Tjänstedesign som verktyg för att samskapa nya vägar till innovation i kommuner

Socialchefsdagarna 2018Anna Löfgren Wilteus, Socialstyrelsen

Tänk om...Du kunde ta bort eller ändra på regler som skullegöra det lättare att förnya och utveckla din verksamhet, vilken regel ändrar du först?

Tänk om...Du får ett tillskott på hela 100 miljoner förnyelse avkommunens äldreomsorg, vad skulle du göra då?

Tänk om...Under en dag slutade lagar och regler att gälla, hur skulle du då kunna möta brukarnas behov, som du inte kan i vanliga fall?

Innovation enligt OECD

“An innovation is the implementation of a new or significantly improved product (good or service), or process, a new marketing method, or a new organisational method in business practices, workplace organisation or external relations”.

Nytt, nyttigt, nyttiggjort

Alla 3 behövs för

att det ska vara

en innovation

Nya produkter

Nya tjänster

Nya arbetssätt

Nya organisationsformer

Identifiera utmaningen

Ta fram idéer

Testa lösningar

Utveckla, planera, lansera

Vad har Socialstyrelsen med innovation att göra?

Socialstyrelsen värnar hälsa, välfärd och allas lika tillgång till god vård och omsorg

…och för att klara

detta behöver vi

tänka nytt tillsammans

Socialstyrelsen …

… följer upp, utvärderar, utreder och undersöker

… sammanställer, utvecklar och förmedlar kunskap

… tar fram normer baserade på lagstiftning och kunskap

… utför andra myndighetsuppgifter

”En innovativ och samverkande statsförvaltning”(Förvaltningspolitiska propositionen 2009/10:175)

Verka för att forsknings- och utvecklingsarbete kommer till stånd(Instruktion för Socialstyrelsen)

Redovisa de åtgärder som vidtagits för att främja innovation inom myndighetens ansvarsområde(Regleringsbrev för budgetåret 2018)

Innovativ och effektiv myndighet (Socialstyrelsens strategiska färdplan 2017-2020)

Socialstyrelsens strategi för att främja innovation i vård och omsorg

Vad behövs för

att gå från idé

till att lyckas

nå verklig

förnyelse i

kommuner?

”Det saknas en nationell

plattform och struktur som

underlättar för företag och

vårdverksamheter att mötas

kring utveckling. Det är mycket

tillfälligheter och ad hoc-

lösningar som avgör.”

”Man skickar saker med

email istället för med

post och tycker att man

har digitaliserat ett

flöde”.

”Tillgång till data – det är

jätteutmanande att få fakta

på om det faktiskt blir bättre

för patienten”.

”Utmaningen är att idéerna

ofta blir hängande i luften

och ingen orkar ta tillvara

på dessa. När vi lämnar

mötesrummet, springer alla

vidare med sitt i vardagen.

Jag vill gärna hitta ett sätt

och en struktur för att ta

tillvara på dessa idéer och

se till att de förverkligas”.

”Många projekt blir som

tomtebloss – massor

med bra idéer men det

finns ingen grund för hur

det ska implementeras

och spridas vidare.”

”Det finns kanske en viss

rädsla också, en sorts

’beröringsskräck’ i offentlig

sektor gentemot företag,

mest på grund av att man

inte vet vad som gäller. Man

avstår att göra något nytt

hellre än att riskera att

göra fel”.

”Om Socialstyrelsen tar på

sig innovationströjan och

säger att vården ska

jobba med innovation så

betyder det jättemycket”

”Ibland bollas vi mellan IVO,

Läkemedelsverket och Socialstyrelsen –

någon säger det ligger nog mer på IVO,

någon annan, det ligger mer på

Läkemedelsverket osv, och så bollas vi runt”.

”Socialstyrelsen skulle

kunna hjälpa till att skapa

ett kreativt utrymme

genom att ge kunskap och

mandat om var gränser

går och hur lagar och

förordningar ska tolkas”.

