tầm mới nghiệp bộ cụhướngdẫntổchứcvận hành ban...

Tầm nhìn mới trong Nông nghiệp

Bộ công cụ hướng dẫn tổ chức vận hành

Ban thư ký đối tác Quốc gia

Thông tin thêm, đè nghị liên hệ:

Tania Strauss, Trưởng nhóm Sáng kiến Tầm nhìn mới trong Nông nghiệp

[email protected]

Tài liệu được phối hợp với Deloitte ConsultingLLP xây dựng

mailto:[email protected]

Mục lục

2

Phần Chủ đề Trang #

Tóm tắt• Tổng quan và Nội dung Bộ công cụ

• Giới thiệu – Các chức năng chính của Ban Thư ký3

Thể chế• Loại hình và đặc tính

• Ưu điểm và nhược điểm7

Nhân sự• Hình thức công việc

• Vai trò của Ban Thư ký11

Quản trị• Các Nhóm Lãnh đạo

• Các cuộc họp16

Hình thức vốn• Cấu trúc vốn


Mô hình tham gia• Đóng góp của các bên liên quan và các lợi ích chính

• Các đề xuất về giá trị23

Phụ lục • Các biểu mẫu tải về 30

Cấu trúc Ban thư ký: Bối cảnh và mục tiêu

Bối cảnh

Mục tiêu

• Để cung cấp hướng dẫn thực tế về cách xây dựng và củng cố Ban thư ký, bao gồm các thực tiễn,

bsi quyết và mẫu cso thể điều chỉnh phù hợp.

• Để cho phép trao đổi các bí quyết và thực tiễn tốt nhất từ các khu vực khác nhau

• Để cung cấp các công cụ cho các đối tác tham gia vào Đối tác Quốc gia hiện có và / hoặc trong quá

trình bắt đầu Đối tác Quốc gia mới

Bộ công cụ này nhằm bổ sung Hướng dẫn cho các hành động quốc gia thực hiện Tầm nhìn mới trong

Nông nghiệp (NVA) và cung cấp tài liệu tham khảo thiết thực về cách xây dựng và củng cố Ban thư ký,

bao gồm các thực tiễn, bí quyết và mẫu có thể điều chỉnh phù hợp.

• Tháng 1/2016, NVA của Diễn đàn kinh tế Thế giới (WEF) đưa ra cuốn Hướng

dẫn cho các hành đông quốc gia trong đó làm rõ các nguyên tắc chính và

khung 8 bước cho các Đối tác của các nước

• Bộ công cụ này nhằm bổ sung cho cuốn Hướng dẫn, cụ thể khi thành lập và

xây dựng Ban thư ký quốc gia. Ban thư ký đóng một vai trò quan trọng trong

việc điều phối hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được các mục tiêu của

đối tác.

3

http://www3.weforum.org/docs/IP/2016/NVA/NVAGuidetoCountryLevelAction.pdf

Tóm tắt (1/2)

NVA của WEF đã xây dựng một Hướng dẫn hành động quốc gia để xúc tác các mối quan hệ đối tác ở 21 quốc gia trên khắp châu Á, châu Phi và châu Mỹ Latinh. Những nỗ lực này đã huy động đầu tư đáng kể của khu vực tư nhân và cơ hội cho hàng triệu nông dân sản xuất nhỏ. Hướng dẫnNVA phác thảo một bộ nguyên tắc cốt lõi và khung 8 bước để hướng dẫn cách tiếp cận của nó. Bước 3 phác thảo cách thiết lập tổ chức đối tác để hỗ trợ và thúc đẩy sự hợp tác sáng tạo giữa một loạt các bên liên quan.

Thúc đẩy tiến trình thực hiện một chương trình nghị sự chung của nhiều tổ chức đòi hỏi phải có sự quản lý và phối

hợp chặt chẽ. Khi một Quan hệ đối tác quốc gia chuyển sang giai đoạn thực hiện, các nhà lãnh đạo thường thấy cần

phải thiết lập năng lực chuyên dụng để điều phối và hỗ trợ các hoạt động của mình. Ban thư ký có thể đóng vai trò

quan trọng này và có thể đảm nhận nhiều danh tính và cấu trúc khác nhau dựa trên nhu cầu của từng quốc gia.

Ban thư ký có thể giúp điều phối quản lý đối tác, cơ chế thực hiện, thường bao gồm cả cấp cao

Nhóm định hướng và Nhóm công tác kỹ thuật.4

Tóm tắt (2/2)

5

Ban thư ký có thể là một yếu tố cần thiết để đảm bảo đối tác thành công và cung cấp giá trị theo ba cách:• Tập trung - Với sự phối hợp xử lý của cán bộ làm việc toàn thời gian, các đối tác khác dành ít thời gian hơn cho công tác quản

lý và có thể tập trung vào hành động hướng tới mục tiêu• Cam kết - Đóng góp nguồn lực đòi hỏi quyền làm chủ trong chương trình hoạt động của đối tác, dẫn đến cam kết và liên kết

mạnh hơn giữa các đối tác• Tính chuyên nghiệp - Cán bộ, văn phòng và trang web chuyên nghiệp có thể mang lại sự tin cậy cho đối tác, giúp huy động các

đối tác và các nguồn lực mới.

Tổ chức của Ban thư ký có thể khác nhau, đưa ra những ưu điểm và những điểm cần cân nhắc khác nhau. Tài liệu này

rút ra bài học kinh nghiệm từ các Đối tác quốc gia trên khắp châu Á, châu Phi và châu Mỹ Latinh do NVA hỗ trợ. Mặc dù

cơ cấu tổ chức của Ban thư ký có thể phụ thuộc vào nhu cầu và bối cảnh cụ thể của từng quốc gia, tài liệu này giúp cho

các Đối tác quốc gia mới tham khảo để thành lập Ban thư ký, hoặc các Đối tác hiện có sử dụng trong quá trình vận hành

và phát triển.

Nội dung của bộ Công cụ hươngs dẫn cho Ban thư ký được thể hiện trong các phần sau:

• Đặc trưng thể chế - Ban thư ký quốc gia có thể có các cấu trúc pháp lý hoặc thể chế khác nhau. Phần này xem xét 3 loại hình

khác nhau, ưu điểm và những điểm cần cân nhắc của chúng để thông báo những điểm có thể phù hợp với điều kiện của mỗi quốc

gia.

