time management 2.0
DESCRIPTION
iPhone time management.TRANSCRIPT
![Page 1: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/1.jpg)
Личная эффективность на мобильных устройствах.
Тайм-менеджмент 2.0
![Page 2: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/2.jpg)
Современного человека сложно представить без мобильного телефона. Смартфон же – «умный» мобильный телефон.Основа тайм-менеджмента одного из авторитетных специалистов в этой области – программа Outlook. Outlook привязан к ПК, работать с ним можно и удаленно, но это не совсем удобно; в данной презентации показаны возможности мобильного устройства (iPhone) для планирования своего времени. Новый тайм-менеджмент – это тайм-менеджмент на мобильном устройстве. Важно понимать, что планирование своего времени – это личная эффективность менеджера, которая, в свою очередь, влияет на эффективность работы команды/компании.
1) Кому будет интересно? – Вряд ли информация, написанная здесь, будет новой для тех, кто пользуется смартфонами активно уже давно.2) Почему на iPhone? – Это мой первый смартфон. Схожий тренинг для устройств на Android напишет коллега Дмитрий Гашпар.3) Чем презентация отличается от предыдущих презентаций по тайм-менеджменту? – В презентации Вы не найдете ставших уже привычными слайдов о «календариках-пинариках», «лягушках» и пр., презентация расскажет о личном опыте работы со смартфоном и о том, как эффективно его использовать.4) О чем эта презентация? – Если кратко, то это смесь обзора полезных приложений с советами, как использовать смартфон на 100%.
![Page 3: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/3.jpg)
Кому из Вас приходится часто бывать в командировках?
![Page 4: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/4.jpg)
Какие мобильные устройства Вы используете в дороге?
![Page 5: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/5.jpg)
Что Вы носите с собой на встречи, конференции и другие мероприятия?
![Page 6: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/6.jpg)
Есть ли у Вас смартфон?
![Page 7: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/7.jpg)
СодержаниеЦифрыПреимущества и недостатки iPhoneОбщие сведения о смартфонеТайм-менеджмент на iPhoneКоммуникацииПланирование времениРабота с информациейМобильный офисНавигацияЧто еще?Что почитать?
Первые фотографии: http://www.flickr.com/photos/62107343@N04/5654337935/http://www.flickr.com/photos/ivyfield/4583067411/http://www.flickr.com/photos/26010036@N05/4178162443/http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4697192856/
![Page 8: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/8.jpg)
Умение сотрудника компании укладываться в сроки и грамотно управлять своим временем – не личное дело.
Личная эффективность тесно связана с успехом работы команды и успехом компании в целом
![Page 9: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/9.jpg)
Цифры
80 % населения Земли имеют мобильный телефон
5 млрд. телефонов,из которых
1,08 – смартфонов
89 % владельцев смартфонов используют их постоянно
![Page 10: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/10.jpg)
Популярность операционных систем
28,7 % iPhone
46,9 % Android
![Page 11: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/11.jpg)
Как владельцы смартфонов используют устройства
92 % и 76 % пишут текстовые сообщения и e-mail
84 % пользуются интернетом
![Page 12: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/12.jpg)
Демография
Владельцы смартфонов – 47 % женщин и 53 % мужчин
27,2 % владельцев смартфонов люди в возрасте от 25 до 34 лет
![Page 13: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/13.jpg)
Пользователь iPhone загружает в среднем 48 приложений в месяц
![Page 14: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/14.jpg)
Использование сотрудниками личных мобильных устройств в служебных целях выросло
до 40,7 % против 30,7 % в 2010 г.
Половина сотрудников, имеющих доступ к корпоративным сетям и приложениям за пределами офиса, работают два-три часа в день сверхурочно
![Page 15: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/15.jpg)
Преимущества и недостаткиiPhone. Объективные и субъективные
+ Мобильность+ Открытость+ Возможности мобильного офиса+ Возможности свободной коммуникации+ Поддержание статуса современного человека+ Качество и надежность мобильного устройства
- Недостаточная автономность- Потеря life-work balance. Проблема зависимости от мобильного устройства и психологическое утомление- Политика Apple в отношении авторских прав и монетизации своих сервисов ограничивает возможности работы с файлами и приложениями
![Page 16: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/16.jpg)
Общие сведения о смартфоне
iTunes – основное приложение, которое позволяет работать смартфонус Вашим персональным компьютером: синхронизировать весь контент, упорядочивать вашу медиатеку, совершать покупки в AppStore
![Page 17: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/17.jpg)
Пользователь должен разобраться в настройках: Авиарежим, что такое iCloud, настроить учетные записи почты, разобраться с календарем и т.д. Не позволяйте «умному» телефону быть умнее Вас
![Page 18: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/18.jpg)
Перед началом каждой настройки не забывайте сохранять копии на компьютере. Правая кнопка на мыши – «Создать копию», и при необходимости можно будет восстановить настройки и информацию своего устройства. По умолчанию при каждом подключении к компьютеру также создается резервная копия
![Page 19: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/19.jpg)
Тайм-менеджмент на iPhoneСмартфон имеет четыре возможности, повышающих эффективность использования времени. Кроме этого, пользователи найдут полезными для себя возможности навигации (карты, навигаторы), простого времяпрепровождения (игры, развлекательные приложения) и др.
