Tema 3: Tipos de sistemas de informacin en la empresa

Tema 3: Tipos de sistemas de informacin en la empresa.

3.1. Bases de datos documentales; en los aos 60 IBM ya tena una Base de datos documental y se llamaba STAIRS. Los SGD se utilizan en las empresas que necesitan guardar muchos datos. Por ejemplo; en las Bibliotecas. Hay una serie de etapas:

BRS( es una buena herramienta de investigacin.

Knoys(>es una base de datos documental que se utilizaba hace aos.

*Base de datos documental.

Es un almacn de informacin que se estructura para recuperar dicha informacin. Hay 2 tipos de Bases de datos documentales;

BD referenciales; no contiene informacin pero nos dice donde localizarlo. Es decir nos da la referencia para localizar el libro.

Factual; nos muestra el contenido. Nos muestra ya el texto, por ejemplo Aranzadi.

Los mediam; se estn convirtiendo todos en Bases de datos documentales.

BD multimedia; son los ms actualizados.

BD documentales; la unidad bsica es la documentacin, es decir las palabras.

*El documento;

las BD contienen documentos o entidades. ES distinto en cada caso. Las BDD trabajan con una estructura que es el documento.

El elemento ms pequeo que nos interesa de los documentos son las palabras, que es un conjunto de caracteres. Unidas forman las frases que, a su vez, se agrupan formando prrafos. El conjunto de stos forma el documento.

Todas las BDD soportan el formato MARC, que es un documento donde cada campo est normalizado en todos los aspectos. Es difcil esta normalizacin.

Caractersticas;

Maneja caracteres alfanumricos; genera problemas. A la hora de sumar una factura no lo sabe interpretar, slo es texto. Aunque al menos las fechas si que lo interpreta. Son los nicos caracteres que intenta representar. (son necesarios los nmeros)

Son grandes(GB,TB,PB), pero que muy grandes.

Son registros con mltiples campos.

Que sean campos de longitud variable al montar la BD relacional. Ej. campo nombre, puede tener una longitud de 20, 30... caracteres. Estos son de longitud fija.

Pero existen otros campos, como el campo comentarios, que deben tener una longitud variable.

Esta es la caracterstica ms importante.

Puede haber ampos con valores repetidos.

Registros uniformes; todos van a tener un formato MARC. (los informes mdico ya se estn informatizando y son ms o menos similares.).

El fichero inverso; es la forma de implantar en las bsquedas., lo llamamos el fichero invertido, lo que vamos a permitir es mltiples accesos a los registros. Es decisin de diseo y cuando se hacen las bsquedas se decide que campos son los que se van a modificar.

Identificacin de los documentos; lo que tiene es un

A la hora de montar un BDD hay que tener en cuenta el factor econmico. Cuanta ms informacin se quiera guardar, mayor ser la inversin, por lo que hay que reducir la informacin a guardar.

Hay que explicar a los usuarios qu es lo que realmente necesitan.

El fichero inverso o invertido:

La unidad elemental sobre la que trabajados es la palabra, que forma el documento. Este documento, al guardarlo, hay que identificarlo ( con nmeros). Podemos identificar cada palabra, cada palabra slo tendr una nica identificacin, que permite fijar la posicin de dicha palabra en el documento. Al guardar el documento, se analiza y guarda cada palabra: X= n Doc- n Parr n Fras nPal.

En el fichero inverso guardamos las apariciones de cada palabra. En realidad, el fichero inverso se monta de la siguiente manera:

Es como un diccionario. Cuando hacemos en Google la bsqueda de algo nos hace una bsqueda a un diccionario y nos da la respuesta.

Estas estructuras estn guardadas en las BD relacionales, por lo que sern simples tablas con campos repetibles y de una longitud determinada en funcin de los dgitos que se utilicen para el documento, prrafo, frase y palabra.

Para montar el fichero inverso hay que extraer cada parte. Para ello hay que estudiar los separadores:

- de palabras; ,\t, , ., ;... tambin se pueden crear por convenio (caracteres de control en Word).

de frases: ., ;...tambin se utilizan caracteres de control raros.

de prrafos: puede ser un tabulador, siempre que no se utilice en otras ocasiones. Generalmente, habr que introducir algn carcter de control.

Una vez hecho el anlisis, se van extrayendo todas las palabras y, posteriormente, se pasan al fichero inverso.

Se necesita que el fichero inverso est ordenado, preferiblemente en orden ascendente.

Casos posibles:

Alta: se aade al final.

Baja o borrado: hay bases de datos que permiten sealarlo para borrarlo posteriormente, otras lo quitan directamente.

Modificacin: es ms complicado, hay varias posibilidades.

Cualquiera de estas cosas se han de hacer en lnea ya que, si se pone a leer otro documento, se produce un desfase (importante o no).

Otra posibilidad es regenerar los ndices, pero esto puede consumir mucho tiempo si la base de datos es muy grande.

Una vez montado el fichero inverso, se monta el lenguaje de interrogacin.El lenguaje de interrogacin:

El usuario se enfrenta con un interface muy cmodo, este interface crea una pregunta del lenguaje interrogativo.

Aparecen los lenguajes booleanos, donde son obligatorios el y ((), el o (() y el no((). Tambin se utilizan otro operadores, como los parntesis (para indicar prioridades), *, ... que no son obligatorios.

Cuantos ms operadores haya, mejor ser el funcionamiento de la base de daros:

1) Funcionamiento interno de y:Ej. me piden los documentos que contengan matemticas y fsica.

Para ello, llevo uno, luego el otro y los comparo.

Hay que montar un algoritmo.

Esto provoca un consumo elevado de memoria.

