tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang ...repository.unjaya.ac.id/2014/2/yeka...

Click here to load reader

Post on 20-Jun-2019

356 views

Category:

Documents

28 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1

    TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

    DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO

    YOGYAKARTA

    Karya Ilmiah

    Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

    Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

    Stikes Jenderal Achmad Yani

    Yogyakarta

    Disusun Oleh :

    YEKA SAHFITRI

    1314031

    PROGRAM STUDI

    PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

    STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

    YOGYAKARTA

    2017

  • 3

  • 4

  • 5

    KATA PENGANTAR

    Puji Syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-

    Nya penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul Tinjauan

    Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan RST dr.

    Soetarto Yogyakarta Karya Tulis Ilmiah Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

    Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis Stikes Jenderal Achmad Yani

    Yogyakarta.

    Penulis menyadari bahwa semua usaha yang telah dilakukan merupakan kerja

    sama yang baik dari semua pihak yang telah membantu. Untuk itu, penulis

    menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

    1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Pembimbing KTI dan selaku Ketua

    Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

    2. Sis Wuryanto, AmdPerkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi Perekam dan

    Informasi Kesehatan (D-3) Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

    3. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM selaku Penguji yang telah meluangkan waktu,

    tenaga, dan pikiran dalam karya tulis ilmiah ini.

    4. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah

    mendukung penyusunan karya tulis ilmiah ini.

    5. Seluruh staf dan pegawai rekam medis RST dr. Soetarto Yogyakarta yang

    telah mendukung dan melancarkan penelitian karya tulis ilmiah ini.

    6. Ayah, ibu tercinta dan atas doa, motivasi dan kasih sayangnya untuk

    kelancaran penyusunan karya tulis ilmiah ini.

    7. Kakakku tersayang Yova Putriani, atas dukungan serta telah membantu dalam

    bentuk doa, motivasi, dan kasih sayang dalam penyusunan karya tulis ini.

  • 6

    8. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan dan motivasi dalam

    karya tulis ilmiah ini.

    9. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak

    langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.

    Seluruh bantuan baik moral maupun material yang diberikan kepada

    penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat

    banyak kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Oleh karena itu, penulis

    mengharapkan saran dan kritik demi kesempurnaan karya tulis ini. Namun

    demikian adanya, semoga karya tulis ini dapat dijadikan acuan tindak lanjut

    penelitian selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua terutama bagi ilmu

    rekam medis.

    Yogyakarta, Juli 2017

    Penulis

    Yeka Sahfitri

  • 7

  • 8

  • 9

    DAFTAR GAMBAR

    Gambar 2.1 Kerangka Teori ............................................................................. 15

    Gambar 2.2 Kerangka Konsep ......................................................................... 15

    Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ............................................... 25

  • 10

    DAFTAR LAMPIRAN

    Lampiran 1 Pedoman wawancara

    Lampiran 2 Pengantar wawancara penelitian

    Lampiran 3 Persetujuan informan

    Lampiran 4 Check list observasi kegiatan

    Lampiran 5 Surat izin studi pendahuluan

    Lampiran 6 Surat izin penelitian

    Lampiran 7 Pernyataan Informan A

    Lampiran 8 Pernyataan Informan B

    Lampiran 9 Pernyataan Triangulasi

    Lampiran 10 Hasil wawancara informan A

    Lampiran 11 Hasil wawancara informan B

    Lampiran 12 Hasil wawancara triangulasi

    Lampiran 13 Hasil check list observasi kegiatan

    Lampiran 14 Keterangan persetujuan etik penelitian

    Lampiran 14 SPO keamanan berkas rekam medis

    Lampiran 15 Daftar hadir bimbingan

  • 11

    TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

    DI RUANG PENYIMPANAN RST DR. SOETARTO

    YOGYAKARTA

    Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo

    2

    INTISARI

    Latar Belakang: Tidak semua pihak di perbolehkan mengetahui isi rekam medis,

    untuk itu keamanan dari segi fisik dan segi isi harus di kelola dengan baik.

    Berdasarkan studi pendahuluan di Instalasi Rekam Medis RST dr. Soetarto

    Yogyakarta keamanan pengelolaan berkas rekam medis belum berjalan dengan baik.

    Dikarenakan tidak adanya APAR di ruang penyimpanan, tidak digunakan AC sebagai

    alat pengatur suhu udara, dan tidak adanya kapur barus sebagai pengaman dari

    serangga yang bisa mengakibatkan kerusakan pada berkas rekam medis. Oleh karena

    itu, penulis ingin mengetahui tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang

    penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

    Tujuan: Mengetahui aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan

    RST dr. Soetarto Yogyakarta.

    Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan

    pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode pengumpulan data

    dengan menggunakan wawancara dan observasi.