![Page 20: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/20.jpg)
Коммуникации
Оставаться всегда на связи – важнейшее требование к современному эффективному сотруднику. Лучшим решением для организации коммуникации на смартфоне является комбинирование нескольких приложений. Для сотрудников клиентского сервиса: посмотрите приложение IM Pro, позволяющее объединять учетные записи нескольких мессенджеров, почты и др. Кроме указанных здесь возможностей, не забывайте о TeamViewer, предоставляющей удаленный доступ к Вашему основному компьютеру и FaceTime – технологии видеосвязи от Apple
![Page 21: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/21.jpg)
Стандартная мобильная связь и отправка СМС дополняется на смартфоне возможностью работы с почтой, использованием IP-телефонией через отдельное приложение, Skype и др. Эти средства позволяют постоянно оставаться на связи
![Page 22: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/22.jpg)
Несколько советов по телефонным звонкам1) Приучайте своих знакомых звонить только по важным вопросам в рабочее
время2) Не звоните коллегам, которые сидят в соседнем офисе3) Вам не следует отвечать на все звонки подряд, во время важных дел
просто включайте авиарежим и сосредоточьтесь на задаче4) Если у Вас очень много контактов в телефонной книге, разбейте их по
группам и поставьте разный звонок; так Вы сможете оценить степень важности звонка в разное время
5) Не звоните дважды в короткий промежуток времени. Если человек не отвечает, есть причина. Оставьте ему сообщение, и он перезвонит Вам
6) Не забывайте правила хорошего тона – выключайте телефон на встречах и совещаниях (включая вибровызов)
![Page 23: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/23.jpg)
Несколько советов по работе с почтой на смартфоне1) На смартфоне можно объединить учетные записи своих почтовых
сервисов (рабочую и персональную почту) и читать их на одном экране2) При первой настройке попытайтесь нормально разобраться в настройках
почты, задайте главную почту, создайте подпись письма и т.д.3) Создайте правила просмотра почты (на смартфоне и на Outlook). К
примеру, утром по дороге на работу (или сразу по приходе на работу), сразу после обеда и вечером до ухода с работы. Со смартфона можно работать с почтой в свободное время
4) Не просматривайте почту, если у Вас нет времени на ее обработку5) Разделяйте письма на важные, на которые следует отвечать сразу, и не
очень важные, на которые можно ответить вечером6) Удаляйте спам-письма сразу
![Page 24: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/24.jpg)
Планирование времени
Календарь – основной инструмент планирования своего времени. Наличие нескольких устройств для работы и нескольких календарей требует их синхронизации
![Page 25: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/25.jpg)
Google CalendarКалендарь в
iCloud
Домашний Outlook Рабочий Outlook
iPhone
Outlook на домашнем и рабочем компьютерах синхронизируется с Google Calendar с помощью программы Google Sync. Через Google Calendar события попадают уже на iPhone
В качестве бонуса события, добавленные через веб-
интерфейс iCloud, попадают на iPhone
![Page 26: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/26.jpg)
Стандартное приложение «Напоминания» будет полезно для запоминания событий или задач, которые не имеют пока временных пределов, но выполнение которых важно для Вас. Кроме нее, можно найти более продвинутые программы-планировщики. Хорошей программой для заметок и задач является Evernote
![Page 27: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/27.jpg)
Важные-срочные.
