TNG

1

КРАТКОЕ РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

TNG

Системы безналичных платежей и клубного учета

версия 1.4.0 .

HRS

Hotel & Restaurant Systems

109028 Москва

Тессинский переулок, 4, стр.1

Тел. +(70)(95) 796-9900 Факс +(70)(95) 796-9901

TNG

2

TNG

Работа в системе начинается с аутентификации пользователя

системы. В правом нижнем углу окна мы видим переключатель

внешнего вида клиента. Мы можем переключать между

русскоязычным и англоязычным представлением. Заходим в

систему.

Центральной фигурой системы TNG является гость. В правом

верхнем углу есть поле быстрого поиска гостей. Поиск

осуществляется как по фамилии (при вводе первых букв фамилии

мы увидим список гостей, у которых фамилия начинается на

указанные нами буквы). Для вывода полного списка гостей в

данное поле вводим символ «процент», как показано на

изображении.

TNG

3

Гости подгружаются автоматически , при заселении в гостиничную

систему Opera или Fidelio (при настроенных интерфейсах) . Если

гость не проживает, или нам необходимо создать карту нового

гостя вручную , создаем новый профиль гостя. Это делается через

меню «Выпуск карты».

TNG

4

Выпуск карты

Профайл

Если гость не проживает в гостинице, его необходимо завести

вручную, внимательно заполняем поля профайла гостя. Мы можем

редактировать вид данной страницы, добавляя или убирая поля

для заполнения.

TNG

5

Взаимоотношения

В этом пункте указываются привязки определенных гостевых карт

на основную карту , с которой будет списываться оплата, тип

отношений между гостями . Данная возможность программы

используется, при семейном отдыхе (все платежи

перенаправляются на основную карту главы семьи, например)

TNG

6

Доп.карты

Гостям, владеющим более одной клубной картой, каждую

дополнительную карту или купон указываем в данном меню, в

графе «Magstripe».

Операции

Во вкладке «операции» отображаются все движения по счету

клиента: продажи с точек, чеки клиента, пополнение счетов за

определенный период . Также по каждой позиции мы можем

распечатать счѐт, список чеков (Кнопка «Счѐт», «Печать» в

программе). Немного затемненные строки в данной вкладке – это

открытые чеки, их мы можем закрыть в меню «Кассовые

операции» . Более полные данные по операциям клиента более

детально можно увидеть через отчѐтную систему на платформе

OracleBI.

TNG

7

Контракт/абонемент

Во вкладке отображаются данные по абонементам гостя:

Наименования купленных абонементов, остаток посещений, точки

с которых были осуществлены посещения, дата окончания

абонемента, активные и неактивные абонементы гостя на текущий

момент времени .

TNG

8

Рассмотрим подробнее действия, которые позволяют нам

совершать кнопки управления абонементами меню «Профиль».

1) «Абонемент» – позволяет добавить гостю абонемент без чека .

2) «Позиция» - позволяет добавлять или убирать позиции в

абонементе по разным причинам.

3) «Статус» - в данном пункте мы можем управлять

заморозкой/активацией абонементов.

TNG

9

4) Кнопка «Перенос» позволяет нам назначить данный абонемент

на другой профайл.

5) «Печать» - данный пункт меню предоставляет быстрый доступ

к печати абонемента.

6) «История» - данная опция показывает нам данные по

изменению подписки для определенного гостя. Мы можем видеть

TNG

10

какой оператор, по какой причине, с какой точки продаж в какое

время сделал определенные изменения в абонементе гостя.

Резервирование

Вкладка «Резервирование» будет доступна в следующих релизах

программы . В данной вкладке мы сможем оперативно увидеть

график резервирования процедур по времени для данного гостя.

TNG

11

Мастер выборки

Пункт меню служит для быстрого доступа к профайлу, какого-либо

гостя по определенным параметрам. Во вкладке «Поля» мы

выбираем, какие данные о гостях мы хотим увидеть в выборке, в

«Условия» мы вводим необходимое для поиска условие и в

«Результате» получаем выборку в виде таблицы с параметрами,

которые мы задали. Все результаты мы можем сохранять под

уникальными именами для того, чтобы пользоваться этими

запросами в дальнейшем.

