toegangsteams emmen 2017 -...

Startdocument

TOEGANGSTEAMS

EMMEN 2017

Wijzigingshistorie

23-08-2016 Startdocument vastgesteld door college van burgemeester en wethouders.

Startdocument - Toegang Emmen 2017-2021 versie 2.0 dinsdag 23 augustus 2016 3

Inhoudsopgave

Wijzigingshistorie ............................................................................................................................................ 2

1 Inleiding ...................................................................................................... 6

1.1 Totstandkoming startdocument ............................................................................................................. 7

2 Doel en visie ............................................................................................... 8

2.1 Visie maatschappelijke ondersteuning Emmen ................................................................................ 8

2.2 Doelstelling maatschappelijke ondersteuning .................................................................................. 8

2.3 Richtinggevende uitgangspunten voor de maatschappelijke ondersteuning ........................ 8

2.4 Doelstelling van De Toegang .................................................................................................................... 9

3 Uitgangspunten en randvoorwaarden ‘De Toegang’. .......................... 11

3.1 Regenboogmodel ........................................................................................................................................11

3.2 Dienstverleningsconcept .........................................................................................................................11

3.3 Registreren en monitoring ......................................................................................................................12

3.4 Positie en inrichting...................................................................................................................................13

3.5 Taken van het toegangsteam. .................................................................................................................15

3.5.1 De taken vanuit de primaire verantwoordelijkheid:............................................................ 15

3.5.2 De taken vanuit secundaire verantwoordelijkheid. ............................................................ 15

4 Inrichting en samenstelling van de toegangsteams ............................ 17

4.1 Factoren voor de samenstelling van de toegangsteams ...............................................................17

4.1.1 Selectie op basis van kennis, expertise en competenties .............................................. 17

4.1.2 De interventieniveaus van de toegangsteams als onderdeel van het

gebiedsnetwerk ............................................................................................................................................. 17

4.1.3 Gemeentelijke taken jeugd, vertrouwenspersoon en cliëntondersteuning ............. 18

4.1.4 Benodigde capaciteit ....................................................................................................................... 18

5 Organisatie op afstand ............................................................................ 20

5.1 Stichting .........................................................................................................................................................20

5.2 Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Emmen.........................................................21

5.3 Aansturing .....................................................................................................................................................21


5.4 Startdatum toegangsteams .....................................................................................................................21

6 Kwaliteit van de toegangswerkers ......................................................... 22

6.1 T-shaped professional ..............................................................................................................................22

6.2 Competenties................................................................................................................................................23

6.3 Deskundigheidsbevordering ..................................................................................................................23

6.3.1 Leertraject............................................................................................................................................. 23

7 Werkwijze (Proces en Taken) ................................................................. 24

7.1 Toegangsproces ..........................................................................................................................................25

7.2 Toelichting op het proces. .......................................................................................................................26

7.3 Het gesprek/uitvoeren van onderzoek ..............................................................................................26

7.4 Eén gezin, één plan, één regisseur ........................................................................................................26

7.5 Regisseur typen ...........................................................................................................................................27

7.6 Proces van onderzoek tot beschikking en uitvoering ...................................................................27

8 Indicatieve begroting .............................................................................. 29

9 BIJLAGE: gedetailleerde taken van het toegangsteam ....................... 31

9.1 De taken vanuit de primaire verantwoordelijkheid ......................................................................31

9.1.1 Taken Uitvoeren onderzoek ex artikel 2.3.2. Wmo 2015 ......................................................... 31

9.1.2 Verdieping Organiseren van toegangstoets beschermd wonen (expertteam BW) ........ 31

9.1.3 Kortdurende hulpvragen afhandelen ........................................................................................... 32

9.1.4 Signaleren van en handelen in situaties van onveiligheid ..................................................... 32

9.1.5 Cliëntondersteuning ........................................................................................................................... 33

9.2 De taken vanuit secundaire verantwoordelijkheid .......................................................................33

9.2.1 Sociale cohesie, sociale activering en versterken van het informele veld ......................... 33

9.2.2 Voorkoming van woninguitzetting ................................................................................................ 33

10 BIJLAGE: Gestelde vragen en antwoorden .......................................... 34

11 BIJLAGE: Definities ................................................................................. 37


12 BIJLAGE: ‘Gegevensuitwisseling in het kader van de decentralisaties

sociaal domein’ ................................................................................................. 39

13 BIJLAGE: Zelfredzaamheidmatrix ........................................................ 45

14 BIJLAGE: Oprichten nieuwe stichting .................................................. 46

15 BIJLAGE: Profiel toegangwerker ........................................................... 50

16 BIJLAGE: Profiel teamleider................................................................... 51

17 BIJLAGE: Profiel directeur-bestuurder ................................................. 52

18 BIJLAGE: Profiel leden van de raad van toezicht ................................ 53

19 BIJLAGE: Capaciteitsbepaling toegangsmedewerker ......................... 55

20 BIJLAGE: Governance stichting De Toegang ...................................... 56

21 BIJLAGE: Afweging proces van onderzoek tot beschikking .............. 60


1 INLEIDING

Dit is het startdocument voor de inrichting van de stichting De Toegang en de toegangsteams in de

gemeente Emmen.

Meer maatwerk, zelfredzaamheid en betrokkenheid van inwoners. Hulpverlening rondom één

huishouden in samenhang aanpakken. Ondersteuning die dichtbij onze inwoners is

georganiseerd in een zestal gebieden. Het beschikbare budget is hierbij kader stellend.

Deze ambities zijn vastgelegd in een aantal documenten over de drie decentralisaties in het sociale

domein, die op 1 januari 2015 hun operationele beslag hebben gekregen. Voor de periode 2017 tot en

met 2021 zijn deze verder uitgewerkt in het beleidsplan ‘Samen verder in het sociaal domein 2017 -

2021’.

Nieuw in het beleidsplan is de keuze voor de inrichting van het toegangsmodel. De Toegang tot

maatschappelijke dienstverlening wordt dichtbij onze inwoners belegd.

Iedereen met een hulp- of ondersteuningsvraag, maar ook degene die zijn zorgen wil delen, kan

er laagdrempelig terecht: fysiek, telefonisch of digitaal. De organisatie die De Toegang

organiseert zorgt voor deze ‘loketfunctie’ in de zes gebieden. Het toegangsteam is onafhankelijk,

zij handelt professioneel autonoom en staat organisatorisch los van de levering van de

ondersteuning, hulp en dienstverlening.

De toegangsteams staan niet op zichzelf. Aanbieders van professionele ondersteuning/hulp en

initiatiefnemers/uitvoerders van informele zorg werken in de zes gebiedsnetwerken integraal samen met

de toegangsteams. Daarbij sluiten we aan bij wat al ontwikkeld is, bij bestaande structuren. We stellen

realistische doelen.

Zes toegangsteams voor zes leefgebieden

Besloten is om gefaseerd te komen tot een toegangsorganisatie met een volledig takenpakket. Zo zullen

de toegangstaken ten behoeve van de Wmo huishoudelijke hulp, individuele begeleiding en beschermd

wonen per 1 januari door De Toegang worden uitgevoerd. In 2017 zullen de toegangstaken rondom

Wmo hulpmiddelen, woningaanpassingen en vervoer als ook de Schuld Dienstverlening (SDV) worden

toegevoegd. Daarnaast is het streven om de toegangstaken in het kader van de Jeugdwet in 2017 toe te

voegen. Ter versterking van de integraliteit zullen in 2018, waar mogelijk en wenselijk, de

toegangstaken ten behoeve van de Participatiewet worden gekoppeld aan de Toegang.

De visie van het regenboogmodel, een integrale toegang voor iedereen, – kan dan verwezenlijkt zijn.

Deze fasering biedt De Toegang de mogelijkheid zich stapsgewijs te ontwikkelen en te verbeteren.


Het college van B&W heeft 14 juni 2016 besloten dat voor het contracteren van een organisatie die De

Toegang tot de maatschappelijke ondersteuning gaat inrichten, gekozen moet worden voor de

rechtspersoon ‘stichting’. Daarbij heeft B&W college de gemeentesecretaris opdracht gegeven om de

voorbereidingen te treffen die noodzakelijk zijn voor het oprichten van de stichting en te komen tot een

ontwerpbesluit dat voorgelegd kan worden aan de raad.

Deze opdracht heeft geleid tot dit document.

1.1 Totstandkoming startdocument Voor de ontwikkeling van dit startdocument is gebruik gemaakt van het startdocument voor de sociale

teams in de gemeente Borger Odoorn. De onderwerpen in dat document zijn ten behoeve van De

Toegang in Emmen aangepast.

Inhoudelijk is dit startdocument gebaseerd op het beleidsplan ‘Samen verder in het Sociaal Domein

2017-2021’, vastgesteld 31 maart 2016 en het inkoopstatuut, vastgesteld 25 februari 2016.

Om te komen tot een vertaling daarvan in een inrichtingsplan voor De Toegang, is - naast interne

expertise - gebruik gemaakt van de kennis van deskundigen uit het voorliggende veld. Hiertoe zijn de

volgende stappen gezet:

Simulatiespel De Toegang 20 mei 2016;

Interne sessie MZZ veranderingen toegang 23 mei 2016;

Ophalen van opmerkingen rond de afwegingen leidend tot de stichtingsvorm bij de voorbereidingsgroep Samen Verder afwegingen stichting 1 juni;

Presentatie en vragensessie Breed afstemmingsoverleg Samen Verder 16 juni;

Conceptontwerp interne/externe specialisten afsluiting 23 juni;

Presentatie concept Voorbereidingsgroep 6 juli.

Het concept startdocument is verstuurd aan alle organisaties en personen die aan het

voorbereidingsoverleg Samen Verder deelnemen. De inhoudelijke reacties van de organisaties die

hebben meegelezen zijn zoveel mogelijk verwerkt in dit document.


2 DOEL EN VISIE

2.1 Visie maatschappelijke ondersteuning Emmen In het beleidsplan ‘Samen verder in het sociaal domein 2017 - 2021’ is de volgende ‘stip op de horizon’

geformuleerd voor de maatschappelijke ondersteuning in Emmen:

We doen niet meer alleen wat kan, maar we maken mogelijk wat nodig is op het niveau van de

hulpvraag- of hulpvragen van onze inwoners. We vragen daarbij ook aandacht voor de groep met wie

het goed gaat en richten ons op preventie. Door bijvoorbeeld versterking van bestaande (informele)

structuren in de directe omgeving van onze inwoners moet het mogelijk zijn om door vroegtijdig

signaleren en de inzet van preventieve, lichte interventies voor een deel te voorkomen dat er een beroep

gedaan moet worden op zwaardere en duurdere vormen van hulp of behandeling. Door uit te gaan van

populatie gebonden financiering en daarbij ruimte in budget te belonen (dat wil zeggen als de aanbieder

budget overhoudt), willen we organisaties prikkelen tot innovatie en inzet op de kracht van de

samenleving. De aanpak zal waar het kan gebiedsgericht zijn, maar soms zal de aanpak ook boven-

gebiedsgericht zijn. Waar nodig vindt de uitvoering op wijk/dorpsniveau plaats. Samen met een

vertegenwoordiging van instellingen en inwoners hebben we als ambitie geformuleerd dat in 2021 40%

van de hulpvragen middels informele, niet-professionele hulp wordt opgelost.

2.2 Doelstelling maatschappelijke ondersteuning Met deze visie is de doelstelling van de maatschappelijke ondersteuning in het beleidsplan als volgt

geformuleerd:

‘Jeugdigen groeien veilig op, inwoners kunnen participeren, zijn zelfredzaam en kunnen zo lang mogelijk

zelfstandig thuis blijven wonen’.

Om daadwerkelijk meerwaarde, winst en goede ondersteuning te realiseren, is een benadering vanuit de

vraag en eigen leefomgeving van onze inwoners vereist. Dit betekent dat oplossingen niet vanuit de

verschillende domeinen maar vanuit de vraag van onze inwoners georganiseerd gaan worden. Binnen

de drie verschillende decentralisaties is immers sprake van een duidelijke overlap in doelgroepen en

problematiek. Dus: één huishouden, één plan, één regisseur voor alle leefgebieden. We benutten de

mogelijkheden en kansen om dwarsverbanden te leggen tussen de Wmo, de jeugdzorg en het domein

van werk en inkomen. Immers, het gaat vaak om dezelfde huishoudens en doelgroepen.

Maatschappelijke dienstverlening is daarom als regel integraal, rekening houdend met de specifieke

omstandigheden van de hulpvrager. We maken ruimte voor verschillen tussen gebieden en verschillen in

het ondersteuningsaanbod voor individuele hulpvragers. Het gedachtegoed van de ‘Publieke Waarden’

dient daarbij als inspiratiebron.

2.3 Richtinggevende uitgangspunten voor de maatschappelijke

ondersteuning Om deze doelstelling te bereiken zijn richtinggevende uitgangspunten geformuleerd voor de werkwijze in

het sociale domein:

gebiedsgericht werken (zes gebieden);

populatie gebonden financiering;

één gezin, één plan, één regisseur;

ondersteuning en hulp dichtbij de inwoner organiseren;

uitvoering zoveel mogelijk bij maatschappelijke organisaties onderbrengen;

ruimte creëren voor diversiteit in het leveranciersaanbod;

inwoner (cliënt) centraal stellen in de dienstverlening;

samenhang/integraliteit aanbrengen in dienstverlening 3D’s;

het voorliggende/informele veld dient versterkt te worden, burgerparticipatie versterken;

werken met toegangsteams, waar De Toegang (en de op –en afschalingsfunctie) belegd wordt;


daar waar mogelijk/gewenst BOCE samenwerking opzoeken.

inwoners participeren naar vermogen;

armoede en schuldenproblematiek wordt voorkomen dan wel bestreden.

2.4 Doelstelling van De Toegang De Toegang is één van de middelen om de visie en doelstelling in de maatschappelijke ondersteuning

van de gemeente Emmen te bereiken.

In de gemeente Emmen wordt De Toegang tot maatschappelijke dienstverlening dichtbij de inwoners

belegd. Dat houdt in dat iedereen met een hulp- of ondersteuningsvraag er op een laagdrempelige

manier terecht kan. De organisatie die verantwoordelijk is voor De Toegang zorgt samen met de rest van

het gebiedsnetwerk voor de loketfunctie in het gebied. Het toegangsteam is onafhankelijk; zij handelt

autonoom en staat los van het daadwerkelijk leveren van hulp en ondersteuning. Het toegangsteam zal

als onderdeel van het gebiedsnetwerk zorgdragen voor het toewijzen van individuele maatwerk-

voorzieningen (voorheen geïndiceerde zorg).

Behalve het bepalen van de toegang tot de maatwerkvoorziening, is het toegangsteam onderdeel van

het reeds bestaande gebiedsnetwerk en is daar op verschillende manieren mee verbonden. Inwoners

met een hulpvraag aan het toegangsteam, die met informele zorg en algemene/voorliggende

voorzieningen geholpen zijn, worden vanuit het gebiedsnetwerk ondersteund. Bij gebleken noodzaak tot

een individuele maatwerkvoorziening zal het gebiedsnetwerk de inwoner overdragen aan het

toegangsteam. Op deze manier wordt dus rekening gehouden met reeds bestaande structuren en kan

het toegangsteam - met haar eigen specifieke taken en verantwoordelijkheden - optimaal aansluiten bij

de eigen kracht in de gebieden.

Het toegangsmodel gaat uit van een samenleving waarin burgers elkaar zoveel als mogelijk

ondersteunen door mantelzorg of informele zorg. Eerst wordt gekeken naar de mogelijkheden van

mantelzorg. Is deze zorg niet toereikend dan wordt informele zorg ingezet. Blijkt ook deze zorg niet

afdoende, dan wordt professionele maatschappelijke ondersteuning aangeboden. Lichte vormen van


zorg en ondersteuning worden ingezet om zwaardere, duurdere vormen van zorg en ondersteuning te

voorkomen.

De gemeente is verdeeld in zes gebieden: De Velden, de Monden, De Blokken, Emmen Noord, Emmen

Oost en Emmen Zuid. Per gebied wordt een hoofdaannemer gecontracteerd die primair verantwoordelijk

is voor de uitvoering van de individuele maatwerkvoorziening aan cliënten met een hulp- of

ondersteuningsvraag. Uitgegaan wordt van een constructie

met een hoofdaannemer die in een gebied samenwerkt met

huidige en kleine aanbieders. Bekostiging van de inzet van

de individuele maatwerkvoorziening vindt plaats door

gebiedsgebonden budgetten / populatie gebonden

financiering. De toegang tot de individuele

maatwerkvoorziening wordt voor alle gebieden belegd bij

één onafhankelijke stichting. De gemeente houdt de regie

op grond van het afgeven van een beschikking, een scherp

geformuleerde opdracht, kwaliteitsbewaking en sturing op

resultaten.

In de Wmo 2015 is in artikel 2.3.2 vastgelegd dat - als

melding wordt gedaan van behoefte aan maatschappelijke

ondersteuning - het college in samenspraak met degene

waarvoor een melding is gedaan, een onderzoek uitvoert.

Voordat een aanvraag voor een maatwerkvoorziening kan

worden ingediend, dient een dergelijk onderzoek te zijn

uitgevoerd. Het onderzoek is als het ware de toegang tot

die individuele maatwerkvoorziening.

De toegangsteams zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren

van dit onderzoek.

• Toegangsteams worden vormgegeven door een organisatie die onafhankelijk is, niet bij de

levering van maatschappelijke dienstverlening is betrokken en bij levering van diensten in de

gebieden geen financieel belang heeft.

• Naast het uitvoeren van het onderzoek, wordt in de toegangsteams de toegang tot integrale

dienstverlening, Jeugd, Wmo & schulddienstverlening en (arbeidsmatige)dagbesteding verzorgd.

• Om een eenduidige werkwijze te garanderen wordt uitgegaan van één organisatie die in alle zes

gebieden De Toegang organiseert.

• Voor Beschermd Wonen wordt een afzonderlijke toegang georganiseerd in samenwerking met

de gezamenlijke aanbieders.

• Ten behoeve van de toegang tot dienstverlening en voorzieningen waarvoor de gemeente niet

wettelijk verantwoordelijk is, worden afspraken gemaakt met onder meer zorgverzekeraars en

zorgaanbieders.

Het toegangsteam moet verschillende disciplines en kennis bevatten. De vraag en behoefte aan

maatschappelijke ondersteuning zal per gebied uiteenlopen. Hier wordt rekening mee gehouden bij de

samenstelling van de teams. Er zijn per gebied sociale agenda’s opgesteld en gebiedsprofielen

geformuleerd om ervoor te zorgen dat elk gebied een eigen, passend toegangsteam krijgt.


3 UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN ‘DE TOEGANG’.

3.1 Regenboogmodel De richtinggevende uitgangspunten en de doelstelling van De Toegang zoals in hoofdstuk 2 uiteengezet,

worden treffend weergegeven in een zogenaamd regenboog model.

Het model brengt tot uitdrukking dat het gezin/huishouden centraal staat. Het betekent dat bij elke

dienst-, hulp- en zorgverleningsvraag, het intrinsieke vermogen en de motivatie van het

gezin/huishouden en haar omgeving leidend zijn. Anders gezegd: de aanpak voor elke vraag wordt

bepaald aan de keukentafel bij mensen thuis en niet langer vanuit het aanbod van instanties.

Eerst wordt gekeken of in of met hulp van het eigen gezin en het eigen sociale netwerk adequate

oplossingen te vinden zijn. Mocht dat niet toereikend zijn, dan kan worden ‘opgeschaald’. Indien mogelijk

eerst naar vrij toegankelijke algemene voorzieningen. Mocht dat niet voldoende zijn, dan kunnen

maatwerkvoorzieningen worden ingezet.

