titulo del trabajo terminología
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior
Instituto Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez
Nucleo-Araure
Curso: Administración Mención Recursos Materiales y Financieros.
DATOS DE LA FACTURA.
RESUMEN
En el siguiente resumen especificamos que al principio estuvimos realizando nuestras facturas de datos de la empresa XYZ y que también corregimos dichos errores encontrados en las facturas.
En los 87 datos de facturas realizamos procedimiento. Primero comparamos el producto de factura con la cantidad de producto en almacén el resultado obtenido fue que los productos de almenen son más altos que los de las facturas es decir que cada factura la multiplicamos por el precio que correspondían, después se sumaron los resultados correspondientes, seguidamente usamos el resultado para hacer un descuento y luego un total a pagar de las facturas a obtenidas.
Autores:
Boza Duran Jonathan Ramón. C.I:25.508.743 Espinoza Lugo Kerlys Abigail. C.I:24.970.917 Heredia Méndez Yorgelis Paola C.I:27.348.24. Pérez Rivero Mariales Eliana. C.I:27.081286. Prof. Juan J. Noguera M. Fecha: 27-11-14
Introducción.
Por medio de este trabajo se desea comprender la mayoría de lo que tenga que ver con el funcionamiento de facturas de la empresa XYZ. Se pretende hacer un análisis de facturas tomando en cuenta todo el punto de vista de los trabajadores y así poder llegar a una solución.
Por otra parte ya se obtienen los requerimientos concretos y se construyen diagramas de flujo de datos para ver cuales son los procesos por los que se pasa para elaborar la facturación en XYZ. Con esto se pretende obtener una forma gráfica de cómo funcionará el sistema.
Una Factura
Es también conocida como factura de compra o factura comercial, es un documento que refleja toda la información de una operación de compraventa porque muestra o detalla el producto comprado o vendido.
Característica De Las Facturación
El procedimiento de facturación se compone de tres partes fundamentales
1) Ingresar los datos del cliente
2) Registrar códigos de los artículos a facturar
3) Totalizar y recibir los pagos.
Tipos De Factura
Factura Rectificativa .- es aquel documento que detalla alguna corrección en la factura
ordinaria o bien la devolución de la mercancía. También es precisamente un tipo de
factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario
Factura Recapitulativa .-. Emitir una factura hacia un mismo destino en reiteradas
ocasiones puede volverse un proceso tedioso, para evitar estos inconvenientes y volver
el proceso más sencillo existen las facturas recapitulativas que sirven para agrupar una
serie de facturas.
Definición de Factura
Una Factura es una Relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio. Es el documento que funciona como respaldo y prueba física de la realización de una operación económica, es común, ver este tipo de acuerdos en una Compra-venta. En una factura, vendedor indica todos los detalles del producto expedido, rindiendo cuentas al comprador para constatar de manera legal que el intercambio e correcto.
Objetivo
Objetivo General
Realizar el Análisis y Diseño de un sistema de información para la empresa “XYZ” que permita mejorar el control de información.
Objetivos Específicos
Estudiar los distintos procesos de Facturación. Desarrollar un modulo para el control y seguimiento de las encomiendas. Desarrollar un modulo que permita automatizar el proceso de facturación. Centralizar toda la información generada para la toma de decisiones.
Importancia De La Factura
Si se olvida realizar el cierre diario de la empresa xyz después de un día de ventas, el siguiente cierre se acumulara los totales, pero los cierres de cajero seguirán mostrando la venta individual por cajero.
El cierre diario de la empresa solo de debe realizar al finalizar las operaciones del día ya
que una vez realizado el cierre diario la caja bloquea las opciones facturación hasta el
siguiente día.
Si por motivos técnicos se requiere un reporte, Sin afectar o cerrar el programa de
facturación, se debe entrar a las funciones de mantenimiento, opción de utilidades de
impresora fiscal y usar la opción “Cierre Diario solo de impresora” para que de esta forma
la impresora imprima un Z y el programa permanezca con el estatus actual. Pero debe tener
en cuenta que al realizar esta operación se tendrán dos reportes Z con la misma fecha, por
lo cual al momento del cierre debe sumar los dos cierres Z para obtener la venta total. (O
hacer los cuadres por las cintas de cajero).
Los Cierres están Enumerados por lo cual puede tomar este número como una referencia
para su control interne.
Número Factura
Error Tipo 0(Número De Productos Facturados Mayor Al
Número De Producto En Almacén).