TNG

12

TNG

13

Объединение

При изменении профайла гостя , в гостиничной программе,

повторном заезде , дублировании профиля гостя или же при

передаче клубной карты гостя другому человеку (если такая

возможность предусмотрена политикой отеля) – есть возможность

«объединить» карты. При этом карта-источник уничтожается и все

данные (оставшийся депозит, информация о посещениях по карте ,

операции гостя) в этом случае перенесутся на выбранный

профайл. Необходимо обратить внимание на то, что после

объединения карт, обратная операция уже невозможно.

TNG

14

Типы карт

В пункте меню «Типы карт» мы управляем настройками типов

карт, участвующих в программе лояльности предприятия .

Количество типов выпускаемых карт неограниченно . Переходы от

одного к другому типу карт можно производить как вручную, так и

автоматически при выполнении определенных условий.

TNG

15

Картам назначаются скидки и бонусы, настройки доступов в точки

продаж , время действия, а также бонусный счѐт, на который

будут производиться накопления . Мы можем использовать разные

бонусные счета. Будет применяться один общий бонусный счѐт

или отдельные бонусные счета, например на F&B и SPA

определяется политикой предприятия и программой

лояльности .

Программа лояльности — комплекс мероприятий, основанный

на применении различных маркетинговых инструментов, для

повторной продажи услуги в будущем, либо продажа

дополнительных услуг для клиентов, однажды воспользовавшихся

услугами компании. Проводится с целью повышения лояльности

клиентов, в основном на этапе зрелости жизненного цикла товара.

Типичным примером программы лояльности компании является

дисконтная карта приобретѐнного товара. При дальнейших

покупках с использованием дисконтной карты могут

предоставляться скидки, в том числе по накопительной системе,

также могут существовать системы бонусов и подарков. Кроме

TNG

16

того, при получении подобных карт, как правило, заполняется

анкета, в которой указываются контакты получателя, что даѐт

организации возможность оповещать покупателя о новых и/или

заинтересовавших его товарах и услугах

Зачастую непродуманная программа лояльности приводит к тому,

что скидкой пользуются те люди, которые в любом случае

приобретали бы товар; это в ряде случаев может принести

убытки. Кроме того, коммерческое использование данных

покупателя может привести к злоупотреблениям. Данный

программный продукт исключает возможность злоупотребления

скидками, так как все расчѐты происходят на сервере

автоматически. Информация по гостям и принадлежности к

определенной скидочной группе скрыты от операторов.

Скидки

Скидки — это снижение цен для потребителей. Они являются

косвенным средством, позволяющим варьировать цены для

отдельных клиентов .

TNG

17

В данном пункте меню производится настройка скидок.

Назначаются правила их применения:

1) точки продаж, с которых будет применяться та или иная

скидка,

2) ограничение работы данной скидки по времени (оно

настраивается в шаблонах «Даты и время»),

3) временной период – временные периоды используются из

системы Майкрос,

4) минимальная сумма, начиная с которой будет применяться

скидка,

5) количество гостей, группа накопителей в системе Майкрос,

6) группа товаров (Family group из системы Майкрос) или

определенный товар,

7) количество товаров, на которое будет начисляться скидка,

8) ограничение на количество товаров и значение самой скидки.

Обратите, пожалуйста, внимание, что временные интервалы не

должны конфликтовать друг с другом.

Во вкладке «Типы карт», также можно указывать привязку

скидки к определенной карте (быстрый доступ к назначению

процедур).

TNG

18

Создание 10% скидки на посещение спа -салона с 17 часов

Ради примера, создадим 10% скидку на все услуги, реализуемые

на точке продаж «СПА салон» с 17 часов.

1) Создадим диапазон времени «После 17 часов», для этого

пройдем в «Система» - «Даты и время». Добавим новый диапазон

времени, назначим значение часов (HR) 17-23, сохраним данное

значение.

TNG

19

2) Переходим в пункт меню «Скидки». Добавляем новую скидку

SPA 10 (17-23), назначаем точку продаж, с которой будет

отрабатываться данная скидка, выставляем значения времени и

процент.

3) Назначаем данную скидку тем типам карт с которых мы хотим

ее отрабатывать. В данном примере мы хотим применять эту

TNG

20

скидку всем гостям отеля. Применяем настройки нажатием кнопки

«Сохранить».