Het model geeft een getrapte manier van handelen weer zoals hierboven beschreven. Tegelijkertijd is er

het bewustzijn dat elke situatie uniek is en dat deze getraptheid niet altijd toepasbaar is. Soms moet snel

opgeschaald worden naar zwaardere zorg. Waar sprake is van langdurige/intensieve zorg zal mogelijk

ook in een andere gelaagdheid open afgeschaald moeten worden. Er zijn ook combinaties mogelijk:

ondersteuning en/of zorg die vanuit verschillende bogen van de regenboog tegelijkertijd worden

uitgevoerd

3.2 Dienstverleningsconcept De Toegang sluit aan bij het dienstverleningsconcept van de gemeente Emmen. Rechtstreekse

meldingen bij het toegangsteam worden vastgelegd en van opvolging voorzien. Monitoring vindt plaats

via de infrastructuur van de gemeente Emmen. De Toegang zal zo snel als mogelijk een melding

afhandelen.

De rechtstreekse telefonische informatievragen over zorg worden door het gemeentelijke Zorgloket

opgevangen en beantwoord. Het Zorgloket zal het telefonisch loket van De Toegang faciliteren.

Op grond van praktijkervaring is de verwachting dat de meeste hulpvragen langs een andere route De Toegang zullen bereiken. Met name via de huisarts, de Infohuzen in wijken en dorpen en via de al bestaande gebiedsnetwerken (sociale gebiedsteams). Daarin wordt samengewerkt door professionals van met name vrij toegankelijke hulp en ondersteuning en bijvoorbeeld wijkagenten en woningcorporaties.


De huisarts kan rechtstreeks het toegangsteam inschakelen, of - afhankelijk van de vraag - kiezen voor

het inschakelen van het gebiedsnetwerk (zie: taken toegangsteam en taken gebiedsnetwerk). De

toegangsmedewerker zal deze meldingen zelf vastleggen en laten opvolgen.

De Infohuzen zullen op informele basis de fysieke loketfunctie van onder meer De Toegang kunnen

vervullen. Er worden afspraken gemaakt welke vragen de Infohuzen kunnen doorzetten aan het

toegangsteam.

De gebiedsnetwerken verlenen zelf vrij toegankelijke hulp en ondersteuning. Indien zwaardere hulp of

ondersteuning nodig is, wordt opgeschaald naar het toegangsteam.

Het toegangsteam werkt in de directe nabijheid van Infohuzen en gebiedsnetwerk. Zij heeft ten behoeve

van een soepele aansluiting in de dagelijkse werkpraktijk een medewerker beschikbaar voor de

loketfunctie.

De Toegang heeft de ambitie om hulpvragen binnen een week te voorzien van een onderzoeksverslag

en arrangement. In de keten toegang - hoofdaanbieder- gemeente is de ambitie binnen twee weken na

de hulpvraag deze van een beschikking, ondersteuningsplan en feitelijke zorg te voorzien.

3.3 Registreren en monitoring De medewerkers van het toegangsteam registreren data op cliëntniveau in het cliëntvolgsysteem I-

samenleving conform het uitgangspunt één gezin, één plan, één regisseur. I-samenleving wordt

gekoppeld aan de gemeentelijke back-office Civision Samenleving, waardoor binnen de toegangsteams

sprake zal zijn van een integraal en actueel cliëntbeeld. Het cliëntvolgsysteem faciliteert de

toegangsteams en de gebiedsnetwerken. Gegevens kunnen worden uitgewisseld tussen professionals

die betrokken zijn bij een casus. Daarbij zal binnen het cliëntvolgsysteem gewerkt worden met

verschillende niveaus van autorisatie.

De stichting is primair verantwoordelijk voor de monitoring. Dit geldt zowel voor de monitoring die

betrekking heeft op de cliënten als de monitoring op haar eigen bedrijfsvoering.

De gemeente Emmen zal een aantal kritische prestatie-indicatoren in de dienstverleningsovereenkomst

opnemen waarop de stichting zich periodiek gaat verantwoorden. Afspraken over vorm en frequentie

worden opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst.

De gemeente wil sturen op kwaliteit van zorg en financiën. De periode 2017 tot 2021 wordt benut om te

onderzoeken op welke manier het beste gemonitord en geëvalueerd kan worden.

Om te borgen dat de burger erop kan vertrouwen, dat de gemeente en samenwerkingspartners in het

sociale domein niet onnodig of bovenmatig persoonsgegevens delen of uitvragen, wordt door de

toegangsteams gewerkt volgens de regeling bescherming persoonsgegevens gemeente Emmen 2015.

Deze regeling omvat de belangrijkste bepalingen vanuit de Europese algemene verordening

gegevensverwerking die momenteel ter behandeling ligt in de Eerste Kamer.

Naast deze regeling wordt met de stichting een zogenaamde bewerkersovereenkomst afgesloten waarin

nader is uitgewerkt waar de gegevensverwerking van de stichting aan moet voldoen en welke

waarborgen er zijn dat zorgvuldig met de gegevens van cliënten wordt omgegaan.

De directeur bestuurder van de stichting is verplicht de medewerkers te informeren over de

bewerkersovereenkomst en in een protocol vast te leggen hoe de medewerkers met verkregen

gegevens om moeten gaan. Een voorbeeld voor zo’n protocol is bijgevoegd in de bijlagen.

Er wordt een richtlijn/afsprakenlijst opgesteld die voldoet een nationale en Europese regelgeving m.b.t.

het verwerken van persoonsgegevens. Hierin staan maatregelen om onnodige verzameling en

verwerking van persoonsgegevens te voorkomen en beschrijft welke technische en organisatorische

maatregelen genomen worden om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm


van onrechtmatige verwerking. Tevens tekenen medewerkers van het toegangsteam een

geheimhoudingsverklaring.

3.4 Positie en inrichting Voor de inrichting en organisatievorm van de toegangsteams zijn een aantal uitgangspunten

vastgesteld1:

Onafhankelijke dienstverlening (voorwaarde)

De toegangsteams worden ingericht en vormgegeven door één brede organisatie die niet

betrokken is bij daadwerkelijke verlening van zorg en ondersteuning in de gebieden. Dit betekent

dat de medewerkers van De Toegang geen (financiële) belangen hebben in de organisaties die

uitvoering geven aan zorg en ondersteuning. Ook zijn zij niet in dienst van de gemeente. Wel

zijn zij gehouden aan het door de gemeente geformuleerde beleid, maar kunnen zich focussen

op het contact met de inwoner.

Laagdrempelig en zichtbaar in een gebied actief (voorwaarde)

Om de inwoners zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen worden de toegangsteams op

herkenbare en vindbare plaatsen in het gebied geformeerd. In alle gebieden zijn inmiddels

herkenbare plaatsen die als uitvalsbasis en contactpunt voor de toegangsteams kunnen dienen.

De toegangsteams hebben nadrukkelijk ook de opdracht een loketfunctie in te richten waar

inwoners met al hun vragen over zorg en ondersteuning binnen het sociale domein terecht

kunnen en, indien nodig, doorverwezen kunnen worden. Als vestigingsplek voor de

toegangsteams wordt daarom gedacht aan de locatie van de gebiedsnetwerken en Infohuzen;

een wijkcentrum of een dorpshuis. Van belang is aan te sluiten bij de vindbaarheid voor

inwoners. Hierbij moet rekening worden gehouden dat de inwoner zich veilig moet voelen naar

binnen te lopen. Op sommige ondersteuningsvragen rust immers een taboe, denk aan

dementie, verslaving, mishandeling of schulddienstverlening.

Integrale aanpak (voorwaarde).

1 Zie: Beleidsplan Samen verder in het sociaal domein 2017-2021.


De toegangsteams werken toe naar een integrale aanpak van hulp- en ondersteuningsvragen.

Hier is duidelijk sprake van een groeimodel. De uiteindelijke bedoeling is dat op integrale wijze

uitvoering wordt gegeven aan één gezin, één plan, één regisseur. Hierdoor wordt de

ondersteuning aan een gezin optimaal op elkaar afgestemd en worden budgetten ontschot.

Ten behoeve van de integrale aanpak is kennis van de domeinen Wmo, Jeugd en Werk en

Inkomen en de verschillende stelsels essentieel om te kunnen schakelen en ontschotten.

Algemene toegang (voorwaarde)

Voor alle gebieden geldt dat er een multidisciplinair toegangsteam wordt geformeerd. Dit

toegangsteam zoekt samen met de inwoner naar voorliggende en/of informele oplossingen die

een antwoord zijn op de vraag. Wanneer dit onvoldoende oplossingen biedt zal het team

voorzien in een toegangstoets voor maatwerk.

We hebben de ambitie dat 40% van de hulpvragen zonder inzet van het formele of professionele

veld wordt opgelost. Met andere woorden: de oplossing wordt gevonden in het gebied in

informele sfeer. Dit is de opdracht voor de toegangsteams. Hier invulling aan geven zal in een

samenspel tussen gebiedsnetwerk en toegangsteam plaatsvinden.

Er wordt gewerkt volgens het principe: één gezin, één plan en één regisseur. Dat betekent dat

het gezin centraal staat en integraal wordt benaderd. Er is sprake van een vraag gestuurde

benadering. Bij deze benadering staat de eigen kracht van het gezin voorop. Kunnen zij zelf de

hulpvraag oplossen dan geniet dat de voorkeur. Ook het eigen netwerk en de sociale omgeving

wordt bij deze oplossing betrokken. Mocht dit samen niet tot een oplossing leiden, dan wordt

samen met het gezin gezocht naar andere oplossingen. Hiervoor is het nodig dat het

voorliggende, informele veld binnen de gebieden wordt versterkt. Er zijn per gebied al veel

overlegstructuren, burgerinitiatieven en andere, goedwerkende systemen die daarbij betrokken

moeten worden.

NB: tijdens het interne en externe overleg in de aanloop naar het opstellen van dit startdocument, is

geconstateerd dat een aantal van de bovenstaande inrichtingsprincipes meer ‘passen bij’ het

gebiedsnetwerk en de Infohuzen dan bij de toegangsteams. Immers, de bedoeling is dat de

toegangsteams zich kunnen focussen op het gesprek met de hulpvrager over de inzet van

maatwerkvoozieningen / zwaardere zorg en het samenstellen van een arrangement. Laagdrempeligheid,

direct vragen kunnen beantwoorden van inwoners, de loketfunctie vervullen zouden beter belegd kunnen

worden bij Infohuzen en/of de gebiedsnetwerken. Voorkomen moet worden dat de toegangsteams

‘overladen worden’ met lichtere vragen die niet persé een antwoord van het toegangsteam behoeven.

De uitdaging is om in het samenspel tussen Infohuzen, gebiedsnetwerk en toegangsteams de

hulpvrager zo goed en zo snel mogelijk te ondersteunen. Dit wordt in volgende hoofdstukken nader

belicht.


3.5 Taken van het toegangsteam. Hieronder worden de taken van het toegangsteam op hoofdlijnen beschreven. In hoofdstuk 7 zijn deze

taken in detail uitgewerkt.

3.5.1 De taken vanuit de primaire verantwoordelijkheid:

Uitvoeren onderzoek ex artikel 2.3.2. Wmo 2015 (taak)

Op het moment dat de inwoner zich bij het toegangsteam meldt met een hulp- of

ondersteuningsvraag wordt door middel van een keukentafelgesprek een eerste integrale

verkenning van de situatie gedaan. Hierbij wordt het regenboogmodel gevolgd. Op grond van het

onderzoek wordt samen met de hulpvrager een arrangement opgesteld.

Kortdurende hulpvragen afhandelen (taak)

Het toegangsteam heeft geen hulpverlenende functie. Onder het afhandelen van kortdurende

hulpvragen wordt verstaan het beantwoorden en oplossen van een hulpvraag met één of twee

gesprekken. In de regel worden kortdurende hulpvragen afgehandeld door het gebiedsnetwerk of

andere vrij toegankelijke vormen van algemene voorzieningen. In de praktijk kan het een enkele

keer voorkomen dat het toegangsteam dit zelf afhandelt, indien (door)verwijzing niet de juiste

oplossing is. Daarbij wordt altijd de begrenzing bewaakt en wordt voorkomen dat te laat wordt

doorverwezen naar zwaardere vormen van hulp en ondersteuning.

Signaleren van en handelen in situaties van onveiligheid (taak)

De toegangsteams herkennen voorkomende onveilige situaties en weten hiernaar te handelen.

Vanuit de Jeugdwet komt de verantwoordelijkheid voor het veilig opgroeien van een jeugdige. Door

te werken volgens het principe van één gezin, één plan, één regisseur komen signalen over

knelpunten rondom veilig opgroeien op één punt bij elkaar. Daardoor kan snel en tijdig ingegrepen

worden. Deze taak wordt toegevoegd aan de toegangsteams volgens het eerder beschreven tijdpad.

Cliëntondersteuning (taak).

Cliëntondersteuning speelt met name bij inwoners die niet zelf de regie over hun eigen leven kunnen

voeren en daarbij geen hulp uit hun eigen netwerk kunnen inroepen. Cliëntondersteuning richt zich

op het versterken van de eigen kracht van inwoners en hun netwerk, het verduidelijken van de

hulpvraag en het geven van informatie en advies. Alle vormen van de geboden formele en informele

ondersteuning zijn hierop gericht. Het toegangsteam ondersteunt daarnaast de hulpvrager in één of

meerdere gesprekken bij het verduidelijken van de hulpvraag. Omdat De Toegang onafhankelijk is,

kan zij de rol van cliëntondersteuner vervullen.

Daarnaast kunnen inwoners een beroep doen op een onafhankelijke cliëntondersteuner die hen

bijstaat in het stellen van een hulpvraag en het behartigen van zijn belangen daarbij. De Toegang zal

hiervoor zorgdragen.

Clientondersteuning wordt door De Toegang uitgevoerd of mogelijk gemaakt gedurende het traject

van melding tot start van de zorg als ook bij eventuele bezwaar en beroep kwesties.

3.5.2 De taken vanuit secundaire verantwoordelijkheid.

Het toegangsteam maakt onderdeel uit van het gebiedsnetwerk. Binnen het gebiedsnetwerk wordt

samengewerkt door organisaties die de onderstaande taken als primaire opdracht hebben. Het

toegangsteam heeft de opdracht om vanuit haar positie een bijdrage te leveren aan deze taken:


Sociale cohesie, sociale activering en versterken van het informele veld.

De toegangsteams vormen een onderdeel van het gebied en zijn verbonden met de formele en

informele netwerken. De toegangsteams kunnen vanwege deze verbondenheid optimaal aansluiten

bij de ondersteuningsbehoefte van inwoners. Zij kennen de mogelijkheden en grenzen van de

inzetbaarheid van het informele en professionele ondersteuningsaanbod in het gebied.

Ten behoeve van het opstellen van een individueel arrangement, vindt voortdurend afstemming

plaats met het gebiedsnetwerk en het informele ondersteuningsaanbod binnen het gebied.

Het toegangsteam heeft een adviserende en signalerende rol ten opzichte van de hoofdaanbieders

als het gaat om het ontwikkelen van alternatieven voor professionele, formele ondersteuning.

Voorkoming van woninguitzetting

Door te werken in de gebieden en deze gebieden goed te kennen in combinatie met preventie en

vroeg signalering zullen ook de toegangsteams weten waar huishoudens met forse problemen

wonen. Door deze gezinnen in een vroeg stadium te leren kennen, de weg te wijzen naar de juiste

vorm en mate van ondersteuning en de contacten met de aanwezige woningcorporaties in de

gebieden kunnen woninguitzettingen voorkomen worden. De uitvoering is nadrukkelijk belegd bij de

andere partners in het gebiedsnetwerk.

NB: In alle zes gebieden in de gemeente Emmen zijn in de afgelopen jaren sociale gebiedsteams

geformeerd. Dit zijn samenwerkingsverbanden van professionele instellingen die vrij toegankelijke,

professionele ondersteuning bieden. In enkele gevallen maakt ook de informele zorg deel uit van deze

sociale gebiedsteams. Vanaf heden willen we de sociale gebiedsteams sociale gebiedsnetwerken

noemen. Toegangsteam, sociaal gebiedsnetwerk en informele zorg vormen in ieder gebied een drie-

eenheid. Zij hebben elkaar nodig om – ten behoeve van de inwoners die ondersteuning nodig hebben –

‘het goede’ te doen. Het voorstel is daarom de versterking van de sociale gebiedsnetwerken en de

informele zorg vanuit de gemeente waar nodig (nog meer) te faciliteren.


4 INRICHTING EN SAMENSTELLING VAN DE TOEGANGSTEAMS

In de gemeente Emmen komen zes Toegangsteams:

1. De Velden, 2. de Monden, 3. De Blokken, 4. Emmen Noord, 5. Emmen Oost 6. Emmen Zuid

Voor elk gebied is in samenspraak met de inwoners, zorgaanbieders en andere betrokkenen een sociaal

gebiedsprofiel en een sociale agenda gemaakt. Deze geven informatie om maatwerk in het sociale

domein mogelijk te maken. Geen enkele wijk, dorp of gebied is hetzelfde. Elk gebied heeft te maken met

zijn eigen problemen, kansen en uitdagingen. Hierdoor vragen dezelfde problemen per gebied soms om

een andere oplossing. Juist door aan te sluiten bij de kracht en mogelijkheden die per gebied aanwezig

zijn, wordt maatwerk geboden. De aanwezige burgerinitiatieven worden benut. Kennis in en over het

gebied wordt gebruikt om maatwerk te kunnen bieden en om het voorliggende, informele veld te

versterken.

4.1 Factoren voor de samenstelling van de toegangsteams De samenstelling van de toegangsteams wordt gebaseerd op een aantal factoren:

Selectie op basis van kennis, expertise en competenties

De interventieniveaus van de teams

Wmo-taken, cliëntondersteuning, jeugdzorg, schulddienstverlening en onderdelen uitvoering

participatiewet

Benodigde capaciteit

De kenmerken van de leefgebieden

4.1.1 Selectie op basis van kennis, expertise en competenties

De professionals van de toegangsteams, worden gematcht op basis van een functieprofiel (zie bijlage).

Voor de matchingprocedure wordt een onafhankelijke matchingcommissie samengesteld. Het

functieprofiel is gebaseerd op het profiel van de T-shaped professional aangevuld met de uitkomst van

de simulatiebijeenkomst van 20 mei.

4.1.2 De interventieniveaus van de toegangsteams als onderdeel van het

gebiedsnetwerk

Uit het regenboogmodel vloeit voort dat de maatschappelijke ondersteuning zich op verschillende

interventieniveaus bevindt. Het is vanuit de rol van het toegangsteam zaak hierop te acteren:

1. Het versterken van eigen kracht, zelfredzaamheid, het sociale netwerk, informele ondersteuning,

daar waar van toepassing. Het toegangsteam zal vanuit haar onderzoeksverantwoordelijkheid vooral

onderzoeken hoe dit vormgegeven kan worden. Maar zal ook vanuit haar contactrol met de cliënt, de

cliënt stimuleren. Het toegangsteam richt zich daarom ook op verbinding in het gebiedsnetwerk. Het

voorliggende veld (bijvoorbeeld vrijwilligersorganisaties, maatschappelijk werk) kan op dit

interventieniveau in de uitvoering ook veel betekenen.

2. Kortdurende ondersteuning voor mensen die zich daarna weer zelf redden of zich met een

voorziening verder weten te redden (het gesprek) en lichte, maar langlopende ondersteuning (vinger

aan de pols). Deze kortdurende ondersteuning wordt uitgevoerd door partijen in het gebiedsnetwerk

of een enkele keer, naar bevind van zaken, door de toegangsmedewerker (zie hoofdstuk 3).

3. Regisseren bij complexe en/of meervoudige problematiek (regisseursrol in het kader van één gezin,

één plan, één regisseur). Het toegangsteam zal ook hier een rol vervullen. Procesregie: vanaf

aanmelding bij het toegangsteam tot het moment dat ondersteuning of zorg geleverd wordt op basis


van het opgestelde arrangement. Door: medewerker toegangsteam. En de uitvoeringsregie: vanaf

de start van het opstellen van een ondersteuningsplan en te leveren ondersteuning of zorg. Door:

hoofdaannemer. Indien het arrangement zowel uit een maatwerkvoorziening als uit vrij toegankelijke

/ algemene voorzieningen en/of verzekerde zorg bestaat, kan de uitvoeringsregie ook elders belegd

worden. Doorslaggevende overweging hierbij is of er al een professional in het gezin werkzaam is,

die deze rol op adequate wijze zou kunnen vervullen. Voorbeelden: maatschappelijkwerker,

schulddienstverlener, wijkverpleegkundige. Het toegangsteam bepaalt dit na overleg met hulpvrager

en betrokken professionals. In het uiterste geval kan een medewerkers uit het toegangsteam zelf de

uitvoeringsregie op zich nemen. In het team moeten dus professionals zitten die op deze

interventieniveaus kunnen acteren. Dat hoeft niet altijd in één en dezelfde persoon zijn, schapen met

vijf poten bestaan niet.