    Hasil Penelitian: Berdasarkan hasil penelitian kemananan berkas rekam medis di

    ruang penyimpanan dari segi fisik belum aman dari bahaya kebakaran dan kebanjiran,

    masih terdapat petugas yang makan dan minum di ruang penyimpanan, belum

    menggunakan kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari serangga, serta

    belum digunakan AC sebagai pengatur suhu ruangan. Usaha yang dilakukan dalam

    meningkatkan keamanan berkas rekam medis dari aspek isi terutama di ruang

    penyimpanan yaitu tidak menizinkan orang lain masuk ruang penyimpanan selain

    petugas rekam medis dan adanya buku ekspedisi. Hal ini bertujuan supaya berkas

    rekam medis tetap terjaga kerahasiaannya dan terhindar dari hal-hal yang tidak

    diinginkan seperti pencurian oleh orang yang tidak bertanggungjawab.

    Kata Kunci: Keamanan, Berkas Rekam Medis, Filing.

    1 : Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah

    Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2 : Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan Sekolah

    Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

  • 12

    The Observation on Safety Aspect of Medical Record Files in The Filing Room

    of DR. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta

    Yeka Sahfitri1, Kuswanto Hardjo

    2

    ABSTRACT

    Background : Not all people are allowed to access the information in medical record

    files so that good management is necessary to keep the safety of the physical

    documents and the contents inside them. A preliminary study in medical record

    instalation of Dr. Soetarto military hospital of Yogyakarta identified that the safety of

    medical record files were still in poor management. This was due to the absence of

    APAR in the filing room, the absence of Air Conditioner to control air temperature,

    and the absence of champor to get rid of any insects which may physically damage

    the medical record files. Therefore, the researcher wanted to find out the observation

    on safety aspect of medical record files in the filing room of Dr. Soetarto military

    hospital of Yogyakarta.

    Objective : To find out the safety aspect of medical record files in the filing room of

    dr. Soetarto Military Hospital of Yogyakarta.

    Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross sectional

    design. Data were collected by conducting interviews and observation.

    Result : Medical record files in the filing room were still unsafe from fire and flood,

    it was also found out that there were staff who had meals in the filing room,

    champors were still not used to protect medical record files from insects, air

    conditioner was not provided to control room temperature. The effort that was

    implemented to keep the safety of the contents of medical record files was not to

    allow any person to enter the filing room except medical record staff and expedition

    book was also provided. These were intended to keep medical record files

    confidentiality and protect from any illegal use without any permission by

    irresponsible people.

    Password : Safety, Medical Record Files, Filing.

    1 : A student of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program of

    Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta 2 : A counselor of Medical Record and Health Information Diploma 3 Study Program

    of Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta.

  • 13

    BAB I

    PENDAHULUAN

    A. Latar Belakang

    Menurut Undang-Undang RI No. 44/2009 tentang kesehatan, kesehatan

    adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, sosial, dan ekonomis. Untuk

    mendukung terselenggaranya pelayanan peningkatan kesehatan masyarakat di

    antaranya adalah dengan adanya rumah sakit. Rumah sakit adalah

    penyelenggara kesehatan yang di dalamnya terdapat berbagai macam

    pelayanan, di antaranya pelayanan rekam medis.

    Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam

    medis, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

    tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan

    lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik

    yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan

    fisik, penunjang medik, diagnosis, segala pelayanan dan tindakan medis yang

    diberikan kepada pasien, dan tentang pengobatan, baik rawat inap, rawat

    jalan, maupun gawat darurat.

    Salah satu unit rekam medis untuk menunjang pelayanan rekam medis

    adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam medis baik rawat jalan,

    rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam medis bersifat

    rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi tanggung

    jawab rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam medis merupakan milik

    pasien. Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), filing adalah kegiatan

    menyimpan, penataan, atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk

    mempermudah pengambilan kembali (Retrieval).

    Keamanan itu sendiri merupakan suatu keadaan bebas dari kejahatan,

    kecelakaan dan lain-lain. Maka faktor keamanan merupakan pertimbangan

    penting diarea pengarsipan dan aturan keamanan hendak secara jelas

  • 14

    ditempelkan. Pengaturan udara yang semestinya dalam hal kontrol suhu,

    kelembaban, dan debu penting dalam mencegah kebakaran dan meningkatkan

    produktifitas petugas. Prosedur pencegahan dan kontrol kebakaran juga perlu

    alat pemadam api ringan harus dievaluasi, dan pendampingan yang sesuai

    harus diletakan pada tempat yang terlihat jelas, semua petugas harus dilatih

    menghadapi kebakaran atau kecelakaan lain. Sehingga diperlukan pengolahan

    rekam medis yang baik yaitu salah satunya seperti penggunaan ruang

    penyimpanan yang baik. Ruang rekam medis dapat dikatakan baik apabila

    ruangan tersebut dapat menjamin keamanan berkas rekam medis pasien

    seperti terhindar dari ancaman kehilangan, bencana dan segala sesuatu yang

    dapat membahayakan rekam medis tersebut.

    Berdasarkan hasil studi pendahuluan di RST dr. Soetarto Yogyakarta

    Masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan

    dokumen rekam medis pasien. Berdasarkan denah ruangan, jendela pada

    ruang penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga siapa saja yang

    lewat bisa langsung melihat berkas rekam medis pada ruang penyimpanan.