• Nhân sự - Có thể có một số vai trò và trách nhiệm trong mô hình nhân sự của Ban thư ký quốc gia. Phần này phân tích các

loại vai trò và nhiệm vụ khác nhau để xem xét khi thành lập và / hoặc mở rộng Ban thư ký quốc gia.

• Quản trị - Cấu trúc quản trị được tạo thành từ các quy trình hướng dẫn tương tác và ra quyết định cả trong Ban thư ký quốc gia

và khi nó tương tác với các bên liên quan khác. Mục đích của phần này là đưa ra các ví dụ về cấu trúc và thực tiễn tốt nhất về

cách phối hợp và hỗ trợ các nhóm lãnh đạo.

• Mô hình tài trợ - Ai sẽ tài trợ cho Ban thư ký là một câu hỏi khởi đầu quan trọng cho các nhà lãnh đạo. Kinh phí có thể được

huy động từ nhiều nguồn. Phần này cung cấp tổng quan về các loại cấu trúc tài trợ khác nhau và các ưu điểm và nhược điểm

tương ứng của chúng.

• Mô hình tham gia - Ban thư ký chịu trách nhiệm kết nối hợp tác giữa nhiều bên liên quan. Điều quan trọng là phải hiểu từng bên

liên quan và vai trò của họ để xây dựng một chiến lược tương tác mạnh mẽ. Phần này cung cấp các đề xuất giá trị cho các bên liên

quan khác nhau bao gồm các công ty, chính phủ, xã hội dân sự và các đối tác phát triển.

Giới thiệu - Chức năng chính của Ban thư ký

6

Chức năng chính của Ban thư ký

Thu hút và phối hợp các đối tác

• Phối hợp và tăng cường các hoạt động thông qua liên lạc nhất quán với các Nhóm Công tác, Nhóm Định hướng, các tổ

chức đối tác mới và hiện có và Chính phủ

• Xây dựng các dự án kinh doanh và phục vụ như một người hỗ trợ trung lập (bằng cách đưa các bên liên quan lại với

nhau)

Hỗ trợ phát triển chiến lược

• Đưa các vấn đề quan trọng hoặc những điểm còn thiếu cần giải quyết đến các cấp lãnh đạo đối tác phù hợp

Kết nối hợp tác

• Chia sẻ bài học kinh nghiệm và thực tiễn tốt nhất với các đối tác ở quy mô rộng hơn và khu vực / toàn cầu khi phù hợp

• Phát triển quản lý kiến thức và truyền thông, bao gồm sự các hoạt động trực tuyến và hoạt động truyền thông

Công tác tổ chức

• Tổ chức các cuộc họp và sự kiện liên quan đến đối tác để thúc đẩy các hoạt động hợp tác

• Tạo điều kiện đối thoại, giải quyết vấn đề và thúc đẩy quá trình ra quyết định với lãnh đạo.

Giám sát và báo cáo

• Xây dựng và triển khai khung báo cáo, chuẩn bị báo cáo cấp đối tác để lưu hành cho đối tác

• Thu thập và tổng hợp những câu chuyện thành công, những khoảng trống và thách thức chung

Hỗ trợ lãnh đạo và quản lý đối tác

• Hỗ trợ lãnh đạo của đối tác trong các cuộc họp Hội đồng hoặc Ủy ban hoặc hỗ trợ chuẩn bị báo cáo hàng năm hoặc tài

chính

• Đảm bảo tài trợ cho các dự án và đầu tư cụ thể

Cần có Ban thư ký để tạo điều kiện và phối hợp các hoạt động hợp tác giữa tất cả các nhóm. Các chức

năng chính về điều phối này được nêu dưới đây.

Mục lục

7















Đặc trưng - Các loại và Đặc điểm

Ba loại cấu trúc pháp lý chính đã được coi là một phương tiện để thành lập Ban thư ký đối tác quốc

gia địa phương. Bảng dưới đây so sánh và đối chiếu ba loại trên bốn đặc điểm.

Bộ phận được

quản lý

1 2

Bộ phận độc lập

3

Chính phủ / Nhà tài trợ

Đặc

điể

m

Tính hợp

pháp

Tính

rủi ro

Tính độc lập

Chi phí

8

Bộ phận độc lập mới được thành lập để điều phối

Ban thư ký được thành lập trong một tổ chức hiện có (ví dụ: trường đại học hoặc tổ chức quốc tế)

Chính phủ hoặc các nhà tài trợ cụ thể được chỉ định để phối hợp các dự án PPP trong nông nghiệp

Mức cao - Có thể có gánh nặng

pháp lý đáng kể để bước đầu thành

lập một pháp nhân mới.

Thấp đến trung bình - Có ít gánh

nặng pháp lý hơn khi trở thành một

đơn vị trong một tổ chức hiện có.

Thấp đến trung bình - Có ít gánh

nặng pháp lý khi trở thành một đơn

vị trong một chính phủ hoặc nhà tài

trợ hiện có.

Mức trung bình- Thiết lập một

pháp nhân mới có thể có các rủi

ro đầu tư và tài chính.

Thấp - Nếu các đối tác không muốn

mạo hiểm pháp lý khi thành lập một

thực thể pháp lý mới, đây có thể là

một mô hình được ưa thích.

Trung bình - Hỗ trợ của lãnh đạo có

thể thay đổi nếu có thay đổi chính trị

hoặc lãnh đạo cấp cao mới.

Mức cao - Thiết lập một thực bộ phận

pháp lý riêng biệt cho phép mô hình

độc lập nhất.

Trung bình - Tổ chức có thể ảnh

hưởng đến quyết định nhân sự và /

hoặc định hướng chiến lược; nếu

không trực tiếp, nó sẽ có khả năng tác

động gián tiếp đến nhận thức.

Thấp - Chính phủ hoặc nhà tài trợ

có khả năng kiểm soát các quyết

định nhân sự và / hoặc định hướng

chiến lược.

Mức trung bình – Chi phí thiết lập

để thiết lập một thực thể pháp lý mới

ban đầu có thể cao nhưng thấp hơn

trên cơ sở hàng năm.

