title: code of business ethics and conduct · la société polycom s’est toujours engagée à...
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P/N 3829-00462-038 Mis en vigueur le 30 octobre 2013
Title:
CODE OF BUSINESS ETHICS
AND CONDUCT
(French – FR – Version)
P/N
3829-00462-038
Revision K
Policy Document
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Aux collaborateurs de Polycom
La société Polycom s’est toujours engagée à exercer son activité avec un maximum d’honnêteté et
d’éthique, dans le respect des lois en vigueur dans toutes les juridictions où elle opère. Elle s’efforce
de créer un environnement favorisant la réussite personnelle et celle de l’entreprise en appliquant
partout des normes déontologiques supérieures à toutes ses relations commerciales et initiatives dans
le monde. Les salariés, agents et prestataires de services sous-traitants ne doivent pas se livrer à des
pratiques professionnelles trompeuses, mensongères, illégales ou immorales ou toute pratique qui
reflètera négativement sur Polycom ou sur ses produits.
L’adhésion à ces principes joue un rôle essentiel pour que les actions menées par Polycom continuent
de lui valoir la confiance et l’appui de ses clients et autres entités en relation d’affaires avec notre
société, de ses actionnaires et du grand public. Le plus important dans le respect de ces principes est
simplement de bien agir.
Le Code de conduite et d’éthique des affaires de Polycom (le « Code de conduite ») a pour but de
documenter et clarifier les valeurs d'entreprise et les normes déontologiques fondamentales de la
société. Le Code de conduite a le soutien du Conseil d’administration et de l’équipe de direction de
Polycom et s’applique à tous les salariés, agents et prestataires de services de Polycom dans le
monde entier.
Ce Code de conduite se présente sous forme de copie papier et il est aussi publié en ligne sur
http://planetpolycom.com. Vous devez le lire avec attention et comprendre comment il s’applique
à vos tâches quotidiennes. Après avoir pris connaissance de cette politique, je vous encourage
à discuter de son contenu avec d’autres personnes au sein de Polycom. Au cas où certaines rubriques
ne seraient pas parfaitement claires, vous devez poser vos questions soit à votre manager, soit au
service juridique. L’efficacité de ces politiques tient à la compréhension, la communication et au
travail en commun, qui font de notre société un lieu de travail exceptionnel. Si vous aviez
connaissance de faits ou de transactions en infraction avec ces politiques, il vous incombe de
transmettre promptement l’information au numéro d’urgence du service d’éthique de la société
(au 866-662-6025 ou en cliquant sur le lien d’urgence du service d’éthique ou en composant les
numéros internationaux situés sur la page de la Conformité sur PlanetPolycom) ou au service juridique
de Polycom.
Peter A. Leav,
Président et chef de la direction
Polycom, Inc.
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CODE DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE DES AFFAIRES
Table des matières
I. INTRODUCTION ................................................................................................................................. 5
II. LA CONFORMITÉ EST L’AFFAIRE DE TOUS ................................................................................ 5
III. VOS RESPONSABILITÉS ENVERS POLYCOM ET SES ACTIONNAIRES .................................. 6
A. Égalité des chances ....................................................................................................................... 6
B. Normes générales de conduite ...................................................................................................... 7
C. Législation en vigueur .................................................................................................................. 7
D. Sécurité sur le lieu de travail ........................................................................................................ 7
E. Respect de l’environnement ......................................................................................................... 8
F. Abus de drogues et d’alcool ......................................................................................................... 8
G. Discrimination et harcèlement ...................................................................................................... 8
H. Prestataires de services indépendants ........................................................................................... 8
I. Conflits d’intérêt........................................................................................................................... 9
(i) Emploi / emploi à l’extérieur ............................................................................................ 9
(ii) Postes d’administrateur ou de conseiller extérieurs .......................................................... 9
(iii) Intérêts commerciaux ....................................................................................................... 9
(iv) Personnes apparentées .................................................................................................... 10
(v) Opportunités dans l’entreprise ........................................................................................ 10
(vi) Autres situations ............................................................................................................. 11
J. Protection des informations confidentielles de Polycom ............................................................ 11
(i) Contrat lié aux informations et inventions exclusives de Polycom ................................ 11
(ii) Divulgation d’informations confidentielles de Polycom ................................................ 11
(iii) Requêtes présentées par les autorités de régulation ........................................................ 12
(iv) Communications d’informations financières et notifications à la SEC .......................... 12
(v) Porte-paroles de Polycom ............................................................................................... 12
K. Obligations aux termes des lois sur les valeurs mobilières - Délit d'initié ................................. 13
L. Interdiction de vente à découvert d’actions Polycom ................................................................. 14
M. Utilisation des biens de Polycom................................................................................................ 14
(i) Généralités ...................................................................................................................... 14
(ii) Contrôle de l’accès physique .......................................................................................... 14
(iii) Fonds de Polycom .......................................................................................................... 15
(iv) Ordinateur et autres appareils ......................................................................................... 15
(v) Logiciels ......................................................................................................................... 15
(vi) Utilisation de l’électronique ........................................................................................... 16
N. Tenue et gestion des archives ..................................................................................................... 16
O. Retenue d’archives pour motifs juridiques ................................................................................. 17
P. Pratiques relatives au paiement .................................................................................................. 17
(i) Pratiques comptables ...................................................................................................... 17
(ii) Dons de nature politique ................................................................................................. 18
(iii) Représentants de commerce, agents et consultants ........................................................ 18
(iv) Interdiction des incitations frauduleuses ........................................................................ 18
Q. Lutte anticorruption .................................................................................................................... 18
R. Contrôle des exportations ........................................................................................................... 19
IV. RESPONSABILITÉS VIS-À-VIS DE NOS CLIENTS ET DE NOS FOURNISSEURS ................... 19
A. Relations avec les clients ............................................................................................................ 19
B. Paiement ou présents de la part de tiers ...................................................................................... 19
C. Publications de tiers .................................................................................................................... 20
D. Traitement des renseignements confidentiels de tiers ................................................................ 20
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(i) Contrats de non divulgation adaptés ............................................................................... 20
(ii) Besoin de savoir ............................................................................................................. 21
(iii) Notes et copies de logiciels ............................................................................................ 21
(iv) Renseignements sur la concurrence ................................................................................ 21
E. Sélection des fournisseurs .......................................................................................................... 21
F. Relations avec les gouvernements .............................................................................................. 22
G. Lobbying .................................................................................................................................... 22
H. Contrats avec les pouvoirs publics ............................................................................................. 22
I. Concurrence libre et loyale ......................................................................................................... 22
J. Espionnage industriel ................................................................................................................. 23
V. MESURES DISCIPLINAIRES ........................................................................................................... 24
VI. DÉROGATION ET AMENDEMENT ................................................................................................ 24
VII. ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU CODE DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE DES AFFAIRES .......... 26
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CODE DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE DES AFFAIRES
I. INTRODUCTION
Tous les administrateurs, dirigeants et salariés de Polycom doivent lire et comprendre ce Code de
conduite, mettre en pratique ces normes dans leurs tâches quotidiennes et dans leurs relations avec les
autres, et se conformer aux politiques et procédures en vigueur. En outre, nous nous attendons à ce
que tous les prestataires de services indépendants (« prestataires ») et autres personnes agissant pour
le compte de Polycom (« agents ») soient informés de ces normes, les comprennent et les respectent.
Les références aux salariés de Polycom dans ce Code de conduite incluent ses dirigeants.
Du fait du caractère général des principes décrits dans ce Code de conduite, vous devez revoir toutes
les politiques et procédures de Polycom en vigueur se trouvant sur http://planetpolycom.com
pour obtenir des instructions précises, et prendre contact avec le service juridique de Polycom si vous
avez des questions.
Il n’existe aucun élément de ce Code de conduite, des politiques et procédures de la société et
d’autres communication (verbales ou écrites) afférentes, contenant ou impliquant un contrat de travail
ou une clause d’emploi. Toute instruction écrite ou verbale qui s’oppose au Code de conduite devrait
être immédiatement signalée à votre superviseur, la ligne d’urgence d’éthique ou au Service juridique.
Les politiques présentes dans ce Code de conduite s’appliquent à ceux qui travaillent dans les locaux
de Polycom, sur des sites extérieurs où les affaires de Polycom sont menées, à des événements
commerciaux ou sociaux parrainés par Polycom, dans les médias sociaux et dans tout autre endroit ou
forum où vous représentez Polycom.
Veuillez signer l’attestation se trouvant à la fin de ce Code de conduite et la renvoyer au service des
Ressources humaines au siège de la société Polycom en indiquant que vous avez reçu, lu et compris le
Code, et que vous acceptez de vous y conformer. Cette attestation signée sera placée dans le dossier
personnel de chaque salarié. Il vous sera demandé chaque année d’attester que vous continuez
à comprendre le Code de conduite.