2) Funcionamiento interno de o:Se coge una, luego otra y, posteriormente, se comparan.

Hay 2 tipos:

el o normal.

el o exclusivo: o uno u otro, pero no los dos.

El funcionamiento es similar al de y.

3) Funcionamiento interno de no:Suele ser complemento o modificador.

4) Funcionamiento de *:Si no se est seguro de la palabra que se quiere buscar (fsica, fisicologa...) puedo preguntar:

P1: FISIC*_______90

Pero esto puede causar problemas, ejemplos:

P2: *________ Su resultado son todos los archivos, esto no da problemas, porque se conoce de antemano.

P3: a*_______ Puede petar se la base de datos es muy grande, ya que busca todos los archivos que empiecen por a.

P4: *n_______ Esto es mucho peor, busca todas las palabras que acaban por n, por lo que habra que mirar todos los archivos de uno en uno, por lo que peta seguro.

5) Funcionamiento de ?:Bsqueda secuencial sencilla. El problema surge si se pone antes la palabra.

Estos son los operadores ms comunes, pero existen otros:

6) Funcionamiento de proximidad o distancia:

Ej. matemticas PROX fsica.

Se piden documentos que tienen mat y fis relativamente cerca, entre ellos debe haber un nmero determinado de palabras (generalmente 10, pero se puede especificar).

Ej. DISTANCIA 5

La distancia se acota, siempre lleva un nmero referido. Es prcticamente lo mismo que la proximidad.

Estos operadores intentan disminuir el ruido (entendido como distancia).

El ruido en las bases de datos se produce cuando se hace una consulta y te devuelve documentos que no interesan. Se intenta que sea lo ms pequeo posible.

Para calcular la proximidad o distancia hay que tener en cuenta que hay palabras que no cuentan:

Palabras vacas:Son palabras que no aportan informacin, no tienen relevancia. Esto depende de zonas.

Ej. preguntar por Burgos aqu = palabra vaca.

Preguntar por Burgos en Palencia = no palabra vaca.

Otras palabras vacas son los verbos ser, estar, hacer... y sus formas verbales.

Si, al extraer, detecto una palabra vaca, no saco coordenadas, sino que paso a la siguiente. Esto hace que varen los ndices, por lo que hay que rehacer ndices, lo que es muy pesado.

Verbos:

Al detectar un verbo, puede llevar a otra zona donde estn todas sus formas verbales. Esto puede ser bueno o malo (si slo interesa el infinitivo).

Sinnimos:

Ej. ordenador, computadora, calculador...

Lo ideal es tener un diccionario de sinnimos, donde estn disponibles todos los trminos. Tambin se puede utilizar para otras lenguas (muy sofisticado) Generalmente, busca palabras y todos sus sinnimos.

Puede ser una ventaja o un inconveniente.

Polisemia:

Palabras que se escriben igual, pero que tienen distinto significado (ej. gato). Es de difcil solucin.

Otras palabras:

Conjunciones, preposiciones, exclamaciones...

7) Funcionamiento de los ordenadores:Son los siguientes operadores: , =...

Se utilizan para campo numricos, como fecha.

Para diferenciar los operadores de palabras, hay que leer el manual para ver como se debe especificar. Hay varias posibilidades: .Y., &Y...

(fin_lenguaje interrogativo)

Cuando las BD son ms sofisticados, conviene tener mas de un campo. El que hay muchos campos, busca disminuir el ruido, porque acotamos la bsqueda a un campo en concreto.

Cada campo tienen sus prrafos, frases y palabras.

Hacer una bsqueda por campos. Toda esta bsqueda se llama estrategia de bsqueda, as podemos realizar por ejemplo;

Descriptores; no es ms que un campo, que indica algo. Nombres direcciones, fechas... es un campo forzado, lo que hay que poner me viene impuesto (ej: desplegables).

Descriptores onomsticos; es el nombre de personas.

Catalogacin; es decir un montn de documentos en una ficha que estan encuadernadas y guardadas.

Regestra;

El problema de la informacin de las BDD:Se crea un negocio, donde aparecen varios intermediarios, los informticos...

Negocios relacionados con las BDD:

el que proporciona el contenido.

el que lo distribuye.

el que lo almacena o vende.

En las bases de datos pblicas, la informacin se puede obtener de forma gratuita (bien social) o pagando.

En las bases de datos privadas, la informacin siempre se obtiene pagando, pudiendo ser un abono mensual (tarifa plana) o pagando por consultas.

Cada vez que alguien contrata una base de datos, debe recibir un manual para saber cmo recuperar la informacin.

Hay temtica de todo.

Informaticaficcin (bases de datos multimedia):

La multimedia (sonido e imagen) provoca problemas para recuperar informacin y para hacer consultas:

Sonido:El sonido es una onda. El problema no surge cuando se guarda, sino cuando se quiere recuperar la informacin y cuando se hacen consultas.

Esto, hoy en da, est tcnicamente resuelto, el problema es que se necesita una mquina potente.

Ej. IBM tiene VIAVOICE, que escribe lo que hablas.

Imagen:

Es donde realmente est el problema.

Si, por ejemplo, quiero sacar de una base de datos todas las imgenes en las que salga una vaca. Se podra hacer el fotograma de una vaca y se descubre. Pero la vaca se puede ver desde muchas perspectivas.

Es un campo muy abierto.

El problema es la ocupacin de disco.3. Sistema interempresariales EDI (Electronic Data Interchange).

Sistemas interempresariales (SIE).

El problema de las empresas es que las personas no pueden ir cambiando tan rpido como va cambiando la tecnologa, y va a llegar un momento en que no se pueda ms.