4.1.3 Gemeentelijke taken jeugd, vertrouwenspersoon en cliëntondersteuning

Op grond van de Wmo 2015 en de Jeugdwet is de gemeente verplicht om onafhankelijke

cliëntondersteuning cq vertrouwenspersonen te bieden aan alle inwoners. De cliëntondersteuning moet

gratis beschikbaar zijn voor alle inwoners (met een ondersteuningsvraag) en moet ‘levensbreed’ zijn.

In 2016 en 2017 wordt de Jeugdondersteuning georganiseerd via het CJG.

Op basis van de visie op toegang en indicering vindt de gemeente Emmen het logisch om de

cliëntondersteuning (grotendeels) door de toegangsteams te laten uitvoeren. Door de onafhankelijke

status van de beoogde stichting is onafhankelijkheid gegarandeerd. De gemeente kiest ervoor om

clientondersteuners (mits deze voldoen aan de competenties in het functieprofiel) deel uit te laten maken

van de toegangsteams. Daarnaast wordt middels een training en leerprogramma ingezet op het verder

ontwikkelen en overdragen van de deskundigheid op de toegangsteams. Middels een raamcontract en

ondersteuningsbudget wordt voorzien in de voorwaarde van een onafhankelijke ondersteuning op

aanvraag.

4.1.4 Benodigde capaciteit

Data die nodig zijn om een juiste inschatting te maken met betrekking tot de kwantitatieve

personeelsbehoefte van de toegangsteams zijn divers en gebaseerd op de inrichting van het huidige

model. Hierbij valt ten aanzien van het primaire proces te denken aan cijfers met betrekking tot het

aantal meldingen en daadwerkelijk beschikte maatvoorzieningen in 2015. Aan deze cijfers kunnen

normtijden verbonden worden voor de te leveren diensten vanaf 2017. Deze normtijden geven dan op

basis van de ervaringen in het verleden een goed vertrekpunt. Daarnaast kunnen inschattingen voor de

toekomst worden gemaakt. Vragen als “wat zijn de gekwantificeerde plannen voor het werkgebied?” en

“welke gekwantificeerde ontwikkelingen (sociaal maatschappelijk, demografisch, etc.) komen er op ons

af?” geven een tweede indicator voor de personeelsbehoefte van een team. Veel van deze zaken zijn

echter nu nog niet bekend.

Op basis van diverse onderzoeken is echter voldoende operationele ervaring om een redelijk

betrouwbare inschatting te doen. We gaan uit van de volgende bezetting:

1. Basisbezetting (situatie als medewerkers zijn ingewerkt)

2. De flexibele plusbezetting gedurende de opstartperiode

Daarnaast maken we het mogelijk via contracten extra deskundigheid in te huren:

3. Deskundigheidsondersteuning ten behoeve van sociaal medisch advies

4. Deskundigheidsondersteuning ten behoeve van cliëntondersteuning

Er wordt vooralsnog gestart met een basisbezetting van circa 3FTE per toegangsteam. Om het werk

goed te kunnen doen moeten de toegangswerkers minimaal 24 uur per week beschikbaar zijn.

Daarnaast is het van belang in totaal 3 FTE beschikbaar te hebben voor administratieve en receptie


taken. Hierbij wordt vooralsnog uitgegaan van 0,5 FTE per team. Gedurende het eerste jaar zal de

monitoring van de toegangsteams er op gericht zijn om de juiste sturingsgegevens te genereren op

basis waarvan eventuele bijstellingen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve samenstelling van de

teams kunnen worden onderbouwd.

Vanwege de decentrale opzet van de teams en de start in een nieuwe constellatie zal voor de eerste

jaren ingezet worden op extra coördinatie en ondersteuning. Hiervoor zijn de rollen teamleider en

verbindingsofficier van toepassing. De teamleider zal de HR-functie voor en coördinatie van de teams op

zich nemen en zorgdragen voor uniforme werkwijze en kwaliteit.

De verbindingsofficier zal zich intensief richten op het organiseren en geregeld krijgen van nog niet

lopende processen. Te denken valt aan het regelen van goed werkende internetverbinding, volledig

ingericht krijgen van werkruimte, toegang tot systemen en hardware, faciliteiten, papier, postzegels.

Maar ook het oplossen van problemen in het primaire proces bij de koppelpunten naar hoofdaanbieders

en gemeente.

Voor de besturing van de stichting en de toegangsteams is de rol directeur bestuurder van toepassing.

Deze is belast met het besturen van de stichting en eindverantwoordelijk voor de realisatie van de

stichtingsdoelstellingen, de strategie, het organiseren van de noodzakelijke middelen en de prestaties

als ook voor het naleven van wet en regelgeving. De directeur bestuurder is het gezicht van De Toegang

en onderhoudt de contacten met de verschillende partijen.

In de tabel hieronder is de eerste schatting gegeven van de benodigde capaciteit, zie bijlage voor de

bepaling van deze capaciteit:

Functie Basis bezetting in FTE

Toegangsmedewerker Primair 18,5

Verbindingsofficier 1,0

Bestuurder 0,5

Teamleider 2,0

Receptie en Administratie 3,0

Flexibele ondersteuning 2,0

Totaal 27,0

Naast de basis bezetting zal in het eerste jaar rekening gehouden moeten worden met een flexibele

ondersteuning. Omdat veel werkprocessen nieuw zijn en de teams zich moeten ontwikkelen zal de

basisbezetting mogelijk niet voldoende zijn. Hiervoor worden extra ondersteuningscontracten afgesloten.


5 ORGANISATIE OP AFSTAND

Uitgangspunten voor de nieuwe organisatievorm zijn:

Zo eenvoudig en slagvaardig mogelijk.

De structuur/organisatie is ondersteunend: professionals kunnen zo veel mogelijk van hun tijd en

aandacht richten op de gezinnen/huishoudens en op het stimuleren van burgerkracht. De

professionals hebben handelingsvrijheid.

De basis voor de nieuwe samenwerking is dat professionals elkaar kennen en elkaar weten te

vinden. Daarvoor moet het niet uitmaken of je wel of niet in het toegangsteam zit. Het gaat er om

dat de juiste mensen/organisaties worden ingeschakeld op passende momenten en passende

manieren.

Het is van belang dat de professionals van het toegangsteam snel kunnen opschalen op het

moment dat zich obstakels of belemmeringen voordoen.

De structuur/organisatie voorziet in een aantal vaste overlegmomenten. Daarnaast is het vooral

een oproep aan alle medewerkers om elkaar op te zoeken als er vragen zijn, iets te bespreken

valt of de situatie daar om vraagt.

5.1 Stichting Om de inhoudelijke transformatie te laten slagen en als gemeente optimaal invulling te kunnen geven

aan de regierol is een stevige basis noodzakelijk. Deze stevige basis wordt neergezet met het oprichten

van een nieuwe stichting per 1 januari 2017. In deze stichting worden de 6 toegangsteams

ondergebracht. De legitimatie voor de keuze voor een privaatrechtelijke entiteit is gelegen in de

nadrukkelijke wens om geen politieke betrokkenheid op casusniveau te hebben en de toegangsteams

handelingsvrijheid te bieden zodat zij ‘zonder last en ruggenspraak’ – uiteraard binnen de gestelde

kaders – kunnen werken.

De stichting kent een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Het bestuur van de stichting is

opgedragen aan de RvB onder toezicht van de RvT. Deze raad heeft als taak toezicht te houden op de

uitvoering van De Toegang door een strategisch adviserende rol te vervullen naar de directeur

bestuurder. Daarnaast ziet de raad erop toe dat de uitvoering binnen de gestelde kaders van budget en

beleid plaatsvindt. De raad van toezicht haar functioneren volgt in hoofdlijnen de governance code

Welzijn en Maatschappelijke dienstverlening.


Ten behoeve van de tactische verbinding met de uitvoerende organisaties is voorzien in een

klankbordgroep met daarin vertegenwoordigers van de zorgaanbieders. Voor de tactische verbinding

met de hulpvragenden is voorzien in een klankbordgroep met daarin vertegenwoordigers van

cliëntorganisaties. In de bijlagen is de verhouding van raad, bestuur en College nader uitgewerkt.

5.2 Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Emmen Om de toegangsteams zoveel mogelijk de ruimte te geven om de transformatie vorm te geven vervult de

gemeente in eerste instantie een grote faciliterende rol. PIOFACH-onderdelen en de administratieve

afhandeling van beschikkingen worden in eerste instantie door de gemeente gefaciliteerd. Hierdoor heeft

de stichting zoveel mogelijk de ruimte om zich te richten op de nieuwe manier van werken en wordt zij zo

min mogelijk belast met ‘randzaken’. Om deze verbinding met de gemeente in facilitaire en

uitvoeringszin optimaal te laten functioneren wordt een verbindingsofficier aangesteld.

5.3 Aansturing Voor de aansturing van de stichting De Toegang wordt een directeur bestuurder/kwartiermaker

aangesteld. De directeur bestuurder is verantwoordelijk voor het vorm geven van de organisatie van

sociale teams in de stichting en als directeur het eerste aanspreekpunt voor de gemeente en

samenwerkingspartners. Dit is een functie van 0,5 FTE. Zie het profiel in de bijlagen.

Daarnaast worden twee teamleiders aangesteld. Deze worden verantwoordelijk voor de dagelijkse

aansturing van de 6 toegangsteams. Deze functies zijn beide fulltime. Het profiel is opgenomen in de

bijlagen.

5.4 Startdatum toegangsteams De toegangsteams worden in oktober/november door middel van een matchingprocedure samengesteld.

De daadwerkelijke start van de toegangsteams is 1 januari 2017. Als voorbereiding hierop wordt in de

maanden november en december een aantal inwerk- en scholingsdagen voor de nieuwe toegangsteams

gepland.


6 KWALITEIT VAN DE TOEGANGSWERKERS

Voor de kwaliteit van de toegangswerkers gelden een aantal uitgangspunten:

• Toegangwerkers en regisseurs worden gematcht op basis van een functie- en

competentieprofiel.

• Het team heeft ruimte om “al doende te leren” en om een eigen manier van werken te

ontwikkelen passend bij de dynamiek van het leefgebied en de dynamiek van het team.

• Professionals en organisaties leren vooral van elkaar: van elkaars kennis, specialismen en

vaardigheden.

• De kwaliteit van de toegangwerkers wordt geborgd in de stichting (middels ontwikkeltrajecten en

functionering/beoordelingscyclus).

6.1 T-shaped professional De medewerkers van het toegangsteam werken op basis van het zo genoemde “T-shaped professional”

concept. Het idee hier achter is dat iedere medewerker een stuk specialisme in het team inbrengt maar

zich daarnaast in de breedte als generalist ontwikkelt op het volledige takenpakket van het

toegangsteam. Het generalisme betreft dan vooral het kunnen bedienen van alle doelgroepen van het

toegangsteam. Het onderstaande plaatje betreft een schematische weergave van het T-shaped concept.

Burgers melden zich met een hulpvraag gerelateerd aan één of meerdere thema’s in het generalistisch

functie-element. De generalist neemt de hulpvraag in behandeling en draagt zorg voor een correcte

afwikkeling. Hierbij zal het regelmatig voorkomen dat de generalist bij de afhandeling van de hulpvraag

de specialistische kennis van zichzelf of van andere teamleden gebruikt. Het benutten van de

specialistische kennis van de mede-teamleden draagt bij aan het groeiproces naar generalisme. Voor de

specialist die specialist wil blijven is weinig tot geen ruimte in een T-shaped team.


6.2 Competenties Tijdens de werkbijeenkomsten zijn verschillende competenties voor de toegangwerkers benoemd. Mede

op basis hiervan is een profiel opgesteld. Deze is opgenomen in de bijlagen.

6.3 Deskundigheidsbevordering De transformatie gaat vooral over een cultuur- en gedragsverandering. Van aanbod- naar vraaggericht,

van curatief naar preventief, van problemen naar talenten en kansen, van formele naar informele

ondersteuning, van verwijzen naar erbij halen, van bureaucratisch naar snel en doen, van sectoraal naar

integraal. Naast overdracht van specifieke kennis worden de professionals van het toegangsteam,

getraind en gecoacht op het bij voortduring anders leren kijken.

Groei binnen een T-shaped werkomgeving vraagt van de organisatie een stevige investering: afspraken

over werkverbreding, inzet van scholing, coaching, training on the job en intervisie. Een

ontwikkelprogramma zal voorzien in de belangrijkste hiaten.

6.3.1 Leertraject

De eerste weken dat de teams operationeel zijn, wordt vooral benut voor een leertraject. Dit leertraject

bestaat in ieder geval uit:

• Teambuilding • Het toerusten van teamleden op de uitvoering van de taken: hiervoor wordt een

scholingsprogramma ontwikkeld • Het kennis maken met en zo veel mogelijk eigen maken van de aanpakken “het gesprek” en

“één gezin, één plan, één regisseur” • Kennismaken met het specialisme van de teamgenoten en met andere thema’s • Registeren in I-samenleving en werken met de zelfredzaamheidmatrix

Tijdens teambijeenkomsten en de briefings komen deze onderwerpen steeds weer aan bod.


7 WERKWIJZE (PROCES EN TAKEN) Het toegangsteam gaat werken op basis van “het gesprek” en op basis van de aanpak “één gezin, één

plan, één regisseur”. Het principe is om werkend te leren, de aanpak is dan ook voortdurend onderwerp

van gesprek en ontwikkeling. Daarnaast kunnen specifieke methoden of aanpakken ingezet worden om

bijvoorbeeld het vertrouwen van de inwoners te winnen. Elk team kan hierin haar eigen aanpak kiezen,

passend bij het gebied/de dorpen en aansluiten bij de mogelijkheden van de inwoner.

Hierna is schematisch het toegangsproces weergegeven.

7.1 Toegangsproces

7.2 Toelichting op het proces. Hulpvragen kunnen op vele mogelijke manieren bij het toegangsteam terecht komen. Het is aan het

toegangsteam goed te onderzoeken of de desbetreffende hulpvrager niet al bekend is bij de

verschillende partners in het gebiedsnetwerk. Hierbij zal ook aandacht moeten zijn voor onvrede en

shoppen van mensen tussen huisarts/thuiszorg, Infohuus, gebiedsteam, toegangsteam.

Vraagverheldering en afstemming is van belang met als doel een goede aanpak na te streven maar niet

uitgespeeld te worden (en dubbel werk doen).

Het toegangsteam is verantwoordelijk voor het onderzoek. Dat laatste betekent dat hierdoor ook heel

goed gebruik gemaakt kan worden van informatie en onderzoek van professionals in het voorliggende

veld.

7.3 Het gesprek/uitvoeren van onderzoek Kenmerkend voor het gesprek dat de toegangsmedewerker uitvoert is dat:

Het gezin/huishouden centraal staat en dat de regie bij hen blijft.

Het laagdrempelig is, aansluitend bij waar mensen al komen.

Altijd de mogelijkheid wordt geboden om bij het gesprek één of meer vertrouwelingen

(mantelzorgers en of cliëntondersteuners) aanwezig te laten zijn.

Het gesprek onderzoekend van aard is: is er een vraag achter de vraag?

Het gericht is op maatwerk.

7.4 Eén gezin, één plan, één regisseur Dit is een nieuwe aanpak waarbij een gezin/huishouden met meerdere problemen (en vaak net zoveel

hulpverleners/instanties) nog maar te maken krijgt met één aanspreekpunt (de regisseur) en één plan.

Niet het aanbod van instanties maar het intrinsieke vermogen en de motivatie van het gezin en haar

omgeving staat hierbij centraal. Hulp- en zorgverleners werken samen waarbij de regie en het mandaat

niet langer versnipperd is, maar is belegd bij de uitvoeringsregisseur (bij voorkeur bij het

gezin/huishouden zelf, maar soms kan dat niet). De uitvoeringsregisseur zorgt ervoor dat de inzet van de

betrokken organisaties op elkaar wordt afgestemd. De aanpak is er op gericht om maatwerk voor

gezinnen/huishoudens mogelijk te maken zodat zij stabiliseren of er op vooruit gaan (meer zelfredzaam,

meer welzijn, sociale stijging en meer gezondheid). Daarnaast moet de aanpak leiden tot minder kosten:

minder zware zorg en ondersteuning, minder inzet van hulpverleners, meer benutten van eigen kracht

en informele ondersteuning en meer preventie.

Voor een succesvolle nieuwe aanpak moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

Het eigen kracht principe. Dit betekent vertrouwen in de eigen kracht van het gezin/huishouden

(plus eigen netwerk) en het ondersteunen van een huishouden om de regie zelf te (her)nemen.

Het opbouwen van een vertrouwensrelatie met het huishouden (present zijn) om te komen tot

een (stappen)plan. Het opbouwen van zo’n relatie gebeurt vanuit twee kernwaarden: grenzen

stellen (normatief, de wet) en empathie.

De inzet van T-shaped professionals. Dit zijn professionals die generalist aan de voordeur zijn

en specialist in het team.

Nu is De Toegang de organisatie die op basis van haar onderzoek kan besluiten of een

huishouden/gezin maatwerk of geïndiceerde zorg nodig heeft. In het maatschappelijke

ondersteuningsmodel van de gemeente Emmen is gekozen voor hoofdaannemers die daarna in principe

het huishouden/gezin overneemt om de feitelijke zorg in te zetten en vorm te geven. Vanwege dit model

is gekozen voor twee typen regisseurs.


7.5 Regisseur typen Vanuit de toegangsteams wordt er één contactpersoon (toegangsmedewerker) als procesregisseur

toegewezen aan een huishouden/gezin wanneer er een melding of aanvraag betreft die niet complex is

en waar nog geen uitvoeringsregisseur aanwezig is. De toegangsmedewerker voert het gesprek en is

het aanspreekpunt. De toegangsmedewerker werkt vanuit het regenboogmodel en gaat uit van de eigen

verantwoordelijkheid en eigen kracht van het huishouden/gezin. Als het nodig is, overlegt de

toegangsmedewerker met andere partijen. Na overdracht aan de hoofdaanbieder stelt deze

toegangsmedewerker zeker dat een beschikking is afgegeven en de uitvoering is gestart. De

hoofdaanbieder neemt de regie op uitvoering (uitvoeringsregisseur) over vanaf het moment dat De

Toegang de cliënt heeft aangemeld. In lijn met de aanpak “één gezin, één plan, één regisseur” is die ene

regisseur dus de uitvoeringsregisseur.

Als een melding of aanvraag complex is en/of het een multi-probleem betreft, is het van belang dat er

regie wordt gevoerd. In dergelijke situaties vindt allereerst een regiecheck2 plaats uitgevoerd door een

toegangsmedewerker. Is er al een organisatie/persoon die regie (soms casemanagement genoemd)

voert? Zo ja, dan is het de vraag of de toegangsmedewerker de procesregie (geheel) moet overnemen.

Als de bestaande regisseur al een goede ingang heeft in het huishouden, dan kan het beter zijn om een

deel van de regie daar te laten. De toegangsmedewerker voert in zo’n situatie een beperkte procesregie:

er is meer sprake van monitoring op het tot stand komen van het plan en de voortgang daarvan, dan dat

de toegangsmedewerker het onderzoek zelf doet, opstelt en regelt. Als er nog geen regisseur is, dan

neemt een toegangsmedewerker deze taak op zich (regie op proces en draagt zorg voor de

uitvoeringsregie via hoofdaanbieder). Van belang is dat de inhoudelijke uitvoeringsregisseur ook

mandaat en doorzettingsmacht heeft om deze taak goed te kunnen vervullen. Waar nodig moet die

uitvoeringsregisseur – binnen de wettelijke kaders - de gebaande paden kunnen verlaten als een partij

zich niet aan de afspraak houdt of de medewerking te lang op zich laat wachten. Dit wordt ook wel

aangeduid als: zonder last en ruggenspraak.

