tinjauan manajemen - fakultas pertanian ubgjm.fp.ub.ac.id/documents/doc/tinjauan_manajemen.pdf ·...
TRANSCRIPT
Tinjauan Manajemen
Agustus 2012
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2012
i
Daftar Isi
I. Pelaksanaan ________________________________________________________ 1
II. Lingkup Pembahasan _________________________________________________ 1
III. Hasil dan Tindak Lanjut _______________________________________________ 2
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2012 __________________________ 2
3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders ______________________________________________ 7
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 10 ________________________________ 9
3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 _______________ 9
3.5 Continual Improvement ____________________________________________________10
IV. Lampiran __________________________________________________________ 11
Lampiran 1. Daftar Hadir Tim GJM _________________________________________________11
Lampiran 2. SK Dekan tentang Tim GJM _____________________________________________13
Lampiran 3. Evaluasi Program Kerja RENSTRA 2007-2011_______________________________15
Lampiran 4. Daftar Temuan AIM Siklus 10 untuk Fakultas Pertanian ______________________27
Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 ___________________________29
1
I. Pelaksanaan
Hari, tanggal : Kamis/09-Agustus-2012
Jam : 09.00 WIB-selesai
Tempat : Ruang Sidang FP Lt. 2
Peserta : Pimpinan Fakultas
II. Lingkup Pembahasan
2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011
Sasaran Mutu FP UB disusun untuk tahun 2012, merupakan beberapa indikator kinerja
(key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap
akhir tahun dan mengacu pada RENSTRA FP UB. Sasaran Mutu secara lengkap tertuang dalam
Manual Mutu Fakultas Pertanian.
Dalam mengevaluasi tingkat ketercapaian Sasaran Mutu, tingkatan dan skor evaluasi
keberhasilan kegiatan dikelompokkan dalam 4 tingkatan yakni: (1) Kategori I dengan tingkat
keberhasilan 76-100% (dengan skor 4); (2) Kategori II dengan tingkat keberhasilan 51-75%
(dengan skor 3); (3) Kategori III dengan tingkat keberhasilan 25-50% (dengan skor 2); dan (4)
Kategori IV dengan tingkat keberhasilan <25% (dengan skor 1). Sedangkan formula yang
digunakan untuk mengevaluasi tingkat keberhasilan adalah sebagai berikut:
= ((∑Kategori Ix4)+(∑Kategori IIx3)+(∑Kategori IIIx2)+(∑Kategori IV x 1))/Total kategori x 4
2.2 Evaluasi Kepuasan Pelanggan
Pelanggan FP UB terdiri dari pelanggan utama dan pelanggan lain. Pelanggan utama
adalah Mahasiswa, dosen dan karyawan, sedangkan masyarakat di luar kampus adalah pihak-
pihak yang terkait dengan program dan kegiatan FP UB juga merupakan pelanggan pendukung
dalam proses bisnis yang ada di Fakultas Pertanian.
2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM Siklus 10
Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja Fakultas Siklus 10, yang dilaksanakan
menjelang Second Stage Assessment ISO 9001:2008. FP UB merupakan auditee dalam AIM unit
kerja fakultas Siklus 10 tersebut.
2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008
Setelah AIM Unit Fakultas Siklus 10, FP UB juga menjadi auditee saat Second Stage
Assessment ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO
9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB.
2.5 Continual Improvement
Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk
peningkatan kinerja dan pengembangan program FP di tahun-tahun mendatang, khususnya
dalam mengevaluasi capaian program kerja dan sasaran mutu.
2
III. Hasil dan Tindak Lanjut
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011
Sesuai yang tertera didalam Manual Mutu Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya, Sasaran Mutu
yang ditetapkan oleh Fakultas Pertanian terdiri dari 5 hal yakni (1) pengembangan dan
pelaksanaan pendidikan tinggi, (2) proses penelitian, (3) proses pengabdian kepada masyarakat
dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang
pertanian, (4) Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan
dengan lingkungan (stakeholder) dan (5) Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja.
Sasaran mutu yang ada didalam lima kelompok tersebut diuraiakan secara rinci pada matriks
berikut lengkap dengan hasil penilaian yang dilakukan oleh Tim Independent GJM:
a. Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi
a.1. Standar input
Standar Parameter Indikator Keberhasilan Penilaian
(Skor)
Bahan Ajar
Kompetensi
Kurikulum lengkap Silabus Pembelajaran Lengkap (4)
Kuantitas &
Kualitas Dosen
Dosen Pakar cukup 1 : 40 mhs Cukup (4)
Fasilitator cukup ≥ 4 fasilitator / modul Cukup (4)
Tutor cukup ≥ 1 tutor : 12 mhs Cukup (4)
Skill Trainer cukup 1 : 12 mhs Cukup (4)
Sarana &
Prasarana PBM
Ruang kuliah /diskusi
memadai
40 mahasiswa per kelas
4 x 4 m / ruang
Memadai (4)
Perpustakaan
memadai
1 unit lengkap Memadai (4)
Perangkat Skill Lab 1 unit lengkap /rumpun MK Cukup (4)
Teknologi
Informasi
Kemudahan akses
informasi
Hot spot / ruang Ada (4)
Sistem
Pendukung PBM
Administrasi
Akademik memadai
SlAKAD berfungsi Memadai (4)
a.2. Standar proses
Standar Parameter Indikator Nilai
Kualitas
Pembelajaran
Kualitas Diskusi • Ada “Scored Observation
Sheet“ • Ada “Student Worksheet“
• Rasio Tutor : Mahasiswa
≥ 1 : 12
Belum cukup
(2)
Ketersediaan Modul 2 modul /MK/ semester Tersedia (4)
