trabajo de campo programa de gestiÓn documental

ERIKA STELLA RODRÍGUEZ DUQUEADRIANA PAVAS

LEIDI YOHANA CASTAÑEDA

GESTIÓN DOCUMENTAL II

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

*TRABAJO DE CAMPO

*¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Es una herramienta archivística que manifiesta y evidencia la realización de los procesos archivísticos en las entidades, a corto, mediano y largo plazo.

Este debe aprobarse, publicarse, implementarse y controlarse periódicamente, con el fin de llevar a cabo procesos de la gestión documental como: la planeación, la producción, manejo y organización de los documentos, que han sido generados o recepcionados por una entidad, con el propósito de facilitar su utilización y conservación.

* ¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

*Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

*Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.


*Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

*Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.


*Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

* Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.


*Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

*Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

* ¿EN QUÉ NORMAS LEGALES SE BASARON PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD?

NORMAS RELACIONADAS CON LA GESTIÓN

DOCUMENTALEXPLICACIÓN

Constitución Política de Colombia, artículos 8, 15, 23, 70, 74.

Establece la obligatoriedad del Estado y de sus ciudadanos, de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, así mismo resguardar la información y los datos personales registrados en bancos de datos; el derecho de los ciudadanos de presentar peticiones a la administración, las cuales deben ser respondidas dentro de los términos establecidos por la ley, proteger los bienes del estado (documentos), los cuales son inalienables, imprescriptibles e inembargables, también establece que todas las personas tienen derecho a acceder a documentos públicos, salvo que se hallen sujetos a reserva.




Ley 163 de 1959 Establece todo lo concerniente a la Protección del patrimonio cultural.

Ley 23 de 1982

Regula todos los aspectos fundamentales sobre derechos de autor, importantes en el diseño y aplicabilidad institucional de un programa de gestión documental.

Ley 57 de 1985 Esta ley ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales (artículos 1, 12 al 16 y 27).




Ley 489 de 1998

Esta ley contiene normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, sobre la expedición de las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política, entre otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).

Ley 527 de 1999

Esta ley define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y establece las entidades de certificación, entre otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).


NORMAS RELACIONADAS CON

LA GESTIÓN DOCUMENTAL

EXPLICACIÓN

Ley 594 de 2000

Esta ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano (Artículo 1), comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

Ley 1712 de 2014

Esta es la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, la cual regula todos aquellos aspectos pertenecientes a la aplicación de la transparencia en las actuaciones del gobierno y los funcionarios públicos y de la permisividad que debe existir en las entidades, en cuanto al acceso a la información, no clasificada como reservada o confidencial.




Decreto 1081 de 2015Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República.

Decreto 106 de 2015

Esta normativa reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural.

Directiva Presidencial 04 de 3 de abril de 2012.

Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública.




Ley 1437 de 2011Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 1755 de 2015

Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo

* ¿CUÁLES SON LOS PRERREQUISITOS, REQUISITOS O REQUERIMIENTOS TENIDOS EN CUENTA PARA ELABORAR EL PGD Y QUE BENEFICIOS TUVO LA ENTIDAD AL ADOPTARLO?

* El PGD debe elaborarse y diseñarse bajo una metodología de formulación de proyectos, implementarse a partir de la propia realidad y contexto orgánico - funcional, legal, administrativo, económico y tecnológico de la entidad, en coordinación con las áreas de Planeación, Tecnologías, Gestión de Calidad y Control Interno o quien haga sus veces.


* Esto quiere decir que se debe conformar un equipo interdisciplinario para su elaboración y apoyados en éste, se recolecta la información que permita establecer una política de gestión documental, designar la responsabilidad de la administración y el control de la función archivística y gestión documental, contando con profesionales calificados en archivística, y conformar la instancia asesora ante la alta dirección de la entidad en materia archivística.


* Así mismo se debe establecer acciones orientadas a que las personas y la cultura de la entidad se ajuste a las nuevas dinámicas, estrategias, directrices y mejores prácticas de la gestión documental y al uso y adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones.


* Se debe realizar un diagnostico integral del estado de los archivos y en general de los procesos archivísticos que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental.

*SE DEBEN TENER EN CUENTA ASPECTOS

COMO:REQUISITOS TÉCNICOS

REQUISITOS ADMINISTRATIV

OSECONÓMICOS

*REQUISITOS TÉCNICOS

* Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:

Manuales de procesos y procedimientos, Compilación de formas o formatos

regulados Manual de funciones Tablas de retención documental Tablas de valoración documental Adopción de normas técnicas y

normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de la Unidad de Correspondencia.

*REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

*Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:

*REQUISITOS ADMINISTRATIVOS

* Apoyo de la alta dirección.* Definir el sistema de administración de archivos (centralizado,

o descentralizado).* Participación de las diferentes áreas, directivas, aquellas

relacionadas con las compras y suministros, las TIC y el presupuesto.

