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To Enrique Franklin:
“To the rise of the Latin American enterprise, and to the effort of making management better”.
Henry
Mintzberg
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Contenido
• Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales• Manejo de formas en las organizaciones• Organigramas:normas generales para su preparación• Distribución del espacio en las áreas de trabajo• Manuales administrativos• Diagramación• Reorganización administrativa• Asistencia técnica y servicio de consultoría
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Cada capítulo incorpora:
• Objetivos
• Introducción
• Contenido temático
• Resumen
• Preguntas y temas de análisis
• Un caso práctico
• Bibliografía
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Objeto de la obra El contenido de la obra está orientado a
elevar el desempeño de una organización a partir del empleo inteligente de sus recursos sobre una base de información y vinculación de su estrategia con su forma de operar
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Características fundamentalesCaracterísticas fundamentales
De forma
Su redacción emplea un lenguaje claro y sencillo para que la obra sea accesible y fácil de aplicar en todo tipo de ambiente de trabajo, sea público, privado o social.
En un solo documento se conjunta el material más significativo y factible de traducir en resultados en materia organizacional.
La presentación de los temas sigue una secuencia lógica, pero también es posible abordarlos en forma individual o combinada, ya que no existe una seriación obligada de los capítulos.
La forma en que se desarrollan los contenidos permite un acercamiento gradual al conocimiento del tema, lo que posibilita su comprensión y puesta en práctica en el caso final de cada capítulo.
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Características fundamentalesCaracterísticas fundamentales
De fondo
La obra enlaza la visión de organización y métodos al analizar la información necesaria para afrontar el reto de organizar una empresa puntualmente.
Las técnicas que se incorporan están avaladas por la experiencia y conocimiento, producto de su aplicación en el campo de trabajo.
Los contenidos muestran la bondad de dominar los aspectos relacionados con la infraestructura organizacional como parte de la cadena de valor de una organización.
El manejo de los temas relaciona de manera clara las estructuras con la estrategia para alcanzar ventajas competitivas tangibles.
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ETAPAS DE LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES
VISIÓN DEL ESTUDIOVISIÓN DEL ESTUDIO
EVALUACIÓNEVALUACIÓN
IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
ANÁLISIS DE DATOSANÁLISIS DE DATOS
PLANEACIÓN DEL ESTUDIO
PLANEACIÓN DEL ESTUDIO
RECOPILACIÓN DE DATOS
RECOPILACIÓN DE DATOS
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Ventajas comparativas
El marco metodológico es más consistente
Incorpora nuevos instrumentos para la captación de información
Vincula de mejor forma las condiciones de operación con el entorno
Incluye nuevas técnicas de análisis y clarifica los conceptos de todas y cada una de ellas
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MODELO DE RED DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ESTUDIO ORGANIZACIONAL
12FIN
1 INICIO 2 4
5
6 7 8
9
10 113
DEFINIR LAS ACTIVIDADES
DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN
AJUSTES A LA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE
APOYO
CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Y
SENSIBILIZACIÓN
IMPLANTACIÓN PRELIMINAR Y ADECUACIONE
S
FUNCIONAMIENTO NORMAL
EVALUACIÓN Y MEDIDAS
CORRECTIVAS
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
ELABORACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE
APOYO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
OBTENCIÓN DE RECURSOS
DETERMINAR LA NECESIDAD DE RECURSOS
HUMANOS MATERIALES Y TECNOLÓGICO
S
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Ventajas comparativas
Amplía y mejora los conceptos que sirven de plataforma para administración de formas en una organización
Integra nuevas formas para la captación de información
Presenta una metodología que posibilita el análisis, diseño y control de formas inteligente
Incluye un bloque de preguntas para auditar el manejo de formas
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CLARIDADCLARIDAD
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PROGRAMAS INSTITUCIONALESHOJA
DE
FECHA
D M AOBJETIVO(S):PROGRAMA
TERMINOINICIOCOORDINACIÓN
RECURSOSNECESARIOSRESPONSABLE(S)
FECHAMETASSUBPROGRAMASNo. ACTIVIDADES
OBSERVACIONES:
COMBINACIÓN DE CASILLAS Y BLOQUESCOMBINACIÓN DE CASILLAS Y BLOQUES
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Ventajas comparativas
Explica con mayor claridad los aspectos técnicos que inciden en el análisis y diseño de estructuras
Mejora el procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas
Depura los criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector público y privado
Incorpora vertientes alternas de estructura
Flexibiliza y da movilidad a las estructuras
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ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
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RELACIÓN CON ÓRGANOS DESCONCENTRADOSRELACIÓN CON ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
OFICIALÍA MAYOR
OFICIALÍA MAYOR
SUBSECRETARIA
SUBSECRETARIASUB
SECRETARIA
SUBSECRETARIA
SECRETARIOSECRETARIO
RELACIÓN DE AUTORIDAD
RELACIÓN DE COORDINACIÓN Y/O COLABORACIÓN
SEPARACIÓN ENTRE ÓRGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS
ÓRGANO DESCONCENTRADO
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INGENIERÍA MERCADOTECNIA FINANZAS RECURSOSHUMANOS
DIRECCIÓN
PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN
ESTRUCTURA UNIDAD/EQUIPO
LIDERES DE EQUIPO
MIEMBROS DEL EQUIPO Figura 3.25
ESTRUCTURA UNIDAD/EQUIPO
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ESTRUCTURA DE BISAGRA
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1.60 m
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P
A
S
I
L
L
O
P
A
S
I
L
L
O
1.20 m
1.80 m
1.50 m
1.40 m
ACCESO
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Ventajas comparativas
Enriquece las consideraciones generales para la realización de un estudio de distribución del espacio
Incluye nuevas guías fundamentales para la disposición de instalaciones
Adiciona fluxogramas para relacionar el trabajo con la ubicación de equipo
Contempla criterios de organización relacionados con la estrategia de la organización
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FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN (GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DEFECHA
CLAVE
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Ventajas comparativas
Integra nuevas versiones de manuales
Fortalece el procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
Relaciona la estrategia con las herramientas de infraestructura organizacional
Asocia la imagen documentada de la organización con la calidad para poder mejorar sus productos y/o servicios
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SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN (GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PÁGINA DEFECHA