7.6 Proces van onderzoek tot beschikking en uitvoering In het volgende schema is aangeven hoe de documentstromen en de monitoring daarvan zijn

georganiseerd. Als een melding tot een beschikking en uitvoering gaan leiden. De gemeente Emmen

kiest ervoor zo snel als mogelijk te voorzien in ondersteuning. Zie de bijlagen voor de afweging. Het

arrangement is voor zowel de hoofdaanbieder als de gemeente het signaal dat er zorg ingezet kan gaan

worden. Er zal binnen de wettelijke termijn tot een ondersteuningsplan en beschikking gekomen moeten

worden. Dit wordt gedaan door na het onderzoek het arrangement op te stellen en samen met de cliënt

deze vast te stellen. In dit arrangement is beschreven welke doelen en resultaten behaald moeten

worden. Hierbij wordt gezocht naar een formulering waarbij de verwachting van de wijze waarop het

resultaat behaald wordt begrepen wordt. Er wordt niet omschreven hoe dat feitelijk georganiseerd wordt.

Die invulling is voorbehouden aan de hoofdaannemer. Het arrangement wordt verstuurd naar de

gemeente die op basis daarvan een beschikking opstelt het arrangement wordt gezien als aanvraag.

Het arrangement wordt ook verstuurd naar de hoofdaannemer die op basis daarvan samen met de cliënt

afspraken maakt hoe de resultaten en doelen worden bereikt. Het uiteindelijke ondersteuningsplan wordt

vastgesteld met de cliënt en verstuurd naar de gemeente.

2 Regie check complexe situaties: De regiecheck kan plaatsvinden door raadplegen (bv. door

medewerker veiligheidshuis) 'Inzet in zicht‘; een applicatie waar LdH, Pw, SDV, Veiligheidshuis, etc. melden. Bij drie meldingen op een postcode vindt triage plaats. Daarnaast ligt het voor de hand altijd het curatele- en bewindvoeringregister te raadplegen


De gemeente heeft met het arrangement de bewijsvoering en onderbouwing van de beschikking. En met

het ondersteuningsplan tevens de verdere onderbouwing van het dossier van betreffende cliënt.

Het arrangement is voor gemeente en hoofdaanbieder de opdracht om een beschikking op te stellen en

de zorg vorm te geven en te starten.

Als een cliënt het niet eens is met het ondersteuningsplan is er de bemiddelingsprocedure deze

procedure kan in voorkomende gevallen er in voorzien dat de beschikking wordt herzien met een meer

specifieke onderbouwing van hoe het resultaat wordt behaald. Deze herziende beschikking zal ook

openstaan voor bezwaar en beroep.

Het voorgestelde proces is weergeven in onderstaande figuur:


8 INDICATIEVE BEGROTING In de hieronderstaande tabel is een indicatieve begroting opgenomen ten behoeve van De Toegang.

Uitgangspunt is januari 2017 waarbinnen de toegangstaken van hulp in huishoudem, individuele en

groepsbegeleiding en beschermd wonen is opgenomen.

De Toegang - Indicatieve begroting 2017

Personeel

Functie FTE Kosten 2017

Toegangsmedewerker Primair3 16,5 € 1.036.980,00

Interventieteam = Flexibele ondersteuning primair proces3 4 € 252.000,00

Verbindingsofficier 1 € 79.581,00

Bestuurder 0,5 € 47.750,00

Teamcoördinator 2 € 158.000,00

Receptie en Administratie 3 € 150.000,00

Subtotaal 27,0 € 1.724.311,00

Inventaris

Omschrijving Aantal Kosten 2017

Bureau + Stoel 27 € 6.750,00

Laptop (ultrabook) 27 € 18.234,72

Monitor toetsenbord en muis op werkplek incl. aansluiting laptop

27 € 3.375,00

Account incl. e-mail en KA 27 € 10.098,00

Externe toegang (token) 27 € 2.025,00

Smartphone (incl. beheer en licenties, abonnement) 27 € 7.965,00

Vast telefoonnummer 27 € 2.970,00

Helpdesk support 27 € 7.182,00

Beheer ICT 27 € 9.206,40

Data Kaart in Laptop 27 € 2.040,00

Wifi Acces Points 6 € 2.100,00

Ziggo internet verbinding 6 € 9.000,00

Multifunctional 6 € 7.200,00

3 N.B. de vaste bezetting is in deze begroting 2 FTE lager gekozen dan op basis van de uitkomsten van

de capaciteitsbepaling te verwachten is. Deze 2 FTE zijn toegevoegd aan de flexibele ondersteuning.


Salarisadministratie en HR diensten, overigen dienstverlening Gemeente Emmen aan De Toegang

1 P.M.

Subtotaal € 88.146,12

Locatie

Omschrijving Kosten 2017

Huur locatie De Blokken € 18.000,00

Huur locatie De Monden € 18.000,00

Huur locatie De Velden € 18.000,00

Huur locatie Emmen Noord € 18.000,00

Huur locatie Emmen Oost € 18.000,00

Huur locatie Emmen Zuid € 18.000,00


Incidentele investeringen


Inrichting organisatie 1 € 1.350,00

Oracle licentie 1 € 15.167,00

Aansluiting locatie op Ziggo 6 € 2.154,00

Aanvullende kosten graafwerk 6 € 6.000,00

Inrichting telefonie omgeving 1 P.M.


Overig


Trainingsprogramma / deskundigheidsontwikkeling € 52.000,00

Frictiekosten implementatie extra taken P.M.

Sociaal medische advisering € 40.000,00

Werkbudget € 12.000,00

Bezoldiging/onkosten vergoeding Raad van Toezicht € 12.000,00


Totaal € 2.061.128,12


9 BIJLAGE: GEDETAILLEERDE TAKEN VAN HET TOEGANGSTEAM

De hoofdtaken zoals genoemd in hoofdstuk 3 worden in dit hoofdstuk meer in detail uitgewerkt.

9.1 De taken vanuit de primaire verantwoordelijkheid

9.1.1 Taken Uitvoeren onderzoek ex artikel 2.3.2. Wmo 2015

In detail: • Informeren over inzet van cliëntondersteuning. • Informeren cliënt over eigenbijdrage en mogelijkheid persoonlijk plan (juridisch kader). • Informeren over het verloop van de procedure waaronder het eventuele bezwaar en beroep,

klachtenregeling en privacy protocol. • Verzorgen van de bijbehorende informatievoorziening dossieropbouw • Toeleiden naar cliëntondersteuning. • Aandacht voor onvrede en shoppen van mensen tussen huisarts/thuiszorg, infohuus,

gebiedsteam, toegangsteam. Vraagverheldering en afstemming van belang met als doel goede aanpak na te streven maar niet uitgespeeld te worden (en dubbel werk doen).

• Uitvoeren keukentafelgesprek o.b.v. zelfredzaamheidmatrix (ZRM). • Of toetsen arrangementvoorstellen vanuit professionals uit het gebiedsnetwerk. Toegangsteam

doet formeel het onderzoek (juridisch kader) maakt gebruik van informatie van derden. Verantwoordelijkheid voor kwaliteit van het onderzoek ligt bij het toegangsteam.

• (Terug)verwijzen naar gebiedsnetwerk (afschalen). • Gedurende de implementatie van De Toegang (fases) warm overdragen naar voorzieningen als:

schulddienstverlening, hulpmiddelen, Jeugd. • Samenstellen van het arrangement. Het WAT niet het HOE. Het WAT gekoppeld aan resultaat. • Toetsen of aanvraag door cliënt is bevestigd. Aanvraag moet door cliënt/belangenbehartiging

gedaan worden (juridisch kader). • “Bestellen” van de maatwerkvoorziening(en) bij hoofdaannemer (opschalen). • Bij verzoek PGB:, inhoudelijke toetsing ondersteuningsplan en zorgovereenkomst cliënt,

bepaling en toetsing op wat (resultaat) en hoe (omvang). • Aanwijzen van regievoerder (hoe? Multicomplex problematiek, doorverwijzing gebiedsnetwerk,

eenvoudige hulp vragen, crises). • Organiseren van toegangstoets beschermd wonen (oproepbaar expertteam beschermd wonen). • Beantwoorden van vragen van aanbieders over casuïstiek. • Uitvoeren herbeoordelingsonderzoeken. • Monitoren en realisatie van wettelijke termijnen (alleen voor aanmelding tot doorgeleiden naar

hoofdaannemer). • Volledig maken van gegevens ten behoeve van beschikkingen. • Overdracht van gegevens aan gemeente (specifieke eisen vanuit de gemeente).

9.1.2 Verdieping Organiseren van toegangstoets beschermd wonen (expertteam BW)

In detail: • Toegangsteam toetst aan de zwaarwegende gronden om te melden. • Toegangsteam monitort de quota van aanbieders. • Toegangsteam toetst of er plaats is op basis van vooraf bepaald aantal beschermd wonen-

plaatsen (quotum) bij de aanbieders als geheel. • Zo niet dan plaatsen op wachtlijst

4.

4 Wachtlijst: BW is vrij toegankelijk. Het aantal plekken in Emmen is beperkt. Er is in overweging dat in

de beleidsregels voor 2017 wordt opgenomen dat bij 'geen plek' cliënten actief worden toegeleid naar een andere regiogemeente. Hier speelt het toegangsteam/cliëntondersteuner een belangrijke rol.


• Op basis van afspraken aanbieders beschermd wonen oproepen deskundigen (expertteam BW) ten behoeve van ZRM beoordeling.

• Het expertteam BW voert het proces van onderzoek uit en leggen de ondersteuningsafspraken en het gewenste resultaat vast. ZRM en arrangement (het Wat).

• Het expertteam BW bepaalt tevens het bijbehorende ondersteuningsplan (het Hoe) en stellen een advies/tijdelijk advies op aan het toegangsteam.

• Het toegangsteam ontvangt van het expertteam BW het inhoudelijke advies als ook een advies welke aanbieder het beste zou passen bij de gevraagde zorg en beschikbare capaciteit.

• Het toegangsteam zet op basis van het advies de aanvraag door aan (tijdelijke) aanbieder. • Het toegangsteam zet de aanvraag door aan de gemeente voor beschikking. • Beheren van de wachtlijst

9.1.3 Kortdurende hulpvragen afhandelen

In detail: • Op basis van vraagverheldering kan worden ingeschat of de hulpvraag onder deze categorie

behoort. • Het toegangsteam maakt desgewenst een inschatting van de vaardigheid van iemand om zijn

hulpvraag te kunnen formuleren. • Wanneer dit niet het geval is en geen persoon in het netwerk heeft ter ondersteuning, kan De

Toegang deze ondersteuning bieden door het inzetten van cliëntondersteuning. • De Toegang is geen bureaucratische instelling. De toegangsmedewerker maakt zijn eigen

inschatting of op basis van enkele gesprekken (counseling) de hulpvraag van de cliënt van een oplossing kan zijn voorzien. Als door enkele gesprekken een inwoner zelf op weg geholpen kan zijn kan een toegangsmedewerker deze taak op zich nemen.

9.1.4 Signaleren van en handelen in situaties van onveiligheid

In detail: • Dit vraagt veel van de bezetting in het toegangsteam. De vraag wat zijn onveilige situaties, wie

signaleert die en is er 24/7 een bezetting/bereikbaarheid en mogelijkheden om beslissingen te nemen zal beantwoord moeten worden.

• Het toegangsteam signaleert tijdens onder meer keukentafel gesprekken ‘pluis/niet pluis’ gevoel en handelt hiernaar.

• Pluis/niet pluis gevoel is een suggestief signaal. Professionals moeten in staat zijn dit om te buigen naar concreet meetbare en objectieve observaties. Het is belangrijk alle signalen (subjectief en objectief) altijd te delen met collega’s. Dit moet mogelijk zijn middels intervisie, casuïstiek en vertrouwen.

• Raadplegen (bv. door medewerker veiligheidshuis) 'Inzet in zicht'. Dit is een applicatie waar het Leger des Heils, Pw, SDV, Veiligheidshuis, etc. melden. Bij drie meldingen op een postcode vindt triage plaats.

• Medewerkers zijn geregistreerd in beroepsregisters .In het SKJ register staan alle jeugdwerkers in ieder geval voor ingeschreven en handelen volgens het bijbehorende beroepsprofiel. Ook moeten zij in het kader van veiligheid tijdig op kunnen schalen naar casemanagers, die veiligheidsplannen kunnen opstellen.

• Verbinding – samenwerking – afstemming met Veilig Thuis Drenthe is noodzakelijk. Registratie in de DVI (Drentse Verwijs Index) helpt professionals hun werk zorgvuldig in het kader van één gezin, één plan, één regisseur te kunnen uitvoeren.

• Weet triage (het proces van verhelderen, routeren en escaleren van vragen en casussen. Het is erop gericht om op een gestructureerde en gestandaardiseerde manier de mate van integraliteit vast te stellen) toe te passen.

• Heeft kennis van meldingsprotocollen en weet hiernaar te handelen. • Het toegangsteam maakt, indien van toepassing, gebruik van de meldcode voor huiselijk geweld

en kindermishandeling. • Draagt zorg voor verwijzing/overdracht naar de juiste instanties/voorliggend veld/CJG jeugdteam

wanneer er sprake is van een situatie met een “niet pluis gevoel” aanwezig is.


9.1.5 Cliëntondersteuning Er zijn 3 vormen van cliëntondersteuning te onderscheiden:

1. Cliëntondersteuning door het toegangsteam voor ondersteuning van mantelzorgers en inzet van vrijwilligers;

2. Cliëntondersteuning voor het stellen van de hulpvraag: vraagverduidelijking en trajectondersteuning;

3. Cliëntondersteuning voor het behartigen van belangen, wanneer cliënten niet in staat zijn de regie over hun eigen leven te voeren.

In detail: • Het toegangsteam maakt desgewenst een inschatting van de vaardigheid van iemand om zijn

hulpvraag te kunnen formuleren. • Gebruik maken van onafhankelijke cliëntondersteuning is een recht. Het team maakt het

mogelijk dat op verzoek van de cliënt cliëntondersteuning plaatsvindt. • Op basis van eigen inschatting inschakelen van expertcliëntondersteuning ten behoeve van de

vraagverheldering. • Het toegangsteam maakt een inschatting van de vaardigheid van iemand om zijn hulpvraag te

formuleren. Hiervoor is kennis van kwetsbare burgers nodig om signalen te herkennen, gespreksvoering aan te laten sluiten en sociale netwerkversterking toe te kunnen passen.

9.2 De taken vanuit secundaire verantwoordelijkheid

9.2.1 Sociale cohesie, sociale activering en versterken van het informele veld

In detail: • Participeert in gebied en neemt deel aan gebiedsnetwerkoverleggen • Heeft kennis van de activiteiten die ontplooid worden binnen een gebied • Denkt mee levert input voor beleid • Denkt mee levert input voor ontwikkeling nieuwe vormen van

ondersteuning/dienstverlening/algemene voorzieningen • Signaleert ontwikkelingen/trends

9.2.2 Voorkoming van woninguitzetting

Het voorkomen is een resultaat van samenwerking en vroeg signalering in het gebiedsnetwerk.

In detail: • Toegangsteams hebben op basis van integrale informatievoorziening de huishoudens integraal

in kaart. • Verzamelt signalen omtrent woninguitzettingen van woningbouwvereniging, SDV of

gebiedsnetwerk. Indien maatwerkvoorziening nodig is of bij binnenkomende hulpvraag, heeft het toegangsteam de regie in het onderzoek en verwijst door naar voor- en achterliggend veld.

• Op basis van een signaal van woningbouwvereniging, SDV of gebiedsnetwerk starten van een onderzoek ZRM en eventueel doorzetten naar maatwerkvoorzieningen en/of informele netwerken in het voorliggend veld.


10 BIJLAGE: GESTELDE VRAGEN EN ANTWOORDEN

1. Informatievoorziening over zorgvragen die nu via het Zorgloket verlopen, waar gaan die ingevuld worden? Vragen aan de gemeente over zorg en ondersteuning zullen blijven bestaan. Het is aan te bevelen om eenvoudige informatievragen direct van een antwoord te voorzien. Zo wordt voorkomen dat bij de burger het gevoel van kastje naar de muur ontstaat en professionals met eenvoudige informatieverzoeken worden belast. Deze taak wordt momenteel vervuld door het Zorgloket. Dit Zorgloket zal nog steeds een goede functie kunnen vervullen. Belangrijk is wel te onderzoeken of alle taken die nu in het Zorgloket bestaan met een toegangsorganisatie nog actueel zijn.

2. Is De Toegang direct toegankelijk of zetten we daar een kcc (zie Zorgloket) tussen met een doorverwijzingsfunctie? Het advies is direct toegankelijk houden (hetgeen ook in lijn is met de passage uit het memorandum van toelichting Wmo2015: “De melding dat iemand behoefte heeft aan maatschappelijke ondersteuning, is vormvrij; die kan bijvoorbeeld telefonisch of via het internet plaatsvinden. In veel gevallen zal de melding ook niet uitsluitend op het gemeentehuis kunnen plaatsvinden, maar ook (als de gemeente dat zo organiseert) bijvoorbeeld bij een sociaal wijkteam of een buurthuis. De gemeente zal de ontvangst van de melding aan de cliënt bevestigen en het tijdstip van de melding registreren”. Zie ook vraag 1, wel het KCC/Zorgloket als toegangskanaal, niet als loket.

3. Is De Toegang direct toegankelijk of verloopt het altijd via een doorverwijzing van een specialist (huisarts) of via het voorliggend veld? Zie hierboven: wettelijk is voorgeschreven dat deze (ook) direct toegankelijk is: uit het memorandum van toelichting: “Geen enkele cliënt wordt op voorhand, bijvoorbeeld op grond van inkomen, uitgezonderd van de toegang tot ondersteuning door zijn gemeente. Eenieder kan zich melden bij zijn gemeente met een hulpvraag.” Ook hier geldt dus dat de specialist, huisarts of voorliggend veld als één van de kanalen tot De Toegang kan worden beschouwd.

4. Belangrijk is nu om te weten waar de eerste vraag voor schoonmaakondersteuning nu terecht komt. Als deze rechtstreeks naar de aanbieder gaat moet hier een keuze in gemaakt worden. Als je optimaal integraal De Toegang onafhankelijk wilt vormgeven moet je alle aanvragen naar het toegangsteam brengen. Het is passend in de filosofie van Emmen alle aanvragen naar het toegangsteam door te geleiden. Aanvragen die bij cliëntorganisaties binnen worden doorgeleid naar de toegang.

5. Een belangrijke visiekeuze die gemaakt wordt is De Toegang tot de “oude” wmo voorzieningen. Hoe verhoudt het huidige Wmo team van de gemeenten zich tot de toegangsteams? Vooralsnog zal in de eerste fase van het oprichten van het toegangsteam met name de “nieuwe” WMO voorzieningen worden opgepakt. In de tweede fase zullen ook de “oude WMO” voorzieningen worden ingepast. Met name taken die vallen onder de intake zullen worden verschoven naar De Toegang. Verder zal daar waar de expertise van de gemeente voor een voorziening noodzakelijk is –bijvoorbeeld voor het bepalen van het “Hoe”- deze worden ingezet. De veranderingen die de inzet van het toegangsteam tot gevolg heeft zullen in een apart traject worden geïnventariseerd en van oplossingen worden voorzien.

6. In het beleidsplan wordt de suggestie gedaan dat kortdurende eenvoudige interventie door het toegangsteam zelf gedaan wordt. De vraag is hoeveel meer dan informatievoorziening en advies alleen moet dit zijn? De Toegang is geen bureaucratische instelling die alleen aan vraagverduidelijking doet en oplossingen aandraagt. De toegangsmedewerker maakt zijn eigen inschatting of op basis van enkele gesprekken (counseling) de hulpvraag van de cliënt van een oplossing kan zijn voorzien. Als door enkele gesprekken een inwoner zelf op weg geholpen kan zijn kan een toegangsmedewerker deze taak op zich nemen.