    Pada ruang penyimpanan berkas rekam medis belum ada AC, belum ada alat

    pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas dan asap, belum

    ada kamper atau kapur barus untuk melindungi berkas rekam medis dari

    serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara jelas selain

    petugas rekam medis dilarang masuk, masih terdapat berkas rekam medis

    yang berdebu serta penataan berkas rekam medis yang kurang rapi. Dari aspek

    kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain rekam medis

    masuk ruang penyimpanan.

    Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, penulis tertarik unuk

    mengambil judul Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang

    Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta

  • 15

    B. Rumusan Masalah

    Bagaimana Aspek Keamanan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Ruang

    Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta?

    C. Tujuan

    1. Tujuan Umum

    Mengetahui Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di Ruang

    Penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

    2. Tujuan Khusus

    a. Untuk mengetahui keamanan aspek fisik berkas rekam medis di ruang

    penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

    b. Untuk mengetahui keamanan aspek isi berkas rekam medis di ruang

    penyimpanan RST dr. Soetarto Yogyakarta.

    D. Manfaat Penelitian

    1. Manfaat bagi mahasiswa

    Mahasiswa dapat mengetahui prosedur serta pelaksanaan pengamanan

    berkas rekam medis di ruang penyimpanan.

    2. Manfaat bagi rumah sakit

    Rumah sakit dapat meningkatkan keamanan di ruang penyimpanan

    berkas rekam medis.

    3. Manfaat bagi perguruan tinggi

    Perguruan tinggi dapat melakuan kajian lebih mendalam dari temuan yang

    didapat, sehingga perguruan tinggi dapat menyiapkan tenaga kesehatan

    yang lebih berkualitas dan berkompeten dalam bidang keilmuannya.

  • 16

    E. Ruang Lingkup

    1. Lingkup Keilmuan

    Lingkup keilmuan dalam penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan

    informasi kesehatan.

    2. Lingkup Materi

    Lingkup materi dalam penelitian ini adalah keamanan ruang penyimpanan

    berkas rekam medis.

    3. Lingkup Lokasi

    Lingkup Lokasi dalam penelitian ini adalah di Instalasi Rekam Medis RST

    dr. Soetarto Yogyakarta.

    4. Lingkup Metode

    Lingkup metode dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara

    5. Lingkup Objek

    Lingkup objek dalam penelitian ini adalah ruang penyimpanan berkas

    rekam medis.

    F. Keaslian Penelitian

    1. Novita (2016) dengan judul Faktor-faktor yang Memengaruhi Keamanan

    Berkas Rekam Medis Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan di

    RSUD Sukoharjo

    Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Novita dengan peneliti

    adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

    sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

    sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

    penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Novita ingin mengetahui faktor

    yang memengaruhi keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian

    ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.

  • 17

    2. Muhammad (2016) dengan judul Tinjauan Aspek Keamanan dan

    Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD Bendan

    Kota Pekalongan

    Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Muhammad dengan peneliti

    adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

    sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

    sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

    penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad ingin mengetahui

    Aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis medis sedangkan

    penelitian ini hanya pada keamanan berkas rekam medis.

    3. Saiful (2015) dengan judul Aspek Keamanan Pengelolaan Pada

    Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Filing RSUD Ungaran

    Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Saiful dengan peneliti

    adalah jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan sama-

    sama ingin mengetahui keamanan berkas rekam medis di ruang filing

    sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian, dan objek

    penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Saiful ingin mengetahui

    pengelolaan dan keamanan berkas rekam medis sedangkan penelitian ini

    hanya pada keamanan berkas rekam medis.

  • 34

    BAB IV

    HASIL DAN PEMBAHASAN

    A. Gambaran Umum RST dr. Soetarto Yogyakarta

    1. Sejarah Singkat RST dr. Soetarto Yogyakarta

    Setelah diproklamasikan kemerdekaan bangsa Indonesia pada tanggal

    17 Agustus 1945 di Jakarta sekaligus terbentuknya negara RI, maka

    hampir di seluruh pelosok tanah air terjadi pergolakan-pergolakan

    bersenjata dari para pejuang dan pembela kemerdekaan RI untuk

    mempertahankan dan menegakkan negara RI dari pihak mana pun yang

    menghendaki menjajah kembali bangsa Indonesia dan menjadi kenyataan

    bahwa para pejuang tersebut langsung terlibat secara fisik berperang

    dengan senjata seadanya melawan orang-orang Jepang yang masih berada

    di Indonesia yang tidak mau menyerahkan senjatanya kepada RI dan

    orang-orang Belanda serta sekutu-sekutunya yang masih menghendaki

    penjajahan terhadap bangsa Indonesia.