CLAVE
IDENTIFICACIÓN Y RELACIONES
A) Identificación
1. Nombre del puesto.
2. Número de plazas
3. Clave
4. Ubicación (física y administrativa)
6. Ambito de operación
B) Relaciones de autoridad
7. Jefe inmediato
8. Subordinados directos
9. Dependencia funcional
PROPÓSITO DEL PUESTO
FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
RESPONSABILIDAD
COMUNICACIÓN
1. Ascendente
2. Horizontal
3. Descendente
4. Externa
ESPECIFICACIONES
1.Conocimientos
2. Experiencia
3. Iniciativa
4. Personalidad
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Ventajas comparativas
Procedimientos
Define la importancia que reviste para una organización soportar su quehacer con diagramas
Relaciona los diagramas de procedimientos con la forma de operar de una organización
Aclara el uso de la técnica de diagramación para compendiar en forma ordenada operaciones, formatos y método de trabajo
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Departamento Solicitante
Solicitud de Materiales
Revisa Existencias
Elabora Requisición de Compra
Lleva Requisición de Compra
Inspección de Materiales
Surte Materiales
Elabora Orden de Compra
Surte Orden de Compra
Selecciona Proveedor
Almacén Departamento de Compras Proveedor
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Ventajas comparativas
Procesos
Presenta las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que una organización puede emplear para desempeñarse eficazmente
Define puntualmente el trazo de mapas de proceso como herramienta de análisis organizacional
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Flujo de un proceso
Entrada del
Proceso
Salida del
Proceso
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Ventajas comparativas
Precisa de qué manera incide en el desempeño de una organización la decisión de reorganizarse
Amplía y mejora el marco teórico que sustenta un proceso de organización
Integra un procedimiento general de reorganización más consistente
Aborda en forma analítica aspectos relacionados con los sistemas de información, procesos, modificaciones a estructura, estrategia,
Presenta un modelo aplicado fortalecido
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Bases de datos
de la
organización
Paneles,Foros
de Discusión y
Conferencias
Fuentes de
información
Recursos para reorganizar
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ESTRUCTURA “TIPO” DE UNA UNIDAD DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO (UMA)
NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIGRAMA GENERAL
TITULAR
DISEÑO GRÁFICO
ANALISTAS ANALISTASANALISTAS
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
INFORMACIÓN Y PROGRAMACIÓN
PROYECTOS ESPECIALES
ELABORADO POR:
FECHA:
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MODELO DE ESTRUCTURA PARA UNA EMPRESA DE CONSULTORIALOGO
NOMBRE DE LA EMPRESA ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
ASESORÍA FISCAL
ANALISTAS
LIDER DE PROYECTO
GERENCIA DE ANÁLISIS E INFORMACIÓN
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA DE EVA-LUACIÓN Y CONTROL DE
PROYECTOS
LIDER DEPROYECTO
ANALISTAS
ELABORADO POR:
FECHA:
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Ventajas comparativas
Mejora los conceptos que caracterizan a la asistencia técnica y al servicio de consultoría
Presenta de manera más clara el marco de actuación para brindar asistencia técnica y el servicio de consultoría
Afina la capacidad de aplicar el método para la gestión de la asistencia técnica y el procedimiento para la prestación del servicio de consultoría
Incluye cambios en los medios para manejar puntualmente ambas alternativas de servicio
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SEGUIMIENTO GLOBAL DE PROYECTOSNOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: FECHA:
ORGANO O MECANISMO ENCARGADO:
TERMINOINICIO
% AVANCEACTIVIDADES REALIZADAS
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
FECHARESPONSABLESPROYECTOSNo.
OBSERVACIONES:
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FORMATO DE REPORTE SEMANAL
CLAVE ADSCRIPCIÓN:
FIRMA
SEMANA No:
NOMBRE: NUMERO DE EMPLEADO:
CLAVE DEL PROYECTO:
CLAVES DE FASE / ACTIVIDAD LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO OBSERVACIONES
NÚMERO DE HORAS:
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Ignorar y saber están en fronteras tan
cercanas, que uno nunca sabe de qué
lado está. H.
Torres