Så här säger man i vård och omsorg om innovation

1. Behov av översikt och vägledning gällande hur olika typer av innovation inom vård, omsorg och offentlig sektor berörs av olika regleringar

2. Patienter, brukare och anhörigas behov behöver få en starkare röst inom vård och omsorg

3. Behov av långsiktigt stöd och resurser för att gå från projekt till breddinförande i hälso- och sjukvård och socialtjänst

4. Behov av nationell IT-infrastruktur som möjliggör interoperabilitet och samverkan

5. Behov av testmiljöer med snabb utvärderingsmöjlighet baserat på data samt aktuell evidens och stöd kring användning av e-hälsa och välfärdsteknik

6. Behov av omvärldsanalys och extern kompetens för att identifiera och lösa problem eller få in nya synsätt

7. Behov av systemsyn för att kunna navigera innovationssystemet och bedriva innovation samordnat

Hinder och möjligheter för innovation

4 strategiskaområden som främjar innovation:

1. Samordna och skapa mötesplatser

2. Stödja trygg och säker utveckling med hjälp av data och stöd kring regelverk

3. Bidra till långsiktiga förutsättningar och strukturer för innovation

4. Uppföljning och analys av innovation och innovationsförmåga

Jämförelse-verktyg e-hälsa och välfärdsteknik

div.socialstyrelsen.se

Följ oss på LinkedIn och Facebook

Utvecklingsprojekt för att lära oss mer om hur Socialstyrelsen kan stötta kommuner i innovationsarbete

Fyra parter i projektet: Socialstyrelsen, Uppsala kommun, tjänstedesigners och forskare”Tjänstedesign som verktyg för att samskapa nya vägar till innovation – hur Socialstyrelsen i framtiden kan främja innovationsförmågan inom socialtjänsten”

Jonas Gumbel, innovations- och förändringsledare, Uppsala kommun

Vilka utmaningar står Uppsala inför?Exempel på utmaningar för äldre- respektive omsorgsförvaltningen i framtiden

• Fram till år 2030 förväntas de allra äldsta, personer 80 år och äldre, att fördubblas

• Utmaning att bibehålla och rekrytera arbetskraft

• Begränsad budget trots behov av investeringar

• Förändrat uppdrag för kommunen med mer avancerad vård i hemmet

• Förändrad efterfrågan på boenden från brukarna

”Citat som lyfter/levandegör insikten”

Tjänstedesign för innovation–att ställa sig i brukarens skor för att hitta nya lösningar

”Service design is all aboutmaking the service youdeliver useful, usable, efficient, effective and desirable”

Design

Användarens upplevelse

Från varulogik till tjänstelogik –olika syn på hur värde skapasVarulogik: värdet skapas internt i organisationen och distribueras sedan som färdig produkt till medborgaren

Tjänstelogik: värdet skapas i interaktionen mellan myndighet och medborgare –användarna ses som medskapande aktörer

Varför använda tjänstedesign inom offentlig sektor?

Traditionellt Tjänstedesign

Lösa problem åt medborgaren Hitta lösningar tillsammans

”Lapptäcke” av olika lösningar, brandsläckning Utgå från medborgarens behov

Storskaliga tester direkt Prototyp i liten skala – ”smarta misslyckanden”

”Stuprör” – svårt med samarbete Samarbete över organisationsgränser

Enkäter och fokusgrupper Djupare kartläggning av verkliga behov

Rapport med text och figurer Prototyp, visualisering av olika slag

Källa: Design for public good, Design Council, UK, 2013

Tjänstedesign med inspiration från innovationsguiden

FrågeställningVad främjar respektive hindrar innovationer som

kan skapa trygghet i hemmet för äldre, personer

med funktionsnedsättning samt multisjuka?

Projektet drivs av Socialstyrelsen tillsammans med

omsorgsförvaltningen och äldreförvaltningen i

Uppsala kommun ihop med organisationsforskare.

Vad skulle Socialstyrelsen kunna göra i framtiden

för att undanröja hinder och främja innovation?

Trygg hemma

Trygg hemma

Trygg hemma

Tre loopar under 2018

LOOP 1 LOOP 2LOOP 3

PROJEKTLEVERANS 2019

Intervju

Intervju

Intervju

Intervju

Intervju

Intervju

Intervju

Intervju

HÄR

ÄR VI

NU!

intervju

intervju

intervju

intervju

intervjuintervju

Vi når mättnad

• Uppmuntrar till berättande• Lyssnar efter vad som är viktigt för användaren

• Varför? Identifierar bakomliggande faktorer snarare än åsikter

• Fokuserar på de gemensamma nämnarna

• Använder olika respondenter i varje loop, ej permanent kundpanel/fokusgrupp

Kvalitativ utvecklingsprocess

Vad är utmaningarna med utvecklingsarbete och innovation där du arbetar?