El ritmo de cada empresa es diferente, esto es un problema de absorcin de la tecnologa. Las empresas que tenan que relacionarse buscaron, para ello, una forma independiente de la plataforma para solucionar los problemas anteriores.

Por qu surge EDI?

Tengo datos en el ordenador, los saco y los mando. El receptor los pasa a su sitema. Se cree que es mejor pasar de ordenador a ordenador.

Intercomunicacin entre las redes de diferentes empresas. Si una mquina habla con la otra es ms rpido. Se ahorra tiempo y dinero.

Por qu no se unen estos 4 elementos?

EDI surge con el fin de ahorrar tiempo y conseguir una mayor exactitud.

Donde realmente ha triunfado ha sido en los grandes hipermercados, farmacias.. en entornos con muchas, aunque pequeas transacciones de datos.

El problema es que son entidades independientes, es decir, cada uno administra su casa.

Pedido

Catlogo

Confirmacin pedido

Envi albarn

Confir albarn

Est mal pedido

La interconexin entre las empresas. Todo el pedido, albarn se hacen y se estn haciendo todava a papel. Esto ocasiona un problema ya que tienen que estar en lnea para estar actualizando todo constantemente.

Un SI, son los correos electrnicos aunque generan problemas aunque EDI siempre lo ha solucionado.

*ELEMENTOS QUE PUEDEN DAR CON EL XITO DE UN SIE

1. Haber incentivos:

Si no existen incentivos, no hay motivacin, ya que se obliga a cada parte a asumir una serie de normas, incurrir en una serie de gastos...

2. Se debe desarrollar en un clima de garanta en cuanto a fiabilidad, seguridad, integrirdad y privacidad. Colaboramos con la competencia, por lo que hay que asegurar una fiabilidad.

3. Mejoras los servicios para ser ms competitivos; costes, nicho o mejorar servicios. Me tengo que apuntar ms a esos servicios.

*DIFERENCIA ENTRE SIE Y SISTEMAS DISTRIBUIDOS:

-Control del sistema;

En un sistema distribuido, el control est en una sola persona, hay un nico control.

En un SIE cada uno controla su parte. Cada empresas gestiona sus aplicativos, es decir, cada empresa tienen un grupo de personas para coordinar los aplicativos. Tambin hay grupos de usuarios que se coordinan para ponerse de acuerdo en los documentos que se mandan.

Los gestores; los que nos permiten coordinar.

Aspectos legales;

SIE debe estar protegido (legislada o regida por la administracin). Con la llegada de la forma electrnica, Hacienda permite tenerlo en forma electrnica, siempre y cuando cumpla el resto de requisitos legales.

Antes, se beba tener todo en papel, esto ocupaba mucho y era muy lioso, por lo que haba menos seguridad.

Aparicin de terceras partes;

Depende del tipo de SIE que utilice.

Ej; alguien debe guardar las facturas (notario electrnico), que asegura que ha mandado y recibida la empresa las facturas electrnicas, para que nadie lo ponga como excusa para no pagar.

*Qu es EDI?

Es el intercambio de datos en formato normalizado entre sistemas informticos de quienes participan en la transaccin (comercial) con reduccin al mnimo de la intervencin manual.

- Normalizado: cada una de las transacciones est perfectamente normalizada y definida, es decir, no hay que pensar, se cogen las definiciones y se implantan.

Sistemas informticos: hata hace poco esto no era cierto.

Reduccin al mnimo la intervencin manual: se trata de eliminar el papel.* Caractersticas de EDI

1. Son entornos informticos que pueden ser diferentes. Las plataformas informticas pueden ser diferentes (Uns, Windows, Linux..) en cualquier parte de su escultura o en todas.

2. Intercambios datos correspondientes a documentos comerciales.

3. Siguen formato normalizados:

Si no utiliza formato normalizado, NO es EDI.

Deben estar validados por asociaciones, certificados, es decir, normalizado desde el punto de vista legal.

4. Los participantes dentro de EDI se agrupan entorno a un servicio (automocin, comercio al por menor, ferretera...). Porque cada sector tiene sus problemas, tamaos... en definitiva, tienen un lenguaje propio.

*Ventajas que aporta EDI al entorno empresarial

El problema es que las ventajas de un sistema EDI son ms por incrementar beneficios, en vez de reducir costes, como se haca antes.

Reduccin de costes:

a) Eficiencia interna:

Se notan sobre todo en el ahorro de tiempos, las transacciones son mucho ms rpidas.

La facturacin tambin es ms rpida ya que, cuanto antes llegue el cliente, antes me pagar.

No hacen falta grandes almacenes, Ej; reduccin del almacenaje de STOCK (JIT).

Eficacia, retraso de que yo doy mi producto o servicio hasta cobro.

La eficiencia de entrega se ve con la manipulacin de los datos (Ej; Benetton).

b) Costes de transaccin o eficiencia externa:

Es una teora econmica. El mercado se regula, como mejora; el trabajo rutinario se lo pasan a los equipos informticos.

Permite compra-Venta sin necesidad de la intervencin humana si el EDI esta.

En transacciones internacionales tenemos bastantes problemas.

Los competidores, respecto a nuestros competidores porque se lo vamos a poner muy fcil la distribucin . Estoy levantando barreras de trabajo a la competencia.

EDI no abre nuevos mercados, porque vamos a llegar a mercados potencial que sino no llegaramos.

Incremento de los ingresos:

El poder de negociacin. Diferenciando el producto o servicio; facilitando la competencia.

#La diferenciacin puede venir de varios aspectos:

En cuanto al producto que ofrecemos: hay que ponrselo fcil al cliente para que compre.