4) Теперь проверяем работоспособность данной скидки. Для этого

продадим какую-либо услугу гостю отеля с данной точки продаж и

посмотрим, что станет с ценой на товар в чеке . Для этого

перейдем в меню «Кассовые операции», создадим новый чек и

добавим в него услугу.

TNG

21

5) При нажатии на клавишу с«Подитог» применяются все условия

лояльности, назначенные гостю. В данном примере – это «С точки

продаж <SPA B>, с 17 до 23 часов, всем гостям отеля применять

10% скидку на все услуги».

Как мы видим, в чеке гостя явно указана данная скидка и сумма к

оплате уменьшилась на 200р. (10% от суммы).

TNG

22

Бонусы

Определение слова «бонус» - дополнительное вознаграждение,

премия.

Если при применении скидка уменьшает сумму чека на какое –

либо значение, то бонус означает добавление неких бонусных

баллов на определенный бонусный счет или добавление

определенной привилегии, какое -либо поощрение гостя за

пользование той или иной услугой или другое выражение

симпатии гостю .

Правила

В данной вкладке , назначаются правила работы бонусов, в

аналогии с меню «скидка».

TNG

23

Типы карт

Так же как в пунктах «Скидки» и «Типы карт» для быстрого

доступа, в этой вкладке мы можем выставлять привязку бонуса к

типам карт . Данные быстрые переходы были специально созданы

для удобства использования и скорости доступа к нужной

информации.

TNG

24

Триггеры

Триггеры – это условия, при наступлении которых должно

происходить предписанное действие . Здесь мы проставляем

определенные условия, при которых автоматически будет

отрабатываться заданное действие .

В качестве примера, создадим тестовый бонус BON1, ставим

«галочку» напротив значения «Дата», выбираем из контекстного

меню «Дата рождения», проставляем значение «2». Выбираем

поощрение – например «300 р. на счѐт». Нажимаем «Сохранить» У

нас создан Бонус с именем BON1, который в день рождения гостя

и два последующих дня будет назначать гостю определенный

бонус . Осталось назначить бонус определенному типу карт, и он

будет работать.

TNG

25

В «Бонусах» также проставляются условия перехода карты с

уровня на уровень, автоматические продления, сбросы баллов . Мы

можем дарить услуги при определенных условиях, ограничения на

сумму при которой будет отрабатываться бонус.

TNG

26

Правила платежей

В данном пункте меню выставляется доступ с определенных точек

продаж к счетам.

Правила

Точно так же, как мы проставляли правила скидок и бонусов,

проставим доступы к точкам продаж, для определенных типов

счетов. Здесь мы проставляем доступы с определенных точек

продаж к определенным услугам. Разрешаем или запрещаем

пользование теми или иными услугами в определенное время с

определенных точек продаж. (Например, не продавать алкоголь

после 21 часа или ограничить доступ в бассейн до 22 часов) .

Ограничиваем время, когда можно продавать или покупать с точек

продаж определенный товар. Всѐ достаточно гибко, настраивается

в соответствии с утвержденной политикой заведения. Таким же

образом мы можем назначать точки продаж, время, временной

период из Майкрос, сумму, и другие параметры .

TNG

27

Типы счетов

В данном пункте меню также назначаются счета, на которые

распространяются настроенные правила платежей.

TNG

28

Контроль доступа

В пункте меню «Контроль доступа» мы разрешаем или запрещаем

доступы с одних точек продаж на другие. Например, разрешаем

отпускать банные товары из точек доступа общей рецепции отеля

в ночное время или запрещаем отпускать услуги салона красоты

из ресторана.

Контроль доступа

Здесь мы можем назначить возможность отпускать товары с

определенных точек в определенное время. На практике это

применяется, например, в фитнес клубах, когда основные точки

продаж закрыты, а гость приходит в ночное время, ему

отпускается услуга или пробивается посещение с «общей»

рецепции.

TNG

29

Открыть чек

В данной вкладке можно разрешить открывать чеки по тем или

иным позициям с разных точек продаж.

TNG

30

Счета

В пункте меню «Счета» мы настраиваем все счета, которыми

будем пользоваться в отеле (депозитный -денежный, бонусный,

бонусный СПА и другие типы счетов, участвующие в программе

лояльности заведения) и назначаем ранее настроенные правила

платежей для них . Как вы уже заметили , в основные пункты меню

можно попасть разными способами, это сделано для удобства

использования программы и увеличения скорости работы .