II. LA CONFORMITE EST L’AFFAIRE DE TOUS
A. Poser des questions
Il vous incombe de respecter et d’adhérer à un comportement professionnel honnête et éthique qui se
trouve au cœur des pratiques commerciales de Polycom et de poser des questions et de demander des
conseils si vous avez des doutes concernant une situation particulière ou si vous êtes incertain de la
régularité ou de la légalité de toute action proposée. Nombre de ces pratiques reflètent des obligations
légales ou des réglementations des marchés où nous sommes présents. Sauf disposition contraire
d’une clause particulière du Code de conduite, si vous avez des questions, veuillez contacter le
service de Ressources humaines ou le service juridique de Polycom.
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B. Rapporter de possibles infractions
Chaque employé de Polycom doit être attentif à d’éventuelles infractions à ce Code de conduite.
Tous les managers sont responsables de la mise en application de, et de la conformité à, ce Code de
conduite, par les employés directs. Les managers ou dirigeants qui tôlèrent toute conduite illégale ou
malhonnête par leurs employés qu’ils supervisent, qui ne prennent pas de mesures immédiates pour
remédier à cette conduite, ou qui prennent des mesures de représailles à l’encontre de tout employé
qui révélerai toute conduite illégale ou malhonnête peuvent aussi être l’objet d’une action
disciplinaire ou d’autres mesures correctives.
Si vous avez connaissance d’une conduite qui vous semble, en toute bonne foi, enfreindre la loi,
ce Code de conduite ou d’autres politiques de Polycom, vous devez le signaler rapidement au service
juridique de Polycom. Si vous souhaitez rester anonyme, vous pouvez faire un rapport par le biais de
la ligne d’urgence éthique à l’aide du numéro gratuit (866) 662-6025, ou des numéros internationaux
situés sur PlanetPolycom ou par le biais du lien du site web éthique, se trouvant sur la page de la
Conformité sur PlanetPolycom, qui est contrôlé par le bureau du Directeur de la conformité. Polycom
interdit le renvoi, la rétrogradation, la suspension, les menaces, le harcèlement, directement ou
indirectement ou toute autre forme de discrimination à l’encontre d’un collaborateur qui aurait de
bonne foi signalé une infraction réelle ou supposée.
Les infractions à la législation, à ce Code de conduite ou à d’autres politiques de la part des
collaborateurs de Polycom peuvent provoquer des mesures disciplinaires, y compris le licenciement.
Dans tous les cas, si vous avez des doutes sur la pertinence d’un fait ou d’une action, n’hésitez pas
à demander de l’aide pour interpréter les obligations liées à ces pratiques en prenant contact avec le
service juridique de Polycom ou en composant le numéro d’urgence du service d’éthique.
Le programme de conformité de Polycom aide à garantir que Polycom mène ses affaires avec
intégrité et en conformité avec les obligations légales et règlementaires de la juridiction dans laquelle
Polycom mène des affaires. Le Directeur de la conformité détient l’autorité central sur le programme
de conformité.
III. VOS RESPONSABILITES ENVERS POLYCOM ET SES ACTIONNAIRES
A. Égalité des chances
Polycom est une entreprise équitable en matière d’emploi, qui s’engage, envers tous les candidats
à un emploi et ses collaborateurs, à l’égalité des chances professionnelles. Polycom n'exercera aucune
discrimination envers un collaborateur ou un candidat à un emploi, sur la base d’une caractéristique
protégée par les lois locales, de l’état, fédérales ou autre loi en vigueur. La politique de Polycom
consiste à recruter, employer, évaluer, former, promouvoir, prendre des mesures disciplinaires et
à traiter en toutes circonstances tous les collaborateurs et candidats à un emploi sur la base de leur
mérite, de leurs qualifications et de leur compétence. Cette politique sera appliquée sans tenir compte
du sexe, de la race, de l’âge, des croyances religieuses, du pays d’origine, des ascendants, de la
couleur, de la situation familiale, de la nationalité, de l’orientation sexuelle ou de toute autre
caractéristique protégée par les lois locales, de l’état, fédérales ou autre loi en vigueur.
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B. Normes générales de conduite
Polycom attend de tous ses collaborateurs, agents et prestataires dans le monde qu’ils se conforment
aux normes de comportement honnête et éthique des affaires, afin de favoriser la sécurité et le bien-
être au travail des salariés, agents et prestataires et d’entretenir un environnement de travail et une
organisation de l’entreprise coopératifs, efficaces, positifs, harmonieux et productifs. Il est
répréhensible d’avoir une conduite qui discréditerait Polycom, mettrait grandement en doute votre
honnêteté ou fiabilité, ou par ailleurs aurait une incidence sur votre capacité à travailler efficacement ou
harmonieusement avec les autres. Ces normes s’appliquent aux locaux de Polycom, aux lieux extérieurs
où Polycom exerce une activité, aux évènements professionnels et sociaux organisés par Polycom ou
à tout autre endroit où vous représentez Polycom. Les collaborateurs, agents ou prestataires dont la
conduite est répréhensible peuvent faire l’objet de mesures correctives, y compris le licenciement.
Pour davantage de renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se trouvant sur
http://planetpolycom.com.
C. Législation en vigueur
Tous les responsables, salariés, agents et prestataires dans le monde doivent respecter toutes les lois,
règlementations, règles et décrets en vigueur. Les agents et salariés de Polycom se trouvant en dehors
des États-Unis doivent également se conformer aux lois, règlementations, règles et décrets des
États-Unis, y compris mais sans s’y limiter la Foreign Corrupt Practices Act (loi sur les pratiques
frauduleuses à l’étranger) et la U.S. Export Control Act (loi sur le contrôle des exportations
américaines). Par ailleurs, les lois, règlementations, règles et décrets locaux sur le travail en vigueur
s’appliquent, en matière d’emploi, aux collaborateurs de Polycom se trouvant en dehors des États-Unis.
Même si ce Code de conduite contient des références à la législation américaine, l'adhésion aux
obligations de ce Code et la conformité aux lois américaines ne sont pas conçues pour contrevenir à la
législation locale en vigueur, si bien que les collaborateurs concernés doivent consulter le service
juridique de Polycom dans la mesure où ils pensent que les lois locales auxquelles ils sont assujettis
sont en conflit avec celles des États-Unis.
Il est possible que des infractions aux lois, règlementations, règles et décrets rendent le collaborateur,
agent ou prestataire, responsable sur le plan pénal ou civil et qu’il fasse aussi l’objet de mesures
disciplinaires de la part de Polycom, qui peuvent inclure la résiliation du contrat d’emploi ou de la
relation commerciale, selon les cas.
D. Sécurité sur le lieu de travail
La politique de Polycom consiste à établir et maintenir sécurité et santé sur le lieu de travail, faire
qu’il soit exempt de dangers reconnus, de violence envers des collègues de travail, des visiteurs ou
toute autre personne menant des affaires avec Polycom. En conséquence, tout collaborateur, agent et
prestataire doit comprendre l’importance de la sécurité sur le lieu de travail et aider à contribuer à la
sécurité du lieu de travail chez Polycom par son action personnelle et en signalant des situations
dangereuses. Pour davantage de renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se
trouvant sur http://planetpolycom.com.
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E. Respect de l’environnement
La politique de Polycom consiste à respecter toutes les lois, règles et réglementations
environnementales en vigueur, et de faire en sorte qu’une gestion écologiquement responsable
devienne une priorité chez Polycom. Si vous avez des questions sur les lois, règles et réglementation
environnementales, en ce qui concerne nos installations, vous devez prendre contact avec le
Vice président des installations de Polycom. Si vous avez des questions sur les lois, règles et
réglementation environnementales, en ce qui concerne nos produits, vous devez prendre contact avec
le service juridique de Polycom.
F. Abus de drogues et d’alcool
La politique de Polycom consiste à faire tout son possible pour que l'utilisation illégale, la possession,
la vente, la transmission, la fabrication ou la distribution d’alcool ou de substances réglementées (selon la
définition donnée dans l’article 801 et suivants de la loi américaine Controlled Substances Act,
21 U.S.C.) ne se produisent jamais sur le lieu de travail. Polycom exige de tous ses collaborateurs, agents
et prestataires de se présenter au travail sans que leurs capacités soient altérées par l’alcool ou des
substances réglementées. D’autre part, l’usage de substances illégales est interdit. Pour davantage de
renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se trouvant sur
http://planetpolycom.com.
G. Discrimination et harcèlement
Rien ne saurait être plus à l’opposé à ces valeurs que la discrimination. Les politiques de notre société
interdisent toute forme de discrimination et de harcèlement. La discrimination, le harcèlement, les
moqueries ou plaisanteries au sujet de la race, la couleur, les croyances, la religion, l’origine,
la nationalité, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, la situation familiale, ou d’un handicap physique
ou mental d’une personne, ne sauraient être tolérés. Pour davantage de renseignements, vous devez
consulter les politiques et procédures se trouvant sur http://planetpolycom.com.