Dando una imagen ms agresiva, puntera. El tener EDI diferencia mi servicio de no tenerlo.

Mayor agilidad en cuanto a informacin de precios, ofertas... Si se lo doy en carta, catlogos... tarda ms tiempo.

Va EDI llega antes, evita problemas, manteniendo al cliente.

A mi cliente le voy a favorecer en una reduccin de stocks.

#Diferenciacin en cuanto que voy a ser capaz de levantar barreras de salida, es decir, se intenta fidelizar al cliente.

Si hago un sistema EDI y el cliente quiere cambiar, tendr que cambiar su sistema EDI y eso supone un coste, lo fidelizo. Cambiar supone unos costes de formacin que la empresa no quiere asumir.

#Reduccin en los costes de bsqueda: no me hace falta navegar por Internet para buscar informacin, ya que la tengo en casa.***Falta por pasar+++++)

d) Componentes que necesitamos para hacer EDI:

Cronolgicamente, ya se deben conocer.

Los componentes necesarios son:

Hardware:

Puede ser desde un PC hasta un ordenador corporativo, siempre ue sea compatible con un software.

Se pueden utilizar distintos dispositivos de comunicacin (mdem, ADSL...). SE necesita lnea para llegar hasta nuestros interlocutores.

-Software:

Depende de muchos aspectos. Hoy en da, al comprar el aplicativo, se compra el pquete entero.

-Otros: tambin hay que contratar una serie de servicios:

Comunicaciones: red de valor aadido, red de comunicacin (ADSL)...

Con esto se compra el paquete entero.

Ej: antes, con Telefnica, se contrataba con TSAI.

Centro servidor de acceso al servcio (proveedor EDI):

Aqu aparece un ordenador central, se contrata un servicio a travs del cual nos conecta a todos los usuarios. Nos da una garanta adicional, que es lo que se paga.

La misin del proveedor EDI consiste en:

a) Identificar mensajes.

b) Dar seguridad a la informacin.

c) Traducir a un lenguaje comn entendido por ambos.

d) Enviar mensajes de control (para saber si es receptor ha recogido el mensaje).

e) Establecer los perfiles de usuario: definir quines son los interlocutores y para qu mensajes), estos son muy importantes.

Para ser proveedor EDI hay que estar regulado por ley, esto nos asegura que hay un control sobre todo ello.

Los protocolos que se utilizan con ms frecuencia son el OFTP, ODETTE...

Luego se necesitan una serie de normas dadas por las organizaciones de normalizacin , para que sea a nivel internacional.

A la hora de normalizar, nos encontramos con la norma VN/EDIFACT. Hay normas Ido, que son internacionales (ej: ISO 9735), pero no tienen rango europeo, para ello se han creado en Europa las normals EN (Ej: EN 29735). Se trata de normas sobre sintaxis, mensajes... tdo lo necesario para conformar el midleware.

Dependiendo de sectores, nos podemos encontrar las siguientes asociaciones: AECOM (rigen normas del sector de la distribucin), EDISTEL (sector electrnico), ODETTE (sector de automocin), EDILOCAL, EDIFAR...

LA ASOCIACIN QUE EN Espaa maneja la norma AECOM es AECOC. EAN es la que lo regula de forma internacional. AECOC= asociacin / AECOM=norma.

Una vez asociados a AECOC, ste nos da el nmero de socios con el que trabajaremos. Hay que empezar a identificar la empresa, par ello nos encontramos con:

- Puntos operacionales:

Es lo que primero hay que mandar a la gente con la que quiero hacer EDI.

Los 2 primeros los de EAN, que son asignados a Espaa.

El N de indentificacin de empresa, es fijo. Asignado por AECOC.

Cdigo de producto. Elegido para la empresa para codificar internamente sus productos operacionales.

Es un dgito de control.

- Estructura administrativas: se ven desde 2 puntos de vista:

a) Como cliente: se definen 4 cosas:

- Quin pide

- Dnde recibe

- A quin se va a facturar.

- Quin paga.

b) Como proveedor:

- A quin hay que pedir

- Donde hay que pagar.

Una vez que la empresas se ha asociado a AECOC y que se ha definido su estructura, hay que hacer una serie de pasos ms:

FICHAS DE PRODUCTOS:

EAM 128( para poder introducir, fechas, expedientes del producto para que si hay algn problema se pueda revisar.

a) Se habla de ella en unidades de consumo, que es la unidad mnima que cada uno de nosotros puede comprar

Esto est definido con un cdigo de barras.

Ej: 1 litro de leche.

b) Otra forma de presentar los productos es en unidades de expedicin; que es la agrupacin de unidades de consumo. Estas se agrupan en otras unidades de expedicin.

Las uniones de las unidades de expedicin formal los palees, que tiene en unas medidas exactas, definidas. Estn normalizados, con las medidas oportunas. Esto es importantes para cargar camiones y para que las carretillas se puedan coger los palees.

Para rellenar los palees tiene su misterio.

c) Variables promocinales; se le aaden 2 dgitos al final para que se identifiquen con los dems productos. Son llamadas variables promocinales. El problema son con los cdigos de barras cuando no hay promociones se quitan.

Que hay un cambio fsico, se modifica la forma del envoltorio.

Esto les gusta a los de marketing, pero no a los encargados de empaquetar y de transportar, ya que deben retocar programas para empaquetar y almacenar.

Ej: gel que incluye un botecito de champ.

- Sin cambio fsico: esto no se considera variable promocional.