Как правило, встречи и задачи,
имеющие временные рамки для
выполнения. Лучшим
вариантом будет вносить
записи в календарь
Важные-несрочные. Задачи с неизвестными временными рамками
лучше будет внести в стандартное приложение «Напоминания» или
дополнительно установленный Менеджер задач
Неважные-срочные. Лучшим вариантом будет делегировать
выполнение задачи другому сразу же. Можно не заносить такие встречи и
задачи в списки дел
Неважные-несрочные. Избавляйтесь от этих задач или же при
наличии времени и
возможности сделать лучше
другого делайте в свободное
времяТа самая матрица Эйзенхауэра: разделяем приложения по
назначению
![Page 28: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/28.jpg)
Life-Work BalanceБаланс между работой и личной жизнью, возможно, станет главной проблемой при использовании мобильных устройств. Быть всегда на связи тяжело, чтобы предупредить негативные последствия можно следовать простейшим советам1) Думайте о своей работе не как 24/7, а как 7/30 или как 30/365. Этот гибкий
подход оставляет свободное время на отдых и свою личную жизнь2) Оставьте в дневном расписании нерабочие часы, когда Вы не отвечаете на
рабочие звонки и почту3) В некоторые выходные можно совсем забыть о мобильных устройствах и
не брать их с собой или просто включить авиарежим4) В самом начале использования смартфона настройте его под себя, под
свой график и темп (push-уведомления, какие сервисы и т.д.)5) «Разбавьте» установленные бизнес-приложения приложениями «для
семьи»6) И еще раз: вырабатывайте свои правила использования мобильного
устройства
![Page 29: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/29.jpg)
Большинство этих и других приложений помогут Вам сэкономить времяв повседневной жизни
![Page 30: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/30.jpg)
Работа с информацией
Смартфон должен стать центром потребления информации. Работа с информацией на iPhone – это сочетание возможности выхода в Интернет (встроенный браузер Safari), настроенных RSS-лент (Google Reader), новостных приложений (РБК и Forbes) и приложений социальных и профессиональных сетей (Facebook и LinkedIn).Кстати, в некоторых компаниях, обративших внимание на возможности смартфонов и планшетных компьютеров, уже внедряются корпоративные решения для работы с SAP и 1С и др.
![Page 31: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/31.jpg)
Интернет позволяет искать любую необходимую прямо сейчас информацию. Настройка браузера Safari – необходимое занятие
RSS-ленты в Google Reader в каталоге закладок в Safari полезен для чтения блогов
Основные новостные ресурсы в виде отдельных приложений. РБК – для чтения свежих новостей,Forbes – для чтения статей
Facebook – для сбора новостных лент второстепенных ресурсов + для отслеживания новостей своих знакомых
![Page 32: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/32.jpg)
Можно собрать информацию в одном месте и смотреть ее на одном экране. RSS лучший вариант для чтения блогов. Google Reader – один из вариантов программ, позволяющих читать ленту RSS
![Page 33: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/33.jpg)
Лента новостей на Facebook хорошо подойдет для чтения в одном месте страниц компаний и активности знакомых. Важно не забывать фильтровать страницы по значимости
![Page 34: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/34.jpg)
Мобильный офис
В любом месте и в любое время! Возможности смартфонов не ограничены фотокамерой, которую можно использовать для «запоминания» документов. Специальные приложения позволяют создавать и редактировать документы, таблицы и презентации. Возможности iPhone лимитированы только размерами экрана, но в условиях необходимости и дедлайна приложений будет достаточно. Так же нужно учесть, что больший функционал будет доступен только у платных приложений
![Page 35: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/35.jpg)
Камера по-прежнему может использоваться для фотографирования документов, быстро и удобно. При наличии времени лучше воспользоваться приложением-сканером (TurboScan, Scanner Pro или др.)
iFiles – приложение для работы с привычными по настольному ПК форматами документов. Кроме этого, приложение позволяет делиться файлами по Wi-Fi и Bluetooth. Интегрируется с Google Docs, Dropbox и другими файловыми хранилищами
Office2 Plus – позволяет создавать, редактировать и читать документы привычных для ПК форматов. Бесплатные версии приложений, как правило, имеют ограниченный функционал, поэтому лучше покупать полные версии
Mindjet – приложение для создания карт мыслей. Оно простое, но функционала достаточно для структурирования идей и запоминания внезапно пришедших в голову идей. Приложение объединено с веб-сервисом
![Page 36: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/36.jpg)
Навигация
Общие советы по навигации при работе с iPhone1) Располагайте иконки приложений по правилам. Как вам удобно. Правила
помогут работать с устройством не глядя в экран2) Часто используемые приложения располагайте по углам экрана3) При работе с iPhone и iPad старайтесь располагать иконки приложений
схожим образом4) Отведите отдельное место (или экран) для временных приложений и для
только что скаченных. Не захламляйте основной экран!