    Peristiwa-peristiwa kontak senjata tersebut mengakibatkan di sana-sini

    berjatuhan korban para pejuang termasuk yang berada di wilayah Daerah

    Istimewa Yogyakarta. Pada saat bersamaan lahirlah badan-badan

    perjuangan antara lain BKR yang nantinya berubah menjadi TKR dan

    badan-badan perjuangan lainnya. Untuk mengurusi badan perjuangan dari

    BKR/TKR dibentuk Markas Besar Tentara (MBT) berlokasi di Jl. Jendral

    Sudirman (Eks Makorem 072/Pamungkas), sementara para anggota

    BKR/TKR baik yang turut campur tangan di semua daerah pertempuran

    dan yang sedang dalam daerah pertahanan, kesehatannya diurusi oleh

    bagian kesehatan tentara baik yang berada di Brigade, Resimen, Batalyon

    maupun unit-unit kesatuan tentara lainnya. Kesatuan-kesatuan kesehatan

    di Batalyon dipimpin oleh seorang kepala seksi yaitu kepala seksi

  • 35

    kesehatan Batalyon. Untuk mengurusi tentara-tentara yang sakit dan perlu

    opname, dibentuklah tempat-tempat perawatan tentara di antara Markas

    Kesehatan Tentara Resimen 21, Resimen 23, dan sebagian lainnya di

    klinik perjuangan. Sekitar tahun 1951 TPT yang semula berlokasi di

    depan RS Bethesda dan Markas Kesehatan Brigade yang berlokasi di Jl.

    Widodo kota baru dipindahkan ke Jl. Juwandi No.19 kota baru, bekas

    Militer Hospital Belanda yang dibangun tahun 1931, yang sebelumnya

    ditempati oleh Batalyon X, dengan nama sebutan Kesehatan DKT.ST 13

    dan Rumah Sakit Tentara DKT ST 13 di bawah pimpinan Letkol dr.

    Soetarto (DKT ST 13 : Dinas Kesehatan Tentara Sub Teritorium 13).

    Di awal tahun 1951, DKT ST 13 juga memiliki tempat perawatan II di

    Purworejo dan Garnizun Gombong. Untuk TP II Gombong dipimpin oleh

    Letda Sukiyo, sedangkan khusus di TP II Purworejo karena kegiatan

    belum banyak (belum Garnizun) maka bagi anggota-anggota Batalyon 411

    Purworejo masih dilayani oleh Ton Kes Yon sendiri yang memiliki KSA

    (Kamar Sakit Asrama), sedangkan kegiatan TP II Purworejo dilaksanakan

    oleh beberapa Ton Kes Yon 411 dan penetapan beberapa anggota DKST

    13 yang langsung diawasi Oleh DKST 13 Yogyakarta. Baru sekitar

    beberapa tahun kemudian setelah TP II berubah menjadi Rumkit III/IV

    pimpinannya dipegang oleh Letda Agus Kadiman.

    Perkembangan sebutan nama-nama kesehatan / Dinas kesehatan

    tentara resmi tahun 1945 hingga 1950, dan seterusnya menyesuaikan

    dengan nama-nama organisasi kesehatan sesuai dengan petunjuk

    penetapan atasan.

    Dinas Kesehatan Tentara ST 13 Yogyakarta sejak tahun 1950

    mengalami perubahan nama sebagai berikut :

    a. DKST 13

  • 36

    b. DKT Resimen 13

    c. DKT Resimen Infanteri 072

    d. DKAD Resort Militer 072

    e. Detasemen Kesehatan 072

    f. Sejak Re-Organisasi ABRI tahun 1986 sampai dengan sekarang

    berubah sebutan menjadi : Detasemen Kesehatan Wilayah

    04.04.02

    Adapun kepala DKT Resort Militer 072 dan Rumkit Tk.III

    Yogyakarta sejak tahun 1951-1971 dijabat rangkap oleh Dr.R.

    Soetarto.

    2. Fungsi, Visi, Misi, dan Moto Rumah Sakit

    a. Fungsi

    Memberikan pelayanan kesehatan kepada anggota Prajurit,PNS

    beserta keluarga , Masyarakat Umum,Askes, Jamkesmas, Jamkesda,

    Jampersal, Jamkesos.

    b. Visi

    Menjadi Rumah Sakit kebanggaan TNI AD beserta keluarga dan

    masyarakat pengguna lainnya dalam bidang pelayanan.

    c. Misi

    d. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima dan Terjangkau oleh

    kemampuan Masyarakat, dalam rangka ikut berperan aktif

    meningkatkan derajad kesehatanmasyarakat.

  • 37

    e. Motto

    Senyum, Salam, Sapa, Sentuh, Sembuh.

    3. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis RST dr. Soetarto Yogyakarta

    Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

    RST dr. Soetarto Yogyakarta

    Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam Medis Rumah Sakit dr. Soetarto

    Yogyakarta

    B. Hasil Penelitian

    1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis

    a. Kondisi Pencahayaan

  • 38

    Berdasarkan hasil observasi pada ruang penyimpanan berkas

    rekam medis di RST dr. Soetarto Yogyakarta kondisi ruangan di setiap

    sudut nya kurang terang. Ini dapat mengakibabtkan apabila terdapat

    kerusakan kecil akibat serangga akan sulit diketahui dan petugas harus

    berhati-hati dalam mencari berkas rekam medis di bagian belakang

    karena masih kurang terang karena untuk penerangan pada ruangan

    mengunakan lampu 4 buah dengan daya 18 watt, sinar matahari dapat

    masuk secara langsung karena di ruang filing tersebut sudah dibuat 2

    jendela tanpa teralis, dan pada ruangan tersebut belum ada

    ventilasinya.

    Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

    penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

    dengan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut

    b. Temperatur dan Kelembaban Udara

    Pada ruang penyimpanan untuk menstabilkan suhu petugas

    menggunakan kipas angin dan selalu membuka jendela. Sudah dibuat

    Untuk pencahayaannya saya kira masih kurang, karena hanya

    menggunakan 4 bola lampu yang 18 watt dan yang bagian

    belakang masih gelap.

    Informan A

    Eemmm iya masih kurang pencahayaan nya karena hanya

    menggunakan 4 bola lampu saja.

    Triangulasi

  • 39

    2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi. Dengan selalu membuka jendela

    setiap hari maka dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan

    sehingga ruangan tidak terlalu lembab. Ruang penyimpanan berkas

    rekam medis belum menggunakan AC karena masih kendala dalam

    biaya padahal sudah di usulkan. Suhu ruangan nya kira-kira berkisar

    28 derajat Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%. Berikut

    kutipan wawancara petugas penyimpanan dengan kepala instalasi

    rekam medis yaitu Informan A dengan Triangulasi. Berikut kutipan

    wawancara tersebut

    c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran

    Berdasarkan hasil observasi di RST dr. Soetarto Yogyakarta sudah

    terdapat APAR di rumah sakit, namun untuk ruang penyimpanan

    APAR-nya jadi satu dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam

    medis dengan poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas

    apabila sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran. Untuk simulasi

    penggunaan APAR sudah pernah dilakukan tapi belum semua petugas

    mengikuti simulasi tersebut karena sekarang banyak petugas yang

    Pengaturan suhu dan kelembaban ruangan kita cuma pake kipas

    angin.. karena kita belum punya AC.

    Informan A

    Iya untuk mengatur suhu dan kelembaban di ruangan kalo

    sekarang dengan menggunakan kipas angin dan membuka

    jendela untuk, karena di sini belum ada AC-nya, udah diajukan

    dari lama untuk AC-nya tapi belum terealisasi mungkin kendala

    dari biaya. Hmm suhu ruangan nya kira-kira berkisar 28 derajat

    Celcius dan kelembabannya berkisar 65%-70%.

    Triangulasi

  • 40

    baru. Berikut hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas

    penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

    dengan Triangulasi.

    Di ruang penyimpanan belum memakai roll opack karena masih

    terkendala dari segi biaya . Sedangkan untuk keamanan berkas rekam

    medis dari kebanjiran sudah aman. Berikut kutipan wawancara yang

    dilakukan.

    d. Keamanan dari Serangga dan Tikus

    Pada ruang penyimpanan petugas tidak menggunakan kamfer

    (kapur barus) untuk mengantisipasi apabila ada serangga, hama perusak

    kertas dan tikus yang masuk ke ruang penyimpanan. Selama ini untuk

    eee..untuk kebanjiran dan kebakaran sudah antisipasi

    dengan menyediakan APAR di depan poliklinik dan

    kemungkinan kebanjiran juga relatif kecil

    Informan A

    Iya sudah terhindar, karena sudah ada tim nya sendiri,

    ada APAR juga depan poliklinik. Iya kita udah pernah

    simulasi apar. Hmm.. iya pake roll opack itu sangat

    penting tapi disini memang belum memakai tapi sudah

    diajukan ke atasan hanya mungkin biayanya belum cukup

    Triangulasi

    Untuk kebanjiran kemungkinan terjadi

    banjir relatif kecil disini.

    Informan A

    Eemm kalo disini bebas banjir sihh.

    Triangulasi

  • 41

    menjaga berkas rekam medis dengan selalu membersihkan ruangan

    dan belum pernah ada kejadian tikus masuk ruang penyimpanan.

    Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan petugas

    penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu Informan A

    dengan Triangulasi.

    e. Keamanan terhadap berkas rekam medis

    Berdasarkan hasil observasi masih terdapat petugas yang

    makan dan minum di ruang penyimpanan namun petugas hanya

    mengandalkan kehati-hatiannya pada saat membawa makanan dan

    minuman pada ruang penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang

    dilakukan dengan petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam

    medis yaitu Informan B dengan Triangulasi. Berikut kutipan

    wawancara tersebut.

    Eemm kita tidak pernah memakai obat serangga

    atau kapur barus.

    Informan A

    Engga ada, karena saya ga tau sih selama ini engga

    pernah pake dan berkas aman-aman saja dari

    serangga dan tikus.

    Triangilasi

    Jujur yaaa masih ada petugas yang sering makan

    dan minum di ruang filing.

    Informan B

    Hmm.. iya masih ada soalnya kita punya dapur di

    samping ruang filing, pintu dapur kan selalu

    terbuka.

    Triangulasi

  • 42

    Selain itu untuk perlindungan pengisian BRM sudah dilakukan

    dengan baik, yaitu digunakannya tinta warna hitam yang tidak mudah

    luntur untuk mengisi BRM. Berikut kutipan wawancara nyan.

    f. Kehilangan Berkas Rekam Medis

    Berdasarkan hasil observasidi RST dr. Soetarto Yogyakarta belum

    pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi atau berkas

    yang dipinjam tidak kembali, namun untuk kejadian missfile cukup

    sering terjadi tetapi itu masih bisa ditangani oleh petugas

    penyimpanan. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan dengan

    petugas penyimpanan dengan kepala instalasi rekam medis yaitu

    Informan A dengan Triangulasi.