Ketersediaan bank “
Masalah “
Berfungsinya Tim Teaching Cukup (3)
3
Kualitas Skill Training • 1 unit lengkap Skill Lab
untuk 20 mahasiswa/ MK “
• Ada professional skill trainers
Belum optimal
(2)
Efektivitas
Pembelajaran
Ada matakuliah
terintegrasi
Setiap semester ada mata
kuliah integrasi
Ada (4)
Proporsi Kompetensi
utama, pendukung dan
penunjang yang
membentuknya
Ada mekanisme “Curriculum
mapping “
Ada (3)
Kuliah tamu dari praktisi
para pihak
Sekali dalam setahun Ada (4)
Kepuasan
mahasiswa
dalam proses
pembelajaran
Hasil Evaluasi
mahasiswa dalam proses
pembelajaran
Tingkat kepuasan 70% Belum (2)
a.3. Standar output
Standar Parameter Indikator Penilaian
(Skor)
Sarjana Lama Studi 50% dari
total mahasiswa per
angkatan
≤ 4 tahun Belum
dievaluasi (2)
Indeks Prestasi
Kumulatif 25 % dari
total mahasiswa per
angkatan
≥ 3,0 Belum
dievaluasi (2)
Lulus Matakuliah Wajib
PS dalam 3 tahun
75 % dari total mahasiswa
per angkatan
Belum
dievaluasi (2)
Pasca sarjana Lama Studi 30% dari
total mahasiswa per
angkatan
≤ 2 tahun untuk S2 dan ≤
3 tahun untuk S3
Belum
dievaluasi (2)
Indeks Prestasi
Kumulatif 25 % dari
total mahasiswa per
angkatan
≥ 3,25 Belum
dievaluasi (2)
Menguasai
Kompetensi
/ Competence
Performer
Lulus Kompetensi
bahasa Inggris TOEIC
≥ 500 untuk
mahasiswa S1 dan
TOEFL ≥ 450 untuk
mahasiswa S2 dan S3
sebelum judisium
100 % Belum
dievaluasi (2)
Memiliki Sertifikat
Kompetensi IT yang
diselenggarakan secara
internal
100 % Belum
dievaluasi (2)
4
Berkompeten
mengimplementasi
kan Kompetensinya
Selesai Magang Kerja
pada tahun ke 4
75 % Sudah (4)
Memperoleh pengakuan
dari para pihak
terhadap skripsi / tesis
/ desertasinya
Pengakuan kualitas skripsi
dari yang berwewenang
terkait dengan topic skripsi /
tesis / desertasinya
Belum
dievaluasi (2)
a.4. Standar outcome
Standar Parameter Indikator Penilaian
(Skor)
Kepuasan “ Pasar “ Hasil Tracer Study
Alumni
Tingkat kepuasan 70% Belum (3)
Penetrasi Pasar Tinggi Lama Tunggu ≤ 6 bulan untuk
30% total lulusan khusus untuk
mahasiswa S1
Belum (2)
Kepuasan
“Pengguna Lulusan
“
Evaluasi Pengguna
Lulusan
Tingkat kepuasan pengguna
lulusan 65 %
Belum dinilai (2)
Kepuasan
Pemerintah
Akreditasi BAN PT Akreditasi A (Agribisnis)
Akreditasi A (Agrotek)
Sudah (4)
b. Proses Penelitian
Standar Parameter Indikator Keberhasilan Penilaian
(Skor)
Informasi
Penelitian
Komunikasi melalui
mailinglist
Satu bulan sekali Sudah (4)
Karya ilmiah
yang tidak
dipublikasikan
Laporan hasil
penelitian
Satu buah per mahasiswa yang
dibimbing minimum dua dosen
yang kompeten
Sudah (4)
Karya ilmiah
yang
dipublikasikan
Artikel ilmiah dalam
seminar ilmiah
4 karya ilmiah per tahun Sudah (4)
Bagian dari Jurnal 4 publikasi jurnal per tahun Sudah (4)
Buku 4 buku per tahun Sudah (4)
Hasil Karya
Ilmiah
Paket Teknologi 1 paket teknologi per tahun Sudah (4)
5
c. Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada
peningkatan pelayanan masyarakat di bidang pertanian
Standar Parameter Indikator Keberhasilan Penilaian
(Skor)
Jasa Pelatihan 2 kali dalam setahun Sudah (4)
Konsultasi 2 kali dalam setahun Sudah (4)
Magang, studi banding
2 kali dalam setahun Sudah (4)
Penjualan produk 1 produk dalam setahun Sudah (4)
Produk
Pertanian
Sarana Produksi dan
Hasil Pertanian Ramah
Lingkungan
1 produk pertanian organik
dalam setahun
Sudah (4)
Pelayanan
kerjasama
Kemitraan 2 MoU dalam setahun Sudah (4)
d. Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan
lingkungan (stakeholder)
Standar Parameter Indikator Keberhasilan Penilaian
(Skor)
Kerjasama
penelitian
Kontrak kerjasama
penelitian
Dua kerjasama penelitian
pertahun
Sudah (4)
Publikasi Penerbitan jurnal 2 Jurnal dalam setahun Sudah (4)
Penyelenggaraan
even ilmiah
Seminar,Lokakarya,
Simposium, konggres
2 kali dalam setahun Sudah (4)
Peran serta dalam even
ilmiah: Seminar,
Lokakarya, Simposium,
konggres
4 kali dalam setahun
dosen atau mahasiswa
mengikuti kegiatan
Sudah (4)
e. Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
Standar Parameter Indikator Penilaian
(Skor)
Leadership Komitmen terhadap
KBK
Ada SK Senat Fakultas Belum (2)
Relevansi
Pendidikan
Kurikulum dinamis Ada Komite Kurikulum Ada (4)
Keterlibatan “
stakeholder “
Ada (4)
6
Akuntabilitas Penjaminan Mutu
Internal
Berfungsinya GJM, UJM Ada (4)
Penjaminan Mutu
Eksternal
Berfungsinya BAN-PT dan
ISO dan audit keuangan
external
Ada (4)
Laporan Evaluasi Diri Satu tahun sekali Ada (4)
Laporan Kinerja Dosen
(EKD)
Satu tahun sekali Ada (4)
Daftar Penilian
Pelaksanaan Pekerjaan
Pegawai Negeri Sipil
oleh atasan
Satu tahun sekali Ada (4)
Laporan Kinerja oleh
IRJEN dan BPKP
Satu tahun sekali ke IRJEN
dan lima tahun sekali ke
BPKP
Ada (4)
Laporan Keuangan
oleh Akuntan Public
Satu tahun sekali Ada (4)
Manajemen
Internal
Manajemen yang
efektif
Berfungsinya MM, MP dan
IK dalam unit kerja
Berfungsi (4)
Sustainabilitas Dukungan Anggaran
yang memadai
Alokasi Jaminan Mutu
dalam anggaran Fakultas
Memadai (3)
Efisiensi &
Produktivitas
Resource-sharing yang
optimal
Kinerja yang produktif
Berfungsinya MP
Infrastruktur
Tercapainya EKD Dosen
dan DP3 Dosen dan
karyawan
Tercapai (3)
Kepuasan
mahasiswa dan
dosen dalam
layanan
manajemen
Hasil Evaluasi
mahasiswa dan dosen
dalam layanan
manajemen
Tingkat kepuasan 70% Belum (2)
Berdasarkan dari matrik penilaian diatas diperoleh hasil sebagai berikut: terdapat 61 item
yang dinilai (n=61), kategori 1 sejumlah 41 (n4=41), kategori 2 (n3=5) dan kategori 3 (n2=15).