![Page 37: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/37.jpg)
Нижний ряд иконокПо умолчанию установлены Phone, Mail, Safari и iPod (или Музыка). Возможно, будет полезнее установить вместо последней иконку Settings
Верхние три ряда иконокрасполагаются в наиболее удобном месте для вашего пальца
Один ряд оставлен пустым для возможности перелистывания без опасения нажатия одной из иконок
Представлена модель Стивена Хаккета
![Page 38: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/38.jpg)
Один из больших фанатов мобильных устройств Бен Брукс представил свою
методологию навигации. Он использует три экрана – на iPhone и на iPad.На первом экране расположены часто используемые приложения, не содержит никаких папокНа втором экране расположены иконки приложений, которые не уместились на первом экране и все остальные в папках
Третий экран содержит только что загруженные приложения или временные папкиiOS doc – самые необходимые приложения, которые можно будет использовать при работе с любым экраном
Представлена модель Бена Брукса
![Page 39: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/39.jpg)
Каждый экран разделен на квадраты. Если Вы одинаково владеете правой и левой руками или имеете длинные пальцы, то расположение иконок может быть следующим – с наиболее часто используемыми по углам
Представлена модель Бена Брукса
![Page 40: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/40.jpg)
Согласно последней методологии наиболее используемыми приложениями являются Twitter, OmniFocus, Mail, Camera – весь нижний ряд, затем Dialvetica и Messages
Представлена модель Бена Брукса
![Page 41: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/41.jpg)
Второй экран, иконки расположены согласно той же логике
Представлена модель Бена Брукса
![Page 42: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/42.jpg)
Третий экран, иконки расположены согласно той же логике
Представлена модель Бена Брукса
![Page 43: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/43.jpg)
Избегайте бардака на экранах своего смартфона! Вам не нужно хранить приложения, которыми Вы не пользуетесь.Есть у нас знакомый, у которого на iPod 64 GB было установлено более 200 различных приложений (всего на iTunes – около 400). Большинство из них были протестированы первый раз и благополучно забыты. Одних приложений «Погода» было пять, а офисных приложений, обладающих одинаковыми функциями и возможностями еще больше. Бардак усложняет навигацию по своему смартфону и может влиять на работу устройства.Правильным будет принцип: одна функция – одно приложение
![Page 44: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/44.jpg)
Что еще? Несколько слов о корпоративном тайм-менеджменте
Кто уже внедряет
мобильное приложение для работы с
корпоративной
информационной системой (ERP, CRM,BI)?
Кто использует мобильное приложение для неформального
обучения или как инструмент вовлечения сотрудников, например, с привязкой к страницам и профилям
социальных сетей компании?
Кто уже создал эффективную систему работы удаленных сотрудников
посредством смартфонов и планшетов?
В каких компаниях есть планы внедрения
корпоративных порталов с созданием
мобильного приложения для работы с
ним?Первые-лучшие компании уже делают
![Page 45: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/45.jpg)
Что почитать?• SMARTPHONE USERS AROUND THE WORLD - STATISTICS AND FACTS [INFOGRAPHIC] (
http://www.go-gulf.com/blog/smartphone)• 10 Ways the iPhone Saves Time (http://timemanagementninja.com/2010/09/10-ways-the-iphone-saves-time/)• 7 Time Management Mistakes You Are Making With Your Smartphone (
http://timemanagementninja.com/2010/10/7-time-management-mistakes-you-are-making-with-your-smartphone/)• TMN’s 19 Phone Rules (http://timemanagementninja.com/2011/07/tmns-19-phone-rules/)• Homescreen Organization Methodology (http://brooksreview.net/2011/03/homescreen-organized/)• On iPhone Home Screen Organization, Targets and the Opposable Human Thumb (
http://512pixels.net/home-screen-and-thumbs/)• Tips for great iPhone Homescreen Looks (http://lantinian.blogspot.com/2011/03/my-iphone-homescreen-layout.html)• Organize Your iPhone Or Android Home Screen For Smarter Daily Use (
http://www.fastcompany.com/1813956/organize-your-iphone-or-android-home-screen-for-smarter-daily-use)• Top 10 Time Management iPad and iPhone Apps (
http://blog.intuit.com/trends/top-10-time-management-ipad-and-iphone-apps/)
И обязательно ознакомьтесь с классическими тренингами по тайм-менеджменту с их полезными принципом Парето (применен, к примеру, в создании практики кратковременных “мозговых штурмов” в BCG), диаграммой Ганта (часто встречаются в программах-менеджерах задач), технологией Getting things done, придуманной Дэвидом Алленом.
![Page 46: time management 2.0](https://reader031.vdocuments.mx/reader031/viewer/2022013011/557f2b07d8b42a46658b4947/html5/thumbnails/46.jpg)
Подготовил Максим Ивановhttp://ru.linkedin.com/in/miemdenhttp://m-i-emden.moikrug.ru/