Brukarnytta starkaste drivkraften för innovationAtt få vara delaktig i att göra livet bättre för någon annan skapar stolthet och stärker yrkesrollen • Gemensam drivkraft i att ge brukarna bättre

livskvalitet• Frihet och egenmakt för brukaren är viktigt

att uppnå• Tekniska lösningar ses som ett nytt sätt att

nå det målet• Brukarperspektivet ger nya idéer och kan

bidra till mer positiv syn på sitt yrke• Stolthet över lyckade projekt ger energi

Behov• Känna att jobbet är meningsfullt och

värdefullt• Sätta ord på vad man gör för att lyfta fram

värdet av det man gör• Uppföljning/utvärdering ett sätt att visa på

professionalism i yrket

”Det blir bra så länge man har de äldres bästa i åtanke och man ser att det blir rätt för dem man är till för”

Innovationsarbete kräver resurserBrukaren måste alltid komma i första hand,innovationsarbete prioriteras bort

• Vård och omsorg bedrivs dygnet runt, året runt. Personalens dagar är fyllda av patient- och brukarmöten, det finns ingen tid att innovera på arbetstid

• Underbemanning gör det svårt att vara borta• För att kunna bedriva utveckling i verksamheten

behöver tid frigöras i praktiken, dvs någon tar över de dagliga arbetsuppgifterna

• Viljan är inte det som hindrar, om man ska få jobba med sin idé måste det prioriteras – dvs något annat tas bort

• Strukturer saknas för att underlätta igångsättande och hitta finansiering till projekt

Behov• Frigjord tid i praktiken – ta in vikarier för den

som ska arbeta med innovation• Hjälp med schemaläggning

”Nån annan måste träffa patienten för att det ska gå”

Struktur för förvaltning, inte för förändringStruktur för innovation saknas, verksamheten är struktureradför att upprätthålla nuvarande verksamhet

• Strukturer på arbetsplatser är skapade för att förvalta verksamheten, inte utmana och förändra

• Innovationsarbete är större än en metod, det krävs processer och strukturer för att driva arbetet hela vägen från utmaning till införd innovation

• Det behövs strukturer för att kartlägga vilka som berörs av utmaningen/idéer samt se till att de blir delaktiga i innovationsarbetet

• Den som vill förändra får lägga mycket tid och energi på att övertyga och få med sig andra.

• Ett personligt nätverk behövs för att genomdriva innovation

Behov• Utrymme och struktur krävs för att lyckas med innovation• Tidig delaktighet skapar ägarskap som underlättar införandet• Förankrat syfte med innovationsarbetet – vad ska vi åstadkomma

tillsammans, för vem skapar vi värde – brukaren, medarbetaren, organisationen och samhället?

• Plan för test och genomförande och utvärdering av resultat• Kultur behövs som tillåter och uppmuntrar och efterfrågar att prova nytt,

utvärdera och göra bättre och bättre

”Förbättrings-arbete borde vara en självklar del av arbetet”

Eldsjälen måste själv hitta bränsle till sin lågaFörändring och innovation är beroende av enskilda personers engagemang

• Den som brinner för något får lägga kraft och energi på att själv skapa sina förutsättningar

• Personligt engagemang krävs för att orka hålla i

• Mycket hänger på stöd från chefen• Behöver hämta kraft, energi och

argument från andra kollegor, nätverk eller chefen

• Eldsjälen behöver stöd från personer med mandat, till exempel MASar, chefer högre upp, jurister eller experter

Behov• Utrymme och stöd för eldsjälen att driva

eller delta i innovationsarbetet så att hen inte behöver kämpa ensam

”Om man inte får stöd känner man sig som en ensam pelikan i öknen”

Chefen som trädgårdsmästare –utan vatten blommar inga frön

Chefen måste bereda väg och lägga grunden

• Utan stöd i form av förtroende, utrymme, resurser och förankring uppåt och bland kollegor går det inte att driva innovation i mål - idetta arbete är chefen oumbärlig

• Chefer behöver uppmuntra till ifrågasättande av nuläget, och utmanande av regler och begränsningar

• Viktigt att visa tillit till de som vill och bjuda in till delaktighet både i prioriteringar om vad som ska göras, och i införande hur, samt uppmuntra förbättringsarbete

• Att utmana nuläget tar tid

Behov• Praktiskt skapa förutsättningar för att utveckla och genomföra

saker• Skapa förutsättningar och strukturer för delaktighet i

innovationsarbete• Lyfta upp och ta till vara personers drivkraft för att skapa

stolthet i vardags- och förändringsarbete. Tillit till medarbetares förmåga

”Chefer måste tänka i möjligheter för att ta bort hinder”