Sehingga dari formula yang diadopsi akan dihasilkan nilai sebagai berikut:
(4x41) + (3x5) + (2x15) + (1x0)/(4x61)= 209/244 = 0.856
Jadi tingkat pencapaian sasaran mutu pada tahun 2012 semester I adalah 85,6%. Hal ini
menunjukkan bahwa fakultas pertanian memiliki kinerja yang bagus dalam mencapai sasaran
mutu yang ditargetkan. Namun demikian kinerja ini belum cukup untuk menjawab tingkat
kepuasan pelanggan yang masih dibawah nilai 70%. Untuk itu perlu dilakukan usaha perbaikan
pada semua item indikator dalam sasaran mutu khususnya pada item2 yang masih memiliki
nilai rendah dan pada tahap selanjutnya perlu memikirkan untuk meningkatkan standar
penilaian terhadap masing-masing item, mengarah pada standar yang diinginkan oleh
pelanggan.
Selain dari indikator kinerja yang disusun berdasarkan sasaran mutu, juga telah dilakukan
evaluasi terhadap Program Kerja Fakultas Pertanian secara keseluruhan pada tahun 2011,
7
sesuai dengan RENSTRA FP 2007-2011 pada tanggal 9-11 Januari 2012 di Jambu Luwuk, Kota
Batu Jawa Timur, oleh tim penyusun RENSTRA 2012-2015 yang disyahkan oleh Dekan
berdasarkan Surat tugas No 2188/UN.10.4/KP/2011. Berdasarkan hasil evaluasi tingkat
keberhasilan program kegiatan RENSTRA 2007-2011, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bidang
Organisasi dan Manajemen mencapai tingkat keberhasilan sebesar 70.0 %; (2) Bidang
Pendidikan dan Kemahasiswaan mencapai tingkat keberhasilan sebesar 72.3%; (3) Bidang
Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat mencapai tingkat keberhasilan 75%; (4) Bidang
Kerjasama Institusional mencapai tingkat keberhasilan sebesar 50.0%; dan (5) Bidang
Penunjang Penyelenggaraan Fakultas mencapai tingkat keberhasilan sebesar 62.5%. Evaluasi
terhadap keseluruhan kegiatan tanpa adanya pengelompokkan kedalam bidang yang ada, total
capaian keberhasilan sebesar 70.5%.
Secara umum, dengan adanya AIM, UB telah mampu mendorong terciptanya paradigma
budaya mutu di lingkungan UB, demikian juga halnya yang terjadi di Fakultas Pertanian. Hal ini
terlihat dari lingkup audit yang diawali dari pembenahan organisasi, tupoksi dan dokumen
hingga dapat ditingkatkan menjadi lingkup kinerja sesuai standar BAN-PT. AIM membantu PS
dan pengelola PS (fakultas) dalam mempersiapkan diri menghadapi akreditasi BAN-PT,
sedangkan AIM juga membantu fakultas Pertanian dalam mengantarkan UB memperoleh
sertifikat SMM ISO 9001:2008.
Pendampingan akreditasi Program Studi Agribisnis dan Agroekoteknologi telah
menunjukkan hasil yang cukup baik. Hal ini terbukti dengan telah diperolehnya nilai maksimal
untuk PS Agribisnis dengan nilai A. Untuk selanjutnya berbagai upaya yang telah dilakukan oleh
Fakultas Pertanian melalui GJM, PS, Jurusan dan segenap komponen terkait telah mampu
menyelesaikan tahapan evaluasi lapangan (site visit) yang dilakukan oleh BAN PT pada bulan
Juli 2012, dan diharapkan hasil maksimal juga akan diperoleh untuk beberapa minggu ke depan.
3.2 Evaluasi Kepuasan dan Penanganan keluhan Stakeholders
Berdasarkan Manual Prosedur Kepuasan Pelanggan Fakultas Pertanian yakni Mahasiswa
dan dosen (MP 0040006302 dan MP 0040006205) telah dilakukan evaluasi secara rutin untuk
melihat tingkat keberhasilan dalam pencapaian sasaran mutu mulai dari proses, produk hingga
pelanggan. Standart keberhasilan dalam pencapaian sasaran mutu dan kepuasan pelanggan
ditetapkan sebesar 60%. Dan berdasarkan evaluasi yang dilakukan diperoleh tingkat
pencapaian sebagai berikut:
8
Berbagai layanan yang ditawarkan berada pada tingkat diatas 60%, seperti layanan
administrasi akademik, perkuliahan, praktikum, perpustakaan/ruang baca, peminjaman sarana
dan prasaranam kebersihan, keamanan dan ketertiban kampus, kondisi ruang kuliah dan
laboratorium, layanan kemahasiswaan. Hal ini menunjukkan tingkat kepuasan pelanggan utama
(mahasiswa) berada pada tingkatan yang cukup. Namun terkait dengan pelayanan prima dan
standart yang tertera pada manual mutu Fakultas Pertanian perlu ditingkatkan menjadi 70%
pada akhir tahun ini. Konsekuensi terhadap standar yang ditetapkan dalam manual mutu
menyebabkan hanya sedikit indikator yang saat ini mampu berada diatas nilai 70% seperti
kualitas pengajar dan aktivitas penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh
dosen. Ini berarti Fakultas Pertanian perlu bekerja keras untuk meningkatkan layanan secara
keseluruhan agar tercapai standar minimal yang sudah ditetapkan dalam Manual Mutu Fakultas
Pertanian.