H. Prestataires de services indépendants
Polycom conclut des contrats et autres conventions avec des particuliers ou des sociétés pour faire
exécuter des services ou des tâches pour son compte. Les prestataires de services indépendants
doivent satisfaire aux réglementations émanant par exemple du Internal Revenue Service (direction des
impôts américaine), du ministère du travail des États-Unis ou publiées en association avec les lois sur
la rémunération des salariés et l’assurance chômage. Les réglementations régissant le statut des
prestataires de services indépendants demandent souvent d’être interprétées par des professionnels, ce
que le service des Ressources humaines et le service juridique peuvent effectuer au cas par cas. Tous
les prestataires de services doivent signer le contrat de prestataire de service indépendant fourni par le
service juridique de Polycom ou une autre forme d’accord approuvé par ledit service juridique.
Les prestataires de services indépendants ne sont pas salariés de Polycom et ne peuvent donc
prétendre à aucuns avantages sociaux et ils ne peuvent pas agir au nom de ou par ailleurs représenter
Polycom. Pour davantage de renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se
trouvant sur http://planetpolycom.com.
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I. Conflits d’intérêt
La responsabilité de chacun de nous envers Polycom et ses actionnaires consiste à agir en tout temps
en faveur des intérêts supérieurs de la société. Bien que cette obligation n’empêche pas d’entreprendre
des transactions et investissements personnels, elle exige d’éviter les situations susceptibles d’engendrer
un conflit d’intérêt. Nous devons toujours nous efforcer d’éviter ce qui pourrait simplement paraître
répréhensible.
Qu’est-ce qui constitue un conflit d’intérêt ? Quand les intérêts ou avantages d’une entité se heurtent
à ceux de Polycom, y compris mais sans s’y limiter, dans les exemples suivants :
(i) Emploi / emploi à l’extérieur
Compte tenu de l’emploi que vous occupez chez Polycom, vous êtes censé consacrer toute votre
attention aux intérêts commerciaux de Polycom et il vous est interdit d’entreprendre toute activité qui
affecterait votre performance ou vos responsabilités chez Polycom ou qui, d’une manière ou d’une
autre, serait en conflit avec Polycom ou lui causerait préjudice. Nos politiques interdisent à tout
salarié d'accepter simultanément un travail chez un fournisseur, client, développeur ou concurrent de
Polycom et de participer à toute activité qui renforce ou soutient la position d’un concurrent. Il vous
sera en outre demandé de faire connaître à Polycom tout intérêt patrimonial que vous détiendriez et
qui pourrait entrer en conflit avec les activités de Polycom. Si vous avez des questions au sujet de
cette obligation, vous devez prendre contact avec votre supérieur hiérarchique ou le service des
Ressources humaines.
(ii) Postes d’administrateur ou de conseiller extérieurs
Polycom considère qu'occuper les fonctions d’administrateur ou de conseiller auprès d’une société
concurrente constitue un conflit d’intérêts. Si vous désirez exercer les fonctions d’administrateur ou de
conseiller chez un fournisseur, un client, un développeur ou autre partenaire commercial de Polycom,
l’accord préalable du chef de la direction et du directeur juridique de Polycom avant d’accepter un
rôle d’administrateur ou de conseiller et le montant de toute rémunération reçue doit correspondre
à vos responsabilités. Les autres positions d'administrateur occupées par le chef de la direction, les
membres de la direction et les membres du Conseil d'administration sont également régies par les
exigences supplémentaires énoncées dans les Principes de gouvernance d'entreprise de Polycom. Un
tel accord peut dépendre de l’exécution d’actions précises.
(iii) Intérêts commerciaux
Si vous envisagez d’investir dans les intérêts commerciaux de clients, fournisseurs, développeurs ou
concurrents, vous devez d’abord prendre grand soin de vous assurer que ces investissements ne
compromettent pas vos responsabilités chez Polycom. Pour déterminer l’existence d’une situation de
conflit, il faut tenir compte de nombreux facteurs parmi lesquels l’importance et la nature de
l’investissement, l’influence que vous exercez sur les décisions de Polycom, votre accès aux
informations confidentielles de Polycom et de l’autre société et la nature des liens entre Polycom et
l’autre société.
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(iv) Personnes apparentées
En règle générale, vous devez éviter d’avoir des relations d’affaires pour Polycom avec un membre
de votre famille, votre compagne / compagnon ou avec une société à laquelle un de vos proches est
associé de manière significative. Les membres de la famille comprennent conjoint, sœur, frère, fille,
fils, mère, père, grands parents, tantes, oncles, nièces, neveux, cousins, famille par remariage ou belle
famille. Les compagnes / compagnons incluent les personnes vivant maritalement (y compris du
même sexe) ou en famille avec un salarié ou sous le même toit qu’un salarié (autre qu’un locataire ou
employé). Si vous pensez que cette transaction avec une personne apparentée sert les intérêts
supérieurs de la Société, vous devez divulguer la nature exacte de ladite transaction au directeur
financier, directeur principal de l’audit et de la conformité, contrôleur international ou au directeur
juridique de Polycom.
Certaines transactions avec des personnes apparentées, selon la description faite dans les règles ou
réglementations de la SEC et les règles du marché du Nasdaq afférentes, que la Société identifie
comme des transactions avec des « personnes apparentées » (selon la définition du droit américain des
valeurs mobilières), doivent être revues et approuvées préalablement par écrit par le comité d’audit de
Polycom. Toutes les opérations menées avec une personne apparentée doivent être réalisées de telle
sorte que cette entreprise ne bénéficie d’aucun traitement de faveur.
Polycom décourage l’emploi de membres de la famille et de compagne / compagnon à des postes ou
affectations au sein du même service et interdit l’emploi de ces personnes à des postes où existent une
influence ou une dépendance financières, par exemple, un lien avec l’audit, ou le contrôle, ou un
rapport de responsable à subordonné. Cette politique a pour objet de prévenir la dégradation et les
conflits dans l’entreprise qui résulteraient probablement de l’emploi de membres de la même famille
ou compagne / compagnon, notamment dans les rapports responsable / subordonné. En cas de
question pour savoir si un lien de parenté fait partie des définitions données, le service des Ressources
humaines est chargé de déterminer si l’emploi proposé et le lien existant sont couverts par cette
politique. Le service des Ressources humaines doit informer toute personne concernée de cette
politique. La dissimulation volontaire d’informations concernant un lien de parenté ou une relation
hiérarchique interdits peut faire l’objet de mesures correctives, y compris le licenciement. Si une
relation interdite existe ou survient entre deux salariés, le salarié occupant le poste le plus important
doit en faire part à son supérieur hiérarchique. Ce dernier doit aider ces personnes à trouver une
solution compatible avec la relation qui les lie. Si cela est impossible, Polycom se réserve le droit de
les séparer le plus tôt possible, soit par une autre affectation, soit par un licenciement, si nécessaire.
Pour davantage de renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se trouvant sur
http://planetpolycom.com.
(v) Opportunités dans l’entreprise
Il est interdit aux salariés, dirigeants et responsables de saisir pour leur compte personnel des
opportunités qui sont révélées lors de l’utilisation d’un bien, d’informations ou d’une position de
Polycom, sans l’autorisation du Conseil d’administration. Aucun salarié, dirigeant, responsable, agent ou
prestataire ne peut utiliser un bien, des informations ou une position de Polycom pour réaliser un gain
personnel illicite, et aucun salarié, dirigeant ou responsable ne peut être en concurrence directe ou
indirecte avec Polycom sans avoir reçu l’accord préalable écrit du Conseil d’administration. Les salariés,
dirigeants et responsables ont, vis-à-vis de Polycom, le devoir de promouvoir ses intérêts légitimes.
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(vi) Autres situations
Si des questions ou des doutes vous traversent l’esprit lors d’une transaction ou d’une situation
proposée, vous devriez appeler le numéro d’urgence du service d’éthique ou consulter le service
juridique.
J. Protection des informations confidentielles de Polycom
Les informations confidentielles de Polycom constituent un actif précieux et elles comprennent,
sans s’y limiter, les architectures des produits, les codes sources, des techniques de programmation,
des plans et feuilles de route de produits, des noms et des listes de clients, revendeurs et salariés ainsi
que des informations financières. Ces informations appartiennent à Polycom et sont susceptibles d’être
protégées par la législation sur les brevets, marques de commerce, droit d’auteur et secrets
commerciaux. Toutes les informations confidentielles doivent uniquement être utilisées aux fins des
activités de Polycom. Il est de la responsabilité de tous les salariés, agents et prestataires de protéger
les informations confidentielles et de ne jamais les divulguer, volontairement ou par inadvertance.
CETTE RESPONSABILITÉ IMPLIQUE DE NE PAS DIVULGUER LES INFORMATIONS
CONFIDENTIELLES DE POLYCOM, TELLES QUE CELLES QUI ONT TRAIT AUX
PRODUITS DE POLYCOM OU À SES ACTIVITÉS SUR INTERNET.
Cette responsabilité comprend la protection et la destruction adéquate des informations
confidentielles conformément à la politique de Polycom sur la tenue et la gestion des archives
formulée dans la section III(N) de ce Code de conduite. Cette obligation s’étend aux informations
confidentielles de tiers, que Polycom a légitimement reçues aux termes d’un contrat de non
divulgation. Se reporter également à la politique de Polycom concernant le traitement des
informations confidentielles des tiers formulée dans la section IV(D) de ce Code de conduite.
