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ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑÓNEZ"
Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 1 /7
1. Objetivo:Ofrecer oportunamente a los usuarios, el serv1c10 de transporte, basándose en la programación desolicitudes presentadas, con el propósito de apoyar a las diferentes unidades y/o departamentos de laInstitución.
2. Alcance:Este procedimiento comprende desde la recepción de la solicitud oportuna del servicio de transportehasta la recepción del mismo a entera satisfacción, y es específico para los Vehículos de UsoAdministrativo, General u Operativo.
3. Responsables:Solicitante (solicita servicio), Encargado de Transporte (autoriza solicitud de transporte y asignamotorista), motorista (o conductor) y vigilante de portón general (firma y coloca hora salida y entrada).
4. Documentos de Referencia:Reglamento Interno de Trabajo.Normas Técnicas de Control Interno.Ley de Transporte, Transito y Seguridad Vial
5. GlosarioVehículo de Uso Administrativo, General u Operativo: Vehículos del Estado que son destinados a lasactividades regulares de cada Órgano, Ministerio y/o Institución (Art. 26 de la Ley de Transporte,Transito y Seguridad Vial).
6. Desarrollo
PASO
1
2
3
RESPONSABLE
Solicitante
Encargado de Transporte
Gerencia Administrativa
DESCRIPCIÓN
Elabora la programación de requerimiento del servicio de transporte los días jueves de cada semana mediante el "Formato de solicitud de servicio de transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1). y lo envía a la Unidad de Transporte para la respectiva programación de la semana próxima,
Recibe solicitud de Servicio de Transporte y verifica factibilidad, consolida la información y elabora la Programación del Servicio de Transporte para la semana próxima en formato "Programación Semanal de Transporte" GA-FO-057, (anexo 9.2), y la envía a Gerencia Administrativa los días viernes de cada semana para la debida autorización.
El día viernes de cada semana, autoriza la programación de servicio de transporte que se suministrará la semana próxima y la devuelve a la Unidad de Transporte.
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Ing
a santa Ana, san Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]
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ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑÓNEZ"
Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10
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Encargado de Transporte
Motorista o Conductor
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Asigna motorista y firma de Autorizado el "Formato de solicitud de servicio de transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1)., en su ausencia, autorizará el Encargado de Mantenimiento o la Gerencia Administrativa. De no ser posible la asignación de motorista, este definirá junto con el solicitante, quien será el conductor y asumirá la responsabilidad del vehículo, en cualquiera de los casos, procede a llenar el formato de "Autorización de Circulación de Vehículo de Uso Administrativo, General u Operativo", GA-FO-052 (anexo 9.3). Así mismo, deberá asegurarse de dejar un vehículo para cubrir emergencias.
Recibe asignación del Servicio de Transporte y el formato de "Autorización de Circulación de Vehículo de Uso Administrativo, General u Operativo", GA-FO-052 (anexo 9.3), revisa el vehículo para conocer las condiciones y estado en que lo recibe y llena el formato "Bitácora Diaria de Control de Vehículos" GA-FO-053, (anexo 9.4). Si encuentra alguna irregularidad en el vehículo deberá notificarlo al jefe inmediato o al personal de vigilancia, antes de salir de la escuela, y deberá dejarlo anotado en el espacio de Observaciones de la Bitácora del Vehículo.
Encargado de Verifican la irregularidad informada por el motorista y dan fe de ello en la transporte o Vigilancia Bitácora del Vehículo.