Ej: meter un vale dentro de una bolsa.

d) Material consignado: el material consignado es el palee, que es una caja que se utiliza para transportar los productos. Esto hay que devolverlo cuando se descarguen los productos. Este palee transporta la unidad de expedicin.

- MENSAJES:

Son unidades consignadas. Tienen que estar todo muy codificado para saber los productos enviados. Las actas de transaccin normales; ordenes de pago, reembolso... es el da a da en las empresas.

Los resmenes; que se pueden dar por semana, por mes, por ao, que nos dice cuanto hemos consumido, cuanto hemos pagado, gastos..

La estructura de todos los mensajes:

cabecera

cuerpo central

sumario

Esta estructura hay que definirla para cada mensaje (facturas...). Al mandar un mensaje, lo que primero hay que poner es el nombre del mensaje. Todo es muy estricto, cada trmino tiene un nombre especfico, un tamao determinado.

Tema: Sistema de ayuda a la toma de decisin. (DSS)

Los ordenadores procesan datos muy bien, pero son poco creativos, no tienen inteligencia, creatividad, imaginacin...

Dentro de la estructura organizativa de una empresa, hay gente que necesita datos, mientras que hay otros que necesitan creatividad (nivel medio y alto).

Para estos ltimos surge el sistema DSS, aunque eso no es nuevo para el software.

EIS--> Sistema de informacin para ejecutive.

* Diferencias entre el Software de Gestin y los DSS.

1) Un sistema de gestin registra las operaciones producidas da a da (facturas, albarn...), necesitan grandes bases de datos para almacenar los datos.

Los sistemas DSS comparan sus operaciones con las que se han realizado en el pasado. Utilizan un ratio (registro histrico). Ej. produccin 5% mayor que el mes pasado.

2) Los sistemas de gestin se utilizan para hacer planificaciones operativas. Ej. materiales que necesito para producir.

Los sistemas DSS realizan planificacin estratgica (objetivo: reducir prdidas en un 5%) y tctica (mtodo para conseguir reducir las prdidas en un 5%).

3) Los sistemas de gestin buscan eficacia (ej. producir x tornillo).

Los sistemas DSS buscan cmo mejorar, corregir desviaciones (eficiencia).

4) Los sistemas de gestin son dirigidos hacia la tecnologa, que el aplicativo funcione lo mejor posible.

En los sistemas DSS interesa una visin global del negocio, que me permite decidir.

5) Los sistemas de gestin pretenden automatizar (emitir facturas).

Los sistemas DSS pretenden mejorar la creatividad del individuo (simulaciones para ver consecuencias...).

*Evolucin histrica del sistema DSS:

En ellos confluyen 4 escuelas:

Ciencias empresariales:

Ellos conocen muy bien los modelos matemticos, que han perfeccionado y que controlan perfectamente.

Ellos nos lo suministran.

Informtica: Montar el modelo automtico, en programas, para que lo hagan en programas y no sea necesario calcularlo. Implantar la teora en la prctica (programas). Ergonoma: que se adapte el uso de la tecnologa al cuerpo humano .Ej: sillas, ratn, pantalla...Tambin intenta adaptar el software, para que el usuario no se canse (usabilidad del software).

Anlisis de decisiones: Ayuda en la toma de decisiones.* Definicin de Sistema DSS:

Es un proceso de datos interactivo con un sistema de representacin visual y que cumpla, al menos, con 3 caractersticas:

Sencillo.

Con terminologa familiar para el que la usa.

Selectivo en la presentacin de la informacin.

* Caractersticas de un Sistema DSS:

1.-) Apoye en la toma de decisiones; Se pueden enfrentar a :

Con el da a da. Ej: tener que programar el da siguiente, saber que personas contratar, que mquinas utilizar.

Ad hoc--> significa hecho a medida.

Genrico: problemas de todo tipo, no previsto.

2.-) Interactivos; hay un dilogo con el usuario, es para que sepa que hay modificacin de algo.

3.-) Debe de ser usado por los directivos directamente: debe de ser sencillo, no hace falta saber demasiado. Es interactivos por el propio directivo, que debe poder entenderlo.

4.-) Debe de apoyar decisiones semiestructuradas y desestructuradas.

-Semiestructuradas problemas al que podemos aplicar un algoritmo para llegar a un resultado.

- Desestructurados: no es mecanizado, no es algoritmos.

5.-) Debe de ser muy fcil de utilizar.

6.-) Debe de ser flexible, es porque un problema se pueda atajar por muchos sitios. Ej; el estudio podemos atacarlo desde muchos sitios; ej; comprar jamn al profe, otro colocar el da del examen en un sitio bueno para copiar, otro recoger apuntes....

7.-) Mejore el modelo mental del usuario: el mejor ordenador que funciona es el celebro. Si se muestra todo ms grficamente se entiende ms rpido.

8.- Que accedan a las BD corporativas.

*Implantacin del sistema DSS:

Estudia las cosas que deben ir bien para que la implantacin tenga xito.

1.- Ayuda en la toma de decisiones; mejorando los procesos deductivos aparte de la mejora en el acceso, visualizacin, anlisis de la informacin. Informacin que hay.

Puede servir para dar explicaciones a a terceras personas; ayudar a explicar a la alta direccin porqu he tomado una determinada decisin; ayudan a justificar decisiones.

2.- Especializadas sobre el problema del usuario; va a tomar decisiones tratando sus problemas (hoja de clculo convenientemente programada puede ser un DDS)

3.- Problemtica que rodea a los usuarios a tener en cuenta:

- Falta de cultura informtica.

- Ausencia de sistematizacin en cuanto a los problemas que hay que resolver.