Organisationer kan inte samarbeta – det gör människor

Samarbete över gränser berikar, men bygger snarare på personliga relationer än upparbetade strukturer

• Samverkan mellan förvaltningar inom kommunen och aktörer utanför, t ex landsting och privata aktörer behövs för att kunna innovera. Det är ofta en förutsättning för nya lösningar

• Samverkan är dock inte smärtfritt, många kockar blir mer tungrott och ansvarsfördelning blir mer otydlig

• Många gånger är personliga kontakter och nätverk vägen fram för att få saker att hända eller få reda på vad som gäller

Användarens behov• Bygga relationer med andra utanför den egna

organisationen• Möjligheter att inspireras och samarbeta med andra• Former för möten som främjar samverkan,

både i den dagliga driften av verksamheten och innovationsarbetet

”Personliga kontakter och relationer gör att det går snabbare att komma framåt”

Uppfinn inte hjulet på nyttBehov av att ta del av andras problem och lösningar för att visa att det går att göra saker på nya sätt

• Socialstyrelsen ses som en aktör som kan sprida erfarenheter och goda exempel

• Lärande mellan kommuner och mellan lokal, regional och nationell nivå behövs och efterfrågas

• Initiativ som är specifika för olika områden /situationer uppskattas, liksom att kunna ta del av problem och lösningar runt om i landet, samt ha dialog mellan olika nivåer

Behov• Inspireras av hur andra gjort för att se möjligheter

och få egna idéer• Någonstans att enkelt vända sig till när behov uppstår• Behov av dialog med Socialstyrelsen och med andra aktörer

på olika nivåer för att kunna ställa frågor och få idéer och nya perspektiv

• Behov av specifika satsningar riktade mot olika områden, till exempel vissa sjukdomstillstånd, verksamhetstyper, etiska dilemman etc

”Slippa uppfinna hjulet på nytt…”

”Ibland känns det som man bara vill ringa någon och

fråga hur det egentligen är”

Får jag lov?Att veta vad som gäller ger trygghet och handlings-kraft och kan vara en möjlighet för mer innovation

• Regelverket är ständigt närvarande i det dagliga arbetet

• Falska ”sanningar” om regelverk som inte är korrekta sprids – vilket kan hindra innovation för att man inte tror att den nya lösningen är ok enligt reglerna

• Enklare att göra som man alltid har gjort än att ta reda på vad som skulle kunna göras.

• Svårt att veta vad som gäller vid införande av ny teknik – vilken aktör ansvarar för vad?

• Etiska frågeställningar vid nytänk – hur ska vi förhålla oss till övervakning med ny teknik, utöver det praktiska handhavandet?

Behov• Få hjälp med vad man får göra och inte• Klargöranden, förtydliganden• Tydlig, närvarande part att vända sig till för råd

”Vi vill göra det som är bäst för våra brukare, men det är krångligt”

”Ingen vet och ingen kan svara: det känns som att lyfta på en sten och det är 3000 myror…”

Vi måste fortsätta att leva och

vara pragmatiska!

I den ”grå zonen” – vem har ansvar för patienten i

gränserna mellan kommun och region?

De som inte kan lämna

samtycke kan inte delta i

innovationsprojekt trots

behov….

Molnet – vad innebär det om

servern ligger i tredje land?

GDPR och samtycke –

vad är nytt?

Anhöriga och boende

behöver veta sina rättigheter

kring användning av ny

teknik!

Finns det andra sätt att

uppnå rättssäkerhet än att

myndighetsbeslut måste

ligga till grund för

insatser?

Vad är FoU och vad behöver upphandlas?

Vilka möjligheter finns att INTE upphandla?

Olika myndigheter har

olika syn på juridikens

tillämpning – tex

Socialstyrelsen och

datainspektionen

Några exempel på kommentarer kring regelverket och innovationsprojekt

Om du fick drömma: hur skulle du då arbeta med förnyelse och innovation?

Tillsammans kan vi få goda idéer att växa!

Tack! Vi hörs!

Anna Löfgren WilteusUtredare med inriktning på innovationSocialstyrelsen075-247 4331anna.lofgren-wilteus@socialstyrelsen.se

Jonas Gumbel Innovations- och förändringsledareUppsala kommun018-727 70 41Jonas.Gumbel@uppsala.se

Mer information finns på:

www.socialstyrelsen.se

Prenumerera på vårt nyhetsbrev:

www.socialstyrelsen.se/nyhetsbrev