PROJET 2013 / 2014

SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL

GESTION ADMINISTRATION

LYCEE PROFESSIONNEL PAUL VALERY - MENTON

POLE 4 : Gestion administrative des projets

Seconde Baccalauréat professionnel Gestion Administration

Classe 4.1 Suivi opérationnel du projet

Intitulé du projet : Organiser une tombola

Résumé du projet

Les élèves du tertiaire en seconde bac pro GA au

lycée des métiers Paul Valéry, en partenariat avec la

Maison des Lycéens, organisent une tombola qu’ils

proposeront au sein du lycée aux clients du restaurant

ainsi qu’à l’ensemble des professeurs et des élèves.

QUOI ?

Objectif général du projet

Aptitude Compétences

Accompagner

des projets

- Réaliser un descriptif de projet a partir d’éléments

- Constituer une base documentaire

- Chiffrer et présenter des données budgétaires

- Assurer les formalités liées a un projet

- Suivre le déroulement d’un projet

- Organiser la communication entre les acteurs

- Organiser la mobilisation des moyens matériels

nécessaires

QUI ?

Niveau

de

classe

concerné

Professeur

coordonnateur

Autres

professeurs

associés au

projet

Autres

intervenants

Organisme

partenaire

Niveau

de classe

concerné

Seconde

Gestion

Administration

Arts

appliqués

Hôtellerie –

Restauration

Chefs des

travaux

Partenaires

Maison des

lycéens

Lycée

Professionnel

Paul Valéry

Seconde

OU ?

A l’intérieur du lycée x

A l’extérieur du lycée

QUAND ?

Situation

dans l’année

2013-2014

Remarques

S O N D J F M A M J J

COMMENT ?

Les étapes

principales

du projet

1 - Etude du projet :

Démarche du projet – Constatation des besoins

2 -Organisation :

Définition des étapes de la mise en œuvre du projet :

Cahier des charges

3 - Conception du projet :

Courriers, affiches, vente des billets

4 - Réalisation du projet :

Tirage de la tombola

5 - Diffuser le projet :

Création du descriptif du projet

Moyens mis à disposition :

Ordinateurs, suite bureautique, imprimante, feuilles, téléphone…

Sces Objectif de la séance Durée Lieu Professeurs

Intervenants

Lien avec

l’activité

pédagogique

Ressources

1

Présenter le projet aux élèves

Etude de faisabilité

Choix de la date de la tombola

Choix de la sortie pédagogique

2 h

Classe

Gestion

Administration

1

2

5

Internet

2

Elaborer les courriers pour

demande de lots auprès des

partenaires du lycée

4 h

½ groupe

Administration

Hôtellerie-

restauration

4

6

Base de

données des

partenaires

Word

3

Elaborer les courriers de

demande d’autorisation

4 h

½ groupe

Gestion

4

Internet

Word

4

Budgétisation prévisionnelle

4 h ½ groupe Gestion

3 Internet

Tableur

5

Affiches pour la tombola

2 h Classe Arts appliqués 7 Affiches

6

Création des billets

2H ½ groupe Administration 7 Internet

Publisher

DEROULEMENT :

7 Recensement des lots 1 h Classe Gestion

7

5

Tableur

8 Courriers

remerciements

2 h ½ groupe Administration 4 Texteur

9

Préparation vente des

billets

2 h Classe

Lycée

Restaurants

Administration 7

5

6

Publisher

Tableur

10 Budgétisation du projet 2 h ½ groupe Gestion

3 Tableur

11 Organisation de la

sortie

2 h Classe Administration 6

7

Tableur

12 Constituer le descriptif

du projet

3 h ½ groupe Gestion

8 Power

point

13

Préparation du Tirage

au sort de la tombola

et de la

remise des lots

2 h Classe Gestion

Administration

6

7

Texteur

Tableur

COMPETENCES TRANSVERSALES VISEES

Savoirs rédactionnels Savoirs Juridiques et

économiques Le descriptif du projet

Le tri et la hiérarchisation des informations

Le courrier de sollicitation : les procédés d’écriture

Le lexique du souhait, de la demande, de

l’autorisation

L’argumentation : la persuasion

Les formules d’introduction et de conclusion du

courrier

Les formules de politesse

Le rapport d’étape

Les administrations, leurs

finalités et leurs champs

d’intervention

Les subventions

La réglementation juridique

en lien avec le projet

La normalisation

Différentes

catégories

de savoirs

Les activités des élèves Etapes du projet Périodes

Présentation

et étude

du projet

- Démarche de projet

- Organisation : les questions à se poser

- Définir les étapes de la réalisation du projet

- Choix des dates

- Choix de la sortie pédagogique

1 - Etude du projet

2 - Organisation Mars

Recherche,

analyse des

informations

- Analyser les formalités obligatoires et collecter les

informations

- Recherche Internet

- Préparer le dossier du pôle 4

2 - Cahier des

charges

Mars

Organisation

et réalisation

des activités

La recherche des lots

- Contacter les partenaires pour collecter des lots

- Consulter le fichier des partenaires :

- Recueillir le fichier des partenaires

- Saisir le fichier des partenaires

- Rédiger la lettre : Word

- Utiliser la présentation normalisée (Afnor)

- Fusionner les documents (publipostage simple) : Word

- Plier et procéder à l’envoi (125 lettres)

- Etablir le calendrier des étapes du projet : Publisher

3 – Conception du

projet Avril

Equipements,

matériels,

outillage,

fournitures…

La conception des billets de tombola

- Créer une maquette souches +tickets: Publisher

- Imprimer les billets en couleur

- Assembler les carnets

- Distribuer les carnets

La conception des affiches de diffusion de la tombola

- Etudier la charte graphique

- Participer à la promotion

Mai

Organisation et

réalisation des

activités

Recenser les lots

- Lister les lots reçus : Excel

Planifier la vente

- Affecter les rôles pour la période de vente du 12 mai au 28

mai

- Diffuser les affiches

Remercier les partenaires

- Lister les réponses (requête)