4.- Estos sistemas los deben utilizar los expertos; los DSS no son juguetes. En general suelen ser complejos. Los expertos que tienen que tomar la decisin son los que deben utilizar estas herramientas. Esta herramienta no va a ser de poner y funcionar, supone un esfuerzo y tiempo por parte del usuario para aprender a manejarla.

5.- Estas herramientas deben ser controladas por el propio usuario:

El propio usuario debe ser el que se genere informes cuando lo necesita. Ejk; los mandos intermedios tienen necesidades y necesitan en un momento dado a la persona que gener la herramienta.

6.- Que sea capaz de utilizar cualquier modelo, herramienta adicional, tipo de dato... y todo de forma visaul (tres dimensiones)

Si hacemos un seguimiento de estos factores y los tenemos controlados, - DSS tendr xito.

Podemos clasificar los DSS en dos tipos:

MIS( Management information sistem); extrapolaciones, ajustes de curva manejan datos, informacin del pasado. Van ms ligados a la eficacia

Ej: Nube de puntos que proviene de una BDS y con ella soy capaz de ver e interpretar algo.

Tabla(no vemos nada)La informacin est, pero no somos capaces de verla.

MINTS (management intelligence sistems); rboles de decisiones.. manejan conocimiento. Nos ayudan a decidir.

A%

Mejor

C%

alternativa

B%

No manejan datos tal cual. Permite seleccionar entre varias alternativas. Dan una visin mucho ms global de la empresa. Van ms ligados a la eficiencia (mejora en cuanto a cambios de procesoso.. cosas ms cualitativas que cuantitativas).

Los informticos: ligados a un proceso de implantacin desarrollo de una herramienta de este tipo( adaptan la herramienta a esas necesidades. Diseadores) los expertos (dicen cules son sus necesidades) tambin entran.

Diseadores( tener muy claro qu tipo de informacin y de dnde la voy a obtener.

Dss vs Sistema experto

DSS no = a Sistema de experto

DSS( necesita al experto( Sistema contigencial, se adapta al momento. En ellos el problema no est acotado. Es determinista.

Sistama de experto( notar + base de conocimiento

Notar( desarrollado utilizando la atecnloga adecuada. Es capaz de funcionar sin el experto, capaz de tomar solo sus decisiones.

Problema al que se le dan todas las posibilidades( el problema est acotado.

Base de conocimiento( nos la decide el experto, mediante ms reglas (basado en reglas complejas).

EIS (executive information sistems):

Globalizacin; ejecutivos piensan en global( justificacin de porque Eis estn teniendo una revolucin. Un ejecutivo de alto nivel es incapaz de tomar una decisin en papel.

Herramientas apatadas a las necesidades y la probemtica de los altos directivos. Sistema de informacin diseado para facilitar la toma de decisiones de los ejecutivos, pero apoyado en sus 4 fases (anlisis, diseo, implantacin y control).

En alguna ocasin se habl ms de los ESS (Executive support Sistems).

Diferencias: EIS

DSS

Finalidad EIS:

Apoya al ejecutivo en el proceso que supone la direccin estratgica (las 4 fases):

*Anlisis: necesita modelizar el problema, captar toda la problemtica que tiene y representarla. EIS debe ser capaz de suministrar informacin externa (aunque tambin interna) y modelizarla.

Informacin formalizada( la sabemos manejar.

Informalizada( simbolizar (manejar informacin cuantitativa).

Con toda la tecnloga multimedia ( ser capaces de dar a todas los directivos la informacin que necesitan.

Diseo de la estrategia: har que se consigan los objetivos marcados en el anlisis, (matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades, problemas visual). Ayuda a la comunicacin con los distintos miembros de la organizacin tiene que acceder a los datos y simular distintas posiciones y situaciones; ayudan a la hora de disear.

Antes de comenzar la implantacin, ayuda tener un proyecto, un plan.

Implantacin; ejecutar lo que hemos diseado. Supone tiempo.

Control; validar que lo que quera es lo que se est haciendo. Si se estn consiguiendo los objetivos o si me alejo de ellos.

Y volvemos otra vez al anlisis; flujo circular.

El ejecutivo accede directamente a las fuentes; recupera lo que es, no lo que dicen que es. No maquillar la informacin que le negan.

Se pueden sacar a la luz inconsistencias en la informacin.

Objetivos EIS:

1.- Apoyo al proceso de direccin estratgico, al ejecutivo le interesa una visin del entorno. Tambin deben ayudarle a tomar decisiones estratgicas y realizar un cierto seguimiento.

Correo electrnico, news ( accesible la informacin no formalizable unificable.

Se gestiona a nivel interno.

Boletines de noticias

Herramientas de gestin de contenidos.

Procesadores de textos; documento nico y accesible por las diferentes personas que forman un grupo de trabajo ( trabajan todas sobre el mismo documento.

2.- Mejorar el modelo mental del comportamiento de la empresa (visin global y compleja).

Permitan mejorar al ejecutivo en su eficiencia.

3.- Ayudar en las tareas de oficina; por ejemplo el otulook es utilizado par esto. Muchas cosas se gestionan y a travs de correo electrnico; tardas menos tiempo en enviar peticiones y cosas. En el aspecto de la comunicacin tambin ha mejorado el acceso a noticias dentro de la organizacin ( a travs de news).

(interpretacin de datos)

En el rea de anlisis de datos estn:

Hojas de clculo, Access; dos herramientas que puestas en manos de ejecutivos pueden hacer un buen uso de su lenguaje de 4 generacin (accesss( formularios) y en rea de herramientas organizativas.

