Toimisto-ohjelmien käyttö tutkimuksen

apuvälineenä

Oulu 15.11.2007 Jouko Miettunen

Sisältö–Toimisto-ohjelmat yleensä–Tekstinkäsittely (Word)–Tilastolaskenta (Excel) –Esitysgrafiikka (PowerPoint)–Muut toimisto-ohjelmat–Lähteitä

Toimisto-ohjelmat yleensä

Samat asiat saa tehtyä usealla eri tavalla– Hiiri (valikko, kuvakkeet) tai näppäimistö

Työkalurivit (hiiri), esim.– Vakio– Muotoilu– Voi tehdä halutun mukaisia (mukauta)

Pikanäppäimet (näppäimistö)– Useita eri tilanteisiin (kts. liite)

Microsoft Office –ohjelmien yhteisiä ominaisuuksia

Tehtäväruutu (“task pane”)– Leikepöytä– ClipArt

• Kuvia Office-kokoelmista (asennettava CD:ltä) ja internetistä• Kuvien editointi (vektorigrafiikka)

– Oheistiedot (”research”)• Synonyymit, käännökset• Tietosanakirja (Encarta Dictionary)

Hyperlinkit– Toinen tiedosto– Internet-sivu

Yhteiskäyttö– Office –ohjelmien kesken– Internet Explorer– Adobe Acrobat– Reference Manager– Tilasto-ohjelmat (esim. SPSS)

Makrot– Voi nauhoittaa omia käskykomentoja

Word- tekstinkäsittelyohjelma

Word -tekstinkäsittelyohjelma–Tekstin tuottaminen–Tekstin muotoileminen–Tulostaminen

Huomioi kirjoitusohjeet–Artikkeli

• Lehtien kotisivut–Opinnäyte

• Yliopiston internetsivut

Taulukkojen teko–Tiedon tiivistäminen–Asettelun apuna

Sivunumeroinnit–Osanvaihdot

Esimerkkejä ominaisuuksista

Otsikot – Valikossa “Muotoile/Tyylit ja muotoilut”– Sisällysluettelo

Muokkausmerkinnät– Näkyy tekstin lisäykset ja poistot

Korvaaminen– Myös erikoismerkit (rivinvaihdo ym.)

Esimerkkejä ominaisuuksista

Excel- taulukkolaskentaohjelma

Excel -taulukkolaskenta–Numero- ja tekstitietoja–Laskentataulukon laatiminen–Laskentataulukon muokkaus

Kaavaeditori (“Σ”)– Useita funktioita

• Summat, päivämäärät, ym.• JOS (TOSI/EPÄTOSI)

– tietojen tarkistus

– Kaavojen kopiointi• Viittaus taulukon soluihin• Viittaus toiseen välilehteen

Esimerkkejä ominaisuuksista

Luettelot– Näyttää valikoidusti tietoja

Taulukot– Muotoilu, esim. automaattinen muotoilu

Kaaviot– Piirto -työkalurivi

Esimerkkejä ominaisuuksista

Tulostusasetukset–Esikatselu–Sivun asetukset / taulukko

• toistettavat rivit/sarakkeet

Ikkuna–Kiinnitys

• halutut rivit/sarakkeet näkyvät koko ajan

Esimerkkejä ominaisuuksista

PowerPoint- esitysgrafiikkaohjelma

PowerPoint

-esitysgrafiikkaohjelma

–Diaesitykset ja posterit–Tiiviisti tekstitietoa–Runsaasti kuvia

– Hyvä esitys noin 1½ min. per dia– Sopivan vähän tekstiä– Välillä kuvia ja taulukoita– Ääni-, video- ja animaatiotehosteet

Esityksen tekeminen

• Harvoin tieteellisessä esityksessä!

– Ajastaminen, taustamusiikki, hyperlinkit– Tallennus CD:lle (pptviewer)– Esityksen siirto Wordista/Wordiin

• Tiedosto/lähetä• Wordissa käytettävä otsikoita• Pakkaaminen (jos esim. paljon kuvia)

Esityksen tekeminen

– Tekstiä vähän• Esimerkiksi abstraktin pohjalta• 2-3 kirjaisinkokoa ja –väriä

– Tekstin koko vähintään 36-40 pt• Palstat

– Kuva ja/tai taulukko• Tiedostosta (Lisää/Kuva/…)• Kopioimalla leikepöydän kautta

Posterin tekeminen

Taulukon lisääminen

• Voi tehdä suoraan PowerPointiin• Kopioida Word-taulukosta

– Voi muokata Wordissa tai vasta PowerPointissa

• Tuoda/kopioida kuvasta• SPSS tulostuksesta kopioimalla

– Ctrl-c kopioi taulukkona – Ctrl-k kopioi objektina

Muut toimisto-ohjelmat– Outlook

• kalenteri• sähköposti

– Access• tietokantaohjelma

– InfoPath• lomakeohjelma

– Publisher• julkaisuja• markkinointimateriaalia

Lähteitä

–Ohjelmien help-tiedostot–www.microsoft.com/office–Visual -sarja• www.docendo.fi

–Muita toimisto-ohjelmia• Open Office (www.openoffice.org)• WordPerfect Office (www.corel.com)

Luentomateriaali internetissä: www.joukomiettunen.net/opes