tis-schulung das verwalten von veranstaltungen am 28.10.09
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TIS-Schulung
Das Verwalten von Veranstaltungen
Am 28.10.09
2Grundsätzliches
• Wenn Veranstaltungen bearbeitet werden sollen, dann diese stets über diesen Schalter (Änderungssymbol) öffnen
Suchen und Öffnen von Veranstaltungen
• über Veranstaltungsnummer, wenn diese auch oft nur über „erweiterte Suche“ erreichbar ist oder/und Anbieter – dann klicken „Suchen“.
• Das Datumsfenster ist keine wirklich Hilfe, da die zweite Grenze des Zeitraums fehlt
Veranstaltungen erscheinen erst dann im Katalog, wenn ein konkretes Datum eingetragen wurde
Bei Problemen mit dem Programm, schreiben Sie unter Angabe der Veranstaltungsnummer und des Fehlers eine E-Mail an [email protected].
Günstig wäre, ggf. auch die Hardcopy der Fehlermeldung oder des fehlerhaften Bildschirminhalts anzufügen…
3Übersicht
Menü Schwerpunkte Termin Bemerkungen
1.Veranstaltungen bearbeiten
Änderungen freigegebener Veranstaltungen vornehmen
Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr
2.Veranstaltungen beauftragen
Status der Veranstaltung von „freigegeben“ auf „findet statt“ gesetzt.
6 Wochen vor Veranstaltungs-termin
Statusänderung erst nach Repli-kation sichtbar
3.Anmeldungen bearbeiten
Eintragen von Teilnehmern durch den FM zur Veranstaltung
nicht erwünscht
4.Veranstaltungen vorbereiten
Versenden von Einladungen/ Absagen und E-Mails, TN-Status ändern; Status der Veranstaltung (Ausfall!) setzen
ca. 14 Tage vor Veranstaltungs-termin
5.Veranstaltungen durchführen
Anwesenheitsliste ausdrucken, Zertifikate erstellen (erst nach der Veranstaltung)
kurz vor der Veranstaltung
Ggf. schon zur Veranstaltung mitnehmen…
6.Veranstaltungen nachbereiten
TN-Status auf „teilgenommen“ bzw. „nicht teilgenommen“ ändern; Veranstaltung abschließen
nach der Veranstaltung
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Menü „Veranstaltungen bearbeiten Suchen/öffnen der Veranstaltung
Es lassen sich Änderungen nach der Genehmigung der Veranstaltung vornehmen z. B.
• Lehrgangsobjekt,
• Datum (Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr, sonst Absprache mit Kostenstellenbeauftragten),
• Uhrzeit,
• Hinweise zur Veranstaltung einfügen,
• Arbeitspläne hoch laden
Am Kostenblattinhalt und anderen grau hinterlegten Feldern lassen sich keine Änderungen vornehmen!
1. Veranstaltung bearbeiten
52.1 Veranstaltungen beauftragen
Sind Änderungen oder Ergänzungen an der Veranstaltung zur Erfüllung der Voraussetzungen erforderlich (z.B. Änderung der Mindestteilnehmerzahl) Menü „Veranstaltung bearbeiten“ (siehe Punkt 1) Änderung. Betätigen Sie dazu den Button „zurück“. Danach müssen sie die Replikation vor Ausführung der Beauftragung abwarten.
T. zum Anmeldeschluss, ca. 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
Eine „Veranstaltung beauftragen“ bedeutet, dass diese auch durchgeführt wird/ werden kann. Dabei wird der Status dieser Veranstaltung von „freigegeben“ auf „findet statt“ gesetzt.
Voraussetzungen für das Stattfinden einer Veranstaltung sind.
• das Erreichen der Mindestteilnehmerzahl
• ein eingetragenes Lehrgangsobjekt (inkl. Häkchen bei Veranstaltungsort)
• Datum mit Uhrzeit
Vorgehen:Menü „Veranstaltung beauftragen“ Veranstaltung suchen/öffnen prüfen, ob oben genannte Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn ja Klicken Schalter „Speichern“.
62.2 Veranstaltungen beauftragen
Wichtige Hinweise:
1. Die Schaltfläche „Speichern“ nur einmal betätigen. - Der Schalter „Speichern“
wird nach Anklicken nicht inaktiv.