    Untuk mengisi berkas rekam medis kita menggunakan

    pulpen atau spidol warna hitam.

    Informan B

    Iya kita mengisi berkas rekam medis sudah menggunakan

    pulpen dan spidol yang berwarna hitam.

    Triangulasi

    Selama ini tidak pernah terjadi kehilangan baik dicuri atau

    pun berkas yang tidak kembali. Kalo misfile cukup sering.

    Informan A

    Tidak pernah yah, terjadi kehilangan berkas rekam medis kalo

    dicuri, kalo ada yang minjam yah selalu dikembalikan lag ke

    ruang filing. Untuk kejadian misfile sering tapi itu bisa

    ditangani oleh petugas filing karena sudah tanggungjawabnya

    Triangulasi

  • 43

    2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis

    Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam

    medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain

    masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, adanya buku

    peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui

    siapa yang meminjam berkas rekam medis, serta dengan

    menggunakan sistem penjajaran TDF merupakan salah satu cara

    untuk menjaga kemanan berkas rekam medis. Berikut kutipan

    wawancara yang dilakukan dengan petugas analisis dengan kepala

    instalasi rekam medis yaitu Informan A, Informan B dengan

    Triangulasi.

    Hmmm menjaga isi rekam medis ya kalo ada yang minjam

    berkas harus nulis dulu di buku terus tidak meminjamkan

    secara sembarangan.

    Informan A

    Ya dengan selalu ada petugas yang jaga di rekam medis,

    kalo ada yang minjam hanya boleh dokter atau perawat

    saja.

    Informan B

    Itu kan sudah ada SOP-nya yah, misalnya ada dokter yang

    mau pinjem nanti dicarikan sama petugas filing, terus

    dicatat di buku peminjaman, minjam pun harus dengan

    tujuan jelas. Atau kalo ada dari pihak asuransi, mahasiswa

    PKL mereka kan sudah ada surat izinnya dan dengan

    menggunakan TDF itu salah satu cara menjaga BRM..

    Triangulasi

  • 44

    C. Pembahasan Penelitian

    1. Keamanan aspek fisik berkas rekam

    a. Kondisi Pencahayaan

    Penerangan yang digunakan di ruang filing mengunakan 4

    buah lampu dengan daya 18 watt. Pada ruang filing penerangan

    masih kurang, karena di sudut atau bagian belakang ruang filing

    masih agak gelap. Hal tersebut dapat menyulitkan petugas untuk

    mendeteksi atau mengetahui apabila ada kerusakan ringan yang

    disebabkan oleh serangga atau tikus. Misalnya apakah ada kotoran

    kecoa, tikus, dan hama pemakan kertas lainnya pada berkas rekam

    medis. Sehingga apabila pencahayaan nya cukup kerusakan seperti

    itu akan lebih cepat diketahui oleh petugas. Pada ruangan filing

    sinar matahari dapat masuk secara langsung karena di ruang filing

    diruang tersebut sudah dibuat 2 jendela tanpa teralis dan belum

    terdapat ventilasi. Seharusnya berkas rekam medis tidak boleh

    terpapar secara langsung dengan matahari karena akan

    menyebabkan kerusakan pada berkas rekam medis.

    Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), ruang filing itu

    harus terang (terkena sinar matahari tak langsung) dan mempunyai

    ventilasi yang merata.

    b. Temperatur dan Kelembaban Udara

    Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing suhu di

    ruang filing berkisar 27 derajat C dan kelembaban nya berkisar

    65%-70%. Karena pada ruang filing belum terdapat AC maka

    untuk menstabilkan suhu dan kelembaban di ruang filing hanya

    dengan kipas angin dan membuka jendela. Pada ruangan

    penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi.

    Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka dapat membantu

    mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak terlalu

  • 45

    lembab. Pada ruang penyimpanan untuk kelembaban masih terlalu

    tinggi, jika kelembaban terlalu tinggi maka berkas akan berjamur

    dan akan cepat rusak.

    Sedangkan menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011), ruang

    filing dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 18-28

    derajat C, dengan kelembaban antara 40-60%) agar berkas tidak

    berjamur.

    c. Keamanan dari Kebakaran dan Kebanjiran

    Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di ruang ruang

    penyimpanan untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran

    sudah tersedia apar, aparnya untuk bagian rekam medis jadi satu

    dengan poliklinik. Namun jarak antara rekam medis dengan

    poliklinik cukup jauh. Hal ini menyulitkan petugas apabila

    sewaktu-waktu apabila terjadi kebakaran, sedangkan pada SOP

    kebakaran belum terlalu di rinci apabila kebakaran terjadi pada

    jam kerja atau di luar jam kerja siapa saja yang bertanggung jawab

    dan belum semua petugas rekam medis mengikuti simulasi APAR

    itu dikarenakan banyak peugas yang baru. Pada ruang filing

    belum memakai roll opack karena masih terkendala dari segi

    biaya. Padahal fungsi roll opack selain untuk menghemat tempat

    dan bisa mempermudah penataan berkas rekam medis roll opack

    juga bisa melindungi berkas rekam medis dari bencana seperti

    kebakaran dan kebanjiran Sedangkan untuk keamanan berkas

    rekam medis dari kebanjiran sudah aman.