(i) Contrat lié aux informations et inventions exclusives de Polycom
Lorsque vous avez commencé à travailler chez Polycom, vous avez signé, dans la plupart des pays,
un contrat sur la protection et la confidentialité des informations exclusives de Polycom ou, dans le
cas contraire, vous avez l’obligation légale de le faire. Vous consentez à ne pas utiliser ou divulguer
toute information exclusive ou confidentielle de Polycom à qui que ce soit ou à vous en servir au
profit de quiconque autre que Polycom sans avoir reçu l’accord écrit d’un dirigeant de Polycom
agréé. Ce contrat reste en vigueur pendant toute la période de votre emploi chez Polycom et même
après votre départ.
(ii) Divulgation d’informations confidentielles de Polycom
Il arrive que des informations confidentielles doivent être divulguées à des partenaires commerciaux
potentiels pour développer les activités de Polycom. Cette divulgation ne doit cependant jamais se
faire sans peser soigneusement les avantages et les risques potentiels qu’elle comporte. Si vous
décidez, en accord avec votre manager et un autre responsable pertinent de Polycom, que la
divulgation d’informations confidentielles est nécessaire, vous devez alors prendre contact avec le
service juridique pour veiller à la signature préalable d’un accord écrit de non-divulgation approprié.
Vous ne devez pas signer d’accord de non divulgation d’un tiers ou accepter des modifications à des
contrats standard de non divulgation de Polycom sans qu’ils aient été revus et approuvés par le
service juridique de Polycom. Toute publication, blog ou autre forme de déclaration publique pouvant
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être perçue ou interprétée comme attribuable à Polycom doit comporter une clause standard de non-
responsabilité indiquant que la publication ou déclaration exprime l’opinion personnelle de son auteur
et non celle de Polycom et doit être en conformité avec les politiques de Polycom publiées sur
PlanetPolycom de temps à autres.
(iii) Requêtes présentées par les autorités de régulation
Polycom et ses collaborateurs, agents et prestataires, sont censés coopérer avec les enquêtes et
investigations opportunes menées par les pouvoirs publics. Il est toutefois important, dans ce domaine,
de protéger les droits légaux de Polycom concernant ses informations confidentielles. Toutes les
requêtes des pouvoirs publics au sujet de renseignements, documents ou interrogatoires, doivent être
renvoyées au service juridique de Polycom, qui assurera la coordination entre les services concernés
au sein de Polycom ; les réponses aux demandes de renseignements fiscaux doivent être adressées au
directeur principal des services fiscaux de Polycom et toutes les autres réponses émanant des pouvoirs
publics doivent être adressées au service juridique de Polycom. En outre, aucun renseignement
financier ne peut être divulgué sans l’accord préalable du directeur financier.
(iv) Communications d’informations financières et notifications à la SEC
La politique de Polycom consiste à communiquer des informations de manière complète, juste,
exacte, compréhensible et en temps utile dans les rapports et documents déposés et soumis à la
Commission des valeurs et des changes (SEC) et dans d’autres communications publiques. Polycom a mis
en place des contrôles et procédures de communication conçus pour que les informations devant être
divulguées dans certains rapports déposés ou soumis à la SEC, soient enregistrées, traitées, résumées
et notifiées aux périodes spécifiées dans les règlements et formulaires de la SEC. En outre, Polycom
a établi des contrôles comptables internes pour ses rapports financiers et la préparation de ses déclarations
financières à des fins externes en accord avec les principes de comptabilité généralement acceptés.
Bien que ces obligations concernent spécialement les membres des services comptable et juridique,
chaque employé a la responsabilité de se conformer aux contrôles et procédures de communication et
aux contrôles internes des rapports financiers de Polycom. Si vous avez des questions sur les contrôles
et procédures de communication et les contrôles comptables internes de Polycom, vous pouvez prendre
contact avec le contrôleur international, le directeur principal de l’audit et de la conformité ou le
directeur juridique.
Si vous avez des inquiétudes ou des réclamations concernant la comptabilité ou la vérification, vous
devez les signaler comme indiqué dans la rubrique « Traitement de réclamations en matière de
comptabilité, divulgation, contrôles comptables ou vérification » se trouvant sur
http://www.polycom.com/company/investor_relations/corporate_governance.html ou sur la page de la
Conformité sur PlanetPolycom.
(v) Porte-paroles de Polycom
Des politiques spécifiques ont également été établies au sujet des personnes pouvant communiquer
des informations à la presse et à la communauté des analystes financiers. Toutes les demandes ou
appels en provenance de la presse et des analystes financiers doivent être référées au directeur
financier ou au service des relations avec les investisseurs.
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Polycom a désigné son PDG, son directeur financier et le service des relations avec les investisseurs
comme seuls porte-paroles officiels sur les sujets financiers. Polycom a désigné son service des
Relations publiques comme seul porte-parole officiel pour les informations sur la commercialisation,
la technique et autres sujets de ce genre. La communication avec la presse pour le compte de Polycom
doit être coordonnée à l’avance par l’intermédiaire du service des Relations publiques.
K. Obligations aux termes des lois sur les valeurs mobilières - Délit d'initié
Aux termes des lois américaines sur les valeurs mobilières, ces obligations ont un large champ
d’application. Dans le cadre des activités normales de l’entreprise, il arrive que les dirigeants,
responsables, salariés, agents, prestataires et consultants de Polycom se trouvent en possession
d'informations sensibles et importantes. Ces renseignements sont considérés comme étant la propriété
de Polycom qui vous les a confiés. Vous n’avez notamment pas le droit d’en tirer profit en achetant ou
vendant vous-mêmes des titres ou en transmettant des renseignements à d’autres personnes afin qu’elles
en profitent personnellement ou pour votre compte. Cette déclaration de principe vise à la fois à vous
informer de vos responsabilités légales et à vous exposer clairement que l’usage illicite d’informations
sensibles est contraire à la politique de Polycom et aux lois américaines sur les valeurs mobilières.
Le délit d’initié est une infraction pénale grave, puni d’amendes pouvant aller jusqu’à 5 000 000 de
dollars US et 20 ans d’emprisonnement pour les particuliers. En outre, la SEC peut demander
l’imposition d’une sanction civile d'un montant pouvant atteindre trois fois les bénéfices réalisés ou
les pertes évitées par la transaction. Les auteurs de délits d’initiés doivent également rembourser tout
bénéfice réalisé et font souvent l'objet d’une injonction pour prévenir de futures infractions. Enfin, les
auteurs de ces délits peuvent faire l’objet de poursuites judiciaires en responsabilité civile
à titre privé.
Les employeurs et autres personnes chargées du contrôle (y compris l’encadrement) courent
également un risque aux termes de la loi fédérale. Les personnes chargées du contrôle risquent, entre
autres, des sanctions allant jusqu’à 1 000 000 de dollars US ou trois fois les bénéfices réalisés ou
pertes évitées par l’auteur du délit, en considérant le montant le plus élevé, si elles ont imprudemment
omis de prendre des mesures préventives pour lutter contre les délits d’initié.
Il est par conséquent important pour vous et pour Polycom qu’aucune infraction de délit d’initié ne se
produise. Les règles sur les délits d’initiés sont rigoureusement appliquées, même dans les cas où les
transactions financières semblent minimes. Vous devez prendre contact avec le directeur financier ou
le service juridique si vous ne savez pas avec certitude s’il vous est permis ou non de négocier des
valeurs mobilières.
Polycom a imposé par ailleurs aux membres du Conseil d’administration, aux cadres dirigeants,
aux vice-présidents et à certains collaborateurs désignés, certaines restrictions supplémentaires de
négociations de valeurs mobilières, qui, en raison du poste qu’ils occupent, ont plus de chances de se
trouver en présence d’informations importantes, non publiques, relatives à Polycom. Ces politiques
sont énoncées dans la politique de Polycom sur les délits d’initiés se trouvant sur
http://planetpolycom.com. Polycom impose également des restrictions sur les négociations de valeurs
mobilières à certaines personnes précises, lors des périodes pendant lesquelles des transactions ou
évolutions commerciales importantes se trouvent en suspens.
Pour davantage de renseignements et pour déterminer si vous faites l’objet d’une interdiction de
négocier les titres de Polycom à tout moment, vous devez prendre connaissance de la politique de
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Polycom sur les délits d’initiés qui se trouve à la page de gestion des actions en bourse sur
http://planetpolycom.com, ou dans votre pochette de renseignement pour le personnel, ou en
demander un exemplaire à la gestion des actions en bourse. Vous devez prendre quelques minutes
pour lire avec soin la politique de Polycom sur les délits d’initiés, en portant une attention particulière
aux politiques spécifiques et responsabilités pénales et civiles potentielles, ou aux mesures
disciplinaires contre les délits d’initiés. Les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom qui
enfreignent cette politique feront aussi l’objet de mesures disciplinaires de la part de Polycom,
pouvant se traduire par un licenciement ou la cessation des relations commerciales. Toutes les
questions concernant la politique de Polycom sur les délits d’initiés doivent être adressées au
directeur juridique de Polycom.