01 10012 3 errores02 10013 2 errores04 10015 2 errores05 10016 2 errores06 10017 3 errores08 10019 2 errores09 10020 1error10 10021 2 errores11 10022 2 errores12 10023 2 errores13 10024 1error14 10025 2 errores15 10026 1error16 10027 2 errores17 10028 1error18 10029 1error19 10030 2 errores20 10031 2 errores21 10032 2 errores22 10033 1error23 10034 2 errores24 10035 2 errores27 10038 2 errores29 10040 3 errores31 10042 1error32 10043 1error33 10044 1error34 10045 3 errores35 10046 1error37 10048 2 errores40 10051 1error42 10053 1error46 10057 2 errores
47 10058 1error48 10059 2 errores49 10060 1error50 10061 3 errores51 10062 3 errores52 10063 2 errores55 10066 3 errores56 10067 2 errores57 10068 2 errores58 10069 1error59 10070 1error60 10071 2 errores61 10072 1error62 10073 1error63 10074 3 errores64 10075 2 errores65 10076 2 errores66 10077 2 errores67 10078 1error68 10079 3 errores69 10080 3 errores70 10081 2 errores71 10082 2 errores74 10085 2 errores75 10086 1error76 10087 2 errores77 10088 1error78 10089 2 errores79 10090 3 errores80 10091 1error81 10092 1error82 10093 1error83 10094 3 errores84 10095 1error87 10101 2 errores
Total Del Error De Cada Factura.
Total De Error Por Factura.
68 122
Error Tipo1
Número Factura. (Precio Del Producto Facturado Mayor Al Precio
Real Del Producto)
Justificar
04 10015 El producto fue facturado en 2.600 Error.
Pero El Precio real del producto es 2.500 bsf
07 10018
El producto fue facturado en 2.001 Error
Pero el precio real y justo del producto es 2.000 bsf
09 10020El producto fue facturado en
939 ErrorPero el precio real y justo es
de 930 bsf
25 10036El producto fue facturado en
2.005 ErrorPero el precio real y justo del producto es 2.000 bsf
27 10038El producto fue facturado en
2.511 ErrorPero El Precio real del producto es 2.500 bsf
37 10048El producto fue facturado en
2.501 ErrorPero El Precio real del producto es 2.500 bsf
53 10064El producto fue facturado en
932 ErrorPero el precio real y justo es
de 930 bsf
56 10067Los producto fueron
facturado en 2.001, y 2.510 Error
Porque los precios reales de los productos son 2.000 bsf
y 2.500 bsf.
58 10069El producto fue facturado en
755 ErrorPero el precio real del producto es 750 bsf
68 10079El producto fue facturado en
760 ErrorPero el precio real del producto es 750 bsf
84 10095El producto fue facturado en
2.504 ErrorPero El Precio real del producto es 2.500 bsf
85 10096 El producto fue facturado en
2.600 Error.Pero El Precio real del producto es 2.500 bsf
Total Del Error De Cada Factura.
Total De Error Por FacturaYa Pudimos Justificar
Cuales Eran Los Verdaderos Precios Reales.
12 13
Error Tipo 2
Número Factura. (Precio Del Producto Facturado Menor Al Precio
Real Del Producto)
Justificar
20 10031El producto asido facturado
en 903 Error.Pero el precio real del producto es 930 bsf
32 10043El producto asido facturado
en 929 Error.Pero el precio real del producto es 930 bsf
41 10052El producto asido facturado
en 1999 Error.Pero el precio real del producto es 2.000 bsf
42 10053El producto asido facturado
en 928 Error.Pero el precio real del producto es 930 bsf
44 10055 El producto asido facturado
en 749 Error.Pero el precio real del producto es 750 bsf
62 10073El producto asido facturado
en 915 Error.Pero el precio real del producto es 930 bsf
81 10092El producto asido facturado
en 749 Error.Pero el precio real del producto es 750 bsf
Total Del Error De Cada Factura.
Total De Error Por Factura
Ya Pudimos Justificar Cuales Eran Los Verdaderos
Precios Reales de los productos.
7 7
Número Factura.Error Tipo 6
(total a cancelar por debajo de valor real)
Justificar
01 10012Se pagaron unos productos
en 3800 bsf con el descuento incluido.
Pero el precio real a cancelar es de 4000 bsf sin
descuento
02 10013Se pagaron unos productos
en 9900 bsf con el descuento incluido.
