1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

MATERIA: ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

PRESENTADO POR: YOEL DOMINGO BALTA MENDOZA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENACICLO VITAL Y TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

26 DE JUNIO DEL 2014

EMPRESA PILOS S.A. Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Debe organizar los archivos segn su orden cronolgico ya sea fecha importancia o alfabticamente y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tcticamente organizados de tal manera que sean fcil de encontrar, se pueden organizar por consulta y poco frecuentes.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:2. Cules son las causas que originaron esta situacin?

La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestin y el sistema documental, ya que los archivos o documentos varan segn su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla de retencin documental para una buena organizacin.

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla de una manera excelente la empresa origina productividad ya que el ciclo vital del documento es la fase de vida que cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la tabla de retencin documental para un sistema de gestin eficiente.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar magnticamente de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronolgicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?

Se debe aplicar la tabla de retencin documental en los archivos para un fcil acceso a la informacin por medio de los numeros de serie y sub series que la TRD presenta.

6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?

La importancia del uso tabla de retencin documental es la de llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo importante del ciclo de vida de dicho documento. Tambin para el fcil acceso de la informacin que la tabla de retencin documental sostiene.

7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los documentos y su historia patrimonial.

8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?

Claro que si, ya que la documentacin es el proceso administrativo que sostiene a las empresas.