7. Om de sociale cohesie te versterken vraagt dat een duidelijke insteek op aanwezigheid, benaderbaarheid, actief benaderen van inwoners en ruim aanwezig zijn. Dit moet meegenomen in de formatieberekening die gemaakt moet worden. Deze taken zijn de primaire opdracht van andere partijen in het voorliggende veld. De Toegang zal hier vooral signalerend zijn en deels adviserend vanuit haar rol in het gebiedsnetwerk. Deze activiteiten hebben minimaal invloed op het profiel van de medewerker en op de benodigde capaciteit.

8. Hoe ziet de gemeente cliëntondersteuning in relatie tot de aanvraag. Landelijk is hier veel over te doen. Kunnen opponerende componenten zijn als je onafhankelijk advies wil als cliënt bij de aanvraag. Met andere woorden kies hier voor een inzet van ondersteuners in plaats van een extra taak bij de toegang. De interpretatie van de wet is dat dit onafhankelijk moet zijn, dus niet door De


Toegang zelf geboden kan worden. Echter De Toegang zelf is onafhankelijk van de gemeente, waarmee feitelijk aan die voorwaarde kan zijn voldaan. Cliënten kunnen te allen tijde hun eigen ondersteuner meenemen. De Toegang zal op deze mogelijkheid wijzen en dit op verzoek faciliteren.

9. Hoe zit de kwaliteitstoetsing in elkaar? Hier is onderscheid in proceskwaliteit en kwaliteit van de ingezette ondersteuning nodig. Ten aanzien van de zorgkwaliteit zal deze uiteindelijk door de gemeente als contracthouder getoetst moeten worden. De Toegang kan hierin een rol spelen, door bij herbeoordelingen op casusniveau vast te stellen in welke mate de resultaten zijn behaald. Collectieve performance-analyse van aanbieders zal door de gemeente uitgevoerd moeten worden. De kwaliteitstoetsing op het onderzoek zelf en de noodzakelijke gegevens kwaliteit voor overdracht aan de gemeente zal uitgevoerd worden door De Toegang zelf. In BOCE verband wordt onderzocht welk monitoringssysteem ingezet kan worden om de klanttevredenheid en de kwaliteit van de ondersteuning te beoordelen. Hiervoor zijn 3 bureaus in beeld met allen een eigen systeem. Voorkeur gaat nu uit naar de menselijke maat.

10. Wanneer het toegangsteam toegankelijk wordt vanuit zowel een het gebiedsteam als rechtstreeks (voor de hulpvrager) dan moet rekening gehouden worden met de workload per medewerker. Dit ten aanzien van de verhouding “uitgebreide keukentafelgesprekken” wanneer de cliënt/het gezin nog volledig in kaart gebracht moet worden en de casuïstiek die wordt overgedragen vanuit het gebiedsteam. De toestroom zou fors kunnen zijn wanneer hulpvragen niet in eerste instantie worden gefilterd/afgepeld voordat de casus het Toegangsteam bereikt. Met dit opstart effect moet rekening gehouden worden. Door goede afspraken met de partners in de gebiedsnetwerken moet snel naar een genormaliseerde situatie worden gewerkt waar veel van de vragen daar kunnen worden opgevangen. Echter tot die tijd zal ten behoeve van de toegangsteams in de eerste maanden van de start een interventieteam beschikbaar zijn die de onvoorziene effecten kunnen opvangen. Verder zal nauwgezet een capaciteitsplan worden opgezet waarbij rekening wordt gehouden met de te verwachten workload.

11. Hoe is de monitoring van de persoonlijke doelen geborgd tijdens de duur van de inzet van een voorziening?. Bij de vaststelling van een arrangement wordt tevens een uitvoeringsregisseur toegewezen. Deze zal vanuit de hoofdaanbieder worden ingezet. Deze uitvoeringsregisseur zal gedurende de uitvoeringsperiode monitoren of de persoonlijke doelen afdoende worden behaald. Zodra deze zijn behaald en de maatwerkvoorziening is niet meer noodzakelijk zal op aangeven van de uitvoeringsregisseur een herbeoordeling worden uitgevoerd, dat zal leiden tot het afbouwen van de maatwerkvoorziening.

12. Signalering onveilige situatie Dit vraagt veel van de bezetting op gemeentelijk niveau. Wat zijn onveilige situaties, wie signaleert die en is er 24/7 een bezetting/bereikbaarheid en mogelijkheden om beslissingen te nemen? De noodzakelijke beschikbaarheid hiervoor zal worden meegenomen in het capaciteitsplan en profiel voor de medewerker toegangsteam. Daarnaast zal middels casuïstiek getraind worden onveilige situaties te signaleren

13. De onafhankelijkheid van het toegangsteam is niet alleen richting de gemeente. De onafhankelijkheid zit ook richting de hoofdaannemer/aanbieder. Bij het toegewezen hebben van een maatwerk voorziening is er op dat moment geen incentive voor een aanbieder om ondersteuning sneller af te schalen gezien de resultaatverplichting. Volgens mij zit hier de grootste angst bij de cliënten en wmo-raad.) Hoe gaan we hiermee om? Dit punt is opgevangen door herbeoordelingen getriggerd door periode afloop van de voorziening. Maar ook op basis van de signalering vanuit de gemeente dat geen verzilvering van de indicatie plaatsvindt. Over geen verzilvering moeten nog verdere afspraken worden gemaakt.

14. Op welke manier wordt de 40% inzet van het sociaalnetwerk bij De Toegang gemonitord? Let op dat je hiermee een prikkel hebt dat ze daar ook simpele vragen binnen moeten ‘harken’, je wilt toch dat de vragen juist in bv de gebiedsteams worden afgevangen en niet bij De Toegang terecht komen? De exacte wijze van monitoren moet nog worden vastgelegd. Hierbij moet inderdaad rekening worden gehouden met onwenselijke effecten om een resultaat te manipuleren. Per slot is het een ambitie om meer en meer de omgeving te activeren en in te zetten bij hulpvragen. Die ambitie is leidend niet alleen het cijfer. De duiding van de 40% is echter dat in die gevallen waar een professional al binnen een gezin/huishouden aan het werk is, bekeken zal worden of met informele zorg naast de professionele zorg nog beter voldaan kan worden aan de ondersteuningsvraag van dat gezin/huishouden. Het is nadrukkelijk niet bedoeld als bezuiniging.

15. Vanuit de huidige WMO-praktijk: de aanmeldingen (oude taken, maar ook pgb schoonmaakondersteuning en algemene verzoeken om een keukentafelgesprek) komen nu nog binnen bij de Wmo-consulenten van MZZ en worden door hen opgepakt. Hoe nu de afstemming met het toegangsteam te realiseren ten aanzien van die instroom vanaf 1 januari?


Hulpmiddelen/vervoer/woningaanpassingen zullen pas in een later stadium ingepast worden in het model echter is nu de praktijk dat de verzoeken om keukentafelgesprekken evenals specifieke verzoeken om pgb’s schoonmaakondersteuning bij de consulenten terechtkomen. Verwijst de wmo-consulent voorlopig door naar het toegangsteam voor het keukentafelgesprek in die gevallen of wordt het warm overgedragen en kunnen zij het keukentafelgesprek blijven voeren om het vervolgens indien nodig door te zetten naar het toegangsteam? We hebben het volgende afgesproken:

Via het KCC/Zorgloket vindt nu en straks een lichte check plaats waaruit blijkt of het een hulpmiddel/vervoer of woonaanpassing betreft.

Deze aanvraag wordt –in de periode 1 jan tot half 2017- doorgezet naar de WMO-consulent, alle andere naar De Toegang.

De WMO-consulent doet het keukentafelgesprek en gebruikt de ZRM.

Als blijkt dat er toch meer nodig is dan een hulpmiddel/vervoer of woonaanpassing dan wordt het gehele onderzoek afgerond dus alle aspecten.

Het toegangsteam wordt ingelicht en de cliënt wordt warm overgedragen.

Het toegangsteam maakt gebruik van het onderzoek wat de Wmo consulent heeft gedaan.

Bij specifieke aanvullende vragen om het onderzoek compleet te maken blijft de WMO-consulent aanspreekpunt.

Het toegangsteam regelt de verdere stappen voor het noodzakelijke maatwerk. 16. Eerst maakt de hoofdaanbieder een ondersteuningsplan en dan volgt de beschikking. Wanneer

start de ondersteuning aan de klant en hoe gaan we om met spoedindicaties of aanvragen beschermd wonen (laten we de klant eerst in de maatschappelijke opvang of is opname van de klant een financieel risico voor de aanbieder? Dit proces is wat veranderd. Zie hiervoor de bijbehorende omschrijving. Verder is in de contracten met de aanbieder vastgelegd dat aangeboden cliënten door de hoofdaanbieder van zorg moet worden voorzien. Het financiële risico is die van de aanbieder

17. Regie op uitvoer door de hoofdaanbieder moet goed worden besproken met de hoofdaanbieders. Hoeveel capaciteit vraagt dit? Is niet zo specifiek meegenomen als verplichting in de aanbesteding. Capaciteit aanbieders beschermd wonen is gering. De uitvoeringsregie is een logisch gevolg van de verantwoordelijkheid die de hoofdaannemer heeft. Het is van belang hier wel bij stil te staan.

18. Ik mis in het processchema de evaluatie van zorg en de herindicaties. Heeft het toegangsteam hier ook nog een taak in? Dit punt is opgenomen in de toegangsprocessen. Het toegangsteam heeft een rol bij de herbeoordeling zodra de beschikking is afgelopen en een cliënt de behoefte heeft aan een voortzetting. Dit wordt behandeld als een aanmelding met dit verschil dat ook gekeken naar de voorgaande onderzoeken en de resultaten die zijn behaald.

19. Belangrijk is dat de competentie van leden v/d toegangsteam is om vlot inzicht te krijgen of geïndiceerde hulp nodig is (en dan ook gebiedsteam inschakelen voor generieke ondersteuning die mijn inziens bij geïndiceerde hulp ook altijd aangewezen is en ter vraagverheldering/versterken sociale netwerk/informele zorg) of dat snel duidelijk wordt, dat er geen geïndiceerde hulp nodig is en vlot wordt doorgezet naar het gebiedsnetwerk/voorliggend veld i.p.v. valkuil wel hulp/ondersteuning te bieden als toegangsteam. Dit is als competentie toegevoegd aan het medewerkersprofiel.

20. Zoveel mogelijk regelarm/regelvrij cq in algemene voorzieningen doen en mogelijk maken, scherp formuleren wanneer geïndiceerde zorg nodig is (criteria) en mijn inziens in feite streven naar zo weinig mogelijk geïndiceerd moeten regelen (incl controlemechanismen etc duur en mogelijk gauw bureucratisch). Deze opmerking zal in uitvoerende zin door de toegangsmedewerkers toegepast worden zoveel als mogelijk ondersteuning en oplossing te bieden middels het informele netwerk en de algemene voorzieningen. In beleidsmatige zin zal de gemeente Emmen hierin haar afweging moeten maken.

21. Aandacht voor recht op keuzevrijheid, hoe te borgen? Informeren van hulpvragende bij melding hoe het proces verloopt. Daarbij is vastgelegd in de overeenkomsten met de hoofdaanbieders hoe zij om moeten gaan met de voorkeuren van Cliënten voor aanbieders of al betrokken aanbieders.

22. Hoe wordt tijdens de casusbesprekingen de privacy van cliënten gewaarborgd? Alle deelnemers hebben een geheimhoudingsplicht. En aan de hand van het privacy protocol wordt aan de hand van de toestemming van de betrokken cliënt alleen die gegevens gewisseld die tot doel hebben de juiste ondersteuning aan de cliënt te bieden.


11 BIJLAGE: DEFINITIES

Betekenis en hiërarchie Maatschappelijke ondersteuning:

Voorliggende veld

Met voorliggend veld worden de algemeen toegankelijke professionele ondersteuning en de algemeen

toegankelijke informele ondersteuning bedoeld.

Gebiedsnetwerk

Het gebiedsnetwerk is het netwerk van professionele en informele organisaties die vanuit hun eigen

organisatiedoelstellingen zich hebben georganiseerd. Soms ook wel sociaalteam genoemd. In de

gemeente Emmen zijn er diverse samenwerkingsvormen en samenstellingen van gebiedsnetwerken.

Clientondersteuning (wettelijke definitie)

Onafhankelijke ondersteuning met informatie, advies en algemene ondersteuning die bijdraagt aan het

versterken van de zelfredzaamheid en participatie en het verkrijgen van een zo integraal mogelijke

dienstverlening op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, preventieve zorg, zorg, jeugdhulp,

onderwijs, welzijn, wonen, werk en inkomen. Als toelichting in het memorie van toelichting: Bij de

ingeburgerde term ‘cliёntondersteuning’ gaat het om informatie, advies en algemene ondersteuning die

bijdraagt aan het versterken van de zelfredzaamheid en participatie van mensen. Daarnaast omvat

‘cliëntondersteuning’ informatie, advies en algemene ondersteuning over de mogelijkheden op het vlak

van een zo integraal mogelijke dienstverlening (ook bestaande uit hulpmiddelen, woningaanpassingen

etc.) op het gebied van maatschappelijke ondersteuning, preventieve zorg, zorg, jeugdzorg, onderwijs,

welzijn, wonen, werk en inkomen ten behoeve van het maken van een keuze of het oplossen van een

probleem. Dit leidt tot regieversterking van de cliënt (en zijn omgeving) en bevordert de zelfredzaamheid

en participatie. De informatie en het advies houden ook in uitgebreide vraagverheldering evenals

kortdurende en kort cyclische ondersteuning bij het maken van keuzes op diverse levensterreinen. Het

gaat om informatie en advies aan mensen die voor een vraag of een situatie staan die zodanig complex

is dat de persoon het niet zelf of met zijn omgeving op kan lossen. De formulering ‘algemene

ondersteuning’ onderscheidt deze vorm van hulp bij zelfredzaamheid en participatie van de

maatwerkvoorziening. Kortom cliëntondersteuning wordt uitgevoerd om een cliënt te helpen een

gefundeerde beslissing te nemen om de voor hem/haar geschikte ondersteuning in te zetten.


Persoonlijk plan (wettelijke definitie)

Een door de cliënt overhandigd plan waarin hij/zij zijn/haar omstandigheden en mogelijkheden beschrijft

en waarin hij aangeeft welke maatschappelijke ondersteuning naar zijn mening het meest is

aangewezen.

Verslag

Ter afsluiting van het onderzoek verstrekt het college de betrokkene of zijn vertegenwoordiger een

weergave van de uitkomsten van het onderzoek. Dit helpt betrokkene om te beslissen of hij een

gemotiveerde aanvraag voor een maatwerkvoorziening wil doen. De weergave van de uitkomsten van

het onderzoek zal daarom schriftelijk moeten worden verstrekt.

Arrangement (in aanbesteding ondersteuningsplan)

Is een bijzondere vorm van het verslag. Het verslag wordt een arrangement zodra tijdens het onderzoek

is vastgesteld dat er inzet van maatwerknoodzakelijk is en wordt gebruikt voor het vastleggen van de

uitkomsten van het onderzoek. De gemeente zal de schriftelijke weergave van de uitkomsten van het

onderzoek gebruiken als een met de cliënt overeengekomen plan (arrangement) voor het bevorderen

van zijn zelfredzaamheid en participatie waarin de gemaakte afspraken en de verplichtingen die daaruit

voortvloeien, zijn vastgelegd. Het is in dat geval passend dat het college (gemandateerde “De

Toegang”) en de cliënt dit plan ondertekenen.

Ondersteuningsplan (in aanbesteding plan van aanpak)

Het ondersteuningsplan is een verder ingevuld arrangement door de hoofdaanbieder. Het is een

schriftelijke weergave van het geheel van afspraken over en doelen in de ondersteuning tussen een

cliënt en een zorgaanbieder dat gebaseerd is op de gewenste levensinvulling van de cliënt en de

professionele mogelijkheden van de zorgaanbieder. De hoofdaanbieder zal de vorm, hoeveelheid en

duur vaststellen van de in het arrangement aangeven doelen en resultaten.

Zorg overeenkomst

In het geval van een PGB is een zorgovereenkomst een relevant document. Een zorgovereenkomst is

een contract tussen de cliënt en de zorgverlener. Daarin staan de afspraken over de zorg, de werktijden

en de vergoeding of loon.

Beschikking (wettelijke definitie)

Een door het bestuursorgaan genomen besluit, een besluit dat niet van algemene strekking is, met

inbegrip van de afwijzing van een aanvraag daarvan. In het geval van de maatschappelijke

ondersteuning betreft dit besluiten omtrent de inzet van maatwerkvoorzieningen

Procesregisseur

De procesregisseur begeleidt het proces van melding tot start van de ondersteuning en het afgeven van

de beschikking.

Uitvoeringsregisseur

De uitvoeringsregisseur is gedurende de duur van de ondersteuning het aanspreekpunt voor de cliënt en

betrokken ondersteuners. De uitvoeringsregisseur monitort de voortgang en resultaten.


12 BIJLAGE: ‘GEGEVENSUITWISSELING IN HET KADER VAN DE DECENTRALISATIES SOCIAAL DOMEIN’

AANLEIDING

De decentralisaties sociaal domein moeten zorgen voor een integrale dienstverlening aan de burger en

een betere aanpak van multiprobleemsituaties met als uitgangspunt ‘één gezin, één plan, één regisseur’.

De decentralisaties en de beoogde integrale werkwijze van gemeenten brengt met zich mee dat

gemeenten, meer dan voorheen, persoonsgegevens van burgers zullen verwerken. Om te kunnen

borgen dat de burger erop kan vertrouwen, dat de gemeente en samenwerkingspartners niet onnodig of

bovenmatig persoonsgegevens delen of uitvragen en dat gemeenten hun taken kunnen uitvoeren,

worden de volgende uitgangspunten geformuleerd die de basis vormen voor nadere spelregels of

richtlijnen.

De gegevens uitwisseling en de bescherming van de persoonsgegevens (privacy) is geregeld in

verschillende wetgeving. Op dit moment ligt de Europese algemene verordening bescherming

persoonsgegevens ter behandeling in de Eerste Kamer. Het is de bedoelding dat deze verordening op

termijn de Wet bescherming persoonsgegevens vervangen. Vooruitlopend op deze vervanging heeft het

college de belangrijkste bepalingen vanuit de algemene verordening gegevensverwerking verwerkt in de

Regeling bescherming persoonsgegevens gemeente Emmen 2015. In deze regeling is neergelegd waar

de gemeente zich aan moet houden bij het verwerken van de persoonsgegevens. De stichting dient zich

ook aan deze regeling, naast de van toepassing zijnde weten regelgeving, te houden.

Naast deze regeling wordt met de stichting een zogenaamde bewerkersovereenkomst afgesloten waarin

nader is uitgewerkt waar de gegevensverwerking van de stichting aan moet voldoen en welke

waarborgen er zijn dat zorgvuldig met de gegevens van cliënt wordt omgegaan.

Het bestuur van de stichting is verplicht de medewerkers te informeren over de bewerkersovereenkomst

en in een protocol vast te leggen hoe de medewerkers met verkregen gegevens om moeten gaan.

WETTELIJK KADER

Het juridische kader dat van toepassing is op de voorgenomen gegevensuitwisseling binnen het sociaal

domein is meerjarig:

de mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) en de artikelen 7 en 8 van het Handvest van de

Grondrechten van de Europese Unie (EU-Handvest) bieden het algemene grondrechtelijke privacy

kader.

is gebaseerd op de privacyrichtlijn uit 1995. De Wbp vereist dat persoonsgegevens op een behoorlijke

en zorgvuldige manier worden verwerkt (artikel 6) en alleen voor duidelijk omschreven doelen worden

gebruikt (artikel 7).