Motorista o conductor
Al finalizar el servicio, deberá notificarlo al jefe inmediato o al encargado de vigilancia, para verificar en conjunto las condiciones en que ha ingresado el vehículo-a la ENA, y dan fe de ello en la bitácora del vehículo. Si en la ··ejecución y cumplimiento de sus obligaciones como motorista o cÓríáuctor del vehículo se ve involucrado en un accidente de tránsito y acontecen- además de los daños al vehículo de la ENA, daños a terceros, sea éste patrimonial o vidas humanas, y si el Parte Policial de Tránsito determina que la responsabilidad del accidente es' responsabilidad del motorista o conductor del vehículo, éste deberá cubrir, además de la reparación del vehículo de la ENA, los daños a terceros, sin ninguna responsab�lidad para la Institución. Si en la ejecución y cumplimiento de sus obligaciones como motorista o conductor del vehículo, la Policía Nacional Civil realiza una prueba de alcotest al conductor y éste resulta que ha ingerido bebidas alcohólicas o está bajo los efectos de drogas o enervantes, esto implicará la inmediata terminación de su Contrato de Trabajo sin responsabilidad legal de ninguna índole para la Institución. Al finalizar la misión oficial, deberá entregar al Encargado de Transporte, la documentación correspondiente (el formato de Autorización de Circulación de Vehículo de uso Administrativo, General u Operativo GR-PR-052, y la Bitácora Diaria de Control de Vehículos GA-PR-053), con todos los espacios correspondient debidamente llenos.
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EL SA.LV�,DOR
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Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pac:iina: 3/7
Supervisa el servicio, recibe y revisa la documentación, da seguimiento a las irregularidades, archiva la documentación correspondiente y devuelve la
8 Encargado de bitácora al conductor para que la coloque nuevamente en el vehículo. Al transporte completar el formato Bitácora Diaria de Control de Vehículos GA-PR-053 lo
archiva en el expediente del vehículo y coloca nuevo formato para continuar con la Bitácora Diaria de Control de Vehículos.
Encargado de Brindado el servicio de transporte, envía al solicitante el "Formato de 9 Solicitud de Servicio de Transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1), para firma transporte
de haber recibido a Entera Satisfacción el servicio solicitado. '
Solicitante o Firma de Entera Satisfacción, en el espacio especificado en el "Formato de 10 Responsable de la Solicitud de Servicio de Transporte", GA-FO-007, (anexo 9.1), y lo
Misión devuelve a la Unidad de Transporte para archivar correspondientemente.
11 Encargado de Archiva los registros correctamente, de forma correlativa y transporte cronológicamente.
7. Control de Cambios
REVISIÓN DESCRIPCION
8. Matriz de Registro
CÓDIGO DOClJMENTO RESPONSABLE/LUGAR TIEMPO DE DISPOSICIÓN DE ALMACENAMIENTO RETENCIÓN FINAL
Autorización de Circulación de Jefe de transporte/GA-FO-052 Vehículo de uso Administrativo, 2 AÑOS Archivo General
General u Operativo Oficina de Mantenimiento
GA-FO-053 Bitácora Diaria de Control de Jefe de transporte/
2 AÑOS Archivo General Vehículos Oficina de Mantenimiento
GA-F0-057 Programación Semanal de Jefe de transporte/
2 AÑOS Archivo General Transporte Oficina de Mantenimiento
9. Anexos
í'-'liniste,·io d.,, Ag,-ic�;ltw·a y Gan;�dNí;,:t (MAG)
;:-e�,_ . ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA
"ROBERTO QUIÑÓNEZ" §_L S,A,L y �,D O R
Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 4/7
ANEXO 9.1, SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE
Mirn,to,r,o(:,:1-1;_:ri-:u1un, -¡G..in;iU�ri:t(M;:..G) ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "RC _
____ _
----� �--·· · !;J. s .. P.--,kY.8P QR