TNG

31

Кассовые операции

В данном меню настраивается работа TNG как точки продаж.

TNG

32

При нажатии на пункт меню «Кассовые операции» мы сразу

попадаем на список гостей «кто в клубе» (список открытых чеков

гостей). Здесь мы видим точку продаж, на которой открыт чек,

фамилию гостя, время регистрации и сумму чека на данный

момент.

Для создания нового чека гостю, мы проходим по кнопке

«Стандартный вид» в форму управления чеком .

TNG

33

Рабочее пространство состоит из трех полей – «колонок». В левом

верхнем углу окна мы видим текстовое поле для быстрого доступа

к гостям, наберите первые буквы фамилии гостя или знак %

(который покажет нам все профили гостей, находящихся в

системе), выберите нужного гостя.

Здесь же , в левом поле будет отображаться наполнение чека, при

добавлении в него услуг или товаров . В центре мы видим часть

меню, информация в этом поле ограничена правами доступа с

нашей точки продаж (точка продаж назначается в нижнем левом

углу рабочего поля программы). Внизу этой колонки также есть

строка для быстрого доступа к выбору товаров и услуг. Правая

колонка содержит в себе кнопки для работы с чеком. После

наполнения чека услугами, для его закрытия используется кнопка

«Подитог» (систему можно настроить так, что при нажатии кнопки

«подитог», сразу же печатался счѐт на фирменном бланке отеля

или чек). Также чек можно сохранить для будущей оплаты. Чуть

ниже находятся кнопки, которыми закрывается чек – в

соответствии с политикой отеля, на депозит, на комнату, на

карточку, на наличные деньги.

TNG

34

Также в этом поле находятся кнопки управления чеком. Для того

чтобы убрать позиции из незакрытого чека, нужно кликнуть на

позицию и нажать кнопку «Отмена». Если мы ошиблись и пробили

неправильный чек, то нам нужно создать такой же чек, но с

отрицательными значениями, для этого – сначала нажимаем

кнопку «ОТМ», а затем кликаем на позицию в меню – она попадет

с отрицательным значением в чек, а затем в программу.

Для того чтобы добавить открытую скидку или наценку, которая

явно не прописана в программе лояльности предприятия ,

нажимаем в том же поле на самую нижнюю кнопку

«Скидка/наценка», откроется окно выбора. Выбираем нужное

значение из чека и вводим или выбираем из списка причину

скидки или наценки, вводим сумму или процент изменения цены и

применяем данное изменение, нажатием кнопки «ОК».

TNG

35

Таймеры

Данный пункт меню был добавлен для автоматизации работы,

учета и оплаты проката.

TNG

36

Пример использования : У нас в меню выбора есть специально

заведенные позиции - «Таймеры», например «Прокат ракетки»

длительностью 10 минут стоимостью 5 рублей.

Гость берет данный спортивный снаряд, а мы запускаем таймер.

Через некоторое время, гость возвращается, мы останавливаем

таймер (например, 30 минут) и нажимаем кнопку «Оплата».

Программа автоматически переадресует нас в меню «Кассовые

операции» и посчитает нам 30 рублей (5 рублей * 6 раз по 5

минут) и предложит оплатить.

Установка единой системы для оплаты заказов и учета времени

использования прокатного оборудования и площадок позволяет

максимально упростить и ускорить весь процесс обслуживания

посетителей. Работнику проката достаточно просто выбрать

прокатную услугу из имеющегося в наличии перечня и нажать на

кнопку "Старт", а по возвращении "Стоп" и "Оплата". Дальнейший

расчет произойдет автоматически.

TNG

37

Меню

Пункт программы «Меню» служит для добавления, удаления,

настройки товаров , услуг, абонементов, блюд, таймеров проката

продаваемых через систему TNG на территории предприятия. Во

всех пунктах меню необходимо внимательно проставлять группу

продаж, подгруппу продаж, группу точек продаж , с которых будет

осуществляться продажа услуги. Это имеет большое значение,

так как на основе этих данных будут составляться всевозможные

отчеты по работе предприятия, по товарам и услугам . Само

иерархическое представление в меню дерева товаров и услуг

значения не имеет и создается в соответствии с удобствами

пользователей системы. Также необходимо внимательно

проставлять время оказания услуг и таймеров проката, а также

цену (или несколько цен в разные периоды времени, необходимо

внимательно проставлять временные интервалы, чтобы они не

конфликтовали между собой.) .