Selain itu perbaikan kedepan juga akan dilakukan evaluasi untuk melihat tingkat
kepuasan pelanggan selain mahasiswa dan dosen, baik pelanggan internal (karyawan) maupun
eksternal (perusahaan pemakai alumni, orang tua mahasiswa dan mitra kerja). Diharapkan hasil
evaluasi ini akan dapat memberikan masukan-masukan yang membangun untuk peningkatan
layanan dan kinerja Fakultas Pertanian secara menyeluruh.
9
3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM Siklus 10
Berdasarkan hasil temuan AIM Siklus 10 untuk Fakultas Pertanian, terdapat 4 temuan
berupa 3 berstatus open dan 1 temuan berstatus new. Adapun temuan-temuan tersebut
adalah:
1. Agenda Tinjauan Manajemen belum termasuk tinjauan manajemen sebelumnya.
Pembahasan tindakan perbaikan atas temuan ISO stage 2 dan AIM siklus 9 belum
masuk dalam rekaman tinjauan manajemen serta kepuasan pelanggan (Tinjauan
Manajemen).
2. Tinjauan Manajemen lebih dari 1 kali dalam setahun paling tidak bisa membahas
keluhan dan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkuliahan (Tinjauan Manajemen).
3. Pada perubahan MP pengendalian juga belum disebutkan secara eksplisit bukan
hanya internal tetapi juga eksternal (Manual Prosedur Pengendalian Dokumen).
4. Standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah butir 7.4.5 nilai 1 karena data
belum masuk ke borang dan butir 7.5.2 nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis
buku ajar (Standar 7 Fakultas).
Usaha perbaikan yang telah dilakukan oleh Fakultas Pertanian adalah memasukkan
tindakan perbaikan atas perubahan Tinjauan Manajemen tahun sebelumnya dengan
menambahkan tindakan perbaikan atas temuan AIM siklus sebelumnya. Kepuasan pelanggan
juga sudah dimasukkan dalam Tinjauan Manajemen siklus 11. Tinjauan Manajemen dilakukan 2
kali dalam satu tahun dengan minimal pembahasan hasil evaluasi kepuasan pelanggan
(mahasiswa) pada tiap akhir perkuliahan. MP Pengendalian Dokumen juga sudah dilakukan
perbaikan terhadap mekanisme pengendalian dokumen baik internal maupun eksternal. Terkait
dengan saran perbaikan khususnya untuk standar 7 Fakultas, telah dilakukan penambahan data
untuk butir 7.4.5 dan 7.5.2.
3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008
Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas
Brawijaya, khususnya Fakultas Pertanian, diperoleh 8 ketidaksesuaian minor, sebagai berikut:
1. Pengendalian dokumen dan rekaman (4.2.3; 4.2.4) meliputi:
- Dokumen eksternal yang digunakan dalam proses layanan belum didaftarkan dan
dikendalikan dengan baik, termasuk referensi normative dan teknis dalam penyusunan prosedur kerja (MP).
- Metode untuk identifikasi dan pengendalian retensi rekaman belum ditetapkan
2. Perencanaan (5.4)
- Visi UB untuk menjadi entrepreneur university belum sepenuhnya menjadi bagian dalam penyusunan RENSTRA fakultas, termasuk penetapan indikatornya.
- Belum ditemukan evaluasi capaian RENSTRA.
- Program Tahunan (Program Kerja) belum sepenuhnya mencerminkan usaha pencapaian RENSTRA.
- Perencanaan yang terkait dengan pelaksanaan/implementasi pengembangan mutu harus jelas standarnya, selalu dievaluasi secara berkesinambungan dan seiring (inline) dengan
RENSTRA UB
3. SasaranMutu (5.4.1)
10
- Sasaran mutu telah ditetapkan, tetapi pemantauan dan pengukuran capaian sasaran mutu ini belum dilakukan
4. Tinjauan Manajemen
- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular,
namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008. - Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak
lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.
5. Prasarana (6.3) dan Lingkungan Kerja (6.4)
- Beberapa peralatan laboratorium belum ada jaminan apakah masih dalam kondisi baik atau
tidak, termasuk pernah dilakukannya kalibrasi
- 6. SDM (6.2)
- Belum ada mekanisme dan analisis kompetensi SDM yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas, termasuk belum adanya perencanaan pengembangan SDM, khususnya bagi
person yang belum memenuhi kompetensi untuk melaksanakan tupoksi
7. Realisasi Produk/Jasa (7)
- Mekanisme Evaluasi PBM sudah ditetapkan dalam MP Evaluasi PBM, namun belum memiliki justifikasi dari referensi normatif seperti Pedoman Akademik.
- Belum semua RPKPS dikembangkan untuk memenuhi seluruh periode tahun akademik
(semua semester). - Kriteria PBL seharusnya jelas, terukur, dan spesifik.
- Suasana PBM belum menggambarkan adanya standar yang diacu dalam usaha untuk menciptakan mutu PBM yang baik. Misalnya dengan kelengkapan kelas, penerangan yang
memadai, keamanan, kebersihan.
- Belum ada bukti tentang kajian untuk pengembangan kurikulum - Belum diidentifikasi keberadaan metode untuk mengukur dan menganalisa persepsi
kepuasan pelanggan yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan.
Usaha perbaikan yang telah dilakukan oleh Fakultas Pertanian adalah memasukkan
tindakan perbaikan atas perubahan Tinjauan Manajemen tahun sebelumnya dengan
menambahkan tindakan perbaikan atas temuan ISO stage 2.
3.5 Continual Improvement
Dilakukan usaha peningkatan standar penilaian untuk Sasaran Mutu sebagai usaha
peningkatan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.
