Kahvaltılı Toplantı Takıntılı Toplantı Sıkıntılı Toplantı İç Toplantı Dış Toplantı İç Dışlı Toplantı Olağandışı Toplantı Fısıltı Toplantı

Gıcırtılı Toplantı Zırıltılı Toplantı

AMACA YÖNELİK, ETKİN, VERİMLİ TOPLANTI YAPMA :

• Hazırlık• Toplantının Yapılandırılması• Toplantının Yönetimi İnteraktif Metod• Toplantı Sonrası Durum Değerlendirmesi

Gayemiz : Amaca Yönelik, Etkin, Verimli ToplantıTekniklerini Kavramak.

NE ZAMAN TOPLANTI YAPILMALI ?

Bilhassa Bir İdareci Veya Başkan İçin, Şu Hallerde Bir Toplantı Yapmak İyi Olur :

1. Gruptan Bilgi Veya Tavsiyeler Beklendiğinde

2. Grubun Karar Verme Veya Problem Çözmeye Katılması İstendiğinde

3. Bir Meselenin Açıklığa Kavuşturulması gerektiğinde

4. Bir Bütün Olarak Grubunuzla Paylaşmak İstediğiniz Meseleniz Olduğunda

5. Grup Bizzat Toplantı Yapılmasını İstediğinde

6. Değişik Gruplardan Kimseleri İlgilendiren Bir Mesele Olduğunda

7. Ortada Çok Açık Olmayan Veya Kimleri İlgilendirdiği Tam Belli Olmayan Bir Problem Olduğunda

• Karar Almak

• Plan Yapmak Veya Gelişimi Gözlemek

• Problem Çözmek

• Bilgi İletmek Ve Netleşmesini Sağlamak

• Değişiklik Öncesi Reaksiyon Almak

• Motive Etmek

• Toplantının Açılışı• Maddeleri Gözden Geçirme• Rolleri Netleştirme• Saha Kuralları Koyma

• Etkili Gündem• Yer Seçimi• Araç Ve Gereçler• Katılımcılara Bildirim

ADITARİH

TOPLANTININÜNVANI

BİTİŞ SAATİ

BAŞLAMA SAATİ

TOPLANTIYITERTİPLEYEN YERİ

GÜNDEM

TOPLANTININ TÜRÜTAKDİMCİ DESTEKLEYİCİ MALZEMELER

BEKLENEN NETİCELER

GETİRECEĞİNİZ MALZEMELER

BAŞKAN TOPLANTIMETODLARI

ARACIKARAR VERECEK

KARAR VERME METODU

KAYIT TUTUCU

GRUP ÜYELERİ HUSİSİ NOTLAR

Bir Toplantının Başarısını Ölçmek İçin İki Yol Vardır :

1- Toplantı Sonunda Nelerin Elde Edildiği2- Toplantı Nasıl Nasıl Bir Gelişme Gösterdi

1- Aracı2- Kayıt Tutucu3- Grup Üyesi4- İdareci Başkan

1- Ne

2- Neden

3- Ne Zaman

4- Nasıl

5- Nerede

6- Kim

Mantıklı Kararlar

Üretken Kararlar

Planlama

Gelişimi İzleme

Problem Çözme

Bilgi Aktarma

Tepkileri Kontrol

1- Özetlemenin Önemi

2- Görülebilirliğin

3- Tutanak Yapmak

4- Sorumluluk Alabilmek, Dağıtma

5- Toplantıdan Sonra Takip

Problem

NeNasılProses

Süreç

Usül

Çözümİçerik (Muhteva)

1-Ortak Bir Muhteva Üzerine Olmalıdır2-Ortak Bir Usül İzlenmelidir

3-Konuşma Akışının Samimi Ve Dengeli Bir Şekilde Olması İle Davranıştan Sorumlu Bir Kişi Bulunmalıdır.

4-Katılanların Herhangi Kişisel Hükümlerden Korumaktan Sorumlu Biri Bulunmalıdır.5-Toplantının Sonuna Kadar Katılanların Rol Ve

Sorumlulukları Ayrı Ayrı Belirlenmiş Olmalıdır.

•Çok Başlı Olmak• Süreç Ve İçeriğin Birbirlerine Karışmaması• Kişisel Hücumlar• Trafik Problemi

• Rol Ve Sorumlulukların Olması• Grup Liderinin Grubu Dilediği Gibi Yönetmesi

• Fazla Bilgi Yükü• Lüzumsuz Tekrar Ve Patinaj

• Karar Vermede Kazanç Kayıp Yaklaşımları• Hedeflerin Açık Olması• Yetki Ve Otoritenin Açık Olmaması• Problemlerden Kaçma • Negatif Tutum

• Haberleşme Problemleri• Yerin Elverişsizliği• Kişisel Çatışmalar

• Erken Ayrılanlar• Bozuk Plak• Şüpheci Kişiler• Kafa Sallayanlar• Başka Şeylerle Meşgul Olanlar• Fısıldayıcılar• Ağzı Kalabalıklar

• Saldırganlar• Yorumcular• Dedikoducular• Bilgiçler• Müdahaleciler• Fazla Meşgul Olanlar• Başkasının Sözünü Kesenler• Öğretmen Gözdeleri

1

34 6

7

52

9

81 Mücadeleci Tip

7 İlgisiz Tip

9 Sürekli soran Tip

2 Pozitif Tip

5 Utangaç Tip

8 Eleştirici Tip

6 Olumsuz Uzlaşmaz Tip

3 Herşeyi bilirim diyen Tip4 Çok konuşan Tip

Kilit Kelimelere Dikkat Edin. Ana Fikirleri Söyleyenlerin Özünü

Yakalamaya Çalışın.

Söylenen Her Kelimeyi Yazmayın. Yalnız Açık Seçik Olun Kelimeleri Kısaltın. Ana Fikirleri, Temel İfadeleri Veya

Kararları Daire İçine Alın

Kağıtları Numaralayın. Değişik Renkte Kalem, İşretler, Rakam,

Yıldız, Ok Gibi Yardımcı Şekiller Kullanın.

Toplantıdan Önce :

1- Planlama: Kim, Ne,zaman, Nerede, Niçin, Kaç Kişi

2- Gündem

3- Erken Gelme, Yerin Hazırlanması

Toplantı Başlarken :

4- Zamanında Başlama

5- Katılanların Takdimi, Ne Beklediklerinin Açıklanması.

6- Rollerin Açık Seçik Tayini

7- Gündemin Gözden Geçirilmesi, Düzenleme ve Değiştirmeler

8- Zaman Sınırlamasının Konulması

9- Geçmiş Toplantıyı Kısaca Tekrar Gözden Geçirin

10- Belli Bir Zamanda Aynı Usülle Tek Bir Problem Üzerinde Durun.11- Faaliyet Maddelerini Tespit Edin.12- Grup Hafızasını Gözden Geçirin

Toplantı Başında :

Toplantı Boyunca :

13- Gelecek Toplantının Yer Ve Zamanını Kararlaştırın.

14- Geçici Bir Gündem Hazırlayın.

15- Toplantıyı Müspet Bir Şekilde Sona Erdirin.

16- Toplantı Yerini Temizleyerek Eski Dizenine Sokun.

17- Toplantı Tutanağını Hazırlayın.

18- Faaliyet Maddelerini Takip Ederek Gelecek Toplantının Planını Hazırlamaya Başlayın.

Toplantıdan Sonra :