras, a 3 interlíneas de con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.
Texto: De 3 a 4 interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. (Con agrado informamos al personal…., La Gerencia se complace en…).
Despedida: Expresión de cortesía a 2 interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Breve frase terminada en punto.
Remitente: Nombre de 4 a 6 interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar. Se escribe del centro hacia la derecha. Preferiblemente firma manuscrita.
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta.
“LA CIRCULAR INTERNA NO LLEVA SALUDO”
8.2.1 CIRCULAR INTERNA
Superior e izquierdo 3 a 4 cm. RAZON SOCIAL
Derecho e inferior 2 a 3 cm
CIRCULAR INTERNA Nº 001
CIRCULAR INTERNA
2 a 3 interlineas----------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas---------------Ciudad y fecha
3 interlineas-------------------GRUPO DESTINATARIO
3 interlineas-------------------Asunto3 a 4 interlineasTexto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasTexto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 interlineas----------Despedida4 a 6 interlineas-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE1 interlinea ---------------------Cargo2 interlineas---------------------Anexos(si lo hay)
--------------------Identificación del transcriptor
300.188.100
Florencia, 10 de Febrero de 2012-02-27
PARA FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA AGESAD
Asunto: Utilización de carné
Se recuerda a todos los funcionarios de asesores en Gestión Administrativa, que se obliga a portar el carnet en lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la institución.
La no utilización de esté dará causal de mala conducta y se hará el respectivo llamado de atención.
Sin más motivos,
ADRIANA MARCELA CORTEZ DURANGORevisora fiscal
Adriana c.
8.2.2 CIRCULAR EXTERNA
CIRCULAR EXTERNA No.001
400-02.01
Florencia
PARA: ALBERTO GABIRIA DAVILA.
Asunto: capacitación de sistemas.
Se recuerda al instructor Gaviria del centro tecnológico la amazonia que nos permita el espacio para recibir las clases de sistemas.
Gracias por su atención prestada.
FEDERNANDO GRANADA Líder de Grupo
Adriana c.
ASESORES EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA“Talento humano asesorando sus proyectos”
CIRCULAR EXTERNA Nº 001
300.188.100
Florencia- Caquetá
PARA MICRO EMPRESAS
Asunto: ofrecimiento de servicio
Se les informa al los micro empresarios que partir de la fecha de este comunicado se les quiere ofrecer el servicio de asesoría administrativa para sus empresas.
Es un placer para nuestra empresa AGESAD (Asesores en Gestión Administrativa) darles apoyo informativo para mejorar su ingreso económico.
Gracias por su valiosa atención, cordialmente,
FEYER ANDRES ROJAS ESPAÑAGerente
Adriana C
8.3 NOTA INTERNA
Se utiliza como medio de comunicación interna en una empresa, institución o dependencia.
Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios.
La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada uno de los temas.
Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...
Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.
Inicio. En esta primera parte figuran: El nombre o razón social de la empresa. La fecha de confección en formato largo o corto. La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la
persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina
el documento.
Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.
- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado.
Partes:
FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere
pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin,
según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.
ESQUEMA:
NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: ________________________________________________________________
PARA: ________________________________________________________________
DE: ________________________________________________________________
URGENTE ______
PARA SU INFORMACIÓN ______
FAVOR DAR CONCEPTO ______
INFORMAR POR ESCRITO ______
ENCARGARSE DEL ASUNTO ______
OTRO: ___________________________
ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________
FAVOR TRAMITAR _________
ARCHIVAR ________
ENTERARSE Y DEVOLVER ________
DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________
OBSERVACIONES: _______________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________
FECHA: ______________
HORA: ______________
8.4 MEMORANDO
Un comunicado de carácter interno sirve para trasmitir una información, orientación, felicitación o llamado de atención.
PARTES DEL MEMORANDO:
ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.
CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.
DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.
DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).
DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.
ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera
letra del apellido.