11
IV. Lampiran
Lampiran 1. Daftar Hadir Pimpinan Fakultas
12
13
Lampiran 2. SK Dekan tentang Tim GJM
14
15
16
17
Lampiran 3. Evaluasi Keberhasilan RENSTRA 2007-2011
Tabel 1. Bidang Organisasi dan Manajemen
No Kegiatan Indikator Kinerja Skor
1 Penataan Program Studi Penggabungan 7 program studi menjadi 2 PS
pada tahun 2008 4
2 Perubahan nama program
studi
Pada tahun 2008 sudah terbentuk nama
masing-masing PS 4
3 Pengembangan sistem karir
Dosen
Kenaikan pangkat dosen minimal setiap 4
tahun 2
4
Peningkatan jumlah dosen
studi lanjut (S2 dan S3) di
luar negeri
Tiap tahun minimal 1 dosen yunior studi lanjut
di LN 4
5
Peningkatan jumlah dosen
studi lanjut (S2 dan S3) di
dalam negeri
Tiap tahun minimal 2 dosen studi lanjut di DN 4
6
Peningkatan kemampuan
komputer, internet, multi
media dan teknologi
pembelajaran bagi dosen
Tiap tahun dosen yang mengajar
menggunakan multimedia meningkat 5 % 3
7 Peningkatan kemampuan
dosen berbahasa Inggris
PBM berbahasa inggris meningkat 5 orang
dosen 2
8
Peningkatan kemampuan
dosen untuk memperoleh
dana penelitian kompetitif
Tiap tahun minimal ada 10 penelitian dengan
melibatkan minimal 30 dosen 2
9
Peningkatan kemampuan
dosen untuk meneliti dan
menulis artikel ilmiah tingkat
internasional
Tiap tahun minimal 1 tulisan ilmiah di tingkat
internasional 3
10
Peningkatan kemampuan
dosen untuk meneliti dan
menulis artikel ilmiah tingkat
nasional
Tiap tahun minimal 15 tulisan di tingkat
nasional 3
11 Peningkatan jumlah dosen
mengikuti semniar/
workshop/ penelitian
Minimal 2 dosen tiap tahun mengikuti kegiatan
internasional 3
18
bersama / menulis luar
negeri
12
Peningkatan kemampuan
dosen mengajar berbasis
Student Centered Learning
Minimal 1 tahun sekali diadakan pelatihan
sistim SCL 2
13 Penguatan Pusat Kajian Pada tahun 2009 Pusat Kajian sudah berfungsi
secara efektif 2
14 Peningkatan jumlah guru
besar
Tiap tahun minimal 2 dosen meningkat
menjadi guru besar 2
15
Mendukung Peningkatan
pengembangan karakter
(character building) untuk
Dosen dan tenaga
administrasi melalui
pelatihan untuk pencapaian
organisasi yang sehat
Tiap tahun minimal 5 dosen dan 5 tenaga
adm mengikuti pelatihan untuk peningkatan
kualitas
3
16
Evaluasi kinerja sistem
pendidikan SKS terutama
terhadap peran dosen PA
Pada tahun 2009 telah tersusun pedoman
kinerja evaluasi terhadap peran PA, dan
diadakan updating tiap tahunnya
2
17
Penyusunan atribut
pengelolaan sistem
pendidikan berstandar
Internasional
Pada tahun 2009 telah tersusun pedoman
Standar Pelayanan Minimal (SPM) sistem
pendidikan dengan dukungan TI
2
18
Peningkatan motivasi dalam
bekerja melalui pelatihan
kepribadian bagi dosen dan
tenaga administrasi
Tiap tahun ada minimal 2 dosen dan 2 tenaga
adm mengikuti pelatihan untuk peningkatan
motivasi dalam bekerja.
3
19
Pengembangan sistem
informasi untuk
meningkatkan akses setiap
individu akan informasi
melalui intranet dan internet
dalam rangka peningkatan
transparansi
Tiap tahun jumlah dosen dan karyawan yang
menguasai penggunaan internet dan intranet,
untuk masing-masing kelompok meningkat
10%
3
20
Peningkatan kualitas dan
kuantitas pangkalan data
dengan dukungan TIK
Tersusunnya SIM pada tahun ke 2 yang
terintegrasi dengan semua jurusan 2
19
21 Pelaksanaan Evaluasi diri
secara rutin setiap tahun
Setiap program studi mengadakan laporan
evaluasi diri tiap akhir tahun 2
22
Penyusunan dan
implementasi Hibah
Kompetisi
Setiap tahun dilakukan pendampingan secara
kontinyu bagi Jurusan penerima dan yang
belum mendapatkan hibah kompetisi
2
23
Penyusunan Manual
Prosedur (SOP) sistem
perencanaan dan pelaporan
anggaran (berbasis IT dan
manual)
Pada tahun 2009 telah tersedia sistem
perencanaan dan pelaporan anggaran, serta
dilakukan pelaporan secara rutin tiap tahun
3
24
Membentuk dan
memfungsikan Gugus
Jaminan Mutu (GJM).
Tersusun pelaporan kinerja Fakultas tiap
tahun anggaran 4
25
Membentuk dan
memfungsikan Unit
Jaminan Mutu (UJM).