Pero el precio real a cancelar es de 11000 bsf sin
descuento
03 10014Se pagaron unos productos
en 12798 bsf con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 14220 bsf sin
descuento
04 10015Se pagaron unos productos
en 17737.1 bsf con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 21370 bsf sin
descuento
05 10016Se pagaron unos productos
en 10350 bsf con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 11500 bsf sin
descuento
06 10017Se pagaron unos productos
en 2850bsf con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 3000 bsf sin
descuento
07 10018Se pagaron unos productos
en 22092.94bsf con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 26618 bsf sin
descuento
08 10019Se pagaron unos productos en 6650 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 7000 bsf sin
descuento
10 10021Se pagaron unos productos en 10548 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 11720bsf sin
descuento
11 10022Se pagaron unos productos en 11511 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 12790bsf sin
descuento
12 10023Se pagaron unos productos en 7837.5 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 8250bsf sin
descuento
13 10024Se pagaron unos productos
en 23190.2 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 27940bsf sin
descuento
14 10025Se pagaron unos productos en 8787.5 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 9250bsf sin
descuento
15 10026Se pagaron unos productos en 14175 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 15750bsf sin
descuento
17 10028Se pagaron unos productos en 10575 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 11750bsf sin
descuento18 10029 Se pagaron unos productos
en 14400 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 16000bsf sin
descuento
19 10030Se pagaron unos productos en 12348 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 13720bsf sin
descuento
20 10031Se pagaron unos productos
en 17650.8 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 19612bsf sin
descuento
21 10032Se pagaron unos productos en 20335 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 24500bsf sin
descuento
23 10034Se pagaron unos productos en 7600 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 8000bsf sin
descuento
24 10035Se pagaron unos productos en 4959 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 5220 bsf sin
descuento
35 10036Se pagaron unos productos
en 25086.75 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 30225 bsf sin
descuento
26 10037Se pagaron unos productos
en 19388.8 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 23360 bsf sin
descuento
27 10038Se pagaron unos productos
en 22501.3 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 27110bsf sin
descuento
28 10039Se pagaron unos productos
en 24991.3 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 30110bsf sin
descuento
29 10040Se pagaron unos productos en 18675 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 22500 bsf sin
descuento
30 10041Se pagaron unos productos
en 16691.3 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 20110 bsf sin
descuento
31 10042Se pagaron unos productos en 2850 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 3000 bsf sin
descuento
32 10043Se pagaron unos productos
en 14854.7 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 16503 bsf sin
descuento
33 10044Se pagaron unos productos en 15309 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 17010 bsf sin
descuento
35 10046Se pagaron unos productos
en 18201.9 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 21930 bsf sin
descuento
36 10047Se pagaron unos productos en 29797 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 35900 bsf sin
descuento
37 10048Se pagaron unos productos
en 20549.97 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 24759 bsf sin
descuento
38 10049Se pagaron unos productos
en 29406.9 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 35430 bsf sin
descuento
39 10050Se pagaron unos productos en 7942 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 8360 bsf sin
descuento
40 10051Se pagaron unos productos en 10323 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 11470 bsf sin
descuento
41 10052Se pagaron unos productos
en 19716.65 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 23755 bsf sin
descuento
42 10053Se pagaron unos productos
en 15746.4 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 17496 bsf sin
descuento
43 10054Se pagaron unos productos en 24783.8con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 29860 bsf sin
descuento
44 10055Se pagaron unos productos
en 18707.37 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 22539 bsf sin
descuento
45 10056Se pagaron unos productos
en 17795.2 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 21440 bsf sin
descuento
46 10057Se pagaron unos productos en 7780.5 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 8190bsf sin
descuento
47 10058Se pagaron unos productos
en 26037.1 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 31370bsf sin
descuento
49 10060Se pagaron unos productos en 9367 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 9860 bsf sin
descuento
50 10061Se pagaron unos productos en 13500 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 15000 bsf sin
descuento
51 10062Se pagaron unos productos en 13500 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 15000 bsf sin
descuento
52 10063Se pagaron unos productos en 4037.5con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 4250 bsf sin
descuento
53 10064Se pagaron unos productos
en 23769.54 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 28638 bsf sin
descuento
54 10065Se pagaron unos productos en 10548 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 11720 bsf sin
descuento
56 10067Se pagaron unos productos
en 21619.84 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 26048 bsf sin
descuento
57 10068Se pagaron unos productos en 16650 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 18500 bsf sin
descuento
58 10069Se pagaron unos productos
en 20164.85 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 24295 bsf sin
descuento
59 10070Se pagaron unos productos en 15237con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 16930 bsf sin
descuento
60 10071Se pagaron unos productos en 13761 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 15290 bsf sin
descuento
61 10072Se pagaron unos productos en 3496 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 3680 bsf sin
descuento
62 10073Se pagaron unos productos en 9373.5 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 10415 bsf sin
descuento
64 10075Se pagaron unos productos en 29050 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 35000bsf sin
descuento
65 10076Se pagaron unos productos en 3021 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 3180 bsf sin
descuento