TNG

38

Группы меню

Этот пункт меню, отвечает за отчетную иерархию товаров и услуг.

Группы продаж и подгруппы используются при создании

всевозможных отчѐтов и сообщения с внешними программами.

TNG

39

Расписание на день

Знакомство с модулем СПА, начинается с расписания процедур. В

этом модуле, пункте «Расписание на день» мы можем видеть

загрузку мастеров, кабинетов и оборудования. Обладая

достаточными правами корректировать резервирование, обратите

внимание, внизу слева есть контекстное меню «список» - где мы

можем ограничить вывод данных в соответствии с

предустановленными шаблонами. Предустановленные шаблоны

выбираются слева внизу, в контекстном меню «Список». Также,

вы можете выбирать любой день для просмотра, выбирая е го в

календаре.

Резервирование

В этом пункте меню мы создаем резервирование услуг по

мастерам и кабинетам. Рабочее пространство состоит из поля

выбора гостя, в нѐм также содержатся прошлые процедуры гостя

и текстовое поле для быстрого доступа к гостям . Для выбора

TNG

40

нужного гостя, набираем первые буквы фамилии . Для доступа ко

всему списку гостей вводим в поле символ %. Центральное поле

выбора услуг, календаря для выбора нужной даты. Большое поле

под ними по центру, является таблицей резервации процедур.

После выбора гостя, нажимаем «добавить услугу», выбираем

нужную, нажимаем выбрать. Эта услуга появляется на расписании

зеленым прямоугольником, который мы также можем

редактировать по продолжительности, выбрать мастера,

передвинуть ее при помощи мыши на нужное время. При переходе

с даты на дату эта услуга будет переходить вслед за нами до тех

пор, пока не будет назначена. Выбираем нужное время, мастера,

кабинет и нажимаем «Сохранить». Теперь данную назначенную

услугу мы можем видеть в меню «Расписание на день» и «Список

броней».

TNG

41

Список броней

Общий список броней. Из этого пункта меню мы управляем

бронями, проставляем их статусы, изменяем в соответствии с

поставленными задачами, подтверждаем или отклоняем бронь,

оплачиваем услуги и печатаем отчеты.

Групповые занятия

Данный пункт меню является более детальной частью

«Расписания на день» , только для групповых занятий, например

по йоге или аквааэробике. В тренировку мы можем добавлять

гостей, отслеживать посещения, видеть график занятости

инструкторов и свободные места в группах.

TNG

42

График ресурсов

В данном пункте меню мы можем видеть графики работ

сотрудников на ту или иную дату, а также график занятости

кабинетов и спец.техники (например «кедровая бочка»).

TNG

43

Шаблоны расписаний

Здесь мы проставляем шаблоны расписаний, для того, чтобы

потом их видеть в «Расписании на день» и «Графике ресурсов».

Выбираются сотрудники и кабинеты щелчком мыши на позициях из

списка «Доступно».

Кабинеты

В данном меню назначаются кабинеты, в которых оказываются

услуги, график работы того или иного кабинета, а также

персонал, принадлежащий к ним. Нажав левой кнопкой мыши на

нужный нам день, мы выбираем позицию «Добавить смену» и

проставляем график работы кабинета. Эти данные также

отображаются в расписании и графиках ресурсов.

TNG

44

Настройка зарплаты

Если мастеру положено вознаграждение, за оказанную услугу,

процент от предоставляемой им услуги, или за каждую оказанную

услугу начисляется фиксированная оплата, то возможные методы

вознаграждений указываются в данном пункте меню и считаются

автоматически. Результаты вы всегда можете увидеть в отчѐтах .

TNG

45

Навыки

В пункте меню «Навыки» мы проставляем умения нашего

персонала оказывать заданные услуги. Данные используется

также при бронировании услуг, в расписании, а также в

назначении определенных услуг в меню. Обратите внимание, на

то, что умения персонала и кабинеты нужно проставлять

отдельно. Каждой услуге назначаются и кабинеты, и мастера.