Tersusun pelaporan kinerja Jurusan tiap
tahun anggaran 4
Total 50
Tabel 2. Bidang Pengembangan Pendidikan dan Kemahasiswaan
No Kegiatan Indikator Kinerja Skor
1
Peningkatan Promosi
Pendidikan Untuk
Mendapatkan Calon
Mahasiswa S1 yang
Berkualitas
Keketatan persaingan mahasiswa S1
meningkat minimal sebesar 5 % tiap tahun
4 Peningkatan sebaran propinsi mahasiswa baru
2 Peningkatan promosi
Pascasarjana
Jumlah mahasiswa pasca minimal 20
mahasiswa tiap tahun 3
3 Promosi melalui website
bahasa Indonesia dan Inggris
Pada tahun 2008 website yang ada untuk
promosi sudah berfungsi dan diadakan
updating tiap tahunnya
3
4
Pengembangan seleksi
masuk untuk menjaring calon
mahasiswa yang lebih
bermutu
Kenaikan passing grade sebesar 5% tiap tahun 3
5 Evaluasi terhadap efektivitas
PBM berdasar daya tampung,
Dosen, dan fasilitas
Pada tahun 2008 telah tersusun pedoman
evaluasi terhadap efektivitas PBM berdasarkan
daya tampung dan dilakukan evaluasi secara
3
20
penunjang lainnya, untuk
program S1, S2 dan S3
rutin setiap tahun
6
Penambahan dan
pemeliharaan sarana
Pendidikan
Semua ruang kuliah sesuai standar minimum
setiap tahun
3 Tersedia ruang tutorial dan diskusi untuk
mahasiswa minimal 5 unit pada akhir tahun
kelima
7
Pemanfaatan sarana milik
masyarakat untuk pendidikan
dan penelitian
Tiap tahun pemanfaatan sarana milik
masyarakat untuk pendidikan dan penelitian
minimal 10 sarana
4
8
Memperluas akses dan
Kesempatan Belajar dengan
menggunakan TI
Tiap tahun materi pembelajaran jarak jauh
bertambah minimal 1 mata kuliah 3
9 Pelaksanaan SPP proposional
dan evaluasinya
Mulai tahun 2008 diberlakukan SPP
proposional dan progresif, serta dilakukan
evaluasi rutin setiap tahunnya
4
10 Peningkatan Beasiswa untuk
mahasiswa ke luar negeri Tiap tahun minimal ada 1 mahasiswa 1
11
Peningkatan jumlah
mahasiswa penerima
beasiswa
Tiap tahun jumlah mahasiswa penerima
beasiswa minimal 100 mahasiswa 4
12
Pengembangan Kurikulum
dan Teknologi pembelajaran
Hasil Restrukturisasi Fakultas
Pertanian
Pada tahun 2010 semua PS sudah menerapkan
KBK dan dievaluasi setiap 4 tahun 3
13
Pengembangan Sistem
Belajar Mandiri Sebagai
Penerapan KBK: penerapan
Student Centered Learning
Pada tahun 2011 semua PS sudah menerapkan
Student Centered Learning 3
14 PS terakreditasi A Pada akhir program, seluruh PS yang ada
100% terakreditasi A 2
15 Benchmarking akreditasi
berstandar Asian
Pada 2011 dokumen penyiapan akreditasi
berstandar Asian tersaji 100% 1
16 Peningkatan jumlah materi
ajar dalam media cetak dan
elektronik (CD, Web dll) yang
Setiap tahun minimal 4 materi mata kuliah
diterbitkan dalam media cetak atau elektronik 4
21
diterbitkan
17
Peningkatan fasilitas kelas
dengan multimedia dan
jaringan intranet /internet
Pada akhir program 100% kelas berfasilitas
multimedia dan jaringan intranet/internet 3
18
Peningkatan kuantitas dan
kualitas fasilitas akses
internet bagi mahasiswa
Pada tahun ke 5, 100% mahasiswa bebas
mengakses internet 4
19
Peningkatan relevansi
pendidikan dengan dukungan
kegiatan penelitian dan
pengabdian masyarakat
Setiap tahun minimal 1 dosen membuat buku
ajar yang memuat hasil penelitian dan
pengabdian masyarakat
2
20
Peningkatan jumlah kegiatan
kemahasiswaan di tingkat
nasional / internasional
Setiap tahun kegiatan kemahasiswaan di
tingkat nasional meningkat sebesar 2 % dan di
tingkat internasional 1%.
3
21
Peningkatan Resource
Sharing antar Jurusan /
Fakultas
Semua Jurusan dalam Fakultas dan minimal 1
Jurusan antar Fakultas pada tahun kelima 4
22 Ketepatan masa studi Minimal 10% dari lulusan per tahun tepat
waktu (4 tahun) 3
23 Peningkatan predikat
kelulusan mahasiswa
Minimal 5% dari lulusan per tahun berpredikat
cumlaude 3
24 Peningkatan softskill
mahasiswa
Minimal 1 tahun sekali diadakan pelatihan
berkenaan dengan materi soft skill 3
25 Pengurangan presentase DO
/ Keluar
Jumlah mahasiswa DO maksimal 5 % tiap
tahun 4
26
Kerjasama dengan instansi
untuk beasiswa dan
rekrutment lulusan
Setiap tahun ada kerjasama minimal dengan 5
instansi untuk beasiswa dan rekrutment 3
27 Tracer Study lulusan Minimal 30% dari populasi lulusan pertahun
bisa dilakukan tracer studi 3
28
Pengembangan Job
Placement Center kerjasama
dengan stakeholders
Pada akhir program, minimal satu lokasi job
placement center aktif beroperasi 2
29
Pengembangan mutu
penelitian dan tugas akhir
mahasiswa
Tiap tahun penelitian dan tugas akhir
mahasiswa yang mendapatkan nilai A minimal
10% per tahun
4
22
30
Penguatan manajemen Tata
Kelola Pembinaan
Kemahasiswaan
Tiap tahun diadakan evaluasi terhadap
efektivitas manajemen tata kelola pembinaan
kemahasiswaan
2
31
Peningkatan jumlah dan
mutu perolehan dalam
kejuaraan ilmiah, olah raga
dan seni tingkat nasional dan
internasional
Pada akhir tahun ke 3 minimal menjuarai 1
even tingkat internasional dan 5 even nasional
pada lomba karya ilmiah atau olahraga atau
seni
2
32
Peningkatan kemampuan
mahasiswa dalam bahasa
inggris, komputer,
kewirausahaan dan
kepemimpinan
Mahasiswa yang lulus tes bahasa inggris dan
komputer pada tes pertama meningkat
minimal 10% per tahun
2 Mahasiswa yang mengikuti seminar
kewirausahaan dan kepemimpinan tiap tahun
meningkat minimal 10%
33
Peningkatan Peran Alumni:
Pengembangan Karir lulusan
FP UB
Tiap tahun minimal 10% alumni senior
membantu karir alumni 2
34
Pengembangan unit bisnis
akademik dan non akademik
di berbagai level
Tiap tahun aktivitas unit bisnis akademik dan
non akademik di Jurusan meningkat minimal
5%
2
35 Pengembangan kelembagaan
Unit Bisnis Mahasiswa
Tiap tahun aktivitas unit bisnis yang dikelola
mahasiswa di tingkat Fakultas meningkat
minimal 5%
2
36 Pengoptimalan ruang baca
dan link dengan IT
Tiap tahun kualitas layanan ruang baca dan
link dengan IT meningkat minimal 10% 3
37
Pemutakhiran dan
peningkatan jumlah jurnal
dan Pustaka
Tiap tahun, pemutakhiran serta jumlah jurnal
dan Pustaka meningkat min 1% 3
Total 107
Tabel 3. Bidang Pengembangan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
No Kegiatan Indikator Kinerja Skor
1
Pengembangan keilmuan
untuk mendukung arah
restrukturisasi Fakultas
Pertanian
Pada tahun 2009 telah berkembang satu
kajian keilmuan yang relevan di masing-