66 10077Se pagaron unos productos en 15300 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 17000 bsf sin
descuento
67 10078Se pagaron unos productos
en 23895.7 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 27790 bsf sin
descuento
68 10079Se pagaron unos productos en 3610 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 3800 bsf sin
descuento
69 10080Se pagaron unos productos en 4417.5 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 4650 bsf sin
descuento
70 10081Se pagaron unos productos en 8455 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 8900 bsf sin
descuento
71 10082Se pagaron unos productos en 13950 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 15500 bsf sin
descuento
72 10083Se pagaron unos productos en 11862 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 13180 bsf sin
descuento
73 10084Se pagaron unos productos en 31900 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 31900 bsf sin
descuento
74 10085Se pagaron unos productos en 11400 con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 16000 bsf sin
descuento75 10086 Se pagaron unos productos
en 19098.3con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 23010 bsf sin
descuento76 10087 Se pagaron unos productos
en 18790 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 16911bsf sin
descuento77 10088 Se pagaron unos productos
en 13275 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 14750 bsf sin descuento
78 10089 Se pagaron unos productos en 17015con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 20500bsf sin
descuento80 10091 Se pagaron unos productos
en 9272 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 9760 bsf sin
descuento81 10092 Se pagaron unos productos
en 19910.34 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 23998 bsf sin
descuento
82 10093Se pagaron unos productos en 17361con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 19290 bsf sin
descuento
84 10095Se pagaron unos productos
en 11703.6 con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 13004 bsf sin
descuento
86 10097Se pagaron unos productos
27157.6 en con el descuento incluido
Pero el precio real a cancelar es de 32720 bsf sin
descuento
87 100101Se pagaron unos productos 16600en con el descuento
incluido
Pero el precio real a cancelar es de 20000 bsf sin
descuento
Método De Facturación
Los métodos tradicionales de facturación para las empresas, suelen utilizar grandes cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los conocimientos de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que lleva llevar a cabo todas estas tareas. Actualmente la tecnología nos ofrece opciones como por ejemplo, en el caso de que se posean clientes asiduos a los que se les deba realizar una facturación recurrente, debemos decir que en este caso podemos recurrir a la configuración de la cuenta de este mismo cliente que nos permite que cuando llegue el momento en el que el mismo deberá pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturación configurado le enviara un e-mail notificándole esto. Otra característica muy importante en cuanto a este nuevo método, es que no hay ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que simplemente este método de facturación consta en simplemente un software basado en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.
Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturación no solo resulta muy rentable para la empresa, sino que también, es muy útil para los clientes ya que ellos pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a pagarlas como corresponde, además, esto contrarresta el famoso problema de la pérdida de facturas; en este caso solo debemos tenerla guardada en los archivos de nuestra computadora. Además, este tipo de facturación contiene una confidencialidad con respecto a la información financiera del cliente.
Por último debemos destacar que en el caso de este sistema de facturación, generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por cobrar suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee su empresa.
Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes, semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se trate de saber los movimientos económicos de su empresa, lo que queremos decir con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, así como también suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier movimiento que sea facturado en un día de trabajo.
Entes del proceso de facturación se encuentra el proceso de pre facturación que es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medio que estén disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho efectivo el cobro del recibo. A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio pero debemos tener en cuenta que puede llegara ser muy útil debido a que se complementa muy bien con el proceso de facturación habitual. Si hablamos de la facturación que se realiza con respecto a los clientes, debemos decir que aunque represente una gran inversión en cuanto a tiempo y economía en una empresa, es muy necesaria ya que si la compañía no factura a sus clientes lo más probable es que los mismos no le paguen.
Procedimiento.
En este procedimiento que se realizo en la empresa XYZ, fue que pudimos comprender para qué sir ven las facturas, que son datos aprendimos a sacar descuentos totales del productos facturados, también se realizo la corrección de errores.
1. Factura de error tipo 0: Comprendimos que este error 0, es el que se encarga de los productos de la cantidad de almacén.
Ejemplo
Hemos realizado una facturación de 10 Producto pero solamente hay en almacén 7 productos, eso quiere decir que no se puede realizar ninguna factura, porque enseguida saldrá al sistema y aloja un Error el cual lo llamamos error tipo 0.
Resultados.
Seguidamente les mostraremos unas facturaciones donde se les encuentran diferentes tipos de errores y realizaremos paso por paso el procedimiento y junto sacaremos los resultados.
Numero De Factura Incorrecta.
10015 Producto 10 7 Error 0 Error tipo 1 Producto 5 5x2600= 13000 Producto 7 3 Error 0 Producto 4 4x930= 3720
Numero De Factura Correcta
10015 Producto 10 7 Error 0 Producto 5 5x2500= 12500 Producto 7 3 Error 0 Producto 4 4x930= 3720
Hay tenemos dos ejemplos de facturas las la factura incorrecta y la factura correcta con sus receptivos datos.
STN DES TC FP16720 1672 15048 E
STN DES TC FP16220 1622 14598 E
Conclusión
Luego de haber concluido este trabajo de sobre los datos de facturación, fueron muchos los esfuerzos y conocimientos adquiridos durante dicha elaboración.Algunos de los aspectos aprendidos y que de gran manejo es los datos de facturación su definición, objetivos, características importancia, donde podemos decir que la base de datos: Es una colección de facturas o información usadas para dar servicios a muchas aplicaciones.
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