Chi phí hoạt động sẽ thay đổi dựa

trên quy mô tổ chức.

Thấp – Chi phí thiết lập sẽ thấp hơn

với cơ sở hạ tầng hiện có. Chi phí hoạt

động có thể thấp hơn nếu tổ chức quản

lý cung cấp nguồn lực (ví dụ: văn

phòng hiện có, nhân viên biệt phái,

chức năng hỗ trợ).

Thấp – Chi phí thiết lập sẽ thấp hơn

với cơ sở hạ tầng hiện có. Chi phí hoạt

động có thể thấp hơn nếu chính phủ

hoặc nhà tài trợ cung cấp nguồn lực

(ví dụ: văn phòng hiện có, nhân viên

biệt phái, chức năng hỗ trợ).

Mô tả

Thể chế - Ưu điểm và nhược điểm

Trong khi mỗi địa phương có thể có các ưu điểm và nhược điểm khác nhau, môi trường và bối cảnh địa

phương là các yếu tố quan trọng nhất khi đánh giá các mô hình khác nhau.1 2 3

Bộ phận độc lập Bộ phận được quản lý Chính phủ / Nhà tài trợ

Nh

ượ

cđ

iểm

Ưu

điể

m

• Tự chủ cao hơn: mang lại tự do và độc lập

hơn khi thực hiện chương trình nghị sự

• Nhanh nhẹn: cho phép Ban thư ký đưa ra

quyết định nhanh hơn

• Nhận dạng rõ ràng hơn: giúp phát triển ý thức

tổ chức và thương hiệu tốt hơn

• Tư duy kinh doanh: thu hút và bồi dưỡng tài

năng doanh nhân

• Tính linh hoạt: cho phép các mô hình nhân sự

linh hoạt hơn

• Cơ sở hạ tầng hiện có: tận dụng sự hỗ

trợ của một tổ chức quản lý (ví dụ: văn

phòng hiện có, nhân viên biệt phái)

• Thời gian ngắn hơn để đi vào hoạt

động: cho phép Ban thư ký bắt đầu

nhanh hơn khi được thành lập trong một

đơn vị đã được thiết lập

• Uy tín lớn hơn: cho phép Ban thư ký

mới tận dụng tổ chức chủ để thu hút tài

trợ và nhân lực

• Tư duy kinh doanh: thu hút và bồi

dưỡng tài năng doanh nhân

• Cơ sở hạ tầng hiện có: tận dụng sự hỗ

trợ của một tổ chức được thành lập (ví

dụ: văn phòng hiện có, nhân viên biệt

phái)

• Quan hệ chính phủ mạnh hơn: có khả

năng tiếp cận lớn hơn với các hỗ trợ của

các đối tác phát triển và của chính phủ,

có thể tạo ra sự thay đổi (ở một số quốc

gia, điều này có thể it / nhiều quan trọng)

• Đầu tư nhiều hơn để thành lập: mất nhiều

thời gian và chi phí ban đầu hơn để thành

lập; không có cơ sở hạ tầng sẵn có khi thành

lập.

• Rủi ro tài chính: Các nhà đầu tư đối mặt

với rủi ro tài chính lớn hơn của một tổ chức

mới thành lập, so với đặt trong một tổ chức

sẵn có.

• Bản sắc ít rõ ràng hơn: phụ thuộc từ

trung bình đến cao với tổ chức chủ, do

có khả năng bị chỉ đạo các quyết định

và quyết định chiến lược của Ban thư

ký

• Cấu trúc hoạt động phức tạp: các

hoạt động và bộ máy có thể tạo ra

thách thức về độ nhanh khi muốn tạo

ra thay đổi và ra quyết định

• Danh tính ít rõ ràng hơn: phụ thuộc

cao với chính phủ hoặc nhà tài trợ, do có

khả năng bị chỉ đạo các quyết định và

quyết định chiến lược của Ban thư ký

• Cấu trúc hoạt động phức tạp: các

hoạt động và bộ máy có thể tạo ra thách

thức về độ nhanh khi muốn tạo ra thay

đổi và ra quyết định

• Rủi ro khi có chuyển đổi chính trị: hỗ

trợ của chính phủ có thể thay đổi sau

quá trình chuyển đổi chính trị

Lời khuyên: Tính trung lập

của tổ chức chủ rất quan trọng

để đảm bảo tính độc lập và

linh hoạt.

Một tổ chức chủ trung gian có

thể giúp giảm thiểu rủi ro phụ

thuộc với tổ chức đó

Lời khuyên: Thể chế hóa quan

hệ đối tác công-tư như phương

tiện để thúc đẩy các mục tiêu

của ngành nông nghiệp quốc

gia có thể giúp thực hiện

phương pháp này và tránh sự

không chắc chắn trong quá

trình chuyển đổi chính trị

Lời khuyên: Xem xét

một tổ chức chủ tạm

thời để giảm sự chậm

trễ trong việc bắt đầu

thực hiện

9

Thể chế – Sơ đồ quyết định

Có Không

Bạn có quyền tiêp cận tới các nhà

đầu tư quan tâm tài trợ chi phí và

thoải mái với rủi ro thành lập một

pháp nhân mới không?Có Không

Các nhà đầu tư có thoải mái với

một thực thể bán độc lập (nghĩa

là có tính đến lợi ích cạnh tranh

tiềm năng) không?CóKhông

Xem xét việc thiết lập một

bộ phận độc lập hợp

pháp mới

Xem xét việc thiết lập Ban thư ký

trong một bộ phận chủ khác

Có Không

Xem xét thành lập Ban thư ký trong

một tổ chức chính phủ hoặc nhà tài

trợ

Đất nước của bạn có hệ thống

pháo luật thuận lợi để thành lập

một pháp nhân mới không?

Sơ đồ quyết định đưa ra khuyến nghị về thể chế nào có thể phù hợp nhất dựa trên một loạt các câu hỏi

quan trọng liên quan đến môi trường và bối cảnh địa phương của bạn.

Bắt đầu

Có một tổ chức trung lập hiện

tại (ví dụ: một trường đại học

hoặc tổ chức quốc tế) sẵn sàng

tiếp nhận thành lập Ban thư ký

quốc gia không?