- Rédiger la lettre : Word

- Fusionner les documents (publipostage simple) : Word

- Utiliser la présentation normalisée (Afnor)

4 -

Organisation

du projet

Mai

Organisation et

réalisation des

activités

Le budget

- Etablir le budget final

- Chiffrer les recettes et les dépenses : Excel

- Mettre en forme le document

- Analyser les résultats

Organiser le tirage de la tombola

-Préparation du cocktail

Organiser la sortie pédagogique

-Formalités

4 -

Organisation

du projet

Mai

Rendre compte

Le descriptif du projet

- Finaliser le projet

- Retranscrire les étapes du projet : PowerPoint

5 - Diffusion

du projet

Mai

TIRAGE DE LA TOMBOLA LE JEUDI 05 JUIN 2014 !

Pôle 4

Activités de référence

Accompagner des projets :

* Suivi opérationnel du projet

* Evaluation du projet

Tâches professionnelles

Activités pédagogiques

Savoirs associés

4.1.1 Mise en forme et diffusion

du descriptif du projet

1 - Collecte et recherche de

l’information

- La démarche de projet

- Le suivi administratif de projet

- Les documents composites

4.1.2 Organisation de la base

documentaire

2 - Préparer une base

documentaire

- La base documentaire

- Les unités de stockage

- Les moteurs de recherche

4.1.3 Production d’états

budgétaires liés au projet

3 - Traiter un budget

- La budgétisation de projets

- La détermination des coûts

- La gestion budgétaire

4.1.4 Traitement des

formalités et des

autorisations

4 - Traitement des formalités

administratives

-Les formalités et les autorisations

administratives

- Les modalités de traitement des formalités

et autorisations : courrier

4.1.5 Suivi du planning

de réalisation du projet

5 - Etablir un planning

- La gestion de projet

- La gestion du temps

- L’ordonnancement et la planification

4.1.6 Mise en relation

des acteurs du projet

6 - Communiquer oralement

- La communication interpersonnelle

- La communication de groupe

4.1.8 Suivi logistique du

projet

7 - Suivre le projet

- La logistique évènementielle

- Les prestations logistiques

- Les outils logistiques

4.2.3 Clôture

administrative du projet

8 - Respecter les procédures de

clôture

- La clôture administrative d’un projet

- La protection et la traçabilité des

documents

- Les modes de classement et d’archivage

Pôle 1 : Gestion administrative des relations externes

C 1.1 Gestion administrative des relations avec les fournisseurs

1.1.1 : - Tenue des dossiers fournisseurs et sous traitants

- Saisir la base de données des partenaires

- Classer des documents

1.1.2 : - Traitement des ordres d’achats, des commandes

- Rechercher des lots auprès des partenaires : délimiter une zone

- Mettre au net des lettres (Norme AFNOR)

- Traiter le publipostage sous texteur Word 2007

- Constituer le plan d’une lettre

- Présenter le document avec la norme

- Plier et mettre sous enveloppes (125 lettres)

- Créer des documents de qualité

1.1.3 : - Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalie

- Recenser les lots reçus sous texteur Word 2007

- Remercier les partenaires

C 1.2 Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers

1.2.1 : - Participation à la gestion administrative de la prospection

- Créer des étiquettes sous Publisher 2007

1.2.2 : - Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers

- Adopter des règles comportementales à : vente de billets

C 1.3 Gestion administrative des relations avec les autres partenaires

1.3.3 : - Traitement des formalités administratives

- Préparer un courrier de sollicitations auprès d’une administration

- Compléter un formulaire administratif

- Créer le règlement de la tombola

Pôle 3 : Gestion administrative interne C 3.1 Gestion des informations

3.1.1 : - Collecte et recherche d’informations

- Rechercher la base de donnée des partenaires

- Communiquer oralement

- Rechercher les éléments de la sortie (coûts + horaires) : Internet

3.1.2 : - Production d’informations structurées

- Etablir un budget sous Excel 2007

3.1.3 : - Organisation et mise à disposition des informations

- Constituer et archiver la base documentaire : pôle 4

C 3.2 Gestion des modes de travail

3.2.2 : - Gestion des flux de courriers

- Traiter le courrier sortant : tarifs d’acheminement

3.2.3 : - Gestion des flux d’appels téléphoniques

- Emettre des appels : fiche téléphonique

C 3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources

3.3.1 : - Orientation et information des visiteurs

- Communiquer de manière professionnelle : organisation du tirage au sort

3.3.4 : - Participation au suivi du budget de fonctionnement

- Mettre à jour le budget sous tableur : Excel 2007

C 3.4 Gestion du temps

3.4.2 : - Gestion des agendas

- Planifier les taches sous tableur : Word 2007

3.4.2 : - Planification et suivi des activités

- Définir les priorités et les délais : programmer la vente

POURQUOI ?

Sortie du Vendredi 20 juin 2014

Ile Sainte Marguerite

Baie de Cannes

- Départ de Nice en bateau

- Visite de l’île

- Déjeuner

- Visite du fort et du musée de la mer

- Retour en bateau

Les différents paysages de l’île

Visite du fort royal

La découverte du musée d’archéologie sous marine et terrestre :

- Le vieux château, le musée

- Les prisons d’état

- La légende du Masque de fer

- Le mémorial huguenot

- Le peintre prisonnier, Jean Le Gac

- Les citernes romaines

- Les épaves

MISE SOUS PLIS

COUPE DES

TICKETS

CONTROLE DES

TICKETS

BON VOYAGE !!!