2. Hinweis auf die erfüllten Voraussetzungen mit „OK“ bestätigen.
3. Nach Replikationsphase ist der Statuswechsel von „freigegeben“ zu „findet
statt“ erkennbar.
Die Beauftragung wurde erfolgreich abgeschlossen.
• Veranstaltungen, die bereits beauftragt wurden, haben kein Änderungssymbol.
• Die Änderung des Anmeldestatus der Teilnehmenden wird unter dem
Menüpunkt „Veranstaltungen vorbereiten“ vorgenommen.
73. Anmeldungen bearbeiten
Wichtige Hinweise:
1. Die Anmeldungen der Kollegen sollte grundsätzlich durch die Kollegen selbst online erfolgen.
2. Bei nachgewiesen technischen Problemen (kein schneller Internetzugang im Zugriff) besteht die Möglichkeit, von dem Grundsatz abzuweichen.
3. Diese Fremdanmeldung funktioniert nur, wenn der Kollege seinen TIS-Online-Zugang eingerichtet hat (im TIS registriert ist) und auch mind. eine Mailadresse hinterlegt hat
Verfahren:
1. Menü „Anmeldungen bearbeiten Name, Vorname (erster Buchstabe
des Vornamens genügt meistens) „Suchen“
2. In der gleichen Maske die Veranstaltungsnummer eingeben „Suchen“
3. Sind mehrere TN zur selben Veranstaltung einzutragen, dann nach jedem
Vorgang den Button „Übernehmen“ klicken, erst zum Schluss „Speichern“
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Verfahren:
1. Alle TN erhalten den Status „Zusage“ Klicken auf „Markierung umkehren“. Alle TN erhalten ein Häkchen vor dem Namen. Klicken auf „Status ändern“, Menüauswahl des Status in der angezeigten Registerkarte „angemeldet“ auf „Zusage“.
2. Einzelne TN erhalten einen bestimmten Status den Haken vor den betreffenden Teilnehmer setzen Klicken auf „Status ändern“ …
3. Wird ein TN auf „nicht teilgenommen“ gesetzt, dann muss aus dem Auswahlfeld ein Grund ausgewählt werden.
4. „Speichern“
4.1 Veranstaltungen vorbereiten
T. ca. 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn Versendung von Einladungen bzw. Absagen
• Menü „Veranstaltungen vorbereiten“ Suchen/öffnen der Veranstaltung
• Es werden die angemeldeten Teilnehmer (TN) angezeigt Setzen der TN entweder auf den Status „Zusage“ oder auf den Status „nicht teilgenommen“ (für überzählige TN oder TN, die nicht zum Adressatenkreis gehören).
94.2 Veranstaltungen vorbereiten
Funktionen (Buttons) unter „Veranstaltungen vorbereiten“:
1. Klicken Sie auf den Button „Anmeldungsliste“ oder „Teilnehmerliste“,
wenn Sie diese erstellen möchten
Anmeldungsliste enthält alle angemeldeten Teilnehmer (Status
nicht relevant)
Teilnehmerliste enthält alle Teilnehmer mit dem Status „Zusage“
2. „Einladung“(en) versenden Klicken Sie auf diesen Button, um Online-
Einladungen mit angehängtem Reisekostenformular an alle Teilnehmer im
Status „Zusage“ zu versenden
3. Klicken Sie anschließend „Postausgang setzen“
Teilnehmer, die sich später angemeldet haben, erhalten auf gleichem Wege eine Einladung. Alle bereits eingeladenen Teilnehmer erhalten diese nicht noch einmal, wenn sie vorher in den Postausgang gesetzt wurden. (siehe auch bei „Postausgang zurücksetzen“)
104.3 Veranstaltungen vorbereitenVersenden von „Absage“(n) an Teilnehmer, mit dem Status „nicht teilgenommen“
Es sind Absageschreiben hinterlegt. Eine Absage aus Kapazitätsgründen („Absage, weil überfüllt“), darf aber nur gewählt werden, wenn
1. eine zweite Veranstaltung ersatzweise aufgenommen wurde/wird bzw.