1 2 3

10

Mục lục

11















Nhân sự – Phân loại nhân sự

Nhóm Thư ký có thể bao gồm nhiều loại nhân viên khác nhau, từ nhân viên toàn thời gian đến tư vấn bán thời gian đến tình nguyện

viên tạm thời. Mỗi loại đều có những ưu và nhược điểm khác nhau, đáng để xem xét

Lời khuyên: Nếu các mối

quan hệ mạnh mẽ chưa được

thiết lập ở địa phương, một

nhà tư vấn có thể không phải

là lựa chọn tốt nhất do thiếu

tính liên tục

Lời khuyên: Xem lại bộ kỹ

năng, mối quan hệ và năng

lực cán bộ hỗ trợ để đảm

bảo rằng chúng được sử

dụng đúng cách

Lời khuyên: Tận dụng kết

nối với các trường đại học địa

phương để thu hút thực tập

sinh hoặc cán bộ tình nguyện

Nhân sựNhân viên toàn thời gian

hoặc bán thời gian dành

riêng cho Ban thư ký

Tư vấnNhững nhân viên tạm thời hoặc các

chuyên gia có thể tập trung vào việc

xây dựng nội dung cụ thể hoặc trợ

giúp trong thời gian nhiều việc hoặc

trong giai đoạn tái tổ chức

Cán bộ hỗ trợNhân viên được thuê bởi một công ty

đối tác

Thực tập sinh hoặc

tình nguyện viênNhân viên trẻ làm việc trong một

thời gian cố định

Ưu

điể

m

• Dành trọn thời gian và sự

quan tâm cho Ban thư ký (đặc

biệt quan trọng trong thời gian

nhiều công việc đột biến)

• Thúc đẩy ý thức về văn hóa

và tinh thần đồng đội

• Phát triển mối quan hệ lâu dài

• Khả năng có được kiến thức

sâu hơn và nắm bắt đầy đủ

vấn đề

• Linh hoạt hơn về thời gian

và thời lượng làm việc

• Đóng góp rõ ràng hơn với

các sản phẩm được xác

định rõ ràng

• Dễ dàng hơn để xử lý các

vấn đề liên quan đến hiệu

suất công việc

• Mối quan hệ chặt chẽ hơn

với công ty đối tác có thể

giúp tham gia vào tổ chức

đó

• Mang lại kiến thức ngành

hoặc lĩnh vực và kinh

nghiệm chuyên môn

• Chi phí thuận lợi

• Mang đến những ý tưởng mới

và thường thông qua một

quan điểm học thuật

• Giúp xây dựng hệ thống nhân

viên trong tương lai

Kh

uyế

tđ

iểm • Nghĩa vụ theo hợp đồng cao

hơn có thể là thách thức để

có thể không dựa vào nhà tài

trợ và / hoặc có đủ tiền để

cam kết thực hiện các hoạt

động

• Tính không liên tục dẫn tới

nguy cơ hổng kiến thức và

có thể làm suy yếu mối

quan hệ với các bên liên

quan chính

• Rủi ro cạnh tranh lợi ích

với công ty đối tác và công

ty đối tác có thể kiểm soát

nhiều hơn Đối tác Quốc

gia

• Mất tính liên tục do làm

việc trong thời gian cố định

hoặc thời gian ngắn

• Kinh nghiệm

chuyên môn hạn

chế

• Khó duy trì do mức

bồi thường hạn chế

Lời khuyên: Đảm bảo trả đr

lương toàn thời gian. Ở nhiều

nền kinh tế mới nổi, có nhu

cầu cao về nhân viên có năng

lực tại địa phương, do đó bạn

đang cạnh tranh với các gói

lương được cung cấp bởi các

Tập đoàn đa quốc gia lớn. 12

13

Nhân sự - Vai trò của Ban thư ký

Giám đốc điều hành

Khi tuyển nhân viên cho Ban thư ký, những vị trí này thường để tối ưu hóa phân chia trách nhiệm. Số năm kinh nghiệm cho

mỗi vị trí sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và sự phát triển của Ban thư ký. Giám đốc điều hành

Trách nhiệm:

• Lãnh đạo và xây dựng chiến lược với Nhóm định hướng và các bên liên quan chủ chốt khác

• Điều phối hợp tác và triệu tập các cuộc họp

• Giao tiếp với các bên liên quan cao cấp và đa dạng

• Đại diện cho Đối tác quốc gia và tạo dựng mối quan hệ bền chặt

Yêu cầu:

• Khoa học xã hội, quan hệ quốc tế, phát triển nông nghiệp và / hoặc quản lý kinh doanh [hoặc có thể

thay thế bằng: luật pháp, kinh tế hoặc hành chính công đặc biệt là nếu Chính phủ đóng vai trò lớn hơn]

Quản lý sự kiện và truyền

thôngTrách nhiệm:• Phát triển truyền thông và tiếp thị

để thúc đẩy các hoạt động của

Đối tác và mạng lưới

• Điều phối các sự kiện và các

cuộc họp quan trọng

• Giữ cho các bên liên quan chính

được thông báo và duy trì liên lạc

thường xuyên với họYêu cầu :• Truyền thông, tiếp thị, lễ tân và / hoặc

quan hệ công chúng

Trách nhiệm:

• Thu thập và duy trì dữ liệu liên

quan để theo dõi số liệu

• Thông báo tiến độ cho các thành

viên nộp lệ phí

Yêu cầu:

• Chuyên gia kinh tế, phát

triển và chuyên môn

khác

Quản lý M&E Quản lý văn phòng

Trách nhiệm:

• Theo dõi chi phí ngân sách và

quản lý cung ứng tổng thể

• Giám sát hoạt động về nhân sự

như thông báo tuyển dụng, thanh

toán, hợp đồng

• Duy trì các quy định văn phòng và

giám sát các hoạt động hành chính

Yêu cầu :

• Tài chính, kế toán, nhân sự và

chuyên môn khác

Quản lý mối quan hệ

Trách nhiệm:

• Thiết lập và thúc đẩy mối quan hệ với các tổ chức và /

hoặc thành viên tham gia

Yêu cầu :