L. Interdiction de vente à découvert d’actions Polycom
Aucun responsable, dirigeant ou autre collaborateur de Polycom ne doit vendre directement ou
indirectement des titres de participation de Polycom, y compris des produits dérivés, si le vendeur ou
son intermédiaire (1) ne possèdent pas les titres vendus ; (2) possèdent les titres et ne les livrent pas
en contrepartie de la vente (vendant à découvert au lieu de vendre des titres déposés dans un coffre)
dans les vingt jours qui suivent ou si les titres ne sont pas, cinq jours après cette vente, envoyés par la
poste ou un autre moyen de transport habituel. Une vente à découvert, telle qu’elle est définie dans
cette politique, implique généralement la possibilité de profiter d’une baisse de prix des actions
Polycom. Bien qu’il ne soit pas légalement interdit aux collaborateurs qui n’occupent pas des postes
de cadres supérieurs ou de responsables, de vendre à découvert des titres Polycom, la politique
adoptée par la société interdit à ses salariés de pratiquer ce genre de vente.
M. Utilisation des biens de Polycom
(i) Généralités
Il est de la responsabilité fondamentale de chaque collaborateur, agent et prestataire de protéger les
biens de Polycom. Il faut prendre soin que des biens de l’entreprise ne soient pas détournés, vendus
ou donnés sans avoir reçu l’autorisation voulue. Tous les collaborateurs, agents et prestataires de
Polycom sont responsables de la bonne utilisation des biens de Polycom et doivent les protéger pour
éviter qu’ils ne soient perdus, endommagés, détournés ou volés. Les collaborateurs, agents ou
prestataires en infraction sur l’un des éléments de cette politique ou qui agissent de manière
inconsidérée dans leur utilisation des biens de Polycom feront l’objet de mesures disciplinaires,
pouvant aller jusqu’au licenciement ou la résiliation des relations commerciales, à l’entière discrétion
de Polycom. Le matériel et les biens de Polycom doivent principalement être utilisés aux fins des
activités de Polycom. Dans le cas des appareils de communication électronique, leur utilisation doit
être conforme aux politiques de Polycom sur les téléphones portables et autres politiques afférentes.
En cas de questions au sujet de cette politique, les collaborateurs doivent s’adresser au service des
Ressources humaines de Polycom.
(ii) Contrôle de l’accès physique
Les plans de conformité, présents et à venir, mis au point par Polycom couvrent le contrôle d’accès
visant à assurer la confidentialité des communications, maintenir la sécurité du matériel de
communication de Polycom et à empêcher que les biens de Polycom ne soient volés, détournés et
détruits. Vous êtes personnellement chargé de vous conformer au niveau de contrôle d’accès mis en
œuvre dans l’établissement où vous travailler de manière permanente ou temporaire. Vous ne devez
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pas faire obstacle à l’objectif poursuivi par l’installation de ce contrôle d’accès, ni provoquer
sa défaillance.
(iii) Fonds de Polycom
Les fonds de Polycom doivent uniquement être utilisés au service de l'entreprise. Chaque collaborateur,
agent et prestataire de Polycom doit prendre des mesures suffisantes pour assurer que les fonds
dépensés par Polycom apportent de la valeur et doit tenir en temps utile le compte précis de chacune
des dépenses engagées. Les notes de frais doivent être véridiques et présentées en temps utile.
Les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom ne doivent pas utiliser les fonds de la société
à de fins personnelles. Les agents ou prestataires de Polycom n’ont aucun droit de regard sur les fonds
de Polycom.
(iv) Ordinateur et autres appareils
Polycom s’efforce de fournir à tous ses salariés le matériel nécessaire pour qu’ils puissent faire leur
travail de manière efficace. Il vous incombe de prendre soin de ce matériel et de l’utiliser de manière
responsable, uniquement aux fins professionnelles de Polycom. Si vous utilisez du matériel Polycom
chez vous ou en dehors du lieu de travail, prenez les précautions nécessaires pour qu’il ne soit ni volé,
ni endommagé, exactement comme s’il était à vous. Si vous n’êtes plus employé chez Polycom,
vous devez immédiatement rendre tout le matériel Polycom. Même si les ordinateurs et autres
appareils électroniques sont mis à la disposition des collaborateurs pour les aider à exécuter leurs
tâches dans l’intérêt de Polycom, lesdits ordinateurs et appareils électroniques doivent rester
pleinement accessibles à Polycom, et dans la mesure où la loi le permet, ils demeurent la propriété
exclusive de Polycom, qu’ils soient utilisés totalement ou en partie dans les locaux de Polycom ou
à l’aide du matériel et des ressources de la société.
Les collaborateurs, agents et prestataires ne doivent pas s’attendre à ce que informations
transmises, reçues ou conservées par des appareils de communication électroniques possédés,
loués ou exploités totalement ou en partie par Polycom ou pour le compte de la société restent
confidentielles.
Dans la mesure où les lois en vigueur le permettent, Polycom se réserve le droit d’accéder à toute
information reçue, transmise ou conservée par de tels appareils de communication électronique de la
part de ses collaborateurs, agents, prestataires ou représentants, ou par leur intermédiaire, à tout
moment, que le collaborateur ou le tiers soit ou non au courant, qu’il ait ou non donné son accord.
(v) Logiciels
Tout logiciel utilisé par les collaborateurs dans le cadre des activités professionnelles de Polycom doit
être légalement sous licence. N’utilisez jamais de copies de logiciel illégales ou interdites, que ce soit
au bureau, chez vous ou en déplacement, ce qui constitue de fait une violation du droit d’auteur et
peut vous exposer ainsi que Polycom à poursuites civiles et pénales. D’autre part, l’utilisation de
copies de logiciel illégales ou non autorisées entrainera des mesures disciplinaires pour le salarié,
pouvant aller jusqu’au licenciement. Le service informatique de Polycom effectuera des inspections
périodiques des ordinateurs pour vérifier que seuls des logiciels autorisés et sous licence y ont été
installés. Tout logiciel qui ne serait pas sous licence ou pris en charge sera supprimé.
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(vi) Utilisation de l’électronique
Les salariés doivent utiliser les appareils de communications électroniques légalement et de manière
éthique, équitable et adéquate. Concernant l'usage par les employés de leurs propres appareils mobiles
pour des activités liées au travail, les employés doivent respecter la Politique d'utilisation des appareils
mobiles de Polycom affichée sur PlanetPolycom (Politiques et Procédures TI Gobales). Cette politique
concerne l’usage des ordinateurs, du courrier électronique, des connexions Internet, intranet et extranet
et tout autre réseau public ou privé, messagerie vocale, vidéoconférence, télécopies et téléphones. Il
est interdit de poster ou de discuter sur Internet des informations sur les produits ou activités de
Polycom, si ce n’est en se conformant aux politiques de Polycom sur l’usage des médias
électroniques et sociaux, sans l’accord écrit préalable du directeur financier ou directeur juridique.
Toute autre forme de communication électronique présente ou à venir utilisée par les collaborateurs
entre également dans le cadre de cette politique.
Il n’est pas possible d’identifier toutes les normes et règlements s’appliquant à l’utilisation des appareils
de communication électronique. Les collaborateurs sont donc invités à faire preuve de bon sens
chaque fois qu'ils utilisent l’une des fonctions des systèmes de communications. L’ensemble des
politiques se rapportant à l’usage électronique des biens de Polycom se trouve dans les politiques et
procédures de Polycom sur http://planetpolycom.com. Vous êtes tenu de prendre connaissance,
comprendre et respecter lesdites politiques et procédures.
N. Tenue et gestion des archives
Polycom a certaines obligations légales et commerciales de Polycom dans la gestion des archives.
Les archives comprennent, sans s’y limiter, des documents sur papier, CD, disques durs d’ordinateur,
messages électroniques, disquette, microfiche, toutes les informations enregistrées de quelque nature
et sur quelque support que ce soit ou tout autre support. Aux termes de lois locales, de l’état, fédérales
étrangères et autres lois en vigueur, Polycom a l’obligation de conserver certaines archives et de
suivre des directives précises pour leur gestion. Au cas où ils ne se conformeraient pas à ces
directives, les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom risquent des sanctions civiles et
pénales sévères, et le non respect de ces directives ou de cette politique, peut entraîner des mesures
disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la cessation des relations commerciales,
à l’entière discrétion de Polycom. La politique de Polycom consiste à conserver les archives tel
qu’énoncé dans la Politique de rétention des documents sur http://planetpolycom.com. Il appartient
à tous les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom de gérer et de protéger ces archives, de les
conserver et les supprimer conformément à la Politique de rétention des documents. Se reporter
également à la politique de Polycom concernant le traitement des informations confidentielles
formulée dans la section III(J) et sur les informations confidentielles de tiers dans la section IV(D)
de ce Code de conduite.
Les obligations suivantes sont à la base de la Politique de rétention des documents de Polycom :
Toutes les archives nécessaires pour des raisons professionnelles seront conservées
pendant la durée de la période formulée dans la Politique de rétention des documents.
Pour les catégories d’archives non prévues dans la Politique de rétention des documents,
lesdites archives doivent être conservées pendant suffisamment longtemps pour être
disponibles en cas de besoin, mais pas plus longtemps que nécessaire pour les activités de
l’entreprise, sauf si la législation l’exige. Toutes les archives qui n’ont pas d’utilité légale
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ou commerciale (y compris les avant-projets et versions périmées) devraient
être détruites.
Toutes les archives à mettre au point et à conserver nécessaire à Polycom pour
documenter ou appuyer sa conformité aux lois locales, de l’état, fédérales, étrangères ou
autres, en vigueur et aux règles et réglementations (y compris la législation fiscale en
vigueur) seront mises au point et conservées pour les périodes requises par lesdites lois,
règlements ou réglementations et la Politique de rétention des documents.
O. Retenue d’archives pour motifs juridiques
Une retenue pour motifs juridiques suspend toutes les procédures de destruction afin de préserver les
archives pertinentes dans des circonstances particulières, par exemple, en cas de litige ou d’enquête
des pouvoirs publics. Le service juridique de Polycom détermine et désigne les types d’archives ou de
documents devant être préservés pour motifs juridiques. Tout collaborateur, agent et prestataire de
Polycom a la responsabilité effective de se conformer à cette politique. Le non respect de cette
politique exposera le collaborateur, l’agent ou le prestataire à des mesures disciplinaires pouvant aller
jusqu’au licenciement ou à la cessation des relations commerciales, à l’entière discrétion de Polycom.
Vous serez averti par le service juridique de Polycom au cas où des archives placées sous votre
responsabilité feraient l’objet d’une retenue pour motifs juridiques. Il vous appartient alors de
préserver et protéger les archives nécessaires selon les instructions données par le service juridique de
Polycom. LES ARCHIVES OU DOCUMENT A L’APPUI PLACES SOUS RETENUE POUR
MOTIFS JURIDIQUES NE DOIVENT EN AUCUN CAS ETRE DETRUITS, ALTERES
OU MODIFIES.
Une retenue pour motifs juridiques reste en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit officiellement abolie par le
service juridique de Polycom. S’il n'est pas sûr que le document fasse l’objet d’une retenue pour
motifs juridiques, vous devez le préserver et le protéger tout en vérifiant auprès du service juridique
de Polycom.
En cas de question concernant cette politique, vous devez prendre contact avec le service juridique
de Polycom.
P. Pratiques relatives au paiement
(i) Pratiques comptables
Les responsabilités de Polycom à l’égard de ses actionnaires et investisseurs, ainsi que ses obligations
aux termes des lois régissant les grandes entreprises, exigent l’enregistrement intégral et exact de
toutes les transactions dans les registres et archives de Polycom, conformément aux lois en vigueur.
Des écritures inexactes ou trompeuses, des fonds ou actifs non mentionnés ou des paiements effectués
sans être accompagnés des documents et consentements requis, sont strictement interdits et enfreignent
la politique de Polycom et la législation. En outre, toute documentation à l’appui d’une transaction
doit en décrire intégralement et exactement la nature et être traitée en temps utile.
18
(ii) Dons de nature politique
La politique de Polycom consiste à appliquer strictement les lois locales, de l’état, fédérales
étrangères, autres lois en vigueur, règles et réglementations concernant les dons de nature politique
Les fonds ou biens de Polycom ne doivent, en aucun cas et nulle part dans le monde, servir ou
contribuer à des campagnes ou des pratiques politiques, sans accord écrit préalable du directeur
juridique de Polycom et, le cas échéant, de son Conseil d'administration.
(iii) Représentants de commerce, agents et consultants
Bien que la majorité des activités de Polycom s’effectuent par l’intermédiaire de distributeurs et de
revendeurs à valeur ajoutée et autres commerçants dans la chaîne de distribution, Polycom embauche
parfois des consultants, des représentants de commerce et autres tiers, à titre de prestataires de
services, pour agir en son nom. Une telle pratique est le plus souvent nécessaire dans les pays en
dehors des États-Unis, trop petits pour prendre en charge son modèle de distribution. Les relations
avec ces tiers, où qu’elles interviennent dans le monde, doivent toujours être permises, légales et
documentées telles qu’elles sont réellement et telles qu’elles apparaissent.
Les commissions, redevances et ristournes doivent toujours être précisées dans un contrat écrit et
correspondre à la valeur du service rendu à Polycom. Elles ne doivent jamais dépasser les sommes
raisonnables et habituelles du secteur. Le service fourni doit être légal et légitime. Les paiements
doivent être effectués uniquement en échange d’une facture complète et exacte. Tous les
représentants de commerce, agents et sous-traitants doivent signer les contrats standard fournis par le
service juridique de Polycom ou d’autres formulaires contractuels agréés par ce service. Se reporter
également à la politique de Polycom concernant les prestataires indépendants dans la section III(H) de
ce Code de conduite.
(iv) Interdiction des incitations frauduleuses
Les collaborateurs, agents, prestataires ne doivent, en aucun cas, proposer, effectuer ou promettre un
paiement, autoriser un paiement monétaire, un présent, ou quoi que ce soit de valeur aux clients,
fournisseurs, consultants, etc., pouvant donner l’impression, de vouloir directement ou indirectement,
influencer une décision commerciale, un engagement à frauder ou une occasion de commettre une
fraude. Des cadeaux bon marché, des repas d’affaires occasionnels, des célébrations et des sorties
sont acceptables, dans la mesure où ils ne sont pas excessifs ou ne donnent pas l’impression d’être
répréhensibles et ne sont pas en infraction avec la Politique mondiale de lutte contre la corruption de
Polycom se trouvant sur http://planetpolycom.com. Toute question au sujet d’un paiement ou présent
particulier susceptible d’enfreindre cette politique doit être adressée au service juridique, à l’audit
interne, ou au numéro d’urgence du service d’éthique.
Q. Lutte contre la corruption
Étant donné la portée mondiale de ses activités, Polycom exige de tous ses collaborateurs, agents,
prestataires, distributeurs et revendeurs qu’ils se conforment pleinement à la législation
anticorruption.
Afin de se conformer aux différentes exigences d’une telle législation, la Politique mondiale de lutte
contre la corruption de Polycom (située sur http://planetpolycom.com) énonce ce qui constitue la
corruption et ce que les employés doivent faire pour éviter d’y être impliquer en aucune manière.
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La familiarisation de tous les employés de Polycom à la Politique mondiale de lutte contre la
corruption et le devoir de s’y conformer en tout temps est une obligation en vertu du présent
Code de conduite.
R. Contrôle des exportations
De nombreux pays contrôlent les destinations vers lesquelles des produits ou logiciels peuvent être
exportés. Le gouvernement américain dispose de lois et règlementations contrôlant les exportations
conçues pour veiller à ce que les transferts de produits, services et technologie soient exécutés en
observant les objectifs de sécurité nationale et de politique étrangère. Ces lois s’appliquent aux
transferts de marchandises et de technologies à des sociétés et des personnes étrangères, qu’elles se
trouvent aux États-Unis ou à l’étranger. Les réglementations américaines sont complexes et elles
peuvent même s’appliquer aux exportations de produits d’origine étrangère aux États-Unis et aux
transferts de produits en dehors des États-Unis lorsque ces derniers contiennent des composants ou
une technologie d’origine américaine. À titre d’exemple, un logiciel créé aux États-Unis peut être
soumis aux lois américaines même s’il a été dupliqué et emballé à l’étranger. D’autre part, dans
certains cas, une présentation orale faite aux États-Unis, devant des ressortissants étrangers,
peut constituer une exportation contrôlée.
Les États-Unis ont également promulgué des sanctions limitant le commerce, les investissements et
transactions financières avec certains pays, organisations et particuliers ainsi que des interdictions de
respecter des boycotts étrangers non validés. Ces lois ont généralement pour objet d’assurer que
des produits et technologies sensibles ne se retrouvent pas en possession de ceux qui en feraient
mauvais usage.
Le service juridique et le service de conformité des exportations peuvent vous donner des conseils sur
les pays où il est interdit d’envoyer des produits Polycom ou vous indiquer s’il est nécessaire
d’obtenir un permis du gouvernement américain pour un projet de présentation technique devant
des étrangers.
IV. RESPONSABILITES VIS-A-VIS DE NOS CLIENTS ET DE NOS FOURNISSEURS
A. Relations avec les clients
Si votre travail vous amène à être en contact avec des clients, actuels ou potentiels, de Polycom, il est
primordial de vous souvenir que vous représentez Polycom vis-à-vis des personnes avec qui vous
traitez. Vous devez faire en sorte de créer de la valeur pour nos clients et contribuer à établir une
relation fondée sur la confiance. Polycom et ses collaborateurs ont fourni des produits et services
depuis de nombreuses années et ils ont créé, au fil du temps, une cote d’estime. Cette cote d’estime
fait partie de nos actifs les plus importants et les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom
doivent s’employer à préserver et renforcer notre réputation.
B. Paiement ou présents de la part de tiers
Les collaborateurs, agents, prestataires ne doivent, en aucun cas, accepter une offre ou promesse de
paiement, autorisation de paiement monétaire, présent, ou quoi que ce soit de valeur de la part de
clients, fournisseurs, consultants, etc., pouvant donner l’impression de vouloir, directement ou
indirectement, influencer une décision commerciale ou une action frauduleuse. Des cadeaux bon
20
marché, des repas d’affaires occasionnels, des célébrations et des sorties, dans la mesure où ils ne sont
pas excessifs ou ne donnent pas l’impression d’être répréhensibles, ne sont pas en infraction avec
cette politique. Toute question pour savoir si un paiement ou présent particulier est acceptable doit
être adressée au numéro d’urgence du service d’éthique, à l’audit interne ou au service juridique.
Les présents que Polycom offre à ses fournisseurs ou clients ou qu’elle reçoit d’eux doivent toujours
être adaptés aux circonstances et ne jamais donner l’impression d’irrégularité. La nature et le prix des
présents aux fournisseurs et clients doit toujours être consignée avec exactitude dans les registres et
archives de Polycom. Il vous incombe de revoir, comprendre et suivre les politiques de Polycom
ayant trait aux paiements et aux présents, y compris la Politique mondiale de lutte contre
la corruption.
C. Publications de tiers
Polycom est abonnée à de nombreuses publications pour permettre aux collaborateurs de mieux faire
leur travail. Elles comprennent des bulletins d’informations, travaux de référence, services en ligne,
magazines, livres et autres ouvrages numériques et imprimés. Le droit d’auteur protège généralement
ces ouvrages et le fait de les copier ou distribuer sans autorisation constitue une infraction au droit
d’auteur. Il vous faut d’abord obtenir le consentement de l’éditeur d’une publication avant de la
copier intégralement ou d’en reproduire des extraits substantiels. S’il n’est pas sûr que vous ayez le
droit de copier une publication, consultez le service juridique.
D. Traitement des renseignements confidentiels de tiers
Polycom entretient diverses sortes de relations d’affaires avec de nombreuses entreprises et
particuliers. Il peut arriver qu’ils livrent volontairement des renseignements confidentiels sur leurs
produits ou plans d’entreprise pour inciter Polycom à établir des relations commerciales avec eux.
À d’autres moments, Polycom peut demander à un tiers de fournir des renseignements confidentiels
pour pouvoir évaluer l’éventualité d’une relation commerciale avec lui. En toutes circonstances,
nous devons traiter avec beaucoup de soin et de manière responsable les renseignements confidentiels
des tiers. Polycom procède avec de tels renseignements confidentiels dans le respect des contrats avec
ces tiers. Se reporter également à la politique de Polycom sur la tenue et la gestion des archives dans la
section III(N) de ce Code de conduite.
(i) Contrats de non divulgation adaptés
Les renseignements confidentiels peuvent se présenter de plusieurs façons. Une présentation orale sur
les plans de développement d’un produit d'une société peut renfermer des secrets commerciaux
protégés. Une liste de clients ou de collaborateurs peut constituer un secret commercial protégé.
Une démonstration de la version alpha du nouveau logiciel d’une société peut contenir des
renseignements protégés par les lois sur les secrets commerciaux et le droit d’auteur.
Vous ne devez jamais accepter qu’une tierce partie offre des renseignements présentés comme
confidentiels, ou qui donnent l’impression de l’être d’après le contexte ou les circonstances, sauf si un
contrat de non divulgation adapté a été signé avec ladite partie. LE SERVICE JURIDIQUE PEUT
FOURNIR DES CONTRATS DE NON DIVULGATION QUI CORRESPONDENT A TOUTE
SITUATION PARTICULIERE ET SE CHARGERA DE COORDONNER COMME IL
CONVIENT LA SIGNATURE DE CES CONTRATS AU NOM DE POLYCOM. Même après la
mise en place d’un contrat de non divulgation, vous devez accepter uniquement les informations
21
nécessaires à l’exécution du but recherché, par exemple, la décision de poursuivre la négociation d’un
marché. Au cas où des renseignements confidentiels détaillés ou exhaustifs vous seraient proposés
sans être nécessaires à la réalisation de vos objectifs immédiats, ils doivent être refusés.
(ii) Besoin de savoir
Après la divulgation de renseignements confidentiels d’un tiers à Polycom, il nous appartient de
respecter les conditions du contrat de non divulgation correspondant et de limiter son utilisation
à l’objet spécifique de la divulgation et d’en diffuser son contenu uniquement à d’autres
collaborateurs de Polycom qui ont besoin de connaître ces renseignements. Tout collaborateur, agent
et prestataire impliqué dans une éventuelle relation commerciale avec un tiers doit comprendre et
observer strictement les limites de l’utilisation et du traitement de ces renseignements confidentiels.
En cas de doute, consultez le service juridique.
(iii) Notes et copies de logiciels
Lors de l’examen des renseignements confidentiels d’un tiers aux termes d’un contrat de non
divulgation, il est naturel de prendre des notes ou de préparer des rapports résumant le bilan de
l’examen et, en partie à cause de ces notes, d’en tirer des conclusions sur l’opportunité d’une relation
commerciale. Les notes ou rapports peuvent toutefois contenir des renseignements confidentiels
communiqués par le tiers et ils ne doivent donc être conservés que le temps nécessaire pour effectuer
l’évaluation de la relation commerciale éventuelle. Ils doivent par conséquent être détruits ou
transmis au service juridique pour être conservés ou détruits. Ils doivent être traités exactement
comme toute autre communication de renseignements confidentiels : marqués confidentiels et
distribués uniquement aux collaborateurs de Polycom qui ont besoin de les connaître.
(iv) Renseignements sur la concurrence
Vous ne devez jamais essayer d’obtenir des renseignements confidentiels sur un concurrent de
manière répréhensible et vous ne devez surtout jamais prendre contact avec un concurrent au sujet de
leurs renseignements confidentiels. Bien que Polycom ait le droit, et ne se prive pas, d’employer d’anciens
collaborateurs de sociétés concurrentes, les obligations de ces derniers de ne pas utiliser ou divulguer
les renseignements confidentiels de leur ex-employeur sont reconnues et respectées par Polycom.
E. Sélection des fournisseurs
Le succès de Polycom est en grande partie dû à ses fournisseurs. Pour réaliser un environnement où
ils soient motivés pour travailler avec Polycom, ils doivent avoir la certitude qu’ils seront traités dans
le respect des lois et de manière éthique. Les fournisseurs de Polycom doivent être choisis avec autant
de soin et traités avec autant de respect que nos distributeurs, revendeurs à valeur ajoutée et
négociants. La politique de Polycom consiste à acheter des fournitures en fonction des besoins, de la
qualité, du service, du prix et des conditions générales. Cette politique vise à sélectionner des
fournisseurs importants ou de conclure des contrats importants avec des fournisseurs grâce à un
processus d’appel d’offres, quand cela est possible. Les renseignements confidentiels d’un fournisseur
peuvent prétendre à la même protection que ceux de n'importe quel tiers et doivent être mis à l'abri
d’une divulgation ou d’une utilisation indues. Si possible, de tels renseignements ne doivent pas être
reçus avant la signature d’un contrat de non divulgation approprié.
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Polycom s’efforce de faire appel à des petites entreprises, dirigées par des minorités ou par des
femmes pour qu’elles deviennent fournisseurs de Polycom avec qui elles exécutent des contrats
correspondant dans toute la mesure du possible avec l’efficacité de performance des objectifs
commerciaux de Polycom, sans céder sur les prix, la qualité, la fiabilité, les délais prévus et les
obligations légales.
F. Relations avec les gouvernements
La politique de Polycom consiste à respecter intégralement toutes les lois et réglementations en
vigueur régissant les contacts et les relations avec des fonctionnaires et représentants de l’état et
à adhérer à des normes de pratiques commerciales éthiques, morales et légales supérieures.
Cette politique implique d’observer strictement les lois locales, de l’état, fédérales, étrangères ou
autres, les règles et réglementations en vigueur. En outre, il vous incombe de revoir, comprendre et
suivre les politiques de Polycom ayant trait aux paiements et aux présents, y compris la Politique
mondiale de lutte contre la corruption. En cas de question concernant les relations avec les
gouvernements, vous devez prendre contact avec le service juridique de Polycom.
G. Lobbying
Les administrateurs, collaborateurs, agents ou prestataires qui ont besoin pour leur travail de faire du
lobbying auprès d’un membre ou d’un employé de l’assemblée législative ou auprès d’un représentant
ou fonctionnaire d’état pour la formulation d’une loi, doivent obtenir l’autorisation préalable écrite
d’une telle activité de la part du directeur juridique de Polycom. Les activités relevant de cette
politique comprennent les rencontres avec les membres du corps législatif, ou des membres de leur
personnel, ou avec des représentants de la branche de l’exécutif. La préparation, la recherche et autres
activités de préparation effectuées pour appuyer la communication de lobbying font également partie
de cette politique même si la communication n’a pas lieu en fin de compte.
H. Contrats avec les pouvoirs publics
La politique de Polycom consiste à de respecter pleinement toutes les lois et réglementations en
vigueur qui régissent les contrats avec les pouvoirs publics. Il faut également respecter
scrupuleusement les conditions générales de tout contrat avec des pouvoirs publics locaux, d’état,
fédéraux, étrangers ou autres. Le service juridique de Polycom doit revoir et approuver tous les contrats
avec toute entité gouvernementale.
I. Concurrence libre et loyale
La plupart des pays et des états aux États-Unis possèdent des organismes juridiques très élaborés
destinés à encourager et protéger une concurrence libre et loyale. Polycom s’engage à respecter à la
fois l’esprit et la lettre de ces lois. Agir autrement pourrait avoir des conséquences pour tous,
y compris d’éventuelles sanctions pénales pour certaines activités de cartel ou de fixation des prix.
Ces lois régissent souvent les relations que Polycom entretient avec ses distributeurs, revendeurs
à valeurs ajoutée ou nationaux, négociants, comptes nationaux, clients et concurrents. Les lois sur la
concurrence s’attaquent généralement aux domaines suivants : pratiques tarifaires (y compris prix
inférieurs au coût, prix de revente imposés et discrimination par le prix), ristournes, conditions de
vente, conditions de crédit, primes promotionnelles, rabais secrets, contrats exclusifs de concession
ou de distribution, produits vendus par lots, restrictions sur l’offre des produits concurrents, refus de
23
vente, résiliation d’un revendeur, collaboration et bien d’autres pratiques affectant la concurrence.
Nombre de ces pratiques sont normalement pertinentes mais elles demandent des précautions.
Par exemple, alors qu’il est courant et d’habitude légal de réduire les prix de produits vendus par lots,
certains programmes de réduction et de rabais peuvent relever des lois antitrust si, par exemple,
le prix global est inférieur au coût ou si l’effet cumulé du programme tarifaire peut nuire ou attenter
aux droits des concurrents.
Les lois sur la concurrence régissent également, de manière habituellement assez stricte, les relations
entre Polycom et ses concurrents. En règle générale, les contacts avec les concurrents doivent être
limités et toujours éviter les informations concurrentielles sensibles et les sujets tels que les prix ou
autres conditions générales de vente, les coûts, les clients et les fournisseurs. Souvenez-vous que nos
partenaires intermédiaires peuvent également être des concurrents de Polycom et qu’ils peuvent aussi
se concurrencer entre eux. Polycom ne doit jamais se livrer à aucun acte qui s’apparente à la collusion
ou la facilite ou à des actions illégales par les partenaires intermédiaires. Il est acceptable de participer
avec des concurrents à une association commerciale ou à un organisme chargé d’établir des normes si
l’association a été créée en bonne et due forme, poursuit un objectif légitime et elle limite ses activités
à cette fin. La participation à un organisme chargé d’établir des normes doit se faire conformément
à ses règlements et politiques et toute question épineuse doit être promptement soumise au service
juridique de Polycom. La politique de Polycom consiste à ne pas se conduire de manière injuste ou
pratiquer l’exclusion. En particulier, les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom ne doivent
pas faire sciemment de déclarations fausses ou trompeuses au sujet des concurrents de Polycom ou les
produits de ses concurrents, ses clients ou ses fournisseurs.
Aucun collaborateur, agent ou prestataire ne doit, en tout temps et quelles que soient les
circonstances, conclure avec un concurrent un contrat ou une convention, par écrit ou oralement,
exprès ou implicite, portant sur des prix, rabais, autres conditions générales de vente, bénéfices ou
marges bénéficiaires, coûts, affectation du produits ou du marché géographique, affectation de clients,
limitations de la production, boycotts de clients ou de fournisseurs, ou appel d’offres ou intentions
d’appel d’offres, ou même discuter ou échanger des informations sur ces sujets. Dans certains cas, des
co-entreprises légitimes ou d’autres formes de collaboration avec des concurrents peuvent autoriser
de faire exception à ces règles, de même que les achats ou ventes de bonne foi à des concurrents de
produits non concurrentiels, mais le service juridique de Polycom doit examiner à l’avance lesdites
opérations. Ces interdictions ont un caractère absolu et doivent être strictement observées. Il est illégal
de pratiquer la collusion entre concurrents et les conséquences en cas d’infraction sont graves.
Même si l’esprit de ces lois, nommées « anti-trust », « de libre concurrence », « défense du
consommateur » ou contre la concurrence déloyale, est clair, leur application dans des situations
particulières peut se révéler complexe Pour assurer la conformité intégrale de Polycom à ces lois,
chacun de nous doit en connaître les bases et faire participer le service juridique de manière précoce
quand surviennent des situations discutables.
J. Espionnage industriel
La politique de Polycom consiste à lutter légalement contre la concurrence sur le marché. S’engager
dans une lutte loyale implique de respecter les droits de nos concurrents et de respecter toutes les lois
en vigueur au cours de cette compétition. Polycom attend de ses concurrents qu’ils respectent ses
droits de concourir légalement sur les marchés et elle se doit de respecter leurs droits de la même
manière. Les collaborateurs, agents et prestataires de Polycom ne doivent pas voler ou utiliser de
manière illicite les informations, matériels, produits, propriété intellectuelle ou renseignements
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exclusifs ou confidentiels de qui que ce soit, y compris des fournisseurs, clients, partenaires
commerciaux ou concurrents.
V. MESURES DISCIPLINAIRES
Polycom prendra les mesures nécessaires contre les personnes dont les actions contreviennent à ces
politiques ou à toute autre politique précise de Polycom. Les mesures disciplinaires peuvent
comprendre le licenciement immédiat ou la résiliation de la relation commerciale, à la discrétion de
Polycom. Au cas où Polycom subirait une perte, la société présentera un recours contre les personnes
ou entités responsables. Il est impossible de donner une liste complète des conduites et actions
interdites, mais la liste suivante est fournie pour démontrer des exemples de conduites qui, en sus
d’autres violations de ce Code de conduite ou des politiques et procédures de Polycom, pourraient
provoquer des mesures disciplinaires, y compris le licenciement :
Falsification ou omission importante sur un formulaire, document ou rapport, y compris
les dossiers de candidature, les documents d’enquête sur les antécédents, les fiches de
présence, les soumissions de dépenses, les dossiers de clients ou personnels.
Conduite répréhensible à l’encontre d’un autre salarié ou d’un client.
Posséder ou apporter des armes à feu ou des armes dans les locaux de l’entreprise.
Insubordination, refuser d’obéir aux instructions d’un superviseur, ou autre conduite
irrespectueuse envers un superviseur.
Divulgation ou communication non autorisée, verbale ou écrite, d’informations et/ou de
documents concernant les salariés ou les opérations de la société.
Possession ou appropriation non autorisée de biens, de documents ou autre matériel
appartenant à votre employeur ou à vos collègues.
Destruction, endommagement ou usage impropre de biens, de documents ou autre
matériel appartenant à votre employeur ou à des salariés.
Absentéisme ou retard non excusé ou excessif.
Abus des avantages et privilèges offerts par l’employeur.
Pour davantage de renseignements, vous devez consulter les politiques et procédures se trouvant sur
http://planetpolycom.com.
VI. DEROGATION ET AMENDEMENT
Toute dérogation à une clause du Code de conduite visant un cadre dirigeant ou responsable financier
de haut rang chez Polycom, ou un membre de son Conseil d’administration, doit être approuvée par
écrit par le Conseil d’administration de Polycom et rapidement communiquée le cas échéant,
conformément à la loi en vigueur. Toute dérogation à une clause de ce Code de conduite pour tout
autre collaborateur, agent ou prestataire de Polycom doit être approuvée par écrit par le directeur
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juridique de Polycom. Tout amendement à ce Code de conduite doit être approuvé par le Conseil
d’administration de Polycom et rapidement communiqué, le cas échéant, conformément à la loi
en vigueur.
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VII. ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU CODE DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE DES AFFAIRES
J’ai reçu et lu le Code de conduite et d’éthique des affaires de Polycom. Je comprends les normes et
politiques contenues dans ce Code et je comprends qu'il peut y avoir d’autres lois et politiques
spécifiques à mon travail. Je consens par ailleurs à me conformer au Code de conduite et d’éthique
des affaires de Polycom.
Si j’ai des questions sur la signification ou l’application du Code de conduite et d’éthique des affaires
de Polycom, des politiques de Polycom ou des obligations légales et réglementaires concernant mon
poste, je sais que je peux consulter mon manager, mon partenaire commercial financier, le service des
ressources humaines ou le service juridique, sachant que mes questions ou rapports à ces sources
resteront confidentiels
______________________________________
Nom du salarié
______________________________________
Signature
______________________________________
Date
Veuillez dater et signer ce formulaire et le renvoyer au service des ressources humaines au siège de la
société Polycom.