masing Jurusan dan dievaluasi rutin setiap
tahun
3
23
2
Penggalangan Hubungan
Internasional Dalam
Pengembangan Penelitian
Setiap tahun minimal ada 1 kerjasama
penelitian dengan pihak LN 4
3
Meningkatkan peran BPPK
dalam pengelolaan hasil
penelitian, pengabdian dan
kerjasama berbasis Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
Pada tahun 2009 terbangun SIM Penelitian
dan pengabdian masyarakat di FP yang dapat
diakses oleh civitas akademika
2
4 Meningkatkan kualitas dan
kuantitas penelitian
Setiap tahun minimal 5 proposal staf FP
diterima oleh stakeholder nasional atau
internasional
3
5
Meningkatkan kualitas dan
kuantitas pengabdian kepada
masyarakat
Setiap tahun minimal 4 pengabdian
masyarakat 3
6
Peningkatan jumlah penelitian
terapan yang dapat
menghasilkan barang / jasa
yang dapat dikomersialkan
Tiap tahun jumlah penelitian terapan dari
berbagai kualifikasi yang dapat
dikomersialkan minimal 1
4
7 Peningkatan Mutu Publikasi
Ilmiah
Setiap tahun diadakan pelatihan penulisan
karya ilmah 2 kali dan internasional 1 kali 3
8
Pengembangan unit layanan
komunikasi ilmiah dan
akademik
Setiap tahun diterbitkan 3 Jurnal Ilmiah rutin 3
9
Peningkatan publikasi buku
dan publikasi lain (elektronik
dll) yang diterbitkan dalam
skala nasional dan
internasional
Publikasi buku ajar 1 buah/jurusan /tahun. 4
10 Peningkatan kualitas SDM
berwawasan enterpreneurship
Setiap tahun pemahaman dosen dan
mahasiswa terhadap enterpreneurship di
dalam proses pembelajaran meningkat
minimal 10%
2
11 Pameran teknologi dan UKM
Setiap tahun FP UB mengadakan/mengikuti
minimal 2 kali pameran teknologi dan UKM
di tingkat regional dan nasional
2
Total 33
24
Tabel 4. Bidang Pengembangan Kerjasama Institusional
No Kegiatan Indikator Kinerja Skor
1 Penyelenggaraan
Pembelajaran E-Learning
Ada kerjasama minimal 1 institusi setiap
tahun 2
2 Perintisan kerjasama alih
program
Ada kerjasama dengan 1 institusi dalam lima
tahun 2
3
Perintisan Kelas Internasional
dalam bentuk ”Centre of Study
on Tropical Horticultura and
Natural Resources
Management” dan Program
Pertukaran Dosen dan
Mahasiswa Asing
Di akhir program, Centre of Study sudah
terbentuk dan berfungsi 2
Total 6
Tabel 5. Bidang Penunjang Penyelenggaraan Fakultas
No Kegiatan Indikator Kinerja Skor
1
Pengembangan laboratorium,
Ruang Pengering Sampel dan
Rumah Kaca
Pada tahun 2009 rumah kaca dan pengering
sampel telah berfungsi kembali, dan
peralatan laboratorium yang fungsional
sudah ter-upgrade
2
2
Pengembangan Kebun Baru
di Desa Ngijo untuk
mendukung praktek agri-eko-
teknologi dan agribisnis
Pada tahun 2009 kebun Baru terinstalasi
untuk praktek agro-eko-teknologi dan
agribisnis
2
3
Optimalisasi Kebun
Percobaan Jatikerto dan
Cangar.
Setiap tahun minimal 5 dosen dan 5
mahasiswa yang melakukan penelitian di
kebun percobaan
4
4
Peningkatan kualitas dan
kuantitas laboratorium di
masing-masing jurusan.
Pada tahun 2009 laboratorium jurusan
berfungsi optimal dan fungsional untuk
penelitian mahasiswa dan dosen
2
5 Penataan dan pemerataan
beban tenaga administrasi
Pada tahun 2008, beban tenaga administrasi
= 40 jam/minggu dan dievaluasi tiap tahun 3
6
Peningkatan peran tenaga
administrasi untuk
percepatan proses kenaikan
pangkat melalui pelatihan
Pada tahun 2011 minimal ada 2 tenaga
terampil di Fakultas untuk mengelola sistem
kepangkatan dengan dukungan TI
3
25
pengelolaan sistem
kepangkatan pegawai/dosen
7
Mengembangkan sistem
rekruitmen yang berbasis
kebutuhan institusi
Pada tahun 2008 ditetapkan pedoman
standarisasi sistem rekruitmen dengan
melibatkan peran aktif unit kerja dan
diadakan updating tiap tahun
2
8
Pengembangan sistem
penjenjangan karir tenaga
administrasi (pejabat
struktural)
Pada tahun 2008 tersusun aturan
penjenjangan (mutasi dan kualifikasi) tenaga
administrasi
3
9 Meningkatkan fungsi Humas
menjadi PR Fakultas
Pada tahun 2009 minimal 1 staf humas
diikutkan pelatihan ke-PR-an dan disusun
pedoman kinerja evaluasi terhadap peran PR
FP yang di update tiap tahun
3
10
Pendirian Gedung Pusat
Pelatihan dan Layanan
Masyarakat
Pada tahun 2009 Gedung INBIS digunakan
sebagai tempat pelatihan dan layanan
masyarakat untuk bidang agroekoteknologi
dan agribisnis
1
11 Penataan Unit Kesejahteraan
Pegawai
Tiap tahun fungsi koperasi pegawai
meningkat minimal 10%, dibuktikan dengan
omzet tahunan dan SHU meningkat
10%/tahun
3
12 Penataan aset Pada tahun ke-4 (2010) tersedia manajemen
aset melalui SIM 2
13
Penataan kualitas dan
kuantitas sarana parasarana
aktivitas mahasiswa
Setiap tahun kebutuhan aktivitas mahasiswa
mulai dipenuhi secara bertahap berdasarkan
skala prioritas dan diharapkan selesai di akhir
program
2
14 Peningkatan disiplin kerja
Setiap tahun kasus pelanggaran disiplin kerja
tenaga administrasi, teknisi, dan dosen
berkurang minimal 10%
3
15 Pengembangan sistem
peningkatan kesejahteraan
Pada tahun 2008 tersusun pedoman sistem
peningkatan kesejahteraan yang adil dan
proposional dan dievaluasi setiap tahun
3
16
Pengembangan sistem
peningkatan kenyamanan
suasana kerja
Pada tahun 2009 Standar minimal ruang
kerja dosen 4 m2 4
Ratio dosen : komputer = 5 : 1
26
17 Finger printing online
Setiap tahun dilakukan pendataan secara
rutin untuk mekanisme reward dan
punishment dalam evalusi disiplin pegawai
4
18
Meningkatkan disiplin dosen
dan tenaga administrasi
dengan menerapkan sistem
pengawasan dan reward-
punishment
Pada tahun 2008 terbentuk sistem evaluasi
kinerja dosen dan tenaga administrasi yang
adil dan proporsional, serta dievaluasi setiap
tahun
3
Total 49
27
Lampiran 4. Daftar Temuan AIM Siklus 10 untuk Fakultas Pertanian
Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR)
Audit ke : 10
Auditor :
1. A. Tunggul Sutan Haji
2. Amin Setyoleksono
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal : 7 Maret 2012 Auditee : Fakultas Pertanian (Didik Suprayogo) Tanda tangan Auditee :
No. Temuan
Kategori Temuan
dan Status
Temuan
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1. Open Tinjauan Manajemen
Agenda Tinjauan Manajemen belum termasuk Tinjauan Manajemen Sebelumnya. Pembahasan tindakan perbaikan atas temuan ISO stage 2 dan AIM siklus 9 belum masuk dalam rekaman Tinjauan Manajemen serta Kepuasan Pelanggan.