• Có kiến thức về khu vực tư nhân hoặc công cộng để thúc

đẩy mối quan hệ của các ngành tương ứng

Giám đốc kỹ thuật (hoặc

Chuyên gia nông nghiệp)Trách nhiệm:

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật về thiết kế chuỗi giá trị

• Áp dụng hiểu biết sâu sắc về cách tạo ảnh hưởng đến

chuỗi giá trịYêu cầu :

• Kiến thức nông nghiệp và / hoặc có kinh nghiệm

Giám đốc

điều hành -

Mô tả công

việc

Lời khuyên: Thường xuyên

theo dõi khối lượng công việc

để đảm bảo có năng lực phù

hợp. Một số nhóm có thể hợp

nhất vai trò hoặc tạo vai trò mới

tùy theo nhu cầu của Ban thư

ký. Sáu điểm nêu ở đây có thể

điều chỉnh thành nhiều thể loại

khác nhau

Lời khuyên: Đảm bảo có đủ

năng lực quản lý để lãnh đạo

nhóm. Có thể yêu cầu thêm

một cấp quản lý nếu nhóm

phát triển về quy mô và / hoặc

phạm vi.

Lời khuyên: Khi xem xét

ngân sách lương cho nhân

sự của Ban thư ký, hãy xem

xét nếu có thêm tiền để xây

dựng năng lực và / hoặc học

hỏi chéo (ví dụ: để tham dự

các hội nghị, đào tạo).

Cá

cc

hứ

cn

ăn

gcố

tlõ

i*C

hứ

cn

ăn

g

mở

rộn

g*

* Ghi chú: Các chức năng cốt lõi được coi là các chức năng thiết yếu của Ban thư ký, tuy nhiên có thể được kết hợp và điều chỉnh theo nhu cầu

của mỗi quốc gia. Các chức năng mở rộng thường được thêm vào khi Đối tác quốc gia đã ổn định và phát triển.

Nhân sự – Sơ đồ tổ chức Ban thư ký(1/2)

Nhân sự của Ban Thư ký có thể bắt đầu bằng một tổ chức đơn giản, không chính thức và sau đó phát triển

thành một cấu trúc phức tạp hơn, chính thức hơn khi nó vận hành và phát triển. Dưới đây là một ví dụ đơn

giản về sơ đồ tổ chức nhân sự Ban thư ký với 5 nhân viên.

Giám đốc điều hành

Quản lý quan hệ -

Chuyên viên phụ

trách về Chính

phủ

Quản lý văn phòng

Quản lý quan hệ –

Chuyên viên phụ

trách về Thành

viên

Giám đốc kỹ thuật -

Chuyên gia nông

nghiệp

Ví dụ về nhân sự Ban thư ký (5 nhân viên)

14

Nhân sự - Sơ đồ tổ chức Ban thư ký(2/2)

Dưới đây là cơ cấu tổ chức Ban thư ký của SAGCOT, một Đối tác ở Tanzania được khởi xướng vào năm

2010 và hiện đang hoạt động như một thực thể pháp lý riêng biệt với một đội ngũ Ban thư ký gồm 25 người.

Ví dụ về nhân sự Ban thư ký (25 nhân viên)

15

Mục lục

16















Quản trị – Nhóm Lãnh đạo

17

Mặc dù mỗi Đối tác Quốc gia có một cấu trúc quản trị khác nhau, tùy thuộc vào các bên liên quan, sự phát

triển cũng như quy mô của Đối tác Quốc gia, ba cấp lãnh đạo thường tham gia

Nhóm Lãnh đạo Mô tả

Nhóm định hướng

(Hội đồng hoặc Ủy ban)• Nhóm các nhà hoặch định chính sách cấp cao quyết định tầm nhìn và hướng dẫn các

quyết định chiến lược

Nhóm Công tác (WG)

• Tất cả các nhóm liên quan trên toàn hệ thống thực phẩm hợp tác với Đối tác và chịu

trách nhiệm xác định và thực hiện các kế hoạch hành động cũng như giám sát và chia sẻ

kết quả

Ban Thư ký• Điều phối viên trung lập, độc lập tạo điều kiện cho các quan hệ tương tác với Đối tác

bằng cách thu hút các đối tác và kết nối hợp tác giữa các hoạt động phối hợp khác

Quản trị – Cấu trúc quản trị Đối tác quốc gia

Ở cấp quốc gia, cấu trúc quản trị bao gồm cơ cấu báo cáo của các nhóm liên quan khác nhau tạo nên Đối

tác Quốc gia. Dưới đây là cơ cấu tổ chức Đối tác Quốc gia của PISAgro, một Đối tác ở Indonesia với Ban

Thư ký toàn thời gian được thành lập như một pháp nhân vào tháng 6 năm 2011.

Ví dụ về cấu trúc quản trị Đối tác Quốc gia

18

Quản trị – Các cuộc họp

Ban thư ký chịu trách nhiệm triệu tập các cuộc họp và hỗ trợ các cơ quan chủ quản của Đối tác Quốc gia. Tần suất và mục tiêu của các cuộc họp sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự phát triển và quy mô của Đối tác Quốc gia. Dựa trên các Đối tác Quốc gia hiện có, dưới đây là lịch họp mẫu

Nhóm Lãnh đạo Tần suất Mục tiêu họp

Nhóm định hướng (Hội

đồng hoặc Ủy ban)

Hàng Quý Lãnh đạo Đối tác quốc gia nên họp thường xuyên để định

hướng chiến lược cho toàn đối tác.

Các nhóm công tác (WG)

Nên họp 4-6 tuần/lần trong giai

đoạn thành lập và khi cần thiết

sau khi dự án được xây dựng

Các đối tác trong Nhóm công tác chịu trách nhiệm dẫn dắt các

hoạt động trong các hoạt động cụ thể và nên họp thường xuyên

để thảo luận về thiết kế, tiến độ, nguồn lực, đánh giá thực hiện,

thách thức và các yêu cầu của dự án.

Phiên họp toàn

thể

Hàng Quý Họp mở cho các thành viên hiện có và các bên quan tâm bên ngoài.

Đây là cơ hội để các Nhóm Công tác chia sẻ tiến trình và trao đổi bài

học và cho các diễn giả được mời trình bày ý tưởng mới. Nó cũng là

một cơ hội để giới thiệu công việc với các nhà lãnh đạo Chính phủ.