    Sedangkan menurut SOP RST dr. Soetarto Yogyakarta rumah

    sakit harus memiliki APAR dan Menurut Peraturan Kepala Arsip

    Nasional Republik Indonesia No. 06 tahun 2005 tentang

    Perlindungan dan Pengamanan dokumen atau arsip vital,

    menyebutkan bahwa perlindungan arsip vital dapat dilakukan

  • 46

    dengan peralatan khusus (vaulting). Perlindungan dari arsip vital

    dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan penggunaan

    peralatan penyimpanan khusus seperti: almari besi, filing kabinet

    tahan api, dan ruang bawah tanah.

    d. Keamanan dari Serangga dan Tikus

    Di filing untuk menghindari dan menjaga dokumen rekam

    medis dari kerusakan yang di sebabkan oleh serangga atau tikus,

    petugas filing tidak memberikan kamfer atau kapur barus pada

    setiap rak filing. Apalagi di ruang filing masih menggunakan 5 rak

    kayu yang rawan terhadap serangan rayap. Untuk itu, perlu

    mengantisipasi terjadi kerusakan berkas rekam medis akibat

    serangga dan tikus petugas hendaknya menggunakan kamfer atau

    kapur barus.

    Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), Salah satu cara

    untuk menghindari dari serangan serangga atau hama pemakan

    kertas petugas harus meletakkan kapur barus di tempat

    penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia

    secara berkala.

    e. Keamanan terhadap berkas rekam medis

    Petugas masih membawa makanan dan minuman pada ruang

    filing namun petugas hanya mengandalkan kehati-hatiannya pada

    saat membawa makanan dan minuman di ruang filing. Akan tetapi

    apabila makanan atau minuman sampai tumpah dan mengenai

    berkas rekam medis akan menyebabkan berkas rekam medis rusak

    dan tulisan di dalam berkas rekam medis akan luntur, apabila ada

    sisa makan dan minuman di ruang filing akan mengundang

    serangga atau tikus, dan jika petugas rekam medis sedang makan

    gorengan tiba-tiba ada permintaan berkas rekam medis petugas

    akan langsung mencari berkas rekam medis tanpa membersihkan

  • 47

    tangan terlebih dahulu maka hal tersebut dapat merusak berkas

    rekam medis.

    Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003), untuk menjaga

    keamanan berkas rekam medis dari tumpahan makanan dan

    minumam dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan

    arsip.

    2. Keamanan aspek isi berkas rekam

    Upaya yang dilakukan untuk menjaga keamanan berkas rekam

    medis dari aspek isi adalah dengan tidak mengizinkan orang lain

    masuk ke ruang filing selain petugas rekam medis, serta adanya buku

    peminjaman berkas rekam medis sehingga petugas bisa mengetahui

    siapa yang meminjam berkas rekam medis. Dengan demikian petugas

    rekam medis bertanggung jawab untuk menjaga keamanan berkas

    rekam medis karena di dalam rekam medis terdapat informasi tentang

    identitas pasien, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan

    riwayat pengobatan pasien yang harus di jaga kerahasiaan nya oleh

    dokter dan tenaga kesehatan lain. Informasi tersebut hanya boleh di

    buka dalam hal: kepentingan untuk kesehatan pasien, memenuhi

    permintaan aparatur penegak hukum, permintaan atau persetujuan

    pasien sendiri, dan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan

    sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.

    Hal ini sudah sesuai menurut Firdaus (2012), hanya petugas rekam

    medis yang diizinkan masuk ruang penyimpanan dokumen rekam

    medis, dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk

    badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh

    peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan selama penderita

    dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan

    menjaga kerahasiaannya.

  • 48

    D. Keterbatasan Penelitian

    Keterbatasan dalam penelitian ini diantaranya ialah teknisnya pada

    saat pencarian data karena petugas juga mempunyai tanggung jawab

    pekerjaan di rumah sakit, maka proses wawancara dan observasi

    dilakukan setelah jam pelayanan di rumah sakit.

  • 49

    BAB V

    PENUTUP

    A. Kesimpulan

    Berdasarkan hasil penelitian mengenai tinjauan aspek keamanan berkas rekam

    medis di ruang penyimpanan, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai

    berikut:

    1. Keamanan Aspek Fisik Berkas Rekam Medis

    a. Pencahayaan di ruang penyimpanan BRM masih kurang karena hanya

    menggunakan 4 bola lampu dengan daya 18 watt.

    b. Pada ruang penyimpanan BRM belum menggunanakn AC dan untuk

    pengaturan suhu dan kelembaban dengan menggunakan kipasangin

    dan membuka jendela.

    c. Untuk keamanan berkas rekam medis dari kebakaran belum tersedia

    apar di ruang penyimpanan, SOP tentang kebakaran belum terlalu

    jelas, dan belum menggunakan roll opack,

    d. Petugas belum menggunakan kamfer atau kapur barus untuk

    melindungi berkas dari serangan serangga dan tikus.

    e. Masih ada petugas yang makan dan minum di ruang filing.

    f. Belum pernah ada terjadi kehilangan berkas rekam medis baik di curi

    atau dipinjam tidak kembali, dan untuk misfile cukup sering terjadi.