Tinjauan Manajemen disusun dengan memasukkan Tinjauan Manajemen sebelumnya berikut hasil pembahasan atas temuan ISO Stage 2 dan AIM Siklus 10
2 Bln Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen Close
2. OBs Tinjauan Manajemen
Tinjauan manajemen lebih dari 1 kali setahun paling tidak bisa membahas keluahan dan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkulihan
Tinjauan Manajemen di agendakan 2 kali dalam setahun d engan minimal pembahasan adalah kepuasan mahasiswa tiap akhir semester
Tinjauan Manajemen telah dilakukan 2 kali dalam setahun
Close
3. Obs MP Pengendalian Dokumen
Pada perubahan MP Pengendalian juga tolong disebutkan secara eksplisit bukan hanya dokumen internal tetapi juga eksternal.
Akan direvisi 1 Bln Pada MP Pengendalian dokumen sudah disebutkan secara eksplisit dok Internal dan eksternal
close
4. New Standar 7 Fakultas standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah Butir 7.4.5 nilai 1 karena belum data belum masuk ke borang; Butir 7.5.2 nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis buku ajar
Akan dilengokapi 2 hari Telah dilengkapi dan dikirim ke PJM close
5.
28
Audit ke : 10
Auditor :
1. A. Tunggul Sutan Haji
2. Amin Setyoleksono
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal : 7 Maret 2012 Auditee : Fakultas Pertanian (Didik Suprayogo) Tanda tangan Auditee :
No. Temuan
Kategori Temuan
dan Status
Temuan
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
6.
7.
29
Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
8. KTS/ Open Tinjauan
Manajemen
(5.6)
- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen
(management review) sudah ditetapkan secara
regular, namun belum memenuhi persyaratan
SMM ISO 9001:2008.
- Termasuk juga belum adanya bukti tentang
tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan
tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen
sebelumnya.
Perbaikan tinjaun
manajemen dan
melengkapi bukti
tindakan
perbaikannya.
Telah
dilakukan
perbaikan
tinjauan
manajemen,
berikut bukti
tindakan
koreksi
close
30
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
9. KTS/ New Kepuasan
Pelanggan
(8.2.1)
Analisis Data
(8.4.a)
- Belum ada metode untuk mendapatkan umpan
balik pelanggan (customers feedback). Termasuk
dalam customers feedback ini adalah evaluasi
kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.
- Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi
kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya
tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan
pelanggan.
- Sudah ada
metode
umpan balik,
evaluasi
kepuasan
pelanggan dan
penanganan
keluahan
close
10. KTS/ New Infrastruktur
(6.3)
- Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti
pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-
prasarana (asset maintenance).
- Sudah ada MP
Penganggaran
pemeliharaan
dan perbaikan
prasarana
close
31
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
umum.
Dokumen
berada di Sub
Bag Umum
11. KTS/ Open Pengendalian
Dokumen
(4.2.3)
Pengendalian
Rekaman
(4.2.4)
- Belum ada metode untuk identifikasi,
penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan
disposisi rekaman/dokumen/arsip.
- Sudah ada di
bagian
kearsipan
close
12. KTS/ New Sasaran Mutu - Belum semua unit kerja melakukan evaluasi
capaian indikator kinerja (sasaran mutu)
- Sudah ada close
32
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
(5.4.1) evaluasi
capaian
indikator
kinerja unit
kerja. Saat ini
sedang
dirancang
evaluasi
capaian
indikator thd
stakeholder
dan penelitian
33
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
13. KTS/ New Perencanaan
(5.4)
SDM (6.2.2)
Infrastruktur
(6.3)
- Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM).
Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan
pelaksanaan, termasuk belum adanya mekanisme
evaluasi terhadap PBM.
- Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM
belum ditetapkan, serta belum adanya evaluasi
kinerja SDM dan tindak lanjutnya.
- Sarana-prasarana terkait PBM belum sepenuhnya
optimal digunakan, termasuk belum adanya
program/penetapan untuk memelihara sarana-
prasarana tersebut.
- Pada
umumnya
pelaksanaan
PBM sudah
sesuai dengan
perencanaan.
Persyaratan
SDM, evaluasi
dan tindak
lanjutan
sudah ada
mekanismeny
close
34
Siklus : 1st Surveillance ISO 9001
oleh LRQA
Auditor : Rusli Ananda, Dede Gunawan, Sugeng Hartono,
Anton Nurkholis
Tanda tangan Ketua
Auditor :
Tanggal : 9-11 Mei 2012 Auditee : Rektor Universitas Brawijaya Tanda tangan
Auditee :
No.
Temuan
Kategori
Temuan
dan
Status
Temuan
Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan
Target
Waktu
Selesai
Verifikasi Status Akhir
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
a.
35