Voor informatie-uitwisseling in het sociaal domein kunnen verschillende grondslagen bestaan:

en specifieke wettelijke grondslag (artikel 8(c)

van de Wbp).

van de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van een betrokken bestuursorgaan (artikel 8(e)

van de Wbp), of op vrijwaring van een vitaal belang van een betrokkene (artikel 8(d) van de Wbp).

dienen (artikel 8(a) van de Wbp).


KERNPUNTEN

De Wet bescherming persoonsgegevens is leidend. Dit wil zeggen dat bij gegevensuitwisseling altijd

overwogen moet worden:

geen minder ingrijpende alternatieven?

ueel plichten) van de betrokken burgers hierin?

De gemeente is verantwoordelijk voor de regie over, en de zorgvuldigheid van de gegevensuitwisseling

en maakt daarover afspraken met andere partijen; het college van B&W is voor de wijze waarop het

daaraan invulling geeft verantwoording verschuldigd aan de raad.

Met de decentralisaties wordt de gemeente de spil in het hulpverlenings/ondersteuningsproces en het

leveren van maatwerk aan de burger. De verantwoordelijkheid voor de zorgvuldigheid van het proces

van gegevensuitwisseling dat daarvoor nodig is, ligt dan ook bij de gemeente. Die verantwoordelijkheid

betekent dat het college van burgemeester en wethouders verantwoording verschuldigd is aan de raad

over het proces van gegevensuitwisseling en privacy en beveiliging.

Richting geven aan een lerende praktijk. Dit betekent dat gemeenten ruimte moeten hebben de

noodzakelijke nieuwe werkwijzen te ontwikkelen en dat er tegelijkertijd op gestuurd wordt dat in deze

nieuwe werkwijzen de privacy van burgers gewaarborgd is. Dit impliceert dat in de periode van

ontwikkeling wel spelregels nodig zijn die houvast bieden aan de praktijk.

STAPPENPLAN

Voordat u, als professional, besluit wel of geen informatie over een cliënt met andere professionals te

delen, moet u zorgvuldig afwegen waarmee het uiteindelijke belang van de cliënt het meest gediend is:

het respecteren van diens privacy of een inbreuk op deze privacy (en het eventueel doorbreken van de

geheimhoudingsplicht).

Let op: Het anoniem bespreken van (vermoeden van) zorgen met collega’s is altijd mogelijk

binnen de privacy wetgeving.

Stap 1: Bepaal de taken en belangen van de verschillende organisaties binnen het

samenwerkingsverband.

Per organisatie moet inzichtelijk gemaakt worden welke taak de betrokken organisatie heeft bij het

verwerken van gegevens en welke belangen bij het verwerken van gegevens daarmee samenhangen of

daaruit voortvloeien. In hoeverre heeft deze organisatie een taak in het kader van het De Toegang en

welk belang heeft de organisatie dan waarvoor het uitwisselen van gegevens noodzakelijk is?

Daarbij komt de vraag aan de orde: wat wil en kan ik als organisatie? Of wat vind ik dat ik moet op basis

van de mij opgedragen taak? En welk belang bij gegevensuitwisseling vloeit daaruit voort of hangt

daarmee samen? Het gaat dan om het zogenoemde geobjectiveerde belang. Dus niet om een

subjectieve (persoonlijke) beleving van wat het belang bij gegevensuitwisseling kan zijn, maar om wat

objectief bezien tot de belangen van de organisatie behoort. Moet ik als sociale dienst mij bezighouden

met de drugsverslaving van één van de ouders van de desbetreffende jeugdige? Valt het binnen mijn

taakomschrijving als sociale dienst dat ik een welzijnsorganisatie inschakel als ik weet dat één van de

ouders drugsverslaafde is en in hoeverre heb ik dan of hoever reikt dan mijn belang om gegevens uit te


wisselen met die organisatie? Bij die vraag komt dan natuurlijk ook het doel van de gegevensuitwisseling

aan de orde.

Let op: Per stap kort en krachtig motiveren en documenteren!

Stap 2: Bepaal het doel van het delen van informatie

Wat willen wij bereiken met gegevensuitwisseling? Alleen maar het voorkomen van individuele

gezondheidsproblemen? Of ook daaruit voortvloeiende gezinsproblemen?

Een doel zou kunnen zijn:

Het zo vroeg mogelijk signaleren en/of eventueel ingrijpen om te voorkomen dat een cliënt afglijdt, dan

wel de cliënt vanuit maatschappelijk oogpunt marginaliseert. Om de cliënt adequaat te kunnen helpen,

moeten de activiteiten van de betrokken organisaties beter op elkaar worden aangesloten door

informatie uit te wisselen over individuele cliënten en onderling afspraken te maken over de aanpak in

een bepaald geval.

De Wbp schrijft voor dat de organisaties alleen informatie mogen verwerken voor welbepaalde,

uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Het doel waarvoor de organisatie de

gegevens verzamelt en gebruikt, is bepalend voor de hoeveelheid en de soort informatie die ze mogen

delen.

Voor sommige persoonsgegevens, met name medische of strafrechtelijke, gelden strengere regels.

Deze gegevens mogen alleen gebruikt worden als de Wbp en andere wetgeving dit uitdrukkelijk

toestaan, zoals voor de uitoefening van de politietaak, hulpverlening of strafrechtspleging.


Stap 3: Concretiseren van de zorgen

Vervolgens is het van belang de zorgen te concretiseren. U stelt vast welke acties u tot uw beschikking

heeft om het doel (stap 2) in een individuele situatie te bereiken. Bijvoorbeeld de mogelijkheid informatie

uit te wisselen met andere betrokken professionals. Zoals het anoniem bespreken van uw zorgen met

een collega, een melding in de verwijsindex en het (niet-anoniem) bespreken van het gehele dossier met

een andere professional. Zo zijn er nog meer acties te noemen.

De volgende vragen kunnen daarbij helpen:

- Wat zijn concreet mijn zorgen?

- Waarop baseer ik mijn zorgen?

- Gaat het om vermoedens of feiten?

- Wat heb ik zelf gezien en wat heb ik van anderen gehoord?

- Wat weet ik zelf al? Wat weet ik nog niet?

- Heb ik de expertise van een andere professional nodig?

- Met welke andere betrokken professional(s) moet ik mijn zorgen bespreken?

- Sterken/nuanceren deze andere professionals mijn zorgen?


Stap 4: Afwegen van zorgen

Na het concretiseren van de zorgen gaat de organisatie deze zorgen afwegen. Er moet een noodzaak

bestaan tot het delen van bepaalde informatie.


De betrokken organisatie maakt gebruik van drie principes bij het maken van deze afweging:

1. Principe van proportionaliteit

- Staat mijn actie in verhouding tot het doel?

- Is mijn actie in proportie?

U geeft een antwoord op de vraag of het op deze wijze afstemmen en samenwerken in

overeenstemming is of in verhouding staat tot/in proportie is met de (veronderstelde) zorgen en het doel

dat u heeft omtrent de cliënt. Dit met het oog op het belang van de cliënt.

2. Principe van subsidiariteit

- Is dit de minst ingrijpende actie?

- Is mijn actie echt nodig?

- Is er een andere (minder ingrijpende actie) mogelijk om mijn doel te bereiken?

U geeft een antwoord op de vraag ‘Is het echt nodig - met het oog op het belang van de jongere - dat ik

op deze wijze afstem of samen werk met andere betrokken professionals? Of zou het ook wel ‘een

tandje minder kunnen?’

Kan ik het afstemmen en samenwerken op een andere manier doen, uitstellen of nalaten?

Bereik ik dan nog mijn oorspronkelijke doel?

3. Principe van doelmatigheid

- Heb ik de meest geschikte actie ondernomen?

- Bereik ik met deze actie mijn beoogde doel?

U geeft een antwoord op de vraag of het op deze wijze afstemmen en samenwerken de (meest)

aangewezen weg is, dit met het oog op het belang van de jongere.


Stap 4: Samenspraak

Als de organisatie vervolgens tot de conclusie komt dat het verwerken van persoonsgegevens in het

kader van de proportionaliteit, subsidiariteit en doelmatigheid een passend middel is om het doel te

bereiken, gaat het eerst over tot samenspraak.

Dit betekent dat de verantwoordelijke organisatie een poging doet samen met betrokkene tot een

passende aanpak voor de geconstateerde zorgen of problemen komt. De organisatie neemt in dit

overleg ook mee welke gegevens het denkt te moeten uitwisselen en met wie (zie ook stap 5).

- Mocht de cliënt niet instemmen met de door de organisatie gekozen aanpak, dan moet hij/zij in de

gelegenheid gesteld worden om bezwaren te uiten.

- Vervolgens dient een afweging gemaakt te worden tussen de geuite bezwaren en de noodzaak van het

uitwisselen van de informatie. De verantwoordelijke organisatie moet dan komen tot een professioneel

oordeel en zijn doelstellingen niet uit het oog verliezen. In dit oordeel moet de organisatie betrekken met

wie ze welke informatie gaat delen en op welk moment.

- Daarna moet de cliënt geïnformeerd worden over de gemaakte afweging, als dit in het belang is van de

cliënt. De organisatie kan ook de afweging maken dat het informeren beter op een later tijdstip plaats

kan vinden. In beide gevallen stelt de organisatie uiteindelijk de cliënt op de hoogte van de gemaakte


afweging en maakt duidelijk hoe het de geuite bezwaren heeft afgewogen tegen de doelstellingen. Dit

allemaal in het kader van het transparantiebeginsel (= betrokkene heeft het recht om te weten wat, waar

vastligt en wat wordt uitgewisseld tussen wie).


Stap 5: Bepaal welke gegevens u deelt

Uiteindelijk kan de organisatie tot de definitieve conclusie komen dat er informatie met andere

organisaties gedeeld moet worden. Dan gaat het bekijken welke gegevens met welke organisatie

gedeeld wordt.

Omvang informatie delen

Hoe de organisaties de omvang van het informatie delen bepaalt, is onder meer afhankelijk van het doel.

Het is gebruikelijk dat alleen de hoogstnoodzakelijke gegevens uitgewisseld worden. In sommige

gevallen betekent dit dat partijen tijdens een overleg aangeven of een persoon bij hun bekend is. Dit

wordt ook wel ‘buitenkant’-informatie genoemd. Dit soort informatie valt gewoon onder de werking van

de Wbp.


Stap 6: Bepaal de vorm en de inhoud van het delen De regels voor het delen van persoonsgegevens

gelden zowel voor het schriftelijk delen als voor het mondeling delen. Maar ook het meekijken naar een

computerscherm wordt al als het delen van gegevens aangemerkt.


Stap 7: Bepaal de verantwoordelijke en maak afspraken

De Wbp legt verplichtingen op aan degene die persoonsgegevens verwerkt, de verantwoordelijke.

Weliswaar hebben ook anderen plichten, maar die verplichtingen zijn steeds afgeleid van de plichten van

de verantwoordelijke. De verantwoordelijke organisatie is de organisatie die beslist of gegevens worden

verwerkt en zo ja, welke gegevens, met welk doel en op welke wijze. Een verantwoordelijke organisatie

binnen het samenwerkingsverband is dus degene die de bevoegdheid heeft om doel en middelen te

bepalen. Dat is degene met de meeste bevoegdheden en de meeste betrokkenheid in een overleg.

Soms is er sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid.


AANDACHTSPUNTEN

betrokkene op een duidelijke manier informeren welke gegevens ze gebruikt, wat het doel hiervan is en

aan wie de gegevens eventueel zijn verstrekt.

persoonsgegevens. Een betrokkene kan om correctie vragen in drie gevallen: (1) als zijn of haar

persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn; (2) als deze onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel of

de doeleinden waarvoor u ze hebt verzameld; (3) als de organisatie deze op een andere manier in strijd

met de wet gebruikt.

betrokkene kan in enkele gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van zijn of haar gegevens

vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. De verantwoordelijke organisatie moet dan beslissen

of het stopt met het gebruik van de gegevens of hiermee doorgaat, omdat het meent daarvoor een

goede reden te hebben.


De Wbp legt de verantwoordelijke de verplichting op om organisatorische en technische maatregelen

te treffen om de verzamelde persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van

onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de

techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico's die

de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er

mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

bescherming persoonsgegevens (CBP). Als er sprake is van een centrale gegevensverwerking, kunt u

volstaan met één melding voor het samenwerkingsverband. De verantwoordelijke doet de melding of, bij

een gezamenlijke verantwoordelijkheid, de meest gerede partner. Dit is over het algemeen de instantie

waar zich de gegevensverwerking bevindt. Als er geen centrale gegevensverwerking is, moeten alle

deelnemende instanties een eigen melding doen waarin zij aangeven dat bepaalde gegevens voor

bepaalde doeleinden aan anderen worden verstrekt (de ontvangers).

Hoe lang de ontvangende organisatie de verzamelde gegevens mag bewaren, verschilt per situatie: in

de Wbp staat geen vaste bewaartermijn. Soms verplicht een wet de organisatie gegevens gedurende

een bepaalde periode te bewaren. Indien dat niet het geval is, moet de organisatie zich steeds afvragen

of het voor zijn doel nog noodzakelijk is de gegevens te bewaren. In de Wbp staat dat

persoonsgegevens niet langer bewaard worden in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te

identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden

verzameld of vervolgens worden verwerkt. Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan

hierboven is gesteld, voor zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden

worden bewaard, en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen ten einde te

verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden

gebruikt.


13 BIJLAGE: ZELFREDZAAMHEIDMATRIX De Zelfredzaamheid-Matrix (ZRM) heeft elf domeinen waarop de mate van zelfredzaamheid wordt

beoordeeld. Deze domeinen hangen natuurlijk sterk met elkaar samen, ze hebben immers allen

betrekking op het dagelijks leven, maar zijn zo gedefinieerd dat ze elkaar niet of nauwelijks overlappen.

De domeinen van de ZRM zijn: Financiën, Dagbesteding, Huisvesting, Huiselijke relaties, Geestelijke

gezondheid, Lichamelijke gezondheid, Verslaving, Activiteiten Dagelijks Leven, Sociaal netwerk,

Maatschappelijke participatie, en Justitie. Dit zijn de noodzakelijke en niet-overbodige gebieden die in

iedere volwassen persoon (in de Nederlandse samenleving) bepalend zijn voor de effectiviteit,

productiviteit en kwaliteit van leven.

De elf domeinen staan in rijen onder elkaar, de vijf antwoordmogelijkheden in kolommen naast elkaar.

Zo ontstaat een raamwerk (matrix) met 55 vakken (cellen). Voor iedere cel zijn criteria opgesteld die de

antwoordmogelijkheid nader specificeren voor het te beoordelen domein en de beoordelaar

ondersteunen bij het waarderen van de zelfredzaamheid op dat domein. Deze criteria helpen de

gebruiker te begrijpen wat de ontwikkelaars bijvoorbeeld onder ‘niet zelfredzaam’ op het domein

Financiën verstaan (‘onvoldoende inkomsten en/ of spontaan of ongepast uitgeven, groeiende

schulden’).

De uiteindelijke beoordeling bestaat uit 11 keer een score tussen 1 en 5. Een beoordelaar kan met de

ZRM dus relatief eenvoudig een volledig overzicht krijgen van een complex begrip met diverse en

uiteenlopende facetten dat een belangrijke rol speelt in de mate waarin een persoon een productief en

kwalitatief goed leven kan leiden: zelfredzaamheid.

Bron: www.zelfredzaamheidmatrix.nl, GGD Amsterdam.


14 BIJLAGE: OPRICHTEN NIEUWE STICHTING

Advies

Onderwerp

De Toegang tot maatschappelijke ondersteuning

1. Aanleiding voor het voorstel:

In het op 31 maart 2016 door de raad vastgestelde beleidsplan "Samen Verder in het Sociaal Domein

2017-2021" is ten aanzien van De Toegang tot de maatschappelijke dienstverlening het volgende

opgenomen:

- de toegang tot de betreffende maatschappelijke dienstverlening wordt voor alle zes gebieden

belegd bij één organisatie. Deze organisatie is verantwoordelijk voor het creëren van zogenaamde

toegangsteams. De gemeente voert echter wel de regie op grond van het afgeven van de

beschikking, een scherp geformuleerde opdracht, kwaliteitsbewaking en sturing op resultaten.

- De juridische entiteit en governance op de toegang, wordt in de loop van 2016 verder vastgesteld.

In het collegebesluit “Inkoopstrategie Sociaal Domein-Emmen 2017” is vastgelegd dat voor het

contracteren van De Toegang gekozen wordt voor de oprichting van een rechtspersoon die voldoet aan de

voorwaarden van quasi-inbesteding.

In dit advies wordt ingegaan op vraag welke rechtspersoon het meest geëigend is voor het contracteren

van de Toegang.

2. Argumentatie en beoogd effect:

Algemeen

In het kader van de decentralisatie in het sociale domein, heeft de gemeente vanaf 1 januari 2015 nieuwe

taken gekregen. Het gaat dan om de uitvoering van de Jeugdwet en om de taken (begeleiding en

beschermd wonen) die van de AWBZ zijn overgeheveld naar de Wmo. Om te kunnen beoordelen of

iemand in aanmerking komt voor een voorziening wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden die er

zijn om de door de cliënt ervaren problemen op te lossen. Dit is de zogenaamde Toegang tot de

maatschappelijke dienstverlening. Om het onderzoek goed uit te kunnen voeren, is specifieke kennis

nodig. Bij de invoering van de nieuwe taken was deze kennis niet aanwezig binnen de gemeente.

Besloten is het onderzoek op afstand te zetten en door externe organisaties uit te laten voeren5. Voor de

Jeugdwet is dit het CJG en voor de Wmo 2015 zijn dit de gecontracteerde partijen die de begeleiding en

beschermd wonen verzorgen.

In het beleidsplan Samen Verder in het Sociaal Domein, is opgenomen dat De Toegang verloopt via de

toegangsteams en dat het organiseren en inrichten van deze teams wordt belegd bij een organisatie. Het

beleidsplan borduurt dus verder op de ingezette weg De Toegang op afstand te zetten. Voorwaarde is dat

de organisatie onafhankelijk is van de aanbieders van maatschappelijke ondersteuning. De organisatie en

de toegangsteams hebben geen (financiële) belangen bij en maken geen deel uit van de aanbieders van de

maatschappelijke ondersteuning. Dit betekent dat het niet meer mogelijk is dat de gecontracteerde

partijen die voor Emmen de maatschappelijke ondersteuning uitvoeren, zoals nu in het kader van de

Wmo gebeurt, het onderzoek voor De Toegang uitvoeren.

5 zowel de Wmo 2015 (art. 2.6.4) als de Jeugdwet (art. 2.11) maken het mogelijk dat wettelijke taken

door derden worden uitgevoerd.


Voorwaarden voor de organisatie

In beleidsplan en het collegebesluit Inkoopstrategie, zijn een aantal formele voorwaarden opgenomen

voor de te contracteren organisatie van de Toegang:.

- de organisatie moet onafhankelijk zijn van de hoofdaannemers en aanbieders;

- de teams in de zes gebieden moeten uniform werken;

- de gemeente voert regie en stuurt op kwaliteit en resultaat;

- er moet sprake zijn van quasi-inbesteden;

- de organisatie moet een rechtspersoon zijn.

Quasi-inbesteden

Het contracteren van een organisatie die De Toegang gaat inrichten, is als een overheidsopdracht aan te

merken. Een dergelijke opdracht moet in beginsel worden aanbesteed. Op basis van een aantal

uitspraken van het Europese Hof, is bepaald dat een overheidsopdracht die wordt verleend aan een aan

de gemeente gelieerde rechtspersoon onder omstandigheden niet (Europees) aanbestedingsplichtig is.

Voorwaarden hiervoor zijn (cumulatief) dat:

de aanbestedende dienst i.c. de gemeente, over de betrokken rechtspersoon toezicht uitoefent

zoals op zijn eigen diensten (toezicht criterium). De gemeente heeft doorslaggevende invloed op

de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van de rechtspersoon;

er mag geen sprake zijn van enig privékapitaal in de interne entiteit; en

deze rechtspersoon tegelijkertijd het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve

van het lichaam of de lichamen die hen controleren (merendeel-criterium).