Trước cuộc họp:

• Chuẩn bị chương trình họp: Ban Thư ký cần chuẩn bị chương trình họp và chia sẻ với

các đối tác liên quan để góp ý trước khi họp

Trong cuộc hop:

• Báo cáo tóm tắt nội dung họp: Ban Thư ký cần ghi chép nội dung các cuộc họp để tài liệu hóa cập

nhật các hoạt động và giám sát tiến độ.

• Đánh giá và theo dõi các hoạt động: Cách tốt nhất là bắt đầu các cuộc họp với các hành động đã được

thống nhất từ cuộc họp trước và kết thúc các cuộc họp với các mục hành động mới có thể đã xuất hiện và giao nhiệm vụ cụ thể

Sau cuộc hộp:

• Phát báo cáo tóm tắt nội dung họp: Ban thư ký cần kịp thời gửi Biên bản họp cho các bên liên quan. Một số trở ngại bao gồm lãnh đạo rời đi trước khi kết thúc họp và / hoặc mất thời gian cho dịch thuật. Trong những trường hợp đó, sẽ rất hữu ích khi thiết lập các quy trình và phân công những người cụ thể cho các vai trò này

Thực hành

tốt

Mẫu

chương

trình họp:

- Bắt đâu

- Quá trình

19

Mục lục

20















Các mô hình vốn – Các loại hình vốn

Hỗ trợ của nhà tài trợ

• Mô tả: Đóng góp kinh phí để thực hiện các sáng kiến với các kết quả đầu ra được xác định cụ

thể.

• Nguồn: Hỗ trợ tài trợ thường do các Chính phủ hoặc NGOs cung cấp. Nguồn vốn khác có tểh

từ các tổ chức, trường đại học, đại sứ quán và / hoặc các tổ chức có quan tâm.

Kinh phí hoạt động của Ban thư ký Đối tác Quốc gia có thể được huy động từ nhiều nguồn và có thể bao gồm phí thành viên, hỗ trợ của nhà tài trợ và / hoặc các đóng góp bằng hiện vật. Trong một số trường hợp, một cơ chế tài trợ là đủ và trong những trường hợp khác, có sự kết hợp của hai hoặc ba cơ chế để tài trợ cho các hoạt động của Ban thư ký

Phí thành viên

• Mô tả: Phí hàng năm được trả lại cho các dịch vụ thành viên được nhận từ Đối tác Quốc gia. Có thể có

các mức phí thành viên khác nhau để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của công ty hoặc dựa trên loại

hình tổ chức.

• Nguồn: Các tổ chức đều có thể là các thành viên trả phí nhưng thường đều từ khu vực tư nhân.

Các loại

hình vốn

Đóng góp bằng hiện vật

• Mô tả: Đóng góp bằng hiện vật là những đóng góp phi tiền tệ, có thể bao gồm văn phòng và nội thất, thiết bị,

CNTT, phòng họp, nhân viên biệt phái, tổ chức các sự kiện và cuộc họp, thời gian từ lãnh đạo cấp cao và các

nguồn lực khác.

• Nguồn Đóng góp bằng hiện vật thường từ chính quyền địa phương, khu vực tư nhân và / hoặc các NGO.

• Xây dựng kinh phí: Ban thư ký cần xây dựng kinh phí cho chi phí hoạt động dự kiến và mẫu kinh phí có thể được sử dụng làm điểm khởi đầu để thực hiện. Biểu kinh phí rất hữu ích để lập kế hoạch cho các yêu cầu tài trợ trong suốt cả năm.

• Đánh giá và giám sát chi tiêu theo kế hoạch: Xây dựng dự toán là một chu kỳ lặp lại, cần được sửa đổi dựa trên những thay đổi về dự trù kinh phí và / hoặc chi phí hoạt động.

Thực

hành tốt

Mẫu kinh

phí

21

Các mô hình vốn – Điểm có lợi và bất lợi

Điều quan trọng là phải nhận thức được sự đánh đổi của các loại cấu trúc tài trợ khác nhau khi tiến hành lập kế hoạch tài chính và quyết định kết hợp nào là phù hợp nhất cho Ban thư ký của bạn.

Phí thành vi Vốn tài trợ Đóng góp bằng hiện vật

Điể

m b

ất

lợi

Điể

m c

ó lợ

i

• Bền vững hơn: Các thành viên trải

nghiệm lợi ích khi làm việc với Đối tác

quốc gia, có nhiều khả năng đầu tư dài

hạn hơn.

• Khả năng mở rộng nhiều hơn: Khi

Đối tác Quốc gia ngày càng lớn, ngân

sách của nó cũng mở rộng

• Cung cấp sự ổn định: Các thành viên

đóng phí có thể mang lại mức độ ổn

định để lập kế hoạch nguồn thu hàng

năm

• Quản lý rủi ro và vai trò xúc tác: Vốn

tài trợ có thể đưa ra cách tiếp cận rủi ro

chung trong đó các nhà đầu tư khác có

lợi ích khi nhìn thấy giá trị ban đầu.

• Uy tín được thiết lập: Chính phủ và /

hoặc hỗ trợ từ các thể chế lớn có thể

mang lại mức độ tín nhiệm cho Đối tác

Quốc gia.

• Hữu ích hơn để bắt đầu: Đóng góp

bằng hiện vật có thể giúp Ban thư ký

khởi động (ví dụ: văn phòng, nhân viên).

• Chi phí hoạt động thấp hơn: Đóng góp

bằng hiện vật có thể giúp giảm số tiền tài

trợ cần thiết.

• Thách thức để đảm bảo thanh toán cho các thành viên: Quan hệ đối tác nhiều bên có thể là các cơ chế duy nhất và việc truyền đạt các đề xuất giá trị có thể chứng minh khó khăn ban đầu

• Thêm báo cáo và dữ liệu: Hỗ trợ của

nhà tài trợ có thể yêu cầu các loại báo

cáo, có thể gây gánh nặng thêm cho

Ban thư ký.

• Ít bền vững lâu dài: Hỗ trợ của nhà tài

trợ có thể không phải là một giải pháp

lâu dài bền vững.