    2. Keamanan Aspek Isi Berkas Rekam Medis

    Keamanan berkas rekam medis dari aspek isi adalah sudah terjaga

    karena petugas tidak mengizinkan orang lain masuk ke ruang filing,

    selain petugas rekam medis, serta adanya buku peminjaman berkas rekam

    medis sehingga petugas bisa mengetahui siapa yang meminjam berkas

    rekam medis.

  • 50

    B. Saran

    1. Sebaiknya menambah jumlah lampu di ruang filing agar apabila ada

    kerusakan ringan akibat serangga atau tikus atau hama pemakan kertas

    akan lebih cepat diketahui oleh petugas.

    2. Sebaiknya menggunakan AC sebagai alat untuk menstabilkan suhu di

    ruang penyimpanan.

    3. Sebaiknya perlu adanya evaluasi terhadap SOP tentang kebakaran.

    4. Sebaiknya mempertimbangkan penggunaan roll opack agar berkas lebih

    aman dari kemungkinan terjadinya bencana.

    5. Sebaiknya menambah APAR di ruang penyimpanan.

    6. Sebaiknya digunakan kamfer (kapur barus) pada setiap rak filing agar

    terhindar dari serangga atau tikus atau hama pemakan kertas lainnya.

    7. Sebaiknya memberi himbauan petugas atau menempelkan poster tentang

    larangan makan dan minum di ruang filing.

  • 51

    DAFTAR PUSTAKA

    Firdaus, Sunny Ummul. 2012. Rekam Medik dalam Sorotan Hukum dan Etika.

    Surakarta: Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) UNS dan UPT

    Penerbitan dan Percetakan UNS (UNS Press).

    Hatta, Gemala R. 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

    Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.

    Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2012. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta:

    Direktorat Jenderal Upaya Kesehatan.

    Moleong, Lexy J. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja

    Rosdakarya.

    Notoatmodjo, Sukidjo. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka

    Cipta.

    Permenkes No. 55 tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta:

    Menkes RI.

    Permenkes RI NO.269/MENKES/PER/III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:

    Republik Indonesia.

    Peraturan Kepala Arsip No. 06 tahun 2005 tentang Perlindungan dan Pengamanan

    Dokumen atau Arsip Vital. Jakarta: Republik Indonesia.

    Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Dokumen Rekam

    Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan Permata

    Indonesia.

    Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

    Bandung: Mandar Maju.

    Sugiyono. 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

    Alfabeta.

    Undang-undang Nomor 29 tahun 2009 tentang Praktik Kedokteran. Jakarta: DepKes

    RI.

  • 52

    LAMPIRAN

  • 53

    PEDOMAN WAWANCARA

    TINJAUAN ASPEK KEAMANAN BERKAS REKAM MEDIS

    DI RUANG PENYIMPANAN RS DR. SOETARTO

    YOGYAKARTA

    Hari/Tanggal :

    Waktu :

    A. Karakteristik Informan

    Jabatan :

    Bagian/Unit :

    B. Daftar Pertanyaan

    1. Apakah sudah ada SOP/kebijakan tentang keamanan penyimpanan

    BRM?. Jika ya, apakah sudah dilaksanakan?

    2. Apakah BRM sudah terhindar dari kebakaran dan kebanjiran?

    3. Apakah pecahayaan di ruang filing sudah baik?

    4. Apakah ada petugas yang makan dan minum di ruang filing?

    5. Apakah ada obat atau kapur barus yang digunakan untuk menghindarkan

    dari serangga dan tikus?

    6. Apakah sistem penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi?

    7. Apakah rak penyimpanan berbahan dasar logam atau besi?

    8. Apakah bahan yang digunakan BRM sudah baik dan aman?

    9. Apa saja upaya rumah sakit untuk menjaga keamanan isi BRM?

    10. Apakah ada pihak lain yag sering masuk ruang filing?

    11. Apa ada tindakan apabila selain petugas rekam medis yang masuk ke

    ruang filing?

    12. Bagaimana cara mengatur suhu ruangan tanpa menggunakan AC?

    13. Untuk pengisisan BRM sudah memakai tinta warna hitam belum?

    14. Apakah pernah terjadi kehilangan berkas rekam medis?

  • 82

  • 83

    HALAMAN JUDULHALAMAN PENGESAHANHALAMAN PERNYATAANKATA PENGANTARDAFTAR ISIDAFTAR GAMBARDAFTAR LAMPIRANINTISARIABSTRACTBAB I PENDAHULUANBAB IV HASIL DAN PEMBAHASANBAB V PENUTUPDAFTAR PUSTAKALAMPIRAN