Kort gezegd komen deze criteria er op neer dat de nieuwe, aan de gemeente gelieerde rechtspersoon, een

door de gemeente gecontroleerde entiteit is en daarvan is sprake als zij tenminste 80% van de

werkzaamheden voor de gemeente(n) gaat uitvoeren en er geen privaat geld in wordt gestoken.

Aan de gemeente gelieerde rechtspersoon

Op dit moment is er geen aan de gemeente gelieerde rechtspersoon waar de taken van de Toegang

ondergebracht kunnen worden. Hiervoor moet dus een nieuwe rechtspersoon worden opgericht.

Op grond van artikel 160 lid 2 Gemeentewet, kan het college besluiten om over te gaan tot oprichten van,

dan wel deel te nemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en

onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor

de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de

raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter

kennis van het college te brengen. 6

Het college is verantwoordelijk voor het onderzoek in het kader van de Wmo 2015 en de Jeugdwet en

voor De Toegang tot de maatschappelijke dienstverlening. Een goede invulling daarvan dient het

openbaar belang. Nu de gemeente de specifieke kennis niet heeft, het niet wenselijk is De Toegang bij

partijen te beleggen die ook zelf de maatschappelijke dienstverlening uitvoeren, de gemeente regie wil

kunnen blijven voeren, is het wenselijk een nieuwe privaatrechtelijke rechtsvorm op te richten voor de

Toegang.

Welke rechtsvorm

In artikel 160 van de Gemeentewet worden de volgende mogelijkheden genoemd als rechtsvorm:

stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge

waarborgmaatschappijen.

6 Door een wijziging van de Gemeentewet, hoeft het besluit niet meer ter goedkeuring aan

Gedeputeerde Staten te worden voorgelegd.


Met het beoordelen van De toegang tot de maatschappelijke dienstverlening wordt een publiekrechtelijke

taak uitgevoerd. Het winstoogmerk speelt daarbij geen rol en is niet van belang. Vennootschappen (NV,

BV, de Vennootschap onder firma, de Commanditaire Vennootschap) zijn bij uitstek geschikt voor

organisaties met een winstoogmerk en worden daar ook veelal mee geassocieerd. Het ligt dan ook niet

voor de hand om voor De Toegang deze rechtsvormen te gebruiken. Bij de VOF en de CV geldt dat de

eigenaren ook privé aansprakelijk zijn. Dit is niet wenselijk voor een organisatie die verantwoordelijk is

voor de Toegang. De onderlinge waarborg maatschappij is bedoeld voor het uitoefenen van een

verzekeringsbedrijf en valt dus af. Blijven over als mogelijke rechtspersonen, de stichting , de vereniging

en de coöperatie.

Bij al de drie rechtspersonen is het mogelijk De Toegang in te richten in de vorm van quasi inbesteden.

Qua structuur van de rechtspersonen, is het belangrijkste onderscheid dat de stichting, in tegenstelling

tot de vereniging en de coöperatie, geen leden kent. De stichting kent alleen een bestuur en eventueel een

Raad van Toezicht. De leden van de vereniging of coöperatie vormen de Algemene ledenvergadering

(ALV) en dat het is hoogste orgaan. De ALV kiest het bestuur. Voor het quasi inbesteden lijkt het een

voordeel dat een vereniging of coöperatie leden heeft. De gemeente kan dan als lid deelnemen en, al

gelang naar het aantal leden en stemverhouding, een doorslag gevende betekenis uitoefenen op

belangrijke beslissing. Dit is echter ook met een stichting te realiseren door in de statuten te bepalen dat

belangrijke bestuursbesluiten goedkeuring van het college behoeven en dat benoeming, schorsing of

ontslag van bestuursleden door het college moet worden goedgekeurd.

Als gekozen wordt voor een vereniging of coöperatie, neemt de gemeente deel als lid. Het nadeel is dat er

dan mogelijk sprake is van “dubbele petten” . De gemeente heeft dan naast de rol van opdrachtgever ook

de rol van uitvoerder. Dit is een minder wenselijke situatie. Dit probleem speelt niet bij een stichting.

Ook kan besluitvorming sneller verlopen nu dit bij een stichting niet afhankelijk is van een ALV.

Alle drie de rechtspersonen kunnen zelfstandig rechtshandelingen verrichten en personeel in dienst

nemen. De aansprakelijkheid is primair belegd bij de rechtspersoon en niet bij de bestuurders ( dit is

anders als er sprake is van wanbestuur).

Fiscaal gezien worden de drie rechtspersonen gelijk behandeld. De gemeente Borger-Odoorn heeft ook

een stichting opgericht voor De Toegang en inmiddels is bekend, dat de eventueel door de stichting aan

de gemeente in rekening te brengen btw volledig compensabel is.

Een stichting heeft per definitie geen winstoogmerk. Eventuele winst en/of vermogen mag alleen worden

toebedeeld aan het doel waarvoor de stichting is opgericht. Bij een vereniging of coöperatie is dit niet het

geval. Bij beëindiging van de verenging komt de winst de leden toe en bij een coöperatie wordt de winst

verdeeld onder de leden.

Samenvatting en voorstel

Meerdere gemeenten hebben de uitvoering van het sociale domein op afstand gezet en daarvoor een

juridische entiteit opgericht. De voorkeur gaat daarbij uit naar een stichting en niet naar een vereniging

of coöperatie.

Als gekeken wordt naar de voorwaarde van het quasi-inbesteden, is dit me alle drie de rechtspersonen te

realiseren. Qua structuur van de rechtspersonen is het grote verschil dat een stichting geen leden en ALV

kent en de andere twee rechtspersonen wel. Als de gemeente deelneemt als lid van de vereniging of

coöperatie, heeft de gemeente de rol van opdrachtgever en uitvoerder. Dit speelt niet bij een stichting.

Ook kan besluitvorming bij een stichting sneller verlopen nu er geen ALV is.

Sturing op kwaliteit en resultaat kan via de Statuten geregeld worden. Het bestuur is rechtstreeks aan te

spreken bij een Stichting. Bij een vereniging of coöperatie zit daar nog de ALV tussen. De stichting heeft

geen winstoogmerk en eventuele winst komt alleen ten goede aan het doel waarvoor de stichting is

opgericht. Dit past goed bij de uitvoering van een publieke taak in het sociale domein.


Gelet op de hiervoor beschreven aspecten wordt voorgesteld om voor De Toegang te kiezen voor de

rechtspersoon van een stichting.

3. Wijze van uitvoering:

Het oprichten van een stichting vindt plaats bij notariële akte. Daarvoor moeten statuten worden

opgesteld. In de statuten moet onder meer worden vastgelegd wat het doel van de stichting is, wat de

bevoegdheden van het bestuur zijn, of er een raad van toezicht is, de wijze waarop de gemeente invloed

uitoefent op belangrijke (strategische) beslissingen en hoe de gemeente toezicht houdt.

Om er voor te kunnen zorgen dat de stichting met ingang van 1 januari 2017 van start kan gaan, zullen

voordat de stichting formeel is opgericht al de nodige acties moeten worden ondernomen. Te denken valt

aan het werven van bestuurders en personeel.

4. Relatie met bestaand beleid / eerder genomen besluiten:

- Het door de raad op 31 maart 2016 vastgestelde beleidsplan “Samen Verder in het Sociaal Domein

2017-2021”;

- Het collegebesluit “Inkoopstrategie sociaal domein-Emmen 2017”, BW16.0018.

5. Inkoop- en aanbestedingsaspecten:

De opdracht tot het inrichten van de Toegang is als een overheidsopdracht aan te merken die in beginsel.

aanbestedingsplichtig is. Dit is anders als er sprake is van quasi-inbesteden. Om hiervan te kunnen

spreken moet de stichting een aan de gemeente gelieerde rechtspersoon zijn waarbij de stichting

financieel volledig afhankelijk is van de gemeente en duidelijk is dat de gemeente doorslaggevende

invloed heeft op de doelstelling en het strategisch beleid.


15 BIJLAGE: PROFIEL TOEGANGWERKER

Medewerker De Toegang

Wat ga je doen? Je voert het 1e gesprek (keukentafelgesprek) met de hulpvrager, stelt samen met de hulpvrager een arrangement op en neemt een besluit over toekenning van de benodigde professionele hulp/ondersteuning. Je doet dit vanuit een integrale verkenning van de situatie waarbij je eerst onderzoekt welke mogelijkheden er zijn voor de inwoner om zijn zelfredzaamheid en participatie te vergroten. Je herkent voorkomende onveilige situaties, bijv. vanuit signalen uit het gebiedsnetwerk en de keukentafelgespekken. Je weet hiernaar te handelen, aan de hand van een nog in te richten escalatieladder en je weet triage (het proces van verhelderen, routeren, en escaleren van vragen en casussen) toe te passen. Je hebt kennis van de meldingsprotocollen en weet hiernaar te handelen. Je ondersteunt cliënten en richt je daarbij op het versterken van de eigen kracht van inwoners en hun netwerk, het verduidelijken van de hulpvraag en het geven van informatie en advies. Kerntaken binnen de cliëntondersteuning zijn: informeren, adviseren, vraagverduidelijking, trajectondersteuning, crisisinterventie, training, bevorderen van zelfredzaamheid en het vergroten van het eigen netwerk. Hoe ga je het doen? Als medewerkers werk je op basis van het ‘T-shaped professional’ concept bij één van de zes toegangsteams, waarbij je ook rouleert binnen de verschillende teams. Iedere medewerker brengt een stuk specialisme in het team in en ontwikkelt zich daarnaast in de breedte als generalist op het volledige takenpakket van het Toegangsteam. Samen met je collega’s maak je deel uit en onderhoud je het gebiedsnetwerk, waarbij je laagdrempelig en zichtbaar in een gebied actief bent. Je bespreekt bijvoorbeeld casussen (o.a. open afschalen) met andere professionals met onderlinge waardering voor elkaars professie. Samenvattend, als medewerker werk je vanuit de volgende interventieniveaus:

Het versterken van eigen kracht, zelfredzaamheid, het sociale netwerk, informele ondersteuning,

daar waar van toepassing. Jouw rol: onderzoeken hoe dit vormgegeven kan worden, stimuleren van

de cliënt en verbindingen leggen in het gebiedsnetwerk.

Kortdurende ondersteuning voor mensen die zich daarna weer zelf redden of zich met een

voorziening verder weten te redden (het gesprek) en licht langlopende ondersteuning (vinger aan de

pols).

Regisseren bij complexe en/of meervoudige problematiek (regisseursrol in het kader van 1

gezin/huishouden – 1 plan – 1 regisseur). Jouw rol: regisseren op het proces totdat het

ondersteuningsplan kan worden uitgevoerd. Wat vragen we? Een relevante HBO-opleiding (of werken denk niveau). competenties: Je zet de cliënt en zijn vraag centraal en je ziet deze als expert van zijn eigen situatie. Communicatief ben je zeer vaardig, vooral het luisteren gaat je goed af en je maakt daarbij echt contact. Je kunt je goed in de mens verplaatsen en weet signalen (van de gemeente, voorliggend veld, klant etc.) goed op te pakken. Je neemt niet over (’kan op de handen zitten’), maar blijft er bij (zolang de situatie daarom vraagt) en je hebt oog voor zowel progressie als terugval. Ook ben je in staat te interveniëren bij een crisis en om samen met de cliënt en andere betrokkenen terugval voor te zijn. Je overziet het groter geheel en kunt de verschillende belangen op verschillende niveaus begrijpen en weet daarmee rekening te houden. Je bent doortastend, durft beslissingen te nemen en kunt out of the box denken. Je bent een netwerker en een verbinder pur sang. Je past je gemakkelijk aan, aan veranderende omstandigheden. Je deelt kennis en vaardigheden met het team en bent in staat om kernachtig te rapporteren, zowel mondeling als schriftelijk.


16 BIJLAGE: PROFIEL TEAMLEIDER Wat ga je doen?

Je bent verantwoordelijk voor het opbouwen van hechte en goed functionerende toegangsteams en het

positioneren van deze teams binnen de zes gebieden van de gemeente. De teams moeten in verbinding

zijn met de inwoners, bewonersgroepen, vrijwilligers(organisaties), maatschappelijke organisaties,

ondernemers en (eerste en tweedelijns) zorgaanbieders. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de

directeur bestuurder.

Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van werkplannen en je rapporteert over de resultaten.

Je bewaakt de effectiviteit en integraliteit van de teambudgetten en rapporteert hierover. Je ontwikkelt

een aantal werkprincipes en implementeert deze. Je monitort de voortgang van de werkprocessen.

Je geeft sturing aan, stimuleert en bent sparringpartner voor de medewerkers. Je zorgt dat er binnen de

verschillende teams op een uniforme manier wordt gewerkt en dat er een goede afstemming en

uitwisseling tussen de teams plaatsvindt. Op coachende wijze draag je bij aan de ontwikkeling van de

teamleden als generalisten en zorgt voor passende ondersteuning en begeleiding om doelen te

bereiken.

Je ziet kansen en mogelijkheden en draagt ondernemerschap uit. Je coördineert de teams op een wijze

waarbij een goed evenwicht ontstaat tussen de resultaatgerichte- en mensgerichte stijl van leidinggeven

Je hebt kennis van veranderingsprocessen en ondersteunt de teamleden bij het ‘voortdurend anders

kijken’. Je stimuleert de cliëntgerichtheid van de medewerkers , waarbij er ruimte is voor leren en

verbeteren.

Wat vragen we?

Je hebt een relevante opleiding (of werken denkniveau) op HBO+ niveau.

Je hebt ruime relevante werkervaring in een leidinggevende/coördinerende functie. Je bent bekend met

de verschillende maatschappelijke domeinen en met individuele hulpverlening, samenlevings-

(verander)vraagstukken en organische processen. Ook de (inhoudelijke en juridische aspecten van de

diverse) werksoorten, doelgroepen en processen binnen de (transformatie van de) jeugdzorg zijn jou niet

vreemd. Je hebt ervaring met samenwerkingsprocessen en (informele en professionele)

samenwerkingspartners.

competenties:

Je bent een verbinder die de teams helpt om een eenheid te worden en effectief samen te werken.

Je hanteert een resultaat- en opbouwgerichte manier van werken. Ook kun je omgaan met je

beslissingsbevoegdheid in complexe zaken. Je ontwikkelt en realiseert kwaliteit door verbinding en

samenwerking tussen de verschillende teams. Je hebt een open houding en bent toegankelijk en

verwacht dit ook van de teamleden.

Het is zeker een pre als je het sociaal gebiedsnetwerk van de gemeente Emmen en de omliggende regio

goed kent.


17 BIJLAGE: PROFIEL DIRECTEUR-BESTUURDER In deze nieuwe functie is de belangrijkste rol die van opdrachtnemer van het uit te voeren gemeentelijke

beleid binnen het sociaal domein.

Wat ga je doen?

Je bent in de stichting verantwoordelijk voor het vormgeven van de organisatie van de toegangsteams

die binnenkort gaan starten en door moeten groeien naar zelfstandig opererende teams, binnen de zes

gebieden van de gemeente. Je opdracht is om het doel van de stichting, namelijk het uitvoeren van de

taken binnen het Sociaal Domein, te bereiken en een doorontwikkeling te realiseren naar een

taakvolwassen uitvoeringsorgaan op het gebied van het Sociaal Domein. Dit vanuit de reeds

geformuleerde visie en beleidskaders van de gemeente. Je vertegenwoordigt de stichting en je bent het

eerste aanspreekpunt voor de gemeente en haar samenwerkingspartners. Je bent belast met het

besturen van de stichting en je bent leidinggevende van de werknemers binnen de teams, waarbij de

directe aansturing bij de teamleider ligt. Je bent sparringpartner en verbinder van zowel de teamleider

als de samenwerkingspartners.

Je optimaliseert de samenloop van allerlei verschillende rollen, zoals het beheren en goed laten

verlopen van het contractmanagement met de convenantpartners, budgetbeheersing en personele en

facilitaire randvoorwaarden. Daarbij dien je rekening te houden met de gemeentelijke beleidskaders.

De taken waar de bestuurder/kwartiermaker zich verder mee bezig houdt zijn onder meer:

het opstellen van de hoofdlijnen van het te voeren bestuursbeleid;

het opstellen van een ontwerp begroting en een jaarrekening;

het tijdig verschaffen van gegevens aan de Raad van Toezicht, die voor de uitoefening van diens

taak noodzakelijk zijn en indien nodig goedkeuring vragen;

periodiek rapporteren aan de Raad van Toezicht over de stand van zaken met betrekking tot de

ontwikkeling van de strategie en het beleid van de stichting;

periodiek overleg voeren met de Raad van Toezicht;

het periodiek houden van een bestuursvergadering;

minimaal vier maal per jaar overleg voeren met het college of een vertegenwoordiger van het

college;

binnen de nieuw op te richten stichting vervul je de taak van voorzitter, secretaris en

penningmeester.

Wat vragen we?

Je hebt een aantoonbaar WO werken denkniveau en kunt op een daadkrachtige en enthousiaste

manier uitvoering geven aan de gemeentelijke visie ‘Samen Verder in het sociaal domein’. Als persoon

ben je doortastend en resultaatgericht en heb je oog voor de menselijke maat voor zowel de

doelgroepen en de medewerkers, als de samenwerkingspartners.

Je bent een natuurlijk leider met een situationele stijl van leidinggeven. Je beschikt over een strategisch

conceptueel denkvermogen en een sterke praktische handelingsvaardigheid. Je bent inspirerend en

enthousiast en je kunt doeltreffend schakelen op alle niveaus.

Je bent proactief, denkt in kansen en mogelijkheden, neemt initiatief om de de gang van zaken te

beïnvloeden, hebt het lef om met nieuwe ideeën te komen, kan goed onderhandelen, anticipeert op

relevante ontwikkelingen en bent maatschappelijk betrokken.

Het is zeker een pre als je het sociaal gebiedsnetwerk van de gemeente Emmen en de omliggende regio

goed kent.


18 BIJLAGE: PROFIEL LEDEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT Wij zoeken in totaal 3 leden: één lid met aandachtsgebied inhoudelijk, één lid met aandachtsgebied arbeidsrechtelijk en één lid met aandachtsgebied financiën. Wat ga je doen? De Raad van Toezicht is het orgaan dat op maatschappelijk verantwoorde wijze toezicht houdt op de stichting. Hij toetst tevens de besluitvorming en geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan de bestuurder. Hij fungeert als klankbord voor de bestuurder en keurt bepaalde besluiten van de bestuurder goed.

De onderwerpen waar de Raad van Toezicht zich mee bezighoudt zijn onder meer:

Integraal toezicht op de uitvoering van het beleid van de Raad van Bestuur

Integraal toezicht op de algemene gang van zaken in de stichting;

Integraal toezicht op de financiën en kwaliteit van de door de stichting uit te voeren bestaande en nieuwe taken per 1 januari 2017 naar aanleiding van de drie decentralisaties in het Sociaal Domein in de gemeente Emmen;

De overige statutair voorgeschreven taken.

De Raad van Toezicht komt minimaal 1 keer per jaar bij elkaar en voert minimaal twee maal per jaar overleg met het college of een vertegenwoordiger van het college.

Wat vragen we? Het is de kunst van een goede Raad van Toezicht om te schakelen tussen afstand en nabijheid; toezichthouden en klankbord zijn; persoonlijke betrokkenheid en bestuurlijke distantie; stevig positie nemen en toegankelijk zijn. In een goed samengestelde Raad van Toezicht zijn de leden complementair, zowel op inhoud als stijl; ze benaderen elkaar op positief kritische wijze en leveren graag een collectieve bijdrage. Daarnaast is het bij de samenstelling relevant dat zowel de regionale binding als inhoudelijke kennis goed geborgd is. Van deze drie nieuwe leden wordt verwacht dat zij invulling geven aan de transformatie in het Sociaal Domein: het zijn turbulente tijden in deze sector. De verschuiving van de AWBZ naar de Wmo, de Participatiewet, de decentralisatie van de jeugdzorg, alles verandert. Daarom zoeken we leden die veel kennis hebben van deze diverse transformaties in het Sociaal Domein.