Оборудование

Аналогично настройкам кабинета здесь указывается специальное

оборудование. Таким оборудованием может служить стоун печь,

кедровая бочка, специальное медицинское оборудование и другие

подобные ресурсы . Данные проставляются по аналогии с меню

«кабинеты». В нашем примере специальным оборудованием

являются 2 печи для стоун -массажа с названием Stones и

определенным графиком работ.

TNG

46

Складские документы

Пункт меню «Складские документы» выполняет функцию учета

материалов участвующих в процедурах и услугах. Данный модуль

призван, в автоматическом режиме учитывать количество

материалов, приходы-расходы, списание материалов.

TNG

47

Внутренние

Сторонние

Списание

TNG

48

Настройка склада

Данный пункт меню служит для настройки склада. Настройка

заключается в определении имени склада, назначении магазинов,

относящихся к нему, единицы измерения сырья для процедур и

товаров, поставщиков.

Склады

В данном пункте меню происходит настройка имени склада,

назначении магазинов, относящихся к нему, ответственных

сотрудников.

TNG

49

Единицы измерения

В настройке «Единицы измерения» мы указываем единицы

измерения ингредиентов, участвующих в процедурах .

Поставщики

Данный пункт содержит информацию по поставщикам, с которыми

сотрудничает предприятие .

TNG

50

Общие настройки

POS

В данном пункте меню назначаются методы оплат, утвержденные

на предприятии, согласно с политикой заведения. Оплачиваться

услуги могут на депозитный счѐт, на наличные деньги,

закрываться на комнату в гостиничную программу или

оплачиваться банковской картой.

TNG

51

Принтер чеков

В данную вкладку можно добавить дополнительную информацию ,

которая будет отображаться в чеке, а также настройки печати

чека.

Точки продаж

Точки

Здесь происходит настройка точек продаж TNG, Micros, Fidelio или

Opera, проставляются идентификаторы, возможность регистрации

на точке и время начала рабочего дня. Помимо точек продаж TNG,

здесь указываются все точки продаж – терминалы Micros, а также

Opera или Fidelio (При наличии интерфейсов с данными

системами).

TNG

52

Группы точек продаж

Система позволяет группировать точки продаж, для удобства

работы, ограничения доступов и назначения групп товаров

определенным точкам. Эта информация также участвует в отчѐтах

для ограничения вывода информации .

TNG

53

Сотрудники

В пункте меню «Сотрудники» мы создаем мастеров, а также

определяем операторов и группы доступа в систему. Из этого

пункта меню также доступен быстрый доступ для назначения

навыков сотрудников.

TNG

54

Роли и доступ

В этом пункте меню назначаются права доступа операторов в

систему. Здесь создаются ограничения на определенные действия

для разных групп сотрудников.

Даты и время

Пункт меню «Даты и Время» существует для того, чтобы

назначать временные периоды в программе TNG. Обратите

внимание, что система не даст сохранить услугу, если

назначенные даты конфликтуют друг с другом. (Например, если н а

товар проставлены 2 цены – с 7 до 23 стоимость чая = 50 рублей,

с 23 до 7 = 60 рублей, то услуга будет отрабатываться корректно,

а если второй ценой проставить с 21 до 8 = 100 р ., то мы увидим

ошибку , система не даст сохранить настройки блюда )

TNG

55

Налоги

В данном пункте меню мы можем ограничивать действие налогов

на покупателей для отдельных сайтов. Используется для тех

компаний, которые используют единую базу Трако для всех своих

объектов, находящихся в разных странах с различным налоговым

законодательством.

TNG

56

Настройка профайла

Пункт меню «Настройка профайла» служит для детальной

настройки полей гостя в профайле гостя.

TNG

57

Шаблоны

Системная настройка дополнений к модулям, используется при

настройке программы сотрудниками HRS. Надстройки

представляют из себя наборы дополнений в формате xml.

TNG

58

Сводка отчетов

В данном пункте меню содержатся всевозможные отчеты системы

по наиболее важным пунктам работы сотрудников предприятия в

программе TNG , такие, как отчѐты по оплатам, списки чеков,

активные абонементы, кассовые отчѐты и многие другие, список

постоянно дополняется.

TNG

59

TNG

60