Porttiles( se han sustituido los papeles y agendas por formatos electrnicos, la agenda ( planificacin diaria); cuando esta consolidada con una herramienta con CHANGE ayuda mucho, sirve tambin como gestin de recursos. Si est bien gestionada, permite encontrar huecos al momento; ahorro de todo y dinero. Herramientas CASE para ejecutivos. Agenda electrnica (PDA, porttiles).

Factores crticos de xito:

Como evaluar el xito de la implantacin de una herramienta EIS: Hay que ver donde se obtienen beneficios de este tipo de herramienta; EIS es difcil de justificar, no hay un anlisis Coste- beneficio, claro.

Los beneficios suelen ser bastantes intangibles (EIS ayuda en la toma de decisiones); cuanto mejor la gestin del ejecutivo; hay que valorar esto. Es difcil.

Para analizar los costes lo tenemos ms fcil (gente que tenga que formar, contratar, reutilizar, costes de EIS(precio); qu mas tengo que implantar...).

Criterio que tenemos en cuenta: cunto mejora la productividad. Cunto ayuda al ejecutivo en sus tareas de eficiencia (toma decisiones costes de transaccin de la informacin (fotocopias.. ).

+ Beneficios: mejor conocimiento por parte de la direccin de las tecnologas de la informacin; concepto clave, que a veces supone bastantes prdidas de dinero ( los directivos no saben de informtica y con EIS aprenden.

Ayuda a un mejor uso de la informacin; la informacin es carsima; si ya la tengo en mquinas, porque no utilizarla??

Nos permite un mayor control( los datos que va a obtener (deseables que sean visuales) le van a permitir compararse con los mejores ( competencia), saber qu va a pasar en un futuro (extrapolar).

Impacto de un EIS en la organizacin:

Se producen una serie de situaciones beneficiosas:

1.- Realineamiento de prioridades:

Sin EIS

E

T

Con EIS

2.- Integracin del departamento de tecnologas de la informacin en los centros de decisin de la empresa; informtica pasa a ocupar un lugar muy relevante dentro de la organizacin.

3.- Se genera iniciativa por parte de los ejecutivos( el ejecutivo se ve implicado.

4.- Liberar el tema de diseo de datos de la organizacin; el ejecutivo ve que necesidades de informacin tieen, se implica (lidera) el diseo de la gestin de datos (BDs).

5.- Disminuye la lnea STAFF

6.- Incremento del control dentro de la organizacin por parte del ejecutivo.

Workgroup(groupware):Workflow

Workgroup( trabajo en grupo

workflow-> flujo de trabajo

Visin desestructurada del proceso, no favorece a la empresa. Hay que tener un visin global (responsabilizan a cada persona de su trabjo).

Enfoque radical, el pasar de la funcin al proceso -> BPR (Business process reenginerin).

Es incuestionable que las empresas tienen que evolucionar al proceso.

BPR(Es deshacer la empresa y volverla a hacer. Consultores ganan mucho dinero, pero mas de una empresa se destruye.

Una vez en el proceso, hay que hacerlo flexibles. Se buscan aplicaivos herramientas que sean capaces de adaptarse a este tipo de cambios.

Tambin se est pasando a una direccin ajustada; RRHH es lo mas importante, aplicativos sencillos para ser manejados por personas.

Acatamiento de las estructuras; mas eficientes la informtica llevo a una centralizacin de comunicaciones. Evolucin; hacia cliente-servidor, centros distribuidos, descentralizar la toma de decisiones, tomar la BDs distribuida por todo el mundo da problemas.

Tendencia actual: - BDs centralizada

Acceso distribuido; descentralizar aplicativos las tecnologas nos permiten lo que queramos, se suelen tomar las decisiones DONDE est el problema (mismo sitio).

Globalizacin: desde cualquier parte, en cualquier sitiio, cualquier momento querer acceder a una informacin, para eso necesito las TI.

Para ello sirven:- Workgroup: grupo de trabajo.

- Workflow: flujo de trabajo

Workgroupvan buscando mecanizar las cosas que no estn donde su SW tradicional

Workflow

Comunicacin , informaciones destructurada,.. etc,.

Workgroup:

Pretende proporcinar un marco dentro de uina empresa para la comunicacin, coordinacin y colaboracin.

La plataforma; debe tener una integracin tecnolgica(contenedor dinmico de objetos en el mas amplio sentido para su almacenamiento, gestin, intercambio, mantenimiento, modificacin, control)

Un modelo de acceso distribuido: a este contenedor de objetos, cada usuario puede acceder a los objetos.

Una infraestructura para el desarrollo de aplicaciones: para hacer transparente al usuario la complejidad de una herramienta de ese tipo.

Debe poder vincular a multiples plataformas: SW abierto, windows, Linux.

Ej: dominio (antes llamado Lotus notes)( de IBM( multiplataformas, plataformas +abiertas

Echange( de Microsoft. Solo va en windows=> monoplataforma.

Son herramientas de workgroup.

Permiten guardar casi cualquier cosa dentro. Se progrman estas herramientas y se usan ( no se sueln usar a pelo)=.

La movilidad: otra caracterstica que pedimos a estas herramientas desde cualquier sitio.

Tambien estamos pidiendo que vayan extendindose: aplicaciones interempresariales (como EDI) cada vez ms sofisticadas.

Tambien pedimos a estas herramientas que soporten cualquier grado de estructuracin: lo mismo da una comunicacin va telfono o una gestin de almacn le pedimos que cuente todo, lo estructurado y lo no estructurado, todo el proceso de la empresa.

A estas herramientas se las asigna un papel tanto activo como pasivo (ms bien ser pasivo) Ej: correo electrnico es pasivo; hay que ir a buscar el correo no me llega la carta a casa, sino que me obliga a ir a por l.