------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia)
2 a 3 interlineas----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineasPARA:--------------- 2 interlineasDE:------------------ 2 interlineasASUNTO:----------- 3 a 4 interlineasTexto:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineasDespedida ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlineasFirmante--------------------------------------- 2 interlineasAnexos: (si lo hay) 2 interlineasCopia: (si la hay) 2 interlineasIdentificación del transcriptor
MEMORANDO
CODIGO: 303.34.08
Florencia, 10 de Febrero de 2012
PARA: ALBERTO GAVIRIA DAVILAInstructor
Centro Tecnológico de la Amazonia
DE: IRMA OMAIRA MAYACoordinadora académica
ASUNDO: FELICITACIÓN
Apreciado instructor, se le extiende un saludo de felicitación por su labor destaca en el TEGNOLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA, junto a la solicitud de que mantenga su nivel educativo en lo alto, buscando así la perfección de sus aprendices.
Se le agradece la atención prestada.
Cordialmente,
IRMA OMAIRA MAYACoordinadora académica
Adriana C.
8.5 ACTA ADMINISTRATIVA
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
MÁRGENES: Igual a la carta.
TÍTULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter extraordinario.
PRESENTACIÓN: En hojas sueltas o en libros. Se redactan en tiempo pasado. No se inicia con gerundio.No debe presentar errores mecanográficos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Sin borrones ni repisados.
REQUISITOS ESPECÍFICOS
RAZÓN SOCIAL: Margen superior de la primera página.
TÍTULO: Nombre de la reunión y su naturaleza, centrados, mayúscula sostenida a 3 interlíneas del logo (Puede ir en negrilla).
DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.
FECHA: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se escribe FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la fecha.
HORA: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas. Al frente seÇ escribe la hora de inicio y la de finalización de la reunión. (HORA: De las09:15 a las 10:30 horas).
LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. (Hotel El Barón, SalónDiamante)
ASISTENTES: Margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas, mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial a interlineación sencilla, separando cargo con coma. (Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente) Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas).
INVITADOS: Se mencionan en caso de existir.
AUSENTES: Se mencionan en caso de existir con o sin justificación.ORDEN DEL DÍA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.
DESARROLLO: Al margen izquierdo, a 3 interlíneas y con mayúscula sostenida. A 2 interlíneas se inicia el primer tema (con negrilla si se desea).A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto a interlineación sencilla.
CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión. Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas. Se indica fecha y hora de la próxima reunión.
FIRMAS DE LOS ASISTENTES: En mayúscula sostenida, debajo el cargo con mayúscula inicial.
ANEXOS: Si los hay, se relacionan a dos interlíneas de los nombres de quienes firman.
IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: Igual que en la carta, se escribe a 2 interlíneas de los anexos, si los hay.
10.2 DISEÑO DEL ACTA
-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
------------ (1 interlínea) ACTA No. VI
------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------(1 interlínea)HORA:------------(1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)--------------(2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo--------------(2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:----------------(1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de------------------(2 interlíneas)DESARROLLO:----------------(1 interlinea)Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.----------------(1 interlínea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.----------------(1 interlínea)Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………................................................................................................ Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
8.6 CERTIFICADO Y CONSTATACIÓN
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:
Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.
Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..
ESTILO:
BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro de la hoja hacia el margen derecho.
REQUISITOS:
MÁRGENES: Igual a los demás documentos.
PARTES:
NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y se escribe del centro hacia la derecha.
FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la derecha.
CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA.
IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla).
TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula sostenida e identificación). Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.
Se redacta en tercera persona. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación y de preferencia se incluye el destinatario.
FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe del centro hacia la derecha.
. TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROS EDUCATIVOS: Escribir los dos cargos responsables (Director y Secretario).
TIPOS DE CERTIFICADOS:
Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función
Documento de identidad
Certificado de Aseguramiento de Calidad
Certificado de Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones
Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.
Relación de retención de impuestos.
Paz y salvo
Resultados de examen médicos
Tipo de Constancias:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salario u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
Partes de los Certificados y Constancia
Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:
Numero (REFERENCIA)
Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.
Fecha:
Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.
8.7 INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo.
Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:
Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento. Portada: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para
la identificación del documento. Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las
divisiones principales, en el mismo orden de paginación del informe. Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,
abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.