• Ít độc lập hơn: Các nhà tài trợ có thể

ảnh hưởng đến định hướng chiến lược

và / hoặc các ưu tiên.

• Ít độc lập hơn: Những người đóng góp

có thể ảnh hưởng đến định hướng

chiến lược và / hoặc các ưu tiên.

• Giải pháp ngắn hạn: Đóng góp bằng

hiện vật hầu hết là hữu ích trên cơ sở

ngắn hạn

22

Mục lục

23















Các mô hình tham gia – Thông tin về các đóng gói và lợi ích của các đối tác liên quan

24

Bên liên quan Đóng góp cho Đối tác Lợi ích được hưởng từ Đối tác

Chính phủ • Đề ra các mục tiêu quốc gia và thiết lập môi trường chính

sách để thực hiện

• Đầu tư vào cơ sở hạ tầng và dịch vụ công cộng

• Tạo cơ chế hỗ trợ nông dân / nhà đầu tư

• Cải thiện kết quả kinh tế / xã hội cho công dân

• Đầu tư mới từ khu vực tư nhân vào nông nghiệp, bổ trợ cho

đầu tư công

• Đóng góp cho các sáng kiến hoặc khung pháp lý

Khu vực tư nhân • Đầu tư vào chuỗi giá trị

• Tích hợp mục tiêu của Đối tác với chiến lược kinh doanh

• Giới thiệu mô hình công nghệ / kinh doanh mới

• Tính bền vững / ổn định của doanh nghiệp trong dài hạn

• Tiếp cận thị trường mới và cơ hội đổi mới với khách hàng mới

hoặc mô hình kinh doanh mới

• Liên kết với các sáng kiến kinh doanh chiến lược

Nông dân • Chia sẻ quan điểm của nông dân để định hình chiến lược

đối tác

• Đào tạo nông dân và đầu tư vào cải tiến thực tiễn

• Tiếp cận công nghệ, thông tin và thị trường mới

• Sản lượng và thu nhập tăng lên do sản xuất bền vững hơn và

tiếp cận nhiều hơn với thị trường

Xã hội dân sự • Thiết kế các chương trình tạo ra kết quả về môi trường / xã

hội và giúp tạo ra trách nhiệm

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, tài trợ, nâng cao năng lực và truy

cập vào các mạng lưới địa phương

• Cải thiện kết quả phát triển / lợi tức đầu tư cao hơn (ROI)

• Cơ hội đổi mới với các mô hình tác động mới

• Cơ hội để tạo ra tác động lâu dài thông qua cách tiếp cận và

duy trì thị trường

Nhà tài trợ và

các tổ chức

quốc tế

• Sáng kiến quỹ và phát triển phương tiện mới

• Đóng góp hỗ trợ tư vấn và kết nối các mạng trong lĩnh vực

chuyên môn liên quan

• Tập hợp các bên liên quan

• Cải thiện kết quả phát triển / lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn

• Cơ hội đổi mới với các mô hình tác động mới

• Cơ hội để tạo ra tác động lâu dài thông qua cách tiếp cận và

duy trì thị trường

Nghiên cứu

và tư duy

của Lãnh

đạo

• Đóng góp kiến thức, hỗ trợ tư vấn và mạng lưới trong các

lĩnh vực chuyên môn có liên quan

• Thúc đẩy quan hệ đối tác trong phạm vi ảnh hưởng

• Cơ hội duy nhất để phát triển, thử nghiệm và đóng góp ý

tưởng mới

• Những hiểu biết phong phú từ các ứng dụng trong “thế giới

thực”

Ban thư ký chịu trách nhiệm môi giới hợp tác giữa nhiều bên liên quan. Mỗi bên liên quan có một vai trò quan trọng trong quan hệ đối tác và mỗi bên đều tạo ra giá trị đặc biệt từ sự tham gia của mình. Một nhà lãnh đạo Ban thư ký hiệu quả sẽ cần phải hiểu năng lực và giá trị đặc biệt có được từ mỗi bên liên quan.

Các mẫu đề

xuất giá trị

Các mô hình tham gia – Đề xuất về giá trị

Một đề xuất về giá trị tốt với các lợi ích ngắn hạn và dài hạn là cần thiết để thu hút và duy trì sự tham gia của các bên liên quan.

Các mẫu đề xuất giá trị đã được thiết kế cho bốn loại hình bên liên quan sau:• Các công ty• Chính phủ• Đối tác phát triển• Xã hội dân sự

• Phát triển các đề xuất giá trị: Điều quan trọng là phải nêu rõ lợi ích và giá trị gia tăng của Đối tác Quốc gia để thu hút các bên liên quan, bao gồm các nhà tài trợ, đối tác và những đối tượng tiềm năng khác. Các mẫu đề xuất giá trị có sẵn để tải xuống có thể được điều chỉnh dựa trên Đối tác quốc gia và các loại hình bên liên quan khác.

• Xem xét tất cả các lợi ích: Các lợi ích nên bao gồm các giá trị độc đáo và hấp dẫn mà Đối tác Quốc gia cung cấp. Điều quan trọng là điều chỉnh những lợi ích này cho đối tượng của mình, đảm bảo rằng đó là những gì có giá trị và phù hợp nhất cho các bên liên quan cụ thể và nó được tạo ra phù hợp với điều kiện của các bên liên quan

• Phát triển sức mua và khả năng sẵn sàng hỗ trợ các số liệu: Số liệu là một phần thiết yếu của các cuộc thảoluận này. Thúc đẩy đo lường kết quả và khuyến khích các đối tác thu thập và cung cấp kết quả ngay từ đầu sẽgiúp thúc đẩy cam kết định hướng kết quả mạnh mẽ hơn từ tất cả các bên liên quan

Thực

hành tốt

nhất

25

Các mô hình tham gia – Mẫu đề xuất giá trị cho các công ty

Thâm nhập thị trưởng: Cơ hội để chiếm lĩnh thị trường quốc gia và khu vực

Các chuỗi giá trị bền vững: Tạo ra ngành nông nghiệp bền vững và các nguồn vật liệu thô ổn định hơn

Đo lường kết quả thực hiện, báo cáo và phân tích: Thiết kế và thực hiện đo lường kết quả thực hiện và thực tiễn báo cáo

Đối tác theo mục tiêu: Các đối tác mới và các lĩnh vực chuyên môn được phát triển thông qua kết hợp kinh nghiệm và kiến thức của các bên liên quan.