Estas herramientas de Workgroup van a atacar tres ncleos fundamentales:

La comunicacin: herramienta por excelencia es la mensajera (interna y externa). Constituye en si un almacn y un medio de intercambio (transporte) de la informacin entre personas, entre personas y aplicaciones, y tambin entre aplicativos.

Objetivo bsico: la comunicacin asncrona, el receptor no tiene pq estar presente en el momento en que mando el mensaje, esto implica que hay un almacn, el depositario temporal pasa a ser un representante permanente no se almacenan en mi mquina, sino el servidor (en el proveedor), solo visualizar mis mensajes, siguen en el servidor, no me los descargo y se pierden.

Saturacin de correo; saturacin de redes, saturacin de lneas y saturacin de personas. No sabemos filtrar contenidos an.

Estas herramientas facilitan la comunicacin, pero todava no hay un modelo terico que me de soporte para todo esto.

La colaboracin: es tambien un problema. Herramienta tradicionales han montado grandes BDs que resolvan problemas muy concretos pero no haba colaboracin (islas de mecanizacin), tenan BDs compartidas, llamado espacio de trabajo virtual.

Para que todo esto sea efectivo el usuario ha de tenerlo fcil, si las cosas son complicadas, aunque tecnolgicamente sea factible, no se hace nada. Las herramientas buscan aislar la capa tecnolgica del usuario.

La coordinacin: ya empezamos con un primer nivel de Workflow; seguimientos, procesos. Realmente la coordinacin no supone solo automatizar estos procesos, sino que deben contemplar toda la variabilidad del da a da; excepciones, informacin informal.

Infraestructura tecnolgica que se les pide: suelen ser BDs distribuidas. Tambin necesitan tecnologas de distribucin: de encaminamiento y replicacin sincronizada.

Entorno de desarrollo de aplicaciones.

Integracin con fuentes de datos externas.

Temas de la seguridad:

Desde el acceso puramente fsico; que se estropee el servidor , certificado digital de los que van a acceder, informacin incriptada. Informacin protegida, que alguien no pueda visualizar o corromper nuestra informacin, validacin de firmas.

Nos debe dar soporte a directorios, donde soy capaz de encontrar lo que busco de forma coherente, tengo agenda de nombres, etc.. en ellos tengo referenciadas mis usuarios, con otros dispositivos...etc.

Workflow:

La herramienta por excelencia para dar soporte a proceso., no tiene un soporte terico definitivo.

La workflow managemnte balition; organizacin que trata de normalizar.

Qu le pedimos a una herramienta de workflow?

Que est orientada a procesos.

Que se adapte a cualquier proceso de la organizacin

Que permita el rediseo: hace unos aos hubo un boom con el BPR le pido que sea flexible, que me permita modelar que se readapte a los procesos.

Que nos de soporte a los flujos de informacin dentro de la organizacin.

Definicin: un sistema de gestin de flujo de trabajo es el que permite definir, crear y gestionar la ejecucin de flujos de trabajo mediante el uso de SW, el cual capaz de interpretar una representacin del proceso y es capaz de interactuar o los participantes en ese proceso, y adems es capaz de invocar a otros sistemas de aplicaciones (hecha por el WMC en el 96).

Basada en procedimiento (que nter activan con las personas)

Procedimiento: no todos son mecanizadles.

Personas: tomarn decisiones, meten informacin.

Permiten el remodelado los procesos se extienden a TODA la organizacin; para luchar contra islas de mecanizacin.

Tambin habla de un aspecto de anlisis, en el sentido de que nos va a permitir revisar esos diseos y remodelar. Interactuar con las aplicaciones tradicionales.

(fin?????)

BRS

APSYS

INFORMIX

UNS AIX

IBM RISC 6000

Mecanizacin (MARC que es lo que debemos de guardar, cuando)

El motor documental; todo el invento.

BD relacional; donde se guarda la informacin

El sistema operativo

Es el software

Una interfaz del bibliotecario.

OPAC; es un interfaz, para el usuario. Lo que nos facilita como se buscan las cosas.

EMBED PBrush

EMBED PBrush

**

*

Apunta a donde est colocado el documento y as podemos visualizarlo.

Esto se guarda como pregunta 1 (P1) y luego te da la respuesta (27).

P1: Mat y Fs___________27

P2: May y Fs y Univ_____ 3

P3: P1 y Univ___________ 3P2=P3

EMBED PBrush

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Resumen

Direccin

Nombre

Fecha

Tesauros; son de los ms utilizados. Lo que nos dice son los trminos admitidos. Ej; el combo desplegable de ahora que hay ah escrito las palabras que mas se usan. En el Tesauros tenemos escrito todas la palabras utilizadas.

Interconexin

Otra empresa

Cliente

Proveedor

84 12345 12345 1

PALEE

sumario

cuerpo

cabecera

SOFTWARE DE GESTIN SISTEMA DSS

1- Registro de operaciones del da a da 1- Utilizan registro histrico

2- Planificacin operativa 2- Planificacin estratgica-tctica

3- Buscan eficacia 3- Buscan eficiencia

4- Dirigidos por tecnologa 4- Dirigidos por el negocio

5- Pretenden automatizar 5- Pretenden la ayuda a la creatividad

Visin ms global de la empresa mandos altos

Centrado en el experto que lo utiliza mandos intermedios.

Data warehouse: entre DSS y EIS

Data meaning: cercanas al DSS, permite extraer informacin concreta de la BDS

Prioridades de la empresa

Prioridades del trabajador que llega a la empresa (mis objetivos).

Acercamos los crculos, intentamos que se integren ( objetivos comunes)

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