Wij zoeken kandidaten die algemene bestuurlijke kwaliteiten hebben en affiniteit hebben met de doelstelling van de stichting. Er wordt rekening gehouden met een spreiding van deskundigheden en achtergronden binnen de Raad van Toezicht. Verder hebben de gezochte leden hart voor het maatschappelijk middenveld en de doelstellingen van de sociale teams, gaan graag de discussie aan, bieden tegenwicht en willen en kunnen sparren. Dus de leden kunnen zowel steunend zijn als tegenwicht bieden. Het is relevant dat de leden van de Raad van Toezicht volledig ongebonden en onafhankelijk zijn. Hierbij zijn de volgende aandachtspunten van belang:

Kennis van en ervaring met de transformaties in het Sociaal Domein; vernieuwend kunnen denken, ondernemerschap uitdragen en innovatief en pragmatisch zijn. Van het lid dat kennis heeft van de transformatie in het Sociaal Domein verwachten we dat hij/zij hiermee affiniteit heeft.

Politiek/bestuurlijke expertise en ervaring met de (gemeentelijke) overheid: we geven de voorkeur aan iemand die momenteel geen actieve binding heeft met een politieke partij. Voor deze rol zijn de volgende vaardigheden en eigenschappen onontbeerlijk: strategisch sterk, analytisch, verbindend, organisatiesensitief en procesgevoelig.

Niet tot lid van de Raad van Toezicht benoembaar zijn personen die in dienst zijn of werkzaam zijn ten behoeve van de stichting of wanneer daardoor belangenverstrengeling of strijdigheid ontstaat met de doelen van de stichting. Politieke binding met de gemeente Borger-Odoorn is evenmin toegestaan.


Eén van de drie nieuwe leden dient inhoudelijke kennis te hebben van en ervaring in het Sociaal Domein, één van de drie nieuwe leden dient juridisch arbeidsrechtelijk onderlegd te zijn en één van de drie nieuwe leden dient kennis en ervaring te hebben op het gebied van financiën. Dit is een pre. Kortom, we gaan op zoek naar de ideale combinatie van de drie leden.

De leden van de Raad van Toezicht conformeren zich met hun sollicitatie aan de stappen die de gemeente Borger-Odoorn reeds heeft gezet in het Sociaal Domein.

Opleidingsniveau Aantoonbaar WO werken denkniveau met ruime aanvullende kennis en/of ervaring met genoemde functie-eisen. Arbeidsvoorwaarden De leden van de Raad van Toezicht worden voor een periode van vier jaren benoemd. Het betreft een onbezoldigde (neven)functie. We zoeken naar kandidaten die dit met hart en ziel willen doen. Leden van de Raad van Toezicht hebben recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening

van hun functie gemaakte kosten.


19 BIJLAGE: CAPACITEITSBEPALING TOEGANGSMEDEWERKER

De capaciteit voor de toegangsteams is bepaald aan de hand van de Meta analyse MKBA’s sociale

(wijk)teams door LPBL in opdracht van Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

In onderstaande tabel is de uitkomst van deze bepaling vastgelegd:


20 BIJLAGE: GOVERNANCE STICHTING DE TOEGANG

Inleiding

In het beleidsplan Samen Verder in het Sociaal Domein 2017-2021 is opgenomen dat de juridische

entiteit van de Toegang en de governance in de loop van 2016 verder worden uitgewerkt. Het college

heeft d.d. 14 juni 2016 besloten dat voor de juridische entiteit voor de rechtsvorm van de stichting wordt

gekozen Hieronder zal nader worden ingegaan op de governance.

Governance

In dit memo staat het begrip governance voor een samenhangend geheel van het besturen van een

organisatie, het toezicht daarop en de (maatschappelijke) verantwoording over het beleid, het bestuur en

het toezicht. Dit moet gericht zijn op een efficiënte en effectieve realisering van de beleidsdoelstellingen.

Van belang is dat er een duidelijke verdeling is tussen de bevoegdheid om de organisatie te besturen en

het toezicht daarop.

Als juridische entiteit is gekozen voor een stichting. Een stichting wordt opgericht bij notariële

(oprichtingsakte) waarin de statuten van de stichting zijn opgenomen. In de statuten is juridisch verwoord

op welke wijze de governance is geregeld. De statuten zijn dus de basis voor de governance. Dit kan in

een huishoudelijke reglement verder worden uitgewerkt.

Een stichting kent een wettelijk verplicht orgaan namelijk het bestuur. Het bestuur vertegenwoordigt en

bestuurt een stichting Dit houdt onder meer in, dat het bestuur verantwoordelijk is voor de dagelijkse

gang van zaken, het realiseren van de doelstellingen van de stichting en de aansturing van de

werknemers7. Het bestuur kan uit een of meerdere leden bestaan. Indien het bestuur uit een lid bestaat,

wordt deze bestuurder veelal als directeur/bestuurder aangeduid.

Een toezichthoudend orgaan is wettelijk gezien niet noodzakelijk. Als een dergelijke orgaan er niet is,

dan hoeft het bestuur geen verantwoording aan derden (een ander orgaan binnen de stichting) af

leggen. Als er wel een toezichthoudend orgaan is (Raad van Toezicht) dan legt het bestuur aan dat

orgaan verantwoording af. De RvT ziet erop toe dat de uitvoering binnen de gestelde kaders van budget

en beleid plaatsvindt. Daarnaast heeft de RvT ook een adviserende rol naar de directeur/bestuurder en

staat deze met raad terzijde en benoemt de bestuurders.

Voor de governance is het van belang dat naast het vastleggen van de bevoegdheden, ook de

verhouding tussen het bestuur en de RvT duidelijk in de statuten is vastgelegd.8 Over welke zaken

behoeft het bestuur goedkeuring van de RvT en op welke wijze wordt verantwoording afgelegd door het

bestuur aan de RvT. Op hoofdlijnen is goedkeuring nodig voor het vaststellen van: (meerjaren)

beleidsplannen, de jaarverslagen, de begroting en de financiële jaarrekening. Verder over zaken die te

maken hebben met de samenwerking met andere organisaties als dit belangrijk is voor de werkwijze van

de stichting. Verantwoording wordt afgelegd door middel van een periodiek overleg tussen het bestuur

en de RvT en door middel van rapportages van het bestuur.

De gemeente is opdrachtgever voor de stichting die de Toegang gaat organiseren.. De stichting gaat

een publieke taak uitvoeren. Voor de governance is van belang welke formele relatie de stichting met de

gemeente heeft en op welke wijze de gemeente invloed heeft op het beleid van de stichting. Dit moet in

7 De medewerkers komen in dienst van de Stichting en vallen onder de cao Welzijn en

Maatschappelijke Dienstverlening.

8 de Governancecode Welzijn&Maatschappelijke Dienstverlening van de MO groep Welzijn &

Maatschappelijke Diensverlening, geldt hiervoor als leidraad.


de statuten worden geregeld. Naast een formele relatie met de gemeente, heeft de stichting een

informele relatie met de aanbieders van de ondersteuning. Deze relatie is van belang om een efficiënte

en effectieve realisering van de beleidsdoelstellingen te waarborgen. Aanbieders hebben onlangs

offertes uitgebracht voor de opdracht schoonmaakondersteuning en begeleiding. In deze offertes

hebben de aanbieders vermeld op welke zij de samenwerking met de toegang gestalte willen geven.

Hierover zal afstemming moeten plaatsvinden met de stichting. Het bestuur van de stichting zal dit nader

moeten uitwerken in een door het bestuur op te stellen beleidsplan. Hierdoor wordt de samenwerking

niet vrijblijvend, maar krijgt het een meer formeel karakter. Hierbij is wel van belang dat de

onafhankelijkheid van de stichting van de hoofdaanbieder gewaarborgd blijft.

De stichting verleent geen “zorg” en in die zin heeft de stichting geen cliënten. Voor de stichting is wel

van belang om te weten hoe de dienstverlening door de inwoners wordt ervaren. Om dit te kunnen

vaststellen, zal het bestuur in het beleidsplan moeten opnemen op welke wijze inwoners betrokken

kunnen worden bij de stichting.

Sturing door de gemeente

Uitgangspunt voor de stichting is dat er sprake moet zijn van quasi-inbesteden. De gemeente moet

hiervoor o.a. een sturende en doorslaggevende invloed hebben op de strategische doelstellingen van de

stichting en toezicht uitoefenen zoals op de eigen diensten. Zowel de raad als het college spelen hierbij

een rol.

- De gemeenteraad stelt de beleidsplannen en de verordeningen vast voor de uitvoering van de

wetgeving waar de stichting mee te maken heeft. Bij de uitvoering van de opdracht, is de

stichting gehouden aan deze verordeningen en beleidsplannen.

- De stichting is financieel gezien afhankelijk van de gemeente (subsidie). De gemeenteraad stelt

in de begroting de subsidiegelden van de stichting vast en kan sturen op het budget.

- De gemeenteraad kan zich via het college te allen tijde laten informeren over de stichting. De gemeenteraad heeft zo als kaderstellend orgaan sturende invloed op de stichting.

Voor het college geldt dat de sturende invloed meer de dagelijkse gang van zaken betreft als

opdrachtgever. De invloed op het beleid en het kunnen sturen moet niet zover gaan dat de gemeente

ook uitvoerder is. Voor de cliënten en voor de aanbieder van de zorg, is van belang dat de stichting

zelfstandig (binnen de beleidskaders) over de toegang tot maatschappelijke ondersteuning kan oordelen

zonder dat de gemeente op casusniveau een belang bij de “uitslag” heeft. Om als bestuur voor wat

betreft een de uitvoering een onafhankelijke positie in te kunnen nemen is het wenselijk dat er een RvT

is waar het bestuur verantwoording aan aflegt over de interne bedrijfsvoering en dat niet het college hier

rechtstreeks verantwoordelijk voor is.

Om als opdrachtgever te kunnen sturen, wordt in de statuten vastgelegd welke zaken het bestuur dan

wel RvT ter goedkeuring aan het college voorlegt. Het gaat dan om het (her)benoemen, ontslaan van

leden van het bestuur en RvT, bestuursbesluiten die van belang zijn voor het strategisch beleid.

Daarnaast stuurt het college door middel van het verlenen van subsidie en de daaraan verbonden

voorwaarden. Bij het verlenen van de subsidie wordt een uitvoeringsovereenkomst vastgesteld waarin

de voorwaarden zijn uitgewerkt.

Verantwoording

Door bestuur wordt door middel van rapportages verantwoording afgelegd aan de RvT. Daarnaast vindt

periodiek overleg plaatst tussen het bestuur en RvT en tussen bestuur en college en tussen het college

en de RvT. Het bestuur legt financiële verantwoording af aan de RvT via een jaarrekening en

jaarverslag. Deze worden ook gebruikt bij de definitieve vaststelling van de subsidie door het college. Bij

het afleggen van de financiële verantwoording moet in ogenschouw worden genomen dat de RvT en het

college hierbij verschillende aspecten beoordelen. De RvT beoordeelt het gevoerde financiële beleid (de

financiële huishouding van de stichting) terwijl het college beoordeelt of de subsidie gebruikt is voor het


doel waarvoor zij verstrekt is en voldaan is aan de voorwaarden van de beschikking en de

uitvoeringsovereenkomst.

De opdracht die aan de stichting wordt verstrekt zal voor een bepaalde periode zijn. Periodiek zal de

opdracht en de uitvoering daarvan door de stichting, geëvalueerd worden. Aan de hand van deze

evaluaties zal worden beoordeeld of de opdracht al dan niet verlengd wordt en indien nodig aangepast

wordt.

Schematische weergave governance op hoofdlijnen:

Gouvernance:

formeel / juridische

aansturing en

verantwoordelijkheden.

Opmerkingen

Samenstelling Bestuur en

Raad van toezicht (RvT)

Bestuur en RvT mogen geen binding

hebben met de gemeente.

Als leden van het bestuur of RvT

binding met de gemeente hebben,

heeft de stichting voor wat betref de

uitvoering een minder onafhankelijke

positie. Ook is het gevaar van

“dubbele” petten aanwezig.

Benoeming Bestuur

besluit tot (her)benoeming

leden.

ontslag leden

Bestuur wordt na goedkeuring van het

college door de RvT (her)benoemd.

Idem voor ontslag

Als het college zich niet met de

benoeming van de leden bestuur mag

bemoeien, komt de Stichting steeds

meer op afstand. Mogelijk strijd met

quasi-inbesteden.

Hoewel het formeel geregeld moet

worden, is ontslag een uiterste middel

en zal in de praktijk slechts bij

wanbeheer worden toegepast.

Periodiek zal het functioneren wel

geëvalueerd worden voordat tot

herbenoeming wordt overgegaan.

Benoeming RvT

besluit tot (her)benoeming

leden.

Ontslag leden

RvT wordt na goedkeuring van het college

door RvT (her)benoemd.

Idem voor ontslag

Als het college zich niet mag bemoeien

met de benoeming, komt de Stichting

steeds meer op afstand. Mogelijk strijd

met quasi-inbesteden.

Voor ontslag zie opmerking hierboven

Gebondenheid van de

Stichting aan gemeentelijk

beleid.

De Stichting is gehouden het beleid van

de gemeente uit te veren.

Het gaat om de uitvoering van een

wettelijke taak waarvoor is vastgesteld

dat de gemeente het beleid vaststelt.

Vaststellen uitvoerend

beleid Stichting

Het uitvoerend bestuursbeleid en

beleidsplan worden door het bestuur

vastgesteld en goedgekeurd door de RvT

Het werkt vertragend als het college

het uitvoerend bestuursbeleid zou

moeten goedkeuren.

Wijze van verantwoording Bestuur legt via RvT verantwoording af

aan het college over het gevoerde beleid.

De inhoud van het overleg en de

invulling van de agenda, wordt in


In periodiek overleg tussen college, het

bestuur en RvT wordt de stand van zaken

besproken (uitvoering en beleid). Het

bestuur maakt hiervan een verslag met

afspraken en stuurt dit naar het college.

samenspraak vastgesteld.

Financiën (verlenen en

vaststellen subsidie)

College verleent aan de hand van een

begroting jaarlijks subsidie met daaraan

verbonden een uitvoeringsovereenkomst.

De definitieve subsidie wordt vastgesteld

aan de hand van financieel jaarverslag

Met een uitvoeringsovereenkomst is

relatie opdrachtgever/opdrachtnemer

duidelijker vastgelegd.

Begroting Stichting Begroting wordt vastgesteld door bestuur

na goedkeuring RvT

Het opstellen van de begroting is in

beginsel een taak van het bestuur. Het

college betrekt de begroting wel bij het

verlenen van de subsidie


21 BIJLAGE: AFWEGING PROCES VAN ONDERZOEK TOT BESCHIKKING In het concept ontwerp voor de Toegang is een traject voorgesteld die vanaf de aanmelding tot een

beschikking leidt. In de evaluatie van het ontwerp 23 juni is naar voren gekomen dat het efficiënter en

effectiever wordt geacht het voorgestelde proces te wijzigen.

Het voorgestelde proces is weergeven in onderstaande figuur:

De argumentatie die heeft geleid tot bovenstaand proces is:

1. De uitspraak van de CrvB die zegt dat het beschikken in te bereiken resultaten niet kan. De

gemeente moet ook het “hoe” benoemen. http://www.ar-advocaten.nl/publicatiebericht05.html. Voor

de toegang gaat het om het besef dat volgens deze uitspraak de beschikking voor een

maatwerkvoorziening pas compleet is als het ondersteuningsplan klaar is. De logica is hier dat je als

inwoner niet tegen een indicatie kan zijn waarin staat dat je een schoon huis krijgt, maar als dat dan

betekent dat de aanbieder 1,5 uur voldoende vindt kun je wel van mening zijn dat dit te weinig is. Dat

betekent wat voor de documenten die gereed moeten zijn binnen de wettelijke termijnen: binnen 6 +

2 weken na de melding moet het ondersteuningsplan klaar zijn evenals de beschikking. Als het

ondersteuningsplan integraal onderdeel uitmaakt van de beschikking wordt voldaan aan de eis.

Hiermee is de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de invulling van het plan nog steeds buiten de

gemeente (gemandateerd). De gemeente bekrachtigt het besluit.

2. In de aanbesteding voor ondersteuning en huishoudelijke hulp is vastgelegd dat de hoofdaanbieder

de verantwoordelijkheid heeft voor het opstellen van het ondersteuningsplan (PvA) waarin duur en

hoeveelheid zijn opgenomen. Door dit geschakelde proces zo te kiezen kan De Toegang helder

aangeven wat er moet gebeuren de hoofdaannemer kan dan kiezen voor de exacte invulling

daarvan.

De nadelen van dit proces die in het overleg aan de orde kwamen, waren:

Deze aanpak is getrapt dus de doorlooptijd tot een beschikking is langer dan bij een parallelle

aanpak. Het proces wordt nu gedicteerd door formele gronden en is niet cliëntgericht.

De beschikking wordt zo heel precies en biedt formeel minder ruimte voor tijdelijke aanpassingen.

Dat past niet in de filosofie die de ruimte moet bieden aan de cliënt en aanbieder om binnen kaders

een flexibele ondersteuning te bieden.

De start van de zorg is niet afhankelijk van het beschikbaar worden van de beschikking omdat het

arrangement vanuit De Toegang defacto gezien wordt als besluit. De gemeente bekrachtigt met een


formeel document (de beschikking).

Het voorstel is om het traject van het ondersteuningsplan parallel te schakelen met het opstellen van een

beschikking. Zie schematische overzicht.

Dit voorstel kent enkele voordelen:

Het proces tot de beschikking is onafhankelijk van de hoofdaanbieder. Hiermee kan de

gemeente makkelijker aan de wettelijke termijnen voldoen.

De beschikking biedt meer ruimte voor aanbieder en cliënt voor flexibiliteit in ondersteuning,

zolang die flexibiliteit past binnen het arrangement.

Het proces is niet ingericht op zo min mogelijk juridische risico’s maar veel meer gericht op snel

zorg bieden en daarbij snel de formele beslissing (beschikking) communiceren.

Bovenstaande model kent wel enkele formele risico’s:

De beschikking zal preciezer geformuleerd moeten worden dan alleen resultaat. Ook moet

beschreven worden wat daarvoor nodig is. Hier zal er overlap kunnen ontstaan op de

verantwoordelijkheid van de hoofdaanbieder die nadrukkelijk het hoe zal beschrijven in het

ondersteuningsplan.

De beschikking zal ondanks de wat exactere manier van omschrijven nog steeds niet voldoen

aan de wijze waarop de uitspraak van het CrvB naar verwijst. Het gevolg hiervan kan zijn dat dit

onnodige bezwaren en de daarmee samenhangende kosten opleveren.

Kiezen we voor het parallel traject, dan zullen twee nadere uitwerkingen moeten opgepakt.

1. Opstellen van een procedure die bij klachten over de mate waarin het ondersteuningsplan niet

voldoet aan de verwachtingen van de cliënt en er een formele bezwaar en beroepsprocedure

nodig is.

2. De informatie die minimaal moet worden vastgelegd in het arrangement en beschikking.


Besluit:

Het Managementteam van de afdeling Maatschappelijke Zaken en Zorg (MZZ) kiest na afweging voor

het serie-geschakelde proces. Zij heeft hiervoor de volgende argumenten:

1. Beide processen leiden allebei tot even snelle inzet van zorg. Het arrangement is defacto het besluit.

2. De serieschakeling levert druk op de keten snel en zorgvuldig het dossier op te zetten. 3. Door deze schakeling moet voor iedere inzet een ondersteuningsplan geleverd worden, dit

houdt het dossier volledig in alle gevallen. 4. Het levert in alle gevallen een sluitende beschikking 5. De huidige beleidsregels zijn passend voor een proces waarbij verslag/arrangement en

ondersteuningsplan onderdeel uitmaakt voor een beschikking.

toegangsteams emmen 2017 -...

Documents