UNIDAD DE TRANSPORlll!:==1!!::!!i:a,
SOLICITUD D E SERVICIO DE TRANSPORTE No. Fecha: ___________ _
Solicitante
Departamento
Fecha para el servicio
Destino
Hor a de salida
Respons able
Número de acompañantes
� --
Datos de la Misión Oficial a Realizar
NOMBRE Y FIRMA SOLICITAN TE
's Recinos enimiento
- -- - - - -·
Hora de regreso
NOMBRE Y FIRMA AUTORIZADO
-
ES PACIO PARA LA UNIDAD DE TRAN SPORTE
Motor ista Asignado
C onductor A utorizado
NOMBRE Y FIRMA RECI BIDO A ENTERA S ATISF ACCIÓN
GA-F0-007
. ':. .;:·-:-:: ·,i;/ Ing,,.-, Th.�-,=;:;r,,�. undo �ridóza;Mártí
., ez Director Gen'e-tal . :
an Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]
Min1st.er"Ío de Agr1e1Jitur3 y Gan::tdt.:1·'2. (MAG)
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PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 5/7
ANEXO 9.2, BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS
Minis1:e1·io ele Agr·icultura y Ganadería (MAG)
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_::e,---�� EL SALVADOR
ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ"
UNIDAD DE TRANSPORTE
- ""'"·"·"'°'"·"'U"'" ·--¡,RQGRAMACION SEMANAL DE TRANSPORTE PERIODO: ____________ _
�SCRIPCIÓN DE LA SALIDA NUMERO DE HORA USO EXCLUSIVO UNIDAD DE TRANSPORTI SOLICITANTE ISION A REALIZAR DESTINO PERSONAS APROX. DE VEHICULO FECHA HORA REGRESO ASIGNADO
MOTORISTA
GA-F0-057
Sr. Carlos Nelson Lovo Valladares Encargado Unidad de Transporte
Ing. Manuel de Jesús Recinos Encargado de Mantenimiento
Ing. Francisco Javier Ortiz Arévalo Gerente Administrativo
/
undo Mendoza,Martínez / irector General //
,/
Km 33 ½ caf(etera a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. ,,-E-mail: [email protected]
!''1,ni:;t.e,·io de A¡.¡rkt;lt.u,·a y Grl.nadería (MAG)
�-� --� ......... --EL SA.LVA,DOR
TITULO DEL
PROCEDIMIENTO
ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑÓNEZ"
PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE TRANSPORTE INSTITUCIONAL
Código: GA-PR-012 Revisión: O Fecha: 20 MAYO /10 Pagina: 6/7
ANEXO 9.3, AUTORIZACIÓN DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULO DE USO ADMINISTRATIVO GENERAL U OPERATIVO
Ministerio de Agl"tcu!wra y Ganadería (MAG)
ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ" GERENCIA ADMINISTRATIVA
Nº -----------
AUTORIZACIÓN DE CIRCULACIÓN DE VEHÍCULO DE USO ADMINISTRATIVO, GENERAL U OPERATIVO
FECHA DE LA MISIÓN: FECHA AUTORIZACIÓN:
DATOS DEL VEHÍCULO MISIÓN A REALIZAR
MARCA:
MODELO:
PLACA:
COLOR:
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE, FIRMA Y SELLO
MOTORISTA O CONDUCTOR AUTORIZADO
-----------
KILOMETRAJE
SALIDA:
REGRESO:
VIGILANCIA
FIRMA
HORA SALIDA:
FIRMA
HORA REGRESO:
GA-FO-052
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a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]
Ministerio de A.gricuitura y Ganadel'I�, (f'-1AG)
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Código: GA-PR-012 TITULO DEL PROCEDIMIENTO PARA BRINDAR EL SERVICIO DE Revisión: O
PROCEDIMIENTO TRANSPORTE INSTITUCIONAL Fecha: 20 MAYO / 10 Pagina: 7 /7
ANEXO 9.4, BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS
Ministerio d<;,.• Agr-ic.:L1lt1;r·o y Ganade1·f;::¡ <_MAG)
TIPO:
MARCA:
FECHA DESTINO
NOMBRE, FIRMA Y SELLO
UNIDAD DE TRANSPORTE
ESCUELA NACIONAL DE AGRICULTURA "ROBERTO QUIÑONEZ"
UNIDAD DE TRANSPORTE
BITÁCORA DIARIA DE CONTROL DE VEHÍCULOS
DATOS DEL VEHICULO
MODELO
Nº PLACA
Lectura del Kilómetros
ACTIVIDAD A REALIZAR Odómetro MOTORISTA (salida/regreso)
Recorridos
s
R
s
R
s
R
MES:
HORA OBSERVACIONES
SALIDA ENTRADA
NOMBRE, FIRMA Y SELLO
REVISÓ
GA-F0-053
Km,2".3 ½ Carretera a Santa Ana, San Andrés, La Libertad, El Salvador, C.A. PBX. 2366-4800 Telefax 2366-4803. E-mail: [email protected]
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