Phát triển bền vững: Cơ hội để tăng cường danh tiếng của công ty và giá trị thương hiệu toàn cầu đầu tư vào các sáng kiến về môi trường, xã hội và / hoặc các sáng kiến xuất sắc.

Đề xuất giá trị của chúng tôi bao gồm một nhóm lợi ích duy nhất cho các thành viên công ty của chúng tôi, bao gồm cả các công ty toàn cầu và địa phương trong chuỗi giá trị, với việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ.

Lợi ích

Các mô hình hợp tác và kinh doanh đổi mới: Phát triển các mô hình hợp tác và kinh doanh mới đổi mới để tạo ra kết quả

26

Các mô hình tham gia – Mẫu đề xuất giá trị cho Chính phủ

Nông nghiệp bền vững: Cải thiện các kết quả đầu ra về kinh tế, xã hội và môi trường cho công dân, đặc biệt là nông dân

Phát triển bền vững: Cơ hội đóng góp để cải tiến các sáng kiến toàn cầu chính (ví dụ, các mục tiêu phát triển bền vững SDG của UN) và tạo ra kết quả bền vững

Đàu tư vào ngành: Đầu tư mới của khu vực tư nhân vào nông nghiệp, bổ trợ cho các khoản đầu

tư công trong nông nghiệp

Đối tác theo mục tiêu: Các đối tác mới và các lĩnh vực chuyên môn được phát triển thông qua kết hợp kinh nghiệm và kiến thức của các bên liên quan

Các mô hình hợp tác và kinh doanh đổi mới: Phát triển các mô hình hợp tác và kinh doanh mới đổi mới để tạo ra kết quả

Đề xuất giá trị của chúng tôi bao gồm một nhóm lợi ích duy nhất để hỗ trợ các quan chức khu vực công thực hiện được các chương trình nghị sự của họ ở cấp quốc gia, tỉnh và địa phương.

Lợi ích

27

Các mô hình tham gia – Mẫu đề xuất giá trị cho Đối tác phát triển

Giám sát và đánh giá: Thiết kế và thực hiện đo lường kết quả thực hiện và thực tiễn báo cáo

Các mô hình hợp tác và kinh doanh đổi mới: Phát triển các mô hình hợp tác và kinh doanh mới đổi mới để tạo ra tác động ở quy mô rộng

Đề xuất giá trị của chúng tôi bao gồm một nhóm lợi ích duy nhất để hỗ trợ các nhà tài trợ đầy nhanh thực hiện

chương trình nghị sự của mình Lợi ích

Nông nghiệp bền vững: cải thiện kết quả đầu ra về kinh tế, xã hội và môi trường đối với ngành nông nghiệp ở địa phương – thường có hiệu suất thu hồi đầu tư cao hơn so với các dự án phát triển kiểu truyền thống

Phát triển bền vững: Cơ hội đóng góp để cải tiến các sáng kiến toàn cầu chính (ví dụ, các mục tiêu phát triển bền vững SDG của UN) và tạo ra kết quả bền vững

Tác động bền vững dài hạn: Cơ hội để tạo ra tác động bền vững dài hạn thông qua phương thức tiếp cận thị trường để có thẻ tự chủ về tài chính.


28

Các mô hình tham gia – Mẫu đề xuất giá trị cho xã hội dân sự

Nông nghiệp bền vững: cải thiện kết quả đầu ra về kinh tế, xã hội và môi trường đối với ngành nông nghiệp ở địa phương – thường có hiệu suất thu hồi đầu tư cao hơn so với các dự án phát triển kiểu

truyền thống

Giám sát và đánh giá: Thiết kế và thực hiện đo lường kết quả thực hiện và thực tiễn báo cáo

Tác động bền vững dài hạn: Cơ hội để tạo ra tác động bền vững dài hạn thông qua phương thức tiếp cận thị trường để có thẻ tự chủ về tài chính.


Đề xuất giá trị của chúng tôi bao gồm một nhóm lợi ích duy nhất để hỗ trợ xã hội dân sự đầy nhanh thực

hiện chương trình nghị sự của mình.Benefits

29

Mục lục

30















Bộ công cụ của Ban Thư ký – Các mẫu có thể tải về

Bộ công cụ của Ban thư ký nhằm bổ sung Hướng dẫn đối tác quốc gia NVA và cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về “cách thức” xây dựng Ban thư ký, bao gồm các mẫu có thể điều chỉnh, thân thiện với người dùng.

Kết nối Mô tả

Nhân sự

Quản trị

Các mô

hình

Quỹ

Mẫu này đã được soạn thảo dựa trên một số mô tả công việc được sử dụng trên mạng. Nó bao gồm các biến số tùy thuộc vào quy mô và mức độ hoạt động của Ban thư ký.

Đây là những chương trình họp mẫu mà Ban thư ký đã sử dụngcho các cuộc họp của họ. Có thể sử dụng chúng như một ví dụcho thời lượng và các chủ đề thường được trao đổi.

Mẫu ngân sách hàng năm và hàng tháng này được các Đối tác Quốc gia trong mạng lưới Grow Asia sử dụng và là một công cụ hữu ích cho Ban thư ký để dự toán các yêu cầu tài trợ.

Các mô hình Mẫu

tham gia Đề xuất

Giá trị

Các mẫu đề xuất giá trị đã được xây dựng để đáp ứng với đầu vào nhận được, để lập tài liệu và nêu rõ giá trị gia tăng cho các bên liên quan, là yếu tố cơ bản để thu hút và duy trì các nhà tài trợ.

Mẫu về

ngân

sách

tingMẫu chương

trình họp:

- Các thức

- Điều hành

Mẫu mô tả

nhiệm vụ

của Giám

đốc điều

hành

Thể chế

Cây quyết định đưa ra một khuyến nghị về loại hình thể chế nào có thể phù hợp nhất dựa trên một loạt các câu hỏi quan trọng liên quan đến môi trường và bối cảnh địa phương.

Sơ đồ về

thể chế

31

tầm mới nghiệp bộ cụhướngdẫntổchứcvận hành ban...

Documents