* El recurso humano asignado al archivo debe contar con funciones y dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

* Contar con programas de capacitación en cuanto a la gestión documental, organización de archivos y auditoria de información y manejo de procesos.

* En cuanto a las instalaciones se deben seguir las recomendaciones del AGN, en cuanto a: características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

*ECONÓMICOS

* Hacen relación al análisis de tipo económico como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa, y se refieren al los establecidos en la Ley General de Archivos y la normatividad archivística.

*REQUISITOS

* Luego de tener identificados los prerrequisitos de elaboración, se debe tener en cuenta:

Dar cumplimiento a los prerrequisitos, y en base a las estrategias y recomendaciones identificadas en el diagnostico, y la metodología para la elaboración del PGD, se deben establecer actividades que se puedan alinear con el Plan de Acción de la entidad.

Certificar que se cumpla y se identifique n los requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos…, para el desarrollo del PGD.

Se debe contar con un plan de trabajo, con cronograma de tiempos, claridad en los roles a desempeñar, disponibilidad de personal y estrategias de cambio.

*BENEFICIOS DE LA ADOPCIÓN DEL PGD

* Aprovechamiento de los medios tecnológicos con que cuenta la entidad.

* Se ha reducido notablemente el uso y producción de documentos innecesarios,

* Avance de manera notable en los procesos de auditorías y seguimientos por parte de los organismos internos y externos,

* Creado nuevos y mejores procedimientos archivísticos, y se ha dado mayor cumplimiento a los existentes,

* Garantiza una prestación de servicios archivísticos más eficientes,

* Se ha contribuido a un mejor acceso a la información física y electrónica dando así cumplimiento a la ley 1712, de transparencia y derecho al acceso a la información.

* DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD EXISTENTE, QUE ACTIVIDADES SE DEBEN LLEVAR A CABO EN UNA ENTIDAD EN CADA UNO DE ESOS PROCESOS DE UN PGD.

PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL ACTIVIDADES DEL PROCESO

Planeación

Planificación, generación, valoración de los documentos, creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático, registro en el sistema de gestión documental.

ProducciónEstudio de los documentos en su forma, formato, estructura, finalidad, área competente.

Gestión y Trámite

Registro, vinculación a un trámite, distribución, descripción (metadatos), disponibilidad, recuperación, acceso, consulta, control, seguimiento a los documentos y su trámite.



Organización Clasificación, ordenación, descripción de documentos de archivo.

Transferencia

Transferencia de documento, verificación de estructura, validación del formato de generación, migración, refreshing, conversión, elaboración de metadatos de preservación y de descripción.

Disposición de documentos

Selección de documentos, conservación temporal o permanente, eliminación.



Preservación a largo plazo

Aplicación de acciones y estándares para la preservación de los documentos en el tiempo.

ValoraciónDeterminación de valores primarios y secundarios, desde la planificación de los documentos.

* ¿CON QUÉ HERRAMIENTAS CUENTA LA ENTIDAD PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL?. ¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE CADA UNA DE ELLAS?

* Las empresas visitadas en su mayoría cuentan con herramientas obtenidas de los lineamientos del AGN y de las necesidades internas de adaptación. Las TRD y las TVD son fundamentales en el Ciclo de reconocimiento y organización documental. Hoy, en la etapa de acompañamiento, son las capacitaciones el eje fundamental de la divulgación y organización.Con el recurso de los Inventarios Documentales, de las Actas de Transferencia Documental, de Eliminación y de los Catálogos Documentales el Archivo ve encaminado su futuro hacia un Archivo completo, protegido y digitalizado. Las herramientas, en su conjunto, permiten la organización documental, el acceso a la información y el garantizar la conservación del Archivo Histórico en el tiempo.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL• El propósito es a través de esta herramienta implementar y poner

en marcha procedimientos administrativos que permitan dar un mejor manejo y organización de la documentación producida y recibida en la entidad, en cualquiera que sea el medio de conservación.

DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL

• Este elemento permite establecer el estado en que se encuentra la entidad en materia documental, el estado de los archivo y así elaborar permanentemente un plan de mejoramiento orientado a la organización de los documentos, desde su producción hasta su destino final.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL• Se elaboran como instrumento que permita establecer los

documentos que produce la entidad, su importancia en lo relacionado con la conservación y preservación que se les debe dar y que debe hacerse con estos una vez finalice su tiempo de utilidad.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

• Se elaboran como instrumento después del análisis y organización a un fondo acumulado, que permita establecer los documentos que produce la entidad, su importancia en lo relacionado con la conservación y preservación que se les debe dar y que debe hacerse con estos una vez finalice su tiempo de utilidad.

DIGITALIZACIÓN• Escaneo de los documentos en PDF, los cuales estarán disponible

para los usuarios.

CENTRO DE CORRESPONDENCIA

• Lugar donde se recepcionan todos los documentos que desee radicar los usuarios internos y externos

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