CUERPO DEL INFORME
Texto del documento, constituido por:
Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe cortó.Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar su lectura.Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas.
Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas.Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe.Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.
CLASIFICACIÓN
Los informes administrativos se clasifican así:
De acuerdo con los requerimientos de la entidadEn periódicos y esporádicos
De acuerdo con el número de hojasEn cortos, hasta de 10 hojas y extensos de más de 11 hojas
MárgenesPara informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:
Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 y 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm
Cubierta (opcional)Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada.Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo si lo hay.
PortadaDe libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera página del informe.Adicional a los elementos de la cubierta contiene información de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o personas que elaboraron el informe; ciudad de origen del informe.
ContenidoSe coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.El título se escribe en mayúscula sostenido, centrado y a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlíneas del título.Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.Los numerales se ubican contra el margen izquierdo.
De primero y segundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.Cuando el informe requiera la presentación de tablas, figuras y anexos, se deben enunciar en lista separada después de la tabla de contenido. El título se coloca centrado en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones de la última línea. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen izquierdo.
GlosarioSi el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético.El título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde superior de la hoja.De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.
Informe Extenso (CUERPO DEL INFORME)
Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones (opcional).
El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino título.La palabra INTRODUCCIÓN se escribe con mayúscula sostenida, centrada a5 cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno y medio.
NÚCLEO DEL INFORMEEl núcleo del informe se puede dividir y éstos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:
El texto se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió….) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.
La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título, las demás se hacen a interlínea y media y entre párrafos se deja el doble.
Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior, precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final.
Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo; el texto se inicia a doble de interlineación. Los títulos de las subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el texto se inicia a doble interlineación.
Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón.
Cada capítulo debe iniciar en hoja aparte; para ello, el título se ubica de cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el texto comienza a cuatro interlíneas del título.
Para la paginación del informe administrativo se utiliza la numeración arábiga consecutiva. La página uno corresponde a la portada. No se deben adicionar páginas tales como 4 bis, 7 A.
Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja. Estas páginas llevan un encabezado constituido por la línea de identificación y el número de página, que se ubican entre 2 y 3 cm del borde superior de la hoja, así:Margen izquierdo Margen derecho
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción.Las conclusiones son necesarias. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el autor las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas. Para la presentación se tiene en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.Si se incluyen recomendaciones se tendrá en cuenta lo siguiente:El título CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.Se pueden combinar las conclusiones y recomendaciones en el mismo párrafo, o tratarse en párrafos independientes. Así mismo, presentarse en páginas separadas con su respectivo título.
FIRMAEl informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores en la página donde terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones si las hay.De cuatro a seis interlíneas del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas. En el segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra.
RÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
TRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña.
Informe extenso (material complementario):
Es opcional, está conformado por anexos, bibliografía e índice.
ANEXOSEs necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada y lógica dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros.
BIBLIOGRAFÍACuando el informe la requiera, el título se escribe centrado a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
INFORME CORTOConsta de las partes que se explican a continuación. (El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente).
ENCABEZAMIENTO
El informe corto no lleva portada, sino encabezamiento, que se distribuye dela siguiente manera:
Razón Social. Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa.
Dependencia. A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo.
Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida.
Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (: ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial.
Autoría del informe. A interlineación de uno y medio debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones seguida de dos puntos: ELABORADO POR,PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoríase tabulan a dos espacios de la expresión más larga.En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.
OBJETIVOEl informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así:De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabraOBJETIVO, seguida de dos puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
ESCRITURA DEL TEXTOUn informe corto, generalmente consta de un capítulo único, que de requerir numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Se escribe de 2 a4 interlíneas del objetivo.
CONCLUSIONES (opcional)En caso de incluirlas se procede a escribir la palabra CONCLUSIÓN OCONCLUSIONES en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título.
FIRMAEl informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.NOTA: Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
RÚBRICADe acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
TRANSCRIPTORPara establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido. Se emplea letra más pequeña.
ASPECTOS GENERALES Documento remisorio. Se recomienda presentar los informes
administrativos con un documento remisorio; carta si es envío externo y memorando si es interno.
Papel. Se emplea papel en blanco. Para la escritura de números, uso de mayúsculas, denominaciones
femeninas y profesionales, y abreviaturas se debe tener en cuenta las recomendaciones enunciadas para la carta.
8.8 HOJA DE VIDA
Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA
NOMBRE: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.
IDENTIFICACIÓN: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.
FECHA DE NACIMIENTO: Bucaramanga, 13 de febrero de 1960 Cuando se trata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.
DOMICILIO: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.
TELÉFONO: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.
OTROS.
Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos con dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la escritura más larga.
PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: El vocablo PRIMARIOS o SECUNDARIOS, se escriben a tres interlineas del título estudios. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el año de terminación.
EXPERIENCIA
Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito.
A tres interlineas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así:
Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.
Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.
Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.
Nombre y firma
De cuatro a seis interlineas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.
Fecha de presentación
De tres a cuatro interlineas del nombre, se escriben la ciudad y la fecha de presentación, separados por coma.
9. ACUERO: Los acuerdos son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por la Sala General o el ConsejoSuperior.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la Universidad. (Se puede diseñar en computador si no se cuenta con papelería impresa).
Partes del acuerdo
Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra ACUERDO en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Número. La numeración de los Acuerdos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número deberá dejarse el espacio necesario.
10.RESOLUCION:
Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por la Sala General y el Consejo Superior o definen asuntos de carácter administrativo y académico relativos con la marcha de la entidad; son expedidos por la Rectoría.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la Fundación. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con papelería impresa).
Partes de la Resolución:
Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra RESOLUCIÓN en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Número. La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número se deberá dejar el espacio necesario.
11.CONVENIO: Los convenios son acuerdos entre la Universidad y otra institución o empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional.
Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la Universidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con papelería impresa).
Partes del convenio:
Denominación del Documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CONVENIO en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Número. La numeración de los convenios es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número de debe dejar espacio suficiente.
12.CONTRATO: Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen obligaciones recíprocas.Se elaboran en original y una copia, en papel bond, color blanco, tamaño oficio con recuadro, y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de la Universidad. (Este formato se puede diseñar en computador, si no se cuenta con papelería impresa).
Partes del contrato
Denominación del documento. A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CONTRATO en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.
Número. La numeración de los Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número debe dejarse el espacio necesario.
13.SOBRES
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
ASPECTOS GENERALES SOBRES•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño.•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado.•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
14.FAX
Sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (tele copia).
Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes
rosón social y logotipo, o uno de los dos.
ciudad y país del remitente.
numero del teléfono del remitente número de telefax del remitente.
identificación del documento.
fecha.
numero de control de fax.
datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.
numero del telefax del destinatario
ciudad y país del destinatario.
datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.
asunto o mensaje cortó.
numero de hojas transmitidas incluidas.
firma del funcionario q" solicita la transmisión.
15. MENSAJE TELEGRÁFICO
OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir al elaborar un mensaje telegráfico.
DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establece las siguientes:
Destinatario : funcionario o persona ha quien va dirigido el mensaje.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Logotipo : emblema que identifica una empresa.
Mensaje telegráfico : comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatario en forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.
Modelo : esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramar la impresión de su papelería.
Razón social : nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.
Remitente : nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: distancia vertical de escritura.
Zonas : espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
MÁRGENES
Tamaño medio oficio
Margen superior: 2,5 cm
Margen inferior: 1 cm
Margen lateral izquierdo: 2,5 cm
Margen lateral derecho: 1,5 cm
Tamaño carta
Margen superior: 4 cm
Margen inferior. 1,5 cm
Margen lateral izquierdo: 2,5 cm
Margen lateral derecho: 2 cm
CONCLUSIÓN
Se realizo este trabajo con el fin de aprender las diferentes clases documentos empresariales, así dando a conocer sus conceptos y funciones. Cada documento fue creado con mucha dedicación para lograr una explicación concreta para un mayor aprendizaje del lector.
Con este aprendí más claramente la forma correcta de realizar un documento empresarial. También fue de mucho ayuda el poder aprender un forma fácil de aprender a digitar correctamente.