2. ein Auswahlverfahren in Zusammenarbeit mit dem LISA und dem Personalrat stattgefunden hat. Deshalb liegt Anmeldeschluss 6 Wochen vor dem Termin. Ein durchzuführendes Auswahlverfahren soll dem Kostenstellen-verantwortlichen rechtzeitig angezeigt werden.
anschließend „Postausgang setzen“ klicken
Alle versendeten Einladungen und Absagen können unter „Anlagen“ eingesehen werden. Die TN erhalten diese in ihre E-Mail-Postfach.
Nachträgliche Anmeldungen diesen Teilnehmern Einladungen oder Absagen (siehe oben) senden. danach klicken „Postausgang zurücksetzen“, um anschließend alle
(Einladungen und Absagen) in den Postausgang setzen zu können.
114.3 Veranstaltungen vorbereiten
Teilnehmer übernehmen…
…ist die Möglichkeit, TN aus einer geöffneten Veranstaltung in andere
Veranstaltungen zu übernehmen, z. B. bei Fortbildungsreihen. TN an diesen
Fortbildungsreihe müssen sich nicht nochmals selbst anmelden, wenn im
Katalog ausgewiesen wurde, dass die erste Anmeldung verbindlich für alle
weiteren Veranstaltungen in dieser Fortbildungsreihe ist.
124.4 Veranstaltungen vorbereiten
Wichtige Hinweise:
1. Es besteht die Möglichkeit über „E-Mail versenden“ den angemeldeten Teil-
nehmern Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.
Markieren der Teilnehmer (siehe Folie 6)
klicken auf „E-Mail versenden“. Betreffzeile immer mit
Veranstaltungsnummer (evtl. auch Termin) in der Mail Absender- Namen
und -E-Mail-Adresse (da das TIS als Absender-Mailadresse die E- Mail-
Adresse des Veranstaltungsmanagement verwendet.)
2. Jeder TN kann in seinem „Persönlichen Bereich“ unter „Meine
Anmeldungen“ den Anmeldestatus abrufen.
3. Momentan ist noch nicht zu erkennen, wenn der Teilnehmer den Status „nicht
teilgenommen“ hat, ob es sich um einen Ausfall oder eine Absage handelt.
(Dieses Problem wurde bereits aufgenommen und ist in der Bearbeitung.)
134.5 Ausfall einer Veranstaltung
Vorgehen:
1. Menü „Veranstaltung vorbereiten“ Suchen/Öffnen der Veranstaltung
2. Status der Veranstaltung von „freigegeben“ auf „fällt aus“ setzen
3. Ausfallgrund auswählen
4. „Speichern“
Dadurch werden die Teilnehmer automatisch auf „nicht teilgenommen“
gesetzt. Sobald die Veranstaltung auf Ausfall gesetzt wird, generiert das
System eine E-Mail an alle angemeldeten TN mit einer Anlage
(Ausfallschreiben). Weiterhin wird das Ausfallschreiben im „Persönlichen
Bereich“ –> „Meine Post“ als PDF-Datei hinterlegt.
Besser ist, allen Kursteilnehmern eine Mail zu senden, da diese dann
nicht in dem TIS-Postfach landet, sondern die eingetragene private
Mailadresse erreicht (Verfahren siehe vorige Folie)
145. Veranstaltung durchführen
T: Einige Tage vor Veranstaltungsbeginn
1. Menü „Veranstaltungen durchführen“ Suchen/ Öffnen der Veranstaltung
2. Ausdruck der Anwesenheitsliste
3. Die Schaltflächen „Honorarverträge“ sind nicht zu verwenden.
156.1 Veranstaltungen nachbereitenTeilnehmer, die unangemeldet zu einer Veranstaltung erscheinen, sollten sich selbst nachträglich zu dieser Veranstaltung anmelden.
Der Fachmoderator schaltet die Veranstaltung für n-Tage über Menü „Veranstaltung bearbeiten“ nochmals frei.
Vorgehen:
1. Menü „Veranstaltung bearbeiten“ Suchen/Öffnen der Veranstaltung
2. Der Fachmoderator trägt unter „Anmeldung nach Termin (Tage)“ n Tage ein,
bis wann sich alle nichtangemeldeten Teilnehmer noch anmelden können.
3. Veranstaltungen, die für nachträgliche Anmeldungen nochmals freigegeben
werden, dürfen erst nach Ablauf der n Tage abgeschlossen werden.
4. Durchgeführte Veranstaltungen werden im Veranstaltungskatalog gefunden,
wenn das Häkchen „aktuelle Veranstaltungen“ entfernt wird und das Jahr
eingegeben wird.
166.2 Veranstaltung nachbereitenVeranstaltung abschließen
Veranstaltungen, die unmittelbar nach Veranstaltungsende abgeschlossen werden, können für nachträgliche Anmeldungen nicht freigegeben werden.
Eine Veranstaltung ist erst abzuschließen, wenn die n Tage der nachträglichen Freischaltung abgelaufen sind und der Anmeldestand im TIS-Online mit den Teilnehmern auf der Teilnehmerliste abgeglichen ist.
Vorgehen:
1. Menü „Veranstaltungen nachbereiten“ Suchen/Öffnen der Veranstaltung
2. Alle angemeldeten Teilnehmer waren anwesend sie erhalten über das Klicken auf die Schaltfläche „Alle auf Teilnahme setzen“ den Status „teilgenommen“.
3. Angemeldete TN waren nicht anwesend diese einzeln auswählen deren Status auf „nicht teilgenommen“ setzen den Grund für die Nichtteilnahme aus dem Menü auszuwählen
4. Haben die Teilnehmer entsprechend der Anwesenheitsliste den Status „teilgenommen“ bzw. „nicht teilgenommen“ erhalten klicken auf die Schaltfläche „zurück“
176.3 Veranstaltung nachbereiten
Zertifikate erstellen
1. Menü „Veranstaltungen durchführen“
2. Öffnen der Veranstaltung
3. Klicken auf Button „Zertifikate“
4. Auswahl der Art der Teilnahmebestätigung
5. Alle Teilnehmer im Status „teilgenommen“ erhalten ein Online-Zertifikat bei Entscheidung für „einzelne Dokumente“
6. Alle versendeten Zertifikate können unter „Anlagen“ eingesehen werden.
Veranstaltungen abschließen
1. Menü „Veranstaltung nachbereiten“
2. Öffnen der Veranstaltung
3. Klick auf Schaltfläche „Veranstaltungen abschließen“.
Nach dem Abschließen sind jegliche Änderungen in der Veranstaltung nicht mehr möglich!
187. Abschließende Hinweise• Honorarverträge sind 4 Wochen vor Veranstaltungstermin an den
Referenten senden
• Während der Veranstaltung: Anwesenheitsliste unterschreiben lassen und
die ausgefüllten Reisekostenformulare einsammeln
• Die Anwesenheitsliste, die Reisekostenformulare sowie eventuell
vorhandene Honorarverträge und Dienstreise-Abrechnungen des Referenten
unterzeichnet der FM/FB sachlich richtig und sendet diese zur Abrechnung
an das Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung Sachsen-Anhalt,
Veranstaltungsmanagement, PF 20 08 42, 06009 Halle.
• Nur angemeldete Teilnehmer erhalten über TIS ein Einladungsschreiben mit
Reisekostenabrechnung und ein Zertifikat.
• Alle erstellten Dokumente aus dem TIS-Online-System werden im
„Persönlichen Bereich – Meine Post“ des Teilnehmers als PDF-Datei
abgelegt.
19ENDE
Eingebundene Folien
20Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (1)
21Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (2)
22Ansicht: Veranstaltungen beauftragen
23Ansicht: Veranstaltungen beauftragen
24Ansicht: Anmeldungen bearbeiten
25Ansicht: Veranstaltungen vorbereiten
26Ansicht: Veranstaltungen durchführen
27Ansicht: Veranstaltungen nachbereiten
Anmeldungen bearbeiten
Variante: FM/FB trägt Teilnehmer ein…
Teilnehmer anmelden 1
Untermenü öffnen
Teilnehmer anmelden 1
Untermenü Teilnehmer öffnen
Untermenü Veranstaltung öffnen
Teilnehmer anmelden 1
Name eingeben suchen
Klick bei erfolgreicher Suche
Teilnehmer anmelden 2
Untermenü Veranstaltung öffnen Nr. eingeben suchen
Teilnehmer anmelden 3
Veranstaltung auswählenKlick
Teilnehmer anmelden 4
Übernehmen, wenn Eingabe weiterer Teilnehmer
Speichern, wenn Eingabe beendet