tour por sudoefop

SUDOEFOP

Octubre 2012

Tour por Sudoefop

Ref.:

Fecha: 10.10.2012

Versión: Pág. 2 de 29

Entidad Pública Aragonesa de Servicios Telemáticos

Pº María Agustín 25-27-29 50071 ZARAGOZA

Tel. 976 71 4495 Fax. 976 71 4395

www.aragon.es

Contenido

1. HISTÓRICO DE CAMBIOS ...................................................................................... 3

2. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 4

3. ¿QUÉ PODEMOS ENCONTRAR EN SUDOEFOP? .............................................. 5

4. TOUR RÁPIDO POR SUDOEFOP ........................................................................... 8

5. SUDOEFOP EN DETALLE .................................................................................... 12

5.1. El área pública de usuario .................................................................................................. 12 5.1.1. El tablón de anuncios ............................................................................................................. 12 5.1.2. Blog ........................................................................................................................................... 13 5.1.3. Documentos ............................................................................................................................. 13 5.1.4. Imágenes .................................................................................................................................. 14

5.2. El área privada de usuario .................................................................................................. 15 5.2.1. Área Social ............................................................................................................................... 15 5.2.2. Agenda ..................................................................................................................................... 15 5.2.3. E-mail ........................................................................................................................................ 16 5.2.4. Contactos ................................................................................................................................. 17 5.2.5. E-learning ................................................................................................................................. 17 5.2.6. Área de reuniones ................................................................................................................... 18 5.2.7. Mi Cuenta ................................................................................................................................. 19

5.3. Comunidad de prácticas: Área pública ............................................................................. 21

5.4. Comunidad de prácticas: Área privada ............................................................................. 22 5.4.1. Creación de Fichas de conocimiento ................................................................................... 23 5.4.2. Buscador facetado .................................................................................................................. 24 5.4.3. Tablón de anuncios................................................................................................................. 25 5.4.4. Encuestas ................................................................................................................................. 25 5.4.5. Documentos ............................................................................................................................. 25 5.4.6. Imágenes .................................................................................................................................. 25 5.4.7. Contactos ................................................................................................................................. 25 5.4.8. Foros ......................................................................................................................................... 26 5.4.9. Wiki ............................................................................................................................................ 26 5.4.10.Agenda ..................................................................................................................................... 27 5.4.11.Reserva de Recursos ............................................................................................................ 28 5.4.12.E-learning ................................................................................................................................ 29 5.4.13 Área de Reuniones ................................................................................................................. 29

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1. Histórico de cambios

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1.0 05/10/12 Ignacio de Marco Inicio del documento

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2. Introducción

El propósito de este documento es el de explicar el funcionamiento general del portal Sudoefop y

hacer un tour por sus funcionalidades.

Sudoefop está pensado como un portal de colaboración en el que un conjunto de personas con un

interés común puedan intercambiar información. Con este propósito los administradores del portal

son los encargados de crear comunidades de prácticas bajo demanda, en forma de anillos

concéntricos de información y colaboración.

Con este propósito se ha creado la comunidad de prácticas Gestión de Proyectos, con 3 usuarios

ficticios y con contraseña t3st:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

mailto:[email protected]



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3. ¿Qué podemos encontrar en Sudoefop?

Al acceder al portal (www.sudoefop.eu) tenemos un texto introductorio y un acceso en la parte

superior derecha para autentificarnos en el portal.

Una vez autentificados accederemos al área pública del usuario con nuestra información básica de

perfil, compañeros, tablón de anuncios y las comunidades de prácticas a las cuales estamos suscritos.

Página inicial del portal

Autentificación en Sudoefop

http://www.sudoefop.eu/

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En el portal cada usuario tiene su área pública y área privada de trabajo, y además un área pública y

otra privada de cada comunidad a la que pertenezca.

De manera global la página se estructura de la siguiente forma:

Cabecera: Zona superior de la pantalla. Nos encontramos con los siguientes elementos: o Nombre de usuario: En la zona superior derecha aparece nuestro nombre de usuario,

siendo un link a nuestra área pública con acceso a las comunidades de prácticas a las que pertenecemos.

o Menú desplegable: Pasando el ratón por “Área privada” tenemos acceso a un área a la que solo nosotros podemos acceder, con funcionalidades propias para el usuario.

o Idiomas: Al pasar el ratón por encima podremos seleccionar el idioma en el que deseamos visualizar el portal.

o En la zona inferior derecha de la cabecera siempre podremos ver en que punto del portal nos encontramos.

Menú inferior: Estando autentificados nos aparecerá en la parte inferior de la pantalla una barra de acceso rápida a las principales funcionalidades del usuario.

o Creación de fichas de conocimiento: Acceso a la creación de fichas de conocimiento para el portal.

o Buscador: Acceso al buscador facetado del portal donde podremos encontrar todas las publicaciones dadas de alta en el portal y los contenidos aún no publicados creados para las comunidades de prácticas a las que petenecemos.

o Mail: Acceso al correo web. o Agenda: Acceso a nuestro calendario de eventos. o Cursos: Acceso a los cursos Scorm dados de alta en las comunidades de prácticas a

las que pertenecemos. o Alertas: Acceso a nuestra área social con alertas de compañeros, fichas de

conocimientos, nuevas comunidades, … o Chat: Funcionalidad de chat para mandar mensajes a nuestros compañeros.

Cabecera de Sudoefop

Funcionalidades de Pie de página

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Zona central: La zona central variará según donde nos encontremos, con un menú superior con acceso a las diferentes funcionalidades de colaboración preparadas en el portal, y la funcionalidad en sí.

Zona de trabajo

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4. Tour rápido por Sudoefop

En primer lugar accederemos a https://www.sudoefop.eu y pulsaremos sobre el botón Acceder en

la parte superior derecha de la ventana. Nos autentificaremos como [email protected] / t3st

para entrar al portal.

Inicialmente veremos nuestra página pública de usuario (identificada arriba a la derecha con “Usted

está en …”). Vamos a escribir un comentario en nuestra Ágora para que lo vean nuestros amigos,

“OsCommerce!!!”, así podrán comentarlo.

Vemos en la parte inferior que hay un nuevo curso e-learning, podemos pulsar sobre el icono y

acceder a la funcionalidad de cursos integrada con la plataforma Moodle para cursos SCORM. En la

nueva página podemos ver que han dado de alta un curso de Openmeetings, podemos pulsar y

seguir las opciones en pantalla para hacer el curso.

https://www.sudoefop.eu/


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Actualmente hemos accedido a nuestra área privada (podemos verlo en el mensaje superior), y ya

que hemos realizado el curso, en el menú superior tenemos acceso al Área de reuniones (integrado

con Openmmetings), que son salas virtuales de las comunidades a las que pertenecemos. Aquí

podemos comunicarnos online con los participantes conectados a las sala.

Vemos en el menú las funcionalidades que tenemos en nuestra área privada, podemos dar un paseo

por ella. Las funcionalidades más interesantes serían El Área Social, donde encontraremos

información que pueden recomendarnos o sugerirnos otros compañeros, así como un top10 de los

contenidos más visitados y nuestras tareas pendientes. La agenda nos permitirá tener actualizados

nuestros eventos y en Mi Cuenta podremos cambiarnos nuestros datos personales, contraseña, …

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Pulsando en la parte superior de la pantalla en mi nombre de usuario volveremos siempre a nuestra

área pública. En la derecha nos aparecen las comunidades de prácticas a las que tenemos acceso, en

este caso, “Gestión de proyectos”. Pulsando sobre el enlace accederemos al área privada de la

comunidad, viendo el perfil de la comunidad, los miembros de la misma …

Es momento de compartir información con el resto de miembros. Vamos a escribir un comentario en

el ágora y accedamos a las encuestas pulsando el enlace del menú superior. Ya que se ha publicado

una encuesta podemos pulsar sobre el icono asociado para responderla.

Otras funcionalidades interesantes son los foros, en los que podemos debatir en diferentes hilos de

discusión categorizados, la agenda de la comunidad donde compartir eventos para los participantes,

la reserva de recursos, …

Pulsando en la Reserva de recursos accederemos a los recursos disponibles por la comunidad, como

pueden ser salas de reuniones, portátiles, … y hacer una reserva de todos los recursos que deseemos.

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Su disponibilidad, así como los recursos son gestionados por el administrador de la misma,

notificándonos si hay algún problema.

En resumen, cada usuario del sistema tiene su área pública, publicando información que otros

compañeros pueden visitar, y su zona privada con una serie de herramientas que le ayuden en su

trabajo. De igual manera el usuario puede estar suscrito a comunidades de prácticas reguladas por

los administradores, donde se reúnen una serie de herramientas colaborativas para que los usuarios

pertenecientes a ellas puedan intercambiar información y ayudarse entre si.

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5. Sudoefop en detalle

5.1. El área pública de usuario

Esta zona es pública del usuario y pueden acceder todas las personas autentificadas en el portal.

En todas las páginas de esta área tendremos acceso a nuestro perfil, nuestros compañeros y las

comunidades de prácticas a las que pertenecemos. En la página de Inicio se muestra nuestro tablón

de anuncios donde se visualizan nuestras publicaciones. Posteriormente se explicará como podemos

hacer nuevos compañeros.

En el menú superior tenemos acceso al resto de funcionalidades públicas, nuestro Blog, Documentos

e Imágenes. Recordamos que esta zona es pública por lo que otros usuarios pueden visualizar esta

información.

5.1.1. El tablón de anuncios

En nuestro tablón de anuncios se irán reflejando nuestras acciones sobre el portal y de igual forma,

los visitantes podrán seguir nuestras actividades, comentarlas o compartirlas en redes sociales.

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5.1.2. Blog

Este es nuestro Blog público donde podremos publicar. Todas las entradas son valorables y pueden

añadirse comentarios por las personas que lo visiten, igualmente los visitantes pueden suscribirse al

blog para recibir las entradas o visualizarlas a través de RSS. Además podemos marcar las entradas

de blog como tareas para visualizarlas en nuestro Área Social a modo de recordatorio.

5.1.3. Documentos

Documentos que deseamos publicar. Mediante una organización jerárquica por carpetas podemos

subir todos los documentos que deseemos publicar para las personas que visiten nuestro perfil.

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5.1.4. Imágenes

Galería de imágenes pública. Al igual que con los documentos, podemos establecer una estructura

jerárquica de carpetas para mantener una organización de nuestras imágenes.

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5.2. El área privada de usuario

Esta zona es privada del usuario autentificado. Para acceder deberemos utilizar el desplegable de la

cabecera y pulsar sobre la funcionalidad deseada.

5.2.1. Área Social

En este apartado visualizamos recomendaciones y sugerencias que nos realizan otros usuarios, ya sea

recomendando amigos, fichas de conocimiento o comunidades de prácticas. Cuando un usuario nos

añada como amigo nos aparecerá la solicitud para confirmarlo, de forma que nos aparezca en

nuestra área pública y de estar conectado, en el chat de la barra inferior de la pantalla.

Igualmente en el área social podremos visualizar nuestras entradas más visitadas a modo ranking y

nuestras tareas pendientes.

5.2.2. Agenda

Se trata de nuestro calendario personal de eventos en el que adicionalmente podemos compartir de

forma individual cada uno de los eventos con las comunidades de prácticas que deseemos.

A lo largo de portal el sistema reconoce las fechas, de forma que aparece un icono de calendario en

cada una de ellas. Esta funcionalidad permite pulsar sobre una fecha y crear un evento en nuestra

área privada o en el calendario de una comunidad a la que pertenezcamos, seleccionándola en el

desplegable superior.

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5.2.3. E-mail

Acceso a nuestro correo electrónico mediante web mail.

Popup de creación de un evento

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5.2.4. Contactos

Funcionalidad que permite localizar a todos nuestros contactos, ya sean personales o compañeros

pertenecientes a otras comunidades de prácticas, y ver si se encuentran conectados en el portal.

La gestión de los contactos personales se tratará en la sección 5.7 Mi Cuenta.

5.2.5. E-learning

En este apartado encontraremos agrupados los cursos SCORM que han sido dados de alta en las

comunidades de prácticas a las que el usuario pertenece. Esto nos permitirá acceder al curso a través

de la plataforma Moodle integrada en el sistema.

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5.2.6. Área de reuniones

Esta funcionalidad se encuentra integrada con Openmeetings para la realización de reuniones

virtuales. Permite chatear con los participantes, compartición de ficheros y pizarra compartida,

además de disponer de vídeo y sonido para la comunicación. Desde el área privada del usuario se

puede acceder a las distintas áreas de las comunidades con acceso del usuario. Adicionalmente las

áreas de reuniones están integradas con el calendario del portal y pueden crearse reuniones virtuales

privadas seleccionando a los participantes a la misma y concretando la aceptación de la misma. Esta

funcionalidad se explicará en la Agenda de la comunidad.

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5.2.7. Mi Cuenta

Se trata del panel de control del usuario donde modificar información de su perfil y gestionar su

información pública y privada como es su agenda, blog, documentos, imágenes y contactos.

En el apartado de contactos podremos gestionarlos e incluir contactos que no tengan relación con la

plataforma.

También podremos visualizar las Comunidades de prácticas a las que pertenecemos con la opción de

“Abandonar” o dejar de pertenecer a la comunidad.

Las opciones de los usuarios administradores es mayor ya que pueden gestionar una o más

comunidades. Usando el desplegable de la izquierda podemos cambiar la comunidad a gestionar.

Funcionalidad Mi Cuenta

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En la parte izquierda nos aparecerán las nuevas opciones adicionales como son la de gestionar

contactos, cursos e-learning, reserva de recursos, etc…

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5.3. Comunidad de prácticas: Área pública

El área pública de una comunidad de prácticas dispone tan solo del perfil de la comunidad, miembros

pertenecientes, fichas publicadas y blog. Si ya tienes acceso a la comunidad puedes acceder a la

parte pública desde el perfil de la comunidad, pulsando en “Ir a la parte pública”, si no tienes acceso

puedes acceder desde el Área Social.

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5.4. Comunidad de prácticas: Área privada

Al acceder a una comunidad de prácticas se nos presenta la información estructurada de forma

similar al resto de zonas. En su pantalla de inicio tenemos información a modo de perfil de la propia

comunidad, en la que podremos indicar nuestra intención de abandonarla o de sugerírsela a un

compañero.

Los compañeros de la comunidad aparecen en la zona inferior izquierda y pulsando sobre ellos

podemos acceder a su información pública donde ver su perfil, blog, etc… Si el compañero no es

amigo tuyo, el perfil te dará la opción de enviarle una solicitud de amistad de forma que se permita

chatear con él y mantener una comunicación aún sin pertenecer a la misma comunidad de prácticas.

En la zona derecha de la pantalla visualizaremos las fichas de conocimiento creadas para la

comunidad accediendo de esta forma al buscador facetado con el filtro seleccionado aplicado.

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5.4.1. Creación de Fichas de conocimiento

Cada ficha tiene sus peculiaridades y todas ellas pueden ser categorizadas y relacionadas entre sí.

Tan solo debemos escoger el tipo de ficha deseado y seleccionar sus temáticas.

Las fichas de conocimiento solo fácilmente localizables a través de los accesos en la página de inicio

del área privada de la comunidad, del tablón de anuncios o del buscador facetado.

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5.4.2. Buscador facetado

Consiste en la localización de cualquier contenido subido al portal, ya sean entradas de blog, wikis,

fichas de conocimiento, ….

Seleccionando los diferentes criterios de búsqueda la información se irá filtrando.

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5.4.3. Tablón de anuncios

Al igual que el tablón de anuncios de un usuario se reflejan las acciones realizadas en la comunidad.

5.4.4. Encuestas

Las encuestas son generadas desde la administración y permiten generar todo tipo de encuestas de

manera que se ajuste a las necesidades de la comunidad de prácticas.

5.4.5. Documentos

Documentación subida por la comunidad de prácticas de interés para sus participantes.

5.4.6. Imágenes

Galería de imágenes subidas por sus participantes a la comunidad de prácticas para su cooperación.

5.4.7. Contactos

Compañeros de la comunidad de prácticas, indicando si se encuentran conectados.

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5.4.8. Foros

Espacio dedicado a foros de discusión para los miembros de la comunidad. Así como en los blogs, los

usuarios pueden suscribirse a los mismos para recibir notificaciones antes los cambios producidos en

los hilos de discusión y recibir los cambios por RSS.

5.4.9. Wiki

La wiki nos permite mantener documentación editable online de forma que más de un usuario pueda

modificar una página de contenido al mismo tiempo. El sistema notifica al guardar los cambios

realizados o si se desea generar una nueva versión del documento al ser modificado por más de una

persona. Al igual que el Blog, la wiki se encuentra integrado con la funcionalidad de Tareas,

permitiendo con un click asociar el contenido a tu listado personal de tareas.

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5.4.10. Agenda

Se trata del calendario de la comunidad en el que publicar eventos. A diferencia del calendario

personal posee un tipo de evento no disponible en otros espacios, Reunión Virtual. Al seleccionar

esta opción podremos seleccionar miembros de la comunidad (además de cualquier otro) y se les

enviarán notificaciones. A estos usuarios les aparecerá dicho evento en su área privada así como una

notificación por correo electrónico. El organizador podrá hacer un seguimiento del evento a medida

que los participantes indiquen si pueden asistir al mismo.

En la fecha de la reunión un enlace a la misma se habilitará, accediendo a una sala especial dentro de

Openmeetings en la que realizar dicha reunión.

Crear evento de tipo Reunión Virtual

Seguimiento de la reunión virtual

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5.4.11. Reserva de Recursos

Con esta funcionalidad se pretende que, las comunidades de prácticas con recursos físicos utilizables

por sus miembros, puedan ser gestionados por el Administrador de la Comunidad.

Una reserva implica la reserva de uno o más recursos al mismo tiempo durante un tiempo

determinado. En el caso de que alguno de los recursos ya se encuentre reservado el sistema sugerirá

al usuario horas y fechas en las cuales todos los recursos solicitados estén disponibles.

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5.4.12. E-learning

Listado de cursos SCORM dados de alta para comunidad de prácticas. Los cursos son subidos

mediante la administración por el usuario administrador de la comunidad y serán visibles por todos

sus miembros tanto desde la propia comunidad como desde su área privada.

5.4.13. Área de Reuniones

Esta es el área de reuniones virtuales de la comunidad con acceso para todos sus miembros.

Área de reuniones